Mit der aconso Digitalen Personalakte in die Digitalisierung starten Praxisbericht der Novartis Pharma AG

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1 Mit der aconso Digitalen Personalakte in die Digitalisierung starten Praxisbericht der Novartis Pharma AG Ruth Trisl, Projektleitung München, 16. Juni 2016

2 Facts zu Novartis Eines der größten Pharma Unternehmen der Welt (nach Umsatz mit Pharmaprodukten zwischen ), in über 140 Ländern zuhause. 53 Mia. Franken Umsatz (2014) Anzahl Mitarbeiter 2015:

3 Gründe für die Einführung der digitalen Personalakte Zentralisierung von HR Aktivitäten in cross-divisionale HR Service Center (XDHRS). Sicherstellung einer effizienten Administration von mitarbeiterbezogenen Dokumenten über Divisionen hinweg in allen Ländern. Erfüllung entsprechender Gesetze und Vorschriften Einführung eines globalen HR Systems (SAP HR Core). 3

4 Anforderungen/erwartete Ergebnisse Einführung einer höchst standardisierten Dokumenten Management Lösung für personenbezogene sowie divisionsspezifische Dokumente, die einen schnellen roll-out ermöglicht samt erforderlicher Flexibilität um länderspezifische Gesetze und Vorschriften zu erfüllen. Integrierbar in das globale HR Core (SAP) System Design und Aufbau einer Globalen Akten- und Template-Struktur mit der Möglichkeit für Lokalisierungen wenn notwendig: Vereinheitlichung des Dokumenten Management Prozesses Einheitliche Kontrollmechanismen, welche das Archivieren, Suchen und Vernichten von Dokumenten gewährleistet, unabhängig von der Quelle, Datentyp oder Format Definition und Einführung von Dokumenten Management Vernichtungsrichtlinien Lieferung eines Back Scanning Konzept für Migration 4

5 Annahmen Eine Globale Aktenstruktur wird entwickelt. Für Länder mit zusätzlichen gesetzlichen Anforderungen kann die Struktur lokalisiert werden. Die Globale Aktenstruktur wird nur in Englisch zur Verfügung gestellt. Das Archivsystem ist in der Schweiz. Nur aufgrund von gesetzlichen Anforderungen werden zusätzliche Archivsysteme in Ländern bewilligt. Permanenter Zugriff auf die Akte haben nur die HR Admins (XDHRS) und die HR Manager/Business Partner (fest definierte Rollen aus SAP) schlankes Rollenkonzept Vorgesetzte und Mitarbeiter können temporäre Zugriffe verlangen 5

6 Umsetzung Start Phase 1: Mai 2012 Ende Phase 1: Februar 2013 Projektumfang: Globale Struktur für Personalakte und Listenarchiv Globale Prozesse Piloteinführung Akte: Schweiz und Nordamerika Dokumentenmigration Schweiz (von bestehendem System in die aconso Akte) Start Phase 2: April 2013 Ende Phase 2: Juni 2015 Projektumfang: Rollout der Akte in 54 Länder mit 595 Admins und 962 Business Partners 6

7 Was haben wir erreicht / Feedback Globale Aktenstruktur wurde eingeführt keine Lokalisierung wurde notwendig Ein Roll-Out konnte in der Regel innerhalb von einer Durchlaufzeit von 2-3 Monaten abgewickelt werden Budget konnte eingehalten werden User sind sehr zufrieden mit der Akten-Lösung, Einführung und Training in kürzester Zeit möglich, stabiles System 7

8 Herausforderungen Ein Nicht-SAP Produkt genehmigt zu bekommen Aufsetzen der Infrastruktur in einem Grossbetrieb beanspruchte mehr Zeit als gedacht Integration in HR Core (SAP) Definition der globalen Aktenstruktur Initialscanning mit Bereinigung der Papierakten On-going Scanning Prozesse 10 MB Grenze 8

9 Fazit Wir trafen die richtige Entscheidung für die aconso Akte Initialscanning nicht in den Projektscope nehmen 9

10 Sie haben Fragen? Ruth Trisl Functional Design Architect Novartis Pharma AG Florian Biermann Account Manager aconso AG Tel: