Entscheidungshilfe für die Anschaffung einer Software zur Personalabrechnung. Wie zukunftssicher?

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1 forum produktvergleich Entscheidungshilfe für die Anschaffung einer Software zur Personalabrechnung Wie zukunftssicher? NOCH MEHR ENTSCHEIDUNGSHILFE: Vergleich von Kostenrechnungssystemen und Software für die Warenwirtschaft Jeder hat sich wohl schon mal über seinen Gehaltszettel geärgert. Meist wegen der Höhe der Zahlen. Wenn die Zahlen in den nächsten Ausgaben. aber nicht nachvollziehbar oder gar falsch sind, dann steigt die Erregung noch. Welche Personalabrechnungssoftware entlastet die Nerven von Mitarbeitern und Personalsachbearbeitung? 12 Programme im Vergleich. Nach bewährtem Verfahren hat Michael Gottwald, Geschäftsführender Gesellschafter der Koeppler & Partner Consulting GmbH aus Hamburg das Programm Soft-Select eingesetzt. Für den is report hat er 12 Programme für die Personalabrechnung, die einen guten Teil des Marktes abdecken, ausgewählt und mit einem Anforderungsprofil verglichen. Als erstes ist anzumerken, daß Personalabrechnung häufig als Stand-Alone-Lösung verkauft, aber auch angeschafft wird. Anbieter kaufmännischer Systeme scheuen den hohen Entwicklungsaufwand für Module zur Personalabrechnung, weil diese sehr stark von Dritten (Gesetzgeber, Tarifpartner und Sozialversicherungsträger) reguliert wird. Eine vollständige Integration ist von Anwendern, etwa wegen Fragen der Datensicherheit, nicht unbedingt erwünscht. So läßt sich der Markterfolg von ADP Employer Services GmbH mit ihrem Informationen zu den Software-Produkten für die Personala adata Software ADP Employer EBS Software GSB Gesellschaft für HS- Hamburger ISB Varial Software OSG Organisations_ GmbH Services GmbH GmbH Softwareentwicklung Software GmbH GmbH Systeme GmbH und Beratung mbh Kontakt: Tel / Tel / Tel / Tel / Tel. 0 40/ Tel / Tel / Fax: / Fax: 04 21/ Fax: 07 31/ Fax: / Fax: 0 40/ Fax: / Fax: 07 11/ Gründungsjahr in den USA Umsatz ,5 Mio. DM Weltweit 4,80 Mrd US-$; 10 Mio. DM 22 Mio. DM 18,4 Mio. DM 10 Mio. DM 6 Mio. DM in Deutschland 85 Mio.DM (jeweils ) Anz. Programmierer 8 Mitarbeiter gesamt: ca Anzahl Mitarbeiter Hotline Getestetes Produkt Lohn & Gehalt PAISY EBS HUMAN RESOURCES GSB-iV-Personal- IBM Lohn und Gehalt /2 VARIAL PERSONAL- OS-PAS Personalwirtschaft abrechnung WIRTSCHAFT Anzahl Installatio nen in Deutschland Installationsanteil bei Unternehmen mit (geschätzt in Prozent) mehr als 500 Mitarb. 10% 80% 70% 60% 6% 10% 20% bis zu 500 Mitarb. 30% 20% 30% 40% 31% 40% 70% bis zu 100 Mitarb. 50% 0% 0% 0% 28% 25% 10% bis zu 50 Mitarb. 10% 0% 0% 0% 35% 25% 0% Durchschnittliche Li DM DM DM DM (für 200 MA) DM DM DM zenzkosten für Lohn und Gehalt bei ca. 100 abzurechnenden Mitarbeitern Wartungskosten 20% 17% 18% 18 % 20% 24% 18% (pro Jahr in Prozent vom Listenpreis) Branchenlösungen U.a.: BAV, BAT, Kirche, Ja. Tarife frei definiert Nein, branchenneutral. Nein. Ja. Nein. verfügbar? Metall (ohne Programm-- Update), Öffentlicher Dienst und Baulohn im Standard 30 is report 11/98

2 produktvergleich forum Produkt PAISY oder der Personal & Informatik AG mit LOGA 2001 erklären, beides Unternehmen, die außerhalb des Personalwesens keine Software anbieten. Schwerpunkt Funktionalitäten Das Anforderungsprofil, an dem sich die 12 Produkte messen müssen, gliedert sich in die Bereiche Ausbaufähigkeit, Benutzerfreundlichkeit, Funktionalität und Auswertungen. Dem regelmäßigen Leser zur Erinnerung, dem neuen Leser zur Erläuterung: das Vorgehen. Alle Anforderungskriterien (insgesamt mehrere Hundert) werden logisch nach der Wichtigkeit (von 1 bis 5) oder numerisch nach der Anzahl bewertet. In der Auswertung werden die Anforderungen des Anwenders mit den Leistungskriterien der einzelnen Produkte verglichen. Das Ergebnis wird in Punkten in einer Rangreihenfolge ausgegeben. Das für diesen Vergleich im