Sage CRM. Sage CRM 2016 R1 Benutzerhandbuch

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1 Sage CRM Sage CRM 2016 R1 Benutzerhandbuch

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4 Inhalt Kapitel 1: Informationen zu diesem Handbuch 1-1 Aufbau dieses Handbuchs 1-1 Einführung in Sage CRM 1-3 Kapitel 2: Erste Schritte 2-1 Anmelden 2-1 Ändern des Passworts 2-1 Zurücksetzen des Passworts 2-1 Abmelden 2-1 Grundlegende Bildschirmelemente 2-2 Registerkarten 2-6 Navigieren 2-10 Bildschirm-Coaching 2-13 Aufrufen der Hilfe 2-14 Kapitel 3: Suchen nach Informationen 3-1 Verwendung der Suchbildschirme 3-1 Grundlegende Suchverfahren 3-2 Verwendung des Felds "Suchen" 3-3 Verwenden der logischen Suche 3-3 Arbeiten mit gespeicherter Suchen 3-6 Arbeiten mit Listen 3-8 Kapitel 4: Hinzufügen von Kundeninformationen 4-1 Hinzufügen einer neuen Firma 4-1 Validierungsfehler 4-4 Gebietsverwaltung 4-5 Aktualisieren einer vorhandenen Firma 4-5 Arbeiten mit Beziehungen 4-9 Arbeiten mit Notizen 4-12 Zusammenstellen eines Firmenteams 4-12 Hinzufügen einer Person ohne Verbindung zu einer Firma 4-12 Neuzuweisen einer Person zu einer Firma 4-13 Benutzerhandbuch Inhalt i

5 Inhalt Arbeiten mit Dubletten 4-13 Löschen von Firmen- oder Personendatensätzen 4-17 Kapitel 5: Termine und Aufgaben 5-1 Erstellen von Aufgaben 5-1 Erstellen von Terminen 5-1 Planen eines Rückrufs 5-2 Kommunikationsfelder und -symbole 5-2 Planen nicht verknüpfter Kommunikation 5-10 Planen von Schnellterminen oder -aufgaben 5-10 Ändern des Status einer Kommunikation 5-10 Suchen nach einer Kommunikation 5-11 Hinzufügen von Anlagen zu Aufgaben 5-11 Neuzuweisen einer bestehenden Aufgabe zu einem Kollegen 5-11 Planen einer Aufgabe für einen Kollegen 5-11 Prüfen des Kalenders eines Kollegen 5-12 Navigieren im Kalender 5-13 Terminplaner 5-15 Anzeigen der Kontakthistorie 5-16 Einladen externer Teilnehmer zu Besprechungen 5-16 Sich wiederholende Termine 5-17 Löschen einer Kommunikation 5-18 Kapitel 6: 6-1 Sage CRM 6-1 Festlegen einer Standard- -Vorlage 6-1 Senden einer 6-1 Senden von s mit Microsoft Outlook 6-1 Antworten auf s 6-2 Konvertieren von s 6-2 Ablegen ein- und ausgehender s Tastenkombinationen 6-2 Kapitel 7: Klassische Outlook-Integration 7-1 Inhalt ii Sage CRM

6 Inhalt Herunterladen des Outlook-Plug-Ins für die klassische Outlook-Integration 7-1 Einrichten von Exchange für das Arbeiten mit Office Verwenden von CRM innerhalb von Outlook (klassische Outlook-Integration) 7-3 Synchronisieren von Kontakten (klassische Outlook-Integration) 7-5 Hinzufügen von Kontakten: CRM in Outlook (klassische Outlook-Integration) 7-5 Hinzufügen von Kontakten: Outlook in CRM (klassische Outlook-Integration) 7-6 Ändern und Löschen von Kontakten (klassische Outlook-Integration) 7-7 Synchronisieren von Terminen und Aufgaben (klassische Outlook-Integration) 7-7 Prüfen von Synchronisierungskonflikten (klassische Outlook-Integration) 7-10 Überprüfen übersprungener Positionen (klassische Outlook-Integration) 7-10 Anhängen gemeinsamer Dokumente an Outlook- s (klassische Outlook- Integration) 7-12 Ablegen von s aus Outlook in CRM (klassische Outlook-Integration) 7-12 Erneutes Installieren des Outlook-Plug-Ins für die klassische Outlook-Integration 7-13 Deinstallieren des Outlook-Plug-Ins für die klassische Outlook-Integration 7-14 Kapitel 8: Outlook-Plug-In "Lite" 8-1 Installieren des Lite Outlook-Plug-Ins 8-1 Arbeiten mit dem Lite Outlook-Plug-In 8-2 Hinzufügen von Kontakten (Lite Outlook-Plug-In) 8-2 Ablegen von (Lite Outlook-Plug-In) 8-3 Kapitel 9: Verwalten von Dokumenten 9-1 Herunterladen des CRM Plug-Ins 9-1 Serienbriefvorlagen 9-1 Erstellen eines Serienbriefs 9-2 Importieren einer Bilddatei 9-3 Erstellen einer neuen Vorlage und Hinzufügen von Serienbrieffeldern 9-3 Erstellen einer Angebots- oder Auftragsvorlage 9-6 Erstellen einer neuen Vorlage in Microsoft Word 9-7 Importieren einer Word-Dokumentvorlage 9-9 Nachverfolgen von Dokumenten auf der Registerkarte "Dokumente" 9-9 Abrufen eines Serienbriefs auf der Registerkarte "Dokumente" 9-10 Benutzerhandbuch Inhalt iii

7 Inhalt Hinzufügen eines Dokuments zur Registerkarte "Dokumente" 9-10 Dokument hier ablegen 9-11 Bereich "Dateien hier ablegen..." 9-11 Verknüpfen einer -Korrespondenz mit einem Kunden 9-12 Ablegen eines Dokuments auf der Registerkarte "Dokumente" 9-13 Gemeinsame Dokumente 9-13 Kapitel 10: Schreiben von Berichten 10-1 Einführung in das Schreiben von Berichten 10-1 Erstellen und Verwalten einer Berichtskategorie 10-1 Verschieben eines Berichts in eine andere Kategorie 10-2 Erstellen eines Listenberichts 10-2 Felder und Schaltflächen für Berichte 10-3 Diagrammstile Hinzufügen eines Diagramms zu einem Bericht Erstellen eines Kreuztabellenberichts Erstellen eines historischen Berichts Kopieren eines Berichts Löschen eines Berichts Kapitel 11: Ausführen von Berichten 11-1 Beispielberichte 11-1 Ausführen eines Berichts 11-1 Speichern von Suchkriterien für Berichte 11-5 Hinzufügen eigener häufig verwendeter Berichte 11-5 Ändern der Anzeigeoptionen für Berichte 11-6 Interaktion mit Berichtsdiagrammen 11-7 Kapitel 12: Arbeiten mit Listen 12-1 Einführung in Listenaktionen 12-1 Starten der Serienbrieffunktion 12-1 Neue Aufgabe 12-2 Senden von Exportieren in Datei 12-3 Inhalt iv Sage CRM

