Lastschrifteinzüge 2:... Lastschrifteinzüge 3:...

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1 Die Vorbereitung: Ihr aktueller Zahlungsverkehr Notizen: Überprü fen Sie den Zahlungsverkehr Ihres Vereins: Zahlungen beleghaft Zahlungen per Diskette oder Datenträger Zahlungen ausschließlich online SEPA-Lastschriften können ausschließlich online eingereicht werden. Die Einreichung von Belegen oder eines Datenträgers (Diskette/USB-Stick, CD) mit SEPA-Lastschriften wird nicht unterstützt. Überprü fen Sie die SEPA-Fähigkeit des Vereinsverwaltungsprogrammes: Das Programm unterstützt den SEPA-Zahlungsverkehr Die Hinterlegung der Gläubiger ID des Vereins ist möglich Eine Mandatsverwaltung ist vorhanden Im Zweifel kontaktieren Sie den Programmhersteller. Prüfen Sie, ob die Einzugsermächtigungen der Vereinsmitglieder unterschrieben vorliegen. teilweise ja nein Die heutige Einzugsermächtigung: Durch die Änderung der Lastschriftbedingungen aller deutschen Kreditinstitute (gü ltig seit ) erkennen die Lastschriftempfänger an, dass Sie die von Ihren Mitgliedern unterschriebenen Einzugsermächtigungen auch als SEPA-Basislastschriftmandat weiter nutzen dü rfen. b Sie müssen keine neuen SEPA-Lastschriftmandate von Ihren Vereinsmitgliedern einholen. Prüfen Sie, ob in Ihrem Verein außer den Einzü gen der Mitgliedsbeiträge noch weitere Lastschrifteinzü ge durchgeführt werden (z.b: Zusatzbeiträge einzelner Abteilungen, Fördervereine von Abteilungen). Lastschrifteinzüge 1: Einzug der Mitgliedsbeiträge Lastschrifteinzüge 2: Lastschrifteinzüge 3: Erstellen Sie einen Zeit- und Umsetzungsplan fü r die SEPA-Umstellung Ihres Vereins und benennen Sie zuständige Beteiligte und Verantwortliche

2 Die Umstellung: Der neue SEPA-Zahlungsverkehr Fordern Sie die Gläubiger-ID für Ihren Verein online bei der Deutschen Bundesbank an und hinterlegen Sie diese in Ihrem Vereinsprogramm/Zahlungsverkehrsprogramm. Die Gläubiger-Identifikationsnummer: b Beantragung ausschl. online bei der Deutschen Bundesbank: b Dauer: ca. 3 Geschäftstage b jede rechtlich eigenständige Person benötigt eine eigene Gläubiger-ID (Beispiel: Hauptverein e.v. / Förderverein e.v.) Die Gläubiger-Identifikationsnummer wird im Vereinsprogramm / Zahlungsverkehrsprogramm hinterlegt und ab dann jeder SEPA-Lastschrift automatisch beigesteuert. Schließen Sie eine neue Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Basislastschriften mit der Sparkasse Schwarzwald-Baar. Bitte die Mitteilung der Bundesbank über die Zuteilung der Gläubiger-ID vorlegen. Rechnen Sie Ihre nationalen Bankverbindungen (Kontonummer/Bankleitzahl) in IBAN und BIC um. Falls Ihre Vereinsverwaltung eine automatische Umrechnung Ihrer Bankverbindungen nicht unterstützt, nutzen Sie unsere kostenlose Umstellungshilfe auf Der SEPA-Account-Converter: Ein Programm zur Einzelumrechnung oder Massenumrechnung aller deutschen Bankverbindungen Schaffen Sie die vertragliche Grundlage für Ihre Beitragseinzü ge, bei denen Ihnen keine unterschriebene Einzugsermächtigung vorliegt. b Holen Sie eine Einzugsermächtigung ein, wenn Sie Ihre Beiträge vorerst weiterhin per Einzugsermächtigungslastschrift einziehen. Diese können Sie ab dem Zeitpunkt der Umstellung als SEPA-Lastschriftmandat weiter nutzen b Holen Sie heute schon SEPA-Lastschriftmandate ein, wenn Ihr Vereinsverwaltungsprogramm das SEPA-Verfahren bereits unterstützt. Mit diesen Mitgliedern können Sie dann schon das neue Lastschriftverfahren nutzen Entwerfen Sie neue SEPA-Lastschriftmandate. Integrieren Sie diese ggf. in Ihre Beitrittserklärungen. Mandatsvorlagen finden Sie unter: oder im Anhang dieser Checkliste. Bitte beachten Sie: Wenn Sie das SEPA-Basis-Lastschriftmandat auf Ihre Beitrittserklärungen mit aufnehmen, benötigen Sie von Ihrem Mitglied zwei Unterschriften (eine Unterschrift für den Beitritt in Ihren Verein und eine eigene Unterschrift für das SEPA-Lastschriftmandat). Übrigens: Mandate, die 36 Monate nicht genutzt wurden, sind nicht mehr gü ltig.

