Grundlagen des. Grundlagen des Projektmanagements. 0 Grundlagen der Grundlagen 1 Projektstart

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1 Grundlagen des Projektmanagements Grundlagen des Projektmanagements Vorlesung an der Technischen Universität Wien; März 24 Dr.H.Karnovsky Grundlagen der Grundlagen 1 Projektstart Vorlesung Projektverfolgung I Projektverfolgung II 3 Arbeitsstruktur und Informationswesen Vorlesung Projektabschluss 5 Einführung in das Multi- Projektmanagement 2 Projektverfolgung / Risiko- / Umfeldmanagement / 1 Teil I: 2.1 Detailplanung Teil II: 2.2 Risiko-/ Umfeldmanagement 2.3 Projektkontrolle Risiken Projekt Makrobedingungen Umfeldbedingungen Projekte existieren nicht in einem luftleeren Raum ; sie haben ein mehr oder weniger beeinflussbares Umfeld, das maßgeblich den Projekterfolg bestimmen kann.

2 2.2 Risiko- / Umfeldmanagement / Risiko- / Umfeldmanagement / 3 Eisberg Risiken sind drohender Schaden in Hinblick auf die Erfüllung des Projektauftrages 2.2 Risiko- / Umfeldmanagement / 4 Was ist zu tun? Aufgrund der vorhandenen Unterlagen über Umfang der Analysen (Risiko / Umfeld) entscheiden Risiken lokalisieren, typisieren und evaluieren Spezielle Umfeldanalyse durchführen und mit Risikomanagement abgleichen Zur Risikobewältigung Maßnahmensteuerung und Risikobeobachtung durchführen 2.2 Risiko- / Umfeldmanagement / 5 Arbeitspaket-Nr. Arbeitspaket-Bezeichnung Risikobenennung Risikotypisierung Wahrscheinlichkeit des Eintretens Folgewirkungen Gegensteuerungsmanahmen Zeitverzug Risikobeobachtung

3 MS 8 Vertr.freigabe 1. /.. 2.Pilot /..-.. Abschluß Rel.1.; Definition und Planung Rel.1.1, 1.2 MS 6 1.Pilot / Paralleltest 1. /.. 1.Paralleltest 1. /.. Ende der Entwicklung 1. /.. - Schnittstellendisk., insbesondere auch wegen eines involvierten Sublieferanten Ressourcenbereitstellung für -Umsetzung Verdeckte Programmfehler Redaktionsschluß für Komfortwünsche /.. Ressourcenausfall Ressourcenbereitstellung für Umsetzung - Einführungskonzept 2.2 Risiko- / Umfeldmanagement / 8 Umfeldfaktor Nähe zum Projekt Einfluss-Intensität Einstellung Maßnahmen 2.2 Risiko- / Umfeldmanagement / 9 Einflussfaktoren für die Unmittelbare Umfeldbedingungen eines Projektes: Akzeptanz des Projektmanagements Beziehungen mit dem Linienmanagement Stabilität in der obersten Führung inwieweit Projektmanagement bereits institutionalisiert wurde oder es sich eher um Neuland handelt inwieweit Veränderungsbereitschaft oder starkes Beharrungsvermögen besteht (Miss-) Erfolge in der Projektentwicklung Betriebsklima Kunden-/ Lieferantenbeziehungen Öffentlichkeitswirksamkeit des Projektgegenstandes

4 2.2 Risiko- / Umfeldmanagement / Projektkontrolle / 1 Nicht beeinflussbare Makrobedingungen für ein Projekt entstehen aus Betriebsklima Kunden-/Lieferantenbeziehungen Öffentlichkeitswirksamkeit des Projektgegenstandes der Branche (den Produkten) der konjunkturellen Entwicklung den nationalen politischen Rahmenbedingungen den internationalen politischen Rahmenbedingungen 2.3 Projektkontrolle / Projektkontrolle / 3 Vorlage für eine Arbeitspaket-Verfolgung Was ist zu tun? Festschreiben Basisplan Statusfeststellung Plan-/Soll-/Istvergleich Analyse Planungsabweichung Gegensteuerungsmaßnahmen (Leistungsfortschritt, Ressourcen, Termine,Budget)

