R E A D E R. Kurz-Zeit-Mediation. Heiner Krabbe Hafenweg 26 b Münster mail: info@heiner-krabbe.de

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1 R E A D E R Kurz-Zeit-Mediation Heiner Krabbe Hafenweg 26 b Münster mail: info@heiner-krabbe.de 1

2 Grundsatz Stufen Methoden Techniken - Sachebene 1. Einführung / Kontakt 2. Themensammlung Haltung der Neutralität, Rolle, Setting Zusammenfassen Fokussieren Normalisieren Regeln - Interessen - Optionen is einer Erweiterung 3. Interesse / needs Bedürfnisse Bedeutungen Selbstbehauptung Wechselseitigkeit Zusammenfassen Fokussieren Zuhören, aktiv Verlangsamen - Verhandeln (sachgerecht/ subj. fair) 4. Optionenentwicklung ev. Maßstäbe für Fairness und Gerechtigkeit 5. Optionales Angebotsverhandeln Selbstbehauptung Wechselseitigkeit Selbstbehauptung Wechselseitigkeit Verschnellen Zusammenfassen Zuhören Partialisieren Fokussieren, Zusammenfassen Partialisieren 6. Vereinbaren Visualisieren Umformulieren Zusammenfassen 2

3 Kurz-Zeit-Mediation 1. Theoretische Vorbemerkung: Unter Kurz-Zeit-Mediation wird im Allgemeinen eine Mediation mit einer Dauer von 2-6 Stunden an einem Tag verstanden. Indikation: - Ein begrenzter Konflikt, der an einem Tag zu lösen ist. - Weniger in Familien- oder Erb-Mediationen, aber oft in Wirtschafts-, Miet-, Verwaltungs-, Krankenhaus-Mediationen, wo der Auftraggeber nicht bereit ist, mehr Arbeitszeit und Honorar zu Verfügung zu stellen. - Bei weiten Entfernungen zwischen den Konfliktparteien. Besonderheit der Vorlaufphase bei Kurz-Zeit-Mediationen: - Damit eine Kurz-Zeit-Mediation funktionieren kann, muss die Vorlaufphase gründlich gemacht werden (mindestens gleicher Zeitaufwand) und in die Kostenkalkulation eingehen - Dazu können gehören: Telefonkontakte mit allen Beteiligten, mit eigener Vorstellung und prägnanter Beschreibung, wie die Mediation abläuft, mit Zusendung von Materialien, evtl. Ortsbesichtigungen, Erstellung von Sozio-, Geno-, Organigrammen - Genaue Klärung des Auftrags und der Ergebnisoffenheit (evtl. unterschreiben lassen!) - Spezifischer Kontrakt, vorher zuschicken - Abklärung der evtl. Übermittlungswege der Ergebnisse an die Entscheidungs-Träger - Erarbeitung der juristischen, soziologischen, Psychologischen etc. Aspekte und Hintergrundwissen zum Fall - Eigenes Zeit-Management für den Fall 3

4 2. Kurz-Zeit-Mediation als vollständiger Mediationsprozess: - Die Kurz-Zeit-Mediation muss von der Logik her den gleichen Prozess durchlaufen wie eine normale Mediation mit mehreren Sitzungen. - Sie geht also primär nach dem Grundmuster der Mediation mit allen fünf Stufen, wobei etwa alle Stufen die gleiche Zeit haben sollten, etwas mehr die Interessen und die Optionen. - Wenn die Mediation länger als drei Stunden dauert, muss eine längere Pause eingeplant werden, die vom Prozess her günstig nach der Optionen-Entwicklung liegt (dann können wie in einer normalen Mediation Rechtsanwälte, andere Fachleute etc. telefonisch konsultiert werden zu den in Aussicht stehenden Optionen). 3. Methodik: - Die Kurz-Zeit-Mediation verlangt ein gutes Zeitmanagement, d. h. auch die Zeit dieser Mediation muss mediiert werden, dass sie für alle Konfliktparteien in Ordnung ist. - Evtl. müssen die Regeln für diese Mediation müssen mediiert werden. - Je nach Zeit muss sich der Mediator für die Essentials der Mediation entscheiden (Erklärungs- und Kontraktphase, Themensammlung, Interessen, Optionen, Verhandeln, Vereinbaren). Nur wenn Zeit ist: Fairnesskriterien und Rolle des Rechts. - Verkürzungen möglich: Themen durch Zuruf. Interessen mit Papier und Stift zum Aufschreiben für jeden, evtl. nur nennen lassen, nicht aufschreiben, aber W. II machen ( Was habe ich von den Anderen verstanden? ). Optionen auch durch Zuruf, evtl. nicht nebeneinander aufschreiben, sondern untereinander und dann mit an jeden verteilten Punkten (etwa 5 6 für jeden) oder mit Stiften gewichten lassen. Auf jeden Fall optionales Angebots-Verhandeln mediieren und vorläufige Zwischenergebnisse festhalten Für die Vereinbarungen evtl. Kopiermöglichkeit, Laptop und sofortige Ausdrucksmöglichkeit organisieren. Insgesamt mit den Techniken zeitsparsam umgehen: wenig oder nichts wiederholen (alle haben alles gehört), sparsam Zusammenfassen und Fokussieren, eher mehr Paraphrasieren (neutrale Aussagen aus den 4

