Das Arbeitszeugnis Wie Sie ein Zeugnis richtig schreiben und lesen

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1 Zeugnisse sind immer mit einer Erwartungsund Befürchtungshaltung verbunden. Das war schon zu Schulzeiten so, und auch im Arbeitsleben ändert sich daran nur wenig. Interessant dabei ist, dass diese beiden Haltungen sowohl auf der Seite desjenigen zu erkennen sind, der ein Zeugnis ausstellt als auch auf der Seite desjenigen, der ein Zeugnis erhält. Ein Zeugnis sollte möglichst objektiv Auskunft über die Qualitäten, Potenziale, aber auch Defizite eines Arbeitnehmers geben. Auch wenn es der Wahrheit entsprechen würde, werden Sie niemals ungeschönt und auf den Punkt gebracht die subjektive Meinung eines Vorgesetzten über seinen Angestellten in einem Zeugnis lesen können. Das ist, nicht nur aus rechtlicher Sicht, gut so. Lesen Sie hier, welchen Stellenwert ein Arbeitszeugnis einnimmt, warum Sie sich in den gängigen Formulierungen sehr gut auskennen sollten und welche Fehler es zu vermeiden gilt. Das Arbeitszeugnis Wie Sie ein Zeugnis richtig schreiben und lesen Aufklärung Zeugnissprache Auch heute muss man noch über die Zeugnissprache aufklären, um dazu beizutragen, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer ein angemessen pragmatisches Verhältnis zum Arbeitszeugnis entwickeln können. Höflichkeit Die Zeugnissprache ist eine reine Höflichkeitssprache. Es beginnt mit einem einfachen, knappen Lob bei ausreichenden Leistungen (Note 4 z. B. Wir waren zufrieden ) und steigert sich schrittweise bis zu einem sehr starken Lob in der Note 1 (z. B. Wir waren stets außerordentlich zufrieden ). Diese sogenannte Positivskala geht auf ein Urteil des BGH zurück, das von Arbeitgebern verlangt, ein Zeugnis nicht nur wahr, sondern auch wohlwollend zu werten. Um diesem geforderten Wohlwollen, zumindest in sprachlicher Hinsicht, auch bei mangelhaften Wertungen (Note 5) gerecht zu werden, werden schlechte Leistungen wohlwollend höflich umschrieben, z. B. Er hat sich (zumindest) bemüht. Dieses Umschreiben findet in Form von Verschlüsselungstechniken" statt: Leerstellentechnik ( beredtes Schweigen, d. h. zu einem Leistungsaspekt wird gar nichts gesagt) Negationstechnik (z. B. nicht ohne Erfolg... ) Ausweichtechnik ( Sie war pünktlich, aber sonst können wir nichts Positives berichten) Reihenfolgetechnik (Zweitrangiges wird gegenüber Wichtigem vorgezogen, z. B. in der hierarchisch geordneten Aufgabenbeschreibung oder in der Nennung von Kollegen und Vorgesetzten ) Widerspruchstechnik (z. B. gutes Zeugnis ohne abschließenden Dank) Inhalt Seite Gastbeitrag von Klaus Schiller von 1 Das Arbeitszeugnis Trends und Entwicklungen Zeugnisse schreiben praktische Umsetzung Formulierungen im Arbeitszeugnis praktischer Leitfaden wird herausgegeben von M. A. Soz. Nadine S. Rebel (Geschäftsführerin von Rebel-Management-Training) erscheint monatlich und kann kostenlos bei der FORUM VERLAG HERKERT GMBH bezogen werden, Postfach 1340, Mering, Tel.: / 381-0, Fax: / , Internet:

2 Die genannten Techniken werden nur im Notenspektrum mangelhaft (Note 5), teilweise auch schon ausreichend (Note 4)angewendet und betreffen somit einen ausgesprochen geringen Teil der Zeugnisempfänger. Unser Unternehmen konnte bislang mehr als Arbeitszeugnisse analysieren. Rückblickend kann man die Fälle, in denen es tatsächlich und unmissverständlich um die Note mangelhaft ging, an einer Hand abzählen. Positivskala Man kann die Positivskala und die Verschlüsselungstechniken durchaus als Zeugniscode bezeichnen. Das Dilemma ist aber, dass die Verschlüsselungstechniken mit den Geheimcodes verwechselt werden. Geheimcodes Ein Geheimcode ist kein wohlwollendes Umschreiben mangelhafter Leistung, sondern ein fester Ausdruck, der mit einer gehörigen Portion Ironie eine doppelbödige Aussage trifft. Oft wird das Einfühlungsvermögen als Hinweis auf sexuelle Belästigung, die gesellige Art als Hinweis auf Alkoholkonsum oder das Engagement für die Interessen der Arbeitnehmer auch außerhalb des Unternehmens als Hinweis auf eine Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft zitiert. Geheimcodes geistern zwar seit Jahrzehnten durch Gewerkschaftsblätter und die Medien, sie sind aber nicht legal und daher nicht nur komplett praxisfremd, sondern auch realitätsfremd. Zwei Trennstriche und drei Zeugnisthemen Man muss bei der Zeugniserstellung generell zwei Trennstriche ziehen und zwischen drei Zeugnisthemen differenzieren: 1. Das Notenspektrum 1 4 Hier geht es schlichtweg um die Fragen: a) Hat der Aussteller zu allen relevanten Aspekten Stellung bezogen? Dies sind im Leistungsteil das Engagement, die Fähigkeiten, das Wissen, die Arbeitsweise