Pflicht zur elektronischen Übermittlung von Steuererklärungen Einzureichende Belege zur Einkommensteuererklärung ab dem Veranlagungszeitraum 2011

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1 Per Bundesministerium der Finanzen Herrn Ministerialdirektor Michael Sell Leiter der Steuerabteilung Wilhelmstraße Berlin Aktenzeichen Telefon Telefax Datum NP/Me /12 - S 14/ mein@dstv.de Pflicht zur elektronischen Übermittlung von Steuererklärungen Einzureichende Belege zur Einkommensteuererklärung ab dem Veranlagungszeitraum 2011 Sehr geehrter Herr Ministerialdirektor Sell, nach Berichten aus der Steuerberaterschaft zeichnet sich eine deutliche Diskrepanz zwischen den Vorgaben über die einzureichenden Belege zur Einkommensteuererklärung ab dem Veranlagungszeitraum 2011, welche auf der Internetseite ELSTER mit anliegender Übersicht ( ELSTER -Übersicht) veröffentlicht wurden, und den regelmäßigen Nachforderungen durch die Finanzbehörden ab. Dies läuft dem unter anderem gesetzten Ziel der Finanzverwaltung, durch elektronische Kommunikation bürokratische Lasten auch für die Steuerpflichtigen abzubauen, in höchstem Maße zuwider. Als konkrete Hilfestellung für seine Mitglieder und zur Vermeidung des mehrmaligen Anfassens ein und derselben Akte regt der Deutsche Steuerberaterverband e. V. (DStV) dringend die Veröffentlichung einer verbindlichen Übersicht durch das Bundesministerium der Finanzen (BMF) nach Abstimmung mit den Ländern an. Diese sollte die neben den gesetzlich vorgeschriebenen Nachweisen die sonst regelmäßig, darüber hinaus einzureichenden Belege enthalten. Die ELSTER -Übersicht gibt zwar in diesem Sinne bereits einleitend vor, dass lediglich die Eintragungsmöglichkeiten in ELSTER genutzt und keine separaten Aufstellungen mehr

2 eingereicht werden sollen. Allein bei besonderen Lebensumständen empfiehlt sich laut Hinweisblatt eine ergänzende Belegeinreichung. Diese sehr reduzierten Vorgaben dürften in den jüngsten Bestrebungen, durch elektronische Kommunikation die Verwaltung leistungsfähiger zu gestalten, begründet sein. Sie führen tatsächlich jedoch angesichts der sich häufenden Nachforderungen seitens der Behörde sowohl für die Steuerberaterschaft als auch für die Finanzverwaltung in der Praxis zu einem nicht hinnehmbaren organisatorischen Mehraufwand. Zudem weichen die Vorgaben unverhältnismäßig von den zusätzlich zu den gesetzlich vorgeschriebenen einzureichenden Unterlagen sowie Informationen ab, wie sie in den Anleitungen der Finanzverwaltung zu den einzelnen Anlagen zur Einkommensteuererklärung gefordert werden. 1. Belege zur Anlage G, S und L Die ELSTER -Übersicht sieht vor, dass nur die Unterlagen über die Gewinnermittlung einzureichen sind, soweit sie nicht elektronisch übermittelt wurden. Bereits diese Vorgabe führt im Bereich der Einnahmeüberschussrechnung angesichts der derzeitigen Diskrepanz zwischen den gesetzlichen Anforderungen sowie den nach Berichten aus der Steuerberaterschaft bestehenden Ersuchen der Finanzbehörden zu organisatorischem Mehraufwand. Die Finanzverwaltung fordert nach der Datenübermittlung uneinheitlich die Nachreichung detaillierter Anlageverzeichnisse. Diese Verfahrensweise erscheint jedoch weder gesetzlich noch nach den Vorgaben des Bundesministeriums der Finanzen zwingend oder erforderlich. Gesetzlich verpflichtend ist allein die Datenübermittlung der Einnahmeüberschussrechnung in Gestalt der bisher geltenden Anlage EÜR ( 4 Abs. 3 S. 1 EStG, 60 Abs. 4 S. 1 EStDV). Das BMF-Schreiben zur standardisierten Einnahmeüberschussrechnung nach 60 Abs. 4 EStDV Anlage EÜR vom (Az.: IV C 6 S 2142/11/10001) sieht zusätzlich das dem Schreiben anliegende Formular AVEÜR - Anlageverzeichnis / Ausweis des Umlaufvermögens als weiteren Nachweis vor. Die Daten in der Anlage AVEÜR werden, soweit dem DStV aus der Praxis bekannt, elektronisch übermittelt. Schließlich ist auch im Rahmen der E-Bilanz die Übertragung eines detaillierten Anlageverzeichnisses nicht verpflichtend. Des weiteren erscheint unter anderem der sich auf der Anlage EÜR befindliche Hinweis, dass bei der Hinzurechnung bzw. Kürzung von Investitionsabzugsbeträgen nach 7g Abs. 1, 2 EStG Erläuterungen auf einem gesonderten Blatt erforderlich ist, dann zweifelhaft, wenn bereits durch das Softwareprogramm die Daten elektronisch übermittelt werden. 2

