Führen im Wandel. Den Wandel gestalten Chancen erkennen und nutzen

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1 Führen im Wandel Den Wandel gestalten Chancen erkennen und nutzen 1 tekom-frühjahrstagung 26. April 2012, Karlsruhe SEW-EURODRIVE GmbH & Co KG Ernst-Blicke-Str. 42 D Bruchsal +49 (0) 7251 /

2 SEW-EURODRIVE Leistungsstarker Partner mit weltweiter Präsenz 2 über Mitarbeiter 67 Montagewerke 15 Fertigungswerke Standorte in 45 Ländern Ca. 2,4 Mrd. EURO Umsatz 2011/12 seit über 75 Jahren

3 Inhalt dieser Präsentation Welche Veränderungen erwarten mich? Welches sind die internen Einflüsse? Welches sind die externen Einflüsse? Muss ich den Wandel einleiten? Was bedeutet ganzheitlicher Ansatz für die strategische Entwicklung? Ist die SWOT-Analyse eine geeignete Methode? Ist die Balanced Scorecard eine geeignete Methode? Welches sind die Anforderungen eines Global Player an die Technische Kommunikation? Welches sind die Faktoren des Erfolgs? Welches sind die Aspekte der Führung? 3

4 Welche Veränderungen erwarten mich? Nicht nur Technik Wird von Wandel oder Veränderung gesprochen, so ist die Diskussion sehr schnell technisch geprägt. Web 2.0 oder mobile Dokumentation sind hierfür typische Begriffe. Eventuell werden noch rechtlich/normative Aspekte angesprochen, beispielsweise Produktsicherheitsgesetzt oder IEC Doch wir müssen unseren Blick weiten und zusätzliche Themen berücksichtigen. Wir müssen berücksichtigen, dass die Technische Kommunikation in übergeordnete Unternehmensprozesse eingebunden ist. Eine geänderte Interpretation der Vision, Änderungen am Unternehmensleitbild und vor allem veränderte Rahmenbedingungen (meistens externe Einflüsse) führen zu einer Veränderung der Unternehmensstrategie. Von der Unternehmensstrategie müssen die Teilstrategien für die verschiedenen Unternehmensbereiche abgeleitet werden. Hierbei muss auch die Technische Kommunikation / Technische Dokumentation berücksichtigt werden. 4

5 Welche Veränderungen erwarten mich? Die Technische Kommunikation / Technische Dokumentation als Teil der übergeordneten Unternehmensprozesse. 5

6 Welche Veränderungen erwarten mich? Weitere Themen Interne Faktoren: Vision und Unternehmensleitbild Unternehmensstrategie Unternehmenskultur Machtverhältnisse im Unternehmen Organisationsänderungen Externe Faktoren: Wirtschaftliche Situation (Boom, Konsolidierung, Stagnation, Krise) Marktsituation Marktanforderungen Globalisierung Sozio-kulturelle Veränderungen Rechtliche / normative Vorgaben Neue Technologien (Chancen und Risiken) Für die Weiterentwicklung der Technischen Kommunikation im Unternehmen müssen alle Themen berücksichtigt werden. 6

7 Welches sind die internen Einflüsse? Vision und Unternehmensleitbild: Generationswechsel bei den Eigentümern oder generell Eigentümerwechsel kann zu Veränderungen führen Unternehmensstrategie: Paradigmenwechsel wirken stark auf die Unternehmensstrategie Änderung der Unternehmensstrategie als Folge externer Einflüsse Neuausrichtung auf neue Märkte, Zielgruppen, Produkte, Unternehmenskultur: Unternehmen ist stark gewachsen und hat nun Konzernstrukturen Kommunikation ändert sich und informelle Wege funktionieren nicht mehr Machtverhältnisse im Unternehmen: Informelle Meinungsbildner verlassen das Unternehmen Wechsel bei Führungspositionen Organisationsänderungen: Reorganisationsprojekte führen zu Veränderungen Neue Aufgaben erfordern strukturelle Veränderungen 7

