Erste Schritte mit Microsoft Office 365 von Swisscom

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1 Inhaltsverzeichnis 1 Wichtigstes in Kürze Erstanmeldung bei Microsoft Office Basiskonfiguration Navigation in Office Nutzung von Microsoft Office Schreiben der ersten s Kontakte, Kalender OneDrive for Business, Office Online Weiterführende Konfigurationen Setzen der Startapplikation Installation des Office-Paketes Weiterführende Dokumentationen /12

2 1 Wichtigstes in Kürze Zusammen mit Microsoft treten Sie in eine neue Welt der Zusammenarbeit ein. Wir versuchen, diesen Schritt für Sie möglichst einfach zu gestalten. Wo nötig, wird Sie auch Ihr Partner gerne unterstützen. Aus Sicherheitsgründen empfehlen wir aber dringend, gewisse Schritte selbst vorzunehmen. Der wichtigste Schritt ist das Setzen eines neuen Passwortes. Es ist Ihnen selbst überlassen, ob Sie dies dem Office-365-Partner oder auch dem IT- Verantwortlichen Ihrer Firma übergeben möchten. Swisscom empfiehlt, die Passwörter jeweils persönlich zu konfigurieren. 2 Erstanmeldung bei Microsoft Office 365 Sobald wir Ihren Office-365-Account erstellt haben, erhalten Sie von uns eine mit einem temporären Passwort für die Anmeldung. Bitte nehmen Sie sich die Zeit, um an dieser Stelle ein neues, persönliches Passwort zu setzen: (1) Öffnen Sie Ihren Internet-Browser und tippen Sie den folgenden URL ein: https://login.microsoftonline.com. (2) Geben Sie Ihre -Adresse (wie im an Sie versendet) im Feld, welches als «Geschäfts- oder Schulkonto» bezeichnet ist, ein. Lassen Sie sich nicht vom Ausdruck «Geschäfts- oder Schulkonto» verwirren, damit ist einfach Ihre -Adresse gemeint. (3) Verwenden Sie das von uns an Sie versandte temporäre Passwort für die Erstanmeldung. (4) Klicken Sie auf «Anmelden». 2/12

3 Sie werden im nächsten Schritt aufgefordert, ein neues Passwort zu setzen: (1) Geben Sie das Ihnen zugesandte temporäre Passwort erneut ein. (2) Setzen Sie Ihr Passwort neu. Gleich unterhalb der Eingabe erscheint ein Balken mit dem Hinweis «Kennwortsicherheit». Dieser Balken zeigt Ihnen an, wie sicher Ihr Passwort ist. Swisscom empfiehlt Ihnen immer, ein Passwort der Stufe «Hoch» zu setzen! (3) Bestätigen Sie das neu erstellte Kennwort. (4) Vergessen Sie bitte nicht, auf «Absenden» zu klicken. Nur dann wird das Passwort auch neu gesetzt. 3/12

4 2.1 Basiskonfiguration Nachdem Sie das Passwort neu gesetzt haben, erscheint die unten abgebildete Ansicht. Das genaue Aussehen ist u. a. abhängig vom gekauften Office-365-Produkt. Wir setzen nun die Sprache, damit Sie danach durch die verschiedenen Punkte navigieren können: (1) Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad, ein Menu erscheint. (2) Wählen Sie «Office 365 Einstellungen». 4/12

5 (1) Wählen Sie auf der linken Seite «Sprache». Eventuell müssen Sie in Ihrem Browser weiter nach unten scrollen, damit dieser Menu-Eintrag sichtbar wird. (2) Wählen Sie Ihre Sprache aus. (3) Bestätigen Sie die ausgewählte Sprache mit «Speichern». 2.2 Navigation in Office 365 Die Navigation innerhalb von Microsoft Office 365 ist sehr einfach. Sie können durch den «App Launcher» (1) auf die verschiedenen Funktionen zugreifen. Das ist der Bereich oben links in Ihrem Browser, welcher durch neun Quadrate dargestellt wird. Je nach gekaufter Lizenz und Verwaltungsrecht, welches Sie benutzen, sehen Sie beim Klicken auf den «App Launcher» (1) unterschiedliche Möglichkeiten: Applikationen, welche Sie oft nutzen, können Sie auch gleich an der Navigationsleiste anheften. Fahren Sie dazu mit der Maus auf die gewünschte Applikation. Auf diesem Feld erscheinen oben rechts drei Punkte, welche beim Anklicken folgendes Menu (1) anzeigen: Nach dem Sie z. B. Outlook an die Navigationsliste angeheftet haben, erscheint dieses oben rechts (2): 5/12

6 3 Nutzung von Microsoft Office 365 Dieses Kapitel gibt Ihnen eine erste Starthilfe in der Microsoft-Office-365-Umgebung. Bitte beachten Sie folgende Hinweise: Sobald Sie Ihre Anmeldedaten per erhalten, können Sie Microsoft Office 365 nutzen. Nach dem Erstellen des Office-365-Accounts kopieren wir Ihre Hosted-Exchange- Professionell-Daten nach und nach in die neue Office-365-Umgebung dies kann bis zu 48 Stunden dauern. Daher werden Sie nicht sofort alle s, Kontakte und Termine online zur Verfügung haben. Beachten Sie bitte: Je nach bezogener Lizenz kann es sein, dass einige der hier beschriebenen Funktionen bei Ihnen nicht zur Verfügung stehen. Falls Sie weitere Funktionen von Office 365 nutzen möchten, kann Ihnen Ihr Migrationspartner gerne weiterhelfen. 3.1 Schreiben der ersten s Öffnen Sie oben links im «App Launcher» (1) die Applikation Outlook (2): Outlook Online (die Mailfunktion) öffnet sich. Mit drei Klicks kann eine neue versendet werden: (1) Klicken Sie auf «+ Neu». (2) Erfassen Sie den Empfänger, Betreff und Text. (3) Klicken Sie auf «Senden». 6/12

