die Software für die Tierheilpraxis

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1 die Software für die Tierheilpraxis Alle Rechte bei Ernst Frings, Dipl.-Ing. Software-Entwicklung Lohmühlenstr Adenau Tel.: Internet: Seite: 1

2 Inhaltsverzeichnis 0. Einleitung Installation Stammdaten Besitzer / Tiere Besitzer Tiere Krankenblatt Medikation Medikationsübersicht /A Neue Medikation /A Blutbild Bild des Tieres Tierhaltung Weitere Angaben Texte definieren Voreinstellungen Kontakte Blutbild-Referenzwerte Fakturierungsdaten Rechnungserstellung offene Rechnungen Sonstiges Termine neue Mailliste erstellen Mailliste bearbeiten Mailtexte erstellen / bearbeiten Datenbank verknüpfen Apothekenverwaltung Medikamentenübersicht Suche: Krankheit / Behandlung Medikamentenzugang Medikamentenverbrauchsliste aktueller Medikamentenbestand Medikamentenpreisliste erstellen.. 35 Seite: 2

3 4.7 Medikamentenpreisliste Kasse Voreinstellungen Kassenbucheingaben Kassenbucheingaben (Kurzform) Kassenbuch drucken. 38 Anhang Chronologisches Vorgehen bei Programmnutzung. 39 Beispielausdrucke Animed Krankenblatt Tier / Besitzer.. 40 Blutbild.. 41 Medikation 41 Rechnung. 42 Offene Rechnungen. 43 Beispielausdrucke Apothekenverwaltung Medikamentenzugangsliste 44 Medikamentenverbrauchsliste 45 Aktueller Medikamentenbestand 46 Medikamentenpreisliste.. 47 Beispielausdrucke Kasse Kassenbuch, kurz. 48 Seite: 3

4 0. Einleitung AnimedPro Die Software für die Tierheilpraxis ANIMED ist ein in Zusammenarbeit mit Tierheilpraktikern entstandenes Softwareprodukt für die Tierheilpraxis. Es dient zur Pflege und Fortführung des Datenbestandes der Tierbesitzer samt seinen Tieren mit Angaben zum Krankenblatt, Blutbild,,, Haltungsbedingungen. Eine Apothekenverwaltung und Kassenbuch sind ebenfalls implementiert. ANIMED ist komplett auf der Basis des Datenbanksystems Microsoft-Access programmiert und somit einfach erweiterbar und kann auf individuelle Kundenwünsche angepasst werden. Um mit ANIMED arbeiten zu können, muss kein Access auf dem Rechner installiert sein. Auf der Programm-CD befindet sich ein Access-Runtime.Modul, das vor Programmstart installiert werden muss. Falls Access (ab der Version 2000) auf Ihrem Rechner installiert ist, muss das Runtime-Modul nicht installiert werden. Systemmindestvoraussetzungen: IBM-kompatibler PC, Pentium II oder AMD Arbeitsspeicher 64 MB Freie Festplattenkapazität 50 MB Betriebssystem Windows 98 oder höher Bildschirmauflösung 1024 x 768 dpi Drucker Optional Access2000 oder höher (oder Access-Runtime wird von ANIMED-CD installiert) AnimedPro: STAMMDATEN: Besitzer/Tier-Daten mit Krankenblatt; Blutbild mit Referenzwerten, Medikation, weiteren Angaben zur Tieridentifikation, Haltungsbedingungen Vordefinieren von Texten und Preisen für Rechnungspositionen, Vortexte, Nachtexte Voreinstellungen, Angaben zur Tierheilpraxis, wie Firmenname, Anschrift, Bankverbindung, Telefon. ,,,. Diese Angaben können auch in Formulare (z.b. Rechnungsformulare) übernommen werden. Kontakte, Adressen zu Firmen mit denen man zu tun hat. FAKTURIERUNGSDATEN: Rechnungserstellung/-bearbeitung, Verwalten und Erstellen von Rechnungen Offene Rechnungen, Liste aller offenen Posten SONSTIGES: Terminverwaltung Mailtexte erstellen und bearbeiten Erstellen von Maillisten, automatisches Versenden der Mails mit dem ausgewählten Text an die ausgewählten Personen. Seite: 4

