13. Wahlperiode Ausschreibungsverfahren Erfassungsdienstleistungen für das elektronische Grundbuch

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1 13. Wahlperiode Antrag der Fraktion der SPD und Stellungnahme des Justizministeriums Ausschreibungsverfahren Erfassungsdienstleistungen für das elektronische Grundbuch Antrag Der Landtag wolle beschließen, die Landesregierung zu ersuchen zu berichten, 1. nach welchen Vorschriften das Ausschreibungsverfahren für die Erfassungsdienstleistungen für das elektronische Grundbuch durchgeführt wurden, und welche Bieter am Ausschreibungsverfahren teilgenommen haben; 2. wie die Prüfung der Angebote im Einzelnen erfolgt ist, und nach welchen Kriterien der Firma K. als angeblich wirtschaftlichstem bzw. billigstem Bieter der Zuschlag erteilt wurde; 3. welche Subunternehmer vom Auftragnehmer in die Abwicklung des Auftrags einbezogen werden, und welche Leistungen diese im Einzelnen erbringen; 4. mit welchem Inhalt die Anbieterdarstellung durch den Auftragnehmer bzw. die Subunternehmer erfolgt ist (Ziffer der Verdingungsunterlagen); 5. welchen Inhalt der Nachweis des Qualitätsmanagements sowie des Projektmanagements des Auftragnehmers bzw. der Subunternehmer hat (Ziffer und der Verdingungsunterlagen), und was die Prüfung hierzu im Einzelnen ergab; Eingegangen: / Ausgegeben:

2 6. welche Referenzen im Hinblick auf die Leistungsfähigkeit des Auftragnehmers bzw. der Subunternehmer vorgelegt wurden (Ziffer der Verdingungsunterlagen); 7. ob und in welchem Umfang im Rahmen der Auftragsabwicklung Grundbücher oder sonstige amtliche Unterlagen bzw. Daten aus Grundbüchern oder aus sonstigen Unterlagen ins Ausland verbracht oder durch Datenträger übermittelt werden; 8. ob und in welchem Umfang der Transport bzw. Rücktransport der einzelnen Grundbuchblätter, Loseblattsammlungen und Folianten konkret überwacht und im Hinblick auf die Anforderungen an die Durchführung des Transports gewährleistet werden (Ziffer 3.10 der Verdingungsunterlagen); 9. wie Datenschutz, Datensicherheit und IT-Sicherheit im Hinblick auf die vom Auftragnehmer geforderten Maßnahmen konkret überprüft und gewährleistet werden, vor allem auch im Hinblick auf die Subunternehmer (Ziffer 3.8 der Verdingungsunterlagen), und ob und in welchem Umfang die Einhaltung der Datenschutzvereinbarung für die Mitarbeiter des Auftragnehmers bzw. der Subunternehmer geprüft und gewährleistet wird (Anlage 3 der Verdingungsunterlagen); 10. ob die Verdingungsunterlagen und die Auftragsabwicklung mit den Datenschutzbestimmungen nach EU-, Bundes- und Landesrecht im Einklang stehen, insbesondere im Hinblick auf Subunternehmer in Ländern, die nicht der EU angehören, und wie der Landesbeauftragte für den Datenschutz das Ausschreibungsverfahren und die Auftragsabwicklung unter datenschutzrechtlichen Gesichtspunkten beurteilt Drexler, Stickelberger und Fraktion Begründung Nach Presseberichten wirft die Auftragsvergabe für Erfassungsleistungen zum elektronischen Grundbuch erhebliche tatsächliche und rechtliche Fragen auf. Die Daten und Inhalte der Grundbücher sind personenbezogen, vertraulich und wertvoll, d. h. hier sind besondere Sicherheitsmaßnahmen zu treffen, damit keine Inhalte von Grundbüchern unberechtigten Personen zur Kenntnis gelangen oder verloren gehen. Insbesondere ist ungeklärt, ob und in welchem Umfang Sicherheitserfordernisse ausreichend berücksichtigt sind und der Datenschutz gewährleistet ist. 2

