Vollkostenrechnung kein alter Zopf, sondern im Handwerk sinnvoll

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1 Vollkostenrechnung kein alter Zopf, sondern im Handwerk sinnvoll Gerald Bax, Geschäftsführer der Label Software Gerald Bax GmbH Das Rechnen mit Vollkosten gilt in der Betriebswirtschaft als überholt und das Arbeiten mit Deckungsbeitragsrechnung als das Nonplusultra. An den Meisterschulen werden die angehenden Meister mit Begriffen wie DB1 und DB2, Teilkostenrechnung, Stückkostenermittlung usw. gequält und die Komplexität führt dazu, dass viele dann doch Management by Kontostand leben. Ich möchte in diesem Artikel aufzeigen, dass die Vollkostenrechnung im Handwerksbetrieb nicht nur seine Berechtigung hat, sondern Möglichkeiten bietet, die mit der Deckungsbeitragsrechnung nicht erreicht werden können. Die Betonung liegt auf Handwerksbetrieb, denn im Handel sieht es ganz anders aus. Die Vorteile der Vollkostenrechnung zeigen sich durch zwei Sachverhalte: 1. Die Beurteilungsgrenze verschiebt sich auf Null. Während man sich sonst merken muss, dass der aktuell erforderliche Deckungsbeitrag vielleicht bei 20,38 liegt, merkt man sich bei der Vollkostenrechnung nur die Null. Unter 0 Euro ist Verlust (oder korrekt deckt nicht die vorhandenen Kosten ab ), über Null ist Gewinn. Bei genau Null läuft der Betrieb kostendeckend. 2. Baustellen lassen sich gerechter beurteilen Mit unserer Art der gewichteten Vollkostenrechnung erhalten wir eine gerechte Baustellenbeurteilung, während sie bei der klassischen Deckungsbeitragsrechnung von den jeweils eingesetzten Mitarbeitern abhängt. Das werden wir im Folgenden beweisen. Vorteil 1: Beurteilungsgrenze Die gesamten Kosten eines Betriebes stellen sich so dar: Label Software Gerald Bax GmbH, Bielefeld Seite 1 von 7

