Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung nach 11 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

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1 Anlage zur Beauftragung vom ##.##.2016 Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung nach 11 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zwischen der Verbraucherzentrale Nordrhein-Westfalen e.v., Mintropstr. 27, Düsseldorf, vertreten durch den Vorstand Wolfgang Schuldzinski - nachfolgend Auftraggeber genannt - und ### - nachfolgend Auftragnehmer genannt. Präambel Im Rahmen der zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer bestehenden Hauptvereinbarung erhebt, verarbeitet oder nutzt der Auftragnehmer personenbezogene Daten des Auftraggebers in der Art, dass dabei ein Zugriff des Auftragnehmers auf personenbezogene Daten des Auftraggebers nicht ausgeschlossen werden kann. Diese Auftragsdatenverarbeitung im Sinne von 11 BDSG wird durch die nachfolgende Vereinbarung entsprechend den gesetzlichen Vorschriften konkretisiert und geregelt. Es gelten die Begriffsbestimmungen des BDSG. Diese Vereinbarung wird mit ihrer Unterzeichnung wesentlicher Bestandteil der zugrunde liegenden Hauptvereinbarung. Gleiches gilt für alle Anlagen, auf welche diese Vereinbarung ausdrücklich Bezug nimmt. Andere zwischen den Parteien getroffene datenschutzrelevante Vereinbarungen, die ebenfalls für die hier geregelte Auftragsdatenverarbeitung gelten, gehen dieser Vereinbarung nur dann vor, wenn sie die Regelungen dieser Vereinbarung weiter ausführen. Andere Vereinbarungen zwischen den Parteien, die den Kerngehalt der Bestimmungen dieser Vereinbarung verändern oder hinter dem hier vereinbarten Datenschutzniveau zurück bleiben, werden von dieser Vereinbarung verdrängt. 1. Gegenstand und Dauer der Auftragsdatenverarbeitung Gegenstand und Dauer der Auftragsdatenverarbeitung richten sich grundsätzlich nach den Regelungen der zugrunde liegenden Hauptvereinbarung. Der Auftraggeber hat das Recht zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund, wenn der Auftragnehmer datenschutzrechtliche Vorschriften oder ihm nach dieser Vereinbarung obliegende Pflichten erheblich verletzt. Eine erhebliche Pflichtverletzung liegt insbesondere dann vor, wenn die Pflichtverletzung zur Folge hat, dass der Auftraggeber seinen gesetzlichen Verpflichtungen als datenschutzrechtlich verantwortliche Stelle nicht nachkommen kann oder der Auftragnehmer einer Weisung des Auftraggebers nicht nachkommen kann oder will. Seite 1 von 7 Seiten

2 2. Umfang, Art und Zweck der Auftragsdatenverarbeitung, Art der Daten und Kreis der Betroffenen Die Verarbeitung und Nutzung der personenbezogenen Daten des Auftraggebers durch den Auftragnehmer findet ausschließlich in der Bundesrepublik Deutschland statt. Eine Verarbeitung oder Nutzung in anderen Staaten bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers und setzt die Einhaltung der hierzu bestehenden Rechtsvorschriften 4b und 4c BDSG voraus. Umfang, Art und Zweck der Auftragsdatenverarbeitung, Art der Daten und Kreis der Betroffenen sind in Anlage 1 beschrieben. 3. Technische und organisatorische Maßnahmen Der Auftragnehmer wird in seinem Verantwortungsbereich die innerbetriebliche Organisation so gestalten, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird. Er wird diejenigen technischen und organisatorischen Maßnahmen nach 9 BDSG i. V. m. der Anlage zu 9 Satz 1 BDSG treffen, die im Rahmen dieser Auftragsdatenverarbeitung erforderlich sind, um die Ausführung der datenschutzrechtlichen Vorschriften zu gewährleisten. Dies bedeutet, dass in Abstimmung mit dem Auftraggeber solche technischen und organisatorischen Maßnahmen zu treffen sind, die in einem angemessenen Verhältnis zum Schutzbedürfnis der im Rahmen dieses Auftragsverhältnisses verarbeiteten personenbezogenen Daten stehen. Es sind insbesondere Maßnahmen zu den in der Anlage zu 9 Satz 1 BDSG genannten Punkten der Zutrittskontrolle, Zugangskontrolle, Zugriffskontrolle, Weitergabekontrolle, Eingabekontrolle, Auftragskontrolle, Verfügbarkeitskontrolle und Trennungskontrolle zu treffen. Bezüglich der technischen und organisatorischen Maßnahmen, welche im Rahmen dieses Vertragsverhältnisses als verbindlich festgelegt werden, wird auf Anlage 2 verwiesen. Alternativ kann dieser Vereinbarung auch ein durch den Auftragnehmer vorgelegtes und vom Auftraggeber akzeptiertes Sicherheitskonzept als Anlage 2 beigefügt werden, sofern dieses die Vorgaben von 9 BDSG angemessen umsetzt. Der Auftragnehmer hat dem Auftraggeber vor Beginn der Auftragsdatenverarbeitung nachzuweisen, dass er die durch 9 BDSG geforderten Maßnahmen bei sich angemessen umgesetzt hat. Der Nachweis kann z. B. durch aktuelle einschlägige Zertifikate, die der Auftragnehmer erhalten hat, belegt werden. Solche Zertifikate müssen durch unabhängige Institutionen (z. B. durch Wirtschaftsprüfer oder TÜV) auf der Basis relevanter Standards (z. B. ISO oder BSI-Standard 100) erteilt worden sein. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Der Auftragnehmer darf daher von mit dem Auftraggeber vereinbarten Maßnahmen abweichen und diese durch alternative gleichwertige Maßnahmen ersetzen. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren und dem Auftraggeber vorab zur Beurteilung mitzuteilen. 4. Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten Die Berichtigung, Löschung und Sperrung personenbezogener Daten erfolgt durch den Auftragnehmer nur dann, wenn er dazu entsprechende Weisungen des Auftraggebers erhalten hat. Sollte sich ein Betroffener unmittelbar an den Auftragnehmer wegen der Berichtigung, Löschung oder Sperrung seiner Daten wenden, so wird der Auftragnehmer dieses Begehren unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten, der dann bezüglich des weiteren Vorgehens entscheidet. Seite 2 von 7 Seiten