3 Stellungnahme*) Mit Schreiben vom 4. August 2003 Nr. 1518/008 P nimmt das Justizministerium namens der Landesregierung zu dem Antrag wie folgt Stellung: Der Antrag bezieht sich auf die am Ausschreibungsverfahren beteiligten Anbieter, auf Details des Ausschreibungsverfahrens sowie auf den konkreten Inhalt des Angebots der Firma Kleindienst. Diese Angaben sind gem. 22, 27 VOL/A 2002 vertraulich zu behandeln, sodass ich an der Beantwortung von Fragen, die sich konkret auf den Inhalt der Angebote der am Verfahren beteiligten Unternehmen beziehen, rechtlich gehindert bin. 1. nach welchen Vorschriften das Ausschreibungsverfahren für die Erfassungsdienstleistungen für das elektronische Grundbuch durchgeführt wurden, und welche Bieter am Ausschreibungsverfahren teilgenommen haben; Zu 1.: Die Ausschreibung erfolgte gemäß der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung), die der Umsetzung der Richtlinie 97/52/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 13. Oktober 1997 zur Änderung der Richtlinien 92/50/EWG, 93/36/EWG und 93/37/EWG über die Koordinierung der Verfahren zur Vergabe öffentlicher Dienstleistungs-, Liefer- und Bauaufträge (ABl. EG Nr. L 328 S. 1) und der Richtlinie 98/4/EG des Europäischen Parlaments und des Rates zur Änderung der Richtlinie 93/38/EWG zur Koordinierung der Auftragsvergabe durch Auftraggeber im Bereich der Wasser-, Energie- und Verkehrsversorgung sowie im Telekommunikationssektor (ABl. EG Nr. L 101 S. 1) in deutsches Recht dient. Die Verordnung trifft nähere Bestimmungen über das bei der Vergabe öffentlicher Aufträge einzuhaltende Verfahren für öffentliche Aufträge, deren Auftragswerte gewisse Schwellenwerte (bei Liefer- und Dienstleistungsaufträgen: Euro) erreichen. Das Ausschreibungsverfahren wurde ferner gemäß 4 Vergabeverordnung nach Teil A der Verdingungsordnung für Leistungen ausgenommen Bauleistungen (VOL/A) in der Fassung der Bekanntmachung vom 17. September 2002 (BAnz. Nr. 216a vom 20. November 2002) durchgeführt. Schließlich wurde der Auftrag im Wege einer Offenen Ausschreibung gem. VOL/A 3 Nr. 1 Abs. 1 vergeben. Für die 5 zu vergebenden Lose haben 19 Bieter insgesamt 60 Haupt- und 13 Nebenangebote abgegeben. Die Firmenbezeichnungen der am Verfahren beteiligten Unternehmen können aufgrund der oben genannten Bestimmungen des Vergabeverfahrens nicht genannt werden. 2. wie die Prüfung der Angebote im Einzelnen erfolgt ist, und nach welchen Kriterien der Firma K. als angeblich wirtschaftlichstem bzw. billigstem Bieter der Zuschlag erteilt wurde; Zu 2.: Der Zuschlag wurde nicht dem billigstem Bieter, d.h. dem Bieter mit dem niedrigsten Preis, sondern dem wirtschaftlichsten Bieter erteilt. Im Rahmen der Wirtschaftlichkeitsprüfung werden neben dem Preis leistungsbezogene Kriterien (wie vorgelegte Referenzen, vorgesehene Qualitätssicherungsmaßnahmen, geplante Projektstrukturen) bewertet. Weitere Kriterien sind die Zuverlässigkeit und Geeignetheit eines Bieters. *) Der Überschreitung der Drei-Wochen-Frist wurde zugestimmt. 3

