Bedienungsanleitung etm Rooms4You

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1 Bedienungsanleitung für verschiedene Net4You Produkte Bedienungsanleitung etm Rooms4You Aufgrund unserer langjährigen Erfahrung, wissen wir um viele Kundenprobleme in der Bedienung von IKT-Produkten. Um solche Probleme bei der Nutzung der Net4You Produkte zu vermeiden, haben wir für Sie einfache und leicht verständliche Bedienungsanleitungen ausgearbeitet. Net4You Support Sollten Sie trotz unserer Beschreibungen Probleme bei der Bedienung der Net4You Produkte haben, steht Ihnen unsere Supportabteilung selbstverständlich zur Verfügung: Fon Version 10/ 2007

2 etm Rooms4You Zimmerfreimeldung/Online-Reservierung Einstieg über: Klick auf: etmzimmerfrei Dieses Modul für die detaillierten Zimmerfreimeldungen und die Online-Reservierung öffnet sich in einem neuen Browserfenster. Sollte sich bei Ihnen kein neues Browserfenster geöffnet haben, kann es mehrere Ursachen dafür geben: Auf Ihrem PC könnte ein Pop-Up Blocker installiert sein, der das Öffnen von neunen Browserfenstern durch eine Internetseite verhindert. Bei Windows-XP mit dem Service-Pack 2 ist im Internet-Explorer automatisch ein Pop-Up Blocker integriert. Eine Software eines Drittherstellers (Virenkiller, Browser-Plugins, etc.) verhindert das Öffnen eines Browserfensters. Was tun, wenn das Popup bei Ihnen geblockt wird? Beispiel Internet Explorer: 1. Klicken Sie in der Menuleiste auf Extras Popupblocker Popupblockereinstellungen 2. Adresse der Website, die zugelassen werden soll: etmzimmerfrei.net4you.net und auf Hinzufügen klicken Danach klicken Sie auf Schließen! Wenn das nicht funktioniert, verständigen Sie Ihren Systemadministrator! Klicken Sie erneut auf etmzimmerfrei und es öffnet sich ein neues Fenster siehe erste Grafik unten!

3 Nach dem Einstieg in dieses Modul erhalten Sie eine Übersicht, auf welchen Portalen Sie mit dem Modul aktiv/inaktiv sind und wann Sie das nächste Mal warten müssen! Beim Ersteinstieg in das System müssen Sie bestimmte Stammdaten für die Nutzung und den Betrieb des Systems warten: Erster Schritt Stammdaten anlegen

4 1. Eigene Buchungsbedingungen: Wenn Sie den Button Buchen in diesem Bereich aktiviert haben, dann müssen Sie auch Reise- bzw. Buchungsbedingungen definieren (lt. ECG vorgeschrieben). Sie können die Österreichischen Hotelvertragsbedingungen der ÖHVB verwenden, oder aber auch eigene AGB s bzw. Reisebedingungen als PDF in das System laden, die der User dann vor dem Absenden des Buchungsformulars auch akzeptieren muss! Wichtig: Sie wählen eigene Buchungsbedingungen von Ihrem PC aus und müssen dann auf Upload starten klicken, damit diese Datei zum Server übertragen wird! 2. -Adresse: Es ist unbedingt erforderlich, eine gültige -Adresse anzugeben. Diese wird verwendet: o als Verständigungsadresse für Freimeldungsaktualisierungen bzw. deaktivierungen o als Absenderadresse bei der Online-Reservierung bzw. der Online-Anfrage 3. Button Buchen : Aktivieren: Es erscheint bei der Auflistung der Betriebe bei den einzelnen Zimmern ein Button Buchen! Wenn der User auf diesen Button klickt, erfolgt eine Online-Reservierung mittels Formular und automatischer - Benachrichtigung! Deaktivieren: Es erscheint bei der Auflistung der Betriebe bei den einzelnen Zimmern ein Button Anfrage! 4. Kontingente nach Buchung reduzieren: Wenn Sie hier das Häkchen setzen, dann wird bei einer Online-Reservierung das freigemeldete Kontingent entsprechend reduziert! Wenn es nicht angehakt ist, erfolgt keine Reduzierung bei der Reservierung! 5. Verpflegungsarten: Sie müssen hier angeben, welche Verpflegungsarten Sie grundsätzlich in Ihrem Betrieb anbieten (Mehrfachauswahl mit halten der Strg- bzw. CTR-Taste möglich auch das entfernen einer Verpflegungsart funktioniert auf diese Art und Weise). Klicken Sie nach diesen Angaben auf den Button Speichern!