2 Im Handwerk beruht die Leistung überwiegend auf dem direkten Arbeitseinsatz. Man kann das Material in der Regel nicht ohne den Einbau verkaufen. Deshalb werden die Kosten und auch die Gewinne üblicherweise auf die produktiven Arbeitsstunden bezogen. Kalkulation mit Deckungsbeitrag Man kalkuliert herkömmlich mit durchschnittlichen Lohnselbstkosten je Stunde. Zur Beurteilung werden dann alle Fixkosten durch die Anzahl der produktiven Stunden geteilt, um den durchschnittlich erforderlichen Deckungsbeitrag zu ermitteln. Wenn nun eine Kalkulation mit den Lohnselbstkosten durchgeführt wird, so muss als Ertrag je Stunde mindestens jener Deckungsbeitrag je Stunde übrigbleiben, damit sich der Auftrag lohnt. Wenn also die durchschnittlichen Lohnselbstkosten 25,00 und der erforderliche Deckungsbeitrag 26,00 beträgt, so müssen bei der Vor- bzw. Nachkalkulation mindestens 26,00 übrigbleiben. Darüber befinden wir uns in der Gewinnzone, darunter im Verlustbereich. Kalkulation mit Vollkosten Wenn wir bei der Kalkulation statt mit den Selbstkosten (25,00 ) mit dem Vollkostensatz arbeiten (also 25, ,00 = 51,00 ), so verschiebt sich die Beurteilungsgrenze. Wenn nun als Ertrag je Stunde 0,00 übrig bleiben, so hat der Auftrag exakt ausgereicht, um den Betrieb am Laufen zu halten. Positive Werte bedeuten einen Gewinn, negative einen Verlust. Durch das Arbeiten mit Vollkosten verschiebt sich also zunächst nur die Beurteilungsgrenze, aber ein Ergebnis mit Null, positivem Wert oder negativem Wert wird wesentlich deutlicher wahrgenommen! Es mag zunächst so aussehen, als sei es egal, ob man auf die 26,00 Grenze achtet, oder direkt den Nullpunkt sieht. Betrachten wir aber mal die Situation, wenn der erforderliche Deckungsbeitrag von 26,00 auf 26,73 steigt. Die Ursache kann z.b. sein, dass ein Mitarbeiter lange ausgefallen ist oder sich die Kosten durch einen neuen Werkstattwagen erhöht haben. Bei der Arbeit mit Vollkosten muss nun in die Kalkulation nur der neue Vollkostensatz eingegeben werden und die Grenze liegt weiterhin beim Nullpunkt. Bei der Deckungsbeitragsrechnung dagegen muss man nun zur Beurteilung auf den Wert 26,73 achten. Ein schwieriges Unterfangen, wenn man bedenkt, wie sehr der Mensch ein Gewohnheitstier ist. Ich erinnere mich noch daran, dass in der LV-Kalkulation viele alte Hasen jahrelang die Arbeitsminute mit 1 DM angesetzt haben, obwohl das mit der Realität nichts mehr zu tun hatte. Damals wurde am Material noch soviel verdient, dass es nicht so genau darauf ankam. Ein großer Vorteil der Vollkostenrechnung ist, dass Sie auch vor Ort auf der Baustelle schnell überschlägig kalkulieren können. Wenn man lange im Geschäft ist, kennt man in etwa die Material- Einkaufspreise und den Arbeitsaufwand in Stunden. Um dem Kunden einen Preis zu nennen, müssen Sie nur die Stunden mit dem Vollkostensatz multiplizieren, den Materialeinkauf addieren und sind fertig. Versuchen Sie das mal im Kopf mit dem Selbstkostensatz und dem erforderlichen Deckungsbeitrag. Den ersten Vorteil der Vollkostenrechnung habe ich Ihnen damit gezeigt. Ich muss aber noch darauf hinweisen, dass sich Ihre Preise und damit Ihre Erfolgschance einen Auftrag zu erhalten, dadurch nicht ändern. Statt der Lohnselbstkosten setzen Sie Ihre Vollkosten ein, der erzielbare Verrechnungssatz und die Abdeckung eines Lohnkostenanteils durch den Materialzuschlag ist genauso, wie bei der Deckungsbeitragsrechnung. Label Software Gerald Bax GmbH, Bielefeld Seite 2 von 7

3 Vorteil 2: Gerechte Baustellenbeurteilung durch gewichtete Vollkosten Hier muss ich zunächst darauf hinweisen, dass der Vollkostensatz nicht nur für die Vorkalkulation zum Einsatz kommen soll, sondern gerade auch zur Nachkalkulation. Bei der Baustellenbeurteilung geht es darum, im Nachhinein zu vergleichen, ob sich die Baustelle so gerechnet hat, wie es geplant war. Diese Analyse ist wichtig, weil man daraus für die Kalkulation der nächsten Aufträge lernen kann, es besser zu machen. Der Mensch lernt durch Erfahrungen. Ich behaupte, dass die Beurteilung einer Baustelle bei der klassischen Deckungsbeitragsrechnung oft nicht stimmt. Um das zu beweisen, rechnen wir mit einer fiktiven Baustelle: Unter der Voraussetzung, dass der Zeitansatz passt, wird sich diese Baustelle rechnen. Betrachten wir nun die Nachkalkulation und rechnen mit drei verschiedenen Varianten durch: Beachten Sie bitte, dass bei allen Beispielen die geplanten Lohnkosten verbraucht werden. Wir lassen die Mitarbeiter also genau so lange arbeiten, bis der Lohn aufgebraucht ist. Wenn der Ansatz der durchschnittlichen Lohnkosten richtig ist, ist dies eine praxisgerechte Vorgehensweise. Der Einfachheit halber arbeiten immer zwei Leute mit der gleichen Zeit, bei Herrn Müller handelt es sich um einen erfahrenen Mitarbeiter, bei Herrn Jung um einen Jungmonteur und den Chef setzen wir von den Selbstkosten her mit den gleichen Kosten wie dem erfahrenen Herrn Müller an. Label Software Gerald Bax GmbH, Bielefeld Seite 3 von 7

