UNIVERSITÄT HAMBURG / RRZ. Outlook Umstellung. Anleitung. Martina Hopp Version 1.2

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1 UNIVERSITÄT HAMBURG / RRZ Outlook Umstellung Anleitung Martina Hopp Version 2 Anleitung zum Einrichten von Outlook als -Client mit Übertragung der Daten aus Thunderbird und Webmail

2 Inhalt Vor der Umstellung Daten exportieren... 2 Adressbuch aus Webmail... 2 Adressbuch aus Thunderbird... 3 Kalender aus Webmail... 4 Kalender aus Thunderbird... 5 Lokale Ordner... 5 Ausfallzeiten bei der Umstellung Konto in Outlook einrichten... 6 Daten importieren... 8 Adressbuch... 8 Kalender Persönliche Einstellungen Signatur Weitere Einstellungen Zertifikate Adressen in Adressbuch übernehmen Junk- -Einstellungen Kalender Kalender freigeben Outlook Web App Lokales Outlook Version Änderung Datum 1 S. 6 zusätzlicher Screenshot beim Verschieben der Lokalen Ordner S. 6 Hinweis zur Wartezeit bis zur vollständigen Nutzung S. 8 Hinweis auf Handout für die Anzeige von Adressbüchern in Outlook (inkl. Anlage eines neuen Kontaktordners und Import aus CSV-Datei) S. 12 Hinweis auf verschiedene Möglichkeiten die Signatur zu nutzen

3 Da einige Dateien aus Thunderbird exportiert werden müssen empfiehlt es sich einen Outlook- Ordner in Ihren Eigenen Dokumenten anzulegen. In dieser Dokumentation wird davon ausgegangen, dass die Daten dort abgelegt werden. Vor der Umstellung Daten exportieren Adressbuch aus Webmail Wählen Sie das Adressbuch aus. Wählen in der Ansicht Alle aus. Wählen Sie den Menüpunkt Exportieren aus. Setzen Sie die Haken bei allen Einträgen, indem Sie das Kästchen in der obersten Zeile anwählen. 5. Wählen Sie Kommagetrennte Werte (Microsoft Outlook) aus Exportieren Sie die Daten und speichern Sie sie. Wählen Sie Nur die ausgewählten Kontakte exportieren an. 2

4 Adressbuch aus Thunderbird Wählen Sie in Thunderbird das Adressbuch an. Wählen Sie das Adressbuch aus, das Sie übernehmen möchten. Wählen Sie unter Extras den Punkt Exportieren aus. Wählen Sie in Ihren Eigenen Dokumenten den neu angelegten Outlook -Ordner an Speichern Geben Sie den Dateinamen an und wählen Sie als Dateityp Komma getrennt(*.csv) aus. Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Adressbücher, die Sie in Outlook übernehmen möchten. 3

5 Kalender aus Webmail Wählen Sie in Webmail den Menüpunkt Kalender an. Wählen den Menüpunkt Import/Export an. Wählen als Format icalendar aus. Markieren Sie den Kalender, den Sie exportieren möchten. 5. Wählen die Termine, die Sie übertragen möchten. 6. Exportieren Sie die Daten und speichern Sie sie. 4

6 Kalender aus Thunderbird Wählen Sie in Thunderbird den Reiter Kalender an. Wählen Sie nach Rechtsklick auf den lokalen Kalender Kalender exportieren. Wählen Sie in Ihren Eigenen Dokumenten den neu angelegten Outlook -Ordner an. 5. Speichern Geben Sie den Dateinamen an und wählen Sie als Dateityp icalendar(*.ics) aus. Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Kalender, die Sie in Outlook übernehmen möchten. Und schicken Sie sich diese Dateien selbst per . Lokale Ordner Ihre lokalen Ordner müssen zunächst in Ihr IMAP-Konto übertragen werden. Dazu muss vor der Umstellung die Speicher-Kapazität erhöht werden. Per Rechtsklick auf jeden einzelnen Ordner, Eigenschaften, "Größe auf Datenträger" erfahren Sie die Größe der einzelnen Ordner. Diese zählen Sie bitte zusammen und tragen die Summe in die Tabelle ein, die auch Ihre Daten für das zentrale Adressbuch enthalten soll. 5

