VIBSS Angebote vor Ort

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1 Qualifizierung im Sport VIBSS Angebote vor Ort Informationsveranstaltungen Fachvorträge KURZ UND GUT Seminare Tagesseminare und VM-Zirkel Ausschreibung 2014 (Stand )

2 Qualifizierung im Sport VIBSS-Angebote vor Ort Ansprechpartner beim Landessportbund Nordrhein-Westfalen Mit der Dezentralisierung der Qualifizierung werden seit 2010 auch die Hilfe zur Selbsthilfe - Angebote vor Ort organisiert. Die Vereinsberatungen und alle Veranstaltungen zu den Themenbereichen Versicherungen und Prävention sexualisierte Gewalt werden weiterhin zentral über den Landessportbund NRW bearbeitet. Die Ausschreibung erfolgt über separate Veröffentlichungen. Die Informationsveranstaltungen, Fachvorträge, KURZ UND GUT Seminare, Tagesseminare und VM-Zirkel werden in der Regel vor Ort eigenständig organisiert. Falls das nicht möglich ist, unterstützt der Landessportbund über seine Zentrale die Organisation der Angebote. Weitere Informationen zu allen VIBSS-Angeboten vor Ort erhalten Sie über den Service Qualifizierung Telefon: vibss@lsb-nrw.de Inhaltliche Fragestellungen, Fragen zum Referenten/inneneinsatz, sowie zur Ablauforganisation beantworten Christoph Becker, Tel und Karin Dziwisch, Tel Impressum Herausgeber: Redaktion/Inhalte: Landessportbund Nordrhein-Westfalen e.v. Postfach , Duisburg Christoph Becker, Freia Dorna, Dietmar Fischer, Ulrich van Oepen Stand:

3 Inhalt 1. VIBSS-Angebote vor Ort 2. Angebotsbeschreibung 2.1 Vereinsinformation Informationsveranstaltungen Fachvorträge 2.2 Vereinsschulung KURZ UND GUT Seminare Tagesseminare VM-Zirkel 3. Angebotsübersicht 3.1 Rahmenbedingungen Vereinsinformation 3.2 Rahmenbedingungen Vereinsschulung 3.3 Anforderungen im Rahmen der Sponsoringvereinbarung mit WestLotto 4. Organisation der Veranstaltungen 4.1 Flächendeckung und Kooperation zwischen Bünden und Verbänden 4.2 Kooperationen vor Ort 4.3 Referent/innenliste und Absprachen mit den/der Referenten/in 4.4 Organisation vor Ort, Dokumentation, Zuschuss und Abrechnung 4.5 Material-Service NRW 5. Arbeitsfelder, Themenbereiche und Einzelthemen 6. Themen für KURZ UND GUT - Seminare 7. Ausschreibungstexte für KURZ UND GUT Seminare Anhang: Praktische Hinweise (Erfahrungen) 1. Checkliste/Zeitplan (Organisationsübersicht) 2. Öffentlichkeitsarbeit und Anmeldeverfahren 3. Anreisehinweis, Ausschilderung und Empfangssituation 3

4 1. VIBSS-Angebote vor Ort Der Landessportbund Nordrhein-Westfalen und seine Partner bieten über das Vereins- Informations-, Beratungs- und Schulungs-System VIBSS verschiedene Veranstaltungsformen an, die von autorisierten Referenten/innen vor Ort durchgeführt werden: Informationsveranstaltungen Fachvorträge KURZ UND GUT Seminare Tagesseminare und VM-Zirkel Die Philosophie dieser Angebote folgt dem Leitbild Hilfe zur Selbsthilfe, d. h. die Veranstaltungen sollen eine erste Orientierung und Unterstützung bieten. Sie greifen aktuelle und brennende Fragen der Vereinsarbeit auf und liefern entsprechende Hilfestellungen. Die Themen und Inhalte entsprechen den Arbeitsfeldern des Vereinsmanagements: Vereinsentwicklung und Marketing Vereinsführung und Mitarbeiterentwicklung Finanzen, Steuern, Recht, Versicherungen Sportorganisation und Vereinsverwaltung Die Stadt- und Kreissportbünde, die Stadt- und Gemeindesportverbände, Fachverbände und Großvereine können die VIBSS-Angebote vor Ort als Partner im Verbundsystem des Sports in ihrem eigenen Namen durchführen und sich so als Dienstleister für ihre Vereine und Mitglieder präsentieren. 4