5 2.3 Projektkontrolle / 4 Beispiel für eine Projektverfolgung / Balkendiagramm 2.3 Projektkontrolle / 5 Beispiel für eine Projektverfolgung / Netzplan 2.3 Projektkontrolle / 6 Leistung 2.3 Projektkontrolle / 7 Qualitätssicherung bedeutet sicherzustellen, dass die geleistete Projektarbeit den vereinbarten Anforderungen entspricht. Es betrifft a) sachinhaltliche Arbeit b) Managementarbeit. Ressourcen Budget Termine Grundlage für die Qualitätssicherung ist die Qualitätssicherungsplanung: a) Prüfungsgegenstand b) Prüfungszeitpunkt/-zeitraum c) Prüfungsprocedere d) Anforderungsprofil der Prüfer e) Aufbau der Prüfungsprotokolle

6 Psychologische Aspekte der Projektverfolgung Planungsgläubigkeit Kontrollempfindlichkeit Risikofurcht Perfektionismus Schäferhundfunktion Grundlagen des Projektmanagements Grundlagen der Grundlagen 1 Projektstart 3 Projektverfolgung I Projektverfolgung II 3 Arbeitsstruktur und Informationswesen 4 Projektabschluss 5 Einführung in das Multi- Projektmanagement 3.1 Arbeitsstruktur / Arbeitsstruktur / 2 Führungsorganisation Durchführungsorganisation Rollen im Projektmanagement Auftraggeber Projektbeauftragte(r) Pat(in) Projektleitung Projektbegleitende Gremien Subprojektleitung ( Teammitglieder)

7 3.1 Arbeitsstruktur / 3 Projektleitungsprofile 3.1 Arbeitsstruktur / 4 Organigramme Fachkompetenz Managementkompetenz A C D B Je nach Größe und Komplexität eines Projektes werden unterschiedliche Projektleitungsprofile benötigt. 3.1 Arbeitsstruktur / Arbeitsstruktur / 6 Erläuterung zu den Projektleitungsprofilen Informelle Projektorganisation Stabs-Projektorganisation Typ A Management Fachkompetenz - Kompetenz gering hoch Anwendung in Projekten MINI-Projekte B Hoch gering MAI-Projekte C D Gleich Gleich gleich gleich größere MINI-Projekte; kleinere MIDI-Projekte; Personalunion: Projektleitg./Teammitglied größere MIDI-Projekte; kleinere MAI-Projekte; Nur Projektleitg., kann aber Teammitglieder fachlich unterstützen Linien-Projektorganisation Matrix-Projektorganisation

8 3.2 Informationswesen / 1 Kommunikation Dokumentation 3.2 Informationswesen / Informationswesen / 4 Was ist zu tun? Projektverfolgung (Durchführung Planung, Risikobeobachtung, Kontrolle, Qualitätssicherung) Informelle Projektkommunikation Projektbesprechungen Meilensteinreviews Projektberichte Projektdokumentation Projektkommunikation...umfaßt das Besprechungs- und Präsentationswesen

9 3.2 Informationswesen / 5 Arbeitsinhalt Informationswesen / 6 Projektdokumentation = Projektresultat Arbeitsverpackung Projektmanagement braucht Präsentations- und Moderationskompetenz!!!... betrifft die schriftliche Fixierung aller wesentlichen Projektereignisse und die Aufbewahrungsorganisation 3.2 Informationswesen / 7 Schriftliche Fixierung Projekttagebuch Protokolle Handouts Aufbewahrungsorganisation Psychologische Aspekte von Arbeitsstruktur und Informationswesen Führung Durchführung Informelle Organisation Vertrauen Problemberichte Besprechungen Marketing