5 Apothekenverwaltung Medikamentenübersicht o Liste der Medikamente mit Anwendungsgebieten Dosierungen... Hersteller / Bezug Suche: Krankheit => Behandlung Medikamentenzugangsliste =>Wann wurde welches Medikament in welcher Menge wo gekauft Ständiger Abruf des aktuellen Medikamentenbestandes o Ist verknüpft mit der Medikation des Tieres Erstellen von Preislisten Kassenbuch Laufende Fortführung des Barkassenbestandes Ausdruck für einen beliebigen Zeitraum 0.1 Installation Programme auf der CD: Im Hauptverzeichnis der Programm-CD befinden sich - das Installationsprogramm für ANIMED: setupanimedpro.exe und - das Verzeichnis ACCESS-Runtime Installation der ACCESS-Runtime: Beachten: Ist auf dem Rechner Microsoft ACCESS der Version 2000, XP oder 2003 installiert, darf die ACCESS- Runtime nicht mehr installiert werden. Kein ACCESS auf dem Rechner: Wechseln Sie in das Verzeichnis ACCESS-Runtime auf der Programm-CD und führen die dortige Setupanweisung aus. Beachten Sie die Installationsanweisungen. Nach Abschluß der Installation muß je nach Betriebssystem der Rechner neu gestartet werden. Installation von ANIMED: Das im Hauptverzeichnis der Programm-CD befindliche Installationsprogramm setupanimedpro.exe wird gestartet. Folgen Sie den Installationsanweisungen. Ist die Installation abgeschlossen starten Sie das Programm Animed2005 aus dem Programmverzeichnis oder dem Desktop. Das Programm ist in 2 Teile aufgegliedert: - In ANIMEDPRO.mde, das ist das Programm das gestartet werden muss (ist verknüpft mit Animed2005 im Programmverzeichnis oder dem Desktop) - Und ANIMEDPRO_DB.mdb, das ist die Datenbank in der sich sämtliche Daten befinden. Seite: 5

6 Beide Programme müssen miteinander verknüpft werden. Dies geschieht in dem Menüpunkt "Datenbank verknüpfen". Dazu muss der Pfad und der Name der Datenbank eingegeben werden. In diesem Beispiel C:\ANIMED\AnimedPro_DB.mdb. Durch [Verknüpfung erstellen] werden beide Programmteile miteinander verknüpft. Standardmäßig ist das Verzeichnis "AnimedPro" eingestellt. Die Verknüpfung müsste dann C:\AnimedPro\AnimedPro_DB.mdb heißen. Beachten Sie, ob die Dateien auf Laufwerk C:, D: oder ein anderes installiert wurden. 1. Stammdaten Nach dem Aufruf des Programms erscheint der Startbildschirm. Von hier werden die einzelnen Programmteile aufgerufen. Durch Anklicken der entsprechenden Schaltfläche mit der Maus gelangt man in den entsprechenden Programmteil. Seite: 6

7 Alternativ gelangt man auch über die Menüleiste zu den einzelnen Programmteilen. Seite: 7

8 1.1 Besitzer / Tiere 1.11 Besitzer Hier werden die Besitzer mit den zugehörigen Tieren verwaltet. Im Karteiblatt "Besitzer" werden die Angaben des Tierbesitzers eingegeben und verwaltet. Zu einem Besitzer können mehrere Tiere eingegeben werden (Anzahl fast unbegrenzt). Karteiblatt für Besitzer und die dazugehörigen Tiere Navigationsschaltflächen zum Durchblättern der Besitzer Letzte Änderung rückgängig machen Besitzer mit Tieren löschen Eingabeformular schliessen Suche nach dem Besitzer Eingabe der Besitzerdaten Die Karteiblätter "Besitzer" und "Tier" sind als eine Einheit zu sehen. Zunächst müssen die Besitzerangaben eingegeben werden, dann die Tierangaben. D,h. es kann kein Tier ohne Besitzer eingegeben werden. Befehlsschaltfläche schreiben : Ist im Eingabefeld " " eine gültige -Adresse eingetragen, kann hier direkt der -client geöffent werden und eine geschrieben werden. Voraussetzung ist, dass Outlook als -client installiert ist. Outlook kann auch zusätzlich zu Ihrem gewohnten -programm installiert werden. Seite: 8

