GFT hyparchiv. Version 7.0

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1 GFT hyparchiv Version 7.0 Carsten Volmari (Produktmanagement & Entwicklungsleitung) bpi forum 2007 Bielefeld, 10. Mai 2007

2 Agenda GFT hyparchiv 7.0 Upgrade von GFT hyparchiv 6.x auf GFT hyparchiv 7.0 Ausblick GFT Solutions GmbH Seite 2

3 Agenda GFT hyparchiv 7.0 Upgrade von GFT hyparchiv 6.x auf GFT hyparchiv 7.0 Ausblick GFT Solutions GmbH Seite 3

4 GFT hyparchiv 7.0 Vorbemerkung und Überblick Vorbemerkung Dieser Vortrag richtet sich in erster Linie an Personen, die mit der Funktionalität von GFT hyparchiv 6.x bereits vertraut sind. Auf die altbewährten Funktionen von GFT hyparchiv wird nicht weiter eingegangen. Im Mittelpunkt stehen die neuen Funktionen von GFT hyparchiv 7 Überblick über die neuen Funktionalitäten von GFT hyparchiv 7 Dokumenttypen Erweiterte Suchfunktionalität Versionierung von Dokumenten Dokument-Zugriffsrechte auf Dokument-Ebene Erweiterung von Hierarchien GFT hyparchiv Desktop (Design) Medienmanagement Integration mit Microsoft Office Lizenzüberwachung GFT Solutions GmbH Seite 4

5 GFT hyparchiv 7.0 Details (1) Dokumenttypen Dokumenttypen dienen der Klassenbildung von Dokumenten. In Dokumenttypen werden Metadaten (zulässige und obligatorische Stempel) sowie administrative Eigenschaften zusammengefasst (zulässige Departments, Berechtigungs- Templates, Versions-Modus, Ereignisse für das Anlegen einer neuen Instanz, etc.). Dokumenttypen erleichtern Anwendern und den Administratoren die Arbeit mit GFT hyparchiv. Fehlbedienungen werden vermieden. Dokumenttypen werden in GFT hyparchiv UserAdmin gepflegt. Dokumente können beim Anlegen oder auch nachträglich genau einem Dokumenttyp zugeordnet werden. Erweiterte Suchfunktionalität Speicherung zusätzlicher Verwaltungsdaten für Dokumente. Erweiterte Suchfunktionalität nach Verwaltungsdaten (z.b. Erstellungsdatum, Besitzer, Bearbeiter, Dokumenttyp, etc.). Kombinierbar mit Stempel-Recherche GFT Solutions GmbH Seite 5

6 GFT hyparchiv 7.0 Details (2) Versionierung von Dokumenten Optimale Unterstützung für die Bearbeitung von Dokumenten durch Versionierung Prinzipielle Festlegung im Dokumenttyp, ob Dokumente des jeweiligen Typs versionierbar sind. Dokumente ohne Dokumenttyp können auf Anforderung nachträglich in versionierbare Dokumente gewandelt werden. CheckOut- und CheckIn-Mechanismen zum Schutz vor unbeabsichtigten und konkurrierenden Zugriffen auf Dokumente. Bearbeitungsstatus Revision, Version und Freigabe. Änderung des Dokumentinhaltes führt zu einer neuen Instanz. Änderung der Indexdaten führt optional zu einer neuen Instanz (konfigurierbar im Dokumenttyp). Änderungen von Annotationen und Notizen führen zu keiner neuen Instanz. GFT Solutions GmbH Seite 6

7 GFT hyparchiv 7.0 Details (3) Dokument-Zugriffsrechte auf Dokument-Ebene Dokument-Zugriffsrechte regeln den Zugriff auf Dokumentenkomponenten (Inhalt, Index, Annotationen/Notizen) Bisher konnten Dokument-Zugriffsrechte nur auf Department-Ebene gesetzt werden Mit Version 7 können Dokument-Zugriffsrechte auf Dokument-Ebene gesetzt werden (Access Control List). Voreinstellungen können als Zugriffsrechtevorlage auf Dokumenttyp-Ebene individuell für die drei Bearbeitungsstatus Revision, Version und Freigabe konfiguriert werden. Besitzer und Bearbeiter von Dokumenten sind mit speziellen Rechten ausgestattet. Für hierarchisch abgelegte Dokumente können spezielle Vererbungsregeln konfiguriert werden. Dokument-Zugriffsrechte für die Vererbung können am Eltern-Dokument oder am Dokumenttyp des Eltern-Dokuments eingestellt werden. GFT Solutions GmbH Seite 7

8 GFT hyparchiv 7.0 Details (4) Erweiterung von Hierarchien Verweise auf archivierte Dokumente aus unterschiedlichen Ordnerstrukturen GFT hyparchiv Desktop (Design) Verschiedene Ressourcensichten (Hierarchie, Stempel, Dokumenttyp, Arbeitsbereich) Neue Icons und neue Farbgebung Medienmanagement Neues Verfahren zum inkrementellen Beschreiben von Medien in mehreren Schritten optional verfügbar (Beschreiben von Medien in mehreren Sessions). Die Hardware muss Multisessionfähig sein. Das herkömmliches Verfahren zum Beschreiben von Medien in einem Schritt (Beschreiben der Medien in einer Session) wird nach wie vor unterstützt Inkrementell beschriebene CDs oder DVDs können zur Zeit noch nicht lokal im GFT hyparchiv Desktop gemountet werden Unterstützung von BlueRay-Medien ArchiveViewer Reorganisation der Registerkarten GFT Solutions GmbH Seite 8