is report erstellte Anforderungsprofil soll kurz in seinen wesentlichen Inhalten beschrieben werden. Die Ausbaufähigkeit (56 von 907 Punkten), also die Integration zu anderen Modulen einer kaufmännischen Software ist bei Personalabrechnungssoftware weniger relevant als bei der Finanzbuchhaltung (vgl. den Vergleich von Finanzbuchhaltungssoftware im is report 10/98). Wichtig (also mit 5 bewertet) ist allein die Integration in Reisekostenabrechnung und Personal- brechnung im Vergleich Personal & Informatik Quantum Gesellschaft SBS Software GmbH Semmerling & Szymaniak Soft- GmbH für Software mbh Armbrecht GmbH ware GmbH Tel / Tel / Tel / Tel / Tel / Fax: 06 11/ Fax: 02 31/ Fax: / Fax: 05 21/ Fax: 04 21/ ,7 Mio. DM 45 Mio. DM k.a. k.a. 13 Mio. DM LOGA 2001 Mega/L SBS-500 Soft Research Lohn ProLohn Lohn und Gehalt 700 ca % 35% 50% 20% 2% 10% 50% 18% 20% 5% 10% 10% 14% 40% 23% 10% 5% 18% 20% 70% DM (Entry Version) DM DM DM File-Server Version: DM Version für SQL-Datenbank: DM 18% (Vollversion) 22% 22,8% 25% - 30% 24% oder 16% 24% (Entry-Version) Ja. Hohe Anzahl für die Ja. BAT und Baulohn. Branchenneutrale meisten Branchen Softwarelösung. definierbar. is report 11/98 31

3 forum produktvergleich planung. Bereits hier ist anzumerken, daß nicht alle Produkte des Vergleichs diesbezüglich ausbaufähig sind, was doch einigermaßen erstaunt. Aus Anwendersicht ist es nämlich sehr effizient, wenn Reisekosten direkt in die Personalabrechnung übernommen werden können. Bei der Benutzerfreundlichkeit (63 von 907 Punkten) wird Wert auf die einfache Bedienung der Menüs gelegt. Ausreißer nach unten ist hier das Produkt IBM Detailauswertungen Genauere Informationen über Anforderungsprofil und Bewertung der Produkte können Sie gegen eine Schutzgebühr von 80 DM (bitte als Scheck beifügen) direkt bei Koeppler & Partner, Kronprinzenstr. 54, Hamburg, Tel. 0 40/ , Fax 040/ anfordern. Für den Vergleich weiterer Software kann unter gleicher Adresse das Produkt Soft- Select in der Standard-Version zum Preis von 398 DM und der Professional-Ausführung für 798 DM erworben werden. Lohn und Gehalt/2 (43 Punkte), das unter anderem noch keine grafische Benutzeroberfläche und Pull-Down- Menüs hat. Der Vergleich legt besonderes Gewicht auf die Funktionalität (568 von 907 erreichbaren Punkte). Dieser Bereich umfaßt allgemeine Möglichkeiten der Anbindung an die DV-Umgebung im Unternehmen, also Betriebssystem, Zugriff auf Datenbank und Netzwerkfähigkeit, als auch Angaben zur Anzahl von Mandanten, Mitarbeitern oder Abrechnungskreisen, die verwaltet und abgerechnet werden können. Dazu kommen Kriterien des Datentransfers, zu Abrechnungsarten und zum Zahlungsverkehr. Das Anforderungsprofil verlangt nach einer Michael Gottwald, Geschäftsführender Gesellschafter bei Koeppler & Partner untersuchte zwölf Programme für die Personalabrechnung. Software, die bis zu 99 Mandanten mit je bis zu 999 Mitarbeiter abrechnet. Es sollten 99 Sozialkassen, 999 Lohngruppenschlüssel und 999 Tätigkeitsschlüssel verwaltet werden können. Die Ergebnisse des Vergleichs können also für Investitionsentscheidungen bei mittelständischen Unternehmen herangezogen werden. Bei den Anforderungen an Auswertungsmöglichkeiten (220 von 907 Punkten) wird abgefragt, welche lohn- und gehaltsspezifischen Berichte erstellt werden können. Hier geht es auch um die Meldungen an die Sozialversicherungsträger oder die Erstellung von Verdienstbescheinigungen. Dabei sind sicherlich einige Nice-to-Have - Features, wie etwa Auswertungen Neues Meldeverfahren an die Sozialversicherung Das Meldevefahren DÜVO, das fast zwanzig Jahre überdauerte, wurde von den Spitzenverbänden der Sozialversicherung komplett überarbeitet. Die moderne Version nennt sich DEÜV (Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung) und muß ab dem 1. Januar 1999 von allen Unternehmen zur monatlichen Meldung verwendet werden. Die bisherige