Einführung. ADNOVA office LAND-DATA

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1 Einführung ADNOVA office LAND-DATA

2 ADNOVA Software Dieses Handbuch wurde mit ComponentOne Doc-To-Help. erstellt. Copyright 2011 LAND-DATA GmbH, Wedekindstraße 9-11, Visselhövede Tel.: Fax: Visselhövede, September 2011

3 Inhalt ADNOVA made by LAND-DATA... 4 ADNOVA Software... 4 ISO 9001 Zertifizierung... 5 Datenschutz zertifiziert... 6 Copyright... 6 Über diese Einführung... 7 Installation... 8 Systemvoraussetzungen... 8 Installation... 8 Aktualisierung... 9 Deinstallation des Programms Registrierung und Konfiguration Der erste Start Ersteinrichtung des Programms Einrichtung der Artikelstammdaten Einrichtung der Kundenstammdaten Funktions- und Leistungsumfang Auftragsverwaltung Rechnungs-/Gutschriftenerstellung Automatische Fakturierung wiederkehrender Leistungen Export in csv-dateien Benutzerunterstützung und Support Bedienungselemente und Oberfläche Allgemeine Hinweise Bildschirmdarstellung Tastaturbelegung Extras und Dienste Datensicherung Druckereinrichtung Vorschau Auswertung... 42

4 ADNOVA Software ADNOVA made by LAND-DATA ADNOVA Software Die LAND-DATA GmbH entwickelt seit mehr als 40 Jahren professionelle Software-Lösungen für Unternehmen und Steuerberatungskanzleien mit dem Schwerpunkt Rechnungswesen in Landwirtschaft und Gewerbe. Der Dialog mit unseren Anwendern und Anregungen aus der Praxis setzen den Maßstab für die Gestaltung der Produktfamilie. Neben dem Fakturierungsprogramm ADNOVA office stehen Softwareanwendungen zur Buchführung (ADNOVA finance), Einkommensteuererstellung (ADNOVA e.tax), Lohnabrechnung (ADNOVA lohn) sowie Dokumentenmanagement (ADNOVA ELO) zur Verfügung. Die Programme sind mit Schnittstellen für den Datenaustausch ausgestattet, so dass Daten nur einmal erfasst werden müssen, um in allen Anwendungen genutzt werden zu können ADNOVA office Profiline ADNOVA office unterstützt Sie bei Routineaufgaben des Kundenmanagements wie der Auftragsabwicklung und Rechnungsstellung. Sie können Lieferungen und Leistungen einfach und komfortabel abrechnen. Alle Daten und Belege bleiben im Unternehmen, die ausgestellten Rechnungen werden systematisch gespeichert und abgelegt. Die in ADNOVA office erfassten Daten können direkt entsprechenden Erlöskonten zugeordnet und einfach in die Finanzbuchführung übernommen werden. Mit der Unterstützung von Serienbriefen in Microsoft Word sowie Aufträgen, Lieferscheinen und Rechnungen bietet ADNOVA office alle Funktionen, die für ein optimales Kundenmanagement sowie die Auftragsabwicklung erforderlich sind. Mit Hilfe umfangreicher Auswertungsmöglichkeiten und einem frei- 4 ADNOVA office ADNOVA made by LAND-DATA

5 en csv-export in nachgelagerte Systeme haben Sie dabei den aktuellen Stand der Dinge stets im Blick. Fakturierung leicht gemacht - Sowohl für die Abrechnung nach Menge x Preis als auch für die Pauschalfakturierung wiederkehrender Leistungen ist ADNOVA office die ideale Softwarelösung für die Erledigung der Rechnungsabwicklung eines Betriebes. Regelmäßig wiederkehrende Rechnungs- und Gutschriftenposten können für alle Kunden ohne zusätzliche Erfassung automatisch erstellt werden. Ebenso ist die Definition und Abrechnung individueller Verpackungseinheiten möglich - eine Übergabe der Mengen in ADNOVA finance erfolgt für den landwirtschaftlichen Kontenrahmen und den SKR04. Grundlage ist eine zentrale Stammdatenverwaltung zur Erfassung und Pflege aller kundenbezogenen Daten. Zusätzliche frei definierbare Kundenstammdaten ermöglichen eine Ablage und Selektion nach einzelnen Kundengruppen. Darüber hinaus können Artikel in Gruppen zusammengefasst werden. Die Hinterlegung eines Rabatts ist für Artikel und Kunden möglich. ADNOVA office Profiline kann sowohl auf einem Einzel-PC als auch im Netzwerk eingesetzt werden, so dass von mehreren Arbeitsplätzen aus gearbeitet werden kann. Das Programm ist zudem in der Grundversion mehrfirmenfähig, daher können Sie Rechnungen im Auftrag mehrerer Firmen schreiben. ADNOVA office Profiline Plus ADNOVA office Profiline Plus ist die Programmversion für Verbände aus dem landwirtschaftlichen Umfeld. Zusätzlich zu den Funktionalitäten von ADNOVA office sind zahlreiche Stammdaten zur Beschreibung des land- und forstwirtschaftlichen Betriebs auf der Grundlage des DBV-Knopfdrucksystems vorhanden. Die ausgelagerte Beitragsberechnung, der Import der Beitragsdaten und die Fakturierung von Beiträgen machen eine einfache Beitragserhebung möglich. ISO 9001 Zertifizierung Mit LAND-DATA Software arbeiten bundesweit mehrere tausend Mitarbeiter in Steuerkanzleien und Unternehmen. Unsere Software bildet die Grundlage wirtschaftlicher Entscheidungen und Erklärungen gegenüber Banken und Behörden. Dabei setzen wir auf hohe Qualität sowie Fehlerfreiheit der Produkte und Dienstleistungen und damit ein hohes Maß an Kundenvertrauen. Alle Unternehmensprozesse sowie das Handeln von Mitarbeitern und Management orientieren sich an dieser Qualitätspolitik. ISO 9001 Zertifizierung ADNOVA office ADNOVA made by LAND-DATA 5

