BEA Bescheinigungen Elektronisch Annehmen

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1 Projektbericht BEA Bescheinigungen Elektronisch Annehmen Stand: Statistisches Bundesamt

2 Inhaltsverzeichnis Abbildungen und Tabellen... 2 Abkürzungen Zusammenfassung Einleitung Projekthintergrund und Projektziele Projekthintergrund und Beteiligte Untersuchungsgegenstand und Projektziele Methodische Grundlagen und Projektdesign Methodik Erfüllungsaufwand Auswahl der Befragten/ Stichprobe Erhebungsmodus und Erhebungsinstrument Datenaufbereitung und -auswertung Ablauf/zeitlicher Rahmen Ergebnisse Erfüllungsaufwand der Wirtschaft Arbeitsbescheinigung nach 312 SGB III Nebeneinkommensbescheinigung nach 313 SGB III Bekanntheit BEA-Verfahren und Informationsquellen Gründe für die Nutzung und Nicht-Nutzung Zukünftige Nutzung von BEA Vorteile von BEA Nachteile von BEA Verbesserungsvorschläge Anhang 1 Leitfaden zur Messung des Erfüllungsaufwands Anhang 2 Leitfaden Vor- und Nachteile, Verbesserungsvorschläge

3 Abbildungen und Tabellen Abbildung 1: Berechnungsmodell zur Ermittlung des Erfüllungsaufwands einer Vorgabe... 9 Abbildung 2: Wo haben Sie davon gehört?" Nutzer Abbildung 3: "Wo haben Sie davon gehört?" Nicht-Nutzer Abbildung 4: Haben Sie vor, diese Bescheinigungen auch in Zukunft elektronisch mittels BEA an die Bundesagentur für Arbeit zu übermitteln? (Nutzer)/ Können Sie sich vorstellen, diese Arbeits- und Nebeneinkommensbescheinigungen in Zukunft elektronisch mittels BEA an die Bundesagentur für Arbeit zu übermitteln? (Nicht-Nutzer) Tabelle 1: Struktur der Stichproben Tabelle 2: Zeitplan Tabelle 3: Erfüllungsaufwand Arbeitsbescheinigung nach 312 SGB III Tabelle 4: Zeitaufwand je Arbeitsschritt (Median) für das Bearbeiten der Arbeitsbescheinigung nach 312 SGB III Unternehmen, die Arbeitsbescheinigungen selbst bearbeiten Tabelle 5: Zeitaufwand je Arbeitsschritt (Median) für das Bearbeiten der Arbeitsbescheinigung nach 312 SGB III Unternehmen, die eine/n Steuerberater/-in in Anspruch nehmen Tabelle 6: Erfüllungsaufwand Nebeneinkommensbescheinigung nach 313 SGB III Tabelle 7: Gründe Nicht-Nutzung Hauptnennungen Tabelle 8: Vorteile von BEA Hauptnennungen Nutzer Tabelle 9: Vorteile von BEA Hauptnennungen Nicht-Nutzer Tabelle 10: Nachteile von BEA Hauptnennungen Nicht-Nutzer

4 Abkürzungen BEA BUK-NOG ELENA ELSTER KW SGB Bescheinigungen Elektronisch Annehmen Bundesunfallkassen-Neuordnungsgesetz elektronisches Entgeltnachweis-Verfahren elektronische Steuererklärung Kalenderwoche Sozialgesetzbuch 3

