Short Form of the Master s Thesis. Methods of Strategic Project Management

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1 Short Form of the Master s Thesis Masters Degree International Project Management in the Building Process Chain Methods of Strategic Project Management Implementation of the Project Scorecard to Construction Projects Date of Distribution: Stuttgart, September 08th, 2008 Date of Submission: Stuttgart, January 12 th, 2009 Submitted by: Dipl.-Ing. Architekt Rüdiger Wobst Matriculation Nr.: Tutor: Professor Dr.-Ing. Friedrich Hensler University of Applied Sciences Stuttgart Dipl.-Ing., MEng, MBA Jürgen Marc Volm University of Applied Sciences Stuttgart

2 - 1 - Die Komplexität von Bauprojekten hat in den letzten Jahren aufgrund stetig steigender Anforderungen an technische Ausstattung, Nutzeranforderungen, rechtlichen Vorgaben und Reglementierungen erheblich zugenommen. Die Literatur zum Projektmanagement von Bauprojekten nennt als Gründe für mangelhaften Projekterfolg, dass das gängige Instrumentarium des Projektmanagements häufig nicht mehr den an Umfang zugenommenen Anforderungen an Bauvorhaben gerecht wird. Mit Einführung der Balanced Scorecard in Bauprojekte soll die Effektivität der Projektarbeit sowie der durch alle Projektbeteiligten wahrgenommene Projekterfolg verbessert werden. Vorliegende Arbeit passt die Balanced Scorecard an die Strukturen und Bedürfnisse von Bauprojekten an, entwickelt eine allgemeingültige Project Scorecard () als Referenzmodell und überprüft die Anwendbarkeit durch Erprobung anhand eines theoretischen Projektszenarios. Zusammenfassend stellt die Arbeit das durch die Project Scorecard ermöglichte Verbesserungspotential für das Baumanagement dar, benennt Voraussetzungen für eine erfolgreiche Anwendung der Methode und schließt mit einem Hinweis auf mögliche Hemmnisse. Problemstellung der Arbeit Einen wesentlichen Grund für nur unzureichenden Projekterfolg in Baumaßnahmen identifiziert die einschlägige Literatur zum Einen in der komplexen Bauaufgaben nicht mehr gerecht werdenden Ausrichtung und Messung des Erfolgs an den Kriterien der Golden Triangle Zeit / Kosten / Qualität -, zum Anderen an einer mangelhaften Erfassung aller auf das Projekt einwirkenden Einflussgrößen und daraus abgeleiteter Projektziele sowie der unzureichenden Ausrichtung der Projektziele an den Erwartungen des Nutzers und Auftraggebers. Daraus folgen aus Sicht des Projektmanagements erfolgreich abgeschlossene Projekte, die dem Inhaber keinerlei Nutzen verschaffen, im Gesamtkontext gesehen somit gescheitert sind. Daraus leitet die Arbeit die Notwendigkeit zu einer ganzheitlichen Betrachtungsweise des Projektmanagements ab, das in ausgewogener Weise alle Stakeholder- Bedürfnisse, kritischen Erfolgsfaktoren, die Projektperformance sowie vorhandene Projektstrukturen in einer Projektstrategie abbildet und diese mit Hilfe einer geeigneten Management-Methode umsetzt. Durch ihre bewusst flexibel gehaltene Struktur erweist sich die von Kaplan/Norton entwickelte Balanced Scorecard als geeignetes Modell, die Prozesse der Bauplanung und Realisierung abzubilden und folgende Forderungen an ein übergeordnetes strategisches Management-System zu integrieren:

3 Frühzeitige Erfassung und Bewertung aller auf das Projekt einwirkender Einflussgrößen. Berücksichtigung der Stakeholderbedürfnisse in einem ausgewogenen Bedürfniskatalog und Ermittlung aller sich kritisch auf die erfolgreiche Durchführung des Projektes auswirkenden Faktoren - Präzise und vollständige Formulierung der Projektziele. Konkrete Zielvorgaben unterstützen die Kommunikation und verbessern das Verständnis - Messung des Projektverlaufs und der Ergebnisse. Treten Abweichungen von den Zielvorgaben auf, erfolgt steuernde Korrektur - Berücksichtigung von rückblickenden Ergebnis-Kennwerten und vorausschauenden Leistungstreibern bei der Messung und Steuerung des Projektes - Implementierung von bewährten Strukturen des Quality Managements. Erfassung der Struktur-, Prozess- und Produktqualität. Daraus leitet sich die Fragestellung dieser Master Thesis ab: Kann die Balanced Scorecard als strategische Managementmethode zu einer verbesserten Organisation von Bauprojekten beitragen? Entwicklung einer Project Scorecard für Bauprojekte Die Entwicklung und Anwendung der Project Scorecard erfolgt in vier Phasen. In Phase I erfolgt die Klärung der strategischen Grundlagen des Bauvorhabens. Hierbei werden in einer Umweltanalyse die Stakeholder-Bedürfnisse und kritischen Erfolgsfaktoren der externen und internen Projektumwelten erfasst und bewertet. Nach exakter und umfassender Ermittlung des Bedarfs erfolgt eine Clusterung der erhobenen Daten. Bedürfnisse und Erfolgsfaktoren werden als Ergebnisse der strategischen Analyse in Einflussgruppen zusammengefasst, auf deren Basis in Phase II die Leistung und strategische Ausrichtung des Projektes festgelegt wird. Phase II stellt mit Entwicklung der Project Scorecard den Kern der Implementierung dar. Das Ergebnis von Phase II, dokumentiert in Strategy Map, Ziel-, Messgrößen und Maßnahmenbeschreibungen, soll für ein einheitliches Verständnis der Strategie sorgen. Es bildet den Ausgangspunkt für die Strategiekommunikation und ein kontinuierliches Monitoring der Umsetzung. Als Grundlage einer ausgewogenen Projektstrategie dienen hierbei die vier n, die Inhaber-, Nutzer-, Prozess- und Struktur-.