6 Datenschutz zertifiziert Die LAND-DATA GmbH hat sich 2007 mit einem effizienten Qualitätsmanagement für das Gütesiegel ISO 9001 qualifiziert. Der Ausbau und die Zertifizierung des Qualitätsmanagementsystems nach DIN EN ISO 9001 ist ein wichtiger Schritt für unser Unternehmen, um das Vertrauen bei Kunden weiter auszubauen, die Kosten und den Fehlleistungsaufwand kontinuierlich zu senken und dadurch den Ertrag zu steigern. Das erfolgreiche Führen und Betreiben einer Organisation erfordert, dass sie in systematischer und klarer Weise geleitet und gelenkt wird. Das umfasst, neben anderen Managementdisziplinen, auch ein effizientes Qualitätsmanagement. Für den Ausbau und die Sicherung des Unternehmenserfolgs setzt die LAND-DATA auf die ständige Verbesserung des Managementsystems unter Berücksichtigung der Erfordernisse aller interessierten Parteien. Durch die konsequente Ausrichtung des Qualitätsmanagementsystems an der ISO 9001 profitiert das gesamte Unternehmen von der Systematik und den Inhalten dieser Norm. Sie führt nachweislich zu kontinuierlicher Verbesserung, sinkenden Prozess- und Fehlerkosten, motivierten Mitarbeitern und zufriedenen Kunden. Datenschutz zertifiziert Für LAND-DATA ist der Datenschutz ein überaus wichtiges Element der Unternehmensaktivitäten. Um gegenüber Kunden und Gesellschaftern einen Nachweis sowohl über die Gesetzeskonformität als auch die Wirksamkeit der betriebenen Datenschutz- und Datensicherheitsmaßnahmen zu erbringen, hat LAND-DATA von der im Bundesdatenschutzgesetz geschaffenen Möglichkeit Gebrauch gemacht, auf freiwilliger Basis das Datenschutz-Konzept durch unabhängige und zugelassene Gutachter prüfen und bewerten zu lassen. Durch ein externes Audit wurden die Bereiche Softwareentwicklung, Rechenzentrumsdienstleistungen, Marketing und Support eingehender Prüfungen unterzogen. Mit diesem Zertifikat wird LAND-DATA bescheinigt, dass das Unternehmen den Datenschutz gemäß Bundesdatenschutzgesetz gesetzeskonform gestaltet hat. Das Zertifikat gilt für ein Jahr, im Folgejahr wird sich LAND-DATA erneut einer Überprüfung der Bereiche Datenschutz und Datensicherheit unterziehen Copyright Die Rechte an der Software ADNOVA office sowie an Handbuch und Hilfefunktionen liegen bei der LAND-DATA. Der rechtmäßige Erwerb der Programm-DVD erlaubt die Nutzung auf einer Rechnereinheit gemäß Kauf-/Lizenzvertrag. Dieses Nutzungsrecht kann nicht auf andere/weitere Personen/Organisationen übertragen werden. 6 ADNOVA office ADNOVA made by LAND-DATA

