Methodology for Successful Projects White Paper. Business Needs Grundzüge der Methode Besonderheiten und Vorteile

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1 Methodology for Successful Projects White Paper Business Needs Grundzüge der Methode Besonderheiten und Vorteile

2 1 Business Needs 1.1 Konzentration auf das Kerngeschäft Das Kerngeschäft einer Unternehmung sollte durch ein Projekt nicht vernachlässigt werden, da es für Unternehmen ein erfolgskritischer Faktor und dementsprechend von höchster Bedeutung ist. Aus diesem Grund ist es in einem solchen Fall sinnvoll sich auf Experten zu verlassen, deren Kerngeschäft das Projektmanagement darstellt. Da unsere Mitarbeiter gleichzeitig unser wichtigstes Kapital darstellen, ist für uns die Mitarbeiter-Auswahl ein äußerst bedeutender Prozess. Wir arbeiten ausschließlich mit Mitarbeitern zusammen, die wir eingehend interviewt und getestet haben bzw. mit denen wir erfolgreich zusammengearbeitet haben. Nur so können wir Ihnen eine erfolgreiche Zusammenarbeit garantieren. 1.2 Blick für das Wesentliche Oftmals fällt es Beteiligten aufgrund von Betriebsblindheit schwer, den Blick für das Wesentliche zu wahren. Dafür kann es verschiedene Gründe geben, zum Beispiel: Ziele wurden nicht klar definiert, Ziele werden immer wieder umgeworfen, da das eigentliche Ziel nicht geklärt wurde oder Ganz einfach den Beteiligten nicht bewusst ist, was getan werden soll oder muss. Zudem kann es sein, dass Mitarbeiter eines Unternehmens in Konflikt zwischen den Zielen des Projektes und anderen Zielen oder Vorgaben geraten. Unser Ziel ist ausschließlich der Projekterfolg. Deshalb ist es uns ein Anliegen, die Abläufe des Projektes so transparent wie möglich darzustellen. Das garantiert Ihnen und uns eine kritische, unparteiische sowie objektive Sichtweise während des gesamten Projektes. 1.3 Zeit ist Geld Termin- und Budgettreue Es müssen realitätsbezogene und vollständige Plandaten vorliegen, damit Termin- und Budgettreue garantiert werden können. Während des gesamten Projektes werden die festgelegten Plandaten regelmäßig überprüft, um diese entscheidenden Rahmenbedingungen einhalten zu können Abhängigkeiten Innerhalb eines Projektes ist es wichtig, die Abhängigkeiten von Arbeitspaketen, Vorgängen oder zu anderen Maßnahmen im Vorfeld zu klären, damit ein reibungsloser Ablauf des Projektes gewährleistet werden kann. 2

3 2 Grundzüge der Methode 2.1 Zielfindung Projekt Lebenszyklus Start Stakeholder Projekt-Team End-Nutzer Ende Verstehens- Phase Entwicklungs-Phase Um ein Projekt erfolgreich durchführen zu können, ist eine sehr gute Planung auf Basis des Verstehens der Anforderungen und der Rahmenbedingungen erforderlich, die etwa 75% der Arbeit des gesamten Projektes ausmacht. Projekt Lebenszyklus Start Verstehens- Phase Stakeholder Entwicklungs-Phase Projekt- Ausmaß Ende Management End-Nutzer Findet diese Planung nicht eingehend in der Anfangsphase statt, werden während des Projektes früher oder später enorme Probleme auftreten, die häufig zum Abbruch des Projektes führen. Scheinbare Einsparungen oder Geschwindigkeitsvorteile in der Verstehensphase werden hinterher aufgezehrt bzw. verkehren sich ins Gegenteil. Abb.1 : Intensive Zielfindung in der Anfangsphase Interviews in der Verstehensphase Um ein gutes Interview zu führen, bedarf es im Vorfeld einer guten Vorbereitung. Dazu sollten folgende Fragen unbedingt geklärt werden: Wo liegen die Vorteile für das Business resp. Kerngeschäft? Welches Ziel steht vor allen anderen Zielen im Vordergrund? Wie sollen die Ziele erreicht werden? Grundvoraussetzungen Die Finanzierung des Projektes muss feststehen. Die Sinnhaftigkeit des Projektes wird kritisch überprüft. Die Machbarkeitsprüfung wird generell bei jedem Projekt durchgeführt. Es kommen technische Analysen und Recherchen, rechnergestützte Simulationen oder Expertenbefragungen in Frage. Dabei stehen die Durchführbarkeit, das Projektumfeld sowie die verfügbaren Kapazitäten im Vordergrund. Für den Fall, dass die Machbarkeitsprüfung Zweifel an diesen Punkten aufkommen lässt, wird eine umfassende Machbarkeitsstudie durchgeführt, um ein erkanntes Risiko besser einzuschätzen. Wichtig ist, dass zu Beginn der Machbarkeitsstudie genau die Kriterien festgelegt werden, nach denen die Machbarkeit des Untersuchungsgegenstands beurteilt wird. 3

