Workshop Was nicht passt, wird passend gemacht? tekom, Frühjahrstagung 2014 Augsburg, icms GmbH

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1 Workshop Was nicht passt, wird passend gemacht? tekom, Frühjahrstagung 2014 Augsburg, icms GmbH

2 Was nicht passt, wird passend gemacht? Workshop 4 Welche Gründe letztendlich den Ausschlag geben, irgendwann kommen alle Unternehmen einmal an den Punkt, neue Anwendungen einführen oder Daten in andere Systeme übertragen zu müssen. Neben der klassischen Einführung eines Redaktionssystems, ist auch der aktuellen Trend zur Ablösung bestehender Systeme - wie ihn z. B. auch die aktuelle CMS- Studie der tekom aufzeigt, Anlass sich mit dem Thema Altdatenmigration eingehender zu beschäftigen. Aber auch der Wunsch oder eher Druck des Marktes? - Technische Kommunikation mit neuen Medien und sozialen Netzen zu betreiben erfordert es häufig sich das Thema Datenkonvertierung nicht wegzudenken. Der Workshop zeigt neben den Grundlagen und allgemeinen Themen der Datenmigration, verschiedene Herangehensweisen, abhängig von Ausgangsdaten und situation, um die Herausforderung erfolgreich zu meistern. Aus alt mach neu! 2

3 Migration Was verstehen wir unter Migration? 3

4 Migration Was verstehen wir unter Migration? Altdatenmigration Datenaustausch 4

5 Migration Was verstehen wir unter Migration? alt neu 5

6 Migration Was verstehen wir unter Migration? alt / vorher neu / nachher 6

7 Migration Was verstehen wir unter Migration? Quelle: 4-seasons.de 7

8 Migration Was verstehen wir unter Migration? Quelle: raumschloss.lassahn.com 8

9 Migration Was verstehen wir unter Migration? alt / vorher neu / nachher 9

10 Migration Was verstehen wir unter Migration? ETL-Prozess* Extraktion (Export) Transformation (Umwandlung) Laden (Import) * Daten aus mehreren ggf. unterschiedlich strukturierten Datenquellen werden in einer Zieldatenbank vereinigt 10

11 Migration Was verstehen wir unter Migration? ETL-Prozess* Extraktion (Export) Transformation (Umwandlung) Laden (Import) * Daten aus mehreren ggf. unterschiedlich strukturierten Datenquellen werden in einer Zieldatenbank vereinigt 11

12 Migration Was verstehen wir unter Migration? Übernahme Umwandlung Überarbeitung 12

13 Migration Was verstehen wir unter Migration? manuell automatisch 13

14 Datenmigration Wie sieht es mit der Qualität der Informationen aus? In welchen Datenformaten liegen die Informationen vor? Wie gut sind die Informationen strukturiert? Wie einheitlich sind die Informationen formatiert? Wie sieht das Mengengerüst der Informationen aus? 15

15 Datenmigration In welchen Datenformaten liegen die Informationen vor? Proprietäre Formate Verarbeitbare Formate 16

16 Datenmigration Was sind proprietäre Formate? Eignen sich nicht unmittelbar als Ausgangsmaterial Export in ein verarbeitbares Datenformat notwendig Typische Formate der Technischen Dokumentation FrameMaker (*.fm) PageMaker (*.pm) InDesign (*.indd) Microsoft Word (*.doc) Interleaf / Quicksilver 17

17 Wie gut sind die Informationen strukturiert? Datenmigration Sind die Dokumentstrukturen (Gliederung) einheitlich? Sind die Hauptkapitel logisch strukturiert? Gibt es innere Strukturen, die korrekt aufgebaut sind? Gab es Schreibregeln, die durchgängig angewandt wurden? 18

18 Wie einheitlich sind die Informationen formatiert? Datenmigration Existieren Formatvorlagen, die strikt eingehalten werden? Grafiken Positionierung Nummerierung / Textergänzungen Sind komplexe Tabellen vorhanden? 19

19 Datenmigration Wie sieht das Mengengerüst der Informationen aus? Wie viele Dokumente/Dokumentarten sind vorhanden? Existieren Versionen der Daten? Existieren Fremdsprachen der Dokumente? 20

20 Datenmigration Wie sieht das Mengengerüst der Informationen aus? Zahlreiche, umfangreiche und gleich strukturierte Dateien einer Dokumentart Wenige, sehr unterschiedliche und uneinheitliche Dateien 21