5 Konfliktthemen machen, mit denen alle Konfliktpartner weiterarbeiten können), wenig Visualisieren bei W. II, vieles wird man sich merken können bei einer. Auf jeden Fall die Überprüfungs- und Veränderungsmöglichkeiten der Vereinbarung und was mit den übrig gebliebenen Themen passiert, mediieren. 4. Rolle der Mediatoren: - Mediatoren sollten vorher gut überlegen, ob sie eine Kurz-Zeit-Mediation überhaupt machen wollen und können. Sie müssen noch mehr Regisseure des Verfahrens sein wie sonst, besonders Zeitregisseure. Wer nicht selbst ein gutes Zeitmanagement hat, sollte die Finger lieber von einer Kurz-Zeit-Mediation lassen. - Man sollte sich bis zu einer halben Stunde als Joker -Zeit gönnen man braucht sie immer für Unvorhergesehenes. - Man sollte besonders bei Kurz-Zeit-Mediationen den Ablauf mental durchdenken, damit man selbst ein Gefühl dafür bekommt, was man in dieser begrenzten Zeit machen kann. - Trotz der Kürze der Zeit sollte der Mediator nicht auf den Viererschritt der Übergänge verzichten (Wertschätzung des gerade gemachten Schrittes, Erklärung des nächsten, Verstehen überprüfen, Erlaubnis einholen). - Man sollte sich trotz allen Drucks nicht unter Erfolgszwang setzen, sonst geht die Mediation nicht auch eine Kurz-Zeit-Mediation muss veränderbar sein aber auch das muss man dann mediieren, vor allem, wenn unvorhergesehene emotionale Dinge passieren. Die Erfahrung hat gezeigt, dass manche Mediationen deshalb als Kurz- Zeit-Mediationen ausgemacht werden, um Emotionen zu unterdrücken oder zu verdrängen. - Bei wenig Erfahrung mit Kurz-Zeit-Mediationen könnte sich der Mediator eine Prae- Vision mit einem darin erfahrenen Mediator oder Supervisor gönnen. 5

6 Vorlaufphase einer Mediation 1. Theoretische Vorbemerkung: - Seit Beginn von Mediation in anderen Mediations-Feldern als der Familien- Mediation eine immer wichtiger werdende Phase, die oft das Zustandekommen oder das Gelingen entscheidet - Die Vorlaufphase ist sehr wichtig bei immer häufigeren Kurz-Mediationen - Sie ist besonders wichtig in Schul-, Umwelt-, Verwaltungs-, Krankenhaus-, Betriebsund anderen komplexeren Mediationen - Auch in komplexeren Familien-Mediationen kann eine Vorlaufphase sinnvoll sein, besonders bei komplizierten Pflege-, Zweitfamilien-, Erb-Mediationen etc. - Die Vorlaufphase braucht fast immer die gleiche Zeit wie die eigentliche Mediation (manchmal erheblich länger!) und muss deshalb in die Kostenkalkulation eingehen - Die Vorlaufphase kann umfassen: - Telefonkontakte mit allen an der Mediation Beteiligten, evtl. Einzelgespräche (Caucussing) mit allen Beteiligten - Zusendung von mediations-relevantem Materials an alle Konfliktparteien - Evtl. Ortsbesichtungen - Erstellung von Sozio-, Geno-, Organigrammen (oder Zusendung von selchen in den meisten Organisationen, Verwaltungen etc. vorhanden) - Genaue Klärung des Auftrags, besonders der Ergebnisoffenheit - Erarbeitung eines spezifischen Kontrakts, evtl. dessen Zusendung an alle Beteiligten, bereits mit der Unterschrift des Auftraggebers, der die Ergebnisoffenheit zusichert - Abklärung, dass die Teilnahme an der Mediation keine arbeitsrechtlichen Konsequenzen hat - Kenntnis über die eigentlichen Entscheidungsträger im Feld - Erarbeitung der juristischen, soziologischen, psychologischen, organisationsrelevanten etc. Aspekte des Feldes, in dem die Mediation spielt (besonders bei Umwelt, Wirtschaft, Schule, Verwaltung etc.) und besonders wenn die Mediatoren nicht aus diesem Feld kommen - Kenntnisse und Prüfung der Alternativen für Konfliktregelungen in diesen Feldern - Zeitmanagement für diesen Fall und Überprüfung, ob eine Mediation in der angesetzten Zeit zu schaffen ist - Prüfung der Übermittlungswege für die in der Mediation gefundenen Lösungen - Prüfung der eigenen möglichen Befangenheit 6

