Fristzettel oder Barcode, Karteikasten oder Computer?

Transkript

1 Fristzettel oder Barcode, Karteikasten oder Computer? Argumente für die EDV-Einführung und Empfehlungen für eine erfolgreiche Umstellung auf die Arbeit mit einer professionellen Bibliotheks-EDV Dipl.-Bibl. Manfred Welsch Diözesantag, , Maternushaus Köln Erzbistum Köln - Generalvikariat Hauptabteilung Seelsorgebereiche Fachstelle Katholische öffentliche Büchereien Marzellenstraße Köln Tel.: 0221 / Fax: 0221 / manfred.welsch@erzbistum-koeln.de

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3 Argumente für EDV-Einsatz in KÖBs Arbeitserleichterung Wegfall der Buch- und Zettelkarten sowie der Leserkartentaschen automatisch aktualisierter Bestandskatalog, der das Zugangsbuch ersetzt bequeme und zeitsparende Ausleihverbuchung per Barcode-Scanner automatisiertes, zeitsparendes Mahnwesen automatische Erstellung der Jahresberichte und Statistiken

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5 Argumente für EDV-Einsatz in KÖBs Serviceverbesserung schneller Zugriff auf Benutzer- und Ausleihdaten (z. B. entliehene Medien inkl. Leihfristen) Fristverlängerungen und Vorbestellungen per Knopfdruck nahezu unbegrenzte Recherchemöglichkeiten einfache Erstellung von Medienlisten gezielte Bestandskontrolle nach häufig oder weniger genutzten Medien und Auswertung detaillierter Statistiken (z. B. Ausleihrenner) für einen bedarfsorientierten Bestandsaufbau

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7 Argumente für EDV-Einsatz in KÖBs Möglichkeit der Vernetzung Katalogverbünde mit benachbarten Büchereien, sofern einheitliche Software vorhanden leicht organisierbare Blockausleihe zwischen Büchereien stark vereinfachte Kooperation innerhalb örtlicher Seelsorgestrukturen

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9 Argumente für EDV-Einsatz in KÖBs Wünschenswerte Nebeneffekte ein aktuellerer Bestand durch eine gründliche Durchsicht vor Beginn der EDV-Erfassung Jugendliche und Männer lassen sich leichter für die Mitarbeit im Büchereiteam gewinnen.

10 Argumente für einen Internetzugang in der KÖB Informationsaustausch per Möglichkeit der Fernwartung für den schnellen Support bei Anwenderproblemen, für Installationen, Updates und Softwarepflege das spart Zeit und Geld keine problematischen Umwege über private PCs vereinfachte Informationsbeschaffung über kirchliche Dienstleister (Borromäusverein, Fachstellen, Literaturinstitutionen etc.) bei Medieneinkäufen Online-Bestellung, Download der Datensätze (borro medien gmbh) und Online- Katalogisierung (BCS)

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12 Argumente für einen Internetzugang in der KÖB Online-Titelrecherchen bei Leserwünschen und Anfragen anderer örtlicher Einrichtungen (Familienzentrum, Kindergarten, ) nach Literatur zu bestimmten Themen besondere Kooperationsangebote zur Zusammenarbeit mit Schulen wie Antolin oder Lepion die eigene Internet-Präsenz (Homepage) der Bücherei als Ihre virtuelle Visitenkarte

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15 Was gehört zu einer professionellen EDV-Einführung? Hardware: PC, USV, Datensicherung, Drucker, Scanner, Barcodes, Ausweise, Verbrauchsmaterial Software: BIBLIOTHECAplus, MS Office Personal: ehrenamtlich + Service: Hotline, Updates, Support, Anwendertreffen, Schulungen

16 Erfassungsaufwand ca. 10 Minuten pro Medieneinheit (ME) bei Fremddatenübernahme ca. 5 Minuten pro ME Bsp.: Bestand ME ME x 10 Min. = Min. = ca. 833 Std. 833 Std. : 39 Std. = ca. 21 Wochen für eine Vollzeitkraft Bei ehrenamtlichem Personal wird sich der Prozess der Datenerfassung voraussichtlich über einen längeren Zeitraum erstrecken. Fazit: Nur mit zusätzlicher personeller Hilfe kann die Arbeit in einem überschaubaren und angemessenen zeitlichen Rahmen geleistet werden.

17 Kosten Erstinvestition Standard-PC 800 Laserdrucker 200 Barcodescanner 200 Barcodeetiketten 500 ( x 0,04 = MwSt Programmierkosten) BIBLIOTHECA-Lizenz Erstlizenz gratis (Fachstelle) jede weitere Lizenz 200 Software-Service Updates gratis (Fachstelle) Programmfragen: Fachstelle Techn. Fragen: Fa. Gwiasda (ca. 60 / Arbeitsstunde) Quittungsdrucker 300 Ausweise (2.000 x 0,42 = MwSt Gestaltungskosten) Verbrauchsmaterial (Papier, Tinte, Toner) 150 evtl. Umbaumaßnahmen, Internetanschluss, Verkabelung, neue Theke, Beleuchtung lokal sehr unterschiedlich evtl. Zuschuss Fachstelle

18 Gesamt- und Folgekosten Geschätzte Investitions-Summe für KÖB mit 1 Arbeitsplatz (ohne Umbaukosten): 2.740,00 Folgekosten: [- OCLC-Profi-Service (bei 1 AP) 320 / Jahr] - Alternative: Gwiasda ca. 60 / Arbeitsstunde - Telefon-/Internet-Flatrate ca. 20 / Monat - Verbrauchsmaterial 150 / Jahr - Aktualisierung Hardware nach ca. 5 Jahren

19 EDV-Einführung Schritt für Schritt 1. Hardware-Installation, evtl. Netzwerkverkabelung und DSL-Anschluss 2. Bestellung der benötigten Anzahl von Barcode-Etiketten, z. B. bei der EKZ (Tel / ), evtl. Sammelbestellung mit anderen Büchereien 3. Software-Installation, z. B. durch Fa. Gwiasda (Tel / ) 4. Anmeldung beim BIBLIOTHECA Community System (BCS) und Freischaltung für die Nutzung dieses kostenlosen Katalogisate-Austauschforums (Voraussetzung: Internetzugang, Einsatz der aktuellen Programmversion) 5. Definition der Ausleihkonditionen, Medien- und Benutzergruppen, Gebühren anhand der geltenden Benutzungs- und Gebührenordnung 6. Retrospektive Bestandserfassung anhand der Katalogkarten und der Medien 7. Bestellung der benötigten Anzahl von Benutzerausweisen, z. B. bei der EKZ, evtl. Sammelbestellung mit anderen Büchereien, evtl. Sponsoring 8. Erfassung der aktiven Benutzer (ca. ½ Jahr vor Start der EDV-Verbuchung) 9. Information der Benutzer (durch Handzettel, Aushang, Pressemitteilungen) 10. Installation der Quittungsdrucker (1 pro Verbuchungs-PC) 11. Start der EDV-Verbuchung mit Pressetermin

20 Führung eines Erfassungsprotokolls dient zur Fehlerkontrolle (und evtl. Honorarabrechnung) beinhaltet den Namen des Bearbeiters / der Bearbeiterin, das Erfassungsdatum, die Medien-Nummern der erfassten Medien Kennung für einen Bearbeiter anlegen: [Einstellungen / Kennungen verwalten] Kennung und User-Passwort (evtl. auch Zugriffsbeschränkungen) festlegen und speichern Hauptmodul neu starten [Katalog / Recherche / Sonstiges] Unter Bearbeiter erscheint die neue Kennung im Popup-Menü. In Verbindung mit der Medien-Nr. können so die Medien jedes einzelnen Bearbeiters recherchiert, überprüft und evtl. korrigiert werden.

21 Retrospektive Bestandserfassung 1. Festlegung einer Reihenfolge und Konzentration auf 1 Bestandsgruppe (z.b. Re) 2. Zusammenführung von Medien und Katalogkarten (bei Sachliteratur aus dem SyK, bei SL und KJ aus dem AK) 3. Dateneingabe anhand der Informationen am vorliegenden Medium und auf der Katalogkarte (ISBN-Nummer, Preis, Autor, Titel, Erscheinungsvermerk, Auflage, Umfang, Annotation, Signatur / Notation, Schlagwörter, Zugangs-Nummer) 4. Vergabe der Barcode-Nummer (Einlesen mittels Scanner) und Aufkleben des Barcode-Etiketts auf den hinteren Buchdeckel (vorhandene ISBN-Barcodes überkleben!); bei SL und KJ evtl. zusätzlich Vergabe von Interessenkreisen und Aufkleben der IK-Etiketten auf den Buchrücken; Eintrag des jeweiligen Bearbeiters ins Erfassungsprotokoll 5. Rückordnung der fertigen und gekennzeichneten Medien ins Regal (z.b. mit grünem Punkt als Erfassungsvermerk auf oberem Buchrücken) 6. Rückordnung der dazugehörenden Katalogkarten in den SyK (z.b. mit einem E als Erfassungsvermerk in der oberen rechten Ecke) 7. Aufbau einer Absenzkartei der Katalogkarten nicht vorhandener (i.d.r. ausgeliehener) Medien 8. Erfassung der noch fehlenden Medien (regelmäßige Kontrolle am Regal anhand der Absenzkartei und der - fehlenden - Erfassungsvermerke auf den Buchrücken)

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24 Benutzerdatenerfassung Ca. ½ Jahr vor Umstellung auf EDV-Ausleihverbuchung beginnen: 1. Ziehen der Ausweisduplikate von Benutzern, die etwas ausleihen 2. Korrigieren bzw. Ergänzen der Daten auf den Duplikaten (Namen, Adressen, neue PLZ, Tel.-Nummern, bei Ausländern evtl. Nationalität erfragen) 3. Dateneingabe anhand der Informationen auf dem Ausweisduplikat (Einscannen der Ausweis-Barcodes, Eingabe von Geschlecht, Name, Vorname, Straße, PLZ, Ort, Telefon, Geb.-Datum, Nationalität, Benutzergruppe, evtl. Mediensperren, Ausleihhistorie speichern)

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26 Benutzerdatenerfassung 4. Eintragen der Vor- und Zunamen der Benutzer auf die neuen Ausweise (in leserlichen Druckbuchstaben mit schwarzem, wasserfestem Filzstift) 5. Sortieren der erfassten Benutzer-Ausweise alphabetisch nach Namen 6. Anmeldekarten von den Benutzern ausfüllen und unterschreiben lassen 7. Sortieren der Anmeldekarten alphabetisch nach Namen 8. Evtl. Ergänzen von Ausleihbeschränkungen in den Benutzerdaten bei Kinder-Ausweisen anhand der Anmeldekarten (unter "Sperren/Hinweise") 9. Ausgabe der neuen Benutzer-Ausweise an die Benutzer

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30 Wichtige Voreinstellungen Ausleihkonditionen Ausleihhinweise Mediengruppen und Medienkennzeichen 2. Standort Benutzergruppen

31 Vielen Dank für die Aufmerksamkeit!