BKK Service. Betriebliches Gesundheits- Management Arbeitgeber-Informationen der BKK Gildemeister Seidensticker

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1 Arbeitgeber-Informationen der BKK Gildemeister Seidensticker BKK Service Faktoren für ein erfolgreiches Betriebliches Gesundheits- Management Mehr darüber in der zweiten Ausgabe unser 3-teiligen Serie.

2 inhalt BKK GILSEI AKTUELL 4 Betriebliches Gesundheits-Management der BKK Gildemeister Seidensticker Faktoren für ein erfolgreiches Betriebliches Gesundheits-Management Der Mitarbeiter als wichtiger Wettbewerbsfaktor Gut geplant ist halb gewonnen Ist Ihr Unternehmen offen für Veränderungen? RECHTSPRECHUNG 7 Aktuelle Urteile des BAG Beweiswert eines ärztlichen Beschäftigungsverbots beim Mutterschutz Veränderungen an befristetem Arbeitsvertrag beenden die Befristung Unterdurchschnittliche Leistung kann zur Kündigung führen SCHWERPUNKT 8 Die Entgeltbescheinigung heute und morgen Neue Wege für die maschinelle Entgeltbescheinigung per Datenübertragung Nutzung des bestehenden Verfahrens zum Datenaustausch von Entgeltbescheinigungen an die Krankenkassen SOZIALVERSICHERUNG 13 Zahlen.Daten.Fakten. Höhere Hinzuverdienstmöglichkeiten für Rentner Fortführung der Altersteilzeit ab Gesonderte Meldung bei Antrag auf Altersrente und im Versorgungsausgleichsverfahren Führung und Aufbewahrung von Entgeltunterlagen Längerer Arbeitslosengeld-Bezug für Ältere ARBEITSRECHT 16 Bonusregelungen im Arbeitsrecht STEUERRECHT 18 Überprüfung der Entfernungspauschale 2 BKK SERVICE 02 08

3 Liebe Leserin, lieber Leser, Frank Jessen, Vorstand lohnt sich der Wechsel zur BKK Gildemeister Seidensticker für meine Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen noch? Mit dieser Frage werden wir in den letzten Wochen aufgrund der Diskussionen um die für 2009 geplante Einführung des Gesundheitsfonds häufig konfrontiert. Die Antwort darauf lautet ganz klar: Ja! Der Wechsel zur BKK Gildemeister Seidensticker lohnt sich nach wie vor. Denn selbst wenn es ab 2009 einen einheitlichen Beitragssatz geben sollte, wird es Unterschiede bei den gesetzlichen Krankenkassen geben. Bestätigt wird dies durch einen aktuellen Beschluss des Landessozialgerichts Rheinland-Pfalz. Es untersagt Kassen, mit der Behauptung zu werben, dass ab 1. Januar 2009 die Beiträge aller Krankenkassen gleich seien. Die Mainzer Richter führen in ihrer Begründung unter anderem an, dass diese Aussage irreführend sei, da sie verschweige, dass die Krankenversicherungen bei einem Überschuss auch Prämien an die Versicherten zurückzahlen könnten. Außerdem werde verschwiegen, dass die Krankenkassen Zusatzbeiträge erheben dürften, wenn ihre Mittel nicht ausreichten. Als seriös arbeitendes Unternehmen werden wir uns deshalb auch nicht an den derzeitigen Spekulationen um die Höhe des Beitragssatzes, den die Bundesregierung im November dieses Jahres festlegen will, beteiligen. Dazu heute nur soviel: Ein Wechsel in die BKK Gildemeister Seidensticker zahlt sich immer aus unabhängig davon, was der Fonds im kommenden Jahr bringt! Gespannt bin ich auf Ihre Antwort auf die Frage Sind Sie offen für Veränderungen, die wir Ihnen am Schluss des zweiten Teils unserer Serie Betriebliches Gesundheits-Management stellen. In der aktuellen Ausgabe sagen wir Ihnen, welche Faktoren das Betriebliche Gesundheits-Management der BKK Gildemeister Seidensticker so erfolgreich machen. Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr editorial BKK SERVICE

4 BKK GILSEI Betriebliches Gesundheits-Management der BKK Gildemeister Seidensticker ein Service für Unternehmen Faktoren für ein erfolgreiches Betriebliches Gesundheits-Management Betriebliches Gesundheits-Management ist eine Querschnittaufgabe. Die systematische Koordinierung erfolgt in einem Steuerkreis, den wir Ihnen im ersten Teil unserer Serie kurz vorgestellt haben. Dieser Kreis, in dem alle wesentlichen Entscheider regelmäßig zusammenkommen, ist sozusagen der Motor des betrieblichen Gesundheits-Managements. Hier werden die einzelnen Maßnahmen geplant, strukturiert und gesteuert. Doch welche Maßnahmen sind in Ihrem Unternehmen sinnvoll? Um diese Frage beantworten zu können, brauchen Sie zunächst ein möglichst umfassendes Bild vom Gesundheitszustand Ihrer Beschäftigten, von ihren Arbeitsbelastungen und möglichen Ursachen. Dafür wiederum benötigen Sie Instrumente, mit denen Sie die Belastungs- und Gesundheitssituation Ihres Unternehmens darstellen können, die Problembereiche identifizieren und mit denen Sie - last but not least Lösungswege entwickeln können. Fehlzeitenstatistiken vermitteln Ihnen zwar einen ersten Eindruck über die Krankheitssituation in Ihrem Betrieb, liefern Ihnen aber in der Regel kaum Anhaltspunkte über die möglichen Ursachen der Krankheiten. Oder mit anderen Worten: Sie sind ein Fieberthermometer, mit dem Sie das Ausmaß von Krankheit messen können. Doch: Gesundheit ist immer individuell. Wenn Sie betriebliches Gesundheits-Management als Managementaufgabe verstehen und fest in Ihrem Unternehmen etablieren möchten, brauchen Sie ein Instrument, das Ihnen zum einen solide Daten liefert, und Ihnen zum anderen die Überprüfung der Wirksamkeit aller Maßnahmen ermöglicht. Die BKK Gildemeister Seidensticker bietet Ihnen im Rahmen ihres Betrieblichen Gesundheits-Managements eine Reihe von Analyseinstrumenten an: das Expertengespräch, den Gesundheitsbericht, die Betriebsbegehung, den Gesundheitszirkel. Auf ein weiteres, wichtiges 4 BKK SERVICE 02 08

