Einzelveranstaltung Veranstaltungsreihe eintägig mehrtägig Anzahl Tage. Destination. Location. Alternativ-Location. Kernbotschaft.

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1 1. KONZEPT 1.1 Art des Events! F J Einzelveranstaltung Veranstaltungsreihe eintägig mehrtägig Anzahl Tage Abendveranstaltung Incentive Überschneidungen mit Messezeiten sowie Ferien und Feiertagen beachten! von bis Ausweichtermin 1.2 Zeitraum! F J 1.3 Ort! F J Destination Location Alternativ-Location 1.4 Kernbotschaft! F J Kernbotschaft 1.5 Motto! F J Motto 1.6 Angebotsschwerpunkte! F J Angebotsschwerpunkte 1.7 Ziele! F J Bekanntheitssteigerung Produkteinführung Kundenbindung Motivation Promotion Teambuilding Weiterbildung Neukundengewinnung Pressewirkung sonstige Ziele 1.8 Zielgruppe Teilnehmer! F J Kunden Neukunden Mitarbeiter Lieferanten Sonstige weiblich männlich Alter von bis Jahre Sozialstatus überwiegend sportlich normal sportlich eher unsportlich 1

2 Nationalität(en) Konfession(en) mit Ehepartner ohne Ehepartner mit Kindern ohne Kinder Durchschnittsalter 1.9 Dienstleister (DL)! F J Bühnenbau Choreografie Film und Musik Fotograf Hostessen Künstlermanagement Laser-/Pyrotechnik Moderatoren Motivatoren Outdoorprogramme Promotion (Give-aways) Redenschreiber Referenten Regie Technik Trainer Transfer Transport Name Referenzen Honorar Anreise Übernachtung Betreuung der DL 1.10 Partner! F J Partner aus der Branche Partner aus anderen Branchen Werbepartner/Sponsoren Sonstige Name 1 Name 2 Name 3 Name 1 Name 2 Name 3 Name 1 Name 2 Name 3 Spezialgebiet Referenzen 2

3 2. AUFLAGEN 2.1 Genehmigungen! F J Ordnungsamt Gewerbeamt Ort Ort genehmigungspflichtige Rahmenprogramme Programm 1 Programm 3 Programm 2 Programm Auflagen! F J Sperrstunde Ordnungsamt Ort Brandschutz zust. Feuerwehr Ort Hallenplan Hausmeister Name Fluchtwege Hausmeister Name Sanitätsdienste Name 1 Name 2 GEMA Betrag 3. ALLGEMEINE ANGABEN 3.1 Kapital! F J eigenfinanziert zu % fremdfinanziert zu % 3.2 Location! F J Indoor Outdoor In- und Outdoor Eventlocation Kongresshalle Tagungsraum gastronomische Einrichtungen Messehalle Tagungshotel sonstige 3.3 Lage! F J Innenstadtlage im Stadtgebiet im Grünen Erreichbarkeit gut Erreichbarkeit nicht gut Lösung: Mobilfunknetz vorhanden Mobilfunknetz nicht vorhanden Lösung: sonstige 3.4 Location-Check! F J Bühne Vorplatz Ladenlokal Halle Werkstatt (für Handwerken) Fabrikhalle Kinderbetreuung Catering Küche sanitäre Anlagen Technik Sitzmöglichkeiten sonstiges 3

4 3.5. Programm! F J Motto/Leitspruch Hauptprogramm Einzelaktionen laufende Aktionen Rahmenprogramme Einleitung Höhepunkt Schlussteil laufende Aktionen Highlights Alternativprogramme Notprogramm Zeit Inhalt Akteure Verantwortlicher 3.6 Organisatorisch Wichtiges! F J Generalschlüssel f. Halle o. ä. Betreuer für einzelne Bereiche Telefonlisten Notprogramme 4. TEILNEHMERMANAGEMENT 4.1 Unterbringung 1 (TN)! F J Hotel Pension Privat Sonstige Zimmer! F J DZ EZ Mindestgröße Garage Parkplatz 4

5 4.1.2 Konditionen! F J Anreise Abreise Check-in von bis Uhr Check-out von bis Uhr Buchung durch 4.2 Unterbringung 2 (DL)! F J Hotel Pension Privat sonstige Zimmer! F J DZ EZ Mindestgröße Garage Parkplatz Konditionen! F J Anreise Abreise Check-in von bis Uhr Check-out von bis Uhr Buchung durch 5. MARKETING 5.1 Werbemaßnahmen! F J Corporate Identity (Logo) Direktwerbung per Direktwerbung per Briefpost Veröffentlichung Internet Veröffentlichung sonst. Art selbst erstellt durch Agentur Termin Herstellung Versandtermin Mundpropaganda Sponsoren sonstige Werbung 5

6 5.2 Drucksachen & Ausstattung! F J Einladung Programm Briefpapier Umschläge Namensschilder Ansteckschilder Tischschilder Referentenschilder Ausschilderung Teilnehmerliste Unterschriftenliste Anmeldeformular Anmeldebestätigung Abstracts/Proceedings Rednerpultschilder Banner Roll-up-Displays Tagungsmappe Pressemappe Give-aways hergestellt von Termin Herstellung 6. VERSICHERUNGEN! F J Allrisk~ Event~ Feuer~ Künstlersozial~ Veranstaltungsunfall~ Messe- und Veranstaltungs~ Unfall~ Veranstalterhaftpflicht~ Reise~ Material~ Elektronik~ 7. ORGANISATION 7.1 Aufgabenverteilung! F J Ablauforganisation Ausschilderung Betreuung Referenten/VIPs Materialausgabe Technik-Check Vorbereitung Hospitality Desk 6

7 7.2 Aufgabenverteilung! F J Ablauforganisation allg. Betreuung (Hostessen) Betreuung Referenten/VIPs F&B, Catering Hospitality Desk Kontrolle Materialausgabe laufende Technikkontrolle Rahmenprogramm Überprüfung Ausschilderung 8. BUDGET! F J siehe Checkliste BUDGET 9. NACHBEREITUNG 9.1 Nachbereitung! F J Presseinfo Dankesschreiben an Sponsoren Fotogalerie im Internet Angebotsversand Teilnehmerauswertung Fotoversand an ausgewählte Beteiligte 9.2 Kostenkontrolle! F J Soll Ist Differenz 7