evergabe bei Landesausschreibungen

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1 Baden-Württembergischer Handwerkstag Heilbronner Straße Stuttgart evergabe bei Landesausschreibungen Ein Schreiben des Finanzministeriums Baden-Württemberg informierte in den letzten Monaten und Wochen viele Unternehmen, dass bei der Staatlichen Vermögens- und Hochbauverwaltung noch in diesem Jahr mit der Einführung der digitalen Angebotsabgabe die Lücke zu der vollständigen elektronischen Abwicklung von Vergabeverfahren (evergabe) geschlossen werde. Der Brief, der für einige Irritationen sorgte, wurde an Bieter-Betriebe versendet, das heißt an Betriebe, die regelmäßig an beschränkten und freihändigen Vergaben des Landes beteiligt sind. Zwei Fragestellungen, die sich in diesem Zusammenhang ergeben, sind dabei besonders relevant: 1. Inwieweit ist die Beteiligung an der vollständigen elektronischen Abwicklung für die Bieter ein Angebot oder eine Pflicht? (Die vollelektronische Abwicklung umfasst drei Schritte: Recherche, Bezug der Ausschreibungsunterlagen und Abgabe der Unterlagen auf elektronischem Weg.) 2. Was kostet den Bieter die Beteiligung an der elektronischen Abwicklung, vor allem auch im Hinblick darauf, dass er eventuell nur einzelne Schritte elektronisch abwickeln und sonst das bisherige Papierverfahren nutzen will? Zum ersten Punkt gilt laut Auskunft des Staatsanzeiger-Verlags, der im Auftrag des Landes Baden-Württemberg mit seiner Internetplattform Vergabe24 die technische Umsetzung der Landesausschreibungen im E-Verfahren betreibt, immer noch die Aussage von Finanzminister Willi Stächele: Dieser hatte anlässlich des offiziellen Startschusses zur evergabe im November letzten Jahres geäußert, dass erst wenn drei Viertel aller Angebote bei öffentlichen Ausschreibungen elektronisch eingereicht werden, Vergabeunterlagen nicht mehr in Papierform ausgeliefert und angenommen werden. Zu diesem Zeitpunkt schätzte die Vermögens- und Hochbauverwaltung, dass dies spätestens ab dem Jahr 2015 der Fall sein werde. Da das elektronische Verfahren aber regen Zulauf findet, zeichnet sich ab, dass diese Voraussetzung für die komplette Umstellung auf den elektronischen Weg deutlich früher eintreten wird. Die Kosten der evergabe für die Bieter richten sich danach, in welchem Umfang er die elektronischen Angebote von Vergabe24 zur Auftragssuche, zu Einsicht und Bezug der Unterlagen oder zu deren Weiterverarbeitung und Abgabe nutzen will. Mit der in dem Schreiben aufgeführten etwas irreführenden Formulierung Kostenfreier Download der Vergabeunterlagen ist allerdings nicht gemeint, dass keinerlei Kosten entstehen: Tatsächlich entfallen beim elektronischen Bezug per Download bei öffentlichen Ausschreibungen/offenen Verfahren die üblichen Gebühren für den Papierbezug von ca. 20 bis 30 Euro oder noch mehr bei größeren Ausschreibungen. Allerdings muss der Bieter, um die Download-Möglichkeit zu nutzen, in eines der Abonnement-Angebote von Vergabe24 investieren. Der Bezug der Ausschreibungsunterlagen bei Beschränkten Ausschreibungen/Freihändigen Vergaben bleibt weiterhin kostenfrei. evergabe

2 Die Staatliche Vermögens- und Hochbauverwaltung unterscheidet beim künftigen Ablauf nach dem Verfahren der beschränkten und freihändigen Ausschreibung und dem Verfahren der öffentlichen und offenen Ausschreibung, die zusammenfassend folgende wesentlichen Merkmale aufweisen: Beschränkte Ausschreibungen / Freihändige Vergaben Die Vergabeunterlagen werden über die Vergabeplattform von Vergabe24 elektronisch zur Verfügung gestellt. Zur Teilnahme an der Ausschreibung werden die Bieter von den Ämtern der Staatlichen Vermögens- und Hochbauverwaltung per aufgefordert: Eine erste enthält den Link zu den Ausschreibungsunterlagen, eine zweite Mail die notwendigen Zugangsdaten zur Vergabeplattform Für diese Verfahren ist kein Abonnement beim Staatsanzeiger Verlag/Vergabe24 notwendig, es fallen für den Bieter keinerlei Kosten an. Will der Bieter von der Möglichkeit des Downloads der Vergabeunterlagen und einer optionalen elektronischen Abgabe Gebrauch machen, erhält er die Bieter-Software abccockpit kostenfrei von Vergabe24. Er muss sich aber eine elektronische Signatur zulegen, um sein Angebot elektronisch zu unterzeichnen. Diese kann er dann allerdings auch für andere elektronische Verfahren einsetzen (weitere Infos zur E-Signatur siehe unten). Öffentliche Ausschreibungen / Offene Verfahren Bekanntmachungen zu Ausschreibungen können über das Suchformular unter (Öffentliche Ausschreibungen > Ausschreibungen der öffentlichen Hand) kostenlos recherchiert werden: ouncements Wird in der Liste eine Ausschreibung links markiert und dann rechts unten am Ende der Liste der Button Auswahl anzeigen geklickt, erscheint der Ausschreibungstext. Der Bieter kann nun wie bislang die Vergabeunterlagen beim Staatsanzeiger-Verlag per Fax als Papierform kostenpflichtig beziehen. Schließt der Bieter mit Vergabe24 ein Abonnement ab, kann er vor der kostenpflichtigen Bestellung Einsicht in die jeweiligen Vergabeunterlagen nehmen, diese Herunterladen (bei den Ausschreibungen von Vermögen und Bau Baden-Württemberg kostenfrei) und auf Wunsch elektronisch abgeben. Der Großteil der Öffentlichen Ausschreibungen von der Landesverwaltung werden in nächster Zeit auch weiterhin in Printform im Staatsanzeiger veröffentlicht, allerdings in verkürzter Form, so dass die vollständigen Ausschreibungstexte entweder über oder direkt bei zu recherchieren sind. Abonnements bei Vergabe24 Das im Schreiben enthaltene Faxformular zum Bezug eines Jahresabonnements für die Suche von Ausschreibungen inklusive der Bietersoftware verleitet zu der Annahme, dass 2eVergabe

3 es nur dieses eine Abonnement gibt. Tatsächlich werden zurzeit folgende Varianten angeboten (Kosten zzgl. MwSt., Stand ): Selbstständige Auftragssuche (abc-online): 266 im Jahres- oder 178 im Halbjahresabonnement inklusive der Bieter-Software abc-cockpit. Einzelabruf: Grundgebühr von 105 pro Jahr zuzüglich 0,60 je abgerufene Ausschreibung. Unter Abruf ist die Einsicht in den Ausschreibungstext und, wenn vorhanden, in die Vergabeunterlagen, zu verstehen. Wird ein elektronischer Bezug, also ein Download der Unterlagen mit der Möglichkeit der elektronische Weiterverarbeitung und Abgabe gewünscht, fallen für die Nutzung der Software abccockpit zusätzlich jährlich 60,00 an. Zustellservice (abc-service): Für eine Grundgebühr von 130 im Jahres- oder 45 im Vierteljahresabonnement zuzüglich 0,60 je Ausschreibungsinfo per bzw. 0,80 je Ausschreibungsinfo per Fax erhält der Kunde die Bekanntmachungstexte ins Haus geliefert. Einsicht in die Vergabeunterlagen, deren Download oder die elektronische Weiterverarbeitung sind hier nicht möglich. Diese Modalitäten beziehen sich auf Ausschreibungen aus Baden-Württemberg. Hier sind allerdings auch die grenznahen Gebiete (bis zu 50 km) der benachbarten Bundesländer inbegriffen. Die Kosten für Ausschreibungen aus anderen Bundesländern, des Bundes oder für EU-weite Ausschreibungen sind unter den unten aufgeführten Links zu finden. Die günstigste Variante für einen Bieter, der sich nur ein paar Mal im Jahr an einer Ausschreibung beteiligen will, ist im elektronischen Verfahren somit das Einzelabruf- Abonnement zuzüglich der abc-cockpit Software: Für eine Grundgebühr von insgesamt 165 kann er effizient recherchieren und für 0,60 je Ausschreibung genaue Einsicht in den Ausschreibungstext und die Unterlagen nehmen, diese herunterladen (kostenfrei bei den Landesausschreibungen von Vermögen und Bau, in den anderen Fällen um 50% günstiger als die Papiervariante) und auf Wunsch auch wieder elektronisch abgeben. Gespart sind damit auf jeden Fall die sonst üblichen Gebühren für den postalischen Bezug und Versand. Das kann sich also je nach Höhe der jeweiligen Versand-Gebühren schnell lohnen. Werden jedoch mehr als vier Ausschreibungen pro Woche abgerufen, zeigt sich das Jahresabo als kostengünstigste Variante. Die Vorteile eines Abonnements bei Vergabe24 Es sind nicht nur Ausschreibungen des Landes online, sondern auch die zahlreicher weiterer Städte, Kommunen und sonstiger Einrichtungen aus Baden- Württemberg. Als Abonnement-Inhaber 1 können die Unterlagen vor der Bestellung kostenlos eingesehen und damit Fehlbestellungen vermieden werden. Das Herunterladen der Vergabeunterlagen ist günstiger als die Bestellung in Papierform. Teilweise haben sich die Vergabestellen wie zum Beispiel die der Staatlichen Vermögens- und Hochbauverwaltung sogar für eine kostenlose Bereitstellung per Download entschlossen, um noch mehr Bieter vom everfahren zu überzeugen. Die aktuellen Ausschreibungen sind schon einen Werktag vor Erscheinung der Printausgabe des Staatsanzeigers online und bis zur Submission abrufbar. Zur einfachen, übersichtlichen Recherche ist die Erstellung eines persönlichen Suchprofils möglich. 1 gilt nicht für die Variante Zustellservice 3eVergabe