5 Stammdaten anlegen Infotexte: Wenn Sie den Button Buchen aktiviert haben, müssen Sie auch Infotexte für die Online- Reservierung ausfüllen! Der Vorspanntext (Buchungsformular) erscheint als Vorspanntext, sobald der User auf den Button Buchen geklickt hat. Hier sollten Sie dem User einfach vermitteln was passiert, wenn er dieses Formular absendet (Vertrauen gewinnen)! Wenn der User das Formular dann vervollständigt hat, wird automatisch ein mit allen Reservierungsangaben an den User generiert und genau dafür sind die Felder: Betreff DE Einleitung DE Zusatzinfo-Preise DE Fußzeile DE Sie als Betrieb erhalten selbstverständlich ebenfalls ein als Info! Alle Infotexte sollten Sie auch in den Sprachen Englisch und Italienisch anlegen!

6 Wenn der User auf den Button Buchen klickt, öffnet sich dieses Formular (Beispiel): Vorspanntext Buchungs-formular aus den Stamm-daten!

7 Beispiel des automatisch generierten s an den Gast, welches nach dem Absenden des Online-Reservierungsformulares automatisch generiert und an den Gast geschickt wird (aus den Angaben der Stammdaten): Die Anrede wird aus dem System automatisch aus der Anrede, dem Vor- und den Nachnamen generiert! Einleitung DE

8 Beispiel des automatisch generierten s an Sie als Betrieb, welches ebenfalls nach dem Absenden des Online-Reservierungsformulares durch den Gast automatisch generiert wird:

9 Stammdaten anlegen Rabatte Kinder: Sie können Kinderermäßigungen im System hinterlegen, die für die Preisberechnungen verwendet werden.

10 Zweiter Schritt Zimmer anlegen 1. Bewegen Sie den Mousezeiger über Zimmer und klicken dann auf Zimmer verwalten FeWos verwalten FeHaus verwalten 2. neues Zimmer anlegen Mit der Reihungsnummer definieren Sie die Reihung der Darstellung der Zimmer für den Gast/User!

11 Füllen Sie die Felder entsprechend dem o.g. Beispiel aus, wählen eine Zimmerkategorie, laden Sie ein Bild zum Zimmer in das System (nach der Auswahl des Bildes vom eigenen PC nicht vergessen auf Upload starten zu klicken) und klicken Sie dann auf speichern. Legen Sie alle Zimmer an, die Sie für die Zimmerfreimeldung verwenden möchten und warten erst im vierten Schritt die Preise (Beschreibung siehe unten)! Dritter Schritt Saisonzeiten definieren: 1. Klick auf Saisonen 2. neue Saison anlegen Füllen Sie die Felder entsprechend dem o.g. Beispiel aus und klicken danach auf speichern. Selbstverständlich können Sie die Saisonzeiten auch bearbeiten und wenn nötig auch wieder löschen! Indem Sie im Feld Preise übernehmen eine Auswahl treffen, werden diese Preise übernommen und Sie können Sie dann überarbeiten! Wichtiger Hinweis: Das Datum des Endes einer Saisonzeit beinhaltet immer die darauf folgende Nacht! Beispiel: Ihre Saisonzeit: bis Eingabe: bis

12 Vierter Schritt Preise anlegen 1. Klicken Sie bei den einzelnen Zimmern bzw. FeWo/FeHäusern auf das Bearbeitungszeichen. 2. Klicken Sie auf den Reiter Preise und nun können Sie für alle vorher angelegten Saisonzeiten für dieses Zimmer Preise hinterlegen bzw. ausfüllen. Je nachdem, welche Verpflegungsarten Sie für Ihr Haus in den Stammdaten gewählt haben, können Sie hier die Preise eintragen! Die Preise bei den Zimmern verstehen sich immer pro Person, pro Tag, inkl. der Grundleistung Übernachtung/Frühstück! Die Aufpreise für die Verpflegungsarten Halbpension (HP), Vollpension (VP) und All Inklusive (AI) werden ebenfalls pro Person, pro Tag angegeben! Die Preise bei den Ferienwohnungen/Appartements bzw. Ferienhaus verstehen sich immer pro Wohnung/Haus, pro Tag, ohne Verpflegung! Die Aufpreise für die Verpflegungsarten Frühstück (ÜF), Halbpension (HP), Vollpension (VP) und All Inklusive (AI) werden pro Person pro Tag angegeben! Diesen Vorgang wiederholen Sie für alle angelegten Zimmer! Herzlichen Glückwunsch, Sie haben die Stammdatenanlage erfolgreich abgeschlossen!