und der Erfolg. Im Verhaltensteil das Verhalten gegenüber Internen und Externen sowie im Schlussteil der Beendigungsgrund mit Dank, Bedauern und Zukunftswünschen. Wenn er einen wesentlichen Aspekt auslässt, könnte der Eindruck entstehen, hier wäre die Leerstellentechnik angewendet worden (d. h. eine Aussage, z. B. zum Engagement, fehlt, weil dies nicht der Rede wert war). b) Werden nur 08/15-Standard-Textbausteine aneinandergereiht oder setzt sich der Aussteller tatsächlich mit der Leistung des Beurteilten auseinander? Würdigt er auch konkret erzielte Erfolge? Dies ist besonders bei verantwortungsvollen Positionen wichtig. Arbeitgeber haben selbst keinen Vorteil von der Zeugnisschreibung, da die Zeugnisempfänger das Unternehmen verlassen, sich eventuell sogar mit einem sehr guten Zeugnis erfolgreich bei der Konkurrenz bewerben. Dieser fehlende Eigennutz wirkt sich aufseiten der Arbeitgeber leider oft unangemessen negativ auf ihre Motivation und den Zeit- und Kostenaufwand bei der Zeugniserstellung aus. 2. Das Notenspektrum 4 5 Hier muss es zunächst um die Frage gehen, ob eine (weit) unterdurchschnittliche Note wirklich gerechtfertigt ist, auch repräsentativ mit Blick auf die ganze, i. d. R. mehrjährige Beschäftigungszeit. Zeugnisschreiber müssen sich bewusst sein, dass sie, laut Bundesgerichtshof, aufgrund ihrer auch über das Ende des Dienstverhältnisses hinausweisenden sozialen Mitverantwortung verpflichtet sind, dem Arbeitnehmer das berufliche Fortkommen nicht ungerechtfertigt zu erschweren und ihm eine Chance auf dem Arbeitsmarkt zu geben. Kein Arbeitsverhältnis kommt ohne Konflikte aus, dennoch oder gerade deshalb sollten negative Emotionen bei der Zeugniserstellung außen vor bleiben. Gefordert ist weder Schwarzmalerei noch Schönfärberei, sondern ein sachlichwahres Urteil, bei dem auch mal das sprichwörtliche Auge zugedrückt wird. 3. Geheimcodes Geheimcodes sind eine nette Anekdote, ein Sommerlochthema wie das Ungeheuer von Loch Ness. Sicher von gewissem Unterhaltungswert, aber verwirrend und für Zeugnisschreiber wie Zeugnisempfänger irrelevant. Natürlich suchen Journalisten die denkbar spektakulärsten Varianten der Zeugnissprache. Doch weder bilden Arbeitgeber einen Geheimbund, noch kommunizieren sie über eine geheime (Zeugnis-) Sprache bzw. über einen Geheimcode. Abschließend will ich noch auf einen Aspekt der Zeugnissprache verweisen, der bislang in der öffentlichen Diskussion weitgehend unbeachtet geblieben, dennoch aber entscheidend dafür ist, dass das Arbeitszeugnis bei Zeugnisschreibern nicht selten als Ärgernis empfunden wird. Ein sehr starkes, quasi begeistertes Lob im Superlativ wirkt im normalen Sprachgebrauch eher unsachlich-verblendet, vielleicht sogar unterordnend, Kritik hingegen wirkt souverän, nüchtern und auf den Punkt gebracht. Nun sind Arbeitgeber und Führungskräfte bei der Personalbeurteilung und -führung eher kritisch-fordernd eingestellt. Sie stören sich an scheinbar emotionalen Lobeshymnen, die der Struktur der Positivskala geschuldet sind. Und viele Arbeitnehmer schrecken davor zurück, Superlative zu fordern, weil Sie denken, dass dies übertrieben und narzisstisch wirken könnte. Zeugnisschreibern, die sich dieses rein stilistischen KOnflikts bewusst sind und die Zeugnissprache nicht am normalen Sprachempfinden messen, fällt die Formulierung eines (sehr) guten Zeugnisses zweifellos leichter. Autor des heutigen Gastbeitrags: Klaus Schiller Geschäftsführer der Personalmanagement Service GbR, Boxhagener Str. 119, Berlin schiller@pmsonline.de; Seite 2

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4 In alten Ländern (Deutschland, Österreich und der Schweiz) ist gesetzlich festgelegt, dass der Arbeitnehmer bei Beendigung seines Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis hat und in diesem mindestens Angaben zur Art und Dauer der Tätigkeit festzuhalten sind (einfaches Zeugnis). Der Arbeitnehmer kann in Deutschland und der Schweiz auch auf ein qualifiziertes Zeugnis bestehen, in welchem dann Angaben über seine Leistungen und sein Verhalten zu machen sind (qualifiziertes Zeugnis). Das Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein und darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die dazu führen können, dass man andere Rückschlüsse über den Arbeitnehmer zieht als die der Wahrheit entsprechenden. Es muss in Papierform vorliegen. Auch in Österreich gilt: Weigert sich der Arbeitgeber, ein Arbeitszeugnis auszustellen, kann der Arbeitnehmer dieses über das Arbeits- und Sozialgericht einklagen. Folgende Punkte sollte ein Arbeitszeugnis aufweisen: Name des Arbeitnehmers Dauer des Arbeitsverhältnisses Angaben über die Tätigkeit Ort, Datum