SoftClean GmbH. Änderungen in SoftClean Professional Version

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1 Sehr geehrter SoftClean Kunde, In diesem Dokument sind alle die Punkte enthalten, die seit der Version in SoftClean Professional und PreCal geändert wurden. Die Aufzählung ist nach der Menüstruktur von SoftClean gegliedert. Änderungen in SoftClean Professional Version Mit der Version 7 erfolgt die Umstellung von SoftClean auf eine modernere Programmier- und Laufzeitumgebung. Damit ergeben sich für Sie u.a. folgende Verbesserungen: bessere Integration in aktuelle Microsoft Windows- und Officeversionen, moderneres Design Vergrößern von Formularfenstern inclusive Unterformulare, z.b. in der Faktura Wegfall der Schwierigkeiten mit dem Mausscrollrad oder beim Speichern geänderter Seiteneinstellungen schnelle Suchfunktion in den Formularen... Die grundsätzliche Bedienung des Programms bleibt gleich, so dass Sie wie gewohnt weiterarbeiten können. Voraussetzung für die Installation ist mindestens Windows XP Servicepack 2. 1

2 INHALT Allgemein... 2 Objekte... 3 Objekte... 3 Objektdaten...3 Historie...3 Dokumente...3 Personalverwaltung... 3 Akkord...3 Vorgangsverwaltung... 3 Drucken...3 Blockdruck Rechnung... 4 Op-Verwaltung... 4 Rechnungsausgang... 4 Rechnungsausgangslisten...4 Rechnungseingang... 4 Rechnungseingangslisten...4 Mahnwesen... 4 Stammdaten... 4 Material... 4 Lager...4 Kostenstellen... 4 Listen... 5 Kunden... 5 CRM-Liste...5 Personal... 5 Urlaubsliste...5 Lohnprüfung... 5 Qualitätskontrolle... 5 Mobiles Gerät... 5 Allgemein... 5 Vorgänge übertragen... 5 Ergebnisse auslesen... 6 Auswertung... 6 Extras... 6 Im und Export... 6 Microsoft Excel... 6 Fibu & Lohn... 6 Konfiguration... 6 Leistungen... 6 Standardleistungsverzeichnis... 6 Personal... 7 Lohnarten... 7 Räume... 7 Raumgruppen... 7 Qualitätskontrolle... 7 Toleranzwerte... 7 Optionen... 7 Ausdruck Ausdruck Objektverwaltung... 7 Vorgangsverwaltung... 7 ALLGEMEIN In Formularen mit Datensatznavigationsleiste finden Sie dort ein Feld Suchen, in das Sie eine beliebige Zeichenfolge eingeben können. Während der Eingabe wechselt das Formular zum ersten Datensatz, in dem sich diese Zeichenfolge in einem beliebigen Feld befindet. Bei Vergrößerung eines Formulars wird auch ein enthaltenes Unterformular vergrößert (z.b. Faktura), so dass höhere Bidschirmauflösungen besser nutzbar sind. Die Einstellungen werden gespeichert. Diese Funktion steht derzeit für die Objektverwaltung und die Vorgangsverwaltung zur Verfügung. Die Multifunktionsleiste am oberen Rand läßt sich minimieren (Kontexmenü rechte Maustaste), so dass bei Bedarf mehr Platz im Programmfenster zur Verfügung steht. Sie können nun auch in Unterformularen und Suchfeldern mit dem Muasrad scrollen, ohne dass dabei ungewollt der Datensatz wechselt. 2

3 OBJEKTE Objekte Sie können für zwei Suchfelder selbst festlegen, nach welchem Kriterium Sie ein Objekt suchen möchten. Das dritte Suchfeld bezieht sich immer auf eine Belegnummer - hier wählen Sie den Belegtyp. Objektdaten Aktivieren Sie je Objekt die Steuerumkehr nach 13b UStg. Das entsprechende Kontrollkästchen finden Sie unter Objekte - Objekte - Objektdaten. Wählen Sie zunächst die Umsatzsteuer mit 0% (legen Sie diese eventuell unter Konfiguration - Allgemein - Steuerarten an) und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen. Auf den Ausdrucken (Rechnung, Auftrag etc.) wird Ihnen nun nur der Nettobetrag angezeigt bzw. ausgedruckt Übernehmen Sie die 'Texte für Vorbemerkungen' ganz einfach als Kurzinfo. Klicken Sie dazu einfach die Schaltfläche mit dem Pfeil zwischen den 2 Feldern. Der Text wird dabei auf 50 Zeichen eingekürzt Sie können getrennt für Rechnung, Arbeitsschein und restliche