schnell. einfach. automatisiert. Anwendungsbeschreibung Mobile Lagererfassung mit Barcode-Scanner Unitech HT630

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1 schnell. einfach. automatisiert. Anwendungsbeschreibung Mobile Lagererfassung mit Barcode-Scanner Unitech HT630

2 Inhaltsverzeichnis Beschreibung Schnittstellen... 3 Material-Ausgabe... 3 Material-Rücknahme... 3 UGS-Datei... 3 weitere... 3 Lager-Umbuchung... 3 Schwund-Buchungen... 3 Inventur... 4 Benutzer ID... 4 Die Funktionstasten... 4 Scanner Menü Struktur... 5 Grundmenü... 5 Material-Ausgabe... 6 Material-Rücknahme... 7 UGS... 8 Lager-Umbuchung... 9 Schwund-Buchung Inventur Datenübernahme Scanner Voraussetzung Datenübernahme-Programm Übernahme bzw. Verarbeitung mit dem KWP-Buchungsautomat Wie arbeitet das Programm grundsätzlich? Programmbeschreibung und Einstellungen Datenverarbeitung UGS - Dateien Positionserfassung Bestellwesen Kasse/Barverkauf Materialwirtschaft Seite 2 Stand: Februar 2012

3 Beschreibung Schnittstellen: Material-Ausgabe Die Schnittstelle besteht aus dem Lager, einer Auftragsnummer, der Belegnummer, der Artikelnummer und einer Ausgabemenge. Es können beliebig viele unterschiedliche Auftragsnummern (Projektnummern) in einer Übergabedatei stehen, das Einleseprogramm verteilt die Daten automatisch auf die zugehörigen Vorgänge. Material-Rücknahme Die Schnittstelle besteht aus dem Lager, einer Auftragsnummer, einer Belegnummer, der Artikelnummer und einer Rücknahme-Menge (diese ist bereits mit einem Minus versehen). Es können beliebig viele unterschiedliche Auftragsnummern (Projektnummern) in einer Übergabedatei stehen, das Einleseprogramm verteilt die Daten automatisch auf die zugehörigen Vorgänge. UGS-Datei Die UGS ist ein standardisiertes Schnittstellenformat, welches sowohl für Lagerbuchungen, für Bestellerfassung (über das Bestellwesen oder direkt im Online-Portal vieler Großhändler), in der Positionsaufnahme für Kasse, Regie, Projekt oder Wartung und auch der Materialerfassung im Baustellenlager genutzt werden kann. Für die Erfassung ist eine Belegnummer anzugeben, die als Übergabedateiname genutzt wird. Um mehrere dieser Dateien produzieren zu können, müssen die Daten im Gegensatz zu den obigen Schnittstellenformaten, zuvor vom Scanner ausgelesen werden. Weitere Hier können Sie auf die nächste Seite blättern, um zu den weiteren Funktionen zu gelangen. Lager-Umbuchung Unter Angabe des Quell- und Ziellagers können Sie eine Umbuchung mehrerer Artikel vornehmen. Schwund-Buchungen Geben Sie das Lager und die Artikelnummer ein um die tatsächliche Warenmenge in das Lager einzulesen. Seite 3 Stand: Februar 2012

4 Inventur In Verbindung mit dem Buchungsautomat wird die entsprechende Menge direkt in das Feld Inventurbestand geschrieben. (Buchungsautomat auf Seite 15) Benutzer ID Aktivieren und deaktivieren der Benutzer ID. Die Einstellung sollte aktiv sein, wenn mehrere Benutzer mit dem Scanner arbeiten. Mit dem Passwort: 4275 wird die Einstellung aktiviert oder deaktiviert. Die Funktionstasten Anzeige (Display) Scan-Taste aktiviert Unitech-Scanner und scannt den Barcode Die ESC-Taste bringt Sie wieder in das Auswahlmenü zurück Mit der ENT-Taste bestätigen Sie Ihre Eingabe und gelangen so ins nächste Menüfenster Über diese Taste können mit Hilfe der Zahlentasten Buchstaben eingegeben werden Linker Pfeil löscht Ihre Eingabe immer um eine Stelle Ein-/Ausschalter aktiviert den Unitech- Scanner bzw. ermöglicht bewusstes Ausschalten. Ermöglicht die Aktivierung von Minus Ermöglicht die Aktivierung von Plus Des Weiteren kann durch Drücken der F4-Taste auch ein Minus (-) und mit der F3-Taste ein Plus(+) erzeugt werden. Hiermit werden automatisch zu allen folgenden Buchungen die Eingabemengen mit einem Minuszeichen versehen. Rücklieferungen sind damit schnell und einfach möglich. Nochmals F4 im Hauptmenü schaltet diese Logik wieder aus. Wird im Eingabefeld der Artikelnummer, die Funktionstaste F2 gedrückt, so werden aufsteigend bzw. absteigend die letzten Eingaben des aktuellen Belegs angezeigt. Seite 4 Stand: Februar 2012

5 Scanner Menü-Struktur Nach dem Einschalten (einmal auf die gelbe Scan-Taste drücken) steht das Gerät im Eingabefenster der letzten Erfassung oder im generellen Auswahlwahlmenü. Das Menü hat folgenden Aufbau: Grundmenü Dargestellt werden die ersten vier Zeilen. 1 = Material-Ausgabe 2 = Material-Rücknahme Die Auswahl erfolgt über die Ziffern 3 = UGS 4 = weitere 5 = Lager-Umbuchung 6 = Schwund-Buchungen 7 = Inventur 0 = Nutzer ID Allgemeine Informationen: - Ist nur ein Lager vorhanden, wird die Grundeinstellung aus der Software übernommen. Am Scanner kann die Eingabe des Hauptlagers dann mit Enter bestätigt werden. - Mit der Taste F2 kann beim Scanner-Anwahlpunkt bei der Erfassung von mehr als einem Vorgang durch die Records (gescannte Vorgänge) geblättert werden. Seite 5 Stand: Februar 2012

6 Material-Ausgabe Nach Anwahl der Option Material-Ausgabe wird in das erste Bild gewechselt. Benutzer-ID: Lager: xxxxxxxxxxxxxxx Auftragsnummer: xxxxxxxxxxxxxxx Beleg-Nummer: xxxxxxxxxxxxxxx Tippen oder scannen Sie die Benutzer-ID (wenn aktiviert!) Tippen oder scannen Sie das Lager (maximal 15 Stellen, alphanumerisch) Falls Sie das eingestellte Lager im Buchungsautomat verwenden möchten, können Sie mit Enter bestätigen eine Eingabe ist dann nicht erforderlich Tippen oder scannen Sie die Projektnummer (maximal 15 Stellen, alphanumerisch) Tippen oder scannen Sie die Belegnummer (maximal 15 Stellen, alphanumerisch) Artikelnummer: Tippen oder scannen Sie die Artikelnummer xxxxxxxxxxxxxxx (maximal 15 Stellen, alphanumerisch) Mit [ ] kann hier auch jeweils ein Menüpunkt zurückgegangen werden. Menge: (12 Stellen) Tippen oder scannen Sie die Menge ,999- Eingabe von Dezimalstellen über die Taste mit dem Punkt. Seite 6 Stand: Februar 2012

7 Material-Rücknahme Nach Anwahl der Option Material-Rücknahme wird in das erste Bild gewechselt. Benutzer-ID: Lager: xxxxxxxxxxxxxxx Auftragsnummer: xxxxxxxxxxxxxxx Beleg-Nummer: xxxxxxxxxxxxxxx Tippen oder scannen Sie die Benutzer-ID (wenn aktiviert!) Tippen oder scannen Sie das Lager (maximal 15 Stellen, alphanumerisch) Falls Sie das eingestellte Lager im Buchungsautomat verwenden möchten, können Sie mit Enter bestätigen eine Eingabe ist dann nicht erforderlich Tippen oder scannen Sie die Projektnummer (maximal 15 Stellen, alphanumerisch) Tippen oder scannen Sie die Belegnummer (maximal 15 Stellen, alphanumerisch) Artikelnummer: Tippen oder scannen Sie die Artikelnummer xxxxxxxxxxxxxxx (maximal 15 Stellen, alphanumerisch) Mit [ ] kann hier auch jeweils ein Menüpunkt zurückgegangen werden. Menge: (14 Stellen) Tippen oder scannen Sie die Menge ,999- Eingabe von Dezimalstellen über die Taste mit dem Punkt. Seite 7 Stand: Februar 2012

8 UGS Nach Anwahl der Option UGS wird die Anzeige gewechselt. Nun erfassen Sie nacheinander Beleg-Nummer, Artikelnummer und Menge. Sie können so nacheinander die gewünschten Artikel erfassen. Wenn der letzte Artikel erfasst wurde kommen Sie mit der ESC-Taste zurück zum Hauptmenü. Sie könnten jetzt z.b. auch einen weiteren UGS Beleg erfassen, indem Sie den Menüpunkt UGS erneut auswählen. Beleg-Nummer: Tippen oder scannen Sie die Projektnummer xxxxxxxxxxxxxxx (maximal 15 Stellen, alphanumerisch). Hieraus bildet sich auch dann der Dateiname der UGS-Datei Artikelnummer: xxxxxxxxxxxxxxxxx Tippen oder scannen Sie die Artikelnummer (maximal 17 Stellen, alphanumerisch) Mit [ ] kann hier auch zurück bis zum Hauptmenü gewechselt werden. Menge: (8 Stellen) Tippen oder scannen Sie die Menge ,999- Eingabe von Dezimalstellen über die Taste mit dem Punkt. Seite 8 Stand: Februar 2012

9 Lager-Umbuchung Nach Anwahl der Option Lager-Umbuchung wird in das erste Bild gewechselt. Benutze- ID: Von Lager: xxxxxxxxxxxxxxx Auf Lager: xxxxxxxxxxxxxxx Tippen oder scannen Sie die Benutzer-ID (wenn aktiviert!) Tippen oder scannen Sie das Lager (maximal 15 Stellen, alphanumerisch) Tippen oder scannen Sie das Lager (maximal 15 Stellen, alphanumerisch) Artikelnummer: Tippen oder scannen Sie die Artikelnummer xxxxxxxxxxxxxxx (maximal 15 Stellen, alphanumerisch) Mit [ ] kann hier auch jeweils ein Menüpunkt zurückgegangen werden. Menge: (15 Stellen) Tippen oder scannen Sie die Menge ,999- Eingabe von Dezimalstellen über die Taste mit dem Punkt. Seite 9 Stand: Februar 2012

10 Was ist unter einer Schwund-Buchung zu verstehen? Der Lagerist stellt fest, dass ein Lagerfach leer ist oder die tatsächliche Menge mit der Soll-Menge nicht übereinstimmt. Mit dem Scanner kann er dann die tatsächliche Menge als Schwundbuchung erfassen. Beim Verarbeiten dieser Buchung passt das System den Software-Lager-Bestand an die gebuchte Menge an, indem die Differenz auf das voreingestellte Schwund-Projekt ausgebucht wird. Schwund-Buchungen Nach Anwahl der Option Schwund-Buchungen wird in das erste Bild gewechselt. Benutzer-ID: Korrektur Lager: xxxxxxxxxxxxxxx Tippen oder scannen Sie die Benutzer-ID (wenn aktiviert!) Tippen oder scannen Sie das Lager (maximal 15 Stellen, alphanumerisch) Artikelnummer: Tippen oder scannen Sie die Artikelnummer xxxxxxxxxxxxxxx (maximal 15 Stellen, alphanumerisch) Mit [ ] kann hier auch zurück bis zur Auftragsnummer gewechselt werden. Menge: (15 Stellen) Tippen oder scannen Sie die Menge ,999- Eingabe von Dezimalstellen über die Taste mit dem Punkt. Seite 10 Stand: Februar 2012