7 Sie werden informiert, wenn Ihre Speicherkapazität erhöht wurde. Dann. Verschieben Sie bitte die Ordner mit gehaltener linker Maustaste in Ihren Posteingangs -Ordner. Nach der Umstellung müssen diese Ordner in einen anderen Bereich verschoben werden. Sie werden dann gesondert darüber informiert. Ausfallzeiten bei der Umstellung Ihre Daten werden im Rechenzentrum auf den Exchange-Server verschoben. Über den Termin werden Sie informiert. Es ist mit einer Ausfallzeit von zwei Stunden zu rechnen, bis Sie sich in der neuen Umgebung anmelden, neue s empfangen und verschicken können. Für das verschieben Ihrer vorhandenen s wird mit einem Tag gerechnet. Bis die Eintragung Ihrer Daten auf allen Servern gesichert ist, können Sie nicht den vollen Funktionsumfang (z.b. Termine zusagen, Kalender teilen)nutzen. Dies kann 48 Stunden dauern. -Konto in Outlook einrichten Genauere Informationen zur Einrichtung und Nutzung finden Sie unter https://www.rrz.uni-hamburg.de/services/ /fuer-mitarbeiter/exchange/handouts.html Sie können über ein Frontend mit Outlook arbeiten, dort allerdings nicht Ihre alten Adressbücher und Kalender importieren. Daher empfiehlt sich zunächst die Einrichtung von Outlook. Anschließend stehen Ihnen alle Daten auch unter https://exchange.uni-hamburg.de/owa/ zur Verfügung. Dort werden bei der Anmeldung auch die Sprach- und Zeit-Einstellungen angepasst. Und es können Kalender freigegeben werden. 6

8 Starten Sie Outlook über das Desktop- Icon oder über das Startmenü Falls sich ein Fenster Neues Profil öffnet, geben Sie den gewünschten Namen für Ihr - Profil ein. Bestätigen Sie mit OK. Sonst wählen Sie weiter, bis sich das Neues Konto hinzufügen -Fenster öffnet. Es sollte bereits -Konto angewählt und Ihre primäre - Adresse eingetragen sein. Wählen Sie Weiter. Es wird nun eine Verbindung zu Ihrem Profil auf dem Exchange-Server hergestellt. Anschließend bestätigen Sie bitte mit Fertig stellen 7

9 Daten importieren Adressbuch Wählen Sie in Outlook Datei an. Falls Sie Adressbücher in verschiedenen Kontaktordnern importieren möchten, lesen Sie bitte zusätzlich das Handout Handout für die Anzeige von Adressbüchern in Outlook (inkl. Anlage eines neuen Kontaktordners und Import aus CSV-Datei) Wählen Sie die Option Öffnen. Wählen Sie Importieren aus. Wählen Sie Aus anderen Programmen oder Dateien importieren aus. Klicken Sie Weiter. 5. Wählen Sie Kommagetrennte Werte (Windows) aus. Klicken Sie Weiter. 8

10 6. Wählen Sie per Durchsuchen die zuvor exportierte.csv-datei aus. 7. Hier können Sie auswählen, wie mit Duplikaten umgegangen werden soll. Klicken Sie Weiter. 8. Wählen Sie als Zielordner Kontakte aus Klicken Sie Weiter. 9. Wählen Sie Benutzerdefinierte Felder zuordnen aus. 10. Ziehen Sie die Bezeichnungen von der linken Spalte auf die entsprechende Bezeichnung in der rechten Spalte. Hier müssen einige Bezeichnungen zunächst per Klick auf das + aufgeklappt werden. Falls Sie beim Import des Adressbuchs aus Webmail eine Fehlermeldung bekommen, können Sie in der gespeicherten.csv-datei per Finden/Ersetzen die Anführungszeichen entfernen. Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Adressbücher, die Sie übernehmen möchten. 9

11 Kalender Sie können die Kalender, die Sie sich per Mail geschickt haben einfach per rechtsklick im Mail- Anhang Öffnen. Wenn Sie im folgenden Fenster Ja wählen, wird der Kalender als eigenständiger importiert. Falls Sie verschiedene Kalender in Outlook zusammenführen möchten, gehen Sie bitte wie folgt vor. Wählen Sie in Outlook Datei an. Wählen Sie die Option Öffnen. Wählen Sie Importieren aus. Wählen Sie icalendar-(ics) oder vcalendar (VCS) importieren aus. Klicken Sie Weiter. 5. Wählen Sie den aus Thunderbird exportierten Kalender aus. 10