4 2.1.3 Funktion der Ziele Die Ziele sind für alle Aktivitäten im Projekt Basis, Richtschnur und Maßstab. Ziele bieten eine Orientierungsfunktion. Sie sollten für den Planungsprozess und für noch zu suchende Lösungen richtungweisend sein. Ziele haben eine Selektionsfunktion. Sie unterstützen den Auswahlprozess, wenn z.b. verschiedene Alternativen zum Problemlösungsprozess angeboten werden. Ziele haben eine Kontrollfunktion. Bei der abschließenden Beurteilung des Projektes, dienen die gesetzten Ziele als Maßstab Zielformulierung Ziele müssen unmissverständlich formuliert werden. Ziele müssen messbar sein. Ziele müssen Realitätsbezug haben. Ziele dürfen sich nicht ausschließen. 2.2 Erfassung von Requirements Kommunikation Die Kommunikation nimmt bis zu 50% der Projektarbeit ein und betrifft alle Beteiligten und Betroffenen. Sie ist sehr bedeutend während eines Projektes, da auf diesem Weg wichtige Daten und Gedanken ausgetauscht werden können. Um jedoch einen Überfluss an Informationen zu verhindern, wird der Informationsfluss so gesteuert, dass die einzelnen Projektmitarbeiter die für sie relevanten Informationen erhalten. Durch die regelmäßige, aktive Kommunikation identifizieren sich die Projektmitglieder stark mit dem Projekt und sind daher höher motiviert Modellierung mit UML (Unified Modelling Language) UML ist eine einheitliche Sprache zur Modellierung. Die Basis bilden die Object-Oriented Software Engineering und die Object Modelling Technique. Die Sprache UML ist ein Branchenstandard, die zur Visualisierung und Dokumentation herangezogen wird. Sie bietet den Anwendern die Möglichkeit auf einer einheitlichen Basis zu diskutieren. 2.3 Planung Meilensteinplanung Die Meilensteinplanung ist die Basis der Projekt- und Finanzmittelplanung und dient der Projektübersicht. In ihr werden Ereignisse mit einer besonderen Bedeutung dargestellt. Diese kennzeichnen häufig das Ende einer Phase, können aber selbstverständlich auch innerhalb einer Phase liegen. Das Erreichen eines Meilensteines beinhaltet oft die Fortführungsentscheidung der Aktivitäten und ist somit eine wirkungsvolle Methode zur Ergebniskontrolle Stakeholderanalyse Die Stakeholderanalyse wird zu Beginn im Rahmen einer Projektumfeldanalyse durchgeführt. Sie beinhaltet: die Identifikation der Projektbeteiligten und Interessierten (Stakeholder), die Gliederung der Stakeholder in Stakeholder-Gruppen, 4