8 Inhalt Kapitel 13: Verkaufschancen 13-1 Was ist eine Verkaufschance? 13-2 Erstellen einer neuen Verkaufschance 13-2 Hinzufügen von Produkten zu einer Verkaufschance 13-6 Hochstufen einer Verkaufschance Erstellen eines Schnellangebots und -auftrags Senden eines Schnellangebots und -auftrags Senden eines Angebots Umwandeln eines Angebots in einen Auftrag Drucken eines Auftrags Abschließen eines Geschäfts Manuelles Hochstufen von Verkaufschancen Anzeigen der Vertriebs-PipelineTrichter Ausführen eines Verkaufschancenberichts Anzeigen aktueller Verkaufschancen Löschen einer Verkaufschance Erstellen von Angeboten und Aufträgen außerhalb des Verkaufschancenkontexts Suchen nach einem Angebot Suchen nach einem Auftrag Kapitel 14: Vertriebs-Forecasts 14-1 Definition eines Vertriebs-Forecasts 14-1 Terminologie zu Vertriebs-Forecasts 14-1 Erstellen eines eigenen Forecasts 14-3 Abgeben eines Forecasts 14-5 Anzeigen abgegebener Forecasts 14-5 Arbeiten mit Team-Forecasts 14-5 Administratorzugriff auf Forecasts 14-6 Kapitel 15: Interessenten 15-1 Definition eines Interessenten 15-1 Erstellen eines neuen Interessenten 15-2 Suchen nach einem vorhandenen Interessenten 15-5 Benutzerhandbuch Inhalt v

9 Inhalt Zuordnen eines Interessenten zu einer vorhandenen Firma 15-5 Qualifizieren eines Interessenten 15-6 Konvertieren eines Interessenten in eine Verkaufschance 15-6 Manuelles Hochstufen von Interessenten 15-7 Anzeigen von Interessenten-Trichterdiagrammen 15-7 Anzeigen der Ihnen zugewiesenen Interessenten Erstellen eines Interessenten über "Mein CRM" Löschen eines Interessenten Kapitel 16: Abwicklung von ausgehenden Anrufen 16-1 Einführung in die Verarbeitung ausgehender Anrufe 16-1 Schaltflächen zur Abwicklung von ausgehenden Anrufen 16-1 Registerkarten zur Abwicklung von ausgehenden Anrufen 16-2 Zugreifen auf ausgehende Anrufe 16-2 Arbeiten mit ausgehenden Anrufen 16-3 Kapitel 17: Gruppen 17-1 Einführung in Gruppen 17-1 Technische Übersicht über Gruppen 17-2 Registerkarte Gruppen 17-2 Erstellen einer Gruppe 17-2 Erstellen einer Gruppe auf der Registerkarte "Gruppen" 17-3 Schaltflächen für Gruppenaktionen 17-3 Erstellen einer Gruppe über die Registerkarte "Kampagnenaktivitäten" 17-5 Erstellen einer Gruppe mittels einer Suche auf Basis einer primären Entität 17-5 Hinzufügen eines Datensatzes einer primären Entität zu einer Gruppe 17-6 Hinzufügen mehrerer Datensätze zu einer Gruppe 17-6 Hinzufügen mehrerer Datensätze zu einer Gruppe per Suche/gespeicherte Suche 17-6 Hinzufügen mehrerer Datensätze zu einer Gruppe per logischer Suche 17-7 Hinzufügen der Datensätze einer Gruppe zu einer anderen Gruppe 17-7 Aktualisieren einer Gruppe 17-8 Bearbeiten einer Gruppe 17-8 Durchführen einer Massenaktualisierung einer Gruppe 17-8 Inhalt vi Sage CRM

10 Inhalt Aktualisieren von Gruppengebieten 17-9 Speicherung von Gruppeninformationen Von Gruppen generierte Schlüsselattributdaten Hinzufügen von Gruppenlisteninformationen zu einer Registerkarte Exportieren von Gruppeninformationen Anzeigen einer exportierten Gruppe Senden von Serien- s Senden von s an Gruppen Kapitel 18: Kampagnenverwaltung 18-1 Kampagnenverwaltung 18-1 Einrichten einer neuen Kampagne 18-2 Felder "Kampagne", "Kampagnenschritt" und "Kampagnenaktivität" 18-3 Aktionstypen der Kampagnenaktivität 18-5 Kopieren einer Kampagne 18-6 Erstellen eines internen Serienbriefs 18-6 Planen eines internen Telefonverkaufs 18-7 Einrichten neuer Antwortcodes 18-8 Erstellen einer neuen Gruppe basierend auf Antworten auf Folgeanrufe 18-9 Einrichten der Verarbeitung ausgehender Anrufe Erstellen von Berichten über durch Kampagnen erzeugte Verkaufschancen Kapitel 19: MailChimp-Kampagnen 19-1 Was ist eine MailChimp-Kampagne? 19-1 Einhaltung von Anti-Spam-Vorschriften 19-1 Anmelden bei MailChimp 19-2 Hinzufügen von Kontakten zu einer MailChimp-Liste 19-2 Erstellen einer MailChimp-Kampagne 19-2 Löschen einer MailChimp-Kampagne 19-4 Anzeigen der Ergebnisse einer MailChimp-Kampagne 19-4 MailChimp-Fehlermeldungen 19-5 Kapitel 20: Tickets 20-1 Definition eines Tickets 20-1 Benutzerhandbuch Inhalt vii

11 Inhalt Erstellen eines neuen Tickets 20-2 Zuweisen eines Tickets zu einem Kollegen 20-5 Hochstufen eines Tickets 20-5 Lösen eines Tickets 20-6 Abschließen eines Tickets 20-6 Hinzufügen einer Lösung zur Wissensdatenbank 20-6 Manuelles Hochstufen von Tickets 20-7 Anzeigen der Ticketpipeline 20-7 Ausführen eines Ticketberichts 20-7 Ermitteln der in Bearbeitung befindlichen Tickets 20-8 Löschen eines Tickets 20-8 Kapitel 21: Lösungen 21-1 Definition einer Lösung 21-1 Suchen nach Lösungen 21-1 Anzeigen von Lösungen 21-1 Hinzufügen einer neuen Lösung 21-2 Hinzufügen einer neuen Lösung über ein Ticket 21-3 Veröffentlichen einer Lösung 21-3 Löschen einer Lösung 21-4 Verknüpfen einer Lösung mit einem Ticket 21-4 Senden einer mit einer Lösung 21-4 Kapitel 22: Control-Center 22-1 Control-Center 22-1 Elemente 22-8 Vorlagen Kapitel 23: Cockpit 23-1 Was ist das Cockpit? 23-1 Einrichten eines neuen Cockpits 23-1 Ändern des Inhalts direkt auf der Seite "Cockpit" 23-3 Bearbeiten von Cockpit-Details 23-3 Ändern des Inhalts von Cockpits 23-4 Inhalt viii Sage CRM

12 Inhalt Hinzufügen gespeicherter Suchen zu einem Cockpit 23-4 Hinzufügen eigener häufig verwendeter Berichte zu einem Cockpit 23-4 Hinzufügen von Berichtsdiagrammen zu einem Cockpit 23-5 Einrichten eines Firmen-Cockpits 23-6 Ändern des Inhalts des Firmen-Cockpits 23-6 Kapitel 24: Einstellungen 24-1 Zugreifen auf Benutzereinstellungen 24-1 Einstellungsfelder 24-1 Bearbeiten des Profilbilds 24-6 Ändern von Einstellungen 24-6 Kapitel 25: Benutzerdefinierte Module 25-1 Was sind benutzerdefinierte Module? 25-1 Navigieren in benutzerdefinierten Modulen 25-1 Verwenden benutzerdefinierter Module 25-6 Glossar 25-8 Index i Benutzerhandbuch Inhalt ix

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14 Kapitel 1: Informationen zu diesem Handbuch Zielgruppe dieses Handbuchs sind die Endbenutzer von Sage CRM. Beachten Sie, dass einige der beschriebenen Features, z. B. Kundendienst-Tickets und Kampagnenverwaltung, nicht in allen Versionen von Sage CRM zur Verfügung stehen. Weitere Informationen finden Sie in der Versionsmatrix in der Hilfe zum Produkt. Es wird vorausgesetzt, dass Sie mit der Verwendung eines Web-Browsers vertraut sind. Aufbau dieses Handbuchs Alle Kapitel sind einheitlich strukturiert: In einer Checkliste werden die Lernziele für das Kapitel aufgeführt. Schrittweise Beschreibungen als praktische Beispiele zu jedem Abschnitt Tabellen, in denen die Bedeutung von Feldern erklärt wird In den nachfolgenden Tabellen finden Sie eine Zusammenfassung der einzelnen Kapitel. Teil I: Grundlagen Zielgruppe dieses Teils sind alle Benutzer. In diesem Abschnitt wird die Standardnavigation behandelt. Kapitel Erste Schritte Beschreibung Anmelden und grundlegende Navigation Teil II: Kontaktverwaltung Zielgruppe dieses Teils sind alle Benutzer. In diesem Abschnitt wird die Standardkontaktverwaltung behandelt. Kapitel Suchen nach Informationen Hinzufügen von Kundeninformationen Beschreibung Suchen nach unterschiedlichen Arten von Informationen, Ändern der Suchkriterien und effizientes Arbeiten mit großen Datenmengen Erstellen eines Kundenprofils sowie Aktualisieren und Pflegen dieser Informationen Benutzerhandbuch 1-1

15 Kapitel 1 Kapitel Termine und Aufgaben Klassische Outlook- Integration Outlook-Plug-In "Lite" Verwalten von Dokumenten Ausführen von Berichten Arbeiten mit Listen Beschreibung Verwalten von Kalendern, Planen von Besprechungen und Festlegen von Erinnerungen Senden und Beantworten von s in CRM sowie Verwenden von -Vorlagen Arbeiten mit der klassischen Outlook- Integration einschließlich der Synchronisierung von Kontakten, Aufgaben und Terminen Arbeiten mit dem Outlook-Plug-In 'Lite' in Sage CRM (Cloud) Zusammenführen von Kundendaten mit Dokumenten, die gedruckt, gefaxt oder per E- Mail gesendet werden Ausführen von Listen, Kreuztabellen-, historischen und Zusammenfassungsberichten Ausführen von Aktionen wie z. B. der Serienbrieffunktion für Suchlisten, gespeicherte Suchen und die Liste Kontakte Teil III: Vertrieb Zielgruppe dieses Teils sind Benutzer aus dem Vertriebsbereich. Kapitel Verkaufschancen Vertriebs-Forecasts Beschreibung Führen qualifizierter Interessenten bis zum Geschäftsabschluss Erstellen und Abgeben von Vertriebs- Forecasts Teil IV: Marketing Zielgruppe dieses Teils sind Benutzer aus dem Marketing-Bereich. Kapitel Interessenten Beschreibung Verarbeiten nicht qualifizierter Informationen zu potenziellen Kunden 1-2 Sage CRM

16 Kapitel 1: Informationen zu diesem Handbuch Kapitel Verarbeitung ausgehender Anrufe Gruppen Kampagnenverwaltung MailChimp-Kampagnen Beschreibung Bearbeiten einer Liste ausgehender Anrufe Einrichten und Verwalten von Gruppen Verwalten und Nachverfolgen von Aktivitäten bei Marketingkampagnen Erstellen einer MailChimp-Kampagne und Anzeigen von Kampagnenstatistiken Teil V: Kundendienst Zielgruppe dieses Teils sind Benutzer im Bereich Kundendienst. Kapitel Tickets Wissensdatenbank Beschreibung Verarbeiten eines Kundendienstfalls von der Protokollierung bis zur Lösung und Verwenden von Service Level Agreements Erstellen und Veröffentlichen von Lösungen zum Aufbauen der Wissensdatenbank Teil VI: Tools In diesem Teil werden Tools vorgestellt, mit denen Sie Ihren Arbeitsbereich anpassen können. Außerdem wird hier beschrieben, wie Benutzer mit den Berichterstellungsrechten von Informationsmanagern neue Berichte erstellen. Kapitel Control-Center Cockpit Einstellungen Schreiben von Berichten Benutzerdefinierte Module Beschreibung Einrichten von Control-Centern und Hinzufügen von Elementen Einrichten angepasster Cockpit-Seiten, die Ihrer Arbeitsweise entsprechen Anpassen der Darstellung von Informationen im System Erstellen und Anpassen von Berichten Hier wird beschrieben, wie Sie neue Bereiche von Sage CRM nutzen, die der Systemadministrator entsprechend den Unternehmensanforderungen hinzugefügt hat. Einführung in Sage CRM Sage CRM ist eine Komplettlösung für alle Anforderungen des Kundenmanagements. Benutzerhandbuch 1-3

17 Kapitel 1 Dieses System erleichtert die Integration von Marketing-, Vertriebs-, Kundendienst- und Kundeninformations-Tools in ein vollständig webbasiertes Paket. Welche Vorteile hat das für Sie? Nehmen wir eine typische Büroumgebung als Beispiel: Ein Mitarbeiter nimmt einen Anruf für einen Kollegen in einer anderen Abteilung entgegen und vergisst, diesen darüber zu informieren. Ergebnis? Eine verlorene Verkaufschance. Ihr Schreibtisch ist übersät mit Haftnotizen für zu erledigende Aufgaben doch was ist am vordringlichsten? Vertrieb und Kundendienst betreuen dieselben Kunden, nutzen jedoch separate Systeme oder gar keins. Niemand weiß genau, was sich bei einem bestimmten Kunden in letzter Zeit getan hat. Verschiedene Vertriebsteams arbeiten nach unterschiedlichen Zeitplänen, und es ist nicht klar ersichtlich, was sich in der Pipeline befindet. Ein Kunde ruft an und beschwert sich, dass seine einfache Anfrage noch nicht beantwortet wurde. Dies sollte jedoch schon längst erfolgt sein. Mit CRM können Sie all dies in einem System zusammenfassen. Durchsuchen von Kundeninformationen Kontaktverwaltung: Verwalten der Arbeitszeit Kundeninformationen lassen sich schnell finden. Konzentrieren Sie sich auf die Informationen, die für Ihre momentanen Aufgaben am relevantesten sind. Erstellen und aktualisieren Sie Kundeninformationen. Erstellen Sie uneingeschränkte Notizen zu speziellen Details. Kommunikationsverwaltung: Verfügbare Tools Dokumentverwaltung: Planen Sie Erinnerungen und Termine. Weisen Sie Aktivitäten zu bzw. neu zu, und delegieren Sie sie. Planen Sie Ihr Arbeitspensum, und zeigen Sie Ihre Aktionshistorie an. Verwalten Sie Ihre persönliche Terminplanung. Verwalten Sie das Arbeitspensum von Teams. Erstellen Sie mit Hilfe von Standardvorlagen Briefe, s und Angebote. Speichern Sie alle Dokumente als Bestandteil der gemeinsamen Kundenhistorie. Hängen Sie Dokumente an Kommunikationseinträge an. Senden Sie s und Anlagen mit Hilfe von Sage CRM

