Sparkasse Freiburg-Nördlicher Breisgau. Die Vorbereitung: Ihr aktueller Zahlungsverkehr

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1 Die Vorbereitung: Ihr aktueller Zahlungsverkehr Überprüfen Sie den Zahlungsverkehr Ihres Vereins: Zahlungen beleghaft Zahlungen per Diskette oder Datenträger Zahlungen ausschließlich online SEPA-Lastschriften können ausschließlich online eingereicht werden. Die Einreichung von Belegen oder eines Datenträgers (Diskette, USB-Stick, CD) mit SEPA-Lastschriften wird nicht unterstützt. Überprüfen Sie die SEPA-Fähigkeit des Vereinsverwaltungsprogrammes: Das Programm unterstützt den SEPA-Zahlungsverkehr. Die Hinterlegung der Gläubiger-ID des Vereins ist möglich. Eine Mandatsverwaltung ist vorhanden. Im Zweifel kontaktieren Sie den Programmhersteller oder fragen Sie Ihre Sparkasse Freiburg-Nördlicher Breisgau nach der SEPA-fähigen Vereinsverwaltung SPG (www.spg-direkt.de). Prüfen Sie, ob die Einzugsermächtigungen der Vereinsmitglieder unterschrieben vorliegen: teilweise ja nein Die heutige Einzugsermächtigung: Durch die Änderung der Lastschriftbedingungen aller Deutschen Kreditinstitute (gültig ab ) erkennen die Lastschriftempfänger an, dass Sie die von ihren Mitgliedern unterschriebene Einzugsermächtigungen auch als SEPA-Basislastschriftmandat weiter nutzen dürfen. Sie müssen keine neuen SEPA-Lastschriftmandate von Ihren Vereinsmitgliedern einholen. Prüfen Sie, ob in Ihrem Verein außer den Einzügen der Mitgliedsbeiträge noch weitere Lastschrifteinzüge durchgeführt werden (z.b: Zusatzbeiträge einzelner Abteilungen, Fördervereine von Abteilungen, etc.): Lastschrifteinzüge 1: Einzug der Mitgliedsbeiträge Lastschrifteinzüge 2: Lastschrifteinzüge 3: Erstellen Sie einen Zeit- und Umsetzungsplan für die SEPA-Umstellung Ihres Vereins und benennen Sie zuständige Beteiligte und Verantwortliche. Notizen:

2 Die Umstellung: Der neue SEPA-Zahlungsverkehr Fordern Sie die Gläubiger-Identifikationsnummer für Ihren Verein online bei der Deutschen Bundesbank an und hinterlegen Sie diese in Ihrem Zahlungsverkehrsprogramm/Vereinsprogramm. Die Gläubiger-Identifikationsnummer: Beantragung ausschl. online bei der Deutschen Bundesbank: https://extranet.bundesbank.de/scp/ Dauer: ca. drei Geschäftstage Jede rechtlich eigenständige Person benötigt eine eigene Gläubiger-ID (Beispiel: Hauptverein e.v. / Förderverein e.v.) Die Gläubiger-Identifikationsnummer wird im Vereinsprogramm/Zahlungsverkehrsprogramm hinterlegt und ab dann jeder SEPA-Lastschrift automatisch beigesteuert. Schließen Sie eine neue Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Basislastschriften mit Ihrem Kundenberater der Spk. Freiburg-Nördl. Brsg. Rechnen Sie Ihre nationalen Bankverbindungen (Kontonummer/Bankleitzahl) in IBAN und BIC um. Falls Ihre Vereinsverwaltung eine automatische Umrechnung Ihrer Bankverbindungen nicht unterstützt, nutzen Sie unsere kostenlose Umstellungshilfe auf Der SEPA-Account-Converter: Ein Programm zur Einzelumrechnung oder Massenumrechnung aller deutschen Bankverbindungen Schaffen Sie die vertragliche Grundlage für Ihre Beitragseinzüge, bei denen Ihnen keine unterschriebene Einzugsermächtigung vorliegt. Holen Sie eine Einzugsermächtigung ein, wenn Sie Ihre Beitrage vorerst weiterhin per Einzugsermächtigungslastschrift einziehen. Diese können Sie ab dem Zeitpunkt der Umstellung als SEPA- Lastschriftmandat weiternutzen. Holen Sie heute schon SEPA-Lastschriftmandate ein, wenn Ihr Vereinsverwaltungsprogramm das SEPA- Verfahren bereits unterstützt. Mit diesen Mitgliedern können Sie dann schon das neue Lastschriftverfahren testen. Entwerfen Sie neue SEPA-Lastschriftmandate. Integrieren Sie diese ggf. in Ihre Beitrittserklärungen. Mandatsvorlagen finden Sie unter: oder im Anhang dieser Checkliste. Bitte beachten Sie: Wenn Sie das SEPA-Basis-Lastschriftmandat auf Ihre Beitrittserklärungen mit aufnehmen, benötigen Sie von Ihrem Mitglied zwei Unterschriften (eine Unterschrift für den Beitritt in Ihren Verein und eine eigene Unterschrift für das SEPA-Lastschriftmandat). Mandate die 36 Monate nicht genutzt wurden, sind nicht mehr gültig.

