Anleitung zur Verwendung der VVW-Word-Vorlagen

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1 Anleitung zur Verwendung der VVW-Word-Vorlagen v1.0. Jun-15 1

2 1 Vorwort Sehr geehrte Autorinnen und Autoren, wir haben für Sie eine Dokumentenvorlage für Microsoft Word entwickelt, um Ihnen die strukturierte Bearbeitung von Texten zu vereinfachen. Diese Vorlage hilft ihnen dabei, direkt bei der Eingabe Ihres Textes, den Absätzen und Zeichen feste, vordefinierte Formate zuzuweisen. Die gewählten Formate sind jedoch kein Vorgriff auf das Layout. Das Layout wird im sich anschließenden Satzprozess definiert und umgesetzt. Die Dokumentenvorlage bietet Ihnen vielmehr die Möglichkeit, Textelemente und somit die Struktur des Textes abzubilden. Im Folgenden erhalten Sie Hinweise zur Installation und einen Überblick zur Arbeit mit einer Dokumentenvorlage. Detaillierte Informationen zu einzelnen Formaten und Makros erhalten Sie als Live-Hilfe bei der Anwendung der Vorlage. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg beim Einsatz der Dokumentenvorlage. 2

3 2 Arbeitsvorbereitung und Installation Die Dokumentenvorlage ist auf die Verwendung ab Microsoft Word 2007 ausgelegt. Ältere Word-Versionen werden nicht unterstützt. Die dargestellten Screenshots beziehen sich auf Word Arbeitsvorbereitung Da die Dokumentenvorlage Makros enthält, geben Sie bitte in den Word-Optionen zuvor die Verwendung von Makros frei. In Word 2010 öffnen Sie über Datei Optionen Sicherheitscenter die Einstellungen für das Sicherheitscenter (Abb. 1 Sicherheitscenter) Abb. 1 Sicherheitscenter In Word 2007 finden Sie oben links im Office-Menü die Word-Optionen. Dort öffnen Sie die Einstellungen für das Vertrauensstellungscenter In Word 2013 wird das Sicherheitscenter als Trust Center bezeichnet und befindet sich ebenfalls im Office-Menü unter Word-Optionen. Danach wählen Sie im Sicherheitscenter unter Einstellungen für Makros den Punkt Alle Makros mit Benachrichtigungen deaktivieren (Abb. 2 Einstellungen für Makros) aus und schließen das Sicherheitscenter über die OK-Schaltfläche. v1.0. Jun-15 3

4 Abb. 2 Einstellungen für Makros Word wird Sie benachrichtigen, wenn das Ausführen von Makros verhindert wurde. Falls Sie mit der hier beschriebenen Vorlage arbeiten möchten, wählen Sie Inhalt aktivieren. 2.2 Installation Stellen Sie vor der Installation sicher, dass Word nicht gestartet ist. Kopieren Sie die EXE-Datei, die Sie erhalten haben, auf Ihren PC und führen Sie diese mit einem Doppelklick aus. Administrationsrechte sind dafür nicht nötig. Befolgen Sie die Bildschirmanweisungen. Nach erfolgreich abgeschlossener Installation ist die Dokumentenvorlage in Ihrem Word- Programm gespeichert und steht Ihnen bei jeder weiteren Word-Sitzung zur Verfügung. Hinweis: Damit Formeln eingefügt werden können, ist es notwendig zu prüfen, ob der Word- Formeleditor installiert ist. Führen Sie dazu das Makro Formel in Ihrer Dokumentenvorlage aus. Sie erhalten eine Fehlermeldung, wenn der Formeleditor nicht vorhanden ist. Der Formeleditor ist im Standard-Paket von Microsoft Office enthalten, muss aber ggf. nachinstalliert werden. 4

5 3 Dokumente bearbeiten 3.1 Neues Dokument mit der Dokumentenvorlage erstellen Wenn die Dokumentenvorlage bereits installiert ist, können Sie auf folgende Weise ein neues Dokument erstellen, das auf dieser Vorlage basiert. 1. Öffnen Sie Word wie gewohnt 2. Wählen Sie unter Datei Neu 3. Wählen Sie dort den Punkt Meine Vorlagen bzw. Persönlich 4. Es erscheint ein Fenster, in dem Ihnen verschiedene Dokumentenvorlagen angeboten werden. 5. Markieren Sie die gewünschte Vorlage und klicken Sie auf OK. Sie arbeiten nun mit der Vorlage. 3.2 Dokumentenvorlage an bestehendes Dokument anhängen Aktivieren der Entwicklerregisterkarte Das Einblenden der Entwicklungsregisterkarte ist notwendig, da sich dort die Funktion zum Anfügen einer Dokumentenvorlage an ein bestehendes Dokument befindet. Aktivieren Sie hierzu ab Word 2010 in den Word-Optionen unter Menüband anpassen die Option Entwicklertools. In Word 2007 befindet sich der Punkt in den Word-Optionen unter Häufig verwendet. Anschließend ist die Entwicklerregisterkarte in der Leiste der Word-Oberfläche sichtbar Dokumentenvorlage an ein bestehendes Dokument anhängen 1. Öffnen Sie das Dokument in Word wie gewohnt. 2. Klicken Sie Entwicklertools Dokumentenvorlage. 3. Klicken Sie jetzt auf Anfügen und wählen Sie die gewünschte Vorlage aus. 4. Setzen Sie den Haken bei Dokumentenvorlagen automatisch aktualisieren. 5. Bestätigen Sie mit OK. v1.0. Jun-15 5

6 4 Funktionen und Befehle der Vorlage Beim Öffnen eines Dokumentes mit angefügter Dokumentenvorlage erscheint standardmäßig die Haupt-Symbolleiste als eigenes Fenster am rechten Rand. Sie ist der nachfolgenden Abbildung ähnlich. Die Beschriftung und verfügbaren Befehle hängen jedoch von der jeweiligen Vorlage ab. Diese Symbolleiste enthält neben diversen Befehlen auch Schaltflächen um weitere Symbolleisten zu öffnen. Diese enthalten wiederum alle Funktionen und Formate der Dokumentenvorlage. Bitte verwenden Sie keine der Befehle aus der Word- Standardsymbolleiste, wie z. B. Fett, Kursiv, Aufzählungen, usw., sondern nur die Befehle der hier beschriebenen Symbolleisten. Zusätzlich zu den Schaltflächen auf der Haupt-Symbolleiste können Sie die Symbolleisten auch über die Schaltflächen in dem Reiter Vorlage ein- und ausblenden. 5 Weiterführende Hilfe Die Dokumentenvorlage enthält eine Live-Hilfe. Viele Dialoge verfügen rechts oben neben dem Schließen-Symbol über ein Hilfe-Symbol in Form eines Fragezeichens. Über dieses kann die Live-Hilfe aufgerufen werden. Zusätzlich wird die Hilfe beim erstmaligen Benutzen einer Funktion angezeigt. Sie haben die Möglichkeit, die Hilfe auszuschalten, indem Sie die Option Diesen Hinweis nicht mehr anzeigen wählen. Sie können die Hilfe erneut einblenden, indem Sie in der Haupt-Symbolleiste Über die Vorlage klicken und dort die Option Hilfemeldungen zurücksetzen wählen. 6

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