7 - Evtl. Einsatz einer Vormediation vor der eigentlichen Mediation, also einer Mediation der Mediation (kann in sehr großen Mediationen sinnvoll sein zur Abklärung von Setting, Visualisierungs-Methoden etc.) - Klärung, ob die Regeln für die Mediation gesetzt oder mediiert werden - Besichtigung des Orts für die Mediation, der Visualisierungs- und Pausen- Möglichkeiten 7

8 Methodik: - Auch hier wieder nach dem Grundmuster der Mediation vorgehen, d. h. die Prüfung der Selbstbehauptung aller Medianden. Von daher ist der Einzelkontakt mit allen vorher notwendig, allerdings ohne in den Konflikt einzusteigen - Wichtig ist, dies allen Beteiligten mitzuteilen und allen die gleiche Zeit für das Gespräch zu geben - Vorgespräche mit Checkliste machen, in kritischen Fällen sogar Protokolle darüber anfertigen - Eine mögliche Checkliste: - Eigene Kurzvorstellung - Vorstellung des Gesprächspartners und seine Stellung im Organisationsgefüge - Versicherung, nicht in den eigentlichen Konflikt zu gehen auch mit den anderen Medianden nicht, Zusicherung, dass es nur um das eigene Verstehen des Konfliktumfeldes geht - Klärung von Freiwilligkeit, Informiertheit, Ergebnisoffenheit - Evtl. Kurzinformation über Mediation (in drei Sätzen! Nicht, was Mediation ist, sondern wie sie abläuft), alles andere zuschicken (Adressen klären!) - Evtl. Kostenklärung, wenn Unklarheiten, sonst Verweis dieses Punktes in die eigentliche Mediation - Klärung von Teilnahme anderer Beteiligter oder Gruppierungen an der Mediation - Klärung von evtl. notwendigen Fürsprechern, Unterstützern, Dolmetschern, Fachleuten, Beratungsanwälten etc. außerhalb oder innerhalb der Sitzungen - Klärung der Dauer der Mediation (oder Verweis in die erste Sitzung) - Sicherheitsbedürfnisse, eigene Schweigepflicht etc. - Übermittlungswege der Vereinbarungen, Stellung des Medianden und Entscheidungsbefugnisse innerhalb dieses Weges - Art der Protokollierung von Zwischenergebnissen oder der endgültigen Abfassung der Vereinbarung (evtl. Verweis in erste Sitzung) - Genaue Ort- und Zeit-Beschreibung für die Mediation 8

9 Anregungen für die Praxis - Es lohnt sich, für die Vorlaufphase einer Mediation eigene Checklisten zu erarbeiten, um nicht wichtige Punkte zu vergessen - Es lohnt sich, ein eigenes Zeitmanagement für diese Arbeit zu machen, um sich nicht im Dschungel der Vorgespräche zu verlieren - Es lohnt sich, für das Feld dieser Mediation einen eigenen Beratungsfachmann zu suchen - Möglicherweise bereits im Vorfeld über mögliche Co-Mediatoren nachdenken - Es lohnt sich, Variationen für Kontrakte im PC zu haben - Es lohnt sich, bereits in der Vorlaufphase einmal diese Mediation mental durchzuspielen, weil dann bereits Zeitmanagement, Visualisierungsmöglichkeiten, methodische Schwerpunkte, Hypothesen etc. klar werden - wichtig für das Hören und Wahrnehmen bei den Vorgesprächen und der evtl. Vor-Mediation - Es lohnt sich, auch bei der Vorlaufphase mehrere Mediationsmodelle zu entwickeln, um nicht aufgeben zu müssen, wenn das Lieblingsmodell nicht geht - Hier auch BATNA und WATNA entwickeln - Sehr hilfreich ist eine Prae-Vision in der Vorlaufphase (mit Entwicklung von Hypothesen und methodischen Optionen) mit einem mediationsanalog arbeitenden Supervisor 9