7 Bei unsachgemäßer Programmbedienung (z. B. Warm- und Kaltstart) besteht die Gefahr, dass Daten zerstört werden. Eine Haftungspflicht für Folgeschäden durch unsachgemäße Nutzung des Programms ist ausgeschlossen. Über diese Einführung Über diese Einführung In dieser Programmeinführung finden Sie Hinweise zu Installation/Deinstallation, Ersteinrichtung, Handhabung des Programms, Konfiguration von Firmen, Aufnahme von Kundendaten, einen Überblick über den weiteren Leistungsumfang des Programms, sowie eine Beschreibung der Programmoberfläche und allgemeiner Funktionen wie Datensicherung und Drucken. Eine detaillierte Beschreibung des Programms inklusive Auftragserfassung, Fakturierung wiederkehrender Pauschalbeträge, des Exports von Daten in csv-dateien und der weiteren Verwendung in Textverarbeitung und Tabellenkalkulation sowie des möglichen Auswertungsumfangs finden Sie im Programm über die Taste [F1] und unter Hilfe ADNOVA office Hilfe. Im Startmenü in der Programmgruppe ADNOVA finden Sie zudem das ausführliche Handbuch als PDF-Datei hinterlegt. ADNOVA office ADNOVA made by LAND-DATA 7

8 Systemvoraussetzungen Installation Systemvoraussetzungen Die aktuellen Systemvoraussetzungen und Einzelheiten zu den notwendigen Servicepacks und Editionen der Betriebssysteme sowie die Ansprüche an Hardware und Umgebung entnehmen Sie bitte unserer Internetpräsenz Betriebssysteme unterstützt LAND-DATA in der Regel in ihren Lebenszyklen analog zu Microsoft, d. h. wir testen diese Betriebssysteme nur solange, wie Microsoft einen entsprechenden Support leistet. Neue Betriebssysteme werden von uns erst nach einem umfangreichen Test freigegeben und unterstützt, d. h. in der Regel einige Zeit nach der Freigabe durch Microsoft, um eine einwandfreie Nutzung aller Anwendungen zu gewährleisten. Installation Bitte beachten Sie, dass die Installation des Programms nur mit Administrator-Rechten durchgeführt werden kann. Für die Nutzung von ADNOVA office sind Hauptbenutzer- oder höhere Rechte erforderlich. Während der Installation muss sich ein DVD-R-kompatibles Laufwerk im Zugriff befinden. Zur Installation des Programms legen Sie die Programm-DVD in das DVD-Laufwerk Ihres Rechners. Die Installation des Programms startet automatisch. Bitte folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm. ADNOVA office wird in das Standardverzeichnis \ADNOVA\ installiert, das Laufwerk kann von Ihnen vorgegeben werden. Bei einer Erstinstallation werden neben ADNOVA office auch die Komponenten ADNOVA connect für die automatische Softwareaktualisierung, ADNOVA share als Benutzerverwaltung und das Dateihaltungssystem ADNOVA Pervasive SQL installiert. 8 ADNOVA office Installation

9 Aktualisierung ADNOVA office unterliegt einer regelmäßigen Wartung und Pflege. Die Aktualisierungen enthalten funktionale Programmerweiterungen, Anpassungen an gesetzliche Änderungen und Fehlerausbauten. Durch den mit uns abgeschlossenen Lizenzvertrag sind die Kosten für die fortlaufenden Programmaktualisierungen abgedeckt. Liegt uns Ihre -Adresse vor, werden Sie per über neue Aktualisierungen informiert. LAND-DATA stellt Aktualisierungen auf verschiedene Arten zur Verfügung: Aktualisierung automatisiertes Aktualisierungsverfahren im Programm Download von der Internetseite Automatisiertes Aktualisierungsverfahren Eine Aktualisierung des Programms kann direkt aus ADNOVA office heraus erfolgen: Über den Menüpunkt Extras - Softwareaktualisierung starten Sie einen Assistenten, der Sie durch den Aktualisierungsprozess führt. Es wird eine Verbindung zum ADNOVA service center aufgebaut und die entsprechende Aktualisierung heruntergeladen. Die anschließende Installation erfolgt menügesteuert. So ist eine einfache und regelmäßige Softwareaktualisierung ohne weitergehende PC-Kenntnisse möglich. Im ersten Schritt können Sie über die Schaltfläche DFÜ-Verbindung eine DFÜ-Verbindung auswählen bzw. einrichten, über die die Verbindung zum ADNOVA service center hergestellt werden soll. Vorgeschlagen wird die im Betriebssystem eingerichtete Standard- DFÜ-Verbindung. Über die Schaltfläche Weiter gelangen Sie in den nächsten Bildschirm. ADNOVA office Installation 9