5 BKK GILSEI METHODEN DES BETRIEBLICHEN GESUNDHEITS-MANAGEMENTS klare Arbeitsziele, wirksame Arbeitsabläufe und gute Weiterbildungsmöglichkeiten langfristig einen Einfluss auf die Gesundheit haben. Stimmungsbarometer Mitarbeiterbefragung/ Gesundheitsbericht Interview Begehung Gesundheitszirkel Vorhandene Dokumentation Um darüber Aussagen treffen zu können, müssen Sie entsprechende Fragen stellen. Und um bei diesem Beispiel zu bleiben: Wenn die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen nicht gut organisiert sind, interessiert es schon, ob es statistische Abweichungen gibt, die Anlass zu Verbesserungen geben. Ob es sich dabei um die Abteilung von Herrn Dr. Müller-Lüdenscheid oder von Frau Schwitz-Heerhausen handelt, interessiert dabei nicht, und die anonyme Auswertung wird dieses auch nicht erkennen lassen. Durchaus interessant ist allerdings, ob es ein oder drei Abteilungen gibt, die z. B. über extrem hohe Arbeitsbelastungen klagen. Zwischenbericht Instrument möchten wir hier näher eingehen: die Mitarbeiterbefragung. Der Mitarbeiter als wichtiger Wettbewerbsfaktor Heute leugnet niemand mehr, dass die wichtigste Voraussetzung für den Erfolg eines Unternehmens der einzelne Mitarbeiter ist. Doch was können Sie konkret für diesen Erfolgsfaktor tun? Binden Sie ihn ein. Machen Sie sich das Expertenwissen jedes Einzelnen zunutze! Die Befragung ist zweifellos ein geeignetes Instrument, um Maßnahmen und Angebote zu entwickeln, die sich an den tatsächlichen Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter orientieren. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter an Veränderungs- und Verbesserungsprozessen teilhaben. Gut geplant ist halb gewonnen Für die Mitarbeiter ist nicht immer sofort klar, worum es bei einer Befragung geht. Um es gleich vorwegzunehmen: Bei einer Mitarbeiterbefragung geht es nicht darum, endlich einmal anonym Frust abzulassen, sondern ausschließlich darum, für die nächsten Jahre die Weichen für ein betriebliches Gesundheits-Management in Ihrem Betrieb zu stellen und Ressourcen aufzuzeigen. Das gilt es im Vorfeld der Durchführung ausführlich und verständlich zu kommunizieren. Kommunikation und Durchführung einer Befragung müssen deshalb sorgfältig vorbereitet werden. Transparenz heißt hier das Zauberwort. Denn: Skeptiker mögen bei dem einen oder anderen Punkt die Frage nach dem Hintergrund stellen. Dies weniger bei Fragen, die man fast klassischerweise der Gesundheit zuordnet. Wenn es aber um die Situation am Arbeitsplatz geht, mögen die Zweifel schon stärker sein. Was soll z. B. die Frage nach dem Führungsverhalten eines Vorgesetzten mit Gesundheit zu tun haben? Wir wissen zwar nicht, wie Sie diesen Punkt werten, wir wissen allerdings, dass Betriebsklima, gute Zusammenarbeit, Arbeitszufriedenheit, Ein zentraler Erfolgsfaktor von Befragungen ist die Freiwilligkeit der Teilnahme. Auch diesen Punkt sollten Sie ausführlich kommunizieren. Denn: Schon geringfügig ausgeübter Druck ist ein enormes Risiko für den Erfolg des gesamten Projekts. Ist Ihr Unternehmen offen für Veränderungen? Sicher ist: Mit einer Mitarbeiterbefragung wecken Sie Erwartungen. Im Vorfeld der Durchführung sollte deshalb ganz klar sein, dass Sie die Ergebnisse offen kommunizieren. So wird es Ihnen gelingen, die Belegschaft für Ihr Anliegen zu gewinnen und mit der Mitarbeiterbefragung die Grundlage für ein betriebliches Gesundheits-Management in Ihrem Unternehmen zu schaffen, das auf der tatsächlichen IST-Situation aufbaut und sich an den Bedürfnissen der Belegschaft orientiert. Die Kompetenz des Beraters in der Methodik ist hierbei wesentlich. Die externe Auswertung untermauert die zugesagte Anonymität und Unabhängigkeit der Befragung. Sind Sie offen für Veränderungen? Wir beraten Sie gern. IHRE ANSPRECHPARTNER Kirsten Abel Stefan Hörmann Tel.: Tel.: BKK SERVICE

6 BKK GILSEI Auch bei Überweisungen per Mausklick Überweisungslaufzeiten beachten Der elektronische Massenzahlungsverkehr ist mittlerweile selbstverständlich geworden. Doch auch bei dem schnellen Medium Internet sind Überweisungslaufzeiten zu beachten, wenn etwa die Termine für die fristgerechte Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge eingehalten werden müssen. Entscheidend für die Gesamtlaufzeit einer Überweisung sind die Abläufe bei der Bank des Auftraggebers. Grundsätzlich sind Inlandsüberweisungen nach gesetzlicher Vorgabe binnen drei Tagen auf das Konto des Begünstigten zu überweisen, bei Überweisungen innerhalb einer Haupt- oder Zweigstelle eines Kreditinstituts binnen eines Bankgeschäftstages. Als Bankgeschäftstag gelten die Werktage mit Ausnahme der Samstage, an denen alle an der Überweisung beteiligten Kreditinstitute gewöhnlich geöffnet haben. Bei Online-Überweisungen definiert die Bank des Auftraggebers einen sogenannten cut-off, einen Zeitpunkt, bis zu dem sie Zahlungen für eine taggleiche Weiterleitung garantiert. In der Regel liegt dieser zwischen 12:00 und 15:00 Uhr. Vor diesem Zeitpunkt eingereichte Zahlungsaufträge sind somit am gleichen Tag in der Verrechnung. Die Gutschrift auf dem Konto des Empfängers erfolgt am darauf folgenden Bankarbeitstag. UNSER TIPP Als Auftraggeber einer Zahlung sollten Sie bei Ihrer Bank diesen Zeitpunkt erfragen. Nur so stellen Sie sicher, dass Ihre Überweisung der Sozialversicherungsbeiträge rechtzeitig zur Fälligkeit unserem Konto gutgeschrieben wird. Nicht termingerechte Zahlungen können zu Nachzahlungen sowie Geld- und Haftstrafen nach 266a StGB führen. Keine Regel ohne Ausnahme Ausnahmen von Standardlaufzeiten, die sowohl zu kürzeren als auch längeren Überweisungslaufzeiten führen können: Kürzere Laufzeiten, wenn Auftraggeber und Empfänger/Begünstigter das Konto bei der selben Bank führen Ein valutarisches Zahlungsverfahren gewählt wird wie zum Beispiel eine telegrafische Überweisung Längere Laufzeiten, wenn Die Bank des Auftraggebers nicht selbst, sondern über eine zwischengeschaltete Kopfstelle verrechnet. Laufzeiten nachträglich klären Die nachträgliche Klärung von Überweisungslaufzeiten ist mit einer so genannten Interbanken-Laufzeitanfrage jederzeit möglich. Diese standardisierte Anfrage stellt der Auftraggeber bei seiner Bank. Diese wiederum fügt ihre Verrechnungsdaten ein und leitet die Anfrage an die Bank des Begünstigten weiter. Die Antwort enthält den gesamten Verlauf der Überweisung inklusive der Zeitpunkte der jeweiligen Verrechnung und der Gutschrift auf dem Konto des Begünstigten. FÄLLIGKEITSTERMINE 2008 Fälligkeitstermine 2008 Angaben ohne Gewähr Monat Jan. Feb. März April Mai Juni Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Dez. Fälligkeitstag drittletzter Bankarbeitstag TERMINE 2008 ZUR ABGABE DER BEITRAGSNACHWEISE Spätester Zeitpunkt für das Einreichen des Beitragsnachweises 2008 Angaben ohne Gewähr Monat Jan. Feb. März April Mai Juni Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Dez. Abgabetag BKK SERVICE 02 08

7 RECHTSPRECHUNG Aktuelle Urteile des BAG Beweiswert eines ärztlichen Beschäftigungsverbots beim Mutterschutz Arbeitgeber können verlangen, von schwangeren Mitarbeiterinnen die Gründe für ein ärztliches Beschäftigungsverbot zu erfahren. Werden diese nicht mitgeteilt, muss die Schwangere beweisen, dass das Verbot gerechtfertigt ist. Im verhandelten Fall hatte eine Schwangere zunächst unter objektiv unzumutbaren Bedingungen arbeiten sollen. Das Amt für Arbeitsschutz forderte den Arbeitgeber zur Behebung der Mängel auf, gleichzeitig sprach der Gynäkologe der Frau ein Beschäftigungsverbot aus. Nachdem die Mängel behoben waren, hielt der Gynäkologe am Beschäftigungsverbot fest. Der Arbeitgeber forderte die Schwangere auf, die Gründe hierfür offenzulegen, was jedoch nicht erfolgte. Daraufhin wurden ihre Lohnzahlungen eingestellt. Das BAG stellte fest, dass der Arzt in einem solchen Fall die realen Arbeitsbedingungen, die Gründe für seine Entscheidung sind, offenzulegen habe, soweit sie nicht der Schweigepflicht unterliegen. Die entsprechenden Tatsachen müssen dargestellt und ggf. bewiesen werden. BAG, 5 AZR 883/06 vom Veränderungen an befristetem Arbeitsvertrag beenden die Befristung Ein ohne besonderen Sachgrund befristeter Arbeitsvertrag kann innerhalb von zwei Jahren dreimal verlängert werden ( 14 Abs. 2 S. 1 Teilzeit- und Befristungsgesetz), aber nur, wenn sich außer der Vertragslaufzeit nichts ändert. Eine Änderung der Wochenarbeitszeit ist hingegen mit dem Abschluss eines neuen, dann unbefristeten, Arbeitsvertrages gleichzusetzen. Eine Arbeitnehmerin war am 1. September 2004 zunächst für ein Jahr befristet für 20 Wochenarbeitsstunden eingestellt worden. Im Juli 2005 vereinbarte der Arbeitgeber mit ihr ein weiteres befristetes Arbeitsverhältnis mit 30 Stunden Wochenarbeitszeit. Das Bundesarbeitsgericht entschied: Bei einer Kettenbefristung ist eine Verlängerung der Befristung nur zu unveränderten Arbeitsbedingungen zulässig. Anderenfalls handelt es sich um den Neuabschluss eines befristeten Arbeitsvertrages. Dies ist aber nach 14 Abs. 2 S. 2 Teilzeit- und Befristungsgesetz nicht zulässig: Eine Befristung nach Satz 1 ist nicht zulässig, wenn mit demselben Arbeitgeber bereits zuvor ein befristetes oder unbefristetes Arbeitsverhältnis bestanden hat. BAG, 7 AZR 603/06 vom Unterdurchschnittliche Leistung kann zur Kündigung führen Ein Arbeitnehmer genügt seiner Arbeitspflicht, wenn er unter angemessener Ausschöpfung seiner persönlichen Leistungsfähigkeit arbeitet. Er verstößt nicht allein dadurch gegen seine arbeitsvertraglichen Pflichten, wenn er fehlerhaft arbeitet und dabei die durchschnittliche Fehlerquote aller Arbeitnehmer deutlich überschreitet. Vor Gericht muss er jedoch darlegen, inwiefern er trotz erheblicher Unterdurchschnittlichkeit seine Leistungsfähigkeit ausschöpft. Geklagt hatte eine Versandmitarbeiterin, der wegen qualitativer Minderleistung fristgerecht gekündigt worden war. Zuvor war bei ihr eine dreifach so hohe Fehlerquote wie bei vergleichbaren Kollegen festgestellt worden, weswegen sie zweimal abgemahnt worden war. Die Vorinstanzen hatten festgestellt, eine erhöhte Fehlerquote sei keine soziale Rechtfertigung für eine Kündigung. Das BAG ließ gelten, dass eine verhaltensbedingte Kündigung wegen längerfristiger Minderleistung grundsätzlich gerechtfertigt sein könnte, verwies die Entscheidung aber zur weiteren Tatsachenfeststellung wieder an das zuständige LAG zurück. BAG, 2 AZR 536/06 vom BKK SERVICE