9 1.12 Tiere Im Karteiblatt "Tier" erfolgen die Angaben zum Tier des Besitzers. Bei mehreren Tieren des Besitzers kann hier vor- und zurückgeblättert werden Suche nach Tieren des Besitzers Löschen des Tieres Drucken der Tierangaben in Kurz- oder Langform Die Datums-Angaben "geboren", "gestorben", kastriert "Datum", sterilisiert "Datum" und "ChipDatum" werden im Format TTMMJJJJ eingegeben. Die Trennungspunke zwischen Tag, Monat und Monat, Jahr brauchen nicht eingegeben werden. Zu den Tierangaben gehören noch zusätzlich: -Krankenblatt -Medikation -Medikationsübersicht/A (ist an die Apothekenverwaltung gekoppelt) -Neue Medikation/A (neue Medikation des Tieres in Verbindung mit der Apothekenverwaltung) -Blutbild -Bild des Tieres -Tierhaltung -weit. Angaben Krankenblatt, Blutbild, Medikation, weitere Angaben und Tierhaltung können ausgedruckt werden. Stammdaten des Tieres Die Datums-Angaben "geboren", "gestorben", kastriert "Datum", sterilisiert "Datum" und "ChipDatum" werden im Format TTMMJJJJ eingegeben. Die Trennungspunke zwischen Tag, Monat und Monat, Jahr brauchen nicht eingegeben werden. Zu den Tierangaben gehören noch zusätzlich: Krankenblatt Medikation Medikationsübersicht/A Neue Medikation/A Blutbild Bild des Tieres Tierhaltung weit. Angaben Krankenblatt, Blutbild, Medikation, weitere Angaben und Tierhaltung können ausgedruckt werden. Seite: 9

10 Krankenblatt Im Krankenblatt werden Krankheiten und Behandlung, sortiert nach Datum, eingegeben. Karteiblatt Krankenblatt des ausgewählten Tieres Eingabefelder für den Krankenbericht Neuen Krankenbericht anfügen Drucken des Krankenblattes Ausgewählten Krankenbericht löschen Das Krankenblatt besteht aus einem Datumsfeld und einem Textfeld. Werden neue Angaben eingefügt, wird zunächst neuer Krankenbericht ausgewählt, dann werden in Datumsfeld und Textfeld die entsprechenden Angaben eingetragen. Das Krankenblatt kann dann, sortiert nach Datum, in einem Bericht (siehe "Krankenblatt drucken"), ausgegeben werden. Seite: 10

11 Medikation Dokumentation der Impfungen durch Eingabe von Datum Mittel und Menge. Die hier eingetragenen Medikamente stehen nicht in Verbindung mit der Apothekenverwaltung. Es wird also nicht der Medikamentenbestand berichtigt. Der Programmpunkt kann benutzt werden, wenn man nicht mit den Medikamenten der Apothekenverwaltung arbeitet. Karteiblatt Medikation Ausgewählte Medikation löschen Medikation drucken Neue Medikation anfügen Aktuell ausgewählte Medikation Eingabefelder: Datum: Datum der Verabreichung (Eingabeformat: ttmmjjjj) Mittel: Angabe des verabreichten Mittel mit Mengenangabe. Seite: 11

12 Medikationsübersicht /A ( / A bedeutet, dass eine Verbindung zur Apothekenverwaltung besteht) Die hier verabreichten Medikamente werden direkt vom aktuellen Bestand der Apothekenverwaltung abgezogen. Hier werden die Medikamente nur angezeigt. Eingegeben werden sie im Karteiblatt Neue Medikation/A (wird in abgehandelt). Ist unter Neue Medikation/A ein neues Medikament eingegeben worden wird es hier nach Aktualisieren angezeigt. Das unter dem Medikament befindliche Feld dient zur weiteren Erläuterung, z.b. Art und Weise der Darreichungsform (z.b. 3 x täglich 1 Tablette). Die Medikamente selbst können hier nicht eingegeben werden. Sprung zum letzten Eintrag Medikationshilfe aufrufen Anzeige aktualisieren Medikation/A drucken Eingabe von Zusatzinformationen zum Medikament Seite: 12

13 Neue Medikation /A Wählt man das Karteiblatt Neue Medikation/A, so erhält man nachfolgende Ansicht mit dem aktuellen Medikamentenbestand: Auswahl für neue Medikation Letzte Eingabe rückgängig machen Bei Anwahl, kann neue Medikation eingegeben werden Liste des aktuellen Medikamentenbestandes Blutbild Bild des Tiers Tierhaltung Seite: 13

14 Bei der Auswahl neuen Verbrauch eingeben, erhält man nachfolgende Eingabemaske: Weitere Angaben Ausgewähltes Medikament im aktuellen Medikamentenbestand Verbrauchte Menge muss eingetragen werden Hier wird der neue Medikamentenbestand berechnet Durch Doppelklick auf das ausgewählte Medikament im aktuellen Medikamentenbestand werden die Daten automatisch in die Eingabemaske eingetragen. Es muss nur noch die verbrauchte Menge eingegeben werden. Nach Bestand aktualisieren wird der Medikamentenbestand aktualisiert. Wechselt man nun in das Karteiblatt Medikationsübersicht/A und klickt aktualisieren an, das ist die neu eingetragene Medikation dort zu sehen. Seite: 14