10 Aktualisierung Im zweiten Schritt wird eine DFÜ-Verbindung zum Server des ADNOVA service centers hergestellt und verfügbare Produktaktualisierungen werden ermittelt. Im dritten Schritt zeigt Ihnen der Assistent zur Software-Aktualisierung die bereitgestellten Dateien an. Markieren Sie in der jeweiligen Checkbox, welche Aktualisierungen vom ADNOVA service center herunter geladen werden sollen. Informationen zu den Aktualisierungsdateien erhalten Sie im so genannten Tooltip: Wenn Sie die Maus auf den Namen der Aktualisierungsdatei platzieren, öffnet sich ein Informationsfeld mit den entsprechenden Erläuterungen. Im vierten Schritt beginnt der Download. Sie erhalten eine Fortschrittsanzeige zum Status des Herunterladens der Aktualisierungsdatei. 10 ADNOVA office Installation

11 Aktualisierung Ist das Herunterladen beendet, wird die Schaltfläche Installieren aktiv. Über diese Schaltfläche kann die Aktualisierung Ihrer Software gestartet werden. ADNOVA office Installation 11

12 Aktualisierung Download aus dem Internet Aktualisierungen werden sofort nach der Freigabe im Internet unter bereitgestellt. Kundenanmeldung auf 12 ADNOVA office Installation

13 Deinstallation des Programms Deinstallation des Programms Eine Deinstallation von ADNOVA office erfolgt über das Betriebssystem. Über Start - Einstellungen - Systemsteuerung - Software finden Sie eine Auflistung der auf Ihrem PC installierten Softwareprodukte. Hier wählen Sie ADNOVA office aus und bestätigen die Auswahl Programme entfernen. Die Verzeichnisse ADNOVA\DATEN\ADO inklusive aller Unterverzeichnisse sowie das Verzeichnis ADNOVA\OFFICE\BIN\PROFILES werden durch eine Deinstallation nicht entfernt. So bleiben Daten und Protokolle erhalten, falls eine erneute Installation gewünscht wird. Diese Verzeichnisse sind manuell zu löschen, sofern ADNOVA office nicht neu installiert werden soll. Wird auf dem Rechner kein anderes Produkt der ADNOVA Produktfamilie mehr genutzt, kann das Dateihaltungssystem ADNOVA Pervasive SQL ebenfalls deinstalliert werden. Diese Deinstallation nehmen Sie bitte ebenfalls unter Start - Einstellungen - Systemsteuerung - Software vor. ADNOVA office Installation 13

14 /Der erste Start Registrierung und Konfiguration Der erste Start Nach der Installation finden Sie das Programmsymbol für ADNOVA office auf Ihrem Desktop. Mit einem Doppelklick auf das Symbol starten Sie das Programm. Registrierung über das Internet Einrichtung der Rechteverwaltung Beim ersten Start werden Sie aufgefordert das Programm zu registrieren und Ihre persönlichen Anwenderdaten einzulesen. Dies können Sie bequem und einfach über das Internet vornehmen. Sie benötigen für den Vorgang Ihren Lizensierungsschlüssel, den Sie im Anschreiben zur Produktlieferung mitgeteilt bekommen haben. Bitte folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm. Die Verwaltung der Benutzerrechte und der entsprechenden Kennwörter geschieht über die integrierte Zusatzkomponente ADNOVA share. Beim ersten Start des Programms nach der erfolgreichen Registrierung werden Sie gebeten, aus einer Liste der auf Ihrem Rechner verfügbaren Benutzer denjenigen auszuwählen, der üblicherweise mit dem Programm arbeitet. Dieser Anwender wird automatisch mit allen notwendigen Rechten für die Komponenten ADNOVA office, connect und share ausgestattet. 14 ADNOVA office Registrierung und Konfiguration

15 /Der erste Start Über ADNOVA share können Sie bei Bedarf zusätzliche Benutzer mit eigenen Kennwörtern einrichten. Sie finden den Programmaufruf der Benutzerverwaltung ADNOVA share auf dem Einzelplatz in Ihrem Programmordner ADNOVA office. ADNOVA share verfügt über eine eigene Hilfefunktion. Über die Schaltfläche Weiter schließen Sie den Assistenten zur Benutzereinrichtung ab. Jetzt erscheint der Startbildschirm von ADNOVA office. Hier wird Ihnen der Benutzername vorgeschlagen, der im Laufe der Installation ermittelt und eingerichtet wurde. Wollen Sie kein Kennwort verwenden, klicken Sie direkt auf OK um das Programm zu starten. ADNOVA office Registrierung und Konfiguration 15

16 Einrich der Firm Ersteinrichtung des Programms Das persönliche Kennwort Informationen zur neuen Version Wählen Sie die Schaltfläche Kennwort, um ein Kennwort zu hinterlegen welches beim zukünftigen Programmaufruf einzugeben ist. Über diese Schaltfläche können Sie auch ein bereits vorhandenes Kennwort ändern. Beim erstmaligen Aufruf erhalten Sie den Hinweis, dass eine neue Programmversion eingespielt wurde und die aktuelle Produktinformation zur vorliegenden Version wird angezeigt. Hier finden Sie eine Zusammenfassung der aktuellen Neuerungen. Ersteinrichtung des Programms ADNOVA office ist mehrfirmenfähig. So können Rechnungen im Namen verschiedener Firmen erstellt werden. Um das Programm nutzen zu können, müssen Sie mindestens eine Firma einrichten. Beim ersten Programmstart wird Ihnen daher der dazugehörige Dialog angezeigt. Klicken Sie mit der Maus auf die Schaltfläche Eingabe und ergänzen Sie hier die Angaben zu Ihrem Unternehmen. 16 ADNOVA office Registrierung und Konfiguration

17 Ersteinrichtung des Programms Für eine korrekte Steuerung der Rechnungsschreibung sind die Angaben zur Art der Firma und dem verwendeten Kontenrahmen zwingend vorzunehmen. Umsatzsteuer und Kontenrahmen ADNOVA office Registrierung und Konfiguration 17

18 Ersteinrichtung des Programms Art der Firma Unternehmer 2 UStG Kleinunternehmer 19 UStG Alle Unternehmen und freiberuflichen Tätigkeiten für die kein Antrag auf Umsatzsteuerbefreiung nach 19 UStG gestellt wurde. Hierunter fallen auch landwirtschaftliche Betriebe, die nach 24 UStG pauschalieren. Alle Unternehmen und freiberuflichen Tätigkeiten für die ein Antrag auf Umsatzsteuerbefreiung nach 19 UStG gestellt wurde. Kontenrahmen SKR04 Verwendung des gewerblichen Standardkontenrahmens SKR04 in der Buchführung Landwirtschaft Individuell Verwendung des landwirtschaftlichen Kontenrahmens der LAND-DATA in der Buchführung Verwendung eines anderen Kontenrahmens Wenn Sie den Kontenrahmen Landwirtschaft oder LD-SKR04 wählen, erfolgt eine automatische Zuordnung der Erlöskonten, Umsatzsteuerkonten sowie Lastschrift-Verrechnungskonten. Verwenden Sie in der Buchführung einen individuellen Kontenrahmen, müssen Sie die Konten über den Menüpunkt Extras - Administration - FiBu- Konteneinrichtung gesondert einrichten. weitere Angaben zum Unternehmen Im zweiten Register zu den Firmenstammdaten erfassen Sie die vollständigen Adressdaten und Bankverbindungen Ihres Unternehmens. Diese Angaben benötigen Sie, wenn Sie kein vorgedrucktes Briefpapier für die Rechnungsschreibung verwenden, sondern der Rechnungskopf bzw. die -fußzeile in ADNOVA office automatisch erstellt werden soll. Im Register laufende Tätigkeiten haben Sie die Möglichkeit, Menüpunkte die zur Auftragsbearbeitung gehören auszublenden, wenn 18 ADNOVA office Registrierung und Konfiguration Ausblende der Auftra verwaltung

19 Ersteinrichtung des Programms Sie grundsätzlich keine Aufträge in Ihrem Unternehmen erstellen sondern nur die Lieferschein-/Rechnungsschreibung nutzen wollen. Änderungen an den getätigten Eingaben können Sie später jederzeit im Menüpunkt Extras - Administration - Firma - Einrichten vornehmen. Bitte speichern Sie Ihre Angaben über die Schaltfläche Speichern und beenden dann den Dialog über die Schaltfläche Ende. Nachdem Sie die Firmendaten eingerichtet haben, werden im Dialog Extras - Optionen - Einzelfakturierung - Stamm-/Steuerungsdaten alle Steuerungsdaten zur Fakturierung erfasst. Dieser Dialog öffnet sich nach Verlassen der Firmenstammdaten bei der Ersteinrichtung automatisch. Einrichtung der Steuerungsdaten zur Fakturierung abweichende Firmenstammdaten für die Einzelfakturierung ADNOVA office Registrierung und Konfiguration 19

20 Ersteinrichtung des Programms Schnittstelle zur FiBu Im Register Firmenstammdaten werden Ihnen die bei der Firmeneinrichtung getätigten Eingaben angezeigt. Sie haben die Möglichkeit über die Angabe Stammdaten abweichend für die Rechnungslegung abweichende Angaben einzugeben. Dies kann insbesondere dann sinnvoll sein, wenn das Programm in der Variante ADNOVA office Profiline Plus auch für den Beitragseinzug in der Mitgliederverwaltung genutzt werden und Beitragseinzug und Einzelfakturierung unterschiedliche Rechnungsinformationen aufweisen sollen. Im Register FiBu-Stammdaten sind bei Bedarf die Angaben zur Schnittstelle zur Finanzbuchführung zu erfassen. Derzeit ist aus ADNOVA office Profiline eine Datenübergabe ausschließlich an das LAND-DATA Buchführungsprogramm ADNOVA finance möglich. Feld Schnittstelle zur FiBu Zielordner der Buchungsdatei - Adresse für Buchungsdatei Firmen-Nr. in der FiBu Kontenrahmen abweichend Kontenrahmen Bezeichnung Bitte wählen Sie das Buchführungsprogramm aus, an das die Fakturierungsdaten übergeben werden sollen. Definieren Sie den Zielordner, in dem die Buchungsdatei für die Finanzbuchführung bereitgestellt werden soll. Standardmäßig wird das Laufwerk mit dem Verzeichnis ADNOVA \OFFICE\EXPORT vorgeschlagen. Soll die Buchungsdatei als -Anhang z. B. an Ihre Buchstelle versendet werden, so geben Sie hier die entsprechende -Adresse ein. Hier ist die Firmennummer (= Betriebsnummer) zu erfassen, unter der Sie die Buchführung in Ihrem Finanzbuchführungsprogramm angelegt haben. Wird dieses Feld aktiviert, können Sie einen anderen Kontenrahmen wählen. Sonst gelten die Eingaben, die Sie über Extras - Administration - Firma einrichten vorgenommen haben. Auswahl des Kontenrahmens, wenn das Feld abweichend markiert ist 20 ADNOVA office Registrierung und Konfiguration

21 Ersteinrichtung des Programms Kontokorrent Eingabe des Kontokorrentkontos (Verdichtungskonto), auf dem die Forderungen gesammelt in der jeweiligen Finanzbuchführung dargestellt werden sollen. Der zulässige Eingabebereich wird unter Extras - Optionen - FiBu-Konteneinrichtung vorgegeben. USt-Konto LS-Verrechnungskonto Es ist das Umsatzsteuerkonto für die Finanzbuchführung zu definieren. Der zulässige Eingabebereich wird unter Extras - Optionen - FiBu-Konteneinrichtung vorgegeben. Angabe des Verrechnungskontos in der Finanzbuchführung, auf das Lastschriften gebucht werden sollen. Der zulässige Eingabebereich wird unter Extras -Optionen - FiBu-Konteneinrichtung vorgegeben. Im Register Rechnungssteuerung richten Sie sich ein individuelles Rechnungsformular für die jeweilige Firma ein. Einrichtung des Rechnungsformulares Feld Währungskürzel Papierart Bezeichnung Derzeit nur EURO möglich Briefkopfpapier = Druck auf Papierbögen, auf denen sich der Briefkopf befindet. Blankopapier = Druck auf Blankopapier, alle Angaben, inklusive Rechnungsabsender werden gedruckt (Angaben aus Extras - Optionen - Einzelfakturierung - Firmenstammdaten) ADNOVA office Registrierung und Konfiguration 21

22 Ersteinrichtung des Programms Namenszusatz drucken Vor-/ Nachlaufzeilen drucken Sortierung nach Artikel-Nr. Rechnungs- /Gutschriftsdruck mit Leerzeilen Leistungsdatum drucken Leistungsdatum bei Auftragsbearbeitung aus Lieferscheindatum übernehmen Rechnungen/ Gutschriften über Kleinbeträge inkl. USt (nur Bruttoausweis) Zahlungskonditionen drucken Anlage zur Rechnung/Gutschrift drucken Wählen Sie, ob Sie das Feld Namenszusatz (welches neben Titel/Vornamen und Nachnamen als zusätzliches Feld unter den Stammdaten - Kunden -Verwaltung erfasst werden kann) in der Rechnungsanschrift ausgedruckt haben möchten. Wählen Sie, ob Vor- bzw. Nachlaufzeilen auf den Rechnungen ausgewiesen werden sollen oder nicht. Im Register Vor-/Nachlaufzeilen legen Sie entsprechende Texte fest. Der Ausweis erfolgt entsprechend der Eingabereihenfolge der einzelnen Artikel. Wählen Sie, ob zwischen den Rechnungsposten grundsätzlich eine Leerzeile eingefügt werden soll. Bitte beachten Sie: Sollen nur nach bestimmten Rechnungsposten eine oder mehrere Leerzeilen ausgewiesen werden so müssen Sie dies im Artikeltext der entsprechenden Rechnungspositionen steuern. Das Leistungsdatum wird mit ausgedruckt Wahlweise Übernahme des Leistungsdatums aus dem Lieferscheindatum. Definieren Sie für Kleinbeträge, ob der Rechnungs-/ Gutschriftsbetrag netto mit dem USt-Betrag oder nur brutto ausgewiesen werden soll. Sie können wählen, ob Zahlungskonditionen am Rechnungsende mit ausgegeben werden. Die Zahlungskonditionen definieren Sie in dem Menüpunkt Extras - Optionen - Einzelfakturierung - Zahlungskonditionen. Befinden sich auf einer Rechnung/Gutschrift mehrere Positionen mit der gleichen Artikelnummer, haben Sie die Möglichkeit, diese Positionen jeweils zu einer Zeile zusammenzufassen und diese in einem Anhang zur Rechnung/Gutschrift auszuweisen. Texte zu den Zahlungskonditionen Im Register Konditionen/DTAUS definieren Sie Angaben zu den Zahlungskonditionen auf der Rechnung. Es können unterschiedliche Texte zu Rechnungen, Rechnungen mit Lastschrifteinzug und Gutschriften definiert und hinterlegt werden. Die Angaben zum Datenträgeraustausch mit Banken sind vorgegeben und können bei Bedarf verändert werden. 22 ADNOVA office Registrierung und Konfiguration