5 2. Angebotsbeschreibung 2.1 Vereinsinformation Informationsveranstaltungen Bei einer Informationsveranstaltung werden aktuelle Fachinformationen zum Vereinsmanagement in Vortragsform bedarfsorientiert an die Führungskräfte und Mitarbeiter der Sportvereine weitergegeben. Anschließend wird die Möglichkeit eröffnet, gezielte Nachfragen zu stellen. Dieses Angebot hat einen kürzeren Zeitrahmen als die KURZ UND GUT - Seminare (siehe 2.3.1) und ist nicht als Schulungsmaßnahme zu verstehen, denn auf die Bearbeitung von Anwendungsaufgaben in Work-Shops wird verzichtet Fachvorträge Mit einem Fachvortrag werden zwei Ziele verfolgt: Bedarfsorientierte Vermittlung von aktuellen Fachinformationen in Vortragsform und Erhöhung des Bekanntheitsgrades der Qualifizierung vor Ort direkt bei den Führungskräften und Mitarbeitern der Sportvereine. Die Fachvorträge sind ideal, um die Attraktivität einer Mitgliederversammlung eines Stadt- bzw. Kreissportbundes, Stadt- bzw. Gemeindesportverbandes oder Fachverbandes zu erhöhen. 5

6 2.2 Vereinsschulung KURZ UND GUT Seminare Unter dem Titel KURZ UND GUT werden Kompaktseminare für Führungskräfte und Mitarbeiter/innen von Sportvereinen angeboten. Ziel der Kompaktseminare ist es, in gebündelter Form Grundlagenwissen zu wichtigen Themen des Vereinsmanagements zu vermitteln. Durch die Bearbeitung von Anwendungsaufgaben oder Fallbeispielen in kleinen Work-Shops werden schon während des Seminars konkrete Umsetzungsmöglichkeiten für die Vereinspraxis eröffnet Tagesseminare Zu unterschiedlichen Themen können ergänzend zu den zentralen Lehrgängen Tagesseminare vor Ort durchgeführt werden, die dezentral modulare Lizenzausbildungen (ebenso wie Zirkel und KURZ UND GUT-Seminare) ermöglichen VM-Zirkel In einem VM-Zirkel trifft sich eine Gruppe von Vereinsmanagern regelmäßig zwei- bis viermal jährlich, um jeweils vereinbarte Themen des Vereinsmanagements zu bearbeiten. Zeit, Inhalt und Form sind den KURZ UND GUT Seminaren angeglichen, aber diese Seminarform stellt eine fortlaufende Serie mit einem festen Kreis von Teilnehmenden dar. 6

7 3. Angebotsübersicht 3.1 Rahmenbedingungen Vereinsinformation Angebot Infoveranstaltung Fachvortrag Veranstaltungscharakter Vortragsveranstaltung Kurzvortrag Dauer 1 ½ bis 3 Std. 30 bis 90 min. (incl. VIBSS- Präsentation) Teilnehmer/- 12 bis bis 100 Innen Zielgruppe Vereinsführungskräfte Vereinsführungskräfte Themen (-bereiche) Vereinsmanagement, frei wählbar, z. T. standardisiert Vereinsmanagement, frei wählbar mögliche Anbieter Organisation Förderungsvoraussetzungen, Qualitätskriterien Bearbeitung über ProQua Ankündigung als VIBSS- Fachvortrag (Veranstaltungstitel, VIBSS-Logo) Einbindung einer VIBSS- Präsentation vom LSB NRW autorisierte/r Referent/in Vergütung nach Honorarordnung nach Standards und Konzeptionen ausschließlicher Einsatz von LSB-autorisierten Materialien Einbindung der Kooperationspartner Beteiligung am Qualitätsmanagement keine Relevanz Vereinsmanagerlizenz Teilnahme - gebühren SSB/KSB, SSV/GSV Fachverbände Großvereine vor Ort organisiert Ausschreibung an Mitgliedsvereine Ausschreibungstexte werden ggf. vom LSB zur Verfügung gestellt Dokumentation und Abrechnung über ProQua Bearbeitung über ProQua Ausschreibung als VIBSS- Veranstaltung (Veranstaltungstitel, VIBSS-Logo) vom LSB NRW autorisierte/r Referent/in Vergütung nach Honorarordnung nach Standards und Konzeptionen ausschließlicher Einsatz von LSBautorisierten Materialien Einbindung der Kooperationspartner Beteiligung am Qualitätsmanagement keine Relevanz können vom Veranstalter erhoben werden SSB/KSB, SSV/GSV Fachverbände Großvereine vor Ort organisiert (i. d. R. im Rahmen einer Mitgliederversammlung) Einladung der Mitgliedsvereine Dokumentation und Abrechnung über ProQua können vom Veranstalter erhoben werden 7