8 SCHWERPUNKT Arbeitgeber können maschinell erzeugte Entgeltbescheinigungen per Datenübertragung an die BKK übermitteln. Die Entgeltbescheinigung heute und morgen Neue Wege für die maschinelle Entgeltbescheinigung per Datenübertragung Durch das Zweite Gesetz zum Abbau bürokratischer Hemmnisse insbesondere in der mittelständischen Wirtschaft (2. Mittelstandsentlastungsgesetz) ist mit Wirkung vom die Möglichkeit geschaffen worden, dass der Arbeitgeber statt papiergebundenen Entgeltbescheinigungen gegenüber den Leistungsträgern (z. B. Krankenkassen, Berufsgenossenschaften, Rentenversicherungsträgern, Bundesagentur für Arbeit) für die Berechnung von Krankengeld, Kinderpflege-Krankengeld, Mutterschaftsgeld, Versorgungskrankengeld, Übergangsgeld Leistungen zur medizinischen Rehabilitation, Übergangsgeld Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben, Übergangsgeld Leistungen im Rahmen der Unfallversicherung, Verletztengeld, Kinderpflege-Verletztengeld sowie Übergangsgeld der Bundesagentur für Arbeit entsprechende Bescheinigungen auch maschinell an die Leistungsträger übermitteln kann. Um den Anspruch des Arbeitnehmers auf Entgeltfortzahlung festzustellen, kann der Arbeitgeber außerdem eine maschinelle Anfrage nach Vorerkrankungszeiten stellen. Der Arbeitgeber kann dem Leistungsträger diese Bescheinigungen und Anfragen durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen oder mittels maschinell erstellter Ausfüllhilfen erstatten. Dabei wird die Datenübermittlung an die bereits bestehenden Meldevorschriften nach der Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV) angebunden. Die Leistungsträger wie die BKK werden verpflichtet, in Fällen einer Rückmeldung (z. B. bei Bekanntgabe der Krankengeldhöhe) dem Arbeitgeber diese Daten ebenfalls als Datensatz zur Verfügung zu stellen. Ferner ist beabsichtigt, dem Arbeitgeber künftig auch anrechenbare Vorerkrankungszeiten maschinell mitzuteilen. Elektronische Übermittlung per Software Bereits seit Jahren besteht schon die Möglichkeit, die Entgeltbescheinigungen auch auf elektronischem Weg an die Betriebskrankenkassen zu übermitteln. Voraussetzung hierfür ist, dass das vom Arbeitgeber eingesetzte Entgeltabrechnungsprogramm diese Funktion unterstützt. Arbeitgeber, die über eine solche Software verfügen, können dann das elektronische Verfahren nutzen. Es gelten dabei, wie beim elektronischen Meldeverfahren nach der DEÜV und der maschinellen Übermittlung von Beitragsnachweisen, die gleichen Regelungen für alle Krankenkassen. Näheres dazu siehe unter Nutzung des bestehenden 8 BKK SERVICE 02 08

9 SCHWERPUNKT Verfahrens zum Datenaustausch von Verdienstbescheinigungen an die Krankenkassen. Gemeinsame Grundsätze für den Datenaustausch bei Entgeltbescheinigungen Die Spitzenverbände der Krankenkassen, die Deutsche Rentenversicherung Bund, die Spitzenverbände der Unfallversicherungsträger sowie die Bundesagentur für Arbeit haben Gemeinsame Grundsätze für die Erstattung der Mitteilungen im Rahmen des Datenaustausches Entgeltersatzleistungen aufzustellen. Diese Gemeinsamen Grundsätze sind nach Anhörung der Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales im Einvernehmen mit dem Bundesministerium für Gesundheit zu genehmigen. Die Gemeinsamen Grundsätze werden derzeit noch zwischen den Beteiligten abgestimmt. Das bedeutet, dass die Arbeitgeber bisher nur das erprobte Verfahren zu den Krankenkassen nutzen können. Ein maschineller Datenaustausch zu den Renten- und Unfallversicherungsträgern ist von diesen noch nicht realisiert worden. Aber auch die vorgesehene Rückmeldung von den Krankenkassen zu den Arbeitgebern ist noch nicht definiert. Die neuen Verfahren werden aller Voraussicht nach erst im Jahre 2009 zum Einsatz kommen. Systemuntersuchte Entgeltabrechnungsprogramme Die Nutzung der Datenübermittlung im Rahmen des Datenaustausches Entgeltersatzleistungen durch den Arbeitgeber setzt voraus, dass er ein systemuntersuchtes Entgeltabrechnungsprogramm einsetzt, das diese Funktion vorsieht. Der Arbeitgeber sollte sich daher frühzeitig bei seinem Software-Ersteller erkundigen, ob seine eingesetzte Software diese Möglichkeit nutzen kann. Optionale Nutzung durch Arbeitgeber Die Datenübermittlung von Mitteilungen im Rahmen des Datenaustausches Entgeltersatzleistungen kann derzeit vom Arbeitgeber optional genutzt werden. Eine Verpflichtung zur elektronischen Meldung besteht ENTGELTBESCHEINIGUNG BKK SERVICE

