Bundeseinheitlicher Lieferschein für die Deutschen Tafeln

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1 Anleitung Lieferschein Stand April 05 Bundeseinheitlicher Lieferschein für die Deutschen Tafeln Hintergrund und Anleitung I. Ausgangslage: Seit dem gilt die EU-Verordnung 178/2002. Danach sind alle Lebensmittelunternehmen (dazu zählen laut EU-VO auch die Tafeln) zu einer umfangreichen Dokumentation verpflichtet, um im Falle eines notwendigen Rückrufs von Lebensmitteln die Rückverfolgbarkeit der betroffenen Lebensmitteln zu ermöglichen. Da dieses Verfahren für die Arbeit der Tafeln nicht praktikabel und umsetzbar gewesen wäre, haben sich der Bundesverband Deutsche Tafel e.v., das Verbraucherschutzministerium, die Lebensmittelüberwachungsbehörden der Länder sowie die Wirtschaft auf ein vereinfachtes Dokumentationsverfahren verständigt. II. Wie funktioniert dieses vereinfachte Dokumentationsverfahren? 1) Abholung der Tafel beim Hersteller / Großhändler Hersteller und Großhändler unterliegen bereits jetzt aufgrund anderer Gesetze der Dokumentationspflicht und erstellen einen Lieferschein. Zukünftig verbleibt eine Ausfertigung dieses Lieferscheins beim Hersteller / Großhändler. Der Durchschlag verbleibt bei der Tafel. Damit ist der Dokumentationspflicht sowohl beim Hersteller / Großhändler als auch bei der Tafel Genüge getan. 2) Abholung der Tafel beim Einzelhändler Um hier der Dokumentationspflicht zu genügen und den Arbeitsablauf in den Tafeln dennoch praktikabel zu halten, gibt es einen bundeseinheitlichen Lieferschein für alle deutschen Tafeln (Einzelfragen vgl. unten). Die Fahrer der Tafel vermerken auf dem Lieferschein nur die Anzahl der Kisten, Kartons o.ä. der jeweiligen Ware, unterschreiben ihn und übergeben eine Kopie dieses Lieferscheins an den Spendengeber zur Aufbewahrung. Also auch hier: je ein Durchschlag verbleibt beim Händler, ein Durchschlag bei der Tafel. 3) Weitergabe von der Tafel an eine soziale Einrichtungen Auch in diesem Fall schreibt die EU-Verordnung eine Dokumentation vor. In diesem Fall verwenden Sie auch hier den einheitlichen Lieferschein. III. Einzelheiten zum Lieferschein: 1) Druck / Erstellung Der Druck des Lieferscheins in Großauflage durch den Bundesverband ist in Vorbereitung. Vorerst muss der Lieferschein noch von den Ortstafeln kopiert, bzw. gedruckt werden. Der Lieferschein kann aus dem geschützten Bereich unserer Homepage Info-Bibliothek => Tafelorganisation => EU- Verordnung 178/2002 heruntergeladen werden. GH 1

2 2) Kann der Lieferschein in seiner Form verändert werden? Ja, aber: o Der vorliegende Lieferschein ist das Grundmodell und enthält die zwingend nötigen Angaben. o Um für die Lebensmittelwirtschaft den Wiedererkennungseffekt auszunutzen empfiehlt es sich für alle Tafeln, den zur Verfügung gestellten Lieferschein unverändert zu übernehmen. o Copyright für den zukünftig ausgegebenen und in Großauflage gedruckten Lieferschein liegt beim Bundesverband Deutsche Tafel e.v. 3) Aufbewahrungsfristen Nach dem Leitlinienpapier der EU-Kommission vom Artikel 18 VI (S.14) und nach Auskunft des Verbraucherschutzministeriums sind die Tafellieferscheine für o frische und zum sofortigen Verzehr bestimmte Produkte ausgehend vom Mindesthaltbarkeitsdatum (MHD) 6 Monate aufzubewahren. (Also MHD + 6 Monate) o reine Konservenlieferungen ausgehend vom MHD 5 Jahre aufzubewahren (also MHD + 5 Jahre) 4) Ausfüllhilfen o Bäckereien: Anzahl der Kisten Backwaren, i.d.r. keine weiteren Bemerkungen o Tafeln, die gekochte Ware / Platten abholen, können dies unter Sonstiges vermerken (z.b. Anzahl der Gerichte, Platten) 5) Tipps: o fertigen Sie sich Kopiervorlagen an, in denen Sie bereits den Tafelnamen, die Namen der regelmäßigen Fahrer, Lieferanten o.ä. eintragen und bereiten Sie die Lieferscheine entsprechend der Fahrtroute vor. Dann brauchen die Fahrer nur noch Datum und die Anzahl der Kisten, Paletten o.ä. eintragen. o Rüsten Sie Ihre Fahrer, bzw. die Tafelautos mit Klemmbrettern und Kugelschreibern aus o Sie haben eine Kiste Gemischtes? Dann vermerken Sie das mit einer Klammer in der linken Spalte o Bei größeren Mengen Frostware/ Tiefkühlware empfiehlt es sich, in der Spalte Bemerkungen das Datum der ersten Frostung zu notieren. GH 2