8 3.2 Rahmenbedingungen Vereinsschulung mögliche Anbieter SSB/KSB, (SSV/GSV) Fachverbände Großvereine Organisation vor Ort organisiert Ausschreibung an Mitgliedsvereine Ausschreibungstexte werden vom LSB zur Verfügung gestellt Dokumentation und Abrechnung über ProQua vor Ort organisiert Ausschreibung an Mitgliedsvereine Ausschreibungstexte werden ggf. vom LSB zur Verfügung gestellt Dokumentation und Abrechnung über Pro- Qua Bearbeitung über ProQua (SSV/GSV über KSB) Ausschreibung als KURZ UND GUT - Seminar vom LSB NRW autorisierte/r Referent/in Vergütung nach Honorarordnung nach Standards und Konzeptionen ausschließlicher Einsatz von LSB-autorisierten Materialien Einbindung der Kooperationspartner Beteiligung am Qualitätsmanagement 4 LE werden für die VM- C-Lizenz anerkannt können vom Veranstalter erhoben werden Förderungsvoraussetzungen, Qualitätskriterien Vereinsmanagerlizenz Teilnahme - gebühren Bearbeitung über ProQua (SSV/GSV über KSB) Ausschreibung als KURZ UND GUT - Seminar vom LSB NRW autorisierte/r Referent/in Vergütung nach Honorarordnung nach Standards und Konzeptionen ausschließlicher Einsatz von LSB-autorisierten Materialien Einbindung der Kooperationspartner Beteiligung am Qualitätsmanagement 4 LE werden für die VM-C- Lizenz anerkannt können vom Veranstalter erhoben werden SSB/KSB, SSV/GSV Fachverbände vor Ort organisiert Ausschreibung an Mitgliedsvereine Ausschreibungstexte werden ggf. vom LSB zur Verfügung gestellt Dokumentation und Abrechnung über ProQua Bearbeitung über ProQua Ausschreibung als VIBSS- Veranstaltung (Veranstaltungstitel, VIBSS-Logo) vom LSB NRW autorisierte/r Referent/in Vergütung nach Honorarordnung nach Standards und Konzeptionen ausschließlicher Einsatz von LSB-autorisierten Materialien Einbindung der Kooperationspartner Beteiligung am Qualitätsmanagement 4 bis 10 LE werden für die VM-C-Lizenz anerkannt können vom Veranstalter erhoben werden Angebot KURZ UND GUT Tagesseminar VM-Zirkel Seminar Veranst.- Kompaktseminar Seminar/Lehrgang Kompaktseminar charakter Dauer i.d.r. werktags 18:00 bis 22:00 Uhr (4 Std.) 6 bis 10 Lerneinheiten i.d.r. werktags 18:00 bis 22:00 Uhr (4 Std.) Teilnehmer/- 12 bis bis bis 25, fester TN-Kreis Innen Zielgruppe Vereinsführungskräfte Vereinsführungskräfte Vereinsführungskräfte Themen (-bereiche) nur die standardisierten Themen für K&G-Seminare nur die standardisierten Themen für VM-Lehrgänge Vereinsmanagement, frei wählbar, z. T. standardisiert SSB/KSB, (SSV/GSV) Fachverbände 8