3 Um eine einheitliche Verwaltungspraxis zu fördern und um weitere Belastungen für den Berufsstand sowie die Steuerpflichtigen zu vermeiden, regt der DStV durch eine verbindliche Klarstellung auf einem neuen Hinweisblatt Folgendes an: Ab dem Veranlagungszeitraum 2011 soll die elektronische Übermittlung der Anlage AVEÜR in der Regel als Nachweis ausreichen. Nur in besonders zu begründenden und auf Unregelmäßigkeiten hindeutenden Ausnahmefällen soll die Nachforderung eines detaillierten Anlageverzeichnisses geboten sein. Der Hinweis auf der Anlage EÜR zu den Investitionsabzugsbeträgen sollte dahingehend ergänzt werden, dass ein zusätzliches gesondertes Blatt nur erforderlich ist, wenn die Daten nicht bereits elektronisch übertragen wurden. Die Anleitung zur Anlage EÜR sollte insgesamt mit dem technischen Stand abgeglichen und aktualisiert werden. So erscheint z. B. die darin aktuell noch geforderte zusätzliche Beifügung einer Berechnung der nicht abziehbaren Schuldzinsen zweifelhaft, da die für diese Berechnung angebotene Anlage SZE Bestandteil der elektronischen Datenübermittlung ist und ein zusätzliches Beiblatt damit überflüssig sein dürfte. 2. Belege zur Anlage V Am deutlichsten wird der Widerspruch zwischen der Zielsetzung der elektronischen Kommunikation und der Praxis im Zusammenhang mit der Anlage V zur Einkommensteuererklärung. Die ELSTER -Übersicht sieht in ihrer derzeitigen Fassung keine Vorgaben über einzureichende Belege zu den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung vor. Die Anleitung zur Anlage V, wie sie auf der Internetseite des Formular-Management-Systems der Bundesfinanzverwaltung abrufbar ist, hingegen verlangt unter anderem bei folgenden regelmäßig auftretenden Sachverhalten Angaben auf einem zusätzlichen Beiblatt: Bei einer Ferienwohnung: eine Mitteilung über die Anzahl der jeweiligen Kalendertage, an denen die Wohnung vermietet, eigengenutzt, unentgeltlich an Dritte überlassen wurde oder leer stand, Bei einem Objekt mit mehr als vier Geschossen: die Angaben zu Mieteinnahmen, die Anzahl der Wohnungen und die Wohnfläche für die folgenden Geschosse jeweils einzeln, Bei Zuschüssen, die eine Gegenleistung für eine Mietpreisbindung oder Nutzung durch einen bestimmten Personenkreis darstellen (z. B. Zuschüsse nach dem Wohnraumförderungsgesetz): Angaben zum Bindungszeitraum, 3