18 Kapitel 1: Informationen zu diesem Handbuch Standardprotokollen. Zeichnen Sie Ihre Kommunikationsaufgaben auf. Qualifizieren von Interessenten Marketing: Sie können unbearbeitete Interessentendaten aufzeichnen und qualifizieren. Verwenden Sie Listen ausgehender Anrufe, um an mehreren Kampagnen zu arbeiten. Generieren Sie Interessenten aus einer telefonischen Folgekampagne. Berichten Sie über den Erfolg einer Kampagne. Erzielen von Geschäftsabschlüssen Vertriebsverwaltung: Verfolgen Sie Verkaufschancen auf ihrem Weg durch den Vertriebszyklus. Zeichnen Sie eine Historie aller Hochstufungen auf, und verwalten Sie diese. Weisen Sie Verkaufschancen und Aufgaben Kollegen für die Teambearbeitung zu. Verwalten Sie eine Kommunikationshistorie für jede Verkaufschance. Zeichnen Sie den Vertriebsfortschritt, Forecasts und Listen auf, und analysieren Sie diese Daten. Erstellen professioneller Berichte Berichtserstellung: Kundendienst Kundendienst: Erstellen Sie Firmenlisten und Pipeline-Übersichten. Generieren Sie Listen mit Kundenbetreuungsvorgängen. Analysieren Sie Leistung und Forecasts. Überwachen Sie den Kampagnenerfolg. Führen Sie Standardberichte in Ihrem Web-Browser aus. Protokollieren Sie Kundendienstanrufe. Verfolgen Sie Kundendienstfälle auf ihrem Weg bis zur Lösung. Überwachen Sie die Einhaltung von Service Level Agreements. Verwenden Sie eine Lösungsdatenbank, um Lösungen zu veröffentlichen und Schlüsselwortsuchen durchzuführen. Eskalieren Sie überfällige Tickets. Benutzerhandbuch 1-5

19 Kapitel 1 Anpassen des Systems an persönliche Anforderungen Anpassung: Richten Sie individuell angepasste Cockpits ein. Ändern Sie Aussehen und Bedienung der Benutzeroberfläche. Schalten Sie zwischen Ihren fünf aussichtsreichsten potenziellen Kunden um. Erstellen Sie eine Übersicht mit den Kundendienstfällen der höchsten Priorität. Legen Sie eigene Zeitzonen- und Währungseinstellungen fest. 1-6 Sage CRM

20 Kapitel 2: Erste Schritte Anmelden Ändern des Passworts Zurücksetzen des Passworts Abmelden Grundlegende Bildschirmelemente Registerkarten Navigieren Bildschirm-Coaching Aufrufen der Hilfe Anmelden 1. Öffnen Sie Ihren Web-Browser. 2. Wechseln Sie zu und klicken Sie auf Anmelden. 3. Geben Sie Ihre -Adresse und Ihr Passwort ein. 4. Klicken Sie auf Anmelden. Je nach Ihrer Systemkonfiguration und den Benutzereinstellungen wird Sage CRM mit Ihrem standardmäßigen Startbildschirm geöffnet. Beispiel: Ihr Kalender. Ändern des Passworts So ändern Sie Ihr Passwort nach erfolgter Anmeldung 1. Klicken Sie auf <Mein Profil> Einstellungen und dann auf Passwort ändern. 2. Geben Sie in Altes Passwort Ihr altes Passwort und in Neues Passwort und Passwort bestätigen das neue Passwort ein. 3. Klicken Sie auf Speichern. Zurücksetzen des Passworts Wenn Sie versuchen, sich anzumelden, aber Ihr Kennwort vergessen haben, können Sie es zurücksetzen. 1. Klicken Sie auf Ich brauche Hilfe in Bezug auf mein Passwort. 2. Geben Sie Ihre -Adresse und den Sicherheitscode ein. 3. Klicken Sie auf Passwort zurücksetzen. 4. Prüfen Sie Ihren Posteigang auf die , die Ihnen hilft, ein neues Passwort festzulegen. Abmelden Klicken Sie zum Abmelden auf <Mein Profil> Abmelden. Benutzerhandbuch 2-1

21 Kapitel 2 Sie werden automatisch abgemeldet, wenn Sie den Browser schließen oder im Sage CRM Fenster zu einer anderen Website navigieren. Grundlegende Bildschirmelemente Sage CRM setzt sich hauptsächlich aus folgenden Bildschirmelementen zusammen:. 1. Siehe "Profil" auf Seite Siehe "Suchleiste" auf Seite Siehe "Hauptmenü" auf Seite Siehe "Schnellzugriffleiste" auf Seite Siehe " Aktionsschaltflächen" auf Seite Siehe "Aufrufen der Hilfe" auf Seite Siehe " Registerkarten" auf Seite Siehe " Bildschirm-Coaching" auf Seite Siehe " Panel" auf Seite 2-5 Oberstes Menü Das oberste Menü zeigt Datum und Uhrzeit Ihrer letzten Anmeldung, Ihr Profil der das Profil Ihres Teams und eine Suchleiste an. 2-2 Sage CRM

22 Kapitel 2: Erste Schritte Wenn Sie eine Testversion nutzen, verfolgt ein Zähler nach, wie viele kostenlose Testtage Ihnen noch bleiben. Wenn Sie ein Abonnement von Sage CRM erwerben möchten, können Sie auf Kaufen klicken. Profil Nach Klicken auf <Mein Profil> haben Sie folgende Möglichkeiten: Wechseln vom Modus "Mein CRM" zum Modus "Team - CRM" Wechseln zum Modus "Mein CRM" eines Kollegen, wenn Sie entsprechende Berechtigungen haben. Dies erlaubt Ihnen, den Kalender Ihres Kollegen und die ihm zugewiesenen Datensätze anzuzeigen. Öffnen und Bearbeiten Ihrer Einstellungen. Zeigen Sie Ihre Letzte Aktivität an. Die Liste enthält die Aktivitäten der letzten fünf Tage mit Uhrzeit, Standort, Browser, Gerät und IP-Adresse zu jeder Anmeldung. Öffnen des Bereichs Administration, sofern Sie Administratorrechte haben. Sich abmelden. Suchleiste Mithilfe der Suchleiste können Sie auf dreierlei Arten schnell nach Sage CRM Datensätzen suchen. Verwendung des Felds Suchen: Für eine Suche in allen Hauptentitäten von Sage CRM geben Sie Schlüsselbegriffe in das Feld Suchen ein. Verwendung der Suchbildschirme: Für eine Suche in einer bestimmten Sage CRM Entität klicken Sie auf Suchen (den Pfeil neben dem Symbol Lupe) und dann auf den Entitätstyp. Verwenden der logischen Suche: Für eine komplexe Datenbanksuche in mehreren Sage CRM Entität klicken Sie auf Suchen (den Pfeil neben dem Symbol Lupe) und dann auf Logische Suche. Hauptmenü Das Hauptmenü bietet einen Schnellzugriff auf Hauptentitäten in Sage CRM. Es steht auf allen Bildschirmen in Sage CRM zur Verfügung. Je nach Größe Ihres Bildschirms kann das Hauptmenü wie folgt gefunden werden: Unmittelbar unter dem obersten Menü in Sage CRM. Wenn das Menü zu viele Registerkarte enthält, sind einige davon unter der Überschrift Mehr gruppiert. Durch Klicken auf das Symbol links oben auf dem Bildschirm. Das Hauptmenü wird unter diesem Symbol ausgeblendet, wenn der Bildschirm zu klein ist, beispielsweise beim Arbeiten auf einem Tablet. Klicken Sie auf das Logo Sage CRM im Hauptmenü, um zu Ihrer Startseite zurückzukehren. Sie können Ihre Startseite unter <Mein Profil> Einstellungen Anmelden an festlegen. Schnellzugriffleiste Über die Schnellzugriffsleiste können Sie schnell auf zuletzt verwendete und häufig verwendete Datensätze sowie auf Kalenderbenachrichtigungen zugreifen. Außerdem können Sie über diesen Benutzerhandbuch 2-3