und Unterschrift des Arbeitgebers Wer hat Anspruch auf ein Zeugnis? Anspruch auf ein Zeugnis haben: leitende Angestellte Teilzeitkräfte Aushilfen befristet Beschäftigte Praktikanten Auszubildende Der Arbeitnehmer muss das Zeugnis ausdrücklich verlangen. Beispiel für ein einfaches Zeugnis Ein einfaches Zeugnis hat den Charakter einer Bescheinigung: Herr Fritz Huber, geboren am (Geburtsdatum), ist seit (Datum des Arbeitsantritts) als (Tätigkeit) bei uns beschäftigt. Seine Aufgaben sind (Nennung der Aufgaben). Herr Huber verlässt das Unternehmen auf eigenen Wunsch. Wir danken ihm für seine Mitarbeit und wünschen ihm für die Zukunft alles e (Schlussformel). Ein qualifiziertes Zeugnis macht zudem Angaben über Führung (= Sozialverhalten) und Leistung (= Arbeitsleistung, Arbeitsergebnisse, Eignung, fachliche und soziale Kompetenz). Bei Führungskräften werden zusätzlich noch die Managementfähigkeiten beurteilt. Fälligkeit Das Arbeitszeugnis wird am letzten Tag der Beschäftigung fällig. Vielfach v. a. in großen Firmen wartet der ehemalige Seite 4 Arbeitnehmer aber durchaus einige Tage nach seinem Ausscheiden immer noch auf das Zeugnis. Zwischenzeugnis Wechselt der Arbeitnehmer innerhalb des Unternehmens seinen Posten, verändert er sein Aufgabengebiet oder wird er befördert, so sind dies triftige Gründe, die ein Zwischenzeugnis verlangen lassen. Andere Gründe für ein Zwischenzeugnis sind: Wechsel des Vorgesetzten Fortbildung Einberufung in Wehr- oder Zivildienst Freistellung als Betriebsrat Erziehungsurlaub Betriebsübergang (Verkauf o. Ä.) Wahrheitspflicht All das, was einen zukünftigen Arbeitgeber interessieren könnte, muss ein Zeugnis enthalten. Der ehemalige Arbeitgeber muss dabei aber nicht schonungslos offen sein und darf negative Vorkommnisse verschweigen. Wohlwollen Ein Zeugnis darf das berufliche Fortkommen nicht ungerechtfertigt erschweren. Ein verständiger Vorgesetzter sollte also seiner Fürsorgepflicht als Arbeitgeber auch in der Zeugniserteilung nachkommen. Vollständigkeit Der ehemalige Arbeitgeber darf nichts auslassen, was ein Zeugnisleser üblicherweise erwartet. Eine zuvorkommende Empfangsdame muss auch als zuvorkommend und respektvoll den Gästen gegenüber beschrieben werden, eine Führungskraft ist üblicherweise von ihren Mitarbeitern anerkannt, was demnach auch im Zeugnis zu stehen hat. Ein Zeugnis muss auf einem Firmenbogen, Format DIN A4 mit Schreibmaschine oder PC geschrieben sein und darf keine Tippfehler enthalten. Dies kann der Arbeitnehmer verlangen. Angebliche Formulierungsfreiheit Dem Arbeitgeber ist nicht vorgegeben, welche Formulierungen er im Einzelnen verwendet. Auch steht ihm frei, welches Beurteilungsverfahren er heranzieht. Der Zeugnisleser darf nur nicht im Unklaren gelassen werden, wie der Arbeitgeber die Leistung einschätzt. (BAG vom 14. Oktober AZR 12/03)

5 Aufgabenbeschreibung und Bewertung der Leistungen Die Tätigkeit muss möglichst exakt beschrieben werden; hier muss sich der Ersteller im Rahmen enger Grenzen bewegen. Mehr Freiheit hat er bei der Beurteilung der Leistung. Nach dem Maßstab des durchschnittlich befähigten und vergleichbaren Arbeitnehmers in seinem Betrieb (BAG vom 17. Februar 1988 AP Nr. 17 zu 630 BGB) kann er dann Positives oder Negatives besonders hervorheben. Tätigkeiten, die für eine Bewerbung keine Bedeutung haben, muss der Arbeitgeber nicht erwähnen. Achtung: Beschreibt ein Zeugnisaussteller sehr ausführlich die Tätigkeiten, dann muss er sich in entsprechender Breite auch zu den Leistungen verhalten, weil sonst der Eindruck entsteht, der Arbeitnehmer habe sich bemüht, aber im Ergebnis nichts geleistet (BAG vom 24. März 1977 AP Nr. 12 zu 630 BGB). Die Beurteilung von Leistungen im Einzelnen kann durch die Arbeitsgerichte kaum erfolgen, weshalb der Spielraum für den Arbeitgeber hier größer ist. Einzelne Leistungen können vom Arbeitsgericht mittels der nachvollziehbaren Arbeitsergebnisse oder der Dokumente, die der Arbeitnehmer im Laufe seiner Betriebszugehörigkeit erstellte oder ähnlich bleibenden Eindrücken bewertet werden. Subjektivität versus Objektivität Ein Arbeitnehmer schuldet seinem Arbeitgeber mindestensein befriedigendes Ergebnis also die Note 3. Merke: Ist ein Arbeitnehmer mit der Bescheinigung einer befriedigenden Leistung nicht zufrieden, so muss er dem Arbeitsgericht Beweise für von ihm besser erbrachte Leistungen vorbringen. Beurteilt ein Arbeitgeber einen Arbeitnehmer schlechter als befriedigend, so ist der Arbeitgeber beweispflichtig! Im deutschsprachigen Raum ist das Zeugnis in deutscher Sprache zu schreiben, selbst in einem international agierenden Unternehmen mit Sitz in Deutschland hat ein Arbeitnehmer keinen