4 Die Prüfung erfolgte unabhängig voneinander durch insgesamt 6 Mitarbeiter der Projektgruppe elektronisches Grundbuch in mehreren Schritten anhand der Bestimmungen der VOL/A: Schritt 1: Zunächst wurden nach Vergaberecht auszuschließende bzw. ausschließbare Angebote (beispielsweise verspätet abgegebene Angebote oder Angebote, die den Formvorschriften [in verschlossenem Umschlag eingereicht und mit rechtsgültiger Unterschrift versehen] nicht entsprechen) ermittelt; Schritt 2: Danach wurde die Eignung der Angebote im Hinblick auf Vollständigkeit sowie Art, Umfang und Qualität der Leistung für die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtung überprüft und inhaltlich anhand eines von der für die Ausarbeitung der Verdingungsunterlagen hinzugezogenen Firma CSC Ploenzke erarbeiteten Kriterienkatalogs bewertet. Kriterien waren insgesamt 41 Fragen (siehe unten), die die Anbieter für jedes Los zu beantworten hatten. Jedes Angebot wurde durch mindestens 3 Mitarbeiter, Angebote mit gutem Preis-Leistungsverhältnis wurden von 6 Mitarbeitern unabhängig voneinander geprüft und bewertet. Schritt 3: Schließlich wurde für jedes Angebot ein Preis-Leistungsverhältnis errechnet und das wirtschaftlichste Angebot ermittelt. Bewertungskriterien waren folgende 41 Fragen, die von der Unternehmensberatung CSC Ploenzke ausgearbeitet wurden und bei derartigen Ausschreibungen üblich sind. Zusammenfassung des angebotenen Loses 1. (F) Zusammenfassung des angebotenen Loses Eignung des Bieters 2. (A) Erklärungen 3. (A) Bieterbezeichnung Anbieterdarstellung 4. (I) Subunternehmer 5. (F) Gründungsjahr 6. (F) Markttätigkeit 7. (F) Umsatz 8. (F) Spezialisierung 9. (F) Aufbauorganisation 10. (F) Niederlassungen 11. (I) Organisationszugehörigkeit 12. (F) Mitarbeiteranzahl 13. (I) Einsatzort 14. (A) Ansprechpartner 15. (A) Datenschutz- und IT-Sicherheitsbeauftragter Leistungsfähigkeit des Unternehmens 16. (F) Referenzen 17. (F) Erfahrungen 4

5 Qualitätsmanagement des Unternehmens 18. (F) Zertifizierung 19. (F) Qualitätsmanagementsystem Projektmanagement 20. (F) Projektstruktur 21. (A) Projektleitung 22. (F) Projektmitarbeiter 23. (F) Projektberichtswesen 24. (F) Projektkommunikation 25. (F) Projektzeitplan 26. (F) Projektrisiken 27. (F) Zeitplanung 28. (F) Vorbereitung Qualitätssicherung im Projekt 29. (F) Begleitende Qualitätssicherung 30. (F) Qualitätssicherung der Ergebnisse 31. (F) Qualitätsprüfung Datenschutz, Datensicherheit und IT-Sicherheit 32. (F) Maßnahmen Transport 33. (F) Einsatzmittel 34. (I) Orte 35. (I) Übersendung in eiligen Fällen Durchführung 36. (F) Prozessdarstellung 37. (F) Erfassung 38. (F) Kapazität 39. (F) Prüfung 40. (F) Fehlerfreiheit 41. (F) Nacherfassung bei Fehlern Die Kennzeichnung der Fragen bedeutet, dass es sich bei mit A gekennzeichneten Fragen um sog. Ausschlussfragen handelt, deren Nichtbeantwortung oder Ablehnung den Ausschluss des Bieters zur Folge hat. Die Antwort auf mit F (Soll-Anforderung) oder I (Ergänzende Information) gekennzeichneten Fragen ist im Rahmen der Punktebewertung zu berücksichtigen und zu gewichten. Die Anworten auf die einzelnen Fragen (gleichgültig ob A, F oder I - Fragen) werden zudem, sofern dem entsprechenden Bieter der Zuschlag erteilt wird, Vertragsbestandteil. 3. welche Subunternehmer vom Auftragnehmer in die Abwicklung des Auftrags einbezogen werden, und welche Leistungen diese im Einzelnen erbringen; 5