23 Kapitel 2 Bereich auch einen neuen Datensatz hinzufügen. Zum Anzeigen einer Liste von Datensätze klicken Sie auf ein Symbol auf der Schnellzugriffsleiste. Wenn Sie eine Liste der zuletzt angezeigten Datensätze aufrufen möchten, klicken Sie auf das Symbol Verlaufsliste. Wenn Sie eine Liste der häufig verwendeten Datensätze aufrufen möchten, klicken Sie auf das Symbol Favoriten. Wenn Sie Ihre zu bearbeitenden Benachrichtigungen anzeigen möchten, klicken Sie auf das Symbol Benachrichtigungen. Wenn Sie in der Schnellzugriffsliste auf einen Datensatz klicken, wird dieser auf der Hauptseite von Sage CRM angezeigt. Wenn die Schnellzugriffsliste standardmäßig geöffnet oder geschlossen sein soll, klicken Sie auf das Pfeilsymbol am unteren Rand der Liste. Zum Schließen der Schnellzugriffsliste klicken Sie auf X. Verlaufsliste In der Verlaufsliste finden Sie schnell den Datensatz, den Sie zuletzt verwendet haben. Zum Anzeigen der Verlaufsliste müssen links oben auf dem Bildschirm klicken Sie auf der Schnellzugriffsleiste auf das Symbol Aktuell. In der Verlaufsliste werden Firmen-, Personen-, Verkaufschancen-, Angebots-, Auftrags-, Interessenten-, Ticket-, Lösungs-, Kampagnen- und Gruppendatensätze gespeichert. Wenn Sie die zuletzt verwendeten Datensätze nach Entität filtern möchten, klicken Sie auf den Pfeil neben der Listenüberschrift und wählen die Entität aus. Zum Aufheben des Filters klicken Sie erneut auf den Pfeil und wählen Alle aktuellen aus. Die Verlaufsliste enthält höchstens 10 Datensätze pro Entität. Klicken Sie auf einen Datensatznamen, um den Datensatz im Hauptbereich von Sage CRM zu öffnen. Klicken Sie auf ein Entitätslogo, um den Suchbildschirm der Entität zu öffnen. Wenn die Verlaufsliste standardmäßig geöffnet oder geschlossen sein soll, klicken Sie auf das Pfeilsymbol am unteren Rand der Liste. Zum Schließen der Verlaufsliste klicken Sie auf X. Favoriten Sie können einen Sage CRM Datensatz zu Ihrer Favoritenliste hinzufügen, um schnell darauf zugreifen zu können. Klicken Sie auf das Sternsymbol neben dem Titel der Datensatzseite. Sie können Personen-, Firmen-, Verkaufschancen-, Ticket- und benutzerdefinierte Entitäts- Datensätze zu Ihrer Favoritenliste hinzufügen. Zum Anzeigen einer Liste der häufig verwendeten Datensätze klicken Sie auf der Schnellzugriffsleiste auf Favoriten. Die häufig verwendeten Datensätze werden in der Favoritenliste in der Reihenfolge angezeigt, in der sie hinzugefügt wurden. 2-4 Sage CRM

24 Kapitel 2: Erste Schritte Wenn Sie die häufig verwendeten Datensätze nach Entität filtern möchten, klicken Sie auf den Pfeil neben der Überschrift der Favoritenliste und wählen die Entität aus. Zum Aufheben des Filters klicken Sie erneut auf den Pfeil und wählen Alle Favoriten aus. Um einen Datensatz aus der Favoritenliste zu entfernen, klicken Sie in der Liste auf das Sternsymbol neben dem Datensatz. Wenn die Favoritenliste standardmäßig geöffnet oder geschlossen sein soll, klicken Sie auf das Pfeilsymbol am unteren Rand der Liste. Zum Schließen der Favoritenliste klicken Sie auf X. Benachrichtigungen Benachrichtigungen sind meist Erinnerungen an Aufgaben oder Termine. Die Anzahl Ihrer Benachrichtigungen wird über dem Benachrichtigungssymbol auf der Schnellzugriffleiste angezeigt. Zum Anzeigen einer Liste mit offenen Benachrichtigungen klicken Sie auf das Symbol Benachrichtigungen auf der Schnellzugriffleiste. Klicken Sie auf eine Benachrichtigung in der Liste, um den entsprechenden Datensatz bzw. Termin oder die zugehörige Aufgabe im Hauptbildschirm zu öffnen. Zum Löschen einer einzelnen Benachrichtigung klicken Sie auf das Papierkorbsymbol neben der Benachrichtigung. Zur Wiedervorlage einer einzelnen Benachrichtigung klicken Sie auf das Wiedervorlagesymbol neben der Benachrichtigung und wählen eine Wiedervorlagedauer. Zum Ausblenden aller Benachrichtigungen klicken Sie auf Alle schließen oder Alle wiedervorlegen. Wenn die Benachrichtigungsliste standardmäßig geöffnet oder geschlossen sein soll, klicken Sie auf das Pfeilsymbol am unteren Rand der Liste. Zum Schließen der Benachrichtigungsliste klicken Sie auf X. Erstellen neuer Datensätze und Kommunikationseinträge Wenn Sie einen neuen Datensatz hinzufügen möchten, klicken Sie auf der Schnellzugriffsleiste auf Neu. Auf diese Weise können Sie in allen Bereichen von Sage CRM neue Datensätze, Aufgaben, Termine oder s hinzufügen. Panel Ein Bildschirm kann in mehrere Panels aufgeteilt sein. Damit sich die Anzeige übersichtlicher gestaltet, enthält jedes Panel zusammengehörige Informationen. Im Panel Anmeldungs- und Session-Einstellungen auf dem Bildschirm Einstellungen sind beispielsweise alle Felder im Zusammenhang mit Ihren Anmeldungs- und Session-Einstellungen gruppiert. Aktionsschaltflächen Über Aktionsschaltflächen können Sie Ihre Daten bearbeiten. Sie können beispielsweise neue Adressen hinzufügen, Kontaktinformationen ändern oder Verkaufschancen hochstufen. Die auf einem Bildschirm angezeigten Aktionsschaltflächen hängen vom aktuellen Kontext ab. Benutzerhandbuch 2-5

25 Kapitel 2 Registerkarten Registerkarten dienen zur Trennung von Ordnerinhalten. Die Informationen auf jeder Registerkarte werden vom aktuellen Kontext bestimmt. Wenn Sie beispielsweise den Datensatz der Person "Anita Schmitz" geöffnet haben, klicken Sie auf die Registerkarte Kommunikation, um die letzten Interaktionen Ihrer Firma mit Frau Schmitz anzuzeigen. Registerkarten von "Mein CRM" Company and Person tabs Registerkarten von "Mein CRM" Die Registerkarten Modus "Mein CRM" zeigen Informationen im Zusammenhang mit Ihrer aktuellen Arbeit. Wenn Sie prüfen möchten, welcher Modus aktiviert ist, klicken Sie auf <Mein Profil>. Ist der Modus Mein CRM aktiv, wird der Link Modus "Team - CRM" angezeigt. Ist der Modus Team - CRM aktiv, wird der Link Modus "Mein CRM" angezeigt. Klicken Sie auf den Link, um das Modus zu wechseln. Registerkarte Control-Center Kalender Interessenten Verkaufschancen Firmen Personen Tickets Gemeinsame Dokumente Inhalt Eine anpassbare Gruppe von Elementen für Ihre Arbeit. Beispiele hierfür sind eine Liste von Firmen aus einer persönlichen gespeicherten Suche und ein lokaler RSS- Feed mit Nachrichten. Ihre geplanten Telefonate, Besprechungen und die laufende Korrespondenz. Nicht qualifizierte Anfragen bezüglich Ihres Unternehmens. Ihre aktuelle Vertriebsleistung als Trichter. Firmen in Sage CRM, zu deren Anzeige Sie berechtigt sind Personen in Sage CRM, zu deren Anzeige Sie berechtigt sind Offene Kundendienst-Tickets, die Ihnen zugewiesen sind. Firmendokumente, die jederzeit schnell zur Verfügung stehen müssen. 2-6 Sage CRM