9 3.3 Anforderungen im Rahmen der Sponsoringvereinbarung mit WestLotto Aufstellung eines Roll-Ups von WestLotto (wird kostenlos zur Verfügung gestellt) Aufstellung eines der beiden Roll-Ups Überblick Qualifizierungswege und/oder VIBSS- Angebote (werden kostenlos zur Verfügung gestellt) Sicherung der Intro-Botschaft von WestLotto über PowerPoint-Charts und den West- Lotto-Film (inklusive Sound/Ton) zu Beginn der Veranstaltung (Bestandteil aller standardisierten PowerPointPräsentationen) Bei allen Infopapieren: Verwendung von Deckblatt und Rückseite mit Logo/Botschaft von WestLotto (s. Materialdatenbank) 9

10 4. Organisation der Veranstaltungen 4.1 Flächendeckung und Kooperation zwischen Bünden und Verbänden o Die Planung und Organisation von Infoveranstaltungen, Fachvorträgen, KURZ UND GUT Seminaren, Tagesseminaren und VM-Zirkeln erfolgt vor Ort in der Regeldurch die SSB/KSB. o Die KSB sollten die Veranstaltungen im Kreisgebiet so koordinieren und verteilen, dass nach Möglichkeit bei jedem SSV/GSV eine Veranstaltung pro Jahr durchgeführt wird. Aus den Erfahrungen der Vorjahre hat sich folgende Aufgabenteilung zwischen KSB und SSV/GSV als ideal herausgestellt: KSB: - Gesamtkoordinierung aller Ver- SSV/GSV: - Zusammenarbeit mit der ört- anstaltungen im Kreisgebiet lichen Presse (Voran- - kreisweite Ausschreibung der kündigungen und Nach- Veranstaltungen berichterstattung) und den - Entgegennahme der Anmeldun- Vereinen vor Ort gen und Steuerung der Teilnehmer-/innen-Zahl o Bei Organisation durch einen SSV/GSV, Fachverband oder Großverein ist die geplante Veranstaltung mit dem jeweiligen SSB/KSB abzustimmen und die Bearbeitung in Pro- Qua sicher zu stellen. 4.2 Kooperationen vor Ort Kooperationen mit Partnern vor Ort sind ausdrücklich erwünscht solange die Werbung der Partner/Sponsoren des Landessportbundes akzeptiert werden. 4.3 Referenten/innenliste und Absprachen mit den Referenten/innen o Die Veranstaltungen werden ausschließlich mit Referenten/innen aus dem LSB-Team durchgeführt, die in der Referenten/innenliste bzw. in ProQua für das jeweilige Thema autorisiert sind. o Das Honorar und die Fahrtkosten werden nach der Honorarordnung des Landessportbundes vom Veranstalter ausgezahlt/abgerechnet (gültig seit dem ). Honorarordnung in der neuen Materialdatenbank: 10

11 o Bitte setzen Sie sich bei allen VIBSS Angeboten vor Ort unbedingt ca. zwei Wochen vor der Veranstaltung mit dem/der Referenten/in in Verbindung, um Anreise, Medienausstattung und ggf. eine Übernachtungsmöglichkeit abzustimmen. Bei allen VIBSS- Angeboten vor Ort ist der Einsatz eines Beamers zur Darstellung einer Power Point Präsentation verpflichtend. o Sollten Sie eine Veranstaltung absagen müssen, z. B. weil die Mindestteilnehmer/innen-Zahl voraussichtlich nicht erreicht wird (vgl. 3. Rahmenbedingungen), informieren Sie bitte den/die Referenten/in spätestens 8 Tage vor dem Termin, sonst müssen Sie dem/der Referenten/in eine Ausfallentschädigung zahlen. 4.4 Organisation vor Ort, Dokumentation, Zuschuss und Abrechnung o Nach der Terminabsprache mit einem/er Referenten/in sollten Sie Ihre Veranstaltungen mit Thema und Termin mit einem Vorlauf von mindestens einem Monat in ProQua eingeben und im Qualifizierungsportal veröffentlichen. o Infoveranstaltungen, Fachvorträge, KURZ UND GUT-Seminare, Tagesveranstaltungen und VM-Zirkel werden vom Landessportbund mit 60,- pro Lerneinheit (LE) bezuschusst. Die Bezuschussung richtet sich nach der Honorarordnung des Landessportbundes NRW, einzusehen unter o Die Zuschüsse müssen spätestens innerhalb eines Monats nach Beendigung der Maßnahmen beantragt werden bei allen Vereinsschulungen unter Vorlage einer unterschriebenen Teilnehmer/innen-Liste (aus ProQua generiert). Die Unterlagen gehen an den Service Qualifizierung. 11

12 4.5 Material-Service NRW o Für die Ausschreibung an Ihre Vereine können/sollten Sie die vorgefertigten Ausschreibungstexte verwenden; diese stehen zu allen Themen der K&G-Seminare in der Materialdatenbank: o Für alle Veranstaltungen stellt der LSB folgende Teilnehmermaterialien kostenlos zur Verfügung: - VIBSS-Infopapiere - gegebenenfalls weitere Infomaterialien und Arbeitsblätter (Work-Shops) - Blöcke, Post It s, Namensschilder - Folder zur Qualifizierung etc. o Verfahren Materialbereitstellung: Der Veranstalter ist für die Materialbereitstellung insgesamt zuständig, der/die Referent/in für die PowerPointpräsentation und die Materialzusammenstellung (Wunschliste). Der Landessportbund Nordrhein-Westfalen stellt in seiner Material-Datenbank ( alle notwendigen standardisierten Unterlagen und Lernmaterialien für die Vereinsschulungen und in VIBSS online ( für die Vereinsinformationen zur Verfügung. Diese können selbst ausgedruckt und kopiert werden oder online bestellt werden: In der Materialdatenbank sind hinterlegt: A. Ausschreibungen IP. VIBSS-Infopapiere (oder anderes Material für Teilnehmende) PPT. PowerPointPräsentation nach den gültigen ppt-standards TN. Workshops und Anwendungsaufgaben (Workshops im Seminar und/oder Anwendungsaufgaben zur Lizenzvergabe) o Alle Materialien werden kostenlos vom Landessportbund NRW zur Verfügung gestellt und versandt, wenn die Veranstaltungen bereits im Qualifizierungsportal ausgeschrieben sind. o Bei KURZ UND GUT- Seminaren sind die Materialien standardisiert. Bei allen anderen Angeboten vereinbaren Sie mit dem/der Referenten/in, ob und ggf. welche Materialien an die Teilnehmer/innen ausgegeben werden sollen. o Zur rechtzeitigen Zurverfügungstellung der Materialien ist bei der Bestellung ein Vorlauf von mindestens 21 Tagen notwendig. 12

13 5. Arbeitsfelder, Themenbereiche und Einzelthemen Zu diesen Themen können VIBSS-Angebote vor Ort geplant werden und autorisierte Referenten/innen stehen zur Verfügung (Referenten/innenliste und ProQua) HANDLUNGSFELD Themenbereich VEREINSMANAGEMENT ÜBERGREIFEND (themenbereichsübergreifend) Themen (in Wertetabelle ProQua) VM übergreifend Vereinsmanager Kompaktausbildung VEREINSENTWICKLUNG UND MARKETING NRW bewegt seine Kinder Bewegt gesund bleiben in NRW Bewegt älter werden in NRW Spitzensport fördern in NRW Marketing Sporträume Besondere Themen der Vereinsentwicklung Vereinsentwicklung und Marketing - übergreifend NRW bewegt seine Kinder übergreifend Kindertagesstätten und Kindertagespflege Außerunterrichtlicher Schulsport und Ganztag Kinder- und Jugendarbeit im Sportverein Kommunale Entwicklungsplanung/ Netzwerkarbeit Bewegt gesund bleiben übergreifend Gesundheitsfördernder Lebensort Sportverein Gesundheitsorientierte Angebote im Sportverein Gesundheitspartner Sport Gesundheitsmarketing im Sport Bewegt älter werden in NRW übergreifend Zielgruppe "Ältere" - Förderung von Bewegung und Sport Mitarbeiter gewinnen, Bildung und Qualifizierung Generationenbeziehungen, Integration und Engagement Kommunales Netzwerkmanagement, Kooperationen und Partnerschaften Spitzensport fördern in NRW Marketing übergreifend Vereinsanalyse, Zielfindung und Strategie Marketing, Sponsoring und Öffentlichkeitsarbeit Sporträume übergreifend Sportraumentwicklung Planung, Finanzierung und Bau von Sportanlagen Sportanlagen-Betriebsführung Öko-Scheck Vereinseigenes Fitnessstudio Gender Mainstreaming Integration/Inklusion Qualitätsmanagement 13