5 0. Zusammenfassung Im ersten Halbjahr 2015 führte das Statistische Bundesamt eine Untersuchung des BEA- Verfahrens (Bescheinigungen Elektronisch Annehmen) im Auftrag der Bundesagentur für Arbeit durch. Durch dieses Verfahren können Arbeitgeber Arbeits- und Nebeneinkommensbescheinigungen elektronisch an die Arbeitsagenturen übermitteln. Vorrangige Ziele des Projektes waren die Messung der Änderung des Erfüllungsaufwands durch den Einsatz von BEA und die Identifikation von Motiven der Nutzung bzw. von Gründen, das Verfahren nicht zu nutzen. Zu diesem Zweck wurden sowohl Unternehmen befragt, die das Verfahren bereits anwenden als auch Unternehmen, die bislang noch nicht mit BEA gearbeitet haben. Durch das BEA-Verfahren kommt es beim Normadressaten Wirtschaft zu einer Einsparung beim Erfüllungsaufwand: - Die absolute Einsparung beträgt für die Arbeitsbescheinigung nach 312 SGB III im Mittel 7,10 Euro für Unternehmen, deren Steuerberater/-in die Bescheinigungen bearbeitet und rund 7,50 Euro für Unternehmen, die die Bescheinigungen selbst mit BEA bearbeiten. Die relative Einsparung liegt bei rund 78 % bzw. rund 60 %. Somit profitieren die Unternehmen, die eine Steuerberaterin bzw. einen Steuerberater in Anspruch nehmen, verhältnismäßig mehr von der Einführung von BEA als Unternehmen, die die Bescheinigung selbst bearbeiten. - Der Erfüllungsaufwand, den die befragten Unternehmen mit der Ausstellung einer Nebeneinkommensbescheinigung nach 313 SGB III haben (n=3), reduziert sich im Mittel um 76 %, was pro Bescheinigung 10,38 Euro entspricht. Die Bekanntheit des BEA-Verfahrens unter den befragten Nicht-Nutzern liegt unter 50 %, wobei BEA in dieser Gruppe am häufigsten durch die Medien (Fachmedien, Newsletter, Internet) und die Softwareanbieter bekannt wurde. Nutzer haben neben den Softwareanbietern am häufigsten über ihre/n Steuerberater/-in davon erfahren. Die Bundesagentur für Arbeit bzw. die Arbeitsagenturen spielen dagegen kaum eine Rolle als Informationsquelle. Die geringe Verfügbarkeit von Informationen über BEA ist auch der am dritthäufigsten genannte Grund, es nicht zu nutzen. Weitere Hauptgründe, BEA nicht zu nutzen sind die geringen Fallzahl an Bescheinigungen und dass das in der Lohnbuchhaltung verwendete Entgeltabrechnungsprogramm die Funktion nicht anbietet. Insgesamt fast drei Viertel der befragten Nicht-Nutzer, die BEA kennen, können sich jedoch eine zukünftige Nutzung von BEA generell bzw. unter bestimmten Voraussetzungen vorstellen. Circa ein Fünftel lehnt BEA auch in Zukunft ab, insbesondere aufgrund negativer Erfahrungen im Rahmen des ELENA-Verfahrens. 4

6 Das Hauptmotiv, BEA zu nutzen, ist die Zeitersparnis bei der Bearbeitung der Bescheinigungen im Unternehmen, wobei diese in der Praxis nicht in allen Fällen wie erhofft eingetreten ist. In Ausnahmefällen wird auch von Nutzern weiterhin die Papierbescheinigung ausgestellt. Die Gründe dafür sind sehr vielfältig und reichen vom Widersprechen der Arbeitnehmer/-in gegenüber dem elektronischen Datenaustausch über komplizierte Fälle, bei denen zusätzliche Informationen an die Arbeitsagentur gesendet werden müssen, bis hin zur Bequemlichkeit des Arbeitgebers. 82 % der BEA-Nutzer, die die Bescheinigungen selbst bearbeiten, wollen BEA auch künftig nutzen. Der in beiden Zielgruppen am häufigsten angeführte Vorteil des Verfahrens ist die Zeitersparnis. Es folgen die Arbeitserleichterung bzw. Prozesserleichterung im Unternehmen und die schnellere Übermittlung an die Arbeitsagenturen. Nutzer sehen insbesondere den Kontrollverlust für Arbeitgeber und Arbeitnehmer/-in und die geringe Transparenz über den weiteren Verlauf der Bescheinigung als nachteilig, berichten zum Teil aber auch über Probleme in der Praktikabilität. Nicht-Nutzer haben eher Bedenken bezüglich des Datenschutzes und der Datensicherheit sowie technischer Probleme. Aber auch hier ist der Kontrollverlust für die Arbeitnehmer/-innen ein Thema. Die genannte Verbesserungsvorschläge betreffen verschiedenste Bereiche: Vor allem Nutzer geben Hinweise, wie BEA anwenderfreundlicher gestaltet werden kann, beispielsweise indem Freitextfelder für Notizen zur Verfügung stehen oder weniger Pflichtfelder angelegt werden könnten, damit eine Bescheinigung individueller ausgefüllt werden kann. Auch bei der Verwendung von sv.net für BEA wird Optimierungspotenzial gesehen. Außerdem wurden die Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung, der ressourcenschonendere Umgang mit Papierbescheinigungen, die Aufnahme weiterer Formulare in BEA u. v. m. angesprochen. Abschließend ist festzuhalten, dass Unternehmen, die mit BEA arbeiten, eine Zeitersparnis haben und diese auch als großen Vorteil sehen. Nutzungspotenzial besteht auch bei Unternehmen, die mit BEA bislang nicht arbeiten, wobei vor allem eine bessere Bekanntheit des Verfahrens einen ersten Schritt darstellt, dieses Potenzial zu aktivieren. 5

7 1. Einleitung Zum 01. Januar 2014 wurde von der Bundesagentur für Arbeit das BEA-Verfahren eingeführt. Mit diesem Verfahren erhalten Arbeitgeber die Möglichkeit, Arbeitsbescheinigungen und Nebeneinkommensbescheinigungen elektronisch an die Arbeitsagenturen zu übermittelt. Die gesetzliche Basis dafür bildet das Bundesunfallkassen-Neuordnungsgesetz (BUK-NOG). Bisher wird nur ein geringer Anteil der Arbeits- und Nebeneinkommensbescheinigungen über das BEA-Verfahren bearbeitet und versendet. Die vorliegende Untersuchung soll Informationen hervorbringen, aus welchen Gründen BEA zurzeit noch wenig genutzt wird, was positiv bzw. negativ an dem Verfahren bewertet wird und wo Optimierungspotenzial besteht. Die Ergebnisse des Projektes stellen die Grundlage für eine Ausweitung der Werbemaßnahmen der Bundesagentur für Arbeit dar, mit dem Ziel der Intensivierung der Nutzung des BEA-Verfahrens. Die Untersuchung in diesem Projekt umfasst Fragestellungen zur Ermittlung des Erfüllungsaufwands als quantitativen Aspekt sowie qualitative Fragestellungen. Zu Letzteren werden sowohl Unternehmen befragt, die bereits mit BEA arbeiten, als auch Unternehmen, die BEA nicht nutzen. Der Bericht gliedert sich wie folgt: In Kapitel 2 werden der Hintergrund des Projektes sowie dessen Ziele beschrieben. Auf die Methodik der Erfüllungsaufwandsmessung, den Auswahlprozess der Befragten, die Erhebungsinstrumente und die Art der Durchführung der Erhebung wird in Kapitel 3 eingegangen. Zudem werden der Prozess der Datenaufbereitung und -auswertung und die projektspezifischen Besonderheiten im Berechnungsmodell des Erfüllungsaufwands beschrieben. In Kapitel 4 erfolgt die Darstellung der Ergebnisse der Erfüllungsaufwandsmessung und der qualitativen Kriterien. Das Kapitel schließt ab mit Verbesserungsvorschlägen zum BEA-Verfahren. 6