6 Zu 3.: Die Frage, in welcher Weise die angebotene Leistung durch einen Bieter erbracht wird, bezieht sich auf den vom Vergabegeheimnis geschützten Bereich. Die inhaltliche Beantwortung dieser Frage ist daher nicht zulässig. Die Firma Kleindienst hat aber der Mitteilung der Firmenbezeichnungen zugestimmt. Die Firma Kleindienst beabsichtigt zwei Subunternehmer einzubeziehen: Fa. MFM Dipl.-Ing. Dietrich Hofmaier GmbH & Co., München; Fa. Datagroup Int srl, Timisoara/RO (Temeswar/Rumänien). 4. mit welchem Inhalt die Anbieterdarstellung durch den Auftragnehmer bzw. die Subunternehmer erfolgt ist (Ziffer der Verdingungsunterlagen); Zu 4.: Die Anbieterdarstellung des Auftragnehmers enthielt den Namen und die Geschäftsform des anbietenden Unternehmens (Fa. Kleindienst Solutions GmbH & Co KG, Augsburg) sowie die Nennung der vorgesehenen Subunternehmer (siehe Ziffer 3), das Gründungsjahr des Unternehmens, Angaben zur Markttätigkeit, Angaben zum Umsatz, Angaben zur Spezialisierung, Angaben zum organisatorischen Aufbau des Unternehmens in Deutschland, Angaben zum Firmensitz und zu den Niederlassungen (Hauptsitz der Firma Kleindienst ist Augsburg, es gibt 7 Niederlassungen und 2 Tochterfirmen u.a. in Karlsruhe, Stuttgart und Überlingen), Angaben zur Organisationszugehörigkeit der für das Projekt vorgesehenen Mitarbeiter, die Mitarbeiterzahlen der Unternehmen, Angaben zum Ort, an welchem die Leistungen erbracht werden sollen (Augsburg, München, Temeswar, möglicherweise nach voriger Abstimmung mit dem Justizministerium zusätzlich in Ettlingen), Ansprechpartner und Datenschutz- und IT-Sicherheitsbeauftragte. 5. welchen Inhalt der Nachweis des Qualitätsmanagements sowie des Projektmanagements des Auftragnehmers bzw. der Subunternehmer hat (Ziffer und der Verdingungsunterlagen), und was die Prüfung hierzu im Einzelnen ergab; Zu 5.: Die Firma Kleindienst ist nach DIN EN ISO 9001: 2000 zertifiziert. Das Qualitätsmanagementsystem der Firma MFM ist zertifiziert nach DIN EN 6

7 ISO 9001:1994. Die Rezertifizierung erfolgte im April 2003 nach der DIN EN ISO 9001:2000. Die Firma Kleindienst hat eine rund 200 Seiten umfassende Projektmanagementkonzeption vorgelegt, aus der sich die Umsetzung der Datenschutz- und Datensicherheitsbelange, die unterschiedlichen Rollen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten für die Projektdurchführung ergeben. 6. welche Referenzen im Hinblick auf die Leistungsfähigkeit des Auftragnehmers bzw. der Subunternehmer vorgelegt wurden (Ziffer der Verdingungsunterlagen); Zu 6.: Es wurden Referenzen benannt. Die Fa. Kleindienst hat als Auftragnehmer von Januar 2001 bis Januar 2002 ein Teil des Grundbuchbestandes Baden-Württembergs für das elektronische Grundbuch eingescannt. Insgesamt wurden 9 Millionen Grundbuchseiten gescannt (entspricht ca Grundbuchblättern). 7. ob und in welchem Umfang im Rahmen der Auftragsabwicklung Grundbücher oder sonstige amtliche Unterlagen bzw. Daten aus Grundbüchern oder aus sonstigen Unterlagen ins Ausland verbracht oder durch Datenträger übermittelt werden; Zu 7.: Original-Grundbücher (Grundbuchblätter in Loseblattform oder Folianten) oder sonstige andere Original-Unterlagen werden die Bundesrepublik Deutschland nicht verlassen. Es werden ausschließlich gescannte Bilder des Bestandsverzeichnisses (Grundstücksbeschrieb) und der Abteilungen 2 und 3 (Belastungen) ins Ausland verbracht bzw. durch gesicherte Datenleitungen übermittelt. Es werden keine Bilder oder Daten der Abteilung 1 (Eigentümereintragungen) ins Ausland verbracht oder übermittelt, da die Informationen der Abteilung 1 eines Grundbuchblattes (Eigentümerinformationen) nicht erfasst werden. 8. ob und in welchem Umfang der Transport bzw. Rücktransport der einzelnen Grundbuchblätter, Loseblattsammlungen und Folianten konkret überwacht und im Hinblick auf die Anforderungen an die Durchführung des Transports gewährleistet werden (Ziffer 3.10 der Verdingungsunterlagen); Zu 8.: Die Einhaltung der in den Verdingungsunterlagen gestellten Anforderungen an die Durchführung des Transportes wurden vom Auftragnehmer zugesichert. Darüber hinaus wird der Transport und der Rücktransport der Grundbücher stichprobenartig durch Mitarbeiter der Projektgruppe, im Übrigen stets durch die Notare vor Ort, die die Grundbücher an den Dienstleister übergeben und von diesem wieder in Empfang nehmen, überwacht und überprüft. 9. wie Datenschutz, Datensicherheit und IT-Sicherheit im Hinblick auf die vom Auftragnehmer geforderten Maßnahmen konkret überprüft und ge- 7