Anspruch auf ein beispielsweise englisches Zeugnis. Unglückliche Formulierungen Immer noch häufig zu lesen ist der Passus der vollsten Zufriedenheit, der einen grammatikalischen Fehler beinhaltet und somit dem Anspruch seitens des Arbeitnehmers auf grammatikalische Richtigkeit widerspricht. Dennoch kann ein Arbeitnehmer hier keine Änderung verlangen (BAG vom 29. Juli 1971 AP Nr. 6 zu 630 BGB). Unterschrift und Grund des Ausscheidens Das Zeugnis muss das Ausstellungsdatum und die Unterschrift des Arbeitgebers oder eines Bevollmächtigten (erkennbar durch ein ppa [per Prokura] vor der Unterschrift) enthalten. Ohne Einverständnis des Arbeitnehmers darf der Grund und die Art des Austritts nicht erwähnt werden (LAG Düsseldorf vom 22. August 1988 LAGE 630 BGB, Nr. 4). Auch die Formulierung Das Arbeitsverhältnis wurde im gegenseitigen Einverständnis aufgelöst. darf der Arbeitgeber nur dann in das Zeugnis hineinschreiben, wenn der Mitarbeiter damit einverstanden ist. Kündigt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer fristlos, so darf dies nicht klar i. S. v. Das Arbeitsverhältnis wurde mit sofortiger Wirkung seitens des Arbeitgebers zum... beendet. formuliert werden. Eine bloße Nennung des Datums ist zulässig. Dadurch kann ein zukünftiger Arbeitgeber genügend Rückschlüsse ziehen. Schluss Ein rechtlicher Anspruch besteht nicht, die Höflichkeit gebietet allerdings, einen runden Abschluss zu finden. Die Fachmesse Personal & Weiterbildung zeigt seit 25 Jahren das vielfältigste Angebot an Produkten und Dienstleistungen für Führungskräfte im Personalmanagement. Der Messeeintritt von 20, (Online-Registrierung 10, ) beinhaltet zusätzlich den Besuch der über 150 Aussteller-Fachvorträge in den Messe-Podien. Termin: 10./11. Juni 2010, Rhein-Main-Halle Wiesbaden Weitere Informationen unter Seite 5

6 Zeugnisse schreiben praktische Umsetzung Nach diesem Blick auf die rechtlichen Hintergründe stellt sich die Frage, was der Zeugniscode beinhaltet und auf welche Formulierungen Sie zurückgreifen können. Wie sind diese Formulierungen zu übersetzen und ist es wirklich geschickt, sich nicht an den gängigen Zeugniscode zu halten? Was sind doppeldeutige Formulierungen, und wie beschreiben Sie Ihren Arbeitnehmer tatsächlich möglichst objektiv? Doppeldeutige Formulierungen Wie oft wurde auch im Rahmen des Themenbriefs der selbstständige und eigenverantwortliche Mitarbeiter proklamiert, der sich eine eigene Meinung bildet und diese auch zu sagen bereit ist? Wenn ein solcher Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlässt, tun Sie gut daran, diese Tatsache der offenen Meinungsäußerung nicht im Zeugnis zu erwähnen! Das Landesarbeitsgericht Hamm (Az: 4 Sa 630/98) entschied zu Gunsten einer Krankenschwester, in deren Zeugnis zu lesen war, dass sie in der Lage war, ihre eigene Meinung zu äußern, dass diese Formulierung die Arbeitnehmerin als aufsässige Mitarbeiterin brandmarken würde. Die Formulierung ist mittlerweile unzulässig, da der Gesetzgeber die Rechtsprechung in 109 der Gewerbeordnung übernommen hat. Knick in der Optik Ein schönes Formular, ein Zeugnis auf festem Papier, ein wahres Dokument! Was für eine Frechheit des Arbeitgebers, dies zweimal zu falten und in einen Umschlag zu stecken! Bedenkt man den Anspruch eines Arbeitnehmers, das Zeugnis am Tag seines Ausscheidens zu erhalten, so wäre es wohl auch nicht nötig gewesen, es diesem auf dem Postweg zuzuschicken, aber der Arbeitgeber darf das, sofern er gewährleisten kann, dass die Knicke beim späteren Kopieren auf der Kopie nicht ersichtlich sind. (Quelle: BAG, Urteil vom 21. September AZR 893/98) Mitbestimmung des Betriebsrats? Nach dem Betriebsverfassungsgesetz hat der Betriebsrat das Recht, bei Beurteilungen mitzubestimmen. Ein Arbeitszeugnis ist eine Beurteilung. Der Betriebsrat darf dennoch nicht mitbestimmen, sondern nur beraten und auch das nur, wenn der Arbeitgeber den Betriebsrat um Rat fragt. Was nicht im Arbeitszeugnis stehen darf: außerdienstliches Verhalten Vorkommnisse aus dem Privatleben Betriebsratstätigkeit (Ausnahme: Freistellung länger als ein Jahr) Seite 6 Schwangerschaft Mutterschutz Gewerkschaftszugehörigkeit Parteimitgliedschaft Nebentätigkeit Schwerbehinderteneigenschaft Gesundheitszustand Straftaten, wenn sie nicht unmittelbar das Arbeitsverhältnis berühren Verdacht auf strafbare Handlungen Streik und Aussperrung Wettbewerbsverbote Wann Sie kein Zeugnis mehr erstellen müssen Nach 195 BGB beträgt die Verjährungsfrist für Arbeitszeugnisse drei Jahre. Wenn der Arbeitgeber kein wahrheitsgemäßes Zeugnis mehr erstellen kann, tritt sie vorher in Kraft. Beispiel: Wenn der Arbeitnehmer zunächst kein Zeugnis verlangt, später