4 Bei Aufwendungen für das Gebäude, die nur teilweise Werbungkosten sind: Erläuterungen über die Zuordnung der Aufwendungen sowie den erstmalig verwendeten Aufteilungsmaßstab, Bei erstmaligen Abschreibungen von Anschaffungs- oder Herstellungskosten: Angaben über den gezahlten Rechnungsbetrag, das Rechnungsdatum, den Gegenstand der Leistung sowie das ausführende Unternehmen, Bei erstmaligem Ansatz einer Restwert-AfA (nach Sonderabschreibungen): Ermittlung der Bemessungsgrundlage, Bei bestimmten Maßnahmen in Sanierungsgebieten oder bei Baudenkmälern: Nachweis der Voraussetzungen durch amtliche Bescheinigungen, Bei Erhaltungsaufwendungen: Angaben über den gezahlten Rechnungsbetrag, das Rechnungsdatum, den Gegenstand der Leistung sowie das ausführende Unternehmen, Bei Beiträgen zur Instandhaltungsrücklage: Abrechnung der Wohnungseigentümergemeinschaft. Selbst wenn bei einzelnen Software-Anbietern entsprechende Angaben in Unterebenen eingetragen werden können und so die Datenübermittlung gewährleistet ist, weist z. B. das Programm der DATEV nach dem Senden der Daten darauf hin, dass die individuellen Anlagen an das Finanzamt in Papierform weiter zu reichen sind. Diese Abweichungen zwischen den Vorgaben in der ELSTER -Übersicht sowie in der Anleitung und den technischen Gegebenheiten führen zu nicht hinnehmbaren Irritationen. Zudem soll laut Berichten aus der Praxis nur eine begrenzte Anzahl der Anlage V übertragen werden können, sodass die übersteigenden Vermietungs-Objekte in der letzten Anlage V zusammengefasst werden müssen. Auch dies bedingt automatisch Nachfragen seitens des Finanzamts und verkompliziert damit die Abgabe der Steuererklärung im Wege der elektronischen Datenübermittlung. Ziel sollte es sein, durch eine umfassende, technische Anpassung der Anlage V die nachzureichenden Belege auf das Mindeste zu reduzieren. Die Veröffentlichung einer neuen, verbindlichen ELSTER -Übersicht für die Steuerpflichtigen sowie die Steuerberaterschaft sollte mit Hinweisen klarstellen, welche Unterlagen dann noch erforderlich sind. 4

5 3. Weitere Belege zur Einkommensteuererklärung Die ELSTER -Übersicht sieht unter dem Abschnitt Sonstiges die Empfehlung vor, dass für Aufwendungen, die bei besonderen Lebensumständen entstanden sind, ebenfalls Belege eingereicht werden sollen. Als Beispiele werden lediglich beruflich bedingte Umzugsaufwendungen, Kosten durch Begründung einer doppelten Haushaltsführung oder durch Einrichtung eines häuslichen Arbeitszimmers aufgeführt. Ausdrücklich heißt es, dass alle anderen Belege nur nach Aufforderung durch das Finanzamt einzureichen sind. Die Auswertung der weiteren Anleitungen zu den anderen Anlagen zur Einkommensteuererklärung hat hingegen ergeben, dass dabei weit mehr Unterlagen von der Finanzverwaltung als in der ELSTER -Übersicht verlangt werden. So wird beispielsweise in der Anleitung zur Einkommensteuererklärung für den Nachweis der Versorgungsleistungen (Renten und dauernde Lasten), welche erstmalig als Sonderausgaben geltend gemacht werden, eine Ablichtung des Vertrags gefordert. Weitere Unklarheiten entstehen im Rahmen der vom Steuerpflichtigen beantragten Steuerermäßigungen für haushaltsnahe Beschäftigungsverhältnisse sowie Dienstleistungen und Handwerkerleistungen durch den Widerspruch zu den offiziell verlautbarten Vorgaben und der gelebten Praxis. Die Finanzverwaltung verlangt in der Praxis regelmäßig nach Einreichung der Steuererklärung die Vorlage von Belegen als Nachweis für die entsprechend geltend gemachten Aufwendungen. Weder die Anleitung zur Einkommensteuererklärung noch die ELSTER -Übersicht sehen hingegen vor, dass die entsprechenden Belege einzureichen sind. Auch das BMF-Schreiben vom zu 35a EStG sieht in Randziffer 45 lediglich vor, dass das Finanzamt die Vorlage verlangen kann. So deutet die Verwaltungsanweisung ein Regel-Ausnahme-Verhältnis an, wonach nur in besonders gelagerten Sachverhalten der Nachweis in Belegform erbracht werden muss. Der DStV regt daher weitergehend an, neben den verbindlichen Hinweisen zu den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung in eine neue ELSTER -Übersicht die weiteren regelmäßig notwendigen Nachweise aufzunehmen. Auch dabei sollte die Maxime gelten, die einzureichenden Unterlagen auf das Mindeste zu reduzieren. Die derzeit ausgegebene Aufzählung in der ELSTER -Übersicht, die zudem noch erheblich von den Anleitungen zu den einzelnen Anlagen divergiert, erscheint nicht praxistauglich und trägt in keiner Weise zur gewünschten Verfahrensvereinfachung bei. Der DStV spricht sich für die 5

