IT-Strategie auch für schlanke Zeiten

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1 IT-Strategie auch für schlanke Zeiten IT-Bedürfnisse eines internationalen Konzerns, aber Budget und Möglichkeiten einer KMU 1. Die WICOR-Gruppe 2. IT-Positionnierung in der Gruppe, wo wollen wir stehen? 3. Was sind unsere zentralen IT-Bedürfnisse? 4. IT-Strategie in zwei Phasen, wie gehen wir vor? 5. IT-Governance, welche Aenderungen haben wir gemacht? 6. Wo stehen wir jetzt? 7. Was haben wir bisher gelernt? 1 of 19 Pages

2 Wer ist WICOR? (WICOR - Weidmann International Corporation) Weltweit tätige Technologiezuliefergruppe in den Bereichen Electrical Technology und Plastics Technology Gründungsjahr: MCHF Umsatz, 3787 Mitarbeitende Privat gehalten 2 of 19 Pages

3 3 of 19 Pages

4 Board und Papiere 4 of 19 Pages

5 Komponenten 5 of 19 Pages

6 Engineering/Laboratory 6 of 19 Pages

7 7 of 19 Pages

8 Automotive Division Abdeckungen / Windläufe Batterieabdeckung Wasserkästen Wasserabweiser Einstiegsleisten Säulenverkleidunge n Zierleisten 8 of 19 Pages

9 Medical Divison 9 of 19 Pages

10 10 of 19 Pages

11 2. IT-Positionnierung in der Gruppe, wo wollen wir stehen? Die IT versteht sich als interner Dienstleister weltweit. Wir wollen die unternehmerische Verantwortung mittragen und mitgestalten. Wir fokussieren auf IT-Bedürfnisse der Weidmann Mitarbeiter und soweit sinnvoll auf IT-Bedürfnisse von Weidmann-Kunden (via interne Fachbereiche). Wir stellen sicher, dass Nutzen/Aufwand, Kosten sowie Risiken sich im vorgegebenen und erwarteten Rahmen des Topmanagements bewegen. Wir wollen nicht nur IT-Grundbedürfnisse decken, sondern auch mit cleveren und schlanken Innovationen in Prozesse und Produkte den Erfolg der Weidmann Gruppe verbessern helfen. Kundenorientierung und enge partnerschaftliche Abstimmung mit unseren Kunden sowie hohe Transparenz in Zielen, Services (Aktivitäten), Organisation, Kosten und Risiken sind zentral. 11 of 19 Pages

12 3. Was sind unsere zentralen IT Bedürfnisse? Stärkere internationale Vernetzung, z.b. Produktion in Ukraine, Logistik-Ketten Optimierung, weltweite engere Kommunikation Gruppe soll stärker zentral geführt und transparent sein Vereinheitlichung der ERP Landschaft, insb. finanz- und reportingseitig, auch Logistik und Produktion Klassische IT Grundbedürfnisse für Industrie, aber international inkl. exotischeren Destinationen Starke direkte Kundenabhängigkeit, insb. Automotive, daher Bedarf an kurzfristiger Beratung und flexiblen kleineren Projektleistungen Generell hoher Kostendruck und hohe Kostentransparenz (weltweit) Was kommt aus der IT und was bekomme ich für mein Geld; Commitments (SLA s) Stabile und einfach zu nutzende Services, z.b. auch Zugriff vom Home-Office und unterwegs Files replizieren Vergleichbarkeit mit Industrie und Konkurrenz, sowie ext. Dienstleistern Klare Organisation und Zusammenarbeit innerhalb der IT, insb. auch mit internat. verteilten IT Teams Regelung von Besitz von HW und SW 12 of 19 Pages

13 4a. IT-Strategie in zwei Phasen Phase 1: IT-Services and SAP (ca. 2 Jahre) Phase 2: Business-Processes (ca. 2 Jahre) Strategie: IT-Service-Management mit Corporate Services (für alle 1500 Users) und lokalen Services Leistungserbringung der Corporate Services aus 2 Hub s, nur Support zusätzlich dezentral Focus ist hier auf non-sap Aktivitäten Bewährte Technologie und Prozesse SAP Roadmap (Einführungen) und effiziente Nutzung (Betrieb) mit angemessenem Change- Request-Volumen; SAP treibt z.t. Rollout der non- SAP Services Betrieb und Projekte in gleichen Teams No Big-bang, Pilot-approach, Restriktives Bedürfnismgt. Strategie: Business Prozesse und Integration verbessern (nicht nur innerhalb SAP, auch Interfaces, kundengetriebene Abläufe, kritische manuelle Bearbeitungsschritte, non-sap Tools, internationale Processe, Vereinfachungen etc.) Genügend gute Datenqualität sicherstellen 13 of 19 Pages

14 4b. IT Main-Services Corporate IT-Main-Services Lead 1. Workplace and Support (HUB service-desks) CHE 2. Network and Security (WAN, LAN, WLAN, firewalls, system access, etc.) CHE 3. Data Center Operation and Engineering (infrastructure and servers) CHE 4. ERP (SAP) CHE 5. Non-SAP corporate Applications (TIG, SER etc.) CHE 6. Collaboration (Lotus Notes) USA 7. Internet and Intranet USA (siehe Bsp.) (siehe Bsp.) Non-corporate IT-Main-Services (local) HUB s and local IT teams 1. Non-corporate Voice (Fix-net and Mobile, with support at best effort) 2. Non-corporate Applications (ERP, CAD, HIK, Navision etc., with support at best effort) 3. Non-corporate Infrastructure Services (unmanaged PC, special servers needed etc., with support best effort) 14 of 19 Pages

15 4c. Service-Example: IT-Main-Service Collaboration (Lotus Notes) and LN applications will be handled like a major corporate application (similar to SAP) due to importance. 1. , Contacts (Weidmann and individuals), Calender, Tasks, in 5 languages2. Archiving and retrieving of s 2. Adressbook with all Weidmann personnel (and update processes) 3. WebAccess to 4. Work2gether: international file sharing via Web 5. Instant messaging 6. Syncronisation to cell phone: contacts, calender, tasks, s 7. Video conferencing 8. User administration and processes 9. Customer Relation Management application (CRM) 10. Lotus Notes applications (e.g. file sharing, any kind of DB-applications) 11. Interface to SAP and other ERP s 12. Second level support and engineering 13. Evaluation and implementation of user requests (changes) 14. Consulting Activities behind: Supplier management, contracting, monitoring, evaluation, maintenance, license-mgt., training 15 of 19 Pages

16 4e. Legal Setup and Contracting of IT-Services Weidmann Legal Entity (IT-customer) WPT Inc. America Weidmann ACTI Inc. America WTE de Mexico S.A. de C.V. WETAG Switzerland WPT AG Switzerland Weidmann Malyn Paper Mill, Ukraine Monthly Billing at cost + 5%; balancing per year end Project 1 Project 2 SLA 1: Workplace SLA 2: Network SLA 3: DataCenter etc. Project IT Main Serv SLA SAP 1 Project etc. Project IT Main Serv SLA SAP 1 Project etc. Project IT Main Serv SLA SAP 1 Project etc. Project IT Main Serv SLA SAP 1 Project etc. Project IT Main Serv SLA SAP 1 Project etc. SLA-contracts for IT Main Services will be done for the (major) legal entities. Small legal entities within same BU will be covered and payed this way (to-be-proved by Finance) IT-Hub-US Wicor Americas, Inc. Corporate IT Leadership Team Services, Collaboration within IT IT-Hub-CHE Weidmann Infra AG SLA-contracts for IT Main Services: Corporate Workplace and Support and Voice Network and Security (WAN, LAN, Firewalls) Data Center Operation and Engineering ERP (SAP) Other corporate Applications Collaboration (Lotus Notes) Internet, Intranet Non-Corporate (Local) Voice Local Applications Local Infrastructure Weidmann Corporate IT-Service Provider (IT-costs for Infra/Wicor personnel remain on Infra-Cost-elements) Enterprise suppliers Benefit: synergies over volume and standardisation and professional support External Supplier Lotus-N.-Services (and other Suppliers) External Supplier SAP-Services External Supplier HW: PC, Server.. 16 of 19 Pages External Supplier WAN-Services (and other Suppliers)