23 Einrichtung der Artikelstammdaten Im Register Vor-/Nachlaufzeilen definieren Sie weitere Texte, die auf der Rechnung/Gutschrift erscheinen sollen. Erläuternde Texte zur Rechnung/ Gutschrift Nach Abschluss der Eingabe aller Stamm- und Steuerungsdaten speichern Sie die getätigten Angaben über die Schaltfläche Speichern. Einrichtung der Artikelstammdaten Im nächsten Schritt definieren Sie die Artikel Ihres Warensortiments. Hierzu rufen Sie den Menüpunkt Stammdaten - Artikel auf. Über die Schaltfläche Hinzufügen können Sie neue Artikel erfassen, über die Schaltfläche Eingabe vorhandene Artikel ändern. Einrichtung der Artikel ADNOVA office Registrierung und Konfiguration 23

24 Einrichtung der Artikelstammdaten Neben normalen Artikeln können Sie sogenannte Textartikel (dreistellige Codierung) anlegen. Diese Textartikel können zur Erläuterung und Ergänzung genutzt werden. Feld Artikel-Nr. Textzeile 1-8 Anmerkung Artikelgruppe Bezeichnung Erfassen Sie im Feld Artikel-Nr. eine neue, bisher noch nicht vergebene Artikelnummer. Hier erfassen Sie den Standardtext, der auf den Rechnungen/Gutschriften unter der Artikelnummer ausgewiesen wird. Die erste Zeile wird bei der Erfassung von Rechnungen nach Aufruf der Artikel-Nr. angezeigt. Alle weiteren Zeilen dienen der Ergänzung der Artikelbezeichnung und werden auf Lieferschein, Gutschrift und Rechnung ausgewiesen. Der Text kann bei der Rechnungs-/Gutschriftserfassung noch um individuelle Angaben ergänzt oder geändert werden. Mit der Sonderzeicheneingabe #L# am Anfang einer Textzeile wird eine Leerzeile erzeugt. So können eine oder mehrere Leerzeilen nach einem Artikel eingefügt werden. Erfassen Sie hier Anmerkungen zu einem Artikel. Beispielsweise können die Jahrgänge eines Weines hinterlegt werden. Bei der Postenerfassung kann dann zum Artikel der Weinsorte der entsprechende Jahrgang aus der Übersicht der Anmerkungen ausgewählt werden. So muss nicht für jeden Jahrgang ein neuer Artikel angelegt werden. Hier können Sie Artikel einer bestimmten Artikelgruppe zuordnen. Neue Artikelgruppen legen Sie im Dialog Stammdaten - Tabellen - Artikelgruppen an. 24 ADNOVA office Registrierung und Konfiguration