8 Welches sind die externen Einflüsse? Wirtschaftliche Situation: Zusätzliche Aufgaben ohne zusätzliche Ressourcen, Effizienz steigern Weniger Ressourcen, Leistungsangebot überprüfen Aufgaben priorisieren, mehr Disziplin einfordern Prozess- und Methodenoptimierung, Verschwendung vermeiden Organisationsüberprüfung Insourcing-/Outsourcing-Strategie überprüfen Marktsituation: Informationsmanagement verbessern, Time-to-Market verkürzen TK als Differenzierungsmerkmal, mit dem Vertrieb Lösungen suchen Marktanforderungen: Entwicklung zum Lösungs- und Systemanbieter Lösungskompetenz und Applikations-/Branchenwissen sind gefordert Globalisierung: Inhalte übersetzungsgerecht erstellen Qualitätssicherung Hochwertiges und bezahlbares Übersetzungsmanagement Global denken und lokal handeln sinnvolle Lokalisierung zulassen Risiken von Instruktionsmängeln in fremden Märkten beachten 8

9 Welches sind die externen Einflüsse? Sozio-kulturelle Veränderungen: Inhalte verstärkt zielgruppen- und mediengerecht erstellen Mehr Online-Angebote in der Technischen Kommunikation Mehr Interaktion Hoher Qualitätsanspruch an Software-Werkzeuge Funktionierende Wissenskultur für erfolgreiches Wissensmanagement Neue Formen der Zusammenarbeit Rechtliche und normative Vorgaben (beispielhaft): Vorgaben zur Energieeffizienz: Auswirkung auf die Produktstrategie Neue MRL: Hoher Stellenwert der Technischen Dokumentation Chancen und Risiken neuer Technologien: Differenzierung gegenüber dem Wettbewerb, Alleinstellungsmerkmal Komplexere Produkte höherer Anspruch an die TK Erhöhtes Risiko von Instruktionsmängeln Qualifizierung der Mitarbeiter/innen in der TK Informationslogistik und Wissenstransfer müssen funktionieren TK als interner Wissensmultiplikator 9

10 Muss ich den Wandel einleiten? Im Vorteil sind die Unternehmen, die diese Veränderungen frühzeitig erkannt haben und rechtzeitig die strategische Entwicklung voran getrieben haben. Dabei wird in den seltensten Fällen die Geschäftsleitung aus eigenem Antrieb heraus die strategische Entwicklung der Technischen Kommunikation auf den Weg bringen. Der Verantwortliche für TK ist hier gefordert, indem er für einen hohen Stellenwert im Unternehmen sorgt und dem Management die Vorteile deutlich macht. Hierfür sind visionäres Denken, konzeptionelle Stärke und Durchsetzungsvermögen erforderlich. 10

11 Muss ich den Wandel einleiten? Entwicklung zum Lösungs- und Systemanbieter Die neuen Marktanforderungen erfordern ein mehrschichtiges Informationsmodell. 11

12 Muss ich den Wandel einleiten? Prozessbeschreibung für das Systemgeschäft Projektbetreuer lädt ein und stellt sicher, dass die notwendigen Schritte eingeleitet werden. 12 Neue Komponenten- oder Applikations-Doku erstellen Techn. Input Baukasten-Doku erstellen (Komponenten und Applikationsebene) Baukasten! Zeitfaktor Vertrieb definiert ein Projekt oder meldet Änderung (Status) Erfassen und pflegen Projektliste/- datenbank Projektliste bewerten und Maßnahmen ableiten Terminplan erstellen Projektarbeit Herausfiltern allg. Anteil für Baukasten Applikationsoder projektspezifischer Anteil