10 Grundlagen des Projektmanagements Grundlagen der Grundlagen 1 Projektstart 3 Projektverfolgung I Projektverfolgung II 3 Arbeitsstruktur und Informationswesen 4 Projektabschluss 5 Einführung in das Multi- Projektmanagement 4 Projektabschluss / 1 Count Down Close Down 4 Projektabschluss / 2 Zielerreichung oder Projektabbruch Count Down 4 Projektabschluss / 3 Was ist zu tun? Provisorische Projektabnahme Erstellung und Abarbeitung der Offenen Postenliste Erstellung der Abschlussdokumentation

11 Close Down 4 Projektabschluss / 4 Psychologische Aspekte des Projektabschlusses Was ist zu tun? Abnahme Projektergebnis (Abnahmeerklärung), Übergabe an das Tagesgeschäft Evt. Vereinbarungen für Nacharbeiten und Follow Up-Projekte Durchführung Close Down- Veranstaltung Point of no return Streben nach der jeweils besten Lösung Torschlusspanik Social Event Ausbaustufen des Projektmanagement / 1 Ausbaustufen des Projektmanagement / 2 MINI Dimensions A Projektkriterien MIDI MAI A/1 Koordinationsspanne A/2 Überschaubarkeit (Monate) A/3 Bedeutung, Risiko <3 <3 Klein mittel >7 >12 hoch B Projektmanagement- Aufwand Klein mittel hoch C Projekt-Klassifikation MINI MIDI MAI

12 Ausbaustufen des Projektmanagement / 3 Ausbaustufen des Projektmanagement / 4 Ident- Nr Bezeichnung Projektstart Projektinitiative Vorarbeiten Projektbeauftragung Kick Off Projektverfolgung Detailplanung Risikomanagement MINI MIDI MAI Ident- Nr Bezeichnung Arbeitsstruktur Informationswesen Projektkommunikation Projektdokumentation Projektabschluß Count Down Close Down MINI MIDI MAI 2.3 Projektkontrolle Grundlagen des Projektmanagements Grundlagen der Grundlagen 1 Projektstart 3 Projektverfolgung I Projektverfolgung II 3 Arbeitsstruktur und Informationswesen 4 Projektabschluss 5 Einführung in das Multi- Projektmanagement 5 Multi-Projektmanagement / 1 PROJEKT PROJEKT PROJEKT PROJEKT PROJEKT PROJEKT PROJEKT PROJEKT PROJEKT PROJEKT PROJEKT PROJEKT Multi-Projektmanagement ist eine Gesamtheit von Methoden und Verhaltensweisen zur effizienteren Steuerung einer Vielzahl von gleichzeitig laufenden Projekten (Projektportfolio).

13 5 Multi-Projektmanagement / 2 5 Multi-Projektmanagement / 3 Gesamtunternehmen (Top-) Linienmanagement Umfeld Arbeitsstruktur M-PM- Methodenunterstützung Grenze des Projektmanagements Multiprojekt - Ebene Solo-/Einzelprojekt - Ebene Generierung Verfolgung Entlastung Informationswesen M-PM- Psychologische Aspekte MULTI-PROJEKTMANAGEMENT Management Summary Hans Karnovsky Wetterbericht Risikobericht GRUNDLAGEN DES PROJEKTMANAGEMENTS Ein Leitfaden für die Projektpraxis Projektkatalog Masterplan MS Project Umfeld Arbeitsstruktur Methodenunterstützung Start Verfolgung Abschluss SOLO-PROJEKTMANAGEMENT Projektauftrag Statusbericht Abschlussber. Informationswesen Psychologische Aspekte

14 Hans Karnovsky GRUNDLAGEN DES MULTI-PROJEKTMANAGEMENTS Ein Leitfaden für die Projektpraxis Paul Bernecker Verlag