5 die Analyse und Bewertung des Einflusses der Stakeholder auf das Projekt, das Ableiten der Konsequenzen, die sich evtl. für das Projekt ergeben können sowie das Ableiten von Strategien und Maßnahmen Dauerermittlung, -schätzung, -prüfung Wie lange dauert das Projekt? In der Planungsphase werden die Dauern hinsichtlich der Meilensteine für einzelne Vorgänge und Arbeitspakete ermittelt, geschätzt und geprüft, so dass eine realistische Dauerermittlung entsteht. Die Kumulation dieser Dauern ergibt die Gesamtdauer des Projektes Ressourcenplanung/-management Die Ressourcenplanung bezieht sich auf sämtliche Ressourcen, die während des Projektes gebraucht werden, wie z.b. Personen, Räume, Materialien und Werkzeuge. Sie beinhaltet die effiziente Zuordnung der Ressourcen nach Fähigkeiten und verfügbaren Kapazitäten auf die Projektaufgaben, die Ermittlung externer Bedarfe, die Empfehlung geeigneter Dienstleister sowie die Teamentwicklung Budgetplanung Mit welchem Budget soll das Projekt durchgeführt werden? Was kann mit dem vorhandenen Budget realisiert werden? Um eine realistische Budgetplanung zu erstellen, werden die voraussichtlich für das Projekt anfallenden Personal- und Sachkosten zu den Vorgängen und Arbeitspaketen ermittelt und zugeordnet. Dabei kann es sehr hilfreich sein, auf Erfahrungswerte zurückzugreifen Risikoanalyse/-management Welche Risiken können während des Projektes eintreten? Welchen Einfluss haben die Risiken auf das Projekt? Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass das Risiko eintritt? Welche Präventiv-Maßnahmen können eingeleitet werden? Welche Notfallkonzepte sollten ausgearbeitet werden? Es ist äußerst wichtig sich diese Fragen während der Planung des Projektes zu stellen, um im Ernstfall auf die Risiken vorbereitet und handlungsfähig zu sein Planüberprüfung, Absicherung, Check Vergleich der Projektplanung mit dem realen Projektverlauf, um mögliche Abweichungen vorauszusehen. Ist die angegebene Toleranzgrenze überschritten, werden die Ist-Daten analysiert, es wird ggf. entgegengewirkt und eine Anpassung der Planung erfolgt. 2.4 Steuerung der Durchführung Teambuilding Welche Fähigkeiten werden benötigt? Welche Stärken und welches Wissen haben die Projektmitarbeiter? Eine hierarchieübergreifende sowie themenübergreifende Zusammensetzung des Teams ist für die Durchführung eines Projektes ratsam. Die Rollenverteilung innerhalb des Teams wird unabhängig von den Rollen innerhalb des Unternehmens festgelegt. 5

6 2.4.2 Scope Management Das Management des Projektrahmens sorgt dafür, dass die gesetzten Projektziele erreicht werden. Es sorgt dabei nicht nur für die Ergebnisorientierung in Bezug auf die ursprünglichen Ziele, sondern hat insbesondere zur Aufgabe, notwendige Abweichungen von diesen Zielen, die im Projektverlauf deutlich werden, in das Projekt einzusteuern sowie entsprechende Neuplanungen zu veranlassen Projektmethode SCRUM Abb.2: Funktionsweise von SCRUM Scrum ist eine Sammlung von Arbeitstechniken, Strukturen, Rollen und Methoden für das Projektmanagement, deren wichtigstes Element der Sprint ist die Umsetzung einer Iteration. Die Kundenanforderungen, die während des Projektes erledigt werden sollen, werden in einem Product-Backlog gesammelt. Für einen Sprint-Backlog werden Anforderungen aus dem Product-Backlog übernommen, die während des Sprints, der etwa 30 Tage lang sein soll, umgesetzt werden. Während des Sprints dürfen die Anforderungen nicht geändert werden. Täglich findet ein 15-minütiges Scrum-Meeting statt, in dem jeder seinen aktuellen Arbeitsfortschritt, seine Ergebnisse bis zum nächsten Meeting und aufgetretene Probleme bespricht. Das Scrum-Meeting dient nicht nur zum Austausch von Informationen im Team sondern zusätzlich zur Disziplinierung. Nach einem Sprint erfolgt ein Review, um das Ergebnis zu präsentieren Change Request Management Das Fehler- und Änderungsmanagement erfasst Problem- bzw. Änderungsmeldungen, es stuft sie hinsichtlich ihrer Dringlichkeit und Auswirkungen ein und gibt den Status der Fehlerbearbeitung an. 6