13 Was bedeutet ganzheitlicher Ansatz für die strategische Entwicklung? 13

14 Ist die SWOT-Analyse eine geeignete Methode? 14

15 Ist die SWOT-Analyse eine geeignete Methode? Aus der Kombination der Stärken-Schwächen-Analyse und der Chancen-Gefahren-Analyse kann eine ganzheitliche Strategie für die weitere Ausrichtung der Unternehmensstrukturen und der Entwicklung der Geschäftsprozesse abgeleitet werden. SO Stärke-Chancen-Kombination: Welche Stärken passen zu welchen Chancen? Wie können Stärken genutzt werden, so dass sich die Chancenrealisierung erhöht? ST Stärke-Gefahren-Kombination: Welchen Gefahren können wir mit welchen Stärken begegnen? Wie können vorhandene Stärken eingesetzt werden, um den Eintritt bestimmter Gefahren abzuwenden? WO Schwäche-Chancen-Kombination: Wo können aus Schwächen Chancen entstehen? Wie können Schwächen zu Stärken entwickelt werden? WT Schwäche-Gefahren-Kombination: Wo befinden sich unsere Schwächen und wie können wir uns vor Schaden schützen? 15

16 Ist die Balanced Scorecard eine geeignete Methode? 16

17 Ist die Balanced Scorecard eine geeignete Methode? Die Balanced Scorecard dient als Führungsinstrument zur Ausrichtung der Organisation an strategischen Zielen in den unterschiedlichen Perspektiven (Finanzen, Kunden, Prozesse, Potenzial/Mitarbeiter). Im Gegensatz zu Unternehmensleitbildern und anderen unscharfen Formulierungen versucht die Balanced Scorecard die Erreichung von strategischen Zielen messbar und über die Ableitung von Maßnahmen umsetzbar zu machen. Mit den Methoden der Balanced Scorecard soll das Blickfeld des Managements von einer traditionellen, durch finanzielle Aspekte gekennzeichneten Unternehmenssicht auf alle relevanten Teile gelenkt werden und so zu einem ausgewogenen (balanced) Bild führen. 17

18 Welches sind die Anforderungen eines Global Player an die Technische Kommunikation? Technische Redaktionen müssen mehr können als nur Technische Dokumentation erstellen! Den Prozess der Markteinführung optimal unterstützen: Alle Informationen rund um das neue Produkt Präsentationen, Schulungsunterlagen, Verkaufsunterlagen etc. Startpakete, Vorseriendokumentation, Seriendokumentation Internet-Auftritt Informationslogistik und Wissensmanagement Verkaufsunterlagen und Seriendokumentation rechtzeitig in allen erforderlichen Sprachen zur Verfügung stellen. Dokumentation übersetzungsgerecht erstellen Funktionierendes Übersetzungsmanagement Produktlebenszyklus-Management unterstützen. Ziel: Technische(r) Redakteur(in) wird zum Informations- Manager für Technische Kommunikation. 18

19 Welches sind die Anforderungen eines Global Player an die Technische Kommunikation? Ausgehend von der Technischen Dokumentation ein System der Technischen Kommunikation entwickeln. Dieses System der Technischen Kommunikation kann folgende Elemente beinhalten: Klassische Technische Dokumentation Präsentationsbaukasten Schulungsunterlagen Startpakete zur Markteinführung Informationsportal Print- und Online-Kataloge Produktbeschreibungen im Internet und weitere Elemente 19

20 Welches sind die Faktoren des Erfolgs? Nachfolgend werden die Erfolgsfaktoren beschrieben. Dabei stellt die Reihenfolge durchaus eine Priorisierung dar und sollte bei der Bearbeitung der Themen auch eingehalten werden. 20 Stellenwert im Unternehmen: Die Geschäftsführung erkennt an, dass die Technische Kommunikation einen wichtigen Beitrag zum Unternehmenserfolg leistet. Somit ist die Geschäftsführung bereit, die erforderlichen Ressourcen zu genehmigen. Strategische Ausrichtung: Aus der Unternehmensstrategie werden die Teilstrategien für die verschiedenen Unternehmensbereiche abgeleitet. Der Verantwortliche für die Technische Kommunikation wird hier mit eingebunden. Prozessentwicklung: Als Ergebnis der strategischen Ausrichtung erfolgt die Entwicklung, Beschreibung und Implementierung der erforderlichen Prozesse.