10 Die Vorlaufphase in der Kurz-Zeit-Mediation Vorlaufphase: Notwendigkeit einer systematischen Vorarbeit sorgfältige Planung gute Vorstrukturierung Ablauf: Informationen: Zusendung mediationsrelevanten Materials Telefonkontakte mit allen Beteiligten Mail Kontakte mit allen Beteiligten Pre-Mediation: Setting Teilnehmer Räume etc. Ortsbesichtigungen Geno-, Sozio-, Organigramm Auftragsklärung Informationen über Konfliktregelungsalternativen Eigentliche Entscheidungsträger / Entscheidungsbefugnis Ergebnisoffenheit spezieller Kontrakt 10

11 Telefonkontakt / Checkliste: mögliche Punkte Kurzvorstellung/Versicherung nicht in Konflikt zu gehen/neutralität Mediation/Rolle als Mediator Anlass der Mediation Einbeziehung anderer Beteiligter Sicherheitsbefugnisse/Schweigepflicht Dauer/Umfang der Mediation, Zeit, Ort Weiterer Ablauf Hypothesenbildung jur. Hintergrund und Hypothesen (s. Akte) psych. Hintergrund und Hypothesen Mediationshypothesen zu beteiligten Parteien zum Prozess / zur Gestaltung des Prozesses / Settings zum Mediator Festlegung des Settings / Zeitmanagement Mentale Vorbereitung der einzelnen Stufen des Zeitmanagements 11

12 Checkliste für Einzelgespräch / Telefongespräch 1. Einleitung - Gesprächsrahmen (Zeit / Anzahl der Punkte) vorstellen - Zusicherung, in diesem Gespräch noch nicht den Konflikt zu kommentieren - Neutralität betonen ( bespreche ich in der gleichen Form mit der anderen Seite ) 2. Beschreibung der Mediation, der Rolle des Mediators 3. Aktuellen Anlass für die Mediation schildern lassen 4. Wer sollte Verhandlungspartei sein? Wer ist am Konflikt noch beteiligt? 5. Bisher getroffene Vereinbarungen, Alternativen zur Mediation 6. Settingfragen - Zeitrahmen - Ort der Mediation - Kostenrahmen 7. Abschluss, weitere Schritte ankündigen: - Auswertung der Gespräche durch Mediator - Vorschlag für die erste Sitzung - Rückruf des Mediators 12

13 Zeitmanagement-Techniken 1. Vorbemerkung - Kaum Literatur und Lehrmaterial über die Variable Zeit in der Mediation - Als Variable und als spezielle Techniken für die Prozessarbeit sehr wichtig - Im Verständnis der Mediation von Bedeutung: Zukunftsorientierung / Veränderbarkeit der Vereinbarungen / Vereinbarungen in bestimmten günstigen oder ungünstigen Phasen - Zeit spielt eine große Rolle bei : Planung von Langzeit- bzw. Kurz-Zeit-Mediationen / verschiedene Tempi (Verschnellen oder Verlangsamen) in verschiedenen Stufen / Einbauen von Trainingsphasen, Not- und Übergangsregelungen / Mediieren von Zeit: Gesamtdauer, Dauer einzelner Phasen, Pausen, Unterbrechungen etc. / Überspringen oder Wiederholen von Stufen / Veränderbarkeit und Überprüfungsdaten von Vereinbarungen etc. - Wichtig: Hypothesen ( Arbeitsannahmen) über den Faktor Zeit, besonders in Mediationen, die unter bestimmtem Druck stehen 2. Methoden und Techniken - Mediieren von Zeitvorstellungen aller Medianden und Vereinbarung darüber - Zeitregeln mediieren: Pausen, Zeitüberziehung, Zu-spät-kommen, Terminabsagen etc. nach dem Grundmuster der Mediation - Verlangsamen der Mediation besonders in der Stufe der Interessen und bei der Konfliktbearbeitung, u. a. mit Techniken wie Zusammenfassen, Fokussieren, Zukunftsorientieren, Paraphrasieren, reflexivem Fragen - Verschnellen der Mediation eher in der Stufe der Optionenentwicklung und auch beim Verhandeln mit genauem Hinhören und schnellem Erfassen von Ideen, schnellem oder codierten Aufschreiben ohne viel Wiederholen und Spiegeln, mit Abkürzungen etc. - Mediieren von Trainingsphasen, Übergangsregelungen, mehrmaliges Verändern von Vereinbarungen u. U. durch den gesamten Prozess der Mediation - Beim Zeitmanagement der gesamten Mediation darauf achten, dass im Prinzip alle Stufen die gleiche Zeit brauche, jedoch die Arbeit an den Interessen, den Konflikten und beim Verhandeln und Vereinbaren mehr Zeit braucht, evtl. sogar ein Zeit-Joker eingeplant werden muss 13