25 Einrichtung der Artikelstammdaten USt-Schlüssel Einzelpreis - Netto Einzelpreis - Brutto Betrag - Netto Betrag - Brutto Rabatt Erlös-/ Aufwandskonto Kostenstelle Artikelgruppe Da mit der Rechnungsschreibung eine automatische Buchung der einzelnen Rechnungspositionen verbunden ist, müssen Sie in diesem Feld bei steuerpflichtigen Umsätzen den entsprechenden Umsatzsteuerschlüssel angeben. Haben Sie den Kontenplan Landwirtschaft oder SKR04 gewählt, werden Ihnen die zulässigen Umstatzsteuerschlüssel in der [F3]-Übersicht angezeigt. Entsprechend des jeweiligen Schlüssels wird bei der Rechnungs-/Gutschriftspositionserfassung der Umsatzsteuerbetrag berechnet. Die Buchung der Umsatzsteuer in der Finanzbuchführung erfolgt auf dem im Menüpunkt Extras - Optionen - Einzelfakturierung - Stamm- und Steuerungsdaten hinterlegten Konto Umsatzsteuer. Preise können mit bis zu vier Nachkommastellen erfasst werden. Hier erfassen Sie den Netto-Einzelpreis. Das Feld Einzelpreis-Brutto wird automatisch mit dem Nettopreis zuzüglich ausgewählter USt gefüllt. Eine Eingabe ist nur möglich, wenn in den Feldern Betrag - Netto bzw. Betrag - Brutto keine Eingabe vorgenommen wurde. Für den Verkauf an Privatpersonen können Sie auch einen Brutto-Einzelpreis erfassen. Das Eingabefeld Einzelpreis - Netto wird automatisch mit dem Bruttopreis abzüglich der ausgewählten USt gefüllt. Eine Eingabe ist nur möglich, wenn in den Feldern Betrag - Netto bzw. Betrag - Brutto keine Eingabe vorgenommen wurde. Eingabe eines Netto-Betrags (Festbetrag). Das Eingabefeld Betrag - Brutto wird automatisch mit dem Nettobetrag zuzüglich ausgewählter USt gefüllt. Eine Eingabe ist nur möglich, wenn in den Feldern Einzelpreis - Netto bzw. Einzelpreis - Brutto keine Eingaben vorgenommen wurden. Eingabe eines Brutto-Betrags (Festbetrag). Das Eingabefeld Betrag - Netto wird automatisch mit dem Bruttobetrag abzüglich ausgewählter USt gefüllt. Eine Eingabe ist nur möglich, wenn in den Feldern Einzelpreis - Netto bzw. Einzelpreis - Brutto keine Eingaben vorgenommen wurden. Eingabe eines Rabatts in Prozent, der zu diesem Artikel gewährt wird. Der Rabattsatz kann in der Postenerfassung individuell angepasst werden. Konto, auf welches der Nettobetrag des Artikels in der Finanzbuchführung automatisch gebucht wird. Zulässig sind die in Ihrem Finanzbuchführungsprogramm definierten Erlös-/Aufwandskonten. Wird an dieser Stelle kein Erlös-/Aufwandskonto erfasst, so wird bei der Postenerfassung das Erlös-/Aufwandskonto aus Stammdaten - Kunden - Verwaltung Zahlung vorgeschlagen. Sie können eine Kostenstelle (wie im eingesetzten Finanzbuchführungsprogramm zulässig) eingeben, die im Rahmen der Fakturierung automatisch zugeordnet wird. Geben Sie ein, zu welcher Artikelgruppe der neu erfasste Artikel gehört. ADNOVA office Registrierung und Konfiguration 25

26 Einrichtung der Kundenstammdaten Definition von Gebinden Mengeneinheit Menge Mengenübergabe - FiBu Mengeneinheit - FiBu Menge - FiBu Geben Sie die Mengeneinheit des Artikels an. Durch die Definition von Gebindeeinheiten können Sie in der Rechnung Gebinde fakturieren und die Menge in Gewichtseinheiten umgerechnet in die Buchführung übergeben. Ist die gewünschte Mengeneinheit in der Auswahl noch nicht enthalten, können Sie diese im Menüpunkt Stammdaten - Tabellen - Mengeneinheit definieren. Beispiel: Kartoffeln werden in 5 kg Säcken verkauft. Sie definieren als Mengeneinheit 5 kg Sack, die Mengeneinheit FiBu ist kg und die Menge-FiBu, also der Umrechnungsfaktor 5. Für jeden verkauften Sack werden als Menge in die Fibu jetzt 5 kg übergeben. Die hier erfasste Menge wird bei der Postenerfassung vorgeschlagen. Wenn Sie den Kontenrahmen Landwirtschaft nutzen, definieren Sie hier ob die Menge bei der Übergabe an die Finanzbuchführung mit übertragen werden soll. Auswahl der Mengeneinheit der Finanzbuchführung. Im Kontenplan Landwirtschaft sind g, kg, dt, ltr und Stück gültige Mengenangaben. Erfassen Sie hier den Umrechnungsfaktor von der Artikeleinheit auf die Mengeneinheit in der Buchführung. Einrichtung der Kundenstammdaten Die Aufnahme der Kundendaten erfolgt über den Menüpunkt Stammdaten - Kunden - Verwaltung. Über die Schaltfläche Hinzufügen können Sie einen neuen Kunden erfassen. Die Kundennummer können Sie frei vergeben. ADNOVA finance lässt 5- bis 8- stellige Debitoren-/Kreditorennummern zu. Wir empfehlen, für Debitoren und Kreditoren getrennte Nummernkreise einzurichten, z. B. Debitoren von Konto bis und Kreditoren von bis ADNOVA office Registrierung und Konfiguration

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