Leistungsbeschreibung. Gültig ab für das Produkt levatis Personalplanung für Bau und Handwerk

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1 Leistungsbeschreibung Gültig ab für das Produkt levatis Personalplanung für Bau und Handwerk

2 1 Allgemeines Mit levatis Personalplanung für Bau und Handwerk stellt die levatis Software Service GmbH (im Folgenden levatis genannt), dem Kunden (im Folgenden Kunde genannt) ein Software-Service zur übersichtlichen Personaleinteilung bereit. Voraussetzungen für die Nutzung des Softwareservice levatis Personalplanung für Bau und Handwerk sind: Ein -Postfach zur Übermittlung der Login-Daten PC oder Notebook Aktueller Web-Browser (Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox) Internet-Zugang Die zur Nutzung des Software Service erforderlichen Geräte, Programme sowie die Verbindungen zum Internet sind nicht Gegenstand des Vertrages und der Leistungsbeschreibung. 2 Technologie und Datensicherheit levatis Personalplanung für Bau und Handwerk verbindet die Vorteile der klassischen Planung mit Stift und Papier mit den Möglichkeiten des Computers. levatis Personalplanung für Bau und Handwerk wurde entwickelt, um Personal übersichtlich zu disponieren sowie Aufgaben und Projekte intelligent zu verwalten. Um unseren Kunden möglichst viele Erleichterungen zu ermöglichen, wurde levatis Personalplanung für Bau und Handwerk als Webservice konzipiert. So entfällt die Installation auf dem Computer und das Service kann von jedem Ort aus verwendet werden, einzig eine Internetanbindung ist notwendig. Neue Programmversionen werden von levatis kostenlos auf deren Server eingespielt. Der Kunde arbeitet dadurch immer mit der aktuellsten Programmversion. Bei den Punkten Datensicherheit, Datenschutz und Verfügbarkeit setzt levatis auf hohe Standards. Datensicherung: levatis setzt hohe Ansprüche, wenn es um die Sicherheit der Daten geht. Mit erfahrenen Hostingpartner bietet levatis höchstmögliche Verfügbarkeit und Sicherheit mit modernster Technik. Die Daten liegen doppelt gesichert und sind ständig zeitgleich gespiegelt (in zwei physisch getrennten modernen Rechenzentren). Datenschutz: Die Daten sind vor unberechtigtem Zugriff nach dem neuesten Stand der IT gesichert. Die Verschlüsselung sensibler Daten in Kombination mit einer modernen Webservice-Architektur und einer sicheren Datenbank gewährleisten optimalen Schutz für die Daten. Für den einzelnen User wird in der Software, der Abruf der gesamten Geschäftskontakte unterbunden. Jeder Zugriff und jede Wiederrechtliche Nutzung der Daten wird zusätzlich noch vom System protokoliert. Bei schwerwiegenden Verstößen gegen die Datensicherheit können automatische Warnmeldungen versendet werden. 2

3 Einstellung der Geschäftstätigkeit von levatis: Bei diesem unwahrscheinlichen Fall, werden alle relevanten Daten (Kundendaten, Projektdaten und Aufgabendaten) in strukturierter Form dem Kunden übermittelt (z.b. Excel-Tabellen). Auf Wunsch können auch während des Normalbetriebs alle relevanten Daten gegen Aufpreis in regelmäßigen Abständigen per Mail zugesandt werden. 3 Funktionen & Leistungen WebClient 3.1 Administration Benutzerverwaltung: Der Kunde (Administrator) hat die Möglichkeit selbst beliebig viele weitere Nutzer anzulegen. Für jeden weiteren Nutzer können das Passwort und die einzelnen Berechtigungsstufen vergeben werden. Mitarbeiterverwaltung: Monteure oder Mitarbeiter stellen das Kernelement der Planung dar. Der Administrator kann jederzeit neue Monteure hinzufügen, oder bei einem Austritt als ausgeschieden markieren. Monteure können einer oder mehreren Mitarbeitergruppen zugeordnet werden (z.b. Monteure, Service Dienst, Montage), die separat im Wochenkalender dargestellt werden können. Systemnutzer und Monteure zählen zusammen als verwaltete Mitarbeiter. Diese Gesamtanzahl der verwaltete Mitarbeiter ist ausschlaggebend für das zu bezahlende Entgelt. 3