11 Inventur Nach Anwahl der Option Inventur wird in das erste Bild gewechselt. Benutzer-ID: Tippen oder scannen Sie die Benutzer-ID (wenn aktiviert!) Inventur Lager: Tippen oder scannen Sie das Lager xxxxxxxxxxxxxxx (maximal 15 Stellen, alphanumerisch) Wird kein Lagerplatz eingegeben, wird sofort zur Eingabe Artikelnummer verzweigt. Artikelnummer: Tippen oder scannen Sie die Artikelnummer xxxxxxxxxxxxxxx (maximal 15 Stellen, alphanumerisch) Menge: (15 Stellen) Tippen oder scannen Sie die Menge ,999- Eingabe von Dezimalstellen über die Taste mit dem Punkt. Seite 11 Stand: Februar 2012

12 Datenübernahme Scanner Legen Sie den Scanner in die Lade- und Datenübertragungs-Schale, die Daten werden im Zielverzeichnis (im Normalfall C:\Buchungsautomat\xml\) angelegt und werden dann automatisch über das zusätzliche Programm Buchungsautomat in kwp-bnwin.net verarbeitet. Voraussetzung Um die Daten problemlos übernehmen zu können, ist zuvor die mitgelieferte Übernahme-Software (HT630Com.exe) von CD-ROM zu installieren und aufzurufen. Legen Sie die Programm-CD ein und rufen Sie dort das Programm INSTALL.BAT auf. Hierdurch wird auf dem lokalen Arbeitsplatzlaufwerk C: der Ordner \Buchungsautomat angelegt. Unter diesem Ordner wird ein Programm Ordner UniTech erstellt, in den dann die Übertragungsprogramme kopiert werden. Alternativ können die Daten auch zentral zur Verfügung gestellt werden, z.b. als Ordner K:\Buchungsautomat. Hier muss dann manuell eine Anpassung in der HT630.ini erfolgen (s.u.). Schließen Sie die Lade- und Datenübertragungs-Schale mit dem Übertragungskabel an einen USB-Port Ihres Computer an. Versorgen Sie diese Lade- und Datenübertragungs-Schale über den Netzadapter mit Strom. Sie müssen nun mit Hilfe des Gerätemanagers von Windows prüfen an welchen COM-Port der Scanner vom System erkannt wurde. Dies ist in der Rubrik Anschlüsse (COM&LPT1) USB Serial Port (COM?) ersichtlich. Sie öffnen nun die HT630.ini Datei im Verzeichnis c:\buchungsautomat\unitech\ mit dem Editor und ändern dann den Port analog der Anzeige im Gerätemanager. Seite 12 Stand: Februar 2012

13 Bitte ändern Sie weitere Datei-Einträge nur, wenn Sie die Daten nicht nach C:\Buchungsautomat\xml übertragen möchten. Optionale Installation des USB Treibers (falls der Scanner nicht automatisch an einem COM-Port erkannt wird) Ab Windows Vista bzw. Windows 7 ist die Installation dieses Treibers im Normal-Fall nicht mehr nötig. Um den Scanner an einem USB-Port nutzen zu können, ist die Installation des beiliegenden Treibers CDM WHQL Certified nötig. Stecken Sie hierzu das USB-Kabel an die Ladestelle an und anschließend an den Computer. Jetzt sollte am rechten unteren Bildschirmrand eine Nachricht Neue Hardware gefunden zu sehen sein. Öffnen Sie diese mit einem Doppelklick und wählen Software von einer Liste oder bestimmten Quelle installieren. Als Verzeichnis geben Sie die von uns mitgelieferte Installations-CD an. Wählen Sie den Ordner CDM WHQL Certified und bestätigen dies. Windows sucht jetzt automatisch nach den passenden Treiber (dies kann einige Minuten in Anspruch nehmen). Nach dem Kopiervorgang ist die Installation abgeschlossen und Sie können den Scanner verwenden. Denken Sie bitte daran, dass der entsprechende Com-Port noch in der HT630.ini eingetragen werden muss. Um welchen Port es sich handelt können Sie im Windows Geräte Manager in der Rubrik Anschlüsse (COM&LPT1) USB Serial Port (COM?) entnehmen. Datenübernahme-Programm in Autostart einbinden: Um die Datenübernahme automatisch ablaufen zu lassen, starten Sie das Programm HT630Com.exe aus dem Programmordner C:\Buchungsautomat\UniTech. Es empfiehlt sich, dass Programm in den Windows Autostart des Rechners einzubinden, so wird das Programm automatisch mit jedem Start des Computers automatisch geladen. Das Programm erkennt einen eingelegten Scanner und überträgt automatisch die darauf enthaltenen Daten in den Übernahmeordner. Das Übernahmeprogramm liegt automatisch nach dem Start in der Taskleiste. Wird dieser Button angeklickt, öffnet sich das Programm in die Vollanzeige. Seite 13 Stand: Februar 2012