8 2. Projekthintergrund und Projektziele 2.1 Projekthintergrund und Beteiligte Mit Inkrafttreten des 313a Drittes Buch Sozialgesetzbuch (SGB III) am 01. Januar 2015 wurde die gesetzliche Grundlage für die elektronische Übermittlung von drei Bescheinigungen aus dem Rechtskreis des SGB III geschaffen. Mit BEA stellt die Bundesagentur für Arbeit seitdem einen Basisdienst zur Verfügung, der es Arbeitgebern ermöglicht, Arbeitsbescheinigungen nach 312 SGB III, Nebeneinkommensbescheinigungen nach 313 SGB III und EU-Arbeitsbescheinigungen nach 312a SGB III elektronisch unter den Voraussetzungen des 23c Absatz 2a SGB IV an die Arbeitsagenturen zu übermitteln. Den gesetzlichen Rahmen für die optionale elektronische Übermittlung der genannten Bescheinigungen durch BEA bot das BUK-NOG. Durch Artikel 11 Nr. 4 des BUK-NOG wird den Arbeitgebern die Befugnis eingeräumt, die Daten der Arbeitsbescheinigung unmittelbar elektronisch an die Bundesagentur für Arbeit zu übermitteln. Im Gegenzug wird die Bundesagentur für Arbeit befugt, diese Daten anzunehmen. Die datenschutzrechtlichen Interessen der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer werden durch ein Widerspruchsrecht gegen eine elektronische Übermittlung geschützt. Zudem wird durch Artikel 11 Nr. 2 die Verpflichtung zur Erstellung der Bescheinigung nach 312 SGB III für den Arbeitgeber insofern begrenzt, dass die Bescheinigungen nur noch auf Verlangen der Arbeitnehmer/-innen oder der Bundesagentur für Arbeit erstellt werden müssen. Die Regelung soll unnötige Bürokratie und Kosten für Arbeitgeber in Fällen vermeiden, in denen Arbeitnehmer/-innen keine Bescheinigung benötigen, etwa weil ein Anschlussbeschäftigungsverhältnis vorliegt und Arbeitslosigkeit nicht eintritt oder Arbeitslosengeld nicht beantragt wird. 1 Nach Angaben der Bundesagentur für Arbeit werden momentan circa 5 % aller gelieferten Bescheinigungen mittels BEA an die Arbeitsagenturen übermittelt, obwohl die Bundesagentur für Arbeit vermutet, dass der Einsatz des BEA-Verfahrens den Arbeitsaufwand in den Unternehmen reduzieren könnte. Um den Nutzungsgrad von BEA zu erhöhen, möchte die Bundesagentur für Arbeit gezieltere Überzeugungsarbeit bei den Unternehmen leisten. Im Rahmen einer Befragung von Arbeitgebern sollen Anhaltspunkte für erfolgsversprechende Werbemaßnahmen eruiert werden. Das Statistische Bundesamt wurde um Unterstützung bei der Durchführung dieses Vorhabens gebeten und war zuständig für die Auswahl, Rekrutierung und Befragung der Arbeitgeber sowie für die Datenaufbereitung und -analyse. Die Bundesagentur für Arbeit stand dem Statisti- 1 BR-Drucksache 811/12 vom : Gesetzentwurf der Bundesregierung, Entwurf eines Gesetzes zur Neuorganisation der bundesunmittelbaren Unfallkassen, zur Änderung des Sozialgerichtsgesetzes und zur Änderung anderer Gesetze. 7

9 schen Bundesamt inhaltlich-fachlich beratend zur Seite. Des Weiteren unterstützte die Bundessteuerberaterkammer das Statistische Bundesamt durch die Vermittlung von Kontakten zu Steuerberaterinnen und Steuerberatern. 2.2 Untersuchungsgegenstand und Projektziele Untersuchungsgegenstand ist die Erstellung und Übermittlung der Arbeitsbescheinigung nach 312 SGB III, der Nebeneinkommensbescheinigung nach 313 SGB III und der EU- Arbeitsbescheinigung nach 312a SGB III vom Arbeitgeber an die Bundesagentur für Arbeit sowohl im BEA-Verfahren als auch im manuellen Verfahren. Die Untersuchung umfasst sowohl quantitative als auch qualitative Aspekte. Daraus lassen sich folgende Hauptziele des Projektes ableiten: 1. Vergleich der Gesamtaufwände der Arbeitgeber bei der Erstellung einer Bescheinigung nach den 312, 313 und 312a SGB III als elektronische Meldung mittels Arbeitgebersoftware, mit der Papierform (quantitative Ergebnisse) 2. Erhebung von Gründen für die Nutzung bzw. Nicht-Nutzung von BEA (qualitative Ergebnisse) 3. Erhebung von Vor- und Nachteilen des Verfahrens, sowie Optimierungsvorschlägen für BEA (qualitative Ergebnisse) Nutzer des BEA-Verfahrens wurden zu allen drei Zielen befragt; Unternehmen, die BEA nicht nutzen, wurden zu den Zielen 2 und 3 befragt. 8

10 3. Methodische Grundlagen und Projektdesign 3.1 Methodik Erfüllungsaufwand Der Erfüllungsaufwand ist im 2 Absatz 1 des Gesetzes zur Einrichtung eines Nationalen Normenkontrollrates (NKRG) wie folgt definiert: Der Erfüllungsaufwand umfasst den gesamten messbaren Zeitaufwand und die Kosten, die durch die Befolgung einer bundesrechtlichen Vorschrift bei Bürgerinnen und Bürgern, der Wirtschaft sowie der öffentlichen Verwaltung entstehen. 2 Gesetzlich initiierte Verpflichtungen werden als Vorgaben bezeichnet, sind geltendes Recht und veranlassen den Adressaten, bestimmte Ziele oder Anordnungen zu erfüllen oder Handlungen zu unterlassen. Es entsteht allerdings nur dann Erfüllungsaufwand, wenn die Vorgabe unmittelbare, d. h. direkte Auswirkungen auf den Zeitaufwand und/oder die Kosten des Normadressaten hat. Mittelbare Folgen, wie beispielsweise Wettbewerbsvorteile, gelten daher nicht als Erfüllungsaufwand. 3 Bei der Berechnung des Erfüllungsaufwands eines Gesetzes wird der Erfüllungsaufwand für jede einzelne Vorgabe ermittelt. Abbildung 1 stellt das Berechnungsmodell für eine Vorgabe schematisch dar: Abbildung 1: Berechnungsmodell zur Ermittlung des Erfüllungsaufwands einer Vorgabe 2 Gesetz zur Einsetzung eines Nationalen Normenkontrollrates (NKRG) in der Fassung der Bekanntmachung vom (BGBl I 2006, 1866), zuletzt geändert durch Artikel 1 des Gesetztes vom (BGBl I 2011, 420). 3 siehe Statistisches Bundesamt (Hrsg.), Leitfaden zur Ermittlung und Darstellung des Erfüllungsaufwands in Regelungsvorhaben der Bundesregierung, Wiesbaden,

11 Im ersten Schritt werden die Kosten pro Fall ermittelt, die sich aus dem Personal- und dem Sachaufwand ergeben. Für die Berechnung des Personalaufwands werden zunächst die Tätigkeiten erfasst, die zur Erfüllung einer Vorgabe notwendig sind. Für diese werden Zeitwerte ermittelt und anschließend mit dem Lohnsatz der jeweils bearbeitenden Person multipliziert. Der Lohnsatz wird, gestaffelt nach Qualifikationsniveau 4, der standardisierten Lohnkostentabelle des Statistischen Bundesamtes entnommen. 5 Neben dem Personalaufwand kann in den Unternehmen und der Verwaltung auch Sachaufwand durch die Erfüllung einer Vorgabe entstehen. Zum Sachaufwand gehören beispielsweise Kosten für die Inanspruchnahme externer Dienstleistungen (z. B. Steuerberater/-in), Kosten für Informations- und Kommunikationstechnik (z. B. Lohnabrechnungsprogramme) sowie Kosten für Sachmittel wie Büromaterial oder Porto. Die Summe aus errechnetem Personalaufwand und anfallendem Sachaufwand ergibt den Aufwand pro Fall. Der gesamte jährliche Erfüllungsaufwand einer Vorgabe für alle Betroffenen errechnet sich schließlich aus der Multiplikation der ermittelten Kosten pro Fall mit der dazugehörigen Fallzahl. Bei periodisch zu erfüllenden Vorgaben resultiert die Fallzahl aus der Häufigkeit, d. h. wie oft in einem Jahr der Vorgabe nachgekommen werden muss, und der Anzahl der jährlich Betroffenen. Bei anlassbezogen zu erfüllenden Vorgaben entspricht die Fallzahl der Zahl der jährlichen Fälle, d. h. die Ermittlung von Häufigkeit und Anzahl der Betroffenen ist nicht notwendig. Neben immer wieder anfallendem Aufwand und Kosten (laufender Erfüllungsaufwand) kann auch ein einmaliger Aufwand bzw. einmalige Kosten (Umstellungsaufwand) bei der Befolgung einer Vorgabe entstehen. In diesem Fall wird ein Arbeitsschritt einmalig bei der Umstellung auf eine 4 Einteilung der Qualifikationsniveaus: hohes Qualifikationsniveau = Geschäftsleitung bzw. Beschäftigte mit Führungsaufgaben/Entscheidungsbefugnis sowie Beschäftigte mit eigenständiger Leistung in verantwortlicher Tätigkeit mittleres Qualifikationsniveau = Beschäftigte mit qualifizierten Tätigkeiten, die nach Anweisung erledigt werden niedrigen Qualifikationsniveau = Beschäftigte mit ausführenden Tätigkeiten sowie Beschäftigte ohne abgeschlossene berufliche Ausbildung 5 Die standardisierten Lohnkostentabellen für Wirtschaft und Verwaltung basieren auf Datenauswertungen des Systems der Verdienststatistiken, in das die von den Statistischen Landesämtern erhobenen Daten vollständig einfließen, zuzüglich der zentral vom Statistischen Bundesamt durchgeführten Tarifverdienststatistik. siehe Statistisches Bundesamt (Hrsg.), Leitfaden zur Ermittlung und Darstellung des Erfüllungsaufwands in Regelungsvorhaben der Bundesregierung, Wiesbaden, 2012, S