26 Kapitel 2: Erste Schritte Registerkarte Gruppen Marketing Inhalt Dient zum Erstellen, Ändern und Speichern von Personen, Firmen, Interessenten, Tickets und Verkaufschancen. Verwalten und erstellen Sie Marketing- Kampagnen. Zeigen Sie den Status von Kampagnenaktivitäten an und führen Sie Berichte zu Verkaufschancen aus, die durch Kampagnen entstanden sind. MailChimp-Kampagnen Erstellen und bearbeiten Sie MailChimp E- Mail-Kampagnen. Zeigen Sie Statistiken über Kampagnen- s an, damit Sie geeignete Folgeaktionen nachschalten können. Berichte Outlook-Kontakte Listen ausgehender Anrufe Forecasts Erste Schritte Lösungen Führen Sie bestehende Berichte aus oder erstellen Sie neue Berichte, sofern Sie dazu berechtigt sind. Kontakte in Sage CRM, die Sie mit MS Outlook (bei der klassischen Outlook- Integration) synchronisieren möchten. Liste ausgehender Anrufe, die Sie bearbeiten. Diese Registerkarte wird nicht standardmäßig angezeigt. Sie können sie unter <Mein Profil> Einstellungen aktivieren. Ihre vierteljährlichen Vertriebs-Forecasts. Diese Registerkarte wird nicht standardmäßig angezeigt. Ihr Systemadministrator muss Ihnen Zugriff auf diese Registerkarte gewähren. Eine Ressourcenseite mit Links zu Hilfethemen und Videoanleitungen für bestimmte Aufgaben, um Ihnen den Einstieg in Sage CRM zu erleichtern. Vorhandene Einträge in der Wissensdatenbank. Diese Registerkarte wird nicht standardmäßig angezeigt. Sie können sie unter <Mein Profil> Einstellungen aktivieren, sofern Ihnen der Systemadministrator Zugriffsrechte für Lösungen erteilt hat. Benutzerhandbuch 2-7

27 Kapitel 2 Registerkarte Inhalt... (Auslassungszeichen) Ermöglich Ihnen das Ändern der im Hauptmenü Registerkarte, die Team - CRM angezeigt werden, ähneln diesen Registerkarte, doch die Informationen beziehen sich auf Ihr Team. Die Registerkarte Forecasts, Listen ausgehender Anrufe, Outlook-Kontakte oder Cockpit stehen unter Team - CRM nicht zur Verfügung. Die Registerkarten "Firma" und "Person" Diese Registerkarten werden im Kontext einer Firma angezeigt. Die Registerkarten, die im Kontext einer Person zur Verfügung stehen, sind diesen Registerkarten ähnlich. Allerdings beziehen sich die enthaltenen Informationen einzig auf die jeweilige Person. Die Zusammenfassungsregisterkarte Person zeigt die wesentlichen Details zu allen Personen, für die Sie Anzeigerechte haben. Registerkarte Zusammenfassung Schnellansicht Control-Center Schlüsselattribute Inhalt Wesentliche Firmendetails, Telefonnummern und -Adressen, Hauptanschrift und Kontaktdaten zu allen Firmen, für die Sie Anzeigeberechtigungen haben. Ihre letzten Aktivitäten mit dieser Firma. Auf ihr werden die Kommunikationen, Verkaufschancen und Tickets aufgeführt, die in letzter Zeit in Verbindung mit der Firma angefallen sind. Dient zum Anzeigen eines Überblicks über den Status eines Kundenkontos zu Verwaltungszwecken. Als Beispiele sind hier ein Diagramm für überfällige Tickets, eine Liste von Verkaufschancen mit hoher Priorität oder ein Snapshot bevorstehender Besprechungen zu nennen. Wenn die Profilerstellung mit Hilfe von Schlüsselattributen für Firmen eingerichtet wurde, können Sie zusätzliche Informationen über die Firma erfassen, die von standardmäßigen Firmenfeldern nicht erfasst werden. 2-8 Sage CRM

28 Kapitel 2: Erste Schritte Registerkarte Marketing Notizen Kommunikation Verkaufschancen Tickets Personen Adressen Inhalt Was die Nachverfolgung von Informationen anbelangt, lässt sich diese Registerkarte komplett auf Ihre Anforderungen zuschneiden, beispielsweise in Bezug auf detaillierte Informationen zur Firmensegmentierung. Dient zum Eingeben allgemeiner Informationen zur Firma in freier Form. Beispiel: eine aktuelle Pressemitteilung, in der die anstehende Fusion der Firma mit einer anderen Firma angekündigt wird. Enthält Telefonate, Besprechungen und die laufende Korrespondenz mit der Firma. Ihre bisherige und geplante Vertriebsleistung als Trichter oder für die Firma. Informationen zu den Tickets Ihres Kunden- Supports. Personen, die in Kontakt mit der Firma stehen. Firmenadressen Telefon/ Firmenteam Dokumente Beziehungen Details zu Telefonnummern und - Adressen der Firma. Personen in Ihrem Unternehmen, die an Aktivitäten mit dieser Firma beteiligt sind. Verweise auf alle Dokumente, die in Verbindung mit der Firma stehen. Verknüpfungen zwischen der Firma und dazugehörigen Firmen, Personen, Verkaufschancen und anderen Informationen, die nach Beziehungstyp gruppiert sind. Beispielsweise eine Liste der Firmen, mit denen Sie am häufigsten arbeiten.... (Auslassungszeichen) Ermöglich Ihnen das Ändern der im Hauptmenü Benutzerhandbuch 2-9

29 Kapitel 2 Navigieren Sage CRM ist browserbasiert. Sie können darin genau so wie auf einer Standardwebsite navigieren. Das Öffnen von Sage CRM Elementen in einem anderen Fenster oder auf einer anderen Registerkarte wird in Sage CRM nicht unterstützt. Neben dieser Vorgehensweise per Mausklick können folgende Funktionen die Navigation im System beschleunigen. Grundlegendes zur reaktionsfähigen Benutzeroberfläche Tabulatortaste Tastenkombinationen Los, Pfeilschaltflächen Erweiterte Suchauswahl Pflichtfelder Grundlegendes zur reaktionsfähigen Benutzeroberfläche Die Benutzeroberfläche von Sage CRM ist auf Reaktionsfähigkeit ausgelegt. Dies bedeutet, dass die Benutzeroberfläche sich an die Größe Ihres Bildschirms anpasst, damit Sie keinen Bildlauf zur Seite durchführen müssen oder Ihnen zu viele Schaltflächen angezeigt werden, wenn Sie mit einem kleinen Bildschirm arbeiten Sage CRM

30 Kapitel 2: Erste Schritte Die folgenden Bereiche der Benutzeroberfläche sind reaktionsfähig und können bei Bedarf ausgeblendet werden: Das Hauptmenü wird unter einem Menüsymbol ausgeblendet, das links oben auf dem Bildschirm angezeigt wird. Im Kontext eines Datensatzes werden Aktionsschaltflächen mithilfe des Dropdown-Menüs Optionen ausgeblendet. Tabulatortaste Drücken Sie beim Eingeben oder Bearbeiten von Informationen die Tabulatortaste, um rasch von Feld zu Feld zu wechseln. Um wieder zum vorherigen Feld zurückzukehren, drücken sie Umschalt- + Tabulatortaste. Tastenkombinationen Sie können durch Sage CRM ohne Maus navigieren. Dies wird durch Tastenkombinationen ermöglicht. Die zur Verfügung stehenden Tastenkombinationen hängen von der in Sage CRM geöffneten Seite ab. Sie erkennen eine verfügbare Tastenkombination daran, dass ein Buchstabe im Namen der jeweiligen Schaltfläche unterstrichen ist. Drücken Sie in Internet Explorer Alt und den Benutzerhandbuch 2-11