15 Blutbild Im Karteiblatt Blutbild werden wichtigsten die Werte für ein Blutbild zusammengestellt. Sie bestehen aus dem Datum des Blutbildes den Parametern der Einheit dem Wert und dem Referenzwert Die Referenzwerte für die gängigsten Tiere (Hund, Pferd, Katze, Rind) sind vorbelegt und können in das Blutbild abgerufen werden, so dass man Vergleichswerte hat. Es müssen dann nur noch die tierspezifischen Werte eingegeben werden. Referenzwerte für Tierart abrufen Blättern durch die Blutbilder des Tieres Neues Blutbild für das ausgewählte Tier hinzufügen Ausgewähltes Blutbild löschen Eingabe der Blutbildwerte 1.3 Voreinstellungen 1.4 Kontakte 1.5 Blutbild-Referenzwerte Seite: 15

16 Bild des Tieres Unter diesem Karteiblatt kann ein Bild des Tieres eingefügt werden. Das Bild ist kein Bestandteil der Datenbank. Es wird nur ein Verweis gegeben wo auf der Festplatte das Bild zu finden ist. Würde das Bild in die Datenbank aufgenommen, so wäre diese sehr schnell sehr groß. nach Bild einfügen Erhält man das Suchformular. Es kann nun das entsprechende Bild ausgesucht und einen Verweis hergestellt werden. Klickt man das Symbol für das Bild (hier Gizmo3.gif) an, wird mit einem entsprechenden Grafikprogramm das Bild des Tieres dargestellt. Seite: 16

17 Tierhaltung Hier werden Angaben zu Haltungsformen und Haltungsbedingungen gemacht. Der Ausdruck dieser Angaben erfolgt bei Besitzer/Tier Langform drucken Diese Angaben treffen hauptsächlich für die Haltung von Großtieren zu. Die Hauptpunkte sind Haltungsform, Haltungsbedingungen mit Einstreu, Einzelhaltung, Gemeinschaftshaltung, Wasserversorgung, Grundfutter, Kraftfutter und Sonstiges. Seite: 17

18 Weitere Angaben Hier werden weitere Eingaben zu betreffenden Tier gemacht, die der Identifikation dienen, wie z.b. Geschlecht, Farbe, Größe, Abzeichen am Kopf und Gliedmaßen, Brandzeichen und dem Verhalten. Seite: 18

19 1.2 Texte definieren vor- und zurückblättern in den Texten neuen Text anlegen ausgewählten Text löschen Feldbeschreibungen: Suche nach Kurztext (Auswahlfeld): Hier werden die bereits eingegebenen Texte anhand des vergebenen Kurztextes gesucht. Kein Eingabefeld für neue Texte. KurzText: Eingabe einer kurzen und eindeutigen Bezeichnung des Textes, der auch in den Auswahlfeldern angezeigt. Text: Eingabe des eigentlichen Textes, der auch in Vortext, Nachtext und Positionstexten der Rechnung abgerufen werden kann. Der Text und Betrag wird auch in die Rechnungspositionen übernommen werden. Betrag: Soll der Text als Leistungstext dienen, kann der Betrag eingegeben werden, der auch mit dem Text in die Rechnungsposition übernommen wird. Anmerkung: Ist man zur Mehrwertsteuer veranlagt, so wird der Nettobetrag eingegeben. Andernfalls wird hier der Bruttobetrag eingegeben, die ist der Fall bei Veranlagung als Kleingewerbetreibender bei dem die Ausweisung der Mwst. nicht anfällt. Seite: 19

20 1.3 Voreinstellungen Standardmäßiger Mehrwertsteuersatz Zur Eingabe der Prozentwerte: Sollen 16% eingegeben werden, so ist die Eingabe 0,16. Die Darstellungsform ändert sich nach dem Verlassen des Feldes. Werden weitere Mwst-Sätze benötigt, klickt man hier an und erhält eine neue Eingabemaske Die Daten der Voreinstellungen werden in vielen Programmteilen benötigt, wie z.b. Mwst, die in der Rechnung benötigt wird. Name, Zusatz, Telefon, -adresse, Internetseite, Steuernummer,.. werden im Rechnungsformular benötigt. Seite: 20