7 3.2 Kontakte, Kalender Die Kontakte sowie der Kalender sind in eigenen Applikationen abgebildet. Um auf diese Funktionen zuzugreifen, klicken Sie zuerst auf den «App Launcher» (1), dann auf Kalender (2) oder auf Kontakte(3): 3.3 OneDrive for Business, Office Online OneDrive for Business ist Ihre persönliche Datenablage. Sie können von überall online auf Ihre Daten zugreifen oder diese auch mit Ihrem PC synchronisieren. Klicken Sie dazu im «App Launcher» auf «OneDrive». Beim erstmaligen Starten kann es gelegentlich zu Verzögerungen kommen: Ihr persönlicher OneDrive-Speicher wird beim ersten Zugriff erstellt. Ist dieser erstellt, werden Sie gefragt, ob Sie die App für Ihren PC gleich herunterladen möchten. Sie können dies jetzt tun oder auch zu einem späteren Zeitpunkt. Dazu einfach auf «Diesen Schritt überspringen» (1) klicken: 7/12

8 Sie sehen folgenden Bildschirm: Durch Klicken auf «+ Neu»(1) können Sie einfach online ein Office-Dokument erstellen, z. B. ein Word-Dokument (2): Word Online öffnet sich und bietet bereits viele Funktionen, welche wir von Word kennen: Da wir online arbeiten, muss das Dokument nicht gespeichert werden; dies geschieht automatisch. In der Statuszeile (1) wird immer angezeigt, ob das Dokument gespeichert ist. Der Name der Datei kann einfach in der Titelleiste (1) geändert werden: 8/12

9 4 Weiterführende Konfigurationen 4.1 Setzen der Startapplikation Sie können definieren, welche Applikationen nach dem Anmelden bei Office 365 geöffnet werden. Gehen Sie dazu auf das Zahnrad oben rechts (1), klicken Sie danach auf «Office 365 Einstellungen» (2): Die Office 365-Einstellungen erscheinen: (1) Wechseln Sie auf «Startseite». (2) Wählen Sie Ihre Startapplikation. (3) Speichern Sie die Einstellungen. 9/12

10 5 Installation des Office-Paketes Das Office-Paket kann einfach installiert werden (click to install). Die von Ihnen lizenzierte Software ist online verfügbar. Klicken Sie auf «Software/Installieren und verwalten Sie Software» (1): Es gibt zwei Möglichkeiten für die Installation. Falls Sie noch kein Office-Paket installiert haben, gehen Sie bitte wie folgt vor: (1) Klicken Sie auf «Office». (2) Wählen Sie die gewünschte Installationssprache aus. (3) Klicken Sie auf «Installieren». Über den Browser wird eine Datei heruntergeladen, welche ausgeführt wird. Bitte bestätigen Sie dies jeweils. Falls Sie bereits eine Office-Version (2007 oder auch 2010) installiert haben, gehen Sie bitte wie folgt vor: (1) Klicken Sie auf «Desktop-Setup». (2) Wählen Sie «Einrichten». 10/12

11 Achtung: Das Setup wird in der Sprache ausgeführt, welche aktuell in Ihren Office 365- Einstellungen festgelegt ist: Über den Browser wird eine Datei heruntergeladen, welche ausgeführt wird. Bitte bestätigen Sie dies jeweils. Falls Sie sich bei der Installation von Programmen unsicher fühlen, empfehlen wir Ihnen die Hilfe unserer Migrationspartner. Diese Leistungen werden direkt durch den Migrationspartner verrechnet und sind nicht Bestandteil des Produktes. 11/12

12 6 Weiterführende Dokumentationen Anmelden bei Office 365: https://support.office.com/de-ch/article/anmelden-bei-office-365-5e41c191-3d94-427d-ac7a- 1fa715174bb8 Arbeiten mit , Kalender und Kontakten in einem Browser https://support.office.com/de-ch/article/arbeiten-mit- -kalender-und-kontakten-ineinem-browser-75af cf8-bfd5-9b3c0a01070b?ui=de-de&rs=de-ch&ad=ch Einrichten eines mobilen Gerätes mit Office 365 Business https://support.office.com/de-ch/article/einrichten-eines-mobilen-ger%c3%a4ts-mit-office- 365-Business-7dabb6cb b6-81fe-767e0b1f014f?ui=de-DE&rs=de-CH&ad=CH Installieren von Office mit Office 365 Business https://support.office.com/de-ch/article/installieren-von-office-mit-office-365-business dfd1-4d8b-856f-405cfb76839c?ui=de-DE&rs=de-CH&ad=CH Einstieg «Office 365 Learning Center» https://support.office.com/de-ch/learn/office365-for-business 12/12

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