8 währleistet werden, vor allem auch im Hinblick auf die Subunternehmer (Ziffer 3.8 der Verdingungsunterlagen), und ob und in welchem Umfang die Einhaltung der Datenschutzvereinbarung für die Mitarbeiter des Auftragnehmers bzw. der Subunternehmer geprüft und gewährleistet wird (Anlage 3 der Verdingungsunterlagen); Zu 9.: Die Einhaltung des Datenschutzes, der Datensicherheit und der IT-Sicherheit wird von den Datenschutz- und IT-Sicherheitsbeauftragten der beteiligten Unternehmen überprüft und sichergestellt. Der Datenschutzbeauftragte der Firma Kleindienst überprüft zudem die Einhaltung des Datenschutzes, der Datensicherheit- und der IT-Sicherheit bei beiden beteiligten Subunternehmern. Darüber hinaus ist das Justizministerium vertraglich berechtigt, sich jederzeit auch vor Ort darüber zu informieren, dass die geforderten Maßnahmen zum Datenschutz, zur Datensicherheit und zur IT-Sicherheit eingehalten werden. Alle Mitarbeiter, die mit Grundbuchdaten in Verbindung kommen werden, werden die in Anlage 3 der Verdingungsunterlagen enthaltene Datenschutzvereinbarung unterschreiben. 10. ob die Verdingungsunterlagen und die Auftragsabwicklung mit den Datenschutzbestimmungen nach EU-, Bundes- und Landesrecht im Einklang stehen, insbesondere im Hinblick auf Subunternehmer in Ländern, die nicht der EU angehören, und wie der Landesbeauftragte für den Datenschutz das Ausschreibungsverfahren und die Auftragsabwicklung unter datenschutzrechtlichen Gesichtspunkten beurteilt. Zu 10.: Aus Sicht des Justizministeriums stehen die Verdingungsunterlagen und die Auftragsabwicklung im Einklang mit den Datenschutzbestimmungen nach EU-, Bundes- und Landesrecht. Der Landesbeauftragte für Datenschutz Baden-Württemberg hat mit Schreiben vom 9. Juli 2003 mitgeteilt, dass eine Auftragsvergabe an einen Subunternehmer aus einem Staat außerhalb der EU zulässig ist. Bei einem Unternehmen aus Rumänien hält er jedoch die Unterzeichnung von Standardvertragsklauseln, die die EU-Kommission empfohlen hat, für erforderlich. Ferner weist der Landesbeauftragte für Datenschutz auf einzelne technischorganisatorische Schutzmaßnahmen hin (Beispiel: Zugangskontrollen, Länge der von den Erfassungskräften verwendeten Passwörter), die zur Klarstellung noch einmal ausdrücklich mit den beteiligten Unternehmen vereinbart werden sollen. Das Justizministerium hat bereits veranlasst, dass die genannten Standardvertragsklauseln von allen beteiligten Unternehmen unterzeichnet werden. Außerdem werden zur ausdrücklichen Klarstellung die vorgeschlagenen technisch-organisatorischen Schutzmaßnahmen mit allen beteiligten Unternehmen vereinbart. Werwigk-Hertneck Justizministerin 8

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