EventAvenue: Event planen und unsere Planungshilfen im Detail

Transkript

1 EventAvenue: Event planen und unsere Planungshilfen im Detail Über LogIn erreichen Sie die Anmelden -Maske. Als Neukunde legen Sie bitte ein neues Kundenkonto an. Sind Sie bereits Kunde melden Sie sich bitte mit Ihren Zugangsdaten an. Nach erfolgreicher Registrierung bzw. Anmeldung öffnet sich die Seite Ihr Nutzerprofil. 1

2 Nun gehen Sie bitte über das Hauptmenü Mein Konto auf den Punkt Meine Events und klicken diesen zum Öffnen an. Hier einfach auf Neuen Event planen klicken. Es öffnet sich die Seite Planungshilfen. Hier bitte runter scrollen bis Sie bei den Preisen zu unseren Planungshilfen-Konten landen. Einfach das Ihren Anforderungen & Wünschen entsprechende Planungshilfe-Paket auswählen und bestellen. 2

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4 Nach dem Bezahlen per PayPal öffnet sich automatisch die Seite Mein Event bearbeiten. Hier bitte alle relevanten Daten zum geplanten Event eintragen und speichern. 4

5 Die Seite Meine Events öffnet sich und auf geht s zur Eventplanung. 5

6 EventAvenue: Unsere Planungshilfen im Detail -Einstellungen 6

7 Bitte wählen Sie eine Design-Vorlage und Anredeform aus, persönlichen Einladungstext (Mailtext) im Fenster Einladungsmail eintippen oder aus einer Ihrer Vorlagen herüber kopieren. Wichtiger Hinweis: Die Design-Vorlage Ihrer Wahl muss mit oranger Kennzeichnung umrandet/markiert (siehe Beispiel) sein, damit der Versand der -Einladung einwandfrei funktioniert. Speichern per Speicher Button bitte nicht vergessen. 7

8 Gästeliste Sie haben die Möglichkeit, Gruppen entsprechend anzulegen und einen Status auszuwählen und nach diesem zu filtern. Beginnen Sie im am Besten im ersten Schritt mit der Anlage der Gästegruppen und ordnen Sie im zweiten Schritt diese gleich zu bei der Anlage der Gästeliste. Zeitersparnis! Über die Funktionen * Zwischenablage, PDF, CSV, ExcelCSV, Drucken* haben Sie die Möglichkeit, Ihre EventAvenue.de - Gästeliste zu Ihren Ordnern/Dokumenten im Explorer zu exportieren. Ebenso haben Sie die Möglichkeit, Daten bzw. bereits von Ihnen angelegte Gästelisten von dort zu EventAvenue.de zu importieren indem Sie auf den Button Gästeliste importieren klicken. 8

9 Mit dem Link zur Uploadmöglichkeit für Gäste kann jeder Gast dieser Liste, dem Sie es als Gastgeber/in erlaubt haben, eigene Bilder selbstständig zu Ihren Galerien hinzufügen. Voraussetzung ist, dass Sie als Veranstalter/in (Gastgeber/in) unter der Planungshilfe Galerie Galerie/n für Ihren Event angelegt haben. Der Gast muss dazu nur über ein (kostenloses) EventAvenue Konto verfügen, dass mit derselben adresse registriert ist, wie Sie diese in der Gästeliste angegeben haben. Dieser Link muss markiert, kopiert und per an die freigeschalteten ( ) Gäste verschickt werden. 9

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11 Galerien Bilder sagen mehr als Worte. Das zählt bei Events für Gastgeber und Gäste. Laden Sie Bilder einfach bei uns hoch und zeigen Sie sie Ihren Gästen im geschützten Bereich. Jeder Gast, den Sie in der Planungshilfe Gästeliste per grünem Button freigeschaltet haben, kann hier nach Erhalt des EventAvenue Links (siehe Seite 9/Gästeliste) seine Bilder hoch laden. 11

12 Eine Galerie spielend leicht anlegen indem Sie auf Galerie anlegen klicken, Titel der Galerie eintragen und bei Bedarf Text ins Textfeld schreiben. Nun nur noch speichern und schon ist eine Galerie angelegt. 12

13 Moodboards Während der Planung eines Events sammeln Sie viele Eindrücke und Anregungen. In Ihrem Moodboard können Sie die besten davon festhalten und somit Ihren persönlichen Leitfaden entwickeln. 13

14 Eine Moodboard spielend leicht anlegen indem Sie auf Moodboard anlegen klicken, Titel des Moodboard eintragen und bei Bedarf Text ins Textfeld schreiben. Nun nur noch speichern und schon ist ein Moodboard angelegt. 14

15 Budgetkalkulator Damit Sie stets im Bilde über die Einhaltung Ihres geplanten Budgets sind und damit Sie besser Ihre Ausgaben planen können, gibt es unseren Budgetkalkulator, der alles von selbst für Sie berechnet und übersichtlich darstellt. Ihr Budget können Sie unter den Einstellungen des jeweiligen Events festlegen ("Event bearbeiten"). 15

16 Und bitte nicht vergessen, regelmäßig die Einträge im Budgetkalkulator zu überprüfen und entsprechend anzupassen, damit Sie immer einen aktuellen Stand über Ihre Ausgaben haben. 16

17 Zeitplanhilfe (Timeplaner) Auch der zeitliche Faktor ist bei der Planung eines Events nicht zu vergessen. Unsere Zeitplanhilfe unterstützt Sie, immer in Ihrem Zeitplan zu bleiben und Ihre gesteckten Ziele zu erreichen. 17

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19 Checklisten Mit der Hilfe unserer Checklisten haben Sie immer im Blick, welche der Aufgaben und Ziele Sie bereits fertiggestellt haben und welche es noch zu erledigen gilt. 19

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21 Ausschreibungen Sie sind auf der Suche nach verschiedenen Dienstleistern, die Ihr Event bereichern sollen? Hier können Sie eigene Ausschreibungen platzieren, damit sich die passenden Dienstleister bei Ihnen melden können. Einfach neue Ausschreibung anlegen bzw. Daten aus Rechnungsadresse übernehmen anklicken, Beschreibung, Branche & Budget eintragen bzw. auswählen und auf Eintrag speichern gehen. 21

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23 Raumplaner Hier können Sie Ihre eingetragenen Gäste nun Tischen zuordnen. Um einen Tisch in das Feld zu ziehen, klicken Sie zunächst auf den gewünschten Tisch (quer, hoch oder rund). Anschließend erscheint dieser oben rechts und Sie können ihn per Klicken & Ziehen in das graue Feld darunter platzieren. Möchten Sie einen Tisch wieder löschen/entfernen einfach auf das x klicken. Um dem Tisch einen Namen oder eine Nummer zu vergeben bitte auf das Stiftzeichen klicken, Änderung vornehmen und speichern. Hinweis: Zur Nutzung des Raumplaners ist es wichtig, dass im Voraus die Gästeliste angelegt wurde. 23

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26 Ihr Nutzerprofil - Meine Events Unter Meine Events unter dem jeweiligen Event finden Sie einen Statusbericht der von Ihnen eingesetzten Planungshilfen zur Planung des Events. Stand: Juli