21 Datenmigration Wie müssen (sollen) die Informationen zukünftig aussehen? Welche Datenformate müssen berücksichtigt werden? Wie müssen die Informationen strukturiert sein? Wie müssen die Informationen formatiert sein? Wie sieht das Mengengerüst für die Migration aus? 22

22 Datenmigration Welche Datenformate müssen berücksichtigt werden? Daten/Informationen Alt Neu Dokumente Grafiken Zusatzinformationen 23

23 Wie müssen die Informationen strukturiert sein? Datenmigration Sind die Dokumentstrukturen (Gliederung) einheitlich? Sind die Hauptkapitel logisch strukturiert? Gibt es innere Strukturen, die korrekt aufgebaut sind? Gab es Schreibregeln, die durchgängig angewandt wurden? 24

24 Wie müssen die Informationen strukturiert sein? Datenmigration Sind die Dokumentstrukturen (Gliederung) einheitlich? Soll die Gliederung beibehalten werden oder ist eine neue optimierte Gliederung geplant? Sind die Hauptkapitel logisch strukturiert? Können Hierarchieebenen konsequent abgebildet werden? Gibt es innere Strukturen, die korrekt aufgebaut sind? Sind diese Strukturen kompatibel mit den neuen? Gab es Schreibregeln, die durchgängig angewandt wurden? Müssen Inhalte redaktionell überarbeitet werden? 25

25 Wie müssen die Informationen formatiert sein? Datenmigration 26

26 Datenmigration Wie sieht das Mengengerüst für die Migration aus? Welche Altdaten müssen im neuen System verfügbar sein? Welche Dokumente? Wie viele Versionen? Ausgangssprache oder auch Übersetzung? Zu welchem Zeitpunkt müssen die migrierten Daten zur Verfügung stehen? 27

27 12 Aufwand / Mengengerüst manuell automatisiert 28

28 12 Aufwand / Mengengerüst saubere Daten manuell automatisiert automatisiert (saubere Daten) 29

29 12 Aufwand / Mengengerüst unsaubere Daten manuell automatisiert automatisiert (unsaubere Daten) 30

30 12 Aufwand / Mengengerüst unsaubere Daten ? manuell automatisiert automatisiert (unsaubere Daten) 31

31 12 Aufwand / Mengengerüst Nachbearbeitung manuell automatisiert automatisiert + nachbearbeitet 32

32

33 XML Word XML 34

34 XML Word RTF 35

35 Praxis Word RTF 36

36 XML Word XML 37

37 XML Word XML 38

38 XML Word XML 39

39 XML Word XML 40

40 XML Word XML 41

41 XML Word XML 42

42 XML upcast 43

43 XML upcast 44

44 XML PDF XML 45

45 XML PDF XML 46

46 XML XML XML 47

47 XML XML XML Strukturen ändern Dateien zusammenführen Dateien aufteilen ABER: Wenn die Zielstruktur strikter ist als die Ausgangsstruktur ist Nacharbeit erforderlich! Informationen, die nicht vorhanden waren, können auch nicht aus dem nichts entstehen! 48

48 Systemwechsel CMS CMS 49

49 CMS CMS Allgemein Versionen Revisionen Statusinformationen Metainformationen Sprachen Formate Systemwechsel Besonderheiten Stimmen die Sprachversionen überein? Stimmen die Formatversionen überein? Wurden die Formate zweckentfremdet? 50

50 CMS CMS Allgemein Versionen Revisionen Statusinformationen Metainformationen Sprachen Besonderheiten Sind alle Module gültig? Bleibt die DTD gleich? CMS-Spezifika Umgang mit Links Verschachtelung von Modulen Welche Elemente benötigen IDs? Systemwechsel 51

51 Systemwechsel CMS CMS Allgemein Versionen Revisionen Statusinformationen Metainformationen Sprachen Veröffentlichte Stände Besonderheiten CMS-Spezifika Verschachtelung von Modulen ID 52

52 Datenmigration Fazit Technische Möglichkeiten Redaktionelle Möglichkeiten / Notwendigkeiten 53

53 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und Mitarbeit! icms Philipp Tschöke Uferweg 7 l Lindau Tel: +49 (8382) : Internet: icms Stephan Steurer Uferweg 7 l Lindau Tel: +49 (8382) Internet: 54

54 Datenmigration Quellen Migration von Bestandsdaten tekom-veröffentlichungen Sophie Boulas / Volker Wodaege 55

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