14 Drücken Sie auf dem Scanner die ENT-Taste um die Datenübertragung auf Anforderung hin zu starten. Während der Datenübertragung bzw. wenn ein Scanner in der Übertragungsschale liegt, werden weitere Daten angezeigt. Nach der Datenübernahme legt sich das Programm automatisch wieder in die Task- Leiste. Seite 14 Stand: Februar 2012

15 Übernahme bzw. Verarbeitung mit dem KWP-Buchungsautomat Wie arbeitet das Programm grundsätzlich? Am Lager-PC wird das externe Programm KWP-Buchungsautomat gestartet, das permanent auf neue Scanner-Dateien prüft und diese selbstständig in verschiedenen Varianten verarbeitet. Desweiteren gibt es nach wie vor die Möglichkeit mit UGS Dateien zu arbeiten. Diese werden nicht über den Buchungsautomat abgearbeitet. Hier bleibt alles wie gewohnt bei einem manuellen Import der Datei! In der Datei HT630.ini der Scanner-Software wird der UGS Pfad zur Ablage der Dateien hinterlegt! Seite 15 Stand: Februar 2012

16 Programmbeschreibung und Einstellungen Der KWP-Buchungsautomat ist Bestandteil Ihrer Software. Gestartet wird das Programm über die bnnetbuchungsautomat.exe Diese Datei finden Sie unter C:\Programme\bnwinlocal. Sie können sich natürlich eine Verknüpfung auf dem Desktop erstellen. Fehler als Aktivität melden Falls bei der automatischen Verbuchung Fehler auftreten wird automatisch eine entsprechende Aktivität an den entsprechenden Mitarbeiter delegiert Automatischer Direktdruck Erstellung eines automatischen Buchungs-Protokoll. Hier wird das entsprechende Formular angebunden (Buchungsautomat.bau). Stammlager Das Hauptlager von dem gebucht werden soll Regie-Aufträge werden identifiziert über z. B Regieaufträge beginnen mit S Seite 16 Stand: Februar 2012

17 Wartungs-Aufträge werden identifiziert über z. B. Wartungsaufträge beginnen mit W Eingangspfad für Scanner-Dateien Datei Pfad zu den xml-scannerdateien Pfad für Logdateien Datei Pfad zu den Logdateien Schwund-Projekt-Nr. Das im Programm angelegte Projekt, das für Schwund verantwortlich ist Sammelprojekt für Regie Projekt mit der angelegten Kategorie XRE für Regie-Sammelprojekt Sammelprojekt für Wartung Projekt mit der angelegten Kategorie XWA für Regie-Wartung Default Katalog Standard Katalog der verwendet werden soll. Hier wählen Sie den Katalog aus der führend für Ihr Lager ist (Barcodes). Protokolldatenanzeige Zeitraum der Protokollanzeige. Als Standard sollten 30 Tage gesetzt werden Was sind Sammel-Projekte (Regie und Wartung)? Bei Poolprojekten handelt es sich um Sammelprojekte die zum Zweck der Auswertung Regie- oder Wartungsaufträge als Belege aufnehmen können. Ein Projekt kann über die Kategorien zum Poolprojekt gemacht werden: - Kategorie XRE = Poolprojekt Regie, wie unten zu sehen - Kategorie XWA = Poolprojekt Wartungswesen Ist die Kategorie gesetzt und das Baustellenlager wird aufgerufen, kann über den Schalter der Regieauftrag, bzw. die Wartungsanlage ausgewählt werden. Als Hinweis, dass es sich um ein Poolprojekt handelt, wird unter der Projektnummer in roter Schrift auf die Art des Poolprojektes verwiesen. Das Baustellenlager kann nun zur Auswertung genutzt werden. Entsprechende Auswertungen finden Sie im Internet oder werden von unserem Support nach Ihren Wünschen kostenpflichtig erstellt. Seite 17 Stand: Februar 2012