10 SCHWERPUNKT derzeit noch nicht, wird aber mit Wirkung vom an für den Arbeitgeber verpflichtend. Verpflichtende Meldung durch die Leistungsträger Die Leistungsträger werden jedoch dazu verpflichtet, den an der elektronischen Übertragung von Entgeltbescheinigungen teilnehmenden Arbeitgebern die Höhe der Brutto- und Netto-Entgeltersatzleistung sowie weitere Angaben ebenfalls elektronisch zu übermitteln. Da die Gemeinsamen Grundsätze nach 23c Abs. 2 SGB IV noch nicht verabschiedet sind, können die Leistungsträger erst ab 2009 Daten an den Arbeitgeber zurücksenden. Nutzung des bestehenden Verfahrens zum Datenaustausch von Entgeltbescheinigungen an die Krankenkassen Die Arbeitgeber können bis zu einer Realisierung der Übermittlung von Entgeltbescheinigungen an die Renten- und Unfallversicherungsträger sowie die Bundesagentur für Arbeit das bestehende Verfahren zum Datenaustausch von Entgeltbescheinigungen an die Krankenkassen, das von der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.v. (AWV e.v.) als Interessenvertretung der Arbeitgeber und der Wirtschaft, Software-Erstellern und den Spitzenverbänden der Krankenkassen entwickelt wurde, weiter nutzen. Datenwege im Datenaustausch von Entgeltbescheinigungen Die Arbeitgeber erhalten von den Leistungsträgern bei Zahlung einer Entgeltersatzleistung an Versicherte (u. a. Krankengeld, Mutterschaftsgeld, Übergangsund Verletztengeld) einen Vordruck Entgeltbescheinigung per Post zugesandt (s. Seite 9). Dieser Vordruck wird dann im Normalfall vom Arbeitgeber ausgefüllt zurückgesandt. Eine maschinelle Übermittlung von Vordrucken an den Arbeitgeber ist im elektronischen Datenaustausch von Entgeltbescheinigungen nicht vorgesehen, da der Leistungsträger nicht wissen kann, ob der Arbeitgeber ein Entgeltabrechnungsprogramm einsetzt, das in der Lage ist, Verdienstbescheinigungen anzunehmen. Arbeitgeber, die ein systemgeprüftes Programm zur Übermittlung von Entgeltbescheinigungen einsetzen, füllen dann die Verdienstbescheinigung zur Berechnung von Krankengeld nicht mehr manuell aus, sondern erzeugen diese maschinell. In diesem Fall erstellen die Entgeltabrechnungsprogramme die Entgeltbescheinigungen zur Weiterleitung an die Krankenkassen und die übrigen Sozialversicherungsträger in elektronischer Form. Damit die Daten nicht an jeden Leistungsträger einzeln übermittelt werden müssen, werden sie gebündelt an die Datenannahmestellen der Krankenkassen (z. B. Rechenzentrum des BKK Bundesverbandes) gesandt. Identifizierungsmerkmal Die Arbeitgeber sollen in dem neuen Verfahren die Mitteilungen im Rahmen des Datenaustausches Entgeltersatzleistungen unter Angabe der Versicherungsnummer der Rentenversicherung erstatten. Diese ist dem Sozialversicherungsausweis des Arbeitnehmers zu entnehmen und in die Mitteilungen zu übertragen. Im Übrigen verwendet jeder Versicherungsträger zur Verarbeitung der Meldungen sein eigenes Ordnungskriterium (z. B. Krankenversichertennummer). Krankenversichertennummer Im derzeit bestehenden Verfahren zur Übermittlung von Verdienstbescheinigungen an die Krankenkassen darf im Gegensatz zu den DEÜV-Meldungen und dem zukünftigen Datenaustausch Entgeltersatzleistungen nicht die Versicherungsnummer der Rentenversicherung verwendet werden, sondern die Datenübermittlung erfolgt aus datenschutzrechtlichen Gründen unter der Krankenversichertennummer des Beschäftigten. Da der Arbeitgeber diese im Normalfall nicht kennt, ist er auf die Unterstützung der BKK angewiesen, die ihm die Krankenversichertennummer vorzugsweise mit der Anforderung der Verdienstbescheinigung mitteilt. Der Arbeitgeber kann dann diese Nummer in seinem Entgeltabrechnungsprogramm einmalig einspeichern. Da die Krankenversichertennummer im Rahmen der Einführung der elektronischen Gesundheitskarte vereinheitlicht wird, kann diese Nummer auch weiterhin genutzt werden, wenn der Beschäftigte die Krankenkasse wechseln sollte. Maschinelle Übermittlung von Entgeltbescheinigungen ohne Anmeldung Arbeitgeber, die das bestehende maschinelle Verfahren zur Übermittlung von Entgeltbescheinigungen nutzen wollen, können das für sich entscheiden. Ein Antrag ist nicht zu stellen. Es ist daher nicht erforderlich, die einzelne BKK oder die Datenannahmestelle zu informieren. Die erforderlichen Informationen (z. B. Name und Anschrift des Arbeitgebers, Telefonnummer) kann die Krankenkasse den angelieferten Datensätzen entnehmen. Zentrale Datenanlieferung für alle BKK Im Bereich der Betriebskrankenkassen sind die maschinell erzeugten Entgeltbescheinigungen des Arbeitgebers an die Zentrale Datenannahmestelle beim ADRESSE ZUR DATENLIEFERUNG BKK Bundesverband Kronprinzenstr Essen Empfänger-Betriebsnummer: BKK SERVICE 02 08

11 SCHWERPUNKT zu senden. Datenlieferungen für verschiedene Sozialversicherungsträger können dabei in einer Datei zusammengefasst werden. Die Datenanlieferung muss entweder per verschlüsselter an die zentrale -Adresse oder per Datenfernübertragung (DFÜ) erfolgen. Die Datenannahmestelle fungiert dabei als Clearingstelle zwischen den Arbeitgebern und Betriebskrankenkassen, Renten- und Unfallversicherungsträgern sowie der Bundesagentur für Arbeit. Hier werden die s zentral angenommen und es wird sichergestellt, dass den Betriebskrankenkassen und den anderen Sozialleistungsträgern die Daten in kürzester Zeit zur Verfügung stehen. Verfahrensbeschreibung im Eine ausführliche Verfahrensbeschreibung für das derzeit bestehende Verfahren zur Übermittlung von Verdienstbescheinigungen an die Krankenkassen sowie Hinweise für Software-Ersteller stehen im Internet unter in der Rubrik Grundlagen/Entgeltbescheinigungen zur Verfügung. Nach Klick auf den Punkt Entgeltbescheinigung und danach auf Dokumentation öffnet sich das untere Fenster. Zertifizierung Da personenbezogene Daten übermittelt werden, muss die elektronische Übertragung verschlüsselt erfolgen. Hierzu ist eine Zertifizierung erforderlich, die über das Trustcenter der Informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) erfolgt. Nähere Informationen finden Sie unter Die für die Datenlieferung zu verwendende wird dabei nach festgelegten Konventionen aufgebaut. Sie enthält eine Auftragsdatei und eine Nutzdatei mit den Entgeltbescheinigungen als Anhang. Annahmebestätigung Nach Empfang der erhält der Arbeitgeber zunächst eine automatisierte Annahmebestätigung, dass die Daten angenommen werden konnten. Prüfung auf formale Richtigkeit Der Dateiaufbau und die Absender-/Empfängerangaben werden im Rechenzentrum des BKK Bundesverbandes geprüft und führen bei Fehlern zur Totalabweisung der Datei. Abweichungen von einer lückenlos aufsteigenden Dateinummernfolge führen zum Parken der Datei, bis die fehlende Dateilieferung eintrifft oder vom VERFAHRENSBESCHREIBUNG IM INTERNET BKK SERVICE