3 Pressemitteilung HAUSANSCHRIFTEN INTERNET Pressestelle Rochusstraße 1, Bonn Wilhelmstraße 54, Berlin TEL +49 (0) bis 3177 FAX +49 (0) DATUM 14. April 2005 NUMMER 97 Künast: Heutige Einigung erleichtert die Arbeit der gemeinnützigen Tafeln in Deutschland Bundesverbraucherministerin Renate Künast hat heute in Berlin die zwischen den Deutschen Tafeln e.v., dem Hauptverband des Lebensmitteleinzelhandels (HDE), dem Bund für Lebensmittelrecht und Lebensmittelkunde und Vertretern der Überwachungsbehörden der Länder erzielte Einigung über ein weiter vereinfachtes Verfahren bei der Abgabe von Lebensmitteln an Tafeln begrüßt. Das Gespräch kam auf Initiative des Bundesverbraucherministeriums zustande. Die heute gefundene Lösung schafft Klarheit für die Spender von Lebensmitteln und sichert den Schutz der Bedürftigen., erklärte die Ministerin. Die Einigung beinhalte ein praxisnahes verbessertes Dokumentationsverfahren bei der Abgabe von Lebensmitteln an gemeinnützige Organisationen. In Zukunft reiche es aus, wenn die Spendensammler ein speziell für die Abgabe von Lebensmitteln an gemeinnützige Organisationen entwickeltes Formular ausfüllen und unterschreiben. Der Spendengeber bewahrt die Durchschrift des Formulars auf. Damit werde einerseits die Einhaltung der EU weit geltenden Anforderungen an die Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln sichergestellt und andererseits den speziellen Bedürfnissen der Tafeln Rechnung getragen. Auch die Länderarbeitsgemeinschaft Gesundheitlicher Verbraucherschutz hatte in ihrer Sitzung am einem weiter vereinfachten Lieferscheinverfahren zugestimmt und damit das Petitum der Agrarministerkonferenz aufgegriffen. Hintergrund: Um Lebensmittelskandale bereits im Vorfeld zu verhindern, gibt es auf EU-Ebene ein ganzes Paket von Regelungen. An erster Stelle steht die sog. Basisverordnung zum Lebensmittelrecht (Verordnung (EG) Nr. 178/2002). Nach Artikel 18 sind Lebensmittelunternehmer seit dem zur Einrichtung von Systemen verpflichtet, mit denen die Rückverfolgbarkeit von Waren sichergestellt werden kann. Mit diesen Systemen (Dokumentationsverfahren) sollen Vorkommnisse (z.b. Verunreinigungen mit Schadstoffen, Keimen o.ä.) schneller eingrenzt und so der Kreis der Betroffenen möglichst klein halten werden. Auch gemeinnützige Organisationen, wie z.b. die Tafeln, sind Lebensmittelunternehmer im Sinne der Verordnung. Um ihrer besonderen Situation Rechnung zu tragen, fanden in den letzten Monaten auf Initiative des Bundesverbraucherministeriums Gespräche zu dieser Thematik statt. Dabei wurde ein

4 DATUM 14. April 2005 NUMMER 97 SEITE 2 VON 2 Vorschlag für ein vereinfachtes Dokumentationsverfahren erarbeitet. Dennoch hatten einige Handelsunternehmen wegen Unsicherheiten bei der Durchführung des Verfahrens in der Praxis keine Lebensmittel mehr an die Tafeln abgegeben. Ein Muster eines Formulars zur Abgabe von Lebensmitteln an gemeinnützige Organisationen kann in Kürze von der Homepage des Bundesverbraucherministeriums (Rubrik Verbraucherschutz/Lebensmittelsicherheit) herunter geladen werden.