Ausdrucke (Lieferschein, Angebot Auftrag, Quittung) bestimmen, ob die Kurzinfo mit ausgedruckt werden soll. Aktivieren Sie zunächst das Kontrollkästchen Kurzinfo aktivierbar für Rg/AN/sonstige in den Objekt-Optionen (Konfiguration - Optionen - Objektverwaltung). Nun können Sie unter Objekte - Objekte - Objektdaten die Kontrollkästchen für die einzelnen Ausdrucke separat aktivieren bzw. deaktivieren. Historie Ab dieser Version wird zu Rechnungen, Gutschriften, Angeboten, Aufträgen und Lieferscheinen die Kurzinfo (Objekte - Objekte - Objektdaten) mit abgespeichert. Wenn sie nun in der Historie (Objekte - Objekte) nach einem dieser Belege suchen, sehen Sie auch gleich die zugehörige Kurzinfo zum Zeitpunkt des Ausdrucks. Dokumente Unter Objekte Objekte habe Sie nun auf der neuen Registerkarte Dokumente die Möglichkeit, weitere Dokumente (wie PDF-Dateien, Bilder, Textdateien etc.) dem Objekt zuzuordnen. Die Handhabung entspricht der, wie Sie bei Stammdaten - Kunden der Fall ist. Außerdem werden Dokumente von Objekten auch immer bei dem zugehörigen Kunden angezeigt. Personalverwaltung Sie können für die zwei Suchfelder selbst festlegen, nach welchem Kriterium Sie ein Objekt suchen möchten. Akkord Sie können jetzt einen Arbeitsschein wählen, um daraus Akkorddaten zu erstellen. Bisher wurde immer der letzte gedruckte Arbeitsschein als Buchungsarbeitsschein verwendet. Sollten Sie nun mehrere Arbeitsscheine hintereinander drucken (z.b. bei wochenweisem Druck), wählen Sie den entsprechenden Arbeitsschein für die Akkordberechnung. Somit ist auch die Auswertung (Statistik Personal-Akkord- Statistik) eindeutig zuzuordnen. Vorgangsverwaltung Über ein Symbol links oben klappen sie ein zusätzliches Navigationsformular aus, welches einen besseren Überblick über Ihre Vorgänge bietet. Hier können Sie auch festlegen, ob der Name oder die Nummer für Kunden und OBjekte angezeigt und die Etagenebene eingeblendet werden soll. Drucken In der Positionsliste (Objekte/Stammdaten Vorgangsverwaltung Drucken) können Sie nun für den Preis/m² die Zahl der Nachkommastellen (2-4) wählen Sie können nun bei entsprechenden Berichten die Raumgruppenlegende deaktivieren. Dadurch wird auf der ersten Seite der Auswertung gerade bei vielen Raumgruppen Platz gespart. Aktivieren Sie dazu das entsprechende Kontrollkästchen. Weiterhin können Sie nun das Leistungsverzeichnis, das Leistungsverzeichnis mit Terminen und das Leistungsverzeichnis mit Piktogrammen nach Raumverantwortlichen filtern. Der Raumverantwortliche läßt sich dann optional mittels des entsprechenden Kontrollkästchen auch einblenden. 3

4 Ausserdem werden Ihnen auf dem Leistungsverzeichnis mit Terminen nun unter jedem Tag für jeden Raum und auch insgesamt die Summen der Zeiten ausgewiesen. Blockdruck Rechnung Sie können nun den Blockdruck im Vorlauf durchführen. Um diese Funktion nutzen zu können, müssen Sie zunächst das Kontrollkästchen Blockdruckvorlauf ermöglichen unter Konfiguration - Optionen - Ausdruck1 aktivieren. Nun finden Sie unter Objekte - Blockdruck ein Kontrollkästchen Vorlauf. Wenn Sie diese Kontrollkästchen aktivieren und den Blockdruck durchführen, werden die gedruckten Rechnungen nicht historisiert. Das heißt: Die Rechnungen werden nicht verbucht (auf dem Ausdruck erscheint statt der Rechnungsnummer das Wort 'Vorlauf'). Außerdem wird je Rechnung nur ein Exemplar erstellt. Alle weiteren Ausdruckeinstellungen werden wie beim normalen Blockdruck durchgeführt. Dadurch können Sie vor dem richtigen Verbuchen der Rechnungen prüfen, ob die Rechnungen nach Ihren Wünschen eingestellt sind bzw. bearbeitet wurden Unter Konfiguration - Optionen - Allgemein können Sie auswählen, dass die Kundenumsatzstatistik und der Datev-Export anstelle des