21 1.4 Kontakte Das Formular "Kontakte" soll dazu dienen Adressen von Berufskollegen, Tierärzten, Futtermittelbezugsquellen, Apotheken,... zu speichern Kontaktadressen durchblättern neue Kontaktadresse hinzufügen letzte Änderung rückgängig machen Kontaktadresse löschen Wenn eine gültige - Adresse eingegeben ist, kann von hier direkt eine e- mail geschrieben werden. Voraussetzung: MS-OUTLOOK muss als e- mail-client installiert sein. Aufruf zur Auswahl der Rubriklisten Suche nach einer bereits eingegebenen Kontaktadresse Nach Aufruf der Rubrikliste kann eine Auswahl der Rubriken vorgenommen werden. Auswahl der Rubrik Auflistung der Adressen aus ausgewählter Rubrik Seite: 21

22 1.5 Blutbildreferenzwerte Eingabe der Blutbild-Referenzwerte für Hund, Katze, Pferd und Rind. Die wichtigsten Standardwerte werden hier vorbelegt und können bei Tier/Blutbild abgerufen werden. Seite: 22

23 2. Fakturierungsdaten 2.1 Rechnungserstellung Neue Rechnung erstellen nach Rechnung suchen in Rechnungen vor- und zurückblättern letzte Eingabe im Rechnungskopf rückgängig machen ausgewählte Rechnung löschen Rechnung drucken (mit Voransicht) Auswahl des Rechnungsadressaten (Besitzer/Kunde) Rechnungskopf Auswahl von vordefinierten Texten und Medikamentenpreisliste Rechnungspositionen in Rechnungspositionen vor- und zurückblättern Neue Rechnungsposition anfügen Ausgewählte Rechnungsposition löschen ausgewählte Rechnungsposition Feldbeschreibungen im Rechnungskopf: RechNr: Die Rechnungsnummer wird automatisch erstellt. Sie können ein bestimmtes Rechnungsnummernschema eingeben -> Eine neue Rechnungsnummer wird automatisch im 1 erhöht. Die so vorgeschlagene Rechnungsnummer kann natürlich auch überschreiben werden. Beispiel: Eingegebene Rechnungsnummer > nächste Nummer automatisch Kunde/Besitzer: Im Feld Kunde (Besitzer) kann nichts direkt eingetragen werden. Hier werden die Daten aus Kunde/Besitzer ändern angezeigt. Diese Angaben sind zugleich Rechnungsanschrift. KundeZusatz: Zusätzliche Angaben für die Rechnungsanschrift. Seite: 23

24 Vortext: Hier wird der Vortext zur Rechnung eingetragen. Rechts neben dem Feld zur Vortexteingabe befindet sich ein Auswahlfeld um vordefinierte Texte als Vortext auszuwählen. Nachtext: Hier wird der Nachtext zur Rechnung eingetragen. Rechts neben dem Feld zur Nachtexteingabe befindet sich ein Auswahlfeld um vordefinierte Texte als Nachtext auszuwählen. Datum: Automatisch wird das Datum des Computers übernommen, das aber auch überschrieben werden kann (Datumsformat tt.mm.jjjj). Mwst: Hier wird die Mehrwertsteuer aus den Voreinstellungen übernommen. Diese kann hier für die betreffende Rechnung geändert werden. Beispiel: Soll die angegebene Mwst von 16 % auf 7% geändert werden, so muss 0,07 eingegeben werden. Bezahlt: Ist die Rechnung bezahlt, wird das Kontrollkästchen mit einem Haken gekennzeichnet (durch Anklicken). Die Rechnung ist nun nicht mehr in den "offenen Rechnungen" aufgelistet. Feldbeschreibungen zu den Rechnungspositionen: Tiername: Hier kann des Name des behandelten Tieres eingetragen werden. PosNr: Positionsnummer der Rechnung. Diese wird automatisch vergeben, kann aber überschrieben werden (siehe Rechnungsnummer). Es darf keine Positionsnummer in einer Rechnung doppelt vorkommen, ansonsten erhält man eine Fehlermeldung. Behandl.-Dat.(Behandlungsdatum): Eingabe des Behandlungsdatums des Tieres (Eingabeformat: ttmmjjjj). Da mehrere Tiere und verschiedene Behandlungstage in einer Rechnung vorkommen können, erscheint dieses Datum sinnvoll. Menge: Mengenangabe Positionstext: Eingabe des Positionstextes. Im Auswahlfeld über dem Positionstext kann aus vordefinierten Texten ein passender Text mit Preis/E ausgewählt werden. Preis/E: Eingabe des Positionspreises pro Einheit. PosPreis: Das ist der mit der Menge multiplizierte Preis/E. Hier können keine Eingaben vorgenommen werden, da es ein Berechnungsfeld ist. Seite: 24