4 3.2 Kundenverwaltung Kundenverwaltung: levatis Personalplanung für Bau und Handwerk bietet eine vollständige Kundenverwaltung. Dazu zählt neben sämtlichen Stammdaten die Möglichkeit beliebig viele Kontaktdaten anzugeben. Zu jedem Kunden lassen sich beliebig viele Projekte anlegen. 3.3 Projektverwaltung Projekte: Ein Projekt charakterisiert den Ort der Leistungserstellung. Ein oder mehrere Projekte müssen einem Kunden zugeordnet werden. Zu jedem Projekt können beliebig viele Aufgaben angelegt werden. Datenspeicher: Bilder, Dokumente und sonstige Dateien können zentral zum Projekt gespeichert werden. Zusätzliches Datenvolumen kann als Programmupgrade gegen ein im Vertrag festgelegtes monatliches Entgelt erworben werden. Projektsuche: Spezielle Suchfunktionen ermöglichen es dem Bediener einzelne Projekte anhand von bestimmten Kriterien schnell aufzufinden. Anlagenverwaltung: An jedes Projekt können spezifische Anlagentypen gekoppelt werden. Zu diesem Zweck müssen in Absprache mit levatis gegen ein im Vertrag festgelegtes Entgelt die gewünschten Kriterien definiert und übermittelt werden. Die pro Kunde spezifischen Anlagen sind für den Kunden dann dauerhaft im System vorhanden. Periodisch wiederkehrende Termine (Wartungsmodul): An jedes Projekt können periodisch wiederkehrende Termine gekoppelt werden. levatis erzeugt anhand der hinterlegten Parameter automatisch wiederkehrende Aufgaben. 3.4 Aufgaben und Aufgabenverwaltung Aufgaben: Aufgaben stellen die unterste Ebene der Verwaltung dar. Eine oder mehrere Aufgaben sind immer einem Projekt zugeordnet. Sie können im Wochenkalender den jeweiligen Personen zugeteilt werden. Periodische Aufgaben (Wartungen): Periodisch wiederkehrende Aufgaben (z.b. Wartungen) können mit der entsprechenden Planperiode festgelegt werden. Intelligenter Aufgabenstapel: Alle im System angelegten Aufgaben werden von einem intelligenten Aufgabenstapel verwaltet. Dieser reiht die Aufgaben anhand von bestimmten Kriterien nach Prioritäten, wie sie eingeplant werden müssen. Aufgabensuche: Spezielle Suchfunktionen ermöglichen es dem Bediener einzelne Aufgaben anhand von bestimmten Kriterien schnell aufzufinden. 4

5 3.5 Wochenkalender Personaleinsatzplanung: Innerhalb des Wochenkalenders erfolgt die Zuteilung von Aufgaben zu Personal und Datum. Über die Stundenleiste ist die Veränderung der Zeitdauer möglich. Der Farbcode zeigt die Auslastung innerhalb einer gesamten Woche. Durch die Funktion kann an alle Beteiligten automatisch eine Terminbestätigung versandt werden. SMS-Versand-Funktion: Zur vereinfachten Kommunikation mit den Monteuren ist im Wochenkalender ein SMS-Versand inkludiert. Planungsunterstützung und Wegstreckenoptimierung: Für Adressen aus Österreich stehen folgende Optimierungsfunktionen zur Verfügung. Optimale Wegstrecke: Ein vollständig geplanter Arbeitstag (mehrere Termine pro Tag) wird auf Knopfdruck in eine wegstreckenoptimale Reihenfolge gebracht. Bestmögliche Aufgabe: Zu einem bereits geplanten Arbeitstag eines Monteurs, der beispielsweise bereits drei Termine enthält, werden jene Termine vom Aufgabenstapel vorgeschlagen, die für diesen Tag und Monteur in Frage kommen und die kürzeste zusätzliche Wegstrecke bedeuten. Ausgehend von einem bestimmten Termin kann der optimale Vorgänger oder Nachfolger ermittel werden. Spielt die Reihenfolge der Termine keine Rolle, kann generell nach einem optimalen Termin gesucht werden. Optimaler Tag: Für einen Termin innerhalb des festgelegten Zeitfensters werden jene Mitarbeiter/Tage vorgeschlagen, die den geringsten zusätzlichen Aufwand (Fahrtkilometer) bedeuten. Druck von Arbeitsblättern: Durch eine spezielle Druckfunktion können für jeden Monteur Arbeitsblätter (Arbeitsanweisungen) für einen bestimmten Zeitraum gedruckt werden. 3.6 Allgemein Im Rahmen der Weiterentwicklung des Produkts können weitere Funktionen hinzukommen bzw. bestehende Funktionen hinsichtlich ihrer Funktionsweise ändern. 5

6 4 Funktionen & Leistungen MobileClient Mit levatis Mobile werden direkt Informationen zwischen dem levatis PlanungsClient und dem Mobiltelefon des Mitarbeiters ausgetauscht. Es werden auftragsrelevanten Daten übertragen, die Zeiten können erfasst werden, Bilder hochgeladen und diverse PDF Vorlagen und Stundenscheine erstellt und zurück übertragen werden. 4.1 MobileClient - Technische Voraussetzungen Um die Mobile Applikation nutzen zu können, wird ein Android Smartphone benötigt. Das Funktionieren der Applikation wird ab Android Version 4.0 gewährleistet Hardware-Anforderungen Smartphone Smartphone mit Android Betriebssystem ab Version 4 min. 1GB interner Arbeitsspeicher min. 8GB Speicher, SD Kartenslot empfohlen min. 1 Prozessor mit 1 Ghz Bildschirm mind. 3,5 Kamera mit LED Blitz Hardware-Anforderungen Tablett Tablet mit Android Betriebssystem ab Version 4 min. 1GB interner Arbeitsspeicher min. 16GB Speicher, SD Kartenslot empfohlen min. 2 Prozessoren mit 1 Ghz 3G für Datenanbindung über MobilFunk-Provider Bildschirm mind. 7 Kamera (ideal mit LED Blitz) 6

7 5 Support Informationen zu technischen oder sonstigen Fragen zu levatis Personalplanung für Bau und Handwerk erhalten Sie werktags von 07:00 bis 17:00 Uhr unter der Rufnummer +43 (0) , per unter support@levatis.at oder auf der Webseite unter Wien, im Jänner