12 neue gesetzliche Vorschrift notwendig bzw. fällt ein Kostenpunkt einmalig in der Einführungsphase an. Gebühren, die Unternehmen für eine Amtshandlung der Verwaltung entstehen, zählen nicht zum Erfüllungsaufwand. Im vorliegenden Projekt wird lediglich ein Ausschnitt des gesamten Erfüllungsaufwands aus dem in Kapitel 2.1 erwähnten BUK-NOG in den Blick genommen. Die Vorgaben, für die der Erfüllungsaufwand ermittelt wird, sind die Erstellung und Übermittlung der Bescheinigungen nach den 312, 313 und 312a SGB III. Da die Bundesagentur für Arbeit vor allem Ansätze für Verbesserungen der Öffentlichkeitsarbeit mit dem Ziel einer intensiveren Nutzung von BEA durch die Unternehmen identifizieren will, interessiert in diesem Zusammenhang ausschließlich der Normadressat Wirtschaft. Bürgerinnen und Bürger sowie die Verwaltung haben ebenfalls Erfüllungsaufwand durch diese Bescheinigungen, werden aber im vorliegenden Projekt nicht betrachtet. Für den Normadressaten Wirtschaft werden der zeitliche Aufwand und die zusätzlichen Kosten der Erstellung und Übermittlung der Bescheinigungen nach den 312, 313 und 312a SGB III jeweils getrennt nach der Art der Bescheinigung betrachtet. Dabei wird der sich ergebende Erfüllungsaufwand bei Erstellung und Übermittlung mittels BEA dem Erfüllungsaufwand bei Erstellung und Weitergabe der Bescheinigungen in Papierform gegenübergestellt. So soll abgebildet werden, welche zeitlichen und finanziellen Änderungen die Nutzung von BEA mit sich bringt. Im vorliegenden Projekt interessiert aufgrund der angegebenen Projektziele lediglich der Erfüllungsaufwand je Fall, eine Hochrechnung auf den gesamten Erfüllungsaufwand erfolgt nicht. 3.2 Auswahl der Befragten/ Stichprobe Im Rahmen des Projektes wurden folgende zwei Zielgruppen durch das Statistische Bundesamt befragt: - Unternehmen mit mindestens einem sozialversicherungspflichtig Beschäftigten, die seit Einführung des BEA-Verfahrens dieses mindestens einmal genutzt haben bzw. dessen Steuerberater/-in mit BEA arbeitet. Diese werden im Folgenden als Nutzer bezeichnet. - Unternehmen mit mindestens einem sozialversicherungspflichtig Beschäftigten, die das BEA-Verfahren bislang nicht genutzt haben, im weiteren Verlauf bezeichnet als Nicht- Nutzer. 11

13 Die Auswahl und Rekrutierung der Befragten übernahm das Statistische Bundesamt. Die Unternehmen wurden im Internet recherchiert und durch ein Anschreiben, welches Projektinhalt und -ziele erläutert, vorkontaktiert. Da die Auswahl nicht nach festgelegten Quoten bzw. Regeln oder dem Zufallsprinzip erfolgte, sind die Ergebnisse nur eingeschränkt auf die Grundgesamtheit (= alle Unternehmen in Deutschland mit mindestens einem sozialversicherungspflichtig Beschäftigten) übertragbar. Dennoch wurde bei der Recherche und bei der Kontaktaufnahme auf eine gute Verteilung der Unternehmen nach Wirtschaftszweig und Mitarbeiteranzahl geachtet. Tabelle 1 gibt die Struktur der Netto-Stichproben beider Zielgruppen wieder. In der Zielgruppe Nutzer wurden insgesamt 18 verwertbare Interviews geführt. In der Gruppe der Nicht-Nutzer konnten 98 Unternehmen befragt werden. Es wurden kleine, mittlere und größere Unternehmen kontaktiert. Tabelle 1: Struktur der Stichproben Anzahl sozialversicherungspflichtig Beschäftigte Nutzer Nicht-Nutzer Σ k. A. Σ Umsatzklasse unter 1 Mill. Euro bis unter 2 Mill. Euro bis unter 10 Mill. Euro bis unter 50 Mill. Euro Mill. Euro und mehr keine Angabe Summe Des Weiteren wurden Gespräche mit Steuerberatern/-innen geführt, da diese in der Praxis zum Teil als externe Dienstleister die Lohn- und Personalangelegenheiten von Arbeitgebern übernehmen. Die Bundessteuerberaterkammer vermittelte dem Statistischen Bundesamt hierfür einige Ansprechpartner. Zusätzlich wurden auch Steuerberater/-innen aus Internetrecherchen des Statistischen Bundesamtes kontaktiert. Letztlich konnten drei Steuerberater/-innen näher zu dem Thema befragt werden. 12

14 3.3 Erhebungsmodus und Erhebungsinstrument Die Befragung der Nutzer und Nicht-Nutzer erfolgte telefonisch. Zur Messung des Erfüllungsaufwands der Nutzer für die Erstellung und Übermittlung der Bescheinigungen wurde der vom Statistischen Bundesamt entwickelte teilstandardisierte Leitfaden, der für die Messung von Regelungsvorhaben eingesetzt wird, projektspezifisch angepasst. In dem verwendeten Leitfaden wird der Erfüllungsaufwand vor und nach der Einführung von BEA im Vergleich abgefragt, was die Darstellung der Änderung ermöglicht. Für die Ermittlung des Zeitaufwands wurden die einzelnen Arbeitsschritte, die beim Ausstellen einer Arbeits- und/oder Nebeneinkommensbescheinigung anfallen können, im Vorfeld der Befragung vom Statistischen Bundesamt festgelegt. Sie basieren auf sogenannten Standardaktivitäten. Dies sind Tätigkeiten, die üblicherweise bei der Erfüllung von Vorgaben oder Prozessen anfallen können. 6 Beim Sachaufwand wurde ebenfalls eine entsprechende Vorauswahl von Kostenarten getroffen. Der Leitfaden ist in Anhang 1 des Berichts dokumentiert. Für die ergänzenden Fragen zu Motiven der Nutzung bzw. Nicht-Nutzung von BEA, den Vor- und Nachteilen sowie Verbesserungsvorschlägen entwickelte das Statistische Bundesamt einen zusätzlichen, mit der Bundesagentur für Arbeit abgestimmten, Leitfaden. Die unterschiedlichen Erfahrungswerte der Nutzer und Nicht-Nutzer mit dem BEA-Verfahren