6 Veröffentlichung eines einheitlichen, bundesweit verbindlich geltenden Leitfadens aus, der neben den gesetzlich verpflichtend zu erbringenden Nachweisen die regelmäßig darüber hinaus einzureichenden Unterlagen, deren Daten nicht bereits elektronisch übertragen werden, aufführt. Im Sinne des Bürokratieabbaus sollte der Umfang der Belege dabei mit Augenmaß bestimmt werden. Abschließend regt der DStV an, dass neben der Abgabe der Belege in Papierform zukünftig auch die elektronische Übermittlung der Unterlagen in verschlüsselter Form dem Steuerpflichtigen ermöglicht werden soll. Dieser Übertragungsweg sollte für den Steuerpflichtigen als eine freiwillige Option eingerichtet werden. Nur so werden die Bestrebungen der Finanzverwaltung, durch elektronische Kommunikation bürokratische Lasten für die Steuerpflichtigen abzubauen sowie die Verwaltung leistungsfähiger und effizienter zu gestalten, folgerichtig umgesetzt. Der derzeitige Medienbruch zwischen der elektronischen Übermittlung der Steuererklärungen und der Einreichung der Belege in Papierform bedeutet in der Praxis unabhängig von den vorangehend aufgezeigten Diskrepanzen einen erhöhten organisatorischen Aufwand. Mit freundlichen Grüßen gez. RA/StB Norman Peters (Geschäftsführer) gez. RAin/StBin Sylvia Mein (Referentin für Steuerrecht) Anlagen 6

7 ELSTER. Die elektronische Steuererklärung Einzureichende Belege zur Einkommensteuererklärung ab dem Veranlagungszeitraum 2011 Allgemeines Liebe Bürgerin, lieber Bürger, häufig werden bei der Abgabe von Steuererklärungen Belege eingereicht, die vom Finanzamt nicht benötigt werden. Bitte nutzen Sie zur Erklärung der geltend gemachten Aufwendungen die Eintragungsmöglichkeiten in ELSTER und reichen Sie keine separaten Aufstellungen ein. Diese Eintragung ist für die Bearbeitung in der Regel ausreichend. Bitte reichen Sie mit Ihrer Steuererklärung nur die folgenden Belege ein: Einzureichende Belege Zum Hauptvordruck (Mantelbogen): Zuwendungsnachweise wie z. B. Spendenbescheinigungen Nachweis der Behinderung im Erstjahr bzw. bei Änderung Zur Anlage N: Soweit die Lohnsteuerbescheinigungsdaten nicht durch den Arbeitgeber elektronisch an das Finanzamt übermittelt wurden: die besondere Lohnsteuerbescheinigung bzw. Lohnsteuerkarte 2010 mit der Lohnbescheinigung 2011 des Arbeitgebers. Achtung: Der von Ihrem Arbeitgeber ausgehändigte Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung wird nicht benötigt! Zur Anlage G, S und L: Unterlagen über die Gewinnermittlung, soweit sie nicht elektronisch übermittelt wurden Zur Anlage KAP: Steuerbescheinigung über anrechenbare Kapitalertragsteuer, nur wenn eine Überprüfung des Steuereinbehalts für bestimmte Kapitalerträge oder die Günstigerprüfung beantragt wird Steuerbescheinigung über Kapitalerträge, für die keine Kirchensteuer einbehalten wurde, obwohl eine Kirchensteuerpflicht besteht Bescheinigung über anrechenbare ausländische Steuern Zur Anlage VL: Bescheinigung über vermögenswirksame Leistungen Zur Anlage Unterhalt: Nachweise der Unterhaltsbedürftigkeit Sonstiges Wenn aufgrund besonderer Lebensumstände Aufwendungen entstanden sind, wird eine Belegeinreichung gemeinsam mit Ihrer Steuererklärung empfohlen. Dies ist beispielsweise bei beruflich bedingten Umzugsaufwendungen, der Begründung einer doppelten Haushaltsführung oder der Einrichtung eines häuslichen Arbeitszimmers der Fall und vermeidet Rückfragen. Alle anderen Belege sind nur nach Anforderung durch das Finanzamt einzureichen. Dies betrifft z.b. Belege über Arbeitsmittel, Nachweise über Beiträge an Berufsverbände und Beitragsbestätigungen zu Versicherungen. Es wird empfohlen, alle Belege bis zur Bestandskraft des Steuerbescheides für die Erledigung von Rückfragen durch das Finanzamt griffbereit zu halten.