3 Beim Auftragnehmer im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung anfallendes Test- und Ausschussmaterial ist dagegen unverzüglich durch den Auftragnehmer zu vernichten. Bis zur Vernichtung ist dieses Material gesichert aufzubewahren. Die Vernichtung hat mit einem Verfahren, das dem Stand der Technik entspricht, zu erfolgen. Soweit der Auftragnehmer im Rahmen der Prüfung oder Wartung von automatisierten Verfahren und Datenverarbeitungsanlagen des Auftraggebers defekte oder nicht mehr benötigte Datenspeicher ausbaut, sind diese beim Auftragnehmer gesichert aufzubewahren, bis sie einer Reparatur, Entsorgung oder weiteren Verwendung zugeführt worden sind. Vor einer Weitergabe der Komponenten an Dritte hat der Auftragnehmer sicherzustellen, dass alle darauf gespeicherten Daten des Auftraggebers physisch gelöscht sind. Diese Verfahrensweise ist auch einzuhalten, wenn der Auftragnehmer im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung von ihm genutzte Datenspeicher ausbaut, soweit diese Daten des Auftraggebers enthalten. 5. Pflichten des Auftragnehmers Nach 11 Abs. 3 BDSG darf der Auftragnehmer die personenbezogenen Daten des Auftraggebers nur im Rahmen dieser Vereinbarung und der dazu ergangenen Weisungen des Auftraggebers erheben, verarbeiten oder nutzen. Ist er der Ansicht, dass eine Weisung des Auftraggebers gegen Datenschutzvorschriften verstößt, hat er den Auftraggeber unverzüglich darauf hinzuweisen. Für den Auftragnehmer finden neben den in dieser Vereinbarung getroffenen Regelungen zusätzlich die in 11 Absatz 4 BDSG genannten Vorschriften Anwendung. Dies sind insbesondere die nachfolgend unter den Ziffern 5.1 bis 5.4 dargestellten Vorgaben. 5.1 Beauftragter für den Datenschutz Sofern der Auftragnehmer nach 4f Absatz 1 BDSG gesetzlich hierzu verpflichtet ist, hat er einen Beauftragten für den Datenschutz zu bestellen. Auf Verlangen des Auftraggebers hat er diesem dessen Kontaktdaten zu nennen und die Bestellung unter Vorlage einer Kopie der Bestellungsurkunde nachzuweisen. 5.2 Datengeheimnis Der Auftragnehmer hat bei der Auftragsdatenverarbeitung ausschließlich Personen einzusetzen, die schriftlich auf das Datengeheimnis nach 5 BDSG verpflichtet wurden und mit den für sie maßgeblichen Bestimmungen des Datenschutzes, der Bestimmungen dieser Vereinbarung und der aufgrund dessen erteilten Weisungen vertraut gemacht wurden. Entsprechende Nachweise hat er dem Auftraggeber auf dessen Verlangen vorzulegen. Auf Weisung des Auftraggebers hat der Auftragnehmer, die von ihm mit der Auftragsdatenverarbeitung betrauten Personen auch auf weitere Vertraulichkeitsgebote (z. B. Fernmeldegeheimnis und Postgeheimnis) zu verpflichten, soweit dies gesetzlich gefordert ist. 5.3 Kontrollen durch den Auftragnehmer Der Auftragnehmer hat durch geeignete und regelmäßige Kontrollen sicherzustellen, dass bei der Auftragsdatenverarbeitung nicht gegen Datenschutzvorschriften oder die Regelungen dieser Vereinbarung oder die zugehörigen Weisungen verstoßen wird. 5.4 Kontrollen beim Auftragnehmer durch Datenschutzaufsichtsbehörden Über Kontrollen und Maßnahmen der Datenschutzaufsichtsbehörden beim Auftragnehmer ist der Auftraggeber unverzüglich zu informieren, soweit die in dieser Vereinbarung geregelte Auftragsdatenverarbeitung davon berührt ist. Seite 3 von 7 Seiten