31 Kapitel 2 unterstrichenen Buchstaben, um die Aktion auszuführen. Wenn beispielsweise A in Neue Aufgabe unterstrichen ist, drücken Sie Alt + A, um eine neue Aufgabe zu erstellen. Bei der Verwendung in Internet Explorer sind u. a. folgende Tastenkombinationen verfügbar: ALT+A: Erstellt einen neuen Termin auf der Registerkarte Kalender bzw. Kommunikation. ALT+N: Fügt das aktuelle Datum in ein Datumsfeld ein. ALT+T: Erstellt eine neue Aufgabe auf der Registerkarte Kalender bzw. Kommunikation. ALT+E: Erstellt eine neue auf der Registerkarte Kalender bzw. Kommunikation. ALT+V: Schaltet auf der Registerkarte Kalender bzw. Kommunikation zwischen der Kalender- und der Listenansicht um. ALT+C: Ermöglicht Ihnen, bestimmte Bildschirme zu verlassen. ALT+S: Speichert Datensätze. Alt + â: Öffnet Dropdown-Listen. Wenn Sie in einem anderen Browser arbeiten, verwenden Sie stattdessen die folgenden Tastenkombinationen: Firefox: Alt + Umschalt + Taste und anschließend die Eingabetaste. Chrome: Alt + Umschalt + Taste Safari: Alt + Strg + Taste Pfeilschaltfläche "Los" Symbol Beschreibung Durch Klicken auf die dreieckige Pfeilschaltfläche Los können Sie zum Zusammenfassungsbildschirm des zugehörigen Datensatzes springen. Erweiterte Suchauswahl Eine kleine Lupe neben einem kleinen, nach unten zeigenden Pfeil weist ein Feld als Feld für die erweiterte Suchauswahl aus. Für das Feld Kampagnenaktivität auf der Seite Neuer Interessent werden beispielsweise die Lupe und der Pfeil angezeigt. Symbol Name Feld Erweiterte Suchauswahl Klicken Sie auf das Symbol Erweiterte Suchauswahl, um Datensätze in Sage CRM zu suchen. Geben Sie einige Buchstaben ein, und klicken Sie auf das Symbol, woraufhin Treffer unter dem Feld angezeigt werden Sage CRM

32 Kapitel 2: Erste Schritte Ergebnisse der erweiterten Suchauswahl Klicken Sie auf einen überstimmenden Datensatz, um ihn in das Textfeld einzugeben. Bei nur einem Treffer wird das Textfeld automatisch ausgefüllt. Klicken Sie alternativ auf den Pfeil neben der Lupe, um eine Suche mit einem standardmäßigen Suchbildschirm auszuführen bzw. die aktuelle Suche zu löschen. Sobald Sie einen Datensatz mit dem Feld Erweiterte Suchauswahl verbunden haben, können Sie zur Zusammenfassungsseite dieses Datensatzes wechseln. Klicken Sie bei gedrückter STRG-Taste auf den Datensatznamen, um dessen Zusammenfassungsseite im Kontext der Entität anzuzeigen. Doppelklicken Sie auf den Datensatznamen, um ihn in einem Popup-Fenster zu öffnen. Pflichtfelder Wenn Sie in Sage CRM Informationen hinzufügen oder bearbeiten, beachten Sie, dass mit einem blauen Sternchen markierte Felder Pflichtfelder sind, die ausgefüllt sein müssen, damit Ihre Änderungen gespeichert werden. Bildschirm-Coaching Das Bildschirm-Coaching kann auf Sage CRM Bildschirmen in einem Panel angezeigt werden. Dieses Panel bietet kontextbezogene Informationen und allgemeine Tipps. Ihr Systemadministrator kann das Bildschirm-Coaching aktivieren und deaktivieren. Die Anzeigeeinstellungen für das Bildschirm-Coaching können Sie in <Mein Profil> Einstellungen festlegen. Weitere Informationen finden Sie unter Zugreifen auf Benutzereinstellungen (Seite 24-1). Zum Deaktivieren des Bildschirm-Coachings klicken Sie auf das Symbol X. Wenn Sie ein Coaching-Panel schließen, bleibt es bis zur nächsten Anmeldung deaktiviert. Unter <Mein Profil> Einstellungen können Sie das Coaching wieder aktivieren. Um das Coaching-Panel für einen bestimmten Bildschirm ein- oder auszublenden, klicken Sie auf die Schaltfläche Maximieren/Minimieren. Wenn Sie das Coaching-Panel für einen Bildschirm ausblenden, bleibt es bis zur nächsten Anmeldung ausgeblendet. Weitere Informationen zum Einrichten des Bildschirm-Coachings finden Sie im Systemadministratorhandbuch. Benutzerhandbuch 2-13

33 Kapitel 2 Aufrufen der Hilfe Sollten Sie einmal in Sage CRM den Überblick verlieren, klicken Sie auf das Symbol Hilfe, um kontextbezogene Informationen zum aktuellen Bildschirm zu erhalten. Wenn Sie sich den Einstieg in Sage CRM erleichtern möchten, klicken Sie im Hauptmenü auf Erste Schritte, um die Seite Erste Schritte zu öffnen. Wir empfehlen Ihnen, die auf dieser Seite angegebenen Aufgaben möglichst in der angegebenen Reihenfolge durchzuarbeiten, da Sie Sage CRM auf diese Weise optimal kennen lernen. Außerdem enthält die Seite Erste Schritte Links zu Hilfethemen und Videoanleitungen für bestimmte Aufgaben. Zugriff auf weitere Inhalte erhalten Sie, indem Sie sich der Sage CRM Community anschließen. Hier finden Sie Blog-Beiträge, weitere PDF-Dateien, Whitepaper, Kundenberichte und Benutzerforen. Anleitungsvideos finden Sie im Videokanal von Sage CRM. Neue Cloud-Benutzer, die sich einen schnellen Einstieg wünschen, können sich die Videoreihe mit den ersten Schritten ansehen. Die meisten Videos sind in englischer Sprache. Es gibt jedoch auch welche in deutscher, französischer und spanischer Sprache Sage CRM

34 Kapitel 3: Suchen nach Informationen Verwendung der Suchbildschirme Grundlegende Suchverfahren Verwendung des Felds "Suchen" Verwenden der logischen Suche Verwenden gespeicherter Suchen Arbeiten mit Listen Verwendung der Suchbildschirme Mithilfe von Kriterien auf dem Suchbildschirm können Sie einen Entitätsdatensatz suchen. 1. Klicken Sie auf Suchen <Entität>. 2. Geben Sie Suchkriterien ein. 3. Klicken Sie auf Suchen. 4. Zum Öffnen eines Datensatzes klicken Sie auf den Link der Entität. Um beispielsweise Details zu einer Firma anzuzeigen, klicken Sie auf den Link mit dem Firmennamen. Benutzerhandbuch 3-1