25 2.2 offene Rechnungen Ausdruck: Übersicht der offenen Rechnungen mit Teilsummen und Gesamtsumme Liste der offenen Rechnungen. Ist eine Rechnung im Rechnungsformular als Bezahlt deklariert, erscheint sie automatisch nicht mehr in der Liste. Seite: 25

26 3. Sonstiges 3.1 Termine Im Terminplaner werden die geplanten Termine, sortiert nach Datum und Uhrzeit, eingetragen. Tag auswählen Termine des ausgewählten Tages drucken Monat auswählen Jahr auswählen Ausgewählten Termin (Uhrzeit und Text) löschen Reihenfolge der neuen Eingabe wird nach Uhrzeit aktualisiert neuen Termin eintragen Alternative Navigationsmöglichkeit für Tag und Monat Eingabe der Uhrzeit im Format : hh:mm Anmerkung: Muss ein Termin eingeschoben werden, wird er behandelt wie einen neuen Termin anfügen. Durch die Befehlsschaltfläche "Aktualisieren" wir der nachgetragene Termin entsprechend einsortiert. Beispiel: Um 11.00h und 13.00h sind schon Termine eingetragen. Für 12.00h muss aber noch ein neuer Termin nachgetragen werden. Er wird als neuer Termin am Ende der Terminliste eingetragen, dann "Aktualisieren" und der neue Termin ordnet sich zwischen 11.00h und 13.00h ein. Die Liste ist nach Uhrzeit sortiert. Seite: 26

27 3.2 neue Mailliste erstellen Soll eine neue Liste aller Kunden (Besitzer) erstellt werden, die eine erhalten sollen, muss die Schaltfläche "neue Mailliste erstellen" im Hauptmenü angeklickt werden. Danach öffnet sich nachfolgendes Formular. Die bestehende Mailliste wird gelöscht. Hier kann man sich den zu versendenden Mailtext noch einmal ansehen Abschicken der s an die aufgeführten Personen Hier können Personen aus der Mailliste gelöscht werden. Anmerkung: Voraussetzung ist, dass Outlook (nicht Outlook express) als -client installiert ist. Outlook kann auch zusätzlich zu Ihrem gewohnten -programm installiert werden. 3.3 Mailliste bearbeiten Es öffnet sich ebenfalls das Formular "Malliste" mit den bisherigen Eintragungen. Die Handhabung entspricht wie unter 3.2 Seite: 27

28 3.4 Mailtexte erstellen / bearbeiten Navigationsschaltflächen zum Vor- und Zurückblättern in den Mailtexten Neuen Mailtext hinzufügen Löschen des aktuellen Mailtextes Auswahlfeld: Suche nach vorhandenen Mailtexten Hier wird der Text für die zu versendenden s ausgewählt Eingabefelder: Kurztext: Kurze Beschreibung des Textes, auf den auch in der Mailtextsuche zurückgegriffen wird. Text: Das ist der eigentliche Mailtext, der auch versendet wird. 3.5 Datenbank verknüpfen (siehe Installationsanweisung) Seite: 28

29 4. Apothekenverwaltung 4.1 Medikamentenübersicht Verschiedene Suchfunktionen zur Medikamentensuche Eingabe von Anwendungsgebieten für das ausgewählte Medikament Hier kann aus bereits eingegebenen Anwendungsgebieten ausgewählt werden. Weitere Informationen zum Medikament Hier kann eine Liste von Medikamenten zusammengestellt werden, die als Medikamentenübersicht dienen soll. Diese Sammlung ist unabhängig vom Medikamentenbestand der betreffenden Praxis. Jedem Medikament muss eine PZN-Nummer zugeordnet werden. Diese muss eindeutig sein. Verfügt das Medikament über keine PZN-Nummer, so muss eine eigene Nummer vergeben werden, die dann ebenfalls in das Eingabefeld PZN eingetragen wird. Eingaben in den Anwendungsgebieten 1 5 bewirken, dass bei "Suche Krankheit/Behandlung" die entsprechenden Medikamente gefunden werden. Seite: 29

30 Erklärung der Medikamentensuchfunktion Medikament suchen Schaltfläche Medikament suchen und dieses Suchformular erscheint. Suchbegriff eingeben und mit ENTER bestätigen Zutreffende Medikamente erscheinen in Liste Auswahl des Medikaments mit OK In dem neu geöffneten Suchformular wird im Feld Suche nach dem Medikamentennamen der Suchbegriff eingegeben. Eingabebeispiele: [* ] -> zeigt alle Medikamente in alphabetischer Reihenfolge an. [*hee ] -> zeigt die Medikamente, die die Zeichenfolge hee beinhalten, egal, ob am Anfang, in der Mitte oder am Ende [hee ] -> zeigt die Medikamente, die mit hee beginnen. Groß- oder Kleinschreibung wird nicht berücksichtigt. Seite: 30