DÜVO drohte aus allen Nähten zu platzen, genauer gesagt, exakt am 27. Dezember Denn dann ergibt nämlich die Bemessungsgrenze von DM multipliziert mit 12 Monaten einen Betrag, der in einem limitierten Feld von nicht mehr darstellbar ist. Hinzu kommt, daß mit dem Jahr 2000 die Zuordnung der Renten nicht mehr sichergestellt ist und mit Einführung des Euro ein Währungskennzeichen erforderlich wird. Aus diesem Anlaß wurde das Meldeverfahren von den Spitzenverbänden der Sozialversicherung auf eine moderne Form umgestellt, die die Abläufe insgesamt vereinfacht. Die Änderungen sind so gravierend, daß die Meldung per DEÜV komplett neu programmiert werden muß. Die Zulassung zur DEÜV ist außerdem mit einer erneuten Systemprüfung verbunden. Die Anbieter der Produkte Varial Personalwirtschaft, SBS und IBM Lohn und Gehalt haben bis zum Redaktionsschluß zugesichert, daß sie rechtzeitig einen neuen Release bereitstellen. Für Arbeitgeber mit Zulassung zur DÜVO bleibt die Regelung für DEÜV erhalten, wenn der Softwarehersteller sich der Prüfung unterzieht. Das neue Meldeverfahren wird außerdem auf vierstellige Jahreszahlen umgestellt, so daß die korrekte Abwicklung für Renten auch im Jahr 2000 sichergestellt ist. Für die Doppelwährungszeit hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMA) per Gesetz entschieden, daß die Sozialversicherung erst zum 1. Januar 2002 auf Euro umgestellt wird. Sollte das BMA dieses Gesetz ändern und den Euro bereits zu einem früheren Zeitpunkt zulassen (was aktuell zu erwarten ist), so läßt sich das mit dem vorgesehenen Währungskennzeichen problemlos steuern. Der Datenaustausch per Diskette bleibt zunächst wie gehabt. Für die Datenübertragung per DEÜV ist im zweiten Schritt die Datenübermittlung nach KKS-System (Krankenkassen-Kommunikationssystem), zum Beispiel per ISDN vorgesehen. Auszug aus dem Varial Magazin, Ausgabe is report 11/98

4 produktvergleich forum zur Effektivkostenbelastung mit wichtig bewertet, aber bei Gehaltsverhandlungen oder der Budgeterstellung sind diese Art von Auswertungen sehr nützlich und aufwandssparend. Selbstgemachte Datenhaltung Die verglichenen Programme für die Personalabrechnung erfüllen den Anforderungskatalog nicht in so hohem Maße wie die Programme für die Finanzbuchhaltung, aber noch zu über 80 Prozent. Erst eine Detailauswertung, die hier aber nicht dargestellt werden kann, zeigt Mängel einzelner Produkten. Die wesentlichen Ergebnisse zur Ausbaufähigkeit wurden bereits oben angesprochen. Auch hinsichtlich der Benutzerfreundlichkeit gibt es keine großen Abstriche bei der Erfüllung des Anforderungsprofils. Anders bei einigen Kriterien im Bereich Funktionalität. So liegen die Daten bei 5 der verglichenen 12 Programme in vom jeweiligen Anbieter selbst entwickelten Datenbanken. Die Anbindung an verbreitete SQL- Datenbanken wie Oracle, Informix oder SQL-Server von Microsoft ist von diesen Anbietern nicht vorgesehen. Dies erschwert auch den Datenaustausch zu anderen Programmen: teilweise gibt es ASCII-Schnittstellen, mit denen nur sogenannten Flat-Files exportiert werden können. Diese müssen für eine andere Datenbankanwendung wieder umständlich aufbereitet werden. Fraglich ist auch, inwieweit im Vergleich zu Oracle oder Microsoft relativ kleine Unternehmen diese selbstgemachten Datenhaltungssysteme an neue technische Anforderungen anpassen, weiterentwickeln und den notwendigen Service leisten (neudeutsch: supporten) können. Von der Unternehmensgröße her eine Ausnahme ist sicherlich der Anbieter ADP Employer Services GmbH. Bei Neuinvestitionen müssen sich die Entscheider in den Anwenderunternehmen kritisch die Frage stellen, wie zukunftssicher Investitionen in eine herstellerabhängige, proprietäre Datenhaltung sein können. Korrekturen unzureichend möglich Ein weiterer Punkt, der kritisch herausgegriffen werden soll, ist die Möglichkeit, zurückliegende Lohn- is report 11/98 33