4 Bis auf kleine Rundungsabweichungen sind in allen drei Beispielen die gleichen Lohnkosten angefallen. Obwohl sich die Baustelle von der Vorkalkulation her lohnte, sind der Deckungsbeitrag pro Stunde und der Ertrag je Stunde abhängig von den Mitarbeitern, die auf der Baustelle gearbeitet haben. Und das, obwohl jeweils die gleichen Lohnkosten angefallen sind, die Werte der Vorkalkulation also ziemlich genau erreicht wurden. Nachkalkulation mit gewichteten Vollkosten Die Ursache der großen Abweichungen im obigen Beispiel liegt darin, dass bei der klassischen Methode jeder Mitarbeiter den gleichen Deckungsbeitrag erwirtschaften muss. Kann es denn sein, dass ein Helfer oder Jungmonteur je Stunde genauso viel Geld erwirtschaften kann, wie ein hochbezahlter Obermonteur? Die herkömmliche Kalkulationsmethode geht davon aus. Die Fixkosten werden einfach durch die produktiven Stunden geteilt und diesen Wert hat jeder als Deckungsbeitrag zu erwirtschaften. Wenn das stimmen würde, könnte man eine Baustelle ja einfach mit Helfern abwickeln und der Betrieb stände gut da. Letzten Endes lassen sich die unterschiedlichen Stundenlöhne in der Regel auf eine unterschiedliche Leistungsfähigkeit zurückführen. Ein Helfer mit gering bewerteten Arbeiten hat keine Chance, den gleichen Deckungsbeitrag zu erwirtschaften wie ein qualifizierter Mitarbeiter. Wir wollen also den zu erwirtschaftenden Deckungsbeitrag auf die Mitarbeiter unterschiedlich verteilen. Ein Lehrling soll einen geringeren Deckungsbeitrag erwirtschaften müssen als ein Monteur. Als ersten Ansatz möchten wir den DB einfach aufgrund der Höhe des Lohnes festlegen. Einfaches Beispiel: Wenn ein Helfer 10,00 je Stunde bekommt und ein Monteur 15,00, so soll der zu erwirtschaftende DB im Verhältnis 10:15 oder 2:3 aufgeteilt werden. Man teilt also den erforderlichen DB durch Fünf und nimmt den Wert für den Helfer mal Zwei und den Wert des Monteurs mal Drei. Zu diesen Werten rechnet man jeweils den Selbstkostensatz dazu und hat einen unterschiedlichen Vollkostensatz je Mitarbeiter aufgrund seiner Leistungsfähigkeit. Label Software Gerald Bax GmbH, Bielefeld Seite 4 von 7

5 In der Praxis ist es nicht ganz so einfach, weil ggf. unterschiedliche Produktivstunden geleistet werden, mehr Mitarbeiter vorhanden sind usw. Auch ein persönlicher Bewertungsfaktor kann erforderlich sein, wenn die Höhe des Lohnes nicht mit der Leistungsfähigkeit einhergeht. Mögliche Ursachen: Ein Mitarbeiter bekommt aufgrund seines Alters und seiner Betriebszugehörigkeit einen hohen Stundenlohn, obwohl er nicht (mehr) so leistungsfähig ist. Aufgrund von Facharbeitermangel schleppt man jemanden durch, dessen Leistung nicht seinem Stundenlohn entspricht. Ein Mitarbeiter ist sehr leistungsfähig, bekommt aber nicht soviel Geld (weil er sich nicht traut nach der Lohnerhöhung zu fragen), oder die formale Qualifikation nicht besitzt (angelernter Monteur). Unser Haus hat deshalb eine Excel-Tabelle entwickelt, mit deren Hilfe man die unterschiedlichen Deckungsbeiträge je Monteur ermitteln kann. Darin fließt ein der Stundenlohn, die Anzahl der produktiven Stunden, der persönliche Bewertungsfaktor und natürlich die abzudeckenden Betriebskosten. Da die Beschreibung dieser Tabelle den Rahmen dieses Artikels sprengen würde, stellen wir Sie Ihnen auf Nachfrage kostenlos zur Verfügung ( an Stichwort Vollkostenkalkulation genügt) Nun wird die gleiche Baustelle wie oben mit gewichteten Vollkosten gerechnet: Label Software Gerald Bax GmbH, Bielefeld Seite 5 von 7