14 HANDLUNGSFELD Themenbereich VEREINSFÜHRUNG UND MITARBEITERENTWICKLUNG Vereinsführung Mitarbeiterentwicklung FINANZEN, STEUERN, RECHT, VERSICHERUNGEN Finanzmanagement Gemeinnützigkeit, Steuern, Buchführung Recht Versicherungen Themen (in Wertetabelle ProQua) Vereinsführung und Mitarbeiterentwicklung - übergreifend Vereinsführung übergreifend Führung, Kommunikation, Präsentation Zeit- und Selbstmanagement Kreativität und Veränderungsmanagement Konfliktmanagement Projektmanagement Sitzungs- und Versammlungsleitung Mitarbeiterentwicklung übergreifend Bürgerschaftliches Engagement/ Ehrenamt im Sport Arbeitsmarkt Sport Prävention sexualisierter Gewalt Bezahlte Mitarbeit Finanzmanagement übergreifend Mittelbeschaffung Kostenrechnung und Beitragsgestaltung Gemeinnützigkeit, Steuern, Buchführung übergreifend Gemeinnützigkeit Steuern Buchführung Recht übergreifend Vereinsrecht Datenschutz und Internetrecht Vertragsrecht Arbeitsrecht Versicherungen übergreifend Sportversicherung Verwaltungs-Berufsgenossenschaft VBG Rechts- und Versicherungsfragen für JB/ÜL SPORTORGANISATION UND VEREINSVERWALTUNG Sportorganisation Vereinsverwaltung Sportorganisation und Vereinsverwaltung übergreifend Sportorganisation übergreifend Strukturen des organisierten Sports Sportpolitik Aufbauorganisation Kooperation, Fusion, Abspaltung Vereinsverwaltung übergreifend Mitgliederverwaltung und Beitragseinzug Bestandserhebung Datenmanagement Vereinsarchiv und Jubiläumsschrift 14

15 6. Themen für KURZ UND GUT Seminare 2014 Handlungsfeld Vereinsentwicklung und Marketing : Fit für die Zukunft?! Mitgliedergewinnung und -bindung NRW bewegt seine KINDER! Kooperations- & Mitgliedschaftsmodelle für Sportvereine Bewegt ÄLTER werden in NRW Sporträume und vereinseigene Anlagen Gestaltung von Veränderungsprozessen Facebook, Twitter, Homepage und Co. Marketing im Sportverein Öffentlichkeitsarbeit im Sportverein Handlungsfeld Vereinsführung und Mitarbeit : Ideenfindung mit Pfiff und Methode Mitarbeitergewinnung und -bindung im Sportverein Sitzungen und Versammlungen attraktiv gestalten Handlungsfeld Finanzen, Steuern, Recht und Versicherungen : Finanzmanagement im Sportverein Kostenrechnung und Beitragsgestaltung Bezahlte Mitarbeit im Sportverein Gemeinnützigkeit, Steuern und Spenden im Sportverein Grundlagen der Buchführung im Sportverein Grundlagen des Vereinsrechts Sportversicherung und Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (Referenten/inneneinsatz nur über LSB!) Rechts- und Versicherungsfragen für Jugendbetreuer/innen und Übungsleiter/innen (Referenten/inneneinsatz nur über LSB!) Handlungsfeld Sportorganisation und Vereinsverwaltung : Kooperationen Fusionen Abspaltungen Interessenvertretung und Sportpolitik vor Ort Pakt für den Sport 7. Ausschreibungstexte für KURZ UND GUT-Seminare Alle aktuellen Ausschreibungstexte finden Sie in der Materialdatenbank: 15