31 4.2 Suche: Krankheit / Behandlung Wird für eine Krankheit ein entsprechendes Medikament gesucht, kann dies hier geschehen. Aus der Liste "Anwendungsgebiet" kann eines ausgewählt werden und mit "Ergebnis" die entsprechenden Medikamente gefunden werden. Ist das Anwendungsgebiet ausgewählt, werden mit Ergebnis die entsprechenden Medikamente gefunden. Gefundene Medikamente für das gesuchte Anwendungsgebiet Seite: 31

32 4.3 Medikamentenzugang Wird ein neues Medikament für die Praxisapotheke eingekauft, muss es im Medikamentenzugang eingetragen werden. Der Neueinkauf muss nicht komplett von Hand eingegeben werden, sondern man kann auf die Medikamentenübersichtsliste zurückgreifen. Es muss nur noch die eingekaufte Menge, Preis, Verfallsdatum, Einkauf und Einkaufsdatum eingegeben werden. Neues Medikament wird für Praxisapotheke eingekauft Ausdruck der Medikamentenzugangsliste Liste der bisher eingekauften Medikamente, sortiert nach Einkaufsdatum oder Medikamentennamen. Ist die Schaltfläche neuer Medikamentenzugang angewählt worden, erhält man nachfolgende Eingabemöglichkeit für ein neues Medikament: Seite: 32

33 Medikamentenübersicht (dies ist die Liste der in 4.1 bereits angelegten Medikamenten) Mit Doppelklick auf das gewünschte (eingekaufte Medikament) werden die Daten in die entsprechenden Felder kopiert Es müssen noch Menge, Einkauf, Einkaufdatum, Preis, eingegeben werden. Alternativ können die Daten auch von Hand eingegeben werden. Die PZN-Nummer muss unbedingt eingegeben werden. Dies ist das Unterscheidungskriterium der Medikamente. Seite: 33

34 4.4 Medikamentenverbrauchsliste Hier wird in Berichtsform ausgegeben welches Tier wann welches Medikament in welcher Menge erhalten hat. 4.5 aktueller Medikamentenbestand Dies ist der Medikamentenbestand, der sich aktuell in der Praxisapotheke befindet. Er wird immer bei Medikamentenzugang und Medikation (unter Besitzer / Tier / MedikationA) automatisch berichtigt. Aktuelle Medikamentenbestandsliste, sortiert nach Medikamentennamen Seite: 34

35 4.6 Medikamentenpreisliste erstellen Die Preisliste beruht auf den Daten der eingekauften Medikamente für die Praxisapotheke. Angezeigt wird die Liste der eingekauften Medikamente, sortiert nach dem Namen. Angegeben sind ebenfalls die Preise: Brutto-Preise: - EK-Preis (Einkaufspreis brutto) - EK-Preis/E (Einkaufspreis pro Einheit brutto) - VK-Preis (Verkaufspreis brutto, der Preis für den man das Medikament wieder verkaufen will) - VK-Preis/E (Verkaufspreis pro Einheit brutto, der Preis für den man das Medikament pro Einheit wieder verkaufen will. Ist man zur Mehrwertsteuer veranlagt, gibt man auch in 4.3 (Medikamentenzugang) den im Preis enthaltenen Mehrwertsteuersatz an. Dazu dienen die Nettopreise. Netto-Preise: -EK-N/E (Einkaufspreis pro Einheit netto) -VK-N/E (Verkaufspreis pro Einheit netto) Viele Medikamente tauchen in der Liste öfter auf. Da man sie aber zu verschiedenen Zeitpunkten eingekauft hat, können sie auch verschiedene Preise haben. Deshalb soll für die Preisliste ein Preis von Hand eingetragen werden. Bei gleichen Medikamenten wird hinter eines der gewünschte Verkaufspreis eingetragen. Die anderen Verkaufspreise des Medikaments bleiben 0,00. Nur die Medikamente mit einem eingetragenen Verkaufspreis werden in die Preisliste übernommen. Dann klickt man neue Preisliste erstellen an und im Hintergrund wird die neue Preisliste gebildet. nach eingegebenen Verkaufspreisen wird die neue Preisliste erstellt Verkaufspreise eingeben Seite: 35