Rechnungsdatums über den Abrechnungsmonat gesteuert werden. Diesen können Sie für den Blockdruck jetzt hier festlegen. OP-VERWALTUNG Rechnungsausgang Rechnungsausgangslisten Bei den Bezahlten Rechnungen können Sie bei Selektion über das Zahlungseingangsdatum nun auch nach dem Zahlungseingangsdatum sortieren. Rechnungseingang Rechnungseingangslisten Unter OP - Rechnungseingang - Rechnungseingangslisten können Sie nun zusätzlich auch nach dem Zieldatum selektieren. Mahnwesen Im Mahnwesen (OP - Rechnungsausgang) ist nun auf sämtlichen Mahnvorschlagslisten der Restbetrag mit sichtbar. STAMMDATEN Material Lager Sie können nun Material deaktivieren (Kontrollkästchen Aktiv). Dadurch wird es in der Faktura und in der Lagerverwaltung nicht mehr angeboten. Kostenstellen Je Kunde lassen sich nun mehrere Kostenstellen definieren, welche verschiedene Adress-, Objekt- und Leistungsempfänger enthalten. Aktivieren Sie dazu zunächst unter Konfiguration - Optionen - Allgemein im Bereich Stammdaten - Kunden das Kontrollkästchen Kostenstelle mit erweiterte Daten. Nun haben Sie unter Stammdaten - Kostenstelle die Wahl der zugehörigen Kundennummer sowie der Adresszeilen. Auf der Registerkarte Adressdaten unter Stammdaten - Kunden sehen Sie die zum Kunden gehörenden Kostenstellen und können diese über die Schaltlfäche auch direkt aufrufen. Nun können Sie unter Objekte - Objekte nach der Wahl der Kundennummer (auch bei schon vorhandenen Objekten) die Kostenstelle wählen. Es werden dann die entsprechend hinterlegten Adressdaten der Kostenstelle in die dafür vorgesehenen Felder eingetragen. 4

5 LISTEN Kunden CRM-Liste Die CRM-Auswertung (Listen Kunden) lässt sich nun auch nach dem Erstellungstermin sortieren. Personal Urlaubsliste Unter Listen Personal Urlaubsliste wurde die Auswahl und die Anpassung der Auswertung erweitert. Sie können nun mittels der entsprechenden Kontrollkästchen wählen, welche Arten von Fehltagen Sie sich anzeigen lassen wollen. Außerdem können Sie den aktuellen Urlaubsstand ausblenden sowie jeden Mitarbeiter auf eine neue Seite drucken. Lohnprüfung Unter Listen - Personal - Lohnprüfung haben Sie nun eine weitere Gruppierungsmöglichkeit. Wenn Sie sich die Auswertung über Kostenstellen anzeigen und gruppieren lassen, können Sie dies mittels Aktiverung des entsprechenden Kontrollkästchens außerdem auf Objektnummern erweitern. QUALITÄTSKONTROLLE Mobiles Gerät Allgemein Die in der Vorgangsverwaltung angelegten Räume können jetzt für die Qualitätskontrollen zu Losen zusammengefasst werden. Aktivieren Sie dazu unter Qualitätskontrolle - Mobiles Gerät - Einstellungen das Kontrollkästchen Vorgänge in Lose zusammenfassen. Anschließend können Sie unter Qualitätskontrolle Mobiles Gerät über die Schaltfläche Lose konfigurieren die Lose erstellen. Um die Lose prüfen zu können, müssen die Vorgänge zunächst in einem Pool zur Übertragung auf den PDA bereitgestellt werden. Klicken Sie dazu auf Ausstehende Kontrollen und fügen Vorgänge hinzu. Danach schließen Sie das Formular und kehren so zum Ausgangsformular zurück Zum Übertragen auf den PDA wählen Sie ein oder mehrere Lose. Zur Auswahl stehen alle Lose, zu denen Vorgänge in der Liste der ausstehende Kontrollen enthalten sind. Legen Sie einen Kontrolltermin fest und wählen Sie als Richtwert den gewünschten Stichprobenumfang. Dieser ist als Mindestwert zu verstehen. Bei der anschließenden Zusammenstellung der Kontrolle werden so lange Vorgänge aus dem Pool hinzugefügt, bis dieser Wert erreicht oder überschritten wird. Klicken Sie nun auf Vorgangsdaten übertragen. Ist das Ende eines Kontrollzyklus eines Loses erreicht, muss dieser abgeschlossen werden. In diesem Fall werden Sie beim Starten von SoftClean darauf hingewiesen. Sind alle Kontrollen