7 2.5 Managementreporting Reviews Projektreviews werden durchgeführt, um Verbesserungen der Vorgehensweise und mögliche Schwachstellen zu identifizieren. Vorteile von Reviews: Status des Projektes, Projekterfolg kann beurteilt werden und Fehlentwicklungen werden frühzeitig erkannt Statusreport Der Statusreport dient dazu, auf einen Blick zu erkennen, wie das Projekt steht. Ist alles im grünen, gelben oder gar roten Bereich? Bei kritischen Abweichungen zum Projektplan wird eine Eskalation ausgelöst. 3 Besonderheiten und Vorteile 3.1 Erfahrungsschatz kombiniert mit Know-How Projektmethodik Planungs-Methoden Projektstrukturplan (PSP), Aktivitätenplanung, Aufwandsschätzung, Zeitplanung, Ressourcenplanung Organisations-Methoden Projektsteuerung, Präsentationstechniken, Moderationstechniken Steuerungs-Methoden Projektaktualisierung, Projekt-Terminplan, Termin- und Kostentrend- Rechnung Bewertungs-Methoden Durchführbarkeitsanalyse, Wirtschaftlichkeitsrechnung, Nutzwertanalyse, Abweichungsanalyse Interdisziplinäres Arbeiten Heutzutage ist es besonders wichtig die drei Bereiche Business, Technologie und Management zusammen zu betrachten, da eine separate Betrachtungsweise häufig zu undurchführbaren Anforderungen führt. Daher ist es uns ein Anliegen eine fundierte Beratung in den Bereichen Business und Strategie und lösungsorientierte Technologie von der Konzeption bis hin zur Implementierung sowie eine unabhängige Beratung auf die Sie vertrauen können, zu bieten Qualitätstreue Wir steuern alle Vereinbarungen über künftige Produkte sowie Prozesse, Zustände, Eigenschaften und Wirkungen, die aus dem Projekt hervorgebracht werden sollen EVM Methodik Die Earned-Value-Method stellt einen Soll-Ist-Vergleich der Termin- und Kostensituation bezogen auf den Arbeitsfortschritt in einem Projekt dar. (Termin, Kosten, Leistung) Es werden drei verschiedene Sichten des Projektverlaufs gegenübergestellt. Der Budgetwert der geplanten Leistung, der Ist-Wert der erbrachten Leistung und der Budgetwert der erbrachten Leistung. Daraus werden die Wertabweichung (Ist subtrahiert mit der Leistung) und die Leistungsabweichung (Soll subtrahiert mit der Leistung) ermittelt. 7

8 3.2 Kooperation Krisenmanagement Was ist eine Krise? Wenn die Projektkultur zerstört ist. Wenn Projektmitglieder denken sie können das Projekt in dem Zeitrahmen nicht durchführen. Mit Krisensituationen muss systematisch umgegangen werden. Analyse von Krisensituationen Entwicklung von Strategien zur Bewältigung einer Krise Einleitung und Verfolgung von Gegenmaßnahmen Auswege aus Krisensituationen können z.b. eine Standortbestimmung, die Transparenz bietet, Mediation Gespräche zwischen Konfliktparteien im Beisein eines Mediators, einem neutralen Dritten, der das Gespräch nach einem strukturierten Ablauf steuert sein. Wir werden Ihnen helfen, in solchen Situationen die für Sie richtige Richtung aus der Krise zu finden Projekterfahrungen Ein Vergleich Ihrer aktuellen Rahmenbedingungen mit unseren Projekterfahrungen kann schnell Aufschluss über die Einsetzbarkeit geben. Eckdaten Art des Projektes Projektdauer Budget Involvierte Unternehmen Anzahl Dienstleister Mitarbeiter Strategie / Business-Planung / Konzeption / Audit 2 Wochen 6 Monate 2 Jahre 10 T 200T 18 MIO Mittelstand Konzerne Fortune IT-Integratoren Design + IT 2 50 Gering Mittel Hoch Umfang Sprechen Sie uns an, wenn Sie weitere Informationen benötigen. Kontakt für weitere Nachfragen: Charax GmbH Mail: info@charax.de 8