18 Auswahl der Kategorie in der Projektverwaltung! Falls noch nicht geschehen, muss die Kategorie ggf. noch angelegt werden. Außerdem muss das Projekt auf Status eingegangen gesetzt werden. Darstellung im Baustellenlager wenn es sich um ein Poolprojekt handelt! Seite 18 Stand: Februar 2012

19 Darstellung erfolgter Buchungen im Programm: Im Falle von Fehlern wird der entsprechende Vorgang als Fehler Rot dargestellt. Zusätzlich wird bei aktivierter Aktivitäten-Mitteilung in den Einstellungen die entsprechende Aktivität angelegt und zugeteilt. Über die Pluszeichen an den Vorgängen können Sie sich die Details der Buchungen anzeigen lassen. Mit Minus werden diese wieder geschlossen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit z.b. eine fehlerhafte Buchung mit einem manuellen Kommentar zu versehen. Mit dem Schalter Drucken kann der komplette Buchungsverlauf gedruckt werden. Hinweis: Sie können mit dem KWP Buchungsautomat auch direkt auf einen Regieauftrag zu buchen! Dass heißt Sie müssen nicht zwingend mit Poolprojekten arbeiten. Allerdings ist es hierzu erforderlich den Eintrag Poolprojekt leer zu lassen, da das Programm sonst Regieaufträge über dieses Projekt verbuchen würde! Seite 19 Stand: Februar 2012

20 Datenverarbeitung UGS Dateien Für die Verarbeitung dieser Dateitypen gibt es viele Punkte im Programm kwp-bnwin.net. Positionserfassung Um in der Positionserfassung Artikel per UGS importieren zu können, muss zunächst der UGS-Import aktiviert werden. Klicken Sie in der Positionsverwaltung auf Grunddaten und setzen Sie anschließend einen Haken bei UGS/UGL Schnittstelle benutzen. Da die Dateien mit unterschiedlichen Dateinamen gespeichert werden, empfiehlt sich die Einstellung Auswahl der UGS-Datei vor Übernahme zu treffen. Hier kann auch der Übergabepfad eingestellt werden, somit entfällt das Suchen des Ordners mit den Schnittstellendateien. Seite 20 Stand: Februar 2012

21 Nach dem Konfigurieren des Imports können Sie nun die UGS-Artikel über Positionen Erfassung zum Auftrag hinzufügen. Seite 21 Stand: Februar 2012

22 Bestellwesen Um auch die Funktionalität von UGS-Dateien im Bestellwesen nutzen zu können, wechseln Sie dort zunächst in Grunddaten. Dort kontrollieren Sie, ob die UGS- Schnittstelle aktiviert und richtig konfiguriert ist. Nach getroffenen Einstellungen lassen sich nun auch UGS-Dateien in der Positionsverwaltung des Bestellwesens nutzen. Gehen Sie hier wie in der Positionserfassung von Projekt und Regie vor. Seite 22 Stand: Februar 2012

23 Kasse/Barverkauf Im Bereich der Kasse/Barverkauf können UGS-Dateien eingelesen werden. Nach Aktivierung der UGS-Schnittstelle in der Positionserfassung (siehe Positionserfassung), steht der Button UGS zur Verfügung. Materialwirtschaft Über das Modul Materialwirtschaft haben Sie auch die Möglichkeit Artikel direkt im Baustellenlager zu buchen. Nach Aktivierung der UGS-Schnittstelle in der Positionserfassung (siehe Positionserfassung), steht der Button UGS zur Verfügung. Starten Sie die Materialerfassung wie gewohnt mit Auswahl des Projektes, wählen Sie Erfassung Material, Tippen Sie die Belegnummer, das Belegdatum und bei Bedarf einen Bemerkungstext. Wechseln Sie auf den gewünschten Katalog. Übernehmen Sie nun die UGS-Datei über den Button UGS in der Materialaufnahme. Seite 23 Stand: Februar 2012

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