4 6. Unterauftragsverhältnisse Der Einsatz von Unterauftragnehmern bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Auftraggebers. Die eingesetzten Unterauftragnehmer sind in Anlage 1 zu dieser Vereinbarung abschließend aufgeführt. Der Auftragnehmer hat die vertraglichen Vereinbarungen mit den Unterauftragnehmern so zu gestalten, dass sie den Bestimmungen dieser Vereinbarung und der dazu erteilten Weisungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer entsprechen. Auf Verlangen des Auftraggebers hat der Auftragnehmer Einsicht in die bestehenden Vereinbarungen mit den Unterauftragnehmern zu gewähren. Bei der Vergabe von Unterauftragsverhältnissen muss der Auftragnehmer sicherstellen, dass der Auftraggeber zur Durchführung von Kontrollen beim Unterauftragnehmer berechtigt ist. Der Auftraggeber ist berechtigt, diese Kontrollen auch durch Dritte vornehmen zu lassen. 7. Kontrollrechte des Auftraggebers Der Auftraggeber ist berechtigt, regelmäßig beim Auftragnehmer die Einhaltung der Bestimmungen dieser Vereinbarung und der aufgrund dessen erteilten Weisungen sowie insbesondere die Umsetzung der vereinbarten technischen und organisatorischen Maßnahmen zu überprüfen. Der Auftraggeber ist berechtigt, diese Kontrollen auch durch Dritte vornehmen zu lassen. Der Auftragnehmer ist zur Duldung und Mitwirkung bei den Kontrollen verpflichtet. Die Durchführung der Kontrollen ist rechtzeitig zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer abzustimmen. Im Rahmen von Kontrollen hat der Auftragnehmer dem Auftraggeber Zutritt zu denjenigen Räumlichkeiten zu gewähren, in welchen die Auftragsdatenverarbeitung stattfindet. Der Auftragnehmer hat dem Auftraggeber zudem die notwendigen Auskünfte zu erteilen und relevante Unterlagen vorzulegen. 8. Mitzuteilende Verstöße des Auftragnehmers Der Auftragnehmer und die bei ihm beschäftigten Personen haben den Auftraggeber bei Störungen des Verarbeitungsablaufs, bei Verdacht auf Datenschutzverletzungen oder Verstößen gegen die in dieser Vereinbarung getroffenen Festlegungen und anderen Unregelmäßigkeiten bei der Auftragsdatenverarbeitung unverzüglich zu informieren. Dies gilt in besonderem Maße, wenn personenbezogene Daten nach 42a BDSG unrechtmäßig übermittelt worden sind oder auf sonstige Weise Dritten unrechtmäßig zur Kenntnis gelangt sind. Gleichermaßen hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich zu informieren, sollten die Daten des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Pfändung oder Beschlagnahme, durch ein Insolvenz- oder Vergleichsverfahren oder durch sonstige Ereignisse oder Maßnahmen Dritter gefährdet werden. Der Auftragnehmer wird alle in diesem Zusammenhang Verantwortlichen unverzüglich darüber informieren, dass die Hoheit an den Daten beim Auftraggeber liegt. Seite 4 von 7 Seiten