12 SCHWERPUNKT Arbeitgeber mitgeteilt wird, dass die Dateinummer übersprungen wurde und nicht mehr angeliefert wird. Verarbeitungsbestätigung Nachdem die Daten angenommen und entschlüsselt werden konnten, erfolgt im Rahmen der weiteren Verarbeitung die formale Prüfung der Datensätze. Werden die Daten fehlerfrei verarbeitet, erhält der Arbeitgeber eine Verarbeitungsbestätigung ausschließlich per . Durch entsprechende Kennzeichnung im Datensatz DSKO kann der Ersteller der Datei (z. B. Arbeitgeber, Steuerberater oder Service-Rechenzentrum) kennzeichnen, ob er auf eine positive Verarbeitungsbestätigung (die Datei enthält ausschließlich fehlerfreie Datensätze bzw. -bausteine) verzichtet. Fehlerprotokoll Sollten bei der Verarbeitung der Entgeltbescheinigungen Fehler aufgetreten sein, so erhält der Arbeitgeber ein Fehlerprotokoll in Papierform per Post zugesandt. Allerdings kann der Ersteller der Datei durch entsprechende Kennzeichnung im Datensatz DSKO steuern, ob negative Verarbeitungsbestätigungen in Dateiform (Rückgabe fehlerhafter Datensätze bzw. -bausteine mit angehängtem Fehlerdatenbaustein) verschlüsselt per übermittelt werden sollen. Fehlerbereinigung von Entgeltbescheinigungen Die laut Fehlerprotokoll festgestellten Fehler bzw. deren Ursachen müssen behoben werden. Die abgewiesenen Datensätze und -bausteine sind nochmals zu erstellen und der Datenannahmestelle der Krankenkasse (z. B. Rechenzentrum des BKK Bundesverbandes) zu übermitteln. Falls eine Korrektur der Datensätze und -bausteine nicht möglich ist, sind die Mitteilungen mittels maschineller Ausfüllhilfen zu erstellen. Weiterleitung von korrekten Entgeltbescheinigungen an Betriebskrankenkassen Fehlerfreie Entgeltbescheinigungen werden unverzüglich an die zuständigen Betriebskrankenkassen weitergeleitet. Die Weiterleitung von fehlerfreien Entgeltbescheinigungen erfolgt in der Regel am selben, spätestens jedoch am folgenden Arbeitstag. Weiterleitung an die Renten- und Unfallversicherungsträger sowie die Bundesagentur für Arbeit Die von den Arbeitgebern übermittelten Mitteilungen für die Renten- und Unfallversicherungsträger sowie die Bundesagentur für Arbeit werden an die Weiterleitungsstellen der zuständigen Sozialversicherungs-/Sozialleistungsträger übermittelt. Die Renten- und Unfallversicherungsträger sowie die Bundesagentur für Arbeit übermitteln die Mitteilungen für Arbeitgeber über ihre Weiterleitungsstellen ebenfalls an die Datenannahmestellen der Krankenkassen; diese leiten die Mitteilungen an die Arbeitgeber weiter. Maschinelle Ausfüllhilfen Arbeitgeber, die kein systemuntersuchtes Entgeltabrechnungsprogramm einsetzen, müssen die Mitteilungen mittels systemgeprüfter maschineller Ausfüllhilfen an die Datenannahmestelle übermitteln. Arbeitgeber, die systemgeprüfte Entgeltabrechnungsprogramme einsetzen, können für einzelne Mitteilungen auch systemgeprüfte Ausfüllhilfen nutzen. Dabei ist zu beachten, dass eine maschinelle Zuführung von Mitteilungsdaten aus den Beständen des Arbeitgebers in die Ausfüllhilfe nicht zulässig ist. Kostenlose elektronische Hilfe: sv.net Die zertifizierte Ausfüllhilfe sv.net entlastet Arbeitgeber bereits seit Statt der aufwendigen Erstellung in Papierform werden mit sv.net Meldungen zur Sozialversicherung (An- und Abmeldungen, Jahresmeldungen etc.) sowie Beitragsnachweise manuell einfach und schnell erfasst und elektronisch übermittelt. Bitte beachten Sie, dass sv.net kein Ersatz für klassische Entgeltabrechnungsprogramme ist, da weder Entgelte noch Sozialversicherungs- und Steueranteile errechnet werden. Neben der komfortablen Benutzerführung garantiert sv.net ein hohes Maß an Sicherheit: Sämtliche Daten werden verschlüsselt an die ITSG-Server und von dort weiter an die Annahmestellen der gesetzlichen Krankenkassen gesendet. Verschiedene Auswertungen und Protokolle sorgen für transparente Prozesse und liefern dem Arbeitgeber wertvolle Hinweise zur Bewertung der Daten. Die aktuelle Version 8.0 finden Sie im Internet unter _downloads.itsg. Gegenüber der letzten Version gab es kaum Veränderungen. Neu ist aber, dass sv.net nun auch unter Windows Vista läuft. sv.net wird an Arbeitgeber kostenfrei abgegeben! SIE HABEN FRAGEN? Bei Fragen zu diesem Thema wenden Sie sich bitte an uns, Ihre BKK Gildemeister Seidensticker, oder an die zentrale BKK Servicestelle. Die Servicestelle ist für sämtliche Aufgaben im Zusammenhang mit dem maschinellen Melde- und Beitragsnachweisverfahren zuständig und steht Ihnen für alle Fragen zu diesen Bereichen mit kompetenten Ansprechpartnern gerne zur Verfügung. Telefonnummer: (0201) Schriftliche Anfragen richten Sie bitte an: Zentrale BKK Servicestelle für maschinelle Melde- und Beitragsverfahren Kronprinzenstr Essen 12 BKK SERVICE 02 08

13 SOZIALVERSICHERUNG Die aktuellen Kurzmeldungen: u. a. zur Führung und Aufbewahrung von Entgeltunterlagen sowie zur gesonderten Meldung zur Altersrente. Zahlen.Daten.Fakten. Höhere Hinzuverdienstmöglichkeiten für Rentner Altersrentner unter 65 und Erwerbsminderungsrentner können rückwirkend ab Januar 2008 mehr zu ihren Renten hinzuverdienen. Mit dieser Änderung wird die Hinzuverdienstgrenze von derzeit 355 EUR wieder der Minijob-Grenze angeglichen, die schon seit einigen Jahren bei 400 EUR liegt. Die Gefahr von Verwechslungen gehört damit der Vergangenheit an. Fortführung der Altersteilzeit ab Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung vertreten die Auffassung, dass Altersteilzeit im sozialversicherungsrechtlichen Sinne unter den hierfür maßgeblichen Voraussetzungen auch noch nach dem Jahr 2009 angetreten werden kann, solange das Mantelgesetz (Altersteilzeitgesetz), die steuerrechtlichen Regelungen und die spezialgesetzlichen Regelungen im Sozialgesetzbuch bestehen bleiben. In diesem Sinne hatte sich auch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales gegenüber der Deutschen Rentenversicherung Bund geäußert (vgl. Punkt 3 der Niederschrift über die Besprechung der Spitzenverbände der Krankenkassen, der Deutschen Rentenversicherung Bund und der Bundesagentur für Arbeit zu Fragen des gemeinsamen Beitragseinzugs am 23./ ). Dementsprechend ist auch das Altersteilzeitgesetz durch das Jahressteuergesetz 2008 ergänzt worden. Altersteilzeit liegt unabhängig von der Förderung durch die Bundesagentur für Arbeit auch dann vor, wenn die Teilzeitarbeit älterer Arbeitnehmer nach dem beginnt und der ältere Arbeitnehmer nach diesem Zeitpunkt das 55. Lebensjahr vollendet. Für die Steuerbefreiung der Aufstockungsleistungen nach 3 Nr. 28 EStG kommt es nach 1 Abs. 3 Satz 2 des Altersteilzeitgesetzes nicht darauf an, dass diese vor dem begonnen wurde und durch die Bundesagentur für Arbeit nach 4 gefördert wird. Gesonderte Meldung bei Antrag auf Altersrente und im Versorgungsausgleichsverfahren Mit dem Zweiten Mittelstandsentlastungsgesetz wurde die Verpflichtung zur Abgabe einer manuellen vorläufigen Bescheinigung von abgerechneten Zeiträumen und die Entgeltvorausbescheinigung für das Rentenantragsverfahren ( 194 SGB VI) abgeschafft. Arbeitgeber, Sozialleistungsträger, Pflegekassen und private Versicherungsunternehmen haben vom an nur noch eine maschinelle gesonderte Meldung zu erstatten, die die beitragspflichtigen Einnahmen für bereits abgerechnete Zeiträume enthält. Bei einem Antrag auf Altersrente ermöglicht die gesonderte Meldung eine endgültige Feststellung der Altersrente vor Eintritt des Rentenfalls und gewährleistet damit die Nahtlosigkeit zwischen dem Bezug von Arbeitsentgelt, einer Sozialleistung oder Zeit der nicht erwerbsmäßigen Pflegetätigkeit und der Altersrente. Arbeitgeber haben die gesonderte Meldung auf Verlangen der Arbeitnehmer nach 12 Abs. 5 DEÜV (Abgabegrund 57 ) frühestens mit der Entgeltabrechnung, die den letzten Tag des vierten Kalendermonats vor Rentenbeginn beinhaltet, danach mit der jeweils nächsten Entgeltabrechnung zu erstatten. Dies gilt entsprechend bei einem Auskunftsersuchen des Familiengerichts im Versorgungsausgleichsverfahren. Um die Nahtlosigkeit der Rentengewährung sicherstellen zu können, akzeptieren die Rentenver-sicherungsträger für eine Übergangszeit manuelle Bescheinigungen für abgelaufene Zeiträume und Vorausbescheinigungen. BKK SERVICE