14 - Bei Nichtfunktionieren bestimmter Stufen (z. B. Arbeit an den Interessen, Widerständen gegen die Optionenentwicklung, Schwierigkeiten mit der Rolle des Rechts) Hypothesen entwickeln über Wiederholen, Überspringen oder Auslassen einer Stufe) 3. Beispielsätze für das Einbringen der Variablen Zeit - In vielen Erbengemeinschaften dauert es einige Zeit, bis alle Erben sachlich mit dem Erbe und den Miterben umgehen können. Wie sieht es da bei Ihnen aus, denken Sie, dass Sie trotz Ihrer Trauer schon in der Lage sind, Regelungen und Vereinbarungen zu machen? - Was machen sie damit, dass einer von Ihnen denkt, er habe alle Zeit der Welt und der Andere will die Mediation möglichst schnell hinter sich bringen. Wie wollen Sie damit umgehen? - Wie viel Zeit wollen sie sich für die Mediation gönnen, Frau Z., und wie viel Zeit wollen Sie sich gönnen, Frau W.? - Sie haben sich jetzt viel Zeit gelassen für das Entwickeln von Veränderungsideen. Sie wollen jetzt endlich verhandeln. Trotzdem möchte ich Ihnen vorschlagen, sich noch Zeit vorher zu nehmen, über Ihre eigene Fairness und Gerechtigkeit in Bezug auf die Firma nachzudenken. Es wird Ihnen helfen, dann schneller verhandeln zu können. 4. Praxisanregungen - Nachdenken und Hypothesenentwicklung für Mediatoren wichtig wegen der eigenen Neutralität und Balance - Gefahr der Bündnisbildung mit dem oder den Konfliktparteien mit der gleichen Geschwindigkeit wie der eigenen - Gute Absprachen und Regeln über Zeitmanagement besonders mit Co-Mediator - Ungefähren Zeitplan machen für jede Sitzung - Nicht zwei Stufen oder Bausteine in einer Sitzung machen, die viel Zeit brauchen (z. B. Interessen und Optionen in einer großen Erb-Mediation) - Immer einen Joker haben für den Fall, dass noch Zeit übrig ist (z. B. Fairnesskriterien oder Übergangsregelungen) - Bei häufig auftretenden eigenen Schwierigkeiten mit Zeit und Zeitmanagement möglicherweise Supervision in Anspruch nehmen 14

15 Mentale Vorbereitung einer Mediationsstufe 1. Viererschritt (Würdigung der vorangegangenen Arbeit, Erklärung des nächsten Schritts und Ziel im Prozess, Verstehen der Medianden, Erlaubnis zur Arbeit) 2. Hypothesen (zum Fall, zum Prozess, zum Mediator) 3. Besondere Arbeitsfrage(n) für diese Stufe 4. Inhalte 5. Methoden und Techniken 6. Besonderheiten der betreffenden Stufe 7. Visualisierung, notwendige Vorbereitungen etc. 8. Abschluss und Überleitung zur nächsten Stufe 9. Mögliche Alternativen bei Verweigerung oder Nichtfunktionieren dieser Stufe 10. Eigene Beispiele (mindestens drei, davon immer auch ein negatives Beispiel) 11. Eigene Haltung, Ressourcen und Fallen 15

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