4 Fazit Es besteht zurzeit weiterhin die Möglichkeit, sich auch auf klassischem Wege, das heißt in Papierform an Ausschreibungen zu beteiligen. Allerdings sollten die Handwerksbetriebe den Umgang mit dem elektronischen Verfahren lernen und schrittweise umsteigen, da die evergabe nicht nur bei der öffentlichen Hand sukzessive umgesetzt wird, sondern aktuell auch bei Auftraggebern der Privatwirtschaft massiv auf dem Vormarsch ist. Bei konsequentem Einsatz erschließen sich dem Unternehmen auch die gebotenen Kosten- und Effizienzvorteile. Zudem bieten die Software-Lösungen der Vergabeplattformen viele Fehlersuchroutinen, die die Gefahr des Ausschlusses aufgrund eines formalen Fehlers deutlich reduzieren. Die Recherche von Informationen im Internet, der Download von Formularen und Dateien sowie künftig auch deren elektronische Weiterverarbeitung werden im Zuge von E- Government der elektronische Abwicklung der Geschäfts- und Verwaltungsprozesse von öffentlicher Verwaltung und Regierung auch in vielen anderen Bereichen für die Unternehmen in den nächsten Jahren zum Standard werden. Weitere Links zum Thema Ausschreibungen online Übersicht verschiedener Internetplattformen: Video-Tutorial zur evergabe: Wird die elektronische Vergabe bald zu Pflichtverfahren?, BWHT-Grundlagenbeitrag vom : Weitere Informationen zu Vergabe24 Plattform Vergabe24 mit Basisinformationen für Bieter zur evergabe und esignatur: Informationen zu den Abonnements und Preisen: A8E712185BA0C?callsite=/bieter/produktedienstleistungen/ausschreibungssuche/badenwuerttemberg/index.html Bietersoftware abc-cockpit: 4B41E1BA42A6?callsite=/bieter/produktedienstleistungen/bietersoftware/index.html Fragen zur evergabe und Nutzung von Vergabe24 beantwortet der Staatsanzeiger-Verlag auch telefonisch unter 0711/ oder per an 4eVergabe

5 Orientierung zur elektronischen Signatur Bei der Abgabe eines Angebots auf elektronischen Weg muss dieses elektronisch unterschrieben werden es wird also eine E-Signatur benötigt. Diese gibt es in zwei Varianten: Die qualifizierte elektronische Signatur ist in Deutschland durch das Signaturgesetz der eigenhändigen Unterschrift rechtlich gleichgestellt. Für die Erstellung braucht man eine Chipkarte (in ihrer Art der EC-Karte vergleichbar) mit Personenzertifikat von einem vertrauenswürdigen Trust-Center sowie ein Kartenlesegerät und die entsprechende Software des Anbieters. Weitere Informationen und eine Liste der akkreditierten Anbieter sind bei der Bundesnetzagentur zu finden: Zwei Anbieter sind zum Beispiel: S-Trust des Deutscher Sparkassenverlags. Bezogen werden kann die Signatur hier über die örtliche Sparkasse. Weitere Infos unter: die / Servicenummer des Deutschen Sparkassen Verlags: SIGNTRUST der Deutschen Post. Die Signatur kann per Internet oder bei der örtlichen Post bezogen werden. Weitere Infos unter: Bei der fortgeschrittenen elektronischen Signatur handelt es sich um ein Softwarezertifikat, also eine Datei. Dieses Verfahren sichert die Echtheit des Dokuments und dessen Herkunft. Diese Form der Signatur ist für die Angebotsabgabe im öffentlichen Bereich zugelassen. Im Zuge eines Ausschreibungsverfahrens wurde S-Trust mit der Entwicklung und dem Vertrieb einer plattformunabhängigen Lösung beauftragt. Zu erhalten ist das Softwarezertifikat über oder über die örtliche Sparkasse. Die fortgeschrittene E-Signatur ist gegenüber der qualifizierten kostengünstiger, außerdem sind das Antragsverfahren und die Anwendung einfacher. Allerdings wird sie nicht von allen Vergabe-Plattformen bzw. Vergabestellen, in deren Ermächtigung diese Entscheidung liegt, akzeptiert. Bei Vergabe24 bzw. den Vergabestellen des Landes ist die Verwendung beider Signaturen alternativ möglich. Da die Signaturen auch für andere elektronische Verfahren eingesetzt werden können, sollten bei einer Entscheidung andere mögliche Einsatzzwecke bedacht und Erkundigungen eingeholt werden, welche Form der Signatur jeweils notwendig ist. Grundsätzlich gilt die Kartenversion, also die qualifiziert elektronische Signatur, immer noch als die sicherste und kann von der elektronischen Steuererklärung bis hin zur elektronischen Patentanmeldung bei vielen Abwicklungen mit Ämtern, Behörden oder Gerichten verwendet werden. Electronic Commerce Centrum Stuttgart-Heilbronn, / Baden-Württembergischer Handwerkstag, Stand Dezember eVergabe

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