5 Anlage 3 Abgabe von Lebensmitteln an gemeinnützige Einrichtungen ( Tafeln ) Am 14. April 2005 haben sich alle betroffenen Kreise auf Einladung des Bundesministeriums für Verbraucherschutz, Ernährung und Landwirtschaft (BMVEL) in Bonn auf ein vereinfachtes Verfahren verständigt, mit dem die Anforderungen an die Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln in einer rechtskonformen und praktikablen Weise zukünftig bundesweit umgesetzt werden können. Gemeinsam mit dem Bundesverband Deutsche Tafel e.v. haben sich für die in erheblichen Umfang spendende Wirtschaft der Hauptverband des Deutschen Einzelhandels (HDE) und der Bund für Lebensmittelrecht und Lebensmittelkunde e.v. (BLL) damit auf eine Dokumentation verständigt, deren Einhaltung sowohl vom BMVEL als auch von den zuständigen Stellen der Bundesländer als ordnungsgemäße Erfüllung der sich aus Art. 18 der Basisverordnung (EG) Nr. 178/2002 ergebenden Pflichten zur Rückverfolgbarkeit bewertet wird. Der HDE begrüßt diese Vereinbarung und die damit verbundene Vorgehensweise nachdrücklich, damit auf dieser Grundlage auch zukünftig die Versorgung der Tafeln mit Lebensmitteln insbesondere aus dem Lebensmittelhandel und das damit gezeigte gesellschaftspolitische Engagement der Unternehmen fortgeführt werden kann und alle Beteiligten nunmehr die gebotene Rechtssicherheit erhalten. Hintergrund der nunmehr getroffenen Vereinbarung ist, dass gemäß Art. 18 der Basisverordnung (EG) Nr. 178/2002 auch gemeinnützigen Organisationen als Lebensmittelunternehmer anzusehen sind und somit seit dem 1. Januar 2005 grundsätzlich der Verpflichtung unterliegen, Systeme einzurichten, mit denen die Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln sichergestellt werden kann. Erfreulicherweise konnte nunmehr eine pragmatische Lösung einvernehmlich erzielt werden, welche die Abläufe in der betrieblichen Praxis sowie bei der Abholung von Waren durch gemeinnützige Einrichtungen angemessen berücksichtigt. Hierzu haben sich das BMVEL, Vertreter der Überwachungsbehörden der Länder, die Tafeln, der Bund für Lebensmittelrecht und Lebensmittelkunde e.v. (BLL) mit dem HDE einvernehmlich auf ein vereinfachtes Dokumentationsverfahren verständigt. Bei der Abgabe von Lebensmitteln an gemeinnützige Organisationen reicht es zur Umsetzung der Rückverfolgbarkeit danach aus, wenn die Tafeln bzw. Spendensammler ein speziell für die Abgabe von Lebensmitteln an gemeinnützige Organisationen entwickeltes Formular (Anlage) ausfüllen und unterschreiben. Alle Beteiligten sowie die Länderarbeitsgemeinschaft Gesundheitlicher

6 Verbraucherschutz stimmen darin überein, dass die vereinfachte Dokumentation auf der Grundlage dieses Formulars den Anforderungen aus Art. 18 der Basisverordnung (EG) Nr. 178/2002 genügt Zukünftig wird die gemeinnützige Einrichtung dieses Formular zur Dokumentation bei der Abholung der Ware ausfüllen und unterzeichnen. Während ein ausgefülltes Exemplar von der gemeinnützigen Einrichtung (Tafel) mitgenommen wird, verbleibt eine weitere Ausfertigung beim Spendengeber (Handelsunternehmen). Spendenempfänger und Spender verwahren diese Dokumente über einen angemessenen Zeitraum. Da es sich im Regelfall um unmittelbar zum Verzehr bestimmte Lebensmittel handelt, dürfte hierfür auch unter Berücksichtigung der Auslegungshinweise in den EU-Leitlinien, die bei der Abgabe von Lebensmitteln an karitative Einrichtungen ein Vorgehen mit Augenmaß ausdrücklich einräumen ein Aufbewahrungszeitraum von sechs Monaten nach Abgabe sachgerecht und ausreichend sein.

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