prozivit Prozesse, Projekte und Produkte für das ZIVIT

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1 prozivit Prozesse, Projekte und Produkte für das ZIVIT Integriertes Auftrags-, Projekt- und Ressourcenmanagement auf Basis von SAP

2 Agenda Vorstellung ZIVIT Anforderungen an die Auftragsabwicklung Vorgehen bei der Realisierung SAP-Funktionalität Herausforderungen Wertbeitrag, Chancen 2 Messe Moderner Staat,

3 Entwicklung der IT-Organisation der BFinV 1955 Zentrale Organisation der IT Maschinelle Versuchsanlage der Bundesbesoldungsstelle 1971 Rechenzentrum der Bundesfinanzverwaltung Dezentralisierung der IT 1975 Abteilung Informationsverarbeitung im BfF Zollrechenzentrum Berlin Zollrechenzentrum Frankfurt Zollrechenzentrum Düsseldorf Zollrechenzentrum Stuttgart Zollrechenzentrum Karlsruhe Zollrechenzentrum Hannover Zollrechenzentrum Hamburg 2002 Rezentralisierung der IT ZID 2006 Zentrum für Informationsverarbeitung und Informationstechnik (ZIVIT) 3 Messe Moderner Staat,

4 ZIVIT Organisation Das ZIVIT betreut rd. 300 Fachverfahren ca. 950 Server über einen 7 x 24h UserHelpDesk mit 30 Agenten für rd Anwenderinnen und Anwender im Zoll, ca für steuerliche Verfahren Berlin Es erbringt diese Leistungen mit derzeit rd Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, davon rd. 440 Software-Entwicklerinnen und -Entwicklern und rd. 410 Beschäftigte in IT-Betrieb und -Service an bundesweit 8 Standorten (mit 2 größeren RZn) 4 Messe Moderner Staat,

5 Dienstleistungs-Portfolio des ZIVIT Dienstleistungen Geschäftsfelder Generalunternehmerschaft Entwicklung und Pflege (2 Abteilungen) IT-Betrieb und Service (1 Abteilung) IT-Beschaffung (Querschnittsabteilung) IT-Beratung und -Koordinierung Fachverfahren des Zolls Fachverfahren der Steuer Verwaltungs- Programme (e-government) Speziell: Personalwirtschaft Haushalts-, Kassenund Rechnungswesen SAP (ab 1998) Basisinfrastruktur Vor-Ort- Betreuung 5 Messe Moderner Staat,

6 Anforderungsszenario Auftragsbearbeitung Auftraggeber CRM/AM Disposition Ressourcenbedarfsplanung Priorisierung Ressourcenzuordnung ZIVIT-Referate AL/ALK Personal IT-Kapazitäten HH-Budget Auftragssteuerung Zeit-/Aktivitätenplan Prozesse Ereignisse Projektmanagement Workflowsteuerung Ereignissteuerung 6 Messe Moderner Staat,

7 Anforderungen an Toolunterstützung Steuerungsrelevante Informationen Funktionsunterstützung Auftragssituation (Projekte, Daueraufgaben) Personalverfügbarkeit Personaleinsatz Auftragsbearbeitungsstand Auftragskosten (betriebswirtschaftlich) Wirtschaftlichkeit (Ressourceneinsatz, Auftragsabwicklung) 7 Messe Moderner Staat,

8 Vorgehen bei der Realisierung Grobplanung Feinplanung Einführung AG-Schnittstelle Organisatorische Basisstruktur Konkretisierung der Prozesse Erarbeitung der Leitfäden Abgleich org. und funkt. Struktur Freigabe der Leitfäden Organisatorisches Betriebskonzept Betriebsvereinbarung Erarbeitung Schulungskonzepte Fortentwicklung Fachkonzept Evaluation Schulung und Einweisung Konzept Akzeptanz- Mgmt. Begleitendes Akzeptanzmanagement Technische Feinplanung Prozesseinführung/ -dokumentation Konkretisierung der Funktionsstruktur Marktsichtung Erstellung von Business Blueprints Erstellung eines ersten Leistungskataloges Projekteinrichtung Bereitstellung prozivit Pilotierung Einrichtung Schnittstellen Rollout Messe Moderner Staat,

9 Muster-Werkzeug Projektkalkulation Skill- Katalog Projektplanung Definition Rollen + Skills Suchen und Zuordnen Controlling + Finanzen Zeiterfassung Dokumenten- Management Berichtswesen Project Executive Dashboard Module SD Sales Order Customer Line item Account assignment Purchase Order BW CFA cproject Evaluations Module CO Internal Order cproject Accounting Object link Integration 13 $4,625 8 $1,166 2 $189 7 $9,156 6 $115 5 $2,165 9 $3, % $50 $ % 20% 4 100% 17% 8% $40 $14 44% $21 $576 $1, % 1 80% $4,738 17% 3 $20 60% 0 C $1,310 o 3 2 s 60% 33% 100% t 4 $2,292 $189 50% $ 0 T 11 $1, U 40% 85% 4 57% S $3, % $2,461 D $ % 11% 20% 1 $841 $ % 1 13% $1, % $ % $130 $ 0 0 $ 0 $317 0% SCM CRM PLM OPS Maps Geo ERP BUs + Module MM Accounting assignment R/3 CRM technical basis - cprojects stand by critical danger on plan closed not delivered 9 Messe Moderner Staat,