aber darauf besteht, Sie aber wiederum wissen, dass er Ihr Unternehmen in letzter Zeit überall schlecht gemacht hat, so müssen Sie ihm kein Zeugnis mehr erstellen. Eine Verwirkung kann bereits nach zehn Monaten eintreten, ist aber immer von den Umständen des Einzelfalls abhängig zu machen, was konkret bedeutet, dass Sie sich mit Ihrer Rechtsabteilung auseinandersetzen müssen, um jeden Einzelfall zu prüfen. Betriebsübergang Betriebsübergang nach 613a BGB bedeutet, dass der neuearbeitgeber die Pflichten des alten Arbeitgebers übernehmen muss, wenn das Unternehmen verkauft wird oder wurde. Das gilt auch für die Verpflichtung des Arbeitgebers, ausscheidenden Mitarbeitern auf Verlangen ein Arbeitszeugnis auszustellen. Ein Betriebsübergang ist ein beliebter Zeitpunkt für die Arbeitnehmer, ein Zwischenzeugnis zu verlangen. Insolvenz Ein Insolvenzverfahren stellt nicht automatisch die Beendigung des Arbeitsverhältnisses dar. Somit besteht der

7 Zeugnisanspruch weiterhin. Wenn das Arbeitsverhältnis zum Eröffnungszeitpunkt des Insolvenzverfahrens weiter besteht, hat der Arbeitnehmer sogar Anspruch auf zwei Zeugnisse: eines von der Firma selbst (es beschreibt das Arbeitsverhältnis bis zur Insolvenzeröffnung) und eines vom Insolvenzverwalter, welches das Arbeitsverhältnis vom Zeitpunkt der Eröffnung des Insolvenzverfahrens bis zum Ausscheiden des Arbeitnehmers beschreibt. Fraglich bleibt hierbei nur, wie ein Insolvenzverwalter die Leistungen verschiedener Arbeitnehmer ehrlich und objektiv beschreiben bzw. beurteilen soll. Leistungsaspekte Der Leistungsteil eines wohlgeordneten Zeugnisses formuliert nacheinander Angaben zu den drei theoretischen Aspekten Bereitschaft (Abschnitt 1), Befähigung (Abschnitt 2) und Fachwissen (Abschnitt 3). Die praktische Umsetzung wird dann mit der Arbeitsweise (Abschnitt 4) und dem allgemeinen Arbeitserfolg (Abschnitt 5) bzw. den konkreten Erfolgen (Abschnitt 6) erörtert. Der Leistungsteil endet mit der Leistungszusammenfassung, erst anschließend erfolgt die Bewertung des Verhaltens. Fachliche Kompetenz Zur Fachkompetenz zählen: Fachwissen und Fachkönnen Spezialkenntnisse EDV- und PC-Kenntnisse Fremdsprachen Weiterbildung (Kurse, Seminare) Arbeitsbefähigung Zu den relevanten Aspekten der Arbeitsbefähigung zählen: Belastbarkeit, Flexibilität, Stresstoleranz, Auffassungsgabe, Analyse- und Urteilsvermögen, Organisationstalent und Kreativität. Verhaltensaspekte 1. Ausdrucksvermögen (mündlich und schriftlich) Vermeidung von umgangssprachlichen Formulierungen, keine Gossensprache, kein Checker-Slang 2. Soziale Kompetenz Empathie als die Fähigkeit, sich in die Lage von Kollegen hinein zu versetzen, aber auch die Fähigkeit, Emotionen in geeigneter und geschäftsadäquater Weise zuzulassen 3. Veränderungsbereitschaft Offenheit gegenüber Neuerungen und gleichbleibendes Engagement auch unter veränderten Bedingungen; Fähigkeit, die eigene Arbeitskraft und Motivation auch unter anderen Bedingungen zu bewahren und dem Unternehmen zur Verfügung zu stellen 4. Leistungsbereitschaft Bereitschaft zu Überstunden; Bereitschaft zu Mehrleistung, wenn das Arbeitsaufkommen dies verlangt 5. Verantwortungsbereitschaft Bereitschaft für die Folgen des eigenen Handelns einzustehen und sich zu dem zu bekennen, was man getan oder unterlassen hat 6. Kommunikation und Kooperation Aktives Zuhören; die Fähigkeit, sich verständlich zu machen; Fähigkeit mit anderen arbeitsteilig zusammenzuarbeiten 7. Leistung Arbeitsleistung, Arbeitsweise, Arbeitseinsatz, Arbeitsverhalten, Arbeitsergebnisse, Nutzen für die Firma, Arbeitserfolge 8. Führungsleistung, Managementfähigkeiten Anleitung und Unterstützung von Mitarbeitern; Mitarbeiterpotenziale erkennen; Treffen von realistischen Zielvereinbarungen; Delegationsfähigkeit gemäß den Fähigkeiten der Mitarbeiter 9. Verhalten gegenüber Kunden, Vorgesetzten, Mitarbeitern, Kollegen Dienstleistungshaltung, Respekt, Höflichkeit, Auftreten in Sprache und Kleidung Ihr Zeugnis und die zukünftige Bewerbung Ihres ehemaligen Arbeitnehmers Mit Ihrem Zeugnis wird sich der Arbeitnehmer weiter bewerben, und selbst wenn Sie das Ausscheiden eines Arbeitnehmers zutiefst bedauern oder aber persönlich enttäuscht sind von dessen Verhalten im Unternehmen, so müssen Sie sich doch ermahnen, diese subjektiven Befindlichkeiten nicht in die Zeugnisformulierung mit einfließen zu lassen. Schreiben Sie ein Zeugnis so, dass Sie auch nach Jahren noch dazu stehen können und sich nicht vorwerfen müssen, dass Sie in ruhigerer Gemütsverfassung anders geurteilt hätten. Ein Zeugnis kann immer auch eine Ablehnung eines neuen Arbeitgebers nach sich ziehen, worüber Sie nur dann nachdenken müssen, wenn Sie sich nicht sicher sein können, im besten Wissen und Gewissen formuliert zu haben. Seite 7