5 forum produktvergleich Funktionalität im Vergleich (max. 568 Punkte) Loga EBS HUMAN RESOURCES 537 OS-PAS Personalwirtschaft 524 Varial Personalwirtschaft 523 IBM Lohn und Gehalt/2 519 GSB-iV-Personalabrechnung 517 Lohn & Gehalt 511 PAISY 505 ProLohn Lohn und Gehalt 501 Mega/L 492 Soft Research Lohn 492 SBS abrechnungen zu korrigieren. Nach dem Anforderungsprofil soll dies für vergangenen 24 Monate mit dem Personalabrechnungssystem möglich sein, denn nach den Bestimmungen des Bürgerlichen Gesetzbuches verjähren Ansprüche aus Arbeitsverhältnissen nach zwei Jahren. Allerdings ist in den meisten Tarifverträgen eine kürzere Verjährungsfrist vereinbart. Immerhin vier Anbieter erfüllen die Anforderungen nach 24 Monaten Rückrechnung nicht. In der Praxis, so Michael Gottwald, reichen zwar 12 Monate. Und natürlich ist es ziemlich unwahrscheinlich, daß überhaupt für 24 zurückliegende Monate Löhne oder Gehälter korrigiert werden. Aber wenn es notwendig, jedoch nicht im System möglich ist, wird der Aufwand unhaltbar groß. Wie in der Ausgabe 10/98 des is report ausführlich begründet, ist der interne und externe Wartungsaufwand bei personalwirtschaftlichen Software-Lösungen durch externe Einflußfaktoren recht hoch. Die von den Anbietern in Rechnung gestellten Kosten betragen 17 bis 30 Prozent pro Jahr vom Listenpreis und sind damit höher als bei Software für die Finanzbuchhaltung. Auffallend ist, daß Anbieter mit proprietärer Datenhaltung in der Tendenz höhere Wartungskosten verlangen. Ausnahme ist wieder der Anbieter ADP Employer Services GmbH mit seinem Programm Paisy, bei dem allerdings die Lizenzkosten am höchsten sind. Bei vergleichbarer Qualität der Software sollten dann der Listenpreis, die Wartungskosten und der interne Wartungsaufwand, also die sogenannten Total Cost of Ownership für eine Anschaffung ausschlaggebend sein. Weiteres Kriterium für die Auswahl eines Anbieters sind in diesem Zusammenhang auch die bei der Hotline erreichbaren Mitarbeiter bezogen auf die Anzahl der Anwender. Bei den in der Tabelle aufgeführten Angaben ist bei vielen Unternehmen nicht weiter differenziert, wieviele Mitarbeiter speziell Service für die personalwirtschaftlichen Module leisten (können). Akquisitionen Wie eigentlich auf dem gesamten Software-Markt gibt es auch im Bereich personalwirtschaftlicher Software-Lösungen Konsolidierungen. So wurde der Dortmunder Anbieter Quantum jüngst von der SER AG einem Anbieter von Dokumentenmanagement- und Workflow- 34 is report 11/98

6 produktvergleich forum Gesamtergebnisdes Vergleichs (max. 907 Punkte) Loga EBS HUMAN RESOURCES 858 GSB-iV-Personalabrechnung 836 OS-PAS Personalwirtschaft 825 Lohn & Gehalt 824 Mega/L 805 Varial Personalwirtschaft 798 PAISY 793 Soft Research Lohn 765 SBS IBM Lohn und Gehalt/2 748 ProLohn Lohn und Gehalt 740 Auswertungsmöglichkeiten im Vergleich (max. 220 Punkte) PAISY 220 EBS HUMAN RESOURCES 220 OS-PAS Personalwirtschaft 220 Loga Lohn & Gehalt 219 Mega/L 209 GSB-iV-Personalabrechnung 201 SBS Soft Research Lohn 197 Varial Personalwirtschaft 195 IBM Lohn und Gehalt/2 155 ProLohn Lohn und Gehalt 153 Sytemen aufgekauft. In Gesprächen mit der Presse gibt der Vorstandsvorsitzende von SER unumwunden zu, daß Grund hierfür weniger die Produkte als vielmehr die qualifizierten Mitarbeiter und Kundenkontakte sind. Deshalb erscheint es zumindest fraglich, inwieweit das Produkt Mega und seine Module auch in Zukunft weiterentwickelt werden. Der Anbieter Szymaniak hat zwar einen eigenständigen Marktauftritt, gehört aber schon seit über einem Jahr zur holländischen Exact-Gruppe, deren Software weltweit in Organisationen eingesetzt wird. Und die ADP Employer Services in Deutschland ist durch die Übernahmen des französischen Konzerns GSI, einschließlich der GSI PAISY, der Taylorix AG und des Rhein-Main-Rechenzentrums in den Jahren 1995 und 1996 entstanden. dk is report 11/98 35