14 SOZIALVERSICHERUNG BEISPIEL 1 Sachverhalt: Verlangen des Rentenantragstellers gegenüber dem Arbeitgeber am Beginn der Altersrente am nächste Entgeltabrechnung am Beurteilung: Die gesonderte Meldung des Arbeitgebers erfolgt am Meldezeitraum nach 194 Abs. 1 SGB VI (Abgabegrund 57 ) Die Jahresmeldung für 2007 sollte bereits im Versicherungskonto sein. Ende der Beschäftigung Abmeldung bis spätestens zum zu meldender Zeitraum mit der Abmeldung (Abgabegrund 30 ) Hinweis: Der nach 194 Abs. 1 SGB VI bereits gemeldete Zeitraum ist gemäß 5 Abs. 3 Satz 2 DEÜV nicht nochmals zu melden. BEISPIEL 2 Sachverhalt: Verlangen des Rentenantragstellers gegenüber dem Arbeitgeber am Beginn der Altersrente am nächste Entgeltabrechnung am Beurteilung: Die gesonderte Meldung des Arbeitgebers erfolgt am Meldezeitraum nach 194 Abs. 1 SGB VI (Abgabegrund 57 ) Die Jahresmeldung für 2007 sollte bereits im Versicherungskonto sein. Ende der Beschäftigung Abmeldung bis spätestens zum zu meldender Zeitraum mit der Abmeldung (Abgabegrund 30 ) Hinweis: Der nach 194 Abs. 1 SGB VI bereits gemeldete Zeitraum ist gemäß 5 Abs. 3 Satz 2 DEÜV nicht nochmals zu melden. BEISPIEL 3 Sachverhalt: Verlangen des Rentenantragstellers gegenüber dem Arbeitgeber am Beginn der Altersrente am nächste Entgeltabrechnung am Beurteilung: Die gesonderte Meldung des Arbeitgebers erfolgt am Meldezeitraum nach 194 Abs. 1 SGB VI (Abgabegrund 57 ) Sofern die Jahresmeldung für 2007 bis zum noch nicht übermittelt wurde, ist diese zeitgleich mit Abgabegrund 50 zu erstatten ( 12 Abs. 5 Satz 2 DEÜV) BKK SERVICE 02 08

15 SOZIALVERSICHERUNG BEISPIEL 4 Sachverhalt: Verlangen des Rentenantragstellers gegenüber dem Arbeitgeber am Beginn der Altersrente am nächste Entgeltabrechnung am Beurteilung: Die gesonderte Meldung des Arbeitgebers erfolgt am Meldezeitraum nach 194 Abs. 1 SGB VI (Abgabegrund 57 ) Sofern die Jahresmeldung für 2007 am noch nicht übermittelt wurde, ist diese zeitgleich mit Abgabegrund 50 zu erstatten ( 12 Abs. 5 Satz 2 DEÜV) BEISPIEL 5 Sachverhalt: Verlangen des Rentenantragstellers gegenüber dem Arbeitgeber am Beginn der Altersrente am nächste Entgeltabrechnung am Beurteilung: Die gesonderte Meldung des Arbeitgebers erfolgt am Meldezeitraum nach 194 Abs. 1 SGB VI (Abgabegrund 57 ) Hinweis: Die gesonderte Meldung ist nur erforderlich, sofern die Jahresmeldung noch nicht erstattet wurde. Führung und Aufbewahrung von Entgeltunterlagen Durch das Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze ist die Beitragsverfahrensverordnung geändert worden. Nunmehr können Entgeltunterlagen auf maschinell verwertbaren Datenträgern geführt werden. Dabei ist sicherzustellen, dass die Formvorschriften (vgl. 8 Beitragsverfahrensverordnung) für die Aufbereitung der Daten eingehalten werden und bei einer Betriebsprüfung nach 28p SGB IV jederzeit ohne zeitlichen Verzug der Zugriff auf die Daten möglich ist. Mit der Änderung wird den Arbeitgebern ermöglicht, wie im Steuerrecht ( 147 Abs. 5 und 6 AO), die Entgeltunterlagen auch für die Sozialversicherung vollständig in automatisierter Form vorzuhalten. Werden die Entgeltunterlagen in automatisierter Form geführt, ist eine zusätzliche Aufbewahrung von Entgeltunterlagen in körperlicher Form nicht mehr notwendig. Aufbewahrung von Entgeltunterlagen im Beitrittsgebiet Die am im Beitrittsgebiet vorhandenen Entgeltunterlagen sind bis zum aufzubewahren (vgl. 28f Abs. 5 Satz 1 SGB IV). Diese Aufbewahrungspflicht entfällt mit dem Zeitpunkt, zu dem ein Unternehmen aufgelöst wird. Das betrifft Fälle, in denen Unternehmen durch Insolvenz oder Abwicklung nicht mehr bestehen und keine Rechtsnachfolger vorhanden sind. Die Entgeltunterlagen dürfen dann ersatzlos vernichtet werden. Längerer Arbeitslosengeld- Bezug für Ältere Das Arbeitslosengeld I für über 50-Jährige wird wieder länger gezahlt. Der auf bis zu 24 Monate verlängerte Arbeitslosengeld-Bezug ist rückwirkend zum 1. Januar 2008 in Kraft getreten. Grundsätzlich wird das Arbeitslosengeld 12 Monate gezahlt, für über 50-Jährige wird die Bezugsdauer jetzt aber in drei Stufen verlängert. Sie erhalten Arbeitslosengeld künftig bis zu 15 Monate, über 55-Jährige bis zu 18 Monate und über 58-Jährige bis zu 24 Monate. Anspruch darauf hat, wer Versicherungszeiten zwischen 30 und 48 Monaten vorweisen kann. Bis Ende Januar 2006 erhielten über 57-Jährige Arbeitslosengeld I für längstens 32 Monate, seitdem wurde es für maximal 18 Monate (an über 55-Jährige) gezahlt. Die verlängerte Zahldauer gilt nun rückwirkend zum 1. Januar BKK SERVICE

16 ARBEITSRECHT Bonuszahlungen gehören zu den beliebtesten erfolgsabhängigen Entgeltvariablen. Was ist bei dieser Methode arbeitsrechtlich zu beachten? Bonusregelungen im Arbeitsrecht Während in der Vergangenheit vor allem leitende Angestellte oder Außendienstmitarbeiter durch besondere Leistungshonorierungen motiviert werden sollten, enthalten heute immer mehr Arbeitsverträge in allen Mitarbeitergruppen besondere Vergütungsvereinbarungen. Sonderzahlungen bei Erreichen vorher festgelegter Arbeitserfolge als Gehaltsbestandteil bilden immer mehr die Regel als die Ausnahme. Die rechtswirksame Vereinbarung und der Umgang mit Bonuszahlungen ist nicht unkompliziert, daher hier ein Blick auf die aktuelle Rechtsprechung. Die vertragliche Situation Bonuszahlungen werden regelmäßig als Jahresprämie zu einem individuell vereinbarten Zeitpunkt gezahlt, meist zum Jahresende oder innerhalb des ersten Quartals mit Rückbezug auf das Erreichen von Zielen zum Ende des vorangegangenen Jahres. Wenn kein Fälligkeitszeitpunkt vereinbart wurde, ist der Bonus zum Ende des Geschäfts- oder Kalenderjahres zu zahlen. Zur Berechung der Bonuszahlung werden üblicherweise im Vorfeld, meist zu Beginn des laufenden Jahres, Leistungsziele vereinbart, die individuell auf den einzelnen Mitarbeiter abgestimmt werden, aber auch Abteilungsoder Betriebs-/Unternehmensergebnisse einbeziehen können. BEISPIEL Der Mitarbeiter erhält nach den in der Betriebsvereinbarung in der jeweils aktuellen Form festgelegten Zielvereinbarungsgrundsätzen einen Jahresbonus. Dieser setzt sich zu 50 % aus den persönlichen Umsatzergebnissen des Mitarbeiters und zu 50 % aus dem Betriebsumsatz zusammen. PRAXISHINWEIS Es spricht nichts dagegen, wenn der Arbeitgeber Bonuszahlungen auf freiwilliger Basis gewährt und sich den Widerruf vorbehält. Zu beachten ist jedoch der arbeitsrechtliche Gleichbehandlungsgrundsatz, der untersagt, einzelne Mitarbeiter ohne sachlichen Grund vom Bonussystem auszuschließen. Bonusansprüche können auch entstehen, wenn der Mitarbeiter arbeitsunfähig erkrankt ist, denn auch die variablen Vergütungsbestandteile sind im Rahmen der Entgeltfortzahlung zu berücksichtigen (Entgeltausfallprinzip). Da die Höhe der Bonus- oder Provisionsansprüche jedoch nicht feststeht, bereitet deren Anrechnung im Rahmen der Entgeltfortzahlung häufig Schwierigkeiten. In der Praxis haben sich daher zwei Berechnungswege durchgesetzt: Entweder werden die Bonuszahlungen für vergleichbare Arbeitnehmer im Krankheitszeitraum zugrunde gelegt oder es wird von der durchschnittlichen variablen Vergütung des betroffenen Mitarbeiters in der Vergangenheit ausgegangen. Von der Anrechnung variabler Vergütungsbestandteile im Rahmen der Entgeltfortzahlung kann nicht zulasten des Arbeitnehmers abgewichen werden. Entsprechende vertragliche Klauseln wären nach 12 Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) unwirksam. Etwas anderes gilt nur, wenn ein Tarifvertrag eine Abweichung von der gesetzlichen Regelung ermöglicht. Bonuszahlungen können aber nicht nur für gute Arbeitsergebnisse ge- 16 BKK SERVICE 02 08