8 Beispiel: In einem Bewerbungsschreiben steht zu lesen: Ich arbeite gern, bin fleißig und pünktlich. Das passt zum Zeugnis, denn dort steht: in Pünktlichkeit war er stets ein gutes Vorbild. Der Arbeitnehmer wurde nicht genommen, dabei scheint doch alles zusammenzupassen. Doch: Wenn Pünktlichkeit das Einzige ist, was einen Arbeitnehmer auszeichnet, weil es das einzige Charakterkriterium ist, welches erwähnt wird, dann lässt dies weitgreifende Rückschlüsse auf eine Person zu, die allerdings nicht immer richtig sein müssen. Stete Bemühungen eines Arbeitnehmers Wenn ein Arbeitnehmer wirklich engagiert war und sein Bestes gab, was allerdings für Ihre Anforderungen und auch für die zu erfüllenden Aufgaben der Position bei weitem nicht genug war, so können Sie dies formulieren, indem Sie diese Bemühungen positiv hervorheben: Er bemühte sich, stets Eigeninitiative zu zeigen. Er bemühte sich, aber er konnte es nicht. Und das stets ist ein Zeichen dafür, dass es keine Ausnahmen gab. Mangelnde Eigeninitiative umschreiben Sie folgendermaßen hat alle Arbeiten ordnungsgemäß erledigt. Kein Zeugnis keine Fehler? Über Ihre Pflicht als Arbeitgeber bzw. Führungskraft, ein Zeugnis auszustellen, konnten Sie nun gewiss schon genug lesen. Vielfach liegt es nicht unbedingt an der mangelnden Bereitschaft, ein Zeugnis ausstellen zu wollen; manche Arbeitgeber fühlen sich dieser Aufgabe schlicht nicht gewachsen. Um dieses Problem scheinbar elegant zu lösen, herrscht in vielen Unternehmen die Praxis vor, den scheidenden Arbeitnehmer zu bitten, sich selbst ein Zeugnis auszustellen, welches dann meist leider ohne genauere Prüfung auf einem Firmenbogen ausgedruckt und kommentarlos unterschrieben wird. Ein kreiertes Beispiel, welches zwar in der Praxis aufgrund der mittlerweile guten Kenntnis von Zeugniscodes kaum vorkommen wird, das aber nicht unerwähnt bleiben darf: Ihr Arbeitnehmer erstellt sich in absoluter Unwissenheit der gängigen Codes ein Zeugnis, welches übersetzt der Note 3 bis 4 oder gar 4 bis 5 entspricht. Sie unterschreiben kommentarlos. Monate später wird der mittlerweile ausgeschiedene Arbeitnehmer auf diesen Fauxpas aufmerksam gemacht und versucht, den Spieß durch einen Gang vor das Arbeitsgericht Seite 8 umzudrehen. Es ist zwar wahrscheinlich, dass Sie in einem solchen Fall keine Konsequenzen befürchten müssen, doch ein genauer und rechtzeitiger Blick erspart Ihnen viel unnötigen Zeitaufwand. Experten Sie fühlen sich als Führungskraft überfordert, und einem Eigenentwurf des Arbeitnehmers trauen Sie nicht? Kostengünstige Expertenhilfe finden Sie im Internet. Um Ihre Pflicht der Zeugniserstellung kommen Sie auf gar keinen Fall herum. Es drohen Zwangsmaßnahmen und Bußgelder. Sollten Sie sich danach immer noch weigern, steht es dem Arbeitsgericht sogar frei, eine Haftstrafe zu verhängen, wenn diese disziplinarischen Schritte keine Wirkung auf Sie zeigen. Selbst wenn es so weit nicht komme muss, die Gerichtskosten belaufen sich schnell auf mehrere 100 Euro und können sogar die Marke der Euro überschreiten. Das LAG Hamm empfiehlt folgende Notenskala (LAG Hamm vom Sa 1077/91): stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erledigt = sehr gute Leistungen stets zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt = gute Leistungen zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt = vollbefriedigende Leistungen stets zu unserer Zufriedenheit erledigt = befriedigende Leistungen zu unserer Zufriedenheit erledigt = ausreichende Leistungen im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit erledigt = mangelhafte Leistungen zu unserer Zufriedenheit zu erledigen versucht = unzureichende Leistungen Ein gutes Zeugnis als Bestechung? Auch wenn man in der Praxis ungern darüber spricht, so entspricht es doch leider den Tatsachen, dass nicht jeder Mitarbeiter gute Leistungen erbringt und dass man sich nicht von jedem Mitarbeiter einfach trennen kann, wenn dieser der Trennung nicht zustimmt. Häufig bietet man dem Mitarbeiter dann Geld in Form einer Abfindung und eventuell ein gutes Zeugnis, um seine künftigen Chancen zu erhöhen. (Quelle: Weuster / Scheer, Arbeitszeugnisse in Textbausteinen)