17 5. IT-Governance ITSC (IT-Steering Committee) Main- Service 1 CIO and IT-Leadership-Team Main- Service 2 Main- Service 7 CEO US CFO US Big= ExB+CIO (Meeting Minutes) Small=ExB- Delegate+CIO (Tasks&Decisions) More Participant s on request Dritte Anpassung der Organisation Strategic level Tactical level HR Contracts Local/regional needs Proposal/Veto corporate needs EBS review Strategy Corporate needs Standardisation Goals (EBS) Roles&Respons. Tooling IT-Hub-USA Lead CIO and IT-Leadership-Team (US-Dir. and Service- Heads) Strategy Corporate & local needs Standardisation EBS and HR contracts Roles&Respons. Tooling IT-Hub-CHE Lead Program A Fireball SC Program B LN SC Operative level Legal Entity on Site HR Contracts Local needs EBS review Service- Desk Team R&R Tooling EBS Field- Support on Site Lotus Notes Team R&R Tooling EBS Service- Desk Team Field- Support on Site SAP Team (CCC) HR Contracts Local needs EBS review Program Teams Legal Entity on Site Program Teams Region Americas Region Europe, Africa, Asia, Pacific 17 of 19 Pages

18 6. Wo stehen wir jetzt? 24.Feb.09 Strategy IT-Strategy, Cost-control, Governance Org. adapt CH&US Cost-Benchmarking IT-Services Shaping Pricing and SLA Setup Consolidate IT-Services, both HUB s Strategy Phase 2 Business-Processes SAP SAP: Implementation WETAG, WMPM, WMIC SAP: Go-live support SAP: Implementation US und MEX WETI, WAI, WDS, CDN WDS, CDN WLP, MEX SAP: Go-live Support WETI, WAI, CDN WILP, MEX IT-Services non-sap LN-Implement.: CH, D, Auburn Collab. Service Consolidation Workplace Standardisation and SW-Distribution Malyn Infra-Setup Office 2003 CH und D Establish Services WAN-Brasilien US Intranet & IN Service Lotus Notes (LN): Enhancements and Applications Tel-Infra Rapperswil Corporate Service-Desk Brasilien Wplace and Server move LAN Rappi and Storage US-WAN Enhancements Auburn: Pilot for Corporate Services PT IT-contracts to Infra Indianapolis Pilot Malyn WPlace, inkl. LN DMS Feasability Asia-Pac. Feasability Security Upgrade France US-Standard- Workplace Rollout Infrastructure Renewals US Integration-Test Start Handover Brasil CH->US UK Infrastructure Asia-Pacific Rollout SAP: Go-live Support US WDS, CDN WDS Focus on Business Processes Efficiency and Integration 18 of 19 Pages

19 7. Was haben wir bisher gelernt? Die IT muss verstärkt die Bedürfnisse des (internen) Kunden aktiv moderieren; je schlanker die Zeiten, desto mehr müssen die Bedürfnisse (restriktiv) gesteuert und geführt werden Das Vertrauen vom Top-Mgt. muss gewonnen und behalten werden, nicht nur für grosse Aenderungen; zentrale Themen, Erfolge und auch Risiken müssen präsentiert werden Leistungen (Services) sollten möglichst direkt und eng an die Bezahlung gekoppelt sein Klare Unterscheidung in lokale oder corporate Services (Applikation etc.) leuchtet Kunden und IT- Mitarbeitern ein und beantwortet schon recht viele der damit verbundenen Fragen Virtuelle Teams über grössere räumliche oder kulturelle Distanz kosten viel (Kommunikations-) Arbeit und fähige Leute, damit sie nachhaltig funktionnieren; wenn ja, dann Turbo Auf allen Themen braucht man gute externe Lieferanten, die sich einsetzen, da schlanke Industrie- IT Teams nur begrenzt Spezialisten-Know-how besitzen kann und sollte 19 of 19 Pages

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