4 - 3 - In Phase III erfolgt die strategieorientierte Ausrichtung des Projektes mit Kaskadierung der entwickelten Master-Scorecard auf die vier Leistungsebenen eines Bauprojektes Auftraggeber-, Planungs-, Bauleiter und Firmen-Ebene. Hier erfolgt die Kommunikation der Projektstrategie an alle Projektbeteiligten indem individualisierte Scorecards aus der übergeordneten Master-Scorecard heraus abgeleitet werden. Die Teilziele tragen dazu bei, dass die Teilnehmer ihren Einsatz entsprechend der strategisch relevanten Zielsetzungen ausrichten. In Phase IV wandelt sich die von einem Werkzeug zur Projektanalyse und Strategiebestimmung zum reinen Monitoring-Werkzeug für die Überwachung und Steuerung des Projektfortschritts. I II III IV Project Scorecard entwickeln Grundlagen klären Projekt strategieorientiert umsetzen ausrichten Kontinuierliche Überprüfung der strategischen Ziele Umfeldanalyse Umfeldanalyse Team-Analyse Team-Analyse Ziele Ziele Strategy Strategy Map Map formulieren formulieren Prj.-Inhaber Prj.-Inhaber PM PM Planungsbeteiligte Planungsbeteiligte Bauleiter Bauleiter ausführende ausführende Firmen Firmen Inhaber- Inhaber- Nutzer- Nutzer- Prozess- Prozess- Struktur- Struktur- Messgrößen auswählen Zielwerte festlegen Aktionen bestimmen Kontinuier Kontinuier -lichen -lichen Einsatz Einsatz der der Project Project Scorecard Scorecard sicherstellen sicherstellen Abbildung: Die vier Phasen der Project Scorecard Anwendung Um die mögliche Anwendbarkeit des entwickelten Modells zu überprüfen und Rückschlüsse auf ihre Funktionsweise und Wirkung ziehen zu können, erfolgt eine Erprobung der PCS anhand eines theoretischen Projektszenarios. Um eine Baumaßnahme mit strategischer Ausrichtung zu simulieren, wurde die Entwicklung einer Büroimmobilie mit angestrebter Nachhaltigkeits-Zertifizierung anhand des BREEAM-Gütesiegels gewählt. Untersuchungsergebnisse Die Erprobung zeigt, dass die entwickelte Modell-Project Scorecard die notwendige Flexibilität aufweist, den individuellen Charakter jedes Bauprojektes abzubilden.

5 - 4 - Das Verbesserungspotential für die Steuerung von Bauprojekten wird bei konsequenter Anwendung der Project Scorecard in sechs Bereichen erkannt: 1. Identifikation der Projektziele Die Project Scorecard fördert eine umfassende Analyse der Projektumwelt. Die daraus formulierten Projektziele schärfen die Projektkonturen und tragen zum allgemeinen Verständnis der Zusammenhänge und Zielvorgaben bei. Sie ist also als zentrales Kommunikationsmedium der Projektstrategie zu verstehen. 2. Ausgewogene Berücksichtigung aller Bedürfnisse Durch Verwendung mehrerer Blickwinkel werden die unterschiedlichen Bedürfnisse der Stakeholder in ausgewogener Weise berücksichtigt. Dies schafft eine allgemeine Vertrauensbasis und Identifikation mit den gesetzten Zielen und mündet in gesteigerter Motivation der Teilnehmer. 3. Verbesserte Überwachung des Projektstatus Durch Hinterlegung der Projektziele mit Messgrößen kann der Grad der Zielerreichung jederzeit ermittelt werden. So verbessert die Project Scorecard das Projekt-Controlling mit Durchführung von Health Checks und erhöht die Umsetzungswahrscheinlichkeit ihrer Ziele. 4. Laufende Aktualisierung und Lessons Learned Prozess Die regelmäßige Erfassung der Projektergebnisse ermöglicht in Kombination mit einem Feedback-Prozess die laufende Aktualisierung der Zielvorgaben sowie nachhaltiges Lernen durch Analyse von Fehlern und Best Practice Beispeilen. Die Arbeit zeigt somit basierend auf der Fragestellung der Thesis eine klare Anwendbarkeit der Methode auf Bauprojektebene. Dem Aufwand für Einführung und Nutzung der Project Scorecard stehen zu erwartende klare Nutzungspotentiale für die erhöhte Transparenz, ein besseres Management der Projekte anhand klar definierter Ziele und Messkriterien sowie eine verbesserte Zusammenarbeit auf Basis klarer Spielregeln gegenüber. Die Project Scorecard ist als Ergänzung des vorhandenen Projektmanagement- Instrumentariums zu sehen und ist ein wertvolles Werkzeug für die Definition und Steuerung komplexer Aufgabenstellungen. Sie ist allerdings kein Allheilmittel für sämtliche Probleme. Die Transparenz, die durch die in Projekte kommt, macht mögliche Schwierigkeiten jedoch frühzeitig sichtbar.

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