21 Welches sind die Faktoren des Erfolgs? Organisationsstruktur: Die Prozessbetrachtung, übergeordnete Prozesse und Schnittstellen zu anderen Prozessen, führt zur Organisationsstruktur. Jetzt können Rollen definiert und Aufgaben beschrieben werden. Daraus resultieren konkrete Stellenbeschreibungen. Hier wird auch der Ressourcenbedarf beschrieben, siehe Stellenwert im Unternehmen. Kompetente Mitarbeiter/innen: Den Stellenbeschreibungen sollten immer Kompetenzmodelle zu Grunde liegen. Wichtig für die Rekrutierung und Weiterentwicklung der Mitarbeiter/innen. Schlagkräftiges Team: Teamentwicklungsmaßnahmen lohnen sich. Richtig angewendet führen sie zu einem leistungsfähigeren Team. Methoden: Zur Erfüllung der Aufgaben müssen die richtigen Methoden angewendet werden. Werkzeuge: Letztendlich werden auch die richtigen Werkzeuge benötigt. Hierfür ist die Investitionsbereitschaft der Geschäftsführung erforderlich, siehe Stellenwert im Unternehmen. 21

22 Welches sind die Faktoren des Erfolgs? Beispielsweise durchgängige Prozessbeschreibung 22

23 Welches sind die Faktoren des Erfolgs? Fachkompetenz Technische Inhalte erfassen, strukturieren und kundenverständlich aufbereiten Sprachkompetenz Komplexe Inhalte visualisieren Methodenkompetenz Zielgerichtete Kommunikation und Kommunikationssteuerung Ergebnisorientiertes Arbeiten Planungssicherheit Sozialkompetenz Teamfähigkeit Kommunikationsbereitschaft Individualkompetenz Belastbarkeit Kreativität Führungskompetenz Doku-Erstellung managen Redaktionskonferenzen leiten 23

24 Welches sind die Aspekte der Führung? Betroffene zu Beteiligte machen: Führen im Zeichen der Veränderung gelingt nur dann, wenn Sie zu mindestens Ihre Leistungsträger, idealerweise alle im Team am Veränderungsprozess beteiligen. Ergänzend zu den Aufgaben aus dem Tagesgeschäft können eine Vielzahl von Aufgabenpaketen zur konzeptionellen und strategischen Weiterentwicklung der Technischen Kommunikation definiert werden. Verteilen Sie diese Aufgabenpakete auf die richtigen Mitarbeiter/innen Ihres Teams. Kompetenzmodell anwenden: Um zu erkennen, welcher Mitarbeiter für welche Aufgaben geeignet ist, kann ein Kompetenzmodell angewendet werden. 24

25 Welches sind die Aspekte der Führung? Motivation fördern: Um das Beharrungsvermögen, das jeder Veränderung entgegenwirkt, zu überwinden, werden Anreize benötigt. Den größten Anreiz bietet die Chance, die Veränderung mitgestalten zu können. Offene Kommunikation und Authentizität im Führungsverhalten sind hierfür unbedingt erforderlich. Zudem benötigen die Mitarbeiter/innen die Sicherheit, dass bestimmte Grundwerte unverändert gültig bleiben. Beschreiben und kommunizieren Sie diese Grundwerte, um auch den Rahmen für Veränderungen klar abzustecken. Kontrolle ausüben: Typischerweise ist man tarifgebunden und wendet die Methode Beurteilung an, die zu einer Leistungszulage ergänzend zum Grundgehalt führt. Die Beurteilungskriterien sind meistens starr vorgegeben und berücksichtigen nicht die speziellen Anforderungen der Technischen Kommunikation. Arbeiten Sie zusätzlich mit Zielvereinbarungen, die Sie selbst formulieren können. Die Herausforderung hierbei ist, den Zielerfüllungsgrad auf die Kriterien der Leistungsbeurteilung zu übertragen und dies auch für die Mitarbeiter/innen transparent zu gestalten. Voraussetzung für die Methode Zielvereinbarung ist allerdings, dass es eine übergeordnete Zielvereinbarung gibt, z. B. Balanced Scorecard. 25

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