13 Freimelden Nun können Sie die einzelnen Zimmer bzw. Fewos/FeHaus freimelden: 1. Klick auf Freimelden 2. Es werden jeweils 12 Monate im voraus angezeigt und alle vorher angelegten Zimmer untereinander dargestellt (Zimmerplan). Das Monat in dem Sie sich gerade befinden, ist hellblau markiert! 3. Um ein Zimmer freizumelden, markieren Sie mit der Maus die entsprechenden Tage für das gewünschte Zimmer! Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie die Zimmeranzahl wählen können und auch den Zeitraum mittels Eingabe bzw. Auswahl aus dem Kalender verändern können (das Von -Datum bedeutet der Anreisetag; das Bis -Datum bedeutet der Tag vor dem Abreisetag). Sie können pro Freimeldung auch einen Mindestaufenthaltszeitrum definieren! Klicken Sie anschließend auf speichern.

14 4. Sie können die freigemeldeten Zimmer jederzeit verändern. Beispiel: Sie haben für eine bestimmte Zeit ein Zimmer freigemeldet, haben aber dazwischen einige Tage kein Zimmer dieser Art mehr frei. Sie ziehen die gehaltene linke Maustaste über den Zeitraum im entsprechenden Zimmer, in dem Sie kein Zimmer frei haben und verändern die Anzahl auf kein und klicken anschließend wieder auf speichern. Natürlich können Sie die Anzahl der Zimmer beliebig verändern! Tipp: Wenn Sie ein Zimmer über einen längeren Zeitraum hinweg freimelden wollen, klicken Sie einfach mit der Maus auf den Starttag der Freimeldung und es öffnet sich das gewohnte Fenster. In diesem Fenster definieren Sie wieder die Zimmeranzahl und beim Bis -Datum geben Sie einfach das Ende der Freimeldung ein z.b ! Die Datumsauswahl können Sie auch mit dem Kalender vornehmen: Es können Freimeldungen nur für 365 Tage im voraus im System angelegt werden!

15 Pauschalen Sie können im System auch Pauschalen anlegen: Die Grundlage für die Verfügbarkeit der Pauschalen sind die freigemeldeten Zimmer bzw. FeWos bzw. FeHäuser! Hinweis Wenn Sie dieses Modul etm Zimmerfrei nutzen, werden die Daten auch in die Beherbergungsdatenbank mit dem Zimmerfreifähnchen automatisch übertragen. Es ist keine Doppelwartung notwendig und Sie erhalten auch keine Verständigungsmails von webincoming.at mehr.

16 In weiterer Folge beim Einstieg in das System sehen Sie, ob Ihr Betrieb im Portal aktiv oder inaktiv ist! Inaktiv wird Ihr Betrieb vom System gesetzt, wenn die Freimeldungen nicht aktuell nach den Vorgaben gewartet wurden. Sie werden diesbezüglich laufend per informiert! Wartungsintervalle für die Mai & Juni / Sept. & Okt.: Aktualisierung der Freimeldungen alle 5 Tage notwendig Sie erhalten auch entsprechende Erinnerungsmails! Deaktivierung (nur wenn nicht gewartet wurde) erfolgt nach 7 Tagen! Juli & August: Aktualisierung der Freimeldungen alle 3 Tage notwendig Sie erhalten auch entsprechende Erinnerungsmails! Deaktivierung (nur wenn nicht gewartet wurde) erfolgt nach 5 Tagen! Restlichen Monate: Aktualisierung der Freimeldungen alle 10 Tage notwendig Sie erhalten auch entsprechende Erinnerungsmails! Deaktivierung (nur wenn nicht gewartet wurde) erfolgt nach 14 Tagen! Wir wünschen Ihnen mit dem Modul etm Rooms4You viel Erfolg! Bei Fragen stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung! Senden Sie einfach eine an oder kontaktieren Sie unser Support-Team unter (Montag bis Donnerstag 9 bis 17 Uhr, Freitag 9 bis 13 Uhr).

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