innerhalb dieses Kontrollzyklus vom PDA zurückimportiert worden, klicken Sie hier auf OK. Damit wird der bisherige Kontrollzyklus abgeschlossen und ein neuer beginnt, wobei sich die Dauer des Kontrollzyklus nach den in dem Los hinterlegten Kontrollzyklus richtet. Die Auswertung über Lose erfolgt dann über Qualitätskontrolle Auswertung. Hier finden Sie die zwei neuen Registerkarten Auswertung Lose und Entwicklung Lose. Vorgänge übertragen : Wenn Sie zusätzlich über das Zeiterfassungsmodul oder den SoftClean Uploader Sonderbuchungen (z.b. für verschlossene Räume) erfassen, können diese von der Übertragung ausgeschlossen werden, so dass sie durch die Stichprobenauswahl auf dem PDA nicht ausgewählt werden können. Aktivieren Sie dazu unter Qualitätskontrolle - Mobiles Gerät - Einstellungen das Kontrollkästchen Sonderbuchungen und das Kontrollkästchen Durch Sonderbuchungen erfasste Räume ausschließen. Sollen die Sonderbuchungen (aus dem SoftClean Uploader kommend) immer vor dem Übertragen der Vorgänge importiert werden, aktivieren Sie zusätzlich das entsprechende Kontrollkästchen. Diese Funktion können Sie jedoch noch vor dem Übertragen der Vorgänge auf den PDA unter Qualitätskontrolle 5

6 - Mobiles Gerät ein-/ausschalten. Die Auswertungen der Sonderbuchungen können Sie über die Schaltfläche [Auswertung Sonderbuchungen] aufrufen. Ergebnisse auslesen Stellen Sie hier ein, ob beim Öffnen des Formulares die Liste der PDA-Mandanten aktualisiert werden soll. Für den Einsatz auf einem Terminalserver und Verwendung von TeX für den Datenaustausch sollte diese Option deaktiviert werden, da dann normalerweise kein PDA an den Server direkt angeschlossen wird. Auswertung Bei der Mängelentwicklung werden jetzt auch die Leistungsbezeichnungen bzw. Raumkomponenten angezeigt. EXTRAS Im und Export Microsoft Excel Räume importieren Die Schnittstelle zum Raumimport wurde erweitert: Ist unter Konfiguration - Optionen - Vorgangsverwaltung (bzw. Allgemein) die Option QN der Raumgruppe verwenden aktiviert, wird diese ausgewertet und somit die in der Importtabelle enthaltenen Qaulitätsniveaus nicht verwendet. Räume werden beim Einlesen nur dann auf den Status "Inaktiv" gesetzt, wenn dies die entsprechende Zeile in der Exceldatei explizit vorgibt (mögliche Werte: 0, Falsch, False, N, No, Nein). In allen anderen Fällen oder bei Fehlen der Spalte wird der Raum aktiviert. Für das Feld Raumgruppe können Sie wählen, ob es als Raumgruppennummer oder Raumgruppenbezeichnung interpretiert wird. Räume ohne Raumgruppenzuordnung können automatisch einer wählbaren Raumgruppe zugewiesen werden Bei der Übernahme kann gewählt werden, ob und wie das Standardleistungsverzeichnis der Raumgruppe übergeben wird In der Exceldatei nicht enthaltenen Räume können in SoftClean deaktiviert werden. Dabei ist zu beachten, dass pro Vorgang auch nur eine Importdatei verwendet werden darf, da andernfalls nur die Räume der zuletzt eingelesenen Datei aktiv wären Sie können sich alle Änderungen, die beim Import vorgenommen werden, in einer Exeldatei dokumentieren lassen. Aktivieren Sie dazu einfach das entsprechende Kontrollkästchen. Fibu & Lohn Sie können die Lohndaten jetzt auch nach "Datev Lohn und Gehalt" übertragen. Wählen Sie dazu auf der Registerkarte Lohn unter Einstellungen das Datev-Programm Lohn und Gehalt. Wenn Sie nun wie gewohnt den Export durchführen, werden die Lohndaten in einer Textdatei (Lohn_x_mm-jjjj.txt) gespeichert, welche Sie in Datev Lohn und Gehalt über den ASCII-Import-Assistenten (Mandant Bewegungsdaten Importieren) einlesen können. Hinweis: Neben der Textdatei wird zusätzlich eine INI- Datei (Lohn.ini) erzeugt, die Sie vor dem Einlesen im ASCII-Import-Assistenten auswählen können. Dadurch brauchen Sie