17 ARBEITSRECHT währt werden, sondern auch z. B. für die Betriebstreue eines Mitarbeiters. Diese dürfen im Einzelfall nach den Grundsätzen des 4a EFZG anteilig gekürzt werden. Zur Vermeidung von Streitfällen sollte der Zweck der Sonderzahlung möglichst präzise dargestellt werden. Stichtagsregelungen Das BAG hat in diesem Zusammenhang eindeutige und unmissverständliche Regelungen zur Auflage gemacht. Insbesondere bei vorformulierten Vertragsbedingungen sei das Transparenzgebot nach 307 BGB zu beachten. Wird einem Mitarbeiter einerseits durch eine vertragliche Standardformulierung ein Bonus garantiert, andererseits jedoch die Auszahlung des flexiblen Vergütungsbestandteils davon abhängig gemacht, dass das Arbeitsverhältnis des Mitarbeiters auch im April des Folgejahres noch besteht, ist diese Einschränkung nach Ansicht des BAG unwirksam. Die Stichtagsregelung benachteilige den Arbeitnehmer in unangemessener Weise, weshalb er einen Anspruch auf seine Bonuszahlung habe (BAG AZR 825/06). Deshalb müssen die vertraglichen Vergütungsbestimmungen so formuliert sein, dass jeder betroffene Mitarbeiter eindeutig erkennen kann, wann er einen Anspruch auf Bonuszahlungen hat bzw. wann der Anspruch entfällt. Darüber hinaus müsse zugunsten des Arbeitnehmers berücksichtigt werden, ob dieser eine Beendigung des Arbeitsverhältnisses selbst herbeigeführt oder zu vertreten habe. Hat er dies nicht, so bleibt der Anspruch auf die Bonuszahlungen grundsätzlich bestehen. Ist der Bonus auch an die Betriebszugehörigkeit (Betriebstreue) geknüpft, darf nach BAG keine überlange Bindung an den Arbeitgeber vereinbart werden, da dies ein unzulässiger Eingriff in die Rechte des Arbeitnehmers ist. Zudem müsse unterschieden werden zwischen den Leistungs- und den Treueaspekten der Sonderzahlung. PRAXISHINWEIS Vertragliche Stichtagsregelungen können sich an den von der Rechtsprechung aufgestellten Grundsätzen zu Rückzahlungsklauseln, beispielsweise für die Kosten einer Fortbildungsmaßnahme, orientieren. Wenn dazu keine eindeutige Regelung vorliegt, kann bei der vereinbarten Bindung an den Arbeitgeber jedenfalls die Höhe der Bonuszahlung nicht unberücksichtigt bleiben. Bonus ohne Zielvereinbarung In der Praxis kommt es immer wieder zu Streitfällen, wenn der Arbeitsvertrag zwar einerseits eine Sonderzahlung bei Erreichen bestimmter Leistungsergebnisse vorsieht, die Parteien jedoch andererseits keine Zielvereinbarung abschließen. Eine gerichtliche Auseinandersetzung ist in diesen Fällen programmiert. Grundsätzlich hat der Mitarbeiter zu belegen, dass eine Zielvereinbarung zu verabschieden gewesen wäre, welche Ziele darin vereinbart worden wären und dass er diese erreicht hätte. Kann er dieser Darlegungspflicht in einem Prozess nicht nachkommen, geht er leer aus (LAG Hamm Sa 2236/03). PRAXISHINWEIS Besteht ein arbeitsvertraglicher Anspruch auf Teilnahme am Bonussystem, sollte kein Arbeitgeber den Abschluss einer Zielvereinbarung verweigern, um eventuelle Sonderzahlungen zu vermeiden. Dem Mitarbeiter könnten in einem solchen Fall Schadenersatzansprüche gegenüber dem Arbeitgeber zustehen. Teuer kann es für den Arbeitgeber vor allem dann werden, wenn er den Abschluss einer Zielvereinbarung verweigert und der Mitarbeiter dies belegen kann, indem er beispielsweise mehrere Aufforderungsschreiben vorlegt. Einzelne Arbeitsgerichte haben den Mitarbeitern in diesen Fällen Bonuszahlungen anhand der Ergebnisse des Vorjahres zugesprochen. Dieser Praxis ist das BAG jedoch entgegengetreten (BAG AZR 97/07). Es sei nicht auf den Bonusumfang des Vorjahres abzustellen, so das BAG, sondern es müsse von einer fiktiven, gleichwohl realistischen Zielvereinbarung mit erfüllbaren Vorgaben ausgegangen werden. Was realistisch ist, bestimmt sich nach den Umständen des konkreten Arbeitsverhältnisses. Kann der Mitarbeiter also darlegen, dass z. B. eine erhebliche Umsatzsteigerung realistischerweise zu erwarten gewesen wäre, ist dieser Umstand bei der Ermittlung seiner Bonusansprüche zu berücksichtigen. Belegt hingegen der Arbeitgeber, dass der Arbeitnehmer schon in der Vergangenheit die Ziele nicht erreicht hat, kann keine fiktive Zielerreichung von 100 % für den streitigen Zeitraum angenommen werden. PRAXISHINWEIS Kann der Arbeitgeber belegen, dass nicht er, sondern der Mitarbeiter den Abschluss der Zielvereinbarung verweigert hat, führt dies nicht zu einem völligen Verlust, kann aber immerhin zu einer Minderung der behaupteten Bonusansprüche führen. Fazit Moderne variable Vergütungssysteme sind zweifellos geeignet, Mitarbeiter zu motivieren, sie am Erfolg des Unternehmens teilhaben zu lassen und auch das Zugehörigkeitsgefühl zum Betrieb zu stärken. Bei der Formulierung der Bonusvereinbarungen und der Berechnung der Ansprüche ist jedoch ebenso große Sorgfalt wie Transparenz geboten. BKK SERVICE

18 STEUERRECHT Die Neuregelung zur Entfernungspauschale steht auf dem Prüfstand hier eine aktuelle Bestandsaufnahme. Überprüfung der Entfernungspauschale Seit dem Kalenderjahr 2007 sind Aufwendungen des Arbeitnehmers für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte grundsätzlich keine Werbungskosten mehr und werden erst ab dem 21. Entfernungskilometer wie Werbungskosten behandelt. Dieses umstrittene Werkstorprinzip wirkt sich nicht nur auf den Werbungskostenabzug in der persönlichen Einkommensteuerveranlagung, sondern auch auf die steuerliche Behandlung von Arbeitgeberzuschüssen für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte aus (vgl. Beispiel). Einschränkung der Möglichkeit zur Pauschalversteuerung durch den Arbeitgeber Das Beispiel macht deutlich, dass sich durch die Neuregelung der Entfernungspauschale der Pauschalierungsumfang und die daran gekoppelte Sozialversicherungsfreiheit erheblich reduziert bzw. bis zu einer Entfernung von 20 Kilometern zwischen Wohnung und Arbeitsstätte vollständig ausscheidet. Die bisher lediglich mit den 15 % (zzgl. pauschaler Zuschlagssteuern) belasteten Fahrtkostenzuschüsse unterliegen für die ersten 20 Kilometer der individuellen Lohnbesteuerung sowie der regulären Beitragspflicht zur Sozialversicherung beim Arbeitnehmer. BEISPIEL Beispiel Ein Arbeitgeber gewährt seinen Arbeitnehmern monatlich zusätzlich zum Gehalt einen Zuschuss für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte in Höhe von 0,30 EUR ab dem ersten Entfernungskilometer. Ein Mitarbeiter wohnt 36 km vom Betriebssitz des Arbeitgebers entfernt. Aus Vereinfachungsgründen werden im Monat pauschal 15 Fahrten angesetzt. Alte Rechtslage: Fahrtkostenzuschuss: 15 Tage x 36 km x 0,30 EUR = 162 EUR Der Arbeitgeber konnte den gesamten Fahrtkostenzuschuss in Höhe von 162 EUR der Lohnsteuerpauschalierung mit 15 % unterwerfen. Hierdurch war die Arbeitgebererstattung in vollem Umfang sozialversicherungsfrei. Aktuelle Rechtslage: Für die Arbeitgebererstattung ist seit dem Jahr 2007 das Abzugsverbot für die ersten 20 Entfernungskilometer zu beachten. Sofern der Arbeitgeber von der Möglichkeit der Pauschalbesteuerung nach 40 Abs. 2 Satz 2 EStG Gebrauch machen will, ist unter Beachtung der 20-km-Grenze eine genaue Aufteilung vorzunehmen: Fahrtkostenzuschuss für die ersten 20 Entfernungskilometer: 15 Fahrten x 0,30 EUR x 20 Kilometer = 90 EUR Da für die ersten 20 Entfernungskilometer ein Werbungskostenabzug nicht möglich ist, scheidet die Pauschalversteuerung durch den Arbeitgeber für diesen Teil der Wegstrecke aus. Der Betrag von 90 EUR ist dem individuellen Lohnsteuerabzug nach den Merkmalen der Lohnsteuerkarte des Arbeitnehmers zu unterwerfen und unterliegt zudem dem regulären Sozialversicherungsabzug beim Arbeitnehmer. Fahrtkostenzuschuss ab dem 21. Entfernungskilometer: 15 Fahrten x 0,30 EUR x 16 Kilometer (36 km./. 20 km) = 72 EUR Der Arbeitgeber kann lediglich den Teil des Fahrtkostenzuschusses (72 EUR) mit 15 % pauschal besteuern, für den der Arbeitnehmer den Werbungskostenabzug geltend machen kann. Dieser Betrag unterliegt nicht der Sozialversicherungspflicht. 18 BKK SERVICE 02 08