12 6. 7. Wenn Sie einen neuen Kalender angelegt haben, können Sie den von Outlook vergebenen Namen per Rechtsklick, Kalender umbenennen anpassen. Hier können Sie wählen, ob es ein eigenständiger Kalender sein soll oder die Elemente in einen vorhandenen Kalender übernommen werden sollen. Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Kalender, die Sie übernehmen möchten. Bitte beachten Sie, dass bei neuen Terminen die Standardeistellung Erinnerung 15 Minuten ist. Sie können per Klick auf das Drop Down Feld ohne auswählen. 11

13 Persönliche Einstellungen Genauere Informationen zur Einrichtung und Nutzung finden Sie unter https://www.rrz.uni-hamburg.de/services/ /fuer-mitarbeiter/exchange/handouts.html Signatur Wählen Neue - Nachricht an. Wählen den Punkt Signatur an. Wählen den Unterpunkt Signaturen an. 6. Hier können Sie angeben, welche Signatur bei welcher Aktion angegeben werden soll. Hier können Sie über den Button Neu mehrere Signaturen anlegen. 5. Geben Sie den gewünschten Text in das Textfeld ein und bearbeiten Sie diesen. Wenn Sie hier (ohne) stehen lassen, können Sie bei jeder wählen, welche Signatur Sie an welcher Position einfügen möchten. 12

14 Weitere Einstellungen 7. Unter dem Reiter Persönliches Briefpapier, den Sie auf dem selben Weg erreichen wie die Signatur, können Sie weitere persönliche Einstellungen vornehmen. Zertifikate Die Hilfe zur Einrichtung von persönlichen Zertifikaten finden Sie hier: https://www.rrz.uni-hamburg.de/services/sicherheit/pki/hilfe-fuer-persoenlichezertifikate.html Adressen in Adressbuch übernehmen Fahren Sie mit der Maus über die Adresse und wählen Sie unter dem Listensymbol Zu Outlook-Kontakten hinzufügen Junk- -Einstellungen Es kann passieren, dass mit den Voreingestellten Filtern s im Junk- -Ordner landen. Wählen Sie in der Menüleiste Junk- und dann Junk- -Optionen 13

15 Wählen Sie unter dem Reiter Optionen, Keine automatische Filterung. Unter den weiteren Reitern können Sie Ihre Filter- Einstellungen prüfen und setzen. Kalender Sie können Kalender per Rechtsklick auf den Reiter und dann Überlagerung so zusammenschieben, dass die Termine alle in der selben Tabelle angezeigt werden. 14

16 Kalender freigeben Outlook Web App Die Freigabe von Kalendern an Nicht-Exchange-Nutzer ist nur über OWA (Outlook Web App) möglich. Melden Sie sich unter https://exchange.uni-hamburg.de/owa/ mit uni-hamburg\ B-Kennung an und wechseln Sie über das 3X3 Kästchen-Feld oben links in die Kalender-Ansicht. Wählen Sie unter Freigeben den Kalender aus, den Sie freigeben möchten. Geben Sie die Adresse des Kollegen ein, für den Sie den Kalender freigeben möchten. Neben dem ausgewählten Kollegen können Sie wählen, ob er Alle Details sehen soll oder den Kalender auch bearbeiten darf. Wählen Sie Senden. Der Kollege bekommt eine , in der er in OWA Annehmen oder in Outlook Kalender öffnen wählt, dann wird der Kalender angezeigt. 15

17 Lokales Outlook Wechseln Sie unten links in die Kalender- Ansicht. Wählen Sie unter Kalender öffnen Neuen leeren Kalender erstellen und richten Sie diesen ein. Wählen Sie diesen Kalender an und klicken Sie Kalender freigeben Öffnen Sie das Adressbuch, indem Sie das An - Feld anklicken. 5. Achten Sie darauf, dass die Globale Adressliste angegeben wird. 6. Falls nicht alle Kollegen angezeigt werden, können Sie über den Reiter Senden/Empfange n, Senden- Empfangen- Gruppen, Adressbuch herunter laden die globale Adressliste aktualisieren. Die Berechtigungen der einzelnen Kollegen können Sie beim ausgewählten Kalender mit Kalenderberechtigungen unter dem Reiter Berechtigungen anpassen. Wählen Sie die gewünschten Kollegen per Doppelklick aus dieser Liste aus und verschicken Sie die Einladung. Der Kollege bekommt eine , in der er in OWA Annehmen oder in Outlook Kalender öffnen wählt, dann wird der Kalender angezeigt. 16

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