9 Dieses Procedere ist menschlich ebenso verständlich wie unternehmerisch kurzsichtig. Man verliert nicht nur Geld, sondern erweckt beim zukünftigen Arbeitgeber des oben beschriebenen Mitarbeiters den Anschein, dass man a) entweder keinerlei Urteilsvermögen besitzt oder b) bestechlich ist. Zudem möchte ich es hier etwas ketzerisch als unterlassene Hilfeleistung sowohl gegenüber dem Arbeitnehmer, der zu niedrige Qualifikationen und / oder keinerlei soziale Kompetenz besitzt als auch dem künftigen Arbeitgeber gegenüber bezeichnen, dem man ein Kuckucksei unterjubelt. Wie würden Sie sich als Führungskraft fühlen, wenn Sie ein teures Einstellungsverfahren anstreben, um dann der Täuschung eines solchen Zeugnisses zu erliegen? Fazit: Ja, als Arbeitgeber und Führungskraft sind Sie verpflichtet, ein wohlwollendes Zeugnis auszustellen, doch missverstehen Sie dieses Wort nicht! Wohlwollend bedeutet in diesem Zusammenhang, dass der Aussteller der Wahrheit verpflichtet ist, aber nicht jede Schwäche erwähnen muss. Legen Sie nicht jede Verhaltenskleinigkeit auf die Goldwaage, aber lassen Sie Wesentliches nicht unerwähnt! Formulierungen im Arbeitszeugnis praktischer Leitfaden Arbeitsleistungen, Arbeitserfolge und Arbeitsweisen; Bemühungen des Arbeitnehmers, angemessene Verhaltensweisen, sinnvolles Arbeiten mit Eigeninitiative u.v.m.: Hier nun die gängigsten Formulierungen und ihre Übersetzung in Schulnoten, damit Sie keine unnötigen Fehler begehen. Offenheit versus Code Einige Experten plädieren mittlerweile für eine offene, nicht codierte Sprache und empfehlen die klar verständlichen, fast schon schulischen Beschreibungen der Leistungen als sehr gut, gut, befriedigend, ausreichend, mangelhaft und ungenügend. Andere Experten empfehlen die gängigen Zeugniscodes, die Ihnen eine gewisse Formulierungskunst abverlangen. Die Zeugniscodes beziehen sich auch auf die Reihenfolge und die Verwendung von Negationen. Reihenfolgetechnik Im Normalfall wird beispielsweise das Sozialverhalten zunächst gegenüber dem Vorgesetzten, dann gegenüber den Kollegen, danach gegenüber den Mitarbeitern und zum Schluss gegenüber den Kunden bewertet. Sollten Sie sich nicht an diese codierte Reihenfolge halten und z. B. den Kunden vor dem Vorgesetzten erwähnen, so erweckt diese ungewöhnliche Reihenfolge den Eindruck, dass das Verhalten gegenüber den Kunden sehr freundlich war, gegenüber dem Vorgesetzten aber zu wünschen übrig Seite 9 ließ. Vielleicht handelten Sie aber im obigen Beispiel mit sehr guten Absichten, weil der scheidende Mitarbeiter sehr viel im Kundenkontakt war und Sie den Kunden Ihres Unternehmens höher schätzen als Ihre eigene Person? Auch wenn diese Verschlüsselung durch die Reihenfolge in der Praxis gelegentlich noch vorkommt, sollten Sie wissen, dass diese seit dem Klarheitsgebot von 2003 nicht mehr zulässig ist. Formulierungen, die die Leistung Ihres Mitarbeiters beschreiben (mit freundlicher Genehmigung entnommen von ) Bereitschaft Er zeigte stets ein sehr hohes Maß an Eigeninitiative und Leistungsbereitschaft. Sie zeigte stets eine hohe Leistungsbereitschaft und Pflichtauffassung.

10 Er zeigte Einsatzbereitschaft. Sie zeigte auch Einsatzbereitschaft. Beredtes Schweigen es wird nichts über die Bereitschaft ausgesagt. Befähigung Er verfügt über ein sehr gutes analytisch-konzeptionelles und zugleich pragmatisches Urteils- und Denkvermögen. Sie verfügt über ein gutes analytisch-konzeptionelles und zugleich pragmatisches Urteils- und Denkvermögen. Er bewies Belastbarkeit und Flexibilität. Sie verfügte über eine ausreichende Arbeitsbefähigung. Zu den unabdingbaren Voraussetzungen für diese Funktion gehörten Eigenschaften wie Belastbarkeit, Flexibilität und analytisches Denkvermögen. Fachwissen Aufgrund seines umfangreichen und besonders fundierten Fachwissens erzielte er immer weit überdurchschnittliche Erfolge. Sie wendete ihre guten Fachkenntnisse laufend mit großem Erfolg im Arbeitsgebiet an. Er besitzt ein solides Fachwissen in seinem Fachgebiet. Sie besitzt das erforderliche Fachwissen. Er zeigte bei der Beschäftigung mit den ihm übertragenen Aufgaben das notwendige Fachwissen, das er wiederholt erfolgversprechend einsetzte. Arbeitsweise Die Aufgaben führte er immer äußerst selbstständig, effizient und sorgfältig aus. Die Aufgaben führte sie immer selbstständig, effizient und sorgfältig aus. Die Aufgaben führte er selbstständig, effizient und sorgfältig aus. Die Aufgaben wurden mit Sorgfalt und Genauigkeit ausgeführt. Die Aufgaben wurden im Allgemeinen mit Sorgfalt und Genauigkeit ausgeführt. Leistungszusammenfassung Seine Leistungen fanden stets unsere vollste Zufriedenheit. Ihre Leistungen fanden stets unsere volle Zufriedenheit. Seine Leistungen fanden unsere volle Zufriedenheit. Ihre Leistungen fanden unsere Zufriedenheit. Er war bemüht, die Aufgaben zu unserer Zufriedenheit zu erledigen. Verhalten Sein Verhalten zu Vorgesetzten, Mitarbeitern und Kunden war jederzeit vorbildlich. Ihr Verhalten zu Vorgesetzten, Mitarbeitern und Kunden war einwandfrei. Sein Verhalten zu Kollegen und Vorgesetzten war gut. Seite 10