5 9. Umfang der Weisungsbefugnisse des Auftraggebers Der Auftraggeber ist die verantwortliche Stelle im Sinne von 3 Abs. 7 BDSG und damit alleine zuständig für die Beurteilung der Zulässigkeit dieser Auftragsdatenverarbeitung sowie für die Wahrung der Rechte der Betroffenen. Der Auftraggeber hat das Recht, dem Auftragnehmer hinsichtlich der Auftragsdatenverarbeitung Weisungen zu erteilen. Eine Weisung im Sinne dieser Vereinbarung ist eine einseitige Anordnung des Auftraggebers gegenüber dem Auftragnehmer, welche auf einen bestimmten Umgang mit personenbezogenen Daten bei der Auftragsdatenverarbeitung gerichtet ist. Die Erteilung von Weisungen hat in Schriftform oder per zu erfolgen. Auskünfte an Dritte oder an Betroffene darf der Auftragnehmer nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung durch den Auftraggeber erteilen. 10. Beendigung der Auftragsdatenverarbeitung Auf Verlangen des Auftraggebers, spätestens jedoch nach der Beendigung der Auftragsdatenverarbeitung hat der Auftragnehmer sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, erstellten Ergebnisse der Auftragsdatenverarbeitung und Datenbestände, dem Auftraggeber herauszugeben oder nach dessen vorheriger Zustimmung physisch zu löschen. Die Löschung hat mit einem Verfahren, das dem Stand der Technik entspricht, zu erfolgen. Ein Protokoll der Löschung ist dem Auftraggeber auf dessen Verlangen auszuhändigen. 11. Schlussbestimmungen Unabhängig von der Verpflichtung des Auftragnehmers, personenbezogene Daten gemäß den Vorschriften des BDSG und sonstiger datenschutzrechtlicher Vorschriften, gemäß den Bestimmungen dieser Vereinbarung und der aufgrund dessen erteilten Weisungen zu verarbeiten, ist der Auftragnehmer zudem auch zur Vertraulichkeit im Hinblick auf Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse des Auftraggebers verpflichtet. Diese Verpflichtung gilt für alle betrieblichen und geschäftlichen Angelegenheiten und sonstige Informationen, über die der Auftragnehmer im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung Kenntnis erlangt und die ihrer Natur nach vertraulich zu behandeln sind. Der Auftragnehmer hat bezüglich dieser Informationen gegenüber unbefugten Dritten Stillschweigen zu bewahren. Etwaige weitergehende Regelungen, die im zugrundeliegenden Hauptvertrag getroffen wurden, bleiben unberührt. Die Verpflichtung zur Wahrung der Vertraulichkeit gilt über das Vertragsende hinaus. Es gilt deutsches Recht. Änderungen oder Ergänzungen dieser Vereinbarung bedürfen der Schriftform Ort und Datum Ort und Datum Auftraggeber Auftragnehmer Seite 5 von 7 Seiten

6 Anlage 1 - Auftragsspezifische Vereinbarungen 1. Gegenstand und Dauer der Auftragsdatenverarbeitung Bezüglich Gegenstand und Dauer der Auftragsdatenverarbeitung wird auf die Hauptvereinbarung verwiesen. 2. Umfang, Art und Zweck der Datenverarbeitung, Art der Daten und Kreis der Betroffenen Umfang, Art und Zweck der Datenverarbeitung: Art der Daten (Kategorien): Kreis der Betroffenen (Kategorien): 3. Unterauftragsverhältnisse Als Unterauftragnehmer werden derzeit seitens des Auftragnehmers folgende Unternehmen (Firma, Anschrift, im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung wahrgenommene Tätigkeit) oder freien Mitarbeiter (Name, Anschrift, im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung wahrgenommene Tätigkeit) eingesetzt: Seite 6 von 7 Seiten

7 Anlage 2 - Technische und organisatorische Maßnahmen 1. Zutrittskontrolle Maßnahmen, Unbefugten den Zutritt zu Datenverarbeitungsanlagen, mit denen die personenbezogenen Daten verarbeitet und genutzt werden, zu verwehren: 2. Zugangskontrolle Maßnahmen, um zu verhindern, dass Datenverarbeitungssysteme von Unbefugten genutzt werden können: 3. Zugriffskontrolle Maßnahmen, die gewährleisten, dass die zur Benutzung eines Datenverarbeitungssystems Berechtigten ausschließlich auf die ihrer Zugriffsberechtigung unterliegenden Daten zugreifen können, und dass personenbezogene Daten bei der Verarbeitung, Nutzung und nach der Speicherung nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können: 4. Weitergabekontrolle Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten bei der elektronischen Übertragung oder während ihres Transportes oder ihrer Speicherung auf Datenträger nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können, und dass überprüft und festgestellt werden kann, an welche Stellen eine Übermittlung personenbezogener Daten durch Einrichtungen zur Datenübertragung vorgesehen ist: 5. Eingabekontrolle Maßnahmen, die gewährleisten, dass nachträglich geprüft und festgestellt werden kann, ob und von wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind: 6. Auftragskontrolle Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nur entsprechend den Weisungen des Auftraggebers verarbeitet werden können (Auftragskontrolle) 7. Verfügbarkeitskontrolle Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten, gegen zufällige Zerstörung oder Verlust geschützt sind: 8. Trennungskontrolle Maßnahmen, die gewährleisten, dass zu unterschiedlichen Zwecken erhobene Daten getrennt verarbeitet werden können: Seite 7 von 7 Seiten

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