9 GFT hyparchiv 7.0 Details (5) Clientseitige Nutzung der neuen Funktionalitäten GFT hyparchiv Desktop GFT hyparchiv AutoArchive Andere GFT hyparchiv Programme (z. B. GFT hyparchiv Link for R/3, GFT inboxx, etc.) nutzen die neue Funktionalität (noch) nicht. Die neuen Funktionalitäten stehen zur Zeit noch nicht in GFT hyparchiv WebAccess zur Verfügung. Integration mit Microsoft Office Integration mit Microsoft Office 2003 und 2007 GFT Solutions GmbH Seite 9

10 GFT hyparchiv 7.0 Details (6) Lizenzierung der neuen Funktionalität Die neuen Funktionalitäten Dokumenttypen, Erweiterte Suchfunktionalität, Verweise auf archivierte Dokument, Inkrementelles Beschreiben von Medien etc. sind in der Basisfunktionalität von GFT hyparchiv 7.0 enthalten. Die neuen Funktionalitäten Dokument-Zugriffsrechte auf Dokument-Ebene und Versionierung von Dokumenten stellen eine qualitative Erweiterung von GFT hyparchiv in Richtung DMS dar. Sie müssen als ein Paket gesondert lizenziert werden. Die Integration mit Microsoft Office muss gesondert lizenziert werden. Für die Unterstützung von BlueRay-Medien muss eine entsprechende Treiber-Lizenz erworben werden. Lizenzüberwachung Rechnergebundene Lizenzdatei. Überwachung von Concurrent Usern und Online-Volumen. Nach der Installation von GFT hyparchiv 7 muss innerhalb von 2 Wochen eine Produktiv- Lizenzdatei beim Support der GFT Solutions GmbH angefordert und eingespielt werden. Software-technische Maßnahmen bei erkannten Lizenzüberschreitungen (Einschränkungen der Funktionalität). GFT Solutions GmbH Seite 10

11 Agenda GFT hyparchiv 7.0 Upgrade von GFT hyparchiv 6.x auf GFT hyparchiv 7.0 Ausblick GFT Solutions GmbH Seite 11

12 Upgrade von GFT hyparchiv 6.x auf GFT hyparchiv 7.0 (1) Kompatibilität mit GFT hyparchiv 6.x Nach einem Upgrade von GFT hyparchiv 6.x auf GFT hyparchiv 7.0 kann die Version 6.x nicht wieder reaktiviert werden. Die von GFT hyparchiv 7 erzeugten internen Datenformate können von Version 6.x nicht verarbeitet werden. Die mit GFT hyparchiv 6.x archivierten Daten können problemlos von GFT hyparchiv 7 gelesen und auch erweitert werden. Es werden keine 6.x / 7.x Mix-Szenarien unterstützt. Client- und Server-Komponenten müssen zur gleichen Zeit aktualisiert werden. Alte Programme können nach einem Update der Interface-Komponenten auf den ArchiveServer 7.0 zugreifen: Standardprogramme auf Basis von GFT hyparchiv AutoArchive (GFT inboxx, GFT hyparchiv WebAccess, etc.) können nach einem Upgrade von GFT hyparchiv AutoArchive auf Version 7.0 wie zuvor betrieben werden. Eigenentwicklungen auf Basis von GFT hyparchiv AutoArchive können nach einem Upgrade von GFT hyparchiv AutoArchive auf Version 7.0 wie zuvor betrieben werden. Für GFT hyparchiv Link for R/3 ist ein Upgrade auf Version erforderlich (keine funktionalen Änderungen), um auf den ArchiveServer 7.0 zugreifen zu können. GFT Solutions GmbH Seite 12

13 Upgrade von GFT hyparchiv 6.x auf GFT hyparchiv 7.0 (2) Inkrementelles Beschreiben von Medien Für die Nutzung des Inkrementellen Beschreibens von Medien mit CDs / DVDs ist ein Crossupgrade der vorhandenen Treiber-Lizenz notwendig. Sonstiges Betriebssysteme Server: Windows Server 2003 Client: Windows XP und Windows Vista GFT hyparchiv kann wie bisher unter Citrix Metaframe betrieben werden. Hardwareanforderungen nicht signifikant gestiegen GFT Solutions GmbH Seite 13

14 Agenda GFT hyparchiv 7.0 Upgrade von GFT hyparchiv 6.x auf GFT hyparchiv 7.0 Ausblick GFT Solutions GmbH Seite 14

15 Ausblick Weiterentwicklung von GFT hyparchiv Neue Roadmap zur Zeit in Arbeit Folgende Themen werden dabei schwerpunktmäßig diskutiert: Framework für die Entwicklung integrierter Archiv/DMS/BMP-Lösungen auf Basis von GFT hyparchiv und GFT inspire GFT hyparchiv WebClient mit Unterstützung der neuen Funktionalität von Version 7 Unterstützung von Basis Workflow-Funktionalität (Integration mit GFT inspire) Multilingualität, UNICODE Virtuelle Hierarchien SharePoint Server Integration Langzeitspeicherformate (PDF/A, TIFF) Retention-Management GFT Solutions GmbH Seite 15

16 Vielen Dank für Ihr Interesse. GFT Solutions GmbH Brooktorkai Hamburg T F Copyright GFT Solutions GmbH, 2007 Diese Präsentation ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung, Weitergabe oder Verwendung, auch in Teilen, ohne Zustimmung der genannten Firmen ist unzulässig. Die Inhalte dieser Präsentation sind vertraulich zu behandeln. Die Weitergabe von Informationen und Inhalten an Dritte ist unzulässig. GFT Solutions GmbH Seite 16

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