6 Wir lassen die Mitarbeiter wieder solange arbeiten, bis die Lohnkosten, die nun als durchschnittliche Vollkosten angesetzt sind, verbraucht sind. Abschließende Betrachtung Gerechte Baustellenbeurteilung Mit diesem Beispiel habe ich gezeigt, dass die Beurteilung einer Baustelle bei der Rechnung mit gewichteten Vollkosten fast unabhängig von den ausführenden Mitarbeitern ist, während bei der normalen Deckungsbeitragsrechnung große Streuungen auftreten. Betonen möchte ich noch einmal, dass Sie bei beiden Methoden letztlich das gleiche Geld verdient haben. Es geht nur um die Beurteilung der Baustelle. Wenn aber der Satz in der Einleitung zutrifft, dass Menschen aus Erfahrung lernen, verhindert eine zufällige Baustellenbeurteilung den Lernerfolg. Die Beispiele mit der geringen Abweichung passen übrigens nur deshalb so gut, weil wir uns dicht an der Mindestdeckung bewegen. Sobald die Baustelle mehr Ertrag bringt, egal ob über Lohn oder Material, treten auch bei der neuen Methode etwas größere Abweichungen auf. Die Abweichungen sind aber wesentlich geringer, als sie bei der im Beispiel 1 gezeigten Methode ohne unterschiedliche Deckungsbeiträge sind. Unternehmensgewinn / Risikoabdeckung Kalkulatoren neigen dazu, an eine gesetzte Grenze heran zu gehen, um den Auftrag zu erhalten. Wenn nun viele Aufträge mit Gewinn Null durchlaufen, so pustet das geringste Problem einen Betrieb vom Markt. Es ist also dringend erforderlich nicht mit den tatsächlichen Mindest -Deckungsbeiträgen und daraus abgeleiteten Vollkosten zu kalkulieren, sondern einen Anteil für Wagnis und Gewinn oder vielleicht besser gesagt für unvorhergesehene Widrigkeiten einzukalkulieren. Diesen Anteil müssen Sie einfach auf der Kostenseite mit einplanen, genauso wie Sie z.b. Ihre Betriebsversicherung einsetzen. Natürlich dürfen Sie diesen auch nicht zu hoch ansetzen, da darunter die Auftragslage leiden würde. Label Software Gerald Bax GmbH, Bielefeld Seite 6 von 7

7 Mögliche Probleme Wie bereits am Anfang des Artikels beschrieben, ist diese Vorgehensweise nur für Handwerksbetriebe sinnvoll. Einer unserer Kunden mit einer großen Badausstellung hatte das Problem, dass er bei dieser Abteilung viel höhere Fixkosten hatte, die man nicht einfach auf den ganzen Betrieb verteilen konnte. Damit hätte der Kundendienst immer Defizite erwirtschaftet. Der Lösungsansatz war, dass bei den Monteuren für Arbeiten dieser Abteilung viel höhere Vollkostensätze angesetzt wurden, als für Arbeiten im Kundendienst. Der Vollkostensatz je Monteur wurde also je Abteilung unterschiedlich ermittelt und fließt dementsprechend in die Nachkalkulation je Abteilung unterschiedlich ein. Betriebe, die neben dem Handwerk einen Fachmarkt oder eine Bäderausstellung betreiben, müssen dies unbedingt mit unterschiedlichen Vollkostensätzen berücksichtigen. Dies ist allerdings bei der klassischen Deckungsbeitragsrechnung auch der Fall. Label Software Gerald Bax GmbH, Bielefeld Seite 7 von 7