16 Anhang: Praktische Hinweise (Erfahrungen) 1. Checkliste/Zeitplan (Organisationsübersicht) ( ) 1. Veranstaltungsart und Thema auswählen/festlegen: Bedarf (Warum ist das Thema wichtig?) und Nachfrage (Wer kommt da hin?)? ( ) 2. Veranstaltungsort auswählen/festlegen: Anforderungen (siehe Ausschreibung), Atmosphäre, ( ) 3. Partner vor Ort auswählen/festlegen: Kooperationen (Mit welchen Wirtschaftspartnern oder anderen Vereinen, Verbänden oder Bünden kann die Veranstaltung organisiert werden?) ( ) 4. Termin vorplanen: günstige Termine festlegen, Terminüberschneidungen (vor Ort oder mit anderen VIBSS- Veranstaltungen) ( ) 5. Referent/in auswählen/festlegen (Termin und Details abstimmen): Auswahl aus der Referenten/innenliste in ProQua (Auswahl über Nummer des Themas in ProQua oder über den Service Qualifizierung) Details: siehe Kapitel 4.3 ( ) 6. Angebot in ProQua einpflegen, Ausschreibung vor Ort, Werbung: Neben der Ausschreibung im Qualifizierungsportal die ortsüblichen Werbemittel, Anschreiben, nutzen. ( ) 7. Erfassung der Anmeldungen: Bei Fachvorträgen und Infoveranstaltungen werden in der Regel keine Details der Teilnehmenden in ProQua eingepflegt. Die Daten der Teilnehmenden von KURZ UND GUT Seminaren müssen in ProQua erfasst werden, um diese Maßnahmen abrechnen zu können und zur gezielten Werbung für anderen Veranstaltungen und Qualifizierungen. ( ) 8. Unterlagen für die Teilnehmenden erstellen oder anfordern: Siehe Kapitel 4.5 ( ) 9. Zufriedenheitsbewertungen vorbereiten: Bewertungsbögen für Teilnehmende und Referenten/innen ausdrucken/anfordern ( ) 10. Vorabsprache mit Referenten/innen: Anreise Medienausstattung, Roll-Ups WestLotto, 2 Folien WestLotto + WestLotto-Film Telefonnummern für den Notfall ggf. inhaltliche Schwerpunkte ( ) 11. Veranstaltungsort vorbereiten: Siehe Anhang, Projektionsfläche und Beamer aufstellen 16

17 ( ) 12. Begrüßung mit Hinweis auf andere Veranstaltungen und VIBSS-Angebote: Der Veranstalter sollte die Maßnahme begleiten und Referenten/in nicht alleine lassen. Präsentation zu Sponsor WestLotto absichern. ( ) 13. Zufriedenheitsbewertungen durchführen: Bögen/Ergebnisse einlesen oder an LSB senden. ( ) 14. Abrechnungen zeitnah erledigen: mit Referenten/in gem. LSB-Honorarordnung mit Partnern und Unterstützern mit Landessportbund siehe 4.5 ( ) 15. Veranstaltung auswerten und Verbesserungen planen: Zufriedenheitsbewertung auswerten Persönliche Eindrücke und Verbesserungsmöglichkeiten dokumentieren Nächste Veranstaltung noch besser organisieren Verbesserungsvorschläge an LSB senden. 2. Öffentlichkeitsarbeit und Anmeldeverfahren o Der Erfolg ist davon abhängig, dass Sie die Vereine in ihrem Einzugsgebiet umfassend über das Angebot informieren. Sie sollten für Ihr Angebot im lokalen Sportteil der regionalen Tageszeitungen werben und zusätzlich Ihre Vereine einzeln anschreiben. o Bei den Kinder- und Jugendthemen ist eine besonders intensive Öffentlichkeitsarbeit erforderlich. Diese fallen erfahrungsgemäß leider besonders häufig wegen einer zu geringen Teilnehmer/innen-Zahl aus, weil das Angebot von den Vereinen z. T. nicht an die Jugendvorstände weitergeleitet wird. Hier empfiehlt es sich deshalb, auch die Jugendvorstände direkt anzuschreiben. o Bitte sorgen Sie unbedingt durch ein rechtzeitiges Anmeldeverfahren über ProQua für Planungssicherheit. 3. Anreisehinweis, Ausschilderung und Empfangssituation o o Bitte fügen Sie bei VIBSS vor Ort - Veranstaltungen Ihrer Ausschreibung einen Anreisehinweis mit einer klaren Wegbeschreibung und einer am Veranstaltungstag und ort erreichbaren Telefon-Nummer bei. Bitte sorgen Sie am Veranstaltungsort für eine deutlich erkennbare Ausschilderung und für eine angenehme Empfangssituation, weil sich der erste Eindruck bekanntlich besonders stark auf die Lernbereitschaft und die Teilnehmer/innen-Zufriedenheit auswirkt. 17