35 Kapitel 3 Die Registerkarte Schnellansicht zeigt die letzten Aktivitäten Ihres Unternehmens im Zusammenhang mit der Firma. Grundlegende Suchverfahren Wiederholen einer früheren Suche Zurücksetzen von Suchkriterien Kombinieren von Suchkriterien Platzhaltersuche Suche mit Datumsfeldern Suche mit numerischen Feldern Wiederholen einer früheren Suche Die Verlaufsliste enthält die letzten Informationen, mit denen Sie gearbeitet haben. Sie bietet eine schnelle Möglichkeit, zu den am häufigsten genutzten Kundeninformationen zu navigieren. Über die Symbole in den Überschriften der Verlaufsliste können Sie ebenfalls die entsprechende Suchseite öffnen. Zurücksetzen von Suchkriterien Wenn Sie einen Suchvorgang auf eine Entität anwenden, werden auf dem Ergebnisbildschirm Ihre Kriterien und die übereinstimmenden Datensätze gezeigt. Wenn Sie im Verlauf derselben Sitzung zum Suchbildschirm für diese Entität zurückkehren, verbleiben die vorherigen Ergebnisse auf dem Bildschirm. Sie müssen den Bildschirm löschen, um eine neue Suche durchführen zu können. Klicken Sie dazu auf Löschen. Kombinieren von Suchkriterien Sie können eine beliebige Anzahl von Kriterien auf einem Suchbildschirm kombinieren. Im vorliegenden Beispiel werden die Namen der Firma und der Person als Suchkriterien kombiniert. 1.. Klicken Sie auf Suchen Person. 2. Geben Sie den Namen der Person ganz oder teilweise im Feld Nachname und den Firmennamen im Feld Firmenname ein. 3. Klicken Sie auf Suchen. 4. Klicken Sie auf die Person, zu der Sie weitere Details anzeigen möchten. Platzhaltersuche Geben Sie zum Verwenden der Platzhaltersuche % vor den Wert in einem Feld auf dem Suchbildschirm ein. Die zurückgegebenen Treffer enthalten diesen Wert. Geben Sie beispielsweise %software in Firmenname, um alle Firmen zurückzugeben, deren Name software enthält. Suche mit Datumsfeldern Auf einigen Suchbildschirmen für Entitäten können nach Datum suchen. Über die folgenden Schritte wird nach Interessenten gesucht, die zwischen zwei angegebenen Daten erstellt wurden. 1. Klicken Sie auf Suchen Interessent. 2. Wählen Sie Zwischen in der Dropdown-Liste Geöffnet aus. 3-2 Sage CRM

36 Kapitel 3: Suchen nach Informationen 3. Klicken Sie auf den ersten Kalender, und wählen Sie ein Datum aus. 4. Klicken Sie auf den zweiten Kalender, und wählen Sie ein Datum aus. 5. Klicken Sie auf Suchen. Der Systemadministrator kann in sämtlichen Suchbildschirmen in Sage CRM Datumssuchfelder hinzufügen. Suche mit numerischen Feldern Sie können eine Suche nach numerischem Wert ausführen, wenn der Systemadministrator dem Bildschirm Suchen für die Entität numerische Felder hinzugefügt hat. Wenn beispielsweise das benutzerdefinierte Feld Verkaufschance: Gesamtsumme dem Bildschirm Suchen der Verkaufschance hinzufügt wird, können Sie nach Verkaufschancen mit einer Gesamtangebotssumme von über USD suchen. Verwendung des Felds "Suchen" Für eine Suche in allen Hauptentitäten von Sage CRM geben Sie Schlüsselbegriffe in das Feld Suchen ein. Bei einer Suche nach Softwareservices in Europa werden beispielsweise alle Datensätze zurückgegeben, die in einem beliebigen Textfeld die Wörter Softwareservices + in + Europa enthalten. Die Wörter können innerhalb eines Datensatzes in einer beliebigen Reihenfolge und über mehrere Textfelder verteilt vorkommen. Sie können nach Firmen-, Personen-, Verkaufschancen-, Interessenten-, Ticket- und benutzerdefinierten Entitäts-Datensätzen suchen. Die Suche beginnt, nachdem Sie zwei Buchstaben in das Feld Suchen eingegeben haben. Mit jedem weiteren eingegebenen Zeichen werden die Suchergebnisse verfeinert. Die Suche gibt maximal acht Datensätze zurück, die am besten mit Ihren Kriterien übereinstimmen. Wenn Sie auf einen zurückgegebenen Datensatz klicken, wird dessen Zusammenfassungsbildschirm angezeigt. Drücken Sie STRG + S, um das Feld Suchen zu öffnen. Nachdem Sie den Suchbegriff eingegeben haben, drücken Sie die Pfeiltasten Nach oben und Nach unten und die Eingabetaste, um einen zurückgegebenen Datensatz auszuwählen. Verwenden der logischen Suche Mithilfe der logischen Suche können Sie komplexe Datenbanksuchen basierend auf den Hauptentitäten in Sage CRM ausführen. Sie können erweiterte Suchen basierend auf einer WHERE-Klausel erstellen und die Auswahlkriterien mit den AND- und OR-Klauseln erweitern. Sie können beispielsweise eine logische Suche für alle Firmen erstellen, bei denen die Stadt Chicago Benutzerhandbuch 3-3

37 Kapitel 3 lautet (WHERE) und die Anzahl der Mitarbeiter über liegt (AND) oder der Jahresumsatz 10 Mio. USD überschreitet (OR). Sie können nach Datensätzen für Tickets, Kommunikationen, Firmen, benutzerdefinierte Entitäten, benutzerdefinierte Notizen, Interessenten, Verkaufschancen, Aufträge, Personen, Angebote und Lösungen suchen. 1. Klicken Sie auf Suchen Logische Suche. 2. Fügen Sie die Felder hinzu, auf denen Ihre Suche basiert. 3. Geben Sie Werte für die Felder an. 4. Legen Sie Beziehungen zwischen den Feldern fest. 5. Zum Überprüfen der SQL-Abfrage hinter Ihrer Suche klicken Sie auf SQL-Vorschau. 6. Klicken Sie auf Suchen. Beim Erstellen einer logischen Suche mit mehreren Suchkriterien sollten Sie die Suche speichern, sobald die Suchergebnisse angezeigt werden. Wenn Sie sich vom System abmelden, ohne die Suche vorher zu speichern, wird sie gelöscht. Suchen von Firmen mit der logischen Suchfunktion Bei diesem Beispiel werden alle Kunden bzw. potenziellen Kunden in den USA gesucht. 1. Klicken Sie auf Suchen Logische Suche. 3-4 Sage CRM

38 Kapitel 3: Suchen nach Informationen 2. Wählen Sie Firma in Entität und Adresse: Land in Feldname aus, und klicken Sie auf Hinzufügen. 3. Wählen Sie Firma: Typ in Feldname aus, und klicken Sie auf Hinzufügen. Wiederholen Sie diesen Schritt, um ein weiteres Feld Firma: Typ hinzuzufügen. 4. Für Adresse: Land: Wählen Sie den Operator gleich. Wählen Sie USA in Wert. Wählen Sie Und in der Dropdown-Liste Und/Oder aus. 5. Für das erste Feld Firma: Typ: Wählen Sie die einfache öffnende Klammer in ( aus. Oder-Anweisungen müssen stets in Klammern gesetzt sein. Bei diesem Beispiel suchen Sie nach Firmen, die entweder Kunden oder potenzielle Kunden sind. Sie setzen diese beiden Suchbegriffe also in einfache Klammern. Wählen Sie den Operator gleich. Wählen Sie Kunde in Wert. Wählen Sie Oder in der Dropdown-Liste Und/Oder aus. 6. Für das zweite Feld Firma: Typ: Wählen Sie den Operator gleich. Wählen Sie Potenzieller Kunde in Wert. Wählen Sie die einfache schließende Klammer in der Dropdown-Liste ) aus. 7. Klicken Sie auf Suchen. Eine Liste mit allen Firmen, die Ihren Suchkriterien entsprechen, wird angezeigt. Suchen von Personen mit der logischen Suchfunktion Bei diesem Beispiel wird eine Liste von CEOs gesucht, bei denen der Unternehmenssektor entweder "Computersoftware", "Computerhardware" oder "Computerdienstleistungen" lautet und die im Osten der USA ansässig sind. 1. Klicken Sie auf Suchen Logische Suche. 2. Wählen Sie Person in der Dropdown-Liste Entität und Person: Position in der Dropdown- Liste Feldname aus, und klicken Sie auf Hinzufügen. Benutzerhandbuch 3-5