11 Ihr Verhalten zu Vorgesetzten, Mitarbeitern und Kunden gab zu Beanstandungen keinen Anlass. Sein Verhalten war insgesamt angemessen. Dank / Bedauern Wir bedauern sein Ausscheiden sehr und danken ihm für stets sehr gute Leistungen. Wir bedauern ihr Ausscheiden und danken ihr für die stets guten Leistungen. Wir bedauern sein Ausscheiden und danken für die guten Leistungen. Wir danken für Ihre Mitarbeit. Wir bedanken uns für das Streben nach einer guten Leistung. Zukunfts-/Erfolgswünsche Wir wünschen ihm auf dem weiteren Berufs- und Lebensweg alles e und weiterhin viel Erfolg. Wir wünschen ihr auf dem weiteren Berufs- und Lebensweg alles e und weiterhin Erfolg. Wir wünschen ihm auf dem weiteren Berufs- und Lebensweg alles e und Erfolg. Wir wünschen ihr für die Zukunft alles e. Wir wünschen ihm alles nur erdenklich e, insbesondere auch Erfolg bei den weiteren Bemühungen. Formulierungen für ungenügendes Verhalten Arbeitsleistung Er hat sich bemüht, die ihm übertragenen Arbeiten zu unserer Zufriedenheit zu erledigen. Seite 11 Arbeitserfolg Er bemühte sich um sinnvolle Lösungen. Arbeitsweise Er bemühte sich, seine Aufgaben mit Sorgfalt zu erledigen. Verhalten Er war stets um ein gutes Verhältnis zu Kollegen und Vorgesetzten bemüht. Führungsqualität Er koordinierte die Arbeit seiner Mitarbeiter und gab klare Anweisungen. Er führte straff-demokratisch (pflegte einen autoritären Führungsstil). Weitere Formulierungen mit Übersetzung Die Mitarbeiterin hat sich den gestellten Aufgaben mit Begeisterung gewidmet. Übersetzung: Die Mitarbeiterin war erfolglos. Der Mitarbeiter hat alle aufgetragenen Arbeiten ordnungsgemäß erledigt. Übersetzung: Der Mitarbeiter handelte auf Anweisung, aber ohne jede erkennbare Eigeninitiative. Die Mitarbeiterin hat alle aufgetragenen Arbeiten mit großem Fleiß und Interesse erledigt. Übersetzung: Mangelnde Tüchtigkeit Der Mitarbeiter hat für alle Arbeiten Verständnis gezeigt. Übersetzung: Der Mitarbeiter war faul. Unzulässige Formulierungen mit Übersetzung Die Mitarbeiterin war sehr gesellig und trug stets zur Verbesserung des Betriebsklimas bei. Übersetzung: Die Mitarbeiterin war oft alkoholisiert. Der Mitarbeiter war kontaktfreudig und bei den Mitarbeitern sehr beliebt. Übersetzung: Der Mitarbeiter hat lieber geklatscht als gearbeitet. Der Mitarbeiter hat für die Belange der Belegschaft stets Einfühlungsvermögen bewiesen. Übersetzung: Der Mitarbeiter suchte intime Kontakte bei Betriebsangehörigen.

12 Weitere mögliche, aber mit Skepsis zu deutende Geheimzeichen Ein links neben der Unterschrift vorgenommener senkrechter Strich (sieht aus wie ein Ausrutscher) signalisiert: ist Mitglied einer Gewerkschaft. Ein kleines Häkchen nach rechts bzw. links (sieht aus wie ein Ausrutscher) signalisiert: ist Mitglied einer rechtsstehenden bzw. linksstehenden Partei. Die unterstrichene Telefon-Durchwahlummer des Zeugnisausstellers signalisiert: Ich bin zu weiteren telefonischen Auskünften bereit, die ich aus rechtlichen Gründen hier nicht erwähnen konnte. Nach einem Urteil des LAG Frankfurt / Main vom ist die Leistungsbewertung hat die ihr / ihm übertragenen Arbeiten zu unserer Zufriedenheit erledigt. als unterdurchschnittliche, aber ausreichende Leistung zu verstehen. Mit der Floskel Wir bestätigen, dass Herr X die Aufgaben, die wir ihm übertrugen, stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erledigt hat., wird dem Leser die Botschaft übermittelt, dass der Arbeitgeber auf Drängen des Arbeitnehmers eine sehr gute Beurteilungsform wählte. Tatsächlich hat der Arbeitnehmer keine Eigeninitiative entwickelt, sondern nur auf Anweisung des Arbeitgebers seine Aufgaben erledigt. Darf es auffällige Zeichen im Zeugnis geben (z. B. Gänsefüßchen, Kursivschrift etc)? Das Zeugnis darf keine Streichungen, Ausbesserungen, Flecken, Geheimzeichen oder ähnliche Merkmale haben. Es darf nichts unterstrichen, kursiv gesetzt oder in Gänsefüßchen gesetzt werden, es sei denn, diese Gestaltungsmerkmale haben nichts mit der Aussage des Zeugnisses zu tun. Die Überschrift Zeugnis darf sehr wohl fett geschrieben sein. Hervorhebungen durch Ausrufezeichen (!) oder Fragezeichen (?), insbesondere solche in Klammern, wie hier demonstriert, sind verboten. Wichtige Urteile zu Zeichen im Zeugnis finden Sie unter: Urteil über den Beurteilungsspielraum Die Formulierung von Werturteilen in einem Zeugnis ist Sache des Arbeitgebers. Sie lässt sich nicht bis in die Einzelheiten regeln und vorschreiben. Ein Beurteilungsspielraum ist unvermeidlich. (BAG vom AZR 720/75) Trotz aller Regelungen bleibt ein gewisses Unbehagen auf beiden Seiten bestehen. Sollten Sie sich als Arbeitgeber unsicher sein, lassen Sie sich beraten. Seite 12