3 Notizen: Vergeben Sie für jedes SEPA-Lastschriftmandat eine eindeutige Mandatsreferenz. Die Mandatsreferenz (bis zu 35 Stellen lang, alphanumerisch, keine Sonderzeichen) wird von Ihrem Verein vergeben. Durch die Gläubiger-ID des Vereins und die Mandatsreferenz des Vereinsmitglieds ist jedes SEPA- Lastschriftmandat eindeutig. Der Verein benötigt eine Verwaltung seiner SEPA-Lastschriftmandate. Diese sollte z.b. beherrschen: - Erkennung eines verfallenen Mandates nach 36 Monaten Nicht-Nutzung - Steuerung des Vorlagemerkmals (einmalig, erstmalig, wiederkehrend, letztmalig) - Prü fung der Mandatsreferenz auf Doppelvergabe - evtl. automatisierte Vergabe einer Mandatsreferenz (z.b. Mitgliedsnummer, fortlaufend) - evtl. elektronische Archivierung von Mandaten zur schnellen und einfachen Vorlage bei Lastschriftrü ckgaben nach Ablauf der 8-Wochen-Frist Informieren Sie Ihr Vereinsmitglied ü ber den ersten Einzug per SEPA-Lastschrift. Bei bestehender Einzugsermächtigung: Ankündigung des Verfahrenswechsels Mitteilung der Gläubiger-Identifikationsnummer Mitteilung der Mandatsreferenz Mitteilung des Belastungstermins der Erstlastschrift Diese Ankü ndigung muss mindestens 14 Tage vorher erfolgen, sofern keine andere Frist vertraglich vereinbart ist (z.b. in der Beitrittserklärung, im Mandat oder in der AGB Beitragsordnung). Die Ankündigung der Erstlastschrift muss schriftlich erfolgen, z. B: Brief, Mail, Fax. Eine Ankü ndigung der Erstlastschrift in 2014 z.b. über den Kontoauszug ist zulässig (z.b. Beitragseinzug 2013). Bitte beachten Sie, dass der Beitragseinzug Ihres Vereins ab ü ber SEPA-Lastschriften erfolgen muss. Die Information ü ber den Kontoauszugstext muss also schon beim Beitragseinzug 2013 erfolgen. Im Anhang zeigen wir Ihnen ein Praxisbeispiel, wie Sie Ihre Mitglieder informieren können, ohne diese anzuschreiben. Leiten Sie Ihren Beitragseinzug im SEPA-Format unter Beachtung folgender Vorlauffristen an die Sparkasse Schwarzwald-Baar weiter: Erst- oder Einzel-Lastschrift: spätestens 6 Bankarbeitstage vorher (bis Uhr). Folge-Lastschrift: spätestens 3 Bankarbeitstage vorher (bis Uhr). Bitte beachten Sie, dass SEPA-Lastschriften ausschließlich online eingereicht werden können. Archivieren Sie Ihre SEPA-Lastschriftmandate oder Ihre jetzigen Einzugsermächtigungen im Original fü r mindestens 14 Monate nach dem letztmaligen Lastschrifteinzug

4 Anhang 1: Ein Beispiel für die Umstellung auf den SEPA-Lastschrifteinzug Schritt 1: Der letzte Beitragseinzug per Einzugsermächtigung Schritt 2: Der Kontoauszug Ihres Vereinsmitglieds G I R O P L U S B L Z K O N T O A U S Z U G N R. 5 S P A R K A S S e S c h w A R Z w A L d - B A A R da T U M e R L Ä U T e R U N G e N we R T Be T R A G K O N T O S T A N d I N e U R A M , 1 3 e U R L A S T S c h R I F T e I N L Ö S U N G 3 5, M U S T e R V e R e I N e. V , 0 0 e U R M I T G L I e d MU S T e R M A N N J A h R e S B e I T R A G h I N w e I S : Be I T R A G S e I N Z U G A M Pe R S e P A - L A S T S c h R I F T U N S e R e G L Ä U B I G e R - I d d e 9 8 Z Z Z I h R e M A N d A T S N U M M e R Schritt 3: Beitragseinzug 2014 erstmalig per SEPA-Lastschrift (Beispiel SFirm) Die SEPA-Basislastschrift Das SEPA-Basis-Lastschrift-Mandat Das Datum der Anku ndigung des Verfahrenswechsels ( = Beitragseinzug 2013) Anhang 2: Textvorlage fu r ein SEPA-Lastschriftmandat

5 Anhang 2: Textvorlage für ein SEPA-Lastschriftmandat

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