die erforderlichen Formatbeschreibungen der Importdatei nicht selbst festlegen Sie können die Lohndaten jetzt auch nach "Datev Lodas" übertragen. Wählen Sie dazu auf der Registerkarte Lohn unter Einstellungen das Datev-Programm Lodas. Wenn Sie nun wie gewohnt den Export durchführen, werden die Lohndaten in einer Textdatei (Lohn_x_mm-jjjj.txt) gespeichert, welche Sie anschließend in Datev Lodas über den Menüpunkt Mandant Daten übernehmen ASCII- Schnittstelle einlesen können. KONFIGURATION Leistungen Standardleistungsverzeichnis Das Standardleistungsverzeichnis kann nun mittels der Positionsnummer sortiert werden. Ändern Sie einfach die entsprechendenzahlen. 6 Internet

7 Personal Lohnarten Bei den Lohnauswertungen werden jetzt bei der Berechnung von ganztägigen Zuschlägen auch die Pausenzeiten berücksichtigt. Pausenzeiten, die in der Personalverwaltung hinterlegt wurden (Objekte Personalverwaltung Registerkarte Personalstunden / Objekte Personalverwaltung Personalplanung Grunddaten anlegen) konnten bisher nicht in den Zuschlägen berücksichtigt werden, da der genaue Zeitpunkt der Pausen fehlt. Bei ganztägigen Zuschlägen (von 00:00 Uhr bis 00:00 Uhr) ist der genaue Zeitpunkt der Pausen jedoch nicht relevant. Bei nicht ganztägigen Zuschlägen können die Pausenzeiten jedoch nicht berücksichtigt werden. Räume Raumgruppen Standardqualitätsniveau: Ist unter Konfiguration - Optionen - Vorgangsverwaltung die Option QN der Raumgruppe verwenden aktiviert, kann hier ein Standardwert für das Qualitätsniveau hinterlegt werden. Qualitätskontrolle Toleranzwerte Die Toleranzwerte (Konfiguration Qualitätskontrolle Toleranzwerte) lassen sich nun je Raumgruppe und auch kumuliert konfigurieren Sie können nun die Raumgrößenkategorien für Räume selbst festlegen. Klicken Sie auf [Standardwerte festlegen] und in dem sich öffnenden Formular auf [Raumgrößenkategorien]. Legen Sie hier nun die Größen der Räume und welche Kategorien genutzt werden sollen fest. Optionen Ausdruck Ist die Darstellungsform "Textzeile breit" im Bereich Berichtseinstellungenaktiviert, kann diese nun auch auf die maximal mögliche Breite konfiguriert werden. Aktivieren Sie dazu das entsprechende Kontrollkästchen im Bereich Bereichtseigenschaften. Ausdruck 2 Die Möglichkeiten zur Darstellung der des Leistungsanteils für handwerks/haushaltsnahe Dienstleistungen bzw. "Material<->Leistungen splitten" im unteren Bereich der Rechnung wurden erweitert. Unter Knfiguration - Optionen - Ausdruck2 können sie aktivieren, dass der Leistungsanteil linksbündig ausgedruckt wird. Der Material-Leistungs-Split erscheint dann rechtsbündig, wenn er zusätzlich für den Druck mit ausgewählt wurde. Ansonsten steht die komplette Breite für den Leistungsanteil zur Verfügung. Objektverwaltung im Punkt Faktura haben Sie nun die Möglichkeit, die Fakturasperre zu aktivieren. Somit können Sie für bestimmte Objekte die Bearbeitung durch unbefugte Mitarbeiter verhindern. Aktivieren Sie dazu das Kontrollkästchen Bearbeitungssperre ermöglichen. Sie werden nun aufgefordert ein Passwort einzugeben und dieses zu bestätigen. Für alle weiteren Schritte benötigen Sie nun immer dieses Passwort. Mittels der Schaltflächen [Aktivieren] und [Deaktivieren] können Sie alle oder auch nur Blockdruckobjekte in einem Schritt sperren. Unter Objekte Objekte Faktura können Sie die Fakturasperre für jedes Objekt individuell festlegen. Um ein Objekt trotz Sperre zu bearbeiten, betätigen Sie einfach die Schaltflächeund geben das Passwort ein Vorgangsverwaltung Qualitätsniveau: Beim Anlegen von Räumen kann anstelle des Standardqualitätsniveaus auch das unter Konfiguration - Räume - Raumgruppen hinterlegte QN zugeordnet werden. 7

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