10 Inhalt Delta Blueprint 1. Inhalt Prozessmodell 1. Umfang des Prozessmodells 2. Dokumentnavigation 3. prozivit Prozessdarstellungen 2. Inhalt Projekt Management 1. Einführung Projektmanagement 2. Umgang mit den Geschäftstypen 3. Anlegen von Projekten 4. Terminierung von Projekten 5. Freigabe von Projekten 6. Realisierung der Projekte 7. Berichtswesen 8. Genehmigung von Phasen 9. Abschluss von Projekten 10. Berechtigungen und Benutzerrollen 3. Inhalt Finanzwesen 1. Allgemeine Konzepte und Strukturen 2. Arbeiten mit Geschäftsprozessen 4. Inhalt Dokumente 1. Allgemeine Begriffe 2. Dokumentarten und -definitionen 3. Anhänge 5. Inhalt Technisches Design 1. Einleitung 2. Ziel 3. Lösungsszenario 4. Sizing 5. Connectivity 6. Spracheinstellung 7. Archivierung 10 Messe Moderner Staat,

11 Projektphasen Projektvorbereitung Planung und Vorbereitung des prozivit-projektes Business Blueprint Erstellung der Delta-Business-Blueprints Ergebnisse aus den Workshops Geschäftsprozeßanforderungen Geschäftsabläufe im SAP-System Realisierungs- und Testphase Systemmanagement Detailkonfiguration und -abnahme Abschließender Integrationstest Start der Schulungsphase Start Changemanagement Produktivstartvorbereitung Übernahme der Personaldaten Aufbau der Skilldatenbank Datenübernahme aus Vorsystemen Go Live und Support Start der Pilotierung Start Supportphase Hauptprojekt Kick Off Go Live Vorprojekt 11 Messe Moderner Staat,

12 Projektorganisation Projekt Steuerkreis Technik Projektleitung Projektleitung Projekt Mgmt. Office Organisation Projektleitung KeyUser- KeyUser- Team Team (KEY) (KEY) Realisierungsteam Realisierungsteam (REA) (REA) Technik- Technik- Team Team (TEC) (TEC) Integrationsteam Integrationsteam (INT) (INT) Prozessteam Prozessteam (PRZ) (PRZ) Change Change Management Management (CM) (CM) Fachliche Ansprechpartner aus aus allen allen Abteilungen des des ZIVIT ZIVIT 12 Messe Moderner Staat,

13 Technik Anmeldeinformation Überprüfung der Anmeldeinformation Client Ergebnis Portal Zentrale Benutzerverwaltung (ZBV) CRM BW ERP HCM Projektsteuerung Reporting FI/CO CATS PSM ZBV MiniHCM Skill-DB Rollen / Berechtigungen 13 Messe Moderner Staat,

14 Herausforderungen Die Einführung einer neuen Software, vor allem einer umfassenden integrierten Lösung wie prozivit, erfordert Abstimmungsprozesse mit verschiedenen Interessensgruppen, Bereichen und internen Verfahren im ZIVIT. Darüber hinaus sind verschiedene begleitende Entwicklungsmaßnahmen auf organisatorischer Ebene notwendig. prozivit stellt sich diesen Herausforderungen und bearbeitet die Hürden auf dem Weg zur Einführung mit den jeweiligen Beteiligten. Integration von Atlas Datenkonsolidierung Auftragsmanagement, CRM, SLM Entscheidungen auf Leitungsebene Ziel Werkzeug- Abgrenzung Start Integration der Betriebstätigkeit

15 Funktions-Architektur 15 Messe Moderner Staat,

16 prozivit-wertbeitrag Für die ZIVIT-Leitung: Gesamtsicht auf die Ressourcenverfügbarkeit (Tätigkeitsprofil, Verfügbarkeit, Skills) sowie den Ressourcenverbrauch (Plan, Ist) Status und Wirtschaftlichkeit der einzelnen Projekte im ZIVIT Gesamtsicht über die Auftragssituation des ZIVIT effektive und transparente Ressourcenzuordnung und -verteilung Verbesserung der Personalentwicklung Auswahl und Schwerpunktsetzung bei Projekten (Portfoliomanagement) Gleichzeitig unterstützt prozivit durch die prozessuale Ausrichtung: das Kunden- und Auftragsmanagement ein einheitliches, fachlich fundiertes Projektmanagement die Implementierung einheitlicher, dienstsitzübergreifender Kernprozesse die Klärung und Stärkung von Entscheidungsstrukturen Nicht zuletzt ist prozivit für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: eine effiziente und prozesskonforme IT-Unterstützung für die Aufgabenerfüllung 16 Messe Moderner Staat,

17 prozivit Rollout-Potenzial Standardisierung im ERP-Umfeld auf Basis von Aufträgen Budgetplanung und Buchung Kapazitätsmanagement Zeitmanagement Materialverwaltung und Beschaffung Verbesserung der Personalbewirtschaftung Anbindung an IT-Rahmenplanung und Jahresplanung Unterstützung einer ressort-bezogenen KLR Ausprägung eines Multiprojektcontrolling 17 Messe Moderner Staat,

18 Abbildung weiterer Behörden im Rechnungswesen SAP Organisationselemente ZIVIT Zoll BADV Forst BMF BZSt BuKr BuKr BuKr BuKr BuKr BuKr Kostenrechnungskreis Finanzkreis ERP (Mandant 500) 18 Messe Moderner Staat,

19 Benefit für die Verwaltung Während der Realisierung erfolgt ein Know-How-Transfer zu Prozess-methodischem Wissen SAP-Funktionalität Einbindung in die Aufbauorganisation Dadurch gewinnt das ZIVIT an IT- und Prozess-Kompetenz und bringt gleichzeitig Verwaltungs-Know Know-How ein. Dies kann von anderen Verwaltungseinheiten bei der Einführung entsprechender Lösungen genutzt werden. 19 Messe Moderner Staat,

20 Fragen Wünsche Anmerkungen 20 Messe Moderner Staat,

21 Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 21 Messe Moderner Staat,