3 Vergeben Sie für jedes SEPA-Lastschriftmandat eine eindeutige Mandatsreferenz. Die Mandatsreferenz (bis zu 35 Stellen lang, alphanumerisch, keine Sonderzeichen) wird von Ihrem Verein vergeben. Durch die Gläubiger-ID des Vereins und die Mandatsreferenz des Vereinsmitglieds ist jedes SEPA- Lastschriftmandat eindeutig. Der Verein benötigt eine Verwaltung seiner SEPA-Lastschriftmandate. Diese sollte z.b. beherrschen: - Erkennung eines verfallenen Mandates nach 36 Monaten Nicht-Nutzung - Steuerung des Vorlagemerkmals (einmalig, erstmalig, wiederkehrend, letztmalig) - Prüfung der Mandatsreferenz auf Doppelvergabe - evtl. automatisierte Vergabe einer Mandatsreferenz (z.b. Mitgliedsnummer, fortlaufend) - evtl. elektronische Archivierung von Mandaten zur schnellen und einfachen Vorlage bei Lastschriftrückgaben nach Ablauf der 8-Wochen-Frist Informieren Sie Ihr Vereinsmitglied über den ersten Einzug per SEPA-Lastschrift. Bei bestehender Einzugsermächtigung: Ankündigung des Verfahrenswechsels Mitteilung der Gläubiger-Identifikationsnummer Mitteilung der Mandatsreferenz Bei erstmaligem SEPA-Lastschrifteinzug Mitteilung: des Betrages des Belastungstermins der Erstlastschrift der Gläubiger-ID der Mandatsreferenz Diese Ankündigung muss mindestens 14 Tage vorher erfolgen, sofern keine andere Frist vertraglich vereinbart ist (z.b. in der Beitrittserklärung, im Mandat oder in den AGB). Die Ankündigung der Erstlastschrift muss schriftlich erfolgen, z.b. per Anschreiben, Mail oder Fax. Eine Ankündigung der Erstlastschrift z.b. über den Kontoauszug ist zulässig (z.b. Beitragseinzug 2013) Bitte beachten Sie dabei, dass der Beitragseinzug Ihres Vereins ab bereits über SEPA-Lastschriften erfolgen muss. Die Information über den Kontoauszugstext muss also unter Umständen schon beim Beitragseinzug 2013 erfolgen. Im Anhang zeigen wir Ihnen ein Praxisbeispiel, wie Sie Ihre Mitglieder informieren können, ohne diese anzuschreiben. Leiten Sie Ihren Beitragseinzug im SEPA-Format unter Beachtung folgender Vorlauffristen an die Sparkasse Freiburg-Nördlicher Breisgau weiter: Erst- oder Einzel-Lastschrift: spätestens sechs Bankarbeitstage vorher (14.00 Uhr) Folge-Lastschrift: spätestens drei Bankarbeitstage vorher (14.00 Uhr) Bitte beachten Sie, dass SEPA-Lastschriften ausschließlich online eingereicht werden können. Archivieren Sie Ihre SEPA-Lastschriftmandate oder Ihre jetzigen Einzugsermächtigungen im Original für mindestens 14 Monate nach dem letztmaligen Lastschrifteinzug. Notizen:

4 Anhang 1: Ein praktisches Beispiel für die Umstellung auf den SEPA-Lastschrifteinzug Schritt 1: Der letzte Beitragseinzug per Einzugsermächtigung Schritt 2: Der Kontoauszug Ihres Vereinsmitglieds: Schritt 3: Beitragseinzug 2014 erstmalig per SEPA-Lastschrift (Beispiel Sfirm) Die SEPA-Basislastschrift Das SEPA-Basis-Lastschrift-Mandat

5 Anhang 2: Textvorlage für ein SEPA-Lastschriftmandat

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