19 IMPRESSUM / STEUERRECHT Abzugsbeschränkung nicht verfassungsgemäß? Nach Ansicht des höchsten deutschen Finanzgerichts (BFH, Beschluss vom VI R 17/07 und 27/07) ist die Kürzung der Entfernungspauschale für die ersten 20 Entfernungskilometer verfassungswidrig, soweit Aufwendungen des Arbeitnehmers für die Wege zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte weder als Werbungskosten noch auf andere Weise abgezogen werden können. Endgültige Klarheit im Streit um die Pendlerpauschale wird jedoch erst die Entscheidung des Bundesverfassungsgerichts (BVerfG) in den Verfahren 2 BvL 1/07 und 2 BvL 2/07 herbeiführen. Bis dahin bleiben alle Steuerbescheide insoweit offen. Änderungen, die aufgrund der Entscheidung des Verfassungsgerichts erforderlich sind, können die Finanzämter ohne weiteres Zutun der Bürger vornehmen. Erstattung von Fahrtkostenzuschüssen Aufgrund der aktuellen BFH-Entscheidung können Steuerpflichtige wieder Fahrtkosten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ab dem 1. Entfernungskilometer als Werbungskosten auf der Lohnsteuerkarte eintragen lassen. Unmittelbare Auswirkungen auf die Arbeitgebererstattung von Fahrtkosten hat diese Eintragungsmöglichkeit nicht. Unterwirft der Arbeitgeber den Fahrtkostenzuschuss für Wege zwischen Wohnung und Arbeitsstätte der Pauschalbesteuerung nach 40 Abs. 2 Satz 2 EStG mit 15 %, so scheidet diese auch weiterhin für die ersten 20 Entfernungskilometer aus; ein vorläufiger Rechtsschutz durch die Finanzverwaltung wird also nicht gewährt. Derzeit ist jedoch folgendes Szenario vorstellbar: Sollte das Bundesverfassungsgericht den Werbungskostenabzug auch für die ersten 20 Entfernungskilometer wieder zulassen, kann der Arbeitgeber die im Jahr 2008 gezahlten Fahrtkostenzuschüsse soweit sie auf die ersten 20 km entfallen nachträglich mit 15 % pauschal versteuern. In diesem Fall sind vom Arbeitgeber die für das Jahr 2008 bereits eingereichten Lohnsteuer-Anmeldungen der jeweiligen Lohnzahlungszeiträume zu berichtigen. Ob darüber hinaus eine nachträgliche Berichtigung der Lohnsteuer-Anmeldungen für das Kalenderjahr 2007 von der Finanzverwaltung zugelassen wird, ist noch unklar. Da die Lohnsteuerbescheinigungsdaten 2007 bereits elektronisch übermittelt und die Ausdrucke den Arbeitnehmern übergeben wurden, müsste der Arbeitgeber manuell eine Bescheinigung über die Höhe der nachträglich pauschal versteuerten Fahrtkostenzuschüsse ausstellen. Mit dieser Bescheinigung des Arbeitgebers könnte der Arbeitnehmer die (nachträgliche) pauschale Besteuerung der Fahrtkostenzuschüsse des Jahres 2007 bei seiner Veranlagung zur Einkommensteuer beantragen; dies erscheint derzeit fraglich. Beurteilung in der Sozialversicherung Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung vertreten derzeit folgende Ansicht: Bis zur Entscheidung des BVerfG könnten Arbeitgeber zu der Auffassung gelangen, gezahlte Fahrtkostenzuschüsse für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte seien künftig auch bis zum 20. Kilometer aufgrund der Pauschalierungsmöglichkeit nicht der Beitragspflicht zu unterwerfen. Nach 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 SvEV sind Einnahmen nach 40 Abs. 2 Satz 2 EStG nur dann nicht dem Arbeitsentgelt zuzurechnen, soweit der Arbeitgeber die hierauf entfallende Lohnsteuer mit einem Pauschsteuersatz erheben kann. Dies ist jedoch aufgrund der gültigen Regelung des 9 Abs. 2 EStG für die ersten 20 Entfernungskilometer zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ausgeschlossen. Infolgedessen sind Fahrtkostenzuschüsse des Arbeitgebers für die ersten 20 Entfernungskilometer zwischen Wohnung und Arbeitsstätte dem Arbeitsentgelt zuzurechnen und damit beitragspflichtig, und zwar selbst dann, wenn der Arbeitgeber eine Pauschalbesteuerung vornehmen sollte. Sollte das BVerfG das Abzugsverbot für verfassungswidrig oder nichtig erklären, bewirkt dies nicht automatisch, dass die auf Fahrtkostenzuschüsse bis zum 20. Entfernungskilometer bereits gezahlten Sozialversicherungsbeiträge als zu Unrecht entrichtet gelten. Dies wäre erst der Fall, wenn der Gesetzgeber bzw. die Finanzverwaltung für zurückliegende Beschäftigungszeiträume die Pauschalbesteuerung nach 40 Abs. 2 Satz 2 EStG zulässt und der Arbeitgeber auch tatsächlich hiervon Gebrauch macht. In diesen Fällen bestünde ein Anspruch auf Erstattung der dann zu Unrecht entrichteten Beiträge zur Sozialversicherung, sofern aufgrund dieser keine entgeltabhängigen Leistungen gewährt wurden. Impressum: Herausgeber: BKK Bundesverband Kronprinzenstr Essen Alle Rechte vorbehalten 2008 BKK Bundesverband BKK und das BKK Logo sind registrierte Schutzmarken des BKK Bundesverbandes. Verantwortlicher Redakteur: Stefan Allary Redaktion: Axel-Friedrich Foerster, Sigrun Knoche, Dirk Lenzing Redaktionsschluss: Mitarbeiter der BKK Gildemeister Seidensticker an dieser Ausgabe: Kirsten Abel, Stefan Hörmann, Dorothee Jander, Antje Preuß Bezug dieser Arbeitgeber-Information über: BKK Gildemeister Seidensticker Winterstr Bielefeld Verlag und Anzeigenverwaltung: LexisNexis Deutschland GmbH Feldstiege 100, Münster Es gilt die Anzeigenpreisliste Nr. 1, Preise zzgl. gesetzlicher MwSt. Fotos: Stefan Albers Foto Seite 18 rechts: KVB Druck: Fromm GmbH & Co. KG, Osnabrück ISSN Bestellung der Zeitschrift: LexisNexis Deutschland GmbH Feldstiege 100, Münster Frau Sandra Westhues Telefon: 02533/ Telefax: 02533/ gedruckt auf chlorfrei gebleichtem Papier BKK SERVICE

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