36 4.7 Medikamentenpreisliste Nachdem die Medikamentenpreisliste unter 4.6 erstellt wurde, kann sie hier eingesehen und weiter bearbeitet werden. Ausdruck der Preisliste Zusatztext, der in der Preisliste aus gedruckt wird. z.b. Preise incl. Mwst. Seite: 36

37 5. Kasse In der Kasse werden die Bar-Einnahmen und Bar-Ausgaben registriert. 5.1 Voreinstellungen Bevor man mit den Kassenbuchungen anfangen kann, müssen die Voreinstellungen eingetragen werden. Der Mandant wird auf dem Ausdruck des Kassenbuches ausgegeben. Unbedingt muss der Anfangssaldo eingegeben werden. Er muss nur zu Beginn der Buchungen eingegeben werden. Dann errechnet er sich automatisch. Auch für die neuen Wirtschaftjahre wird er automatisch erstellt. 5.2 Kassenbucheingaben Anfangssaldo aus den Voreinstellungen Berechnung des aktuellen Kassenbestandes Drucken des Kassenbuches neuer Eintrag in das Kassenbuch Kassenbestand Eintragung der Bar- Einnahmen und Bar- Ausgaben Seite: 37

38 5.3 Kassenbucheingaben (Kurzform) In den meisten Fällen reicht die Kurzform für die Barkasseneingaben. Hier werden keine Angaben für Gegenkonto, Kostenstellen,.. angegeben. Es sind aber die gleichen Daten, nur eine kürzere Darstellungsform. Man kann die Buchungen sowohl in der Langform als auch in der Kurzform vornehmen. Die Datumseingaben werden ohne Punkte vorgenommen. Bsp.: Eingabe: Die Handhabung ist analog der Langform der Kassenbucheingaben. 5.4 Kassenbuch drucken Da das Kassenbuch fortlaufend fortgeführt wird, können auch einzelne Zeitabschnitte gedruckt werden. Es müssen zwingend von Datum und bis Datum eingetragen werden. Das Eingabeformat des Datum ist: TTMMJJJJ ohne Punke. Es besteht die Möglichkeit das Kassenbuch in Normalausgabe und Kurzausgabe zu drucken. Alternativ kann das Kassenbuch auch direkt bei den Kassenbucheintragungen gedruckt werden. Seite: 38

39 Anhang Chronologisches Vorgehen bei Programmnutzung 1.Datenbank verknüpfen Zunächst muss das Frontend mit der Datenbank verknüpft werden. Es wird eine Verbindung von Bedienungsoberfläche und Datenbank hergestellt. 2.Voreinstellungen Die Eingaben in den Voreinstellungen müssen vorgenommen werden. 3. Blutbild-Referenzwerte Die Blutbild-Referenzwerte werden eingegeben. Ansonsten können sie nicht bei den Blutbildwerten des Tieres abgerufen werden. Die Werte sind aber im Normalfall schon vorhanden. 4. Medikamentenübersicht Ein Medikamentenstamm kann angelegt werden, damit bei Medikamentenzugang die Medikamente nicht mehr von Hand eingegeben werden müssen. Alle anderen Daten werden fortlaufend im Praxisbetrieb eingegeben. Seite: 39

40 Einige Ausdrucke zu AnimedPro Beispielausdruck: Krankenblatt Beispielausdruck: Besitzer/Tier (teilweise) Seite: 40

41 Beispielausdruck: Blutbild (teilweise) Beispielausdruck: Medikation Seite: 41

42 Beispielausdruck: Rechnung Seite: 42

43 Beispielausdruck: Offene Rechnungen Seite: 43

44 Apothekenverwaltung Beispielausdruck: Medikamentenzugangsliste Seite: 44

45 Beispielausdruck: Medikamentenverbrauchsliste (teilweise) Seite: 45

46 Beispielausdruck: Aktueller Medikamentenbestand Seite: 46

47 Beispielausdruck: Medikamentenpreisliste Seite: 47

48 Kasse Beispielausdruck: Kassenbuch kurz Seite: 48

2.1 Briefkopf Klicken Sie im Menü Einstellungen auf den Button Briefkopf. Folgendes Formular öffnet sich:

2.1 Briefkopf Klicken Sie im Menü Einstellungen auf den Button Briefkopf. Folgendes Formular öffnet sich: Installation 1 Installation 1 2 Einstellungen 1 2.1 Briefkopf 1 2.2 Logo 2 2.3 Zusatztext 2 2.4 Fußzeile 2 2.5 Mehrwertsteuer (Umsatzsteuer) 3 2.6 Rechnungsnummer 4 2.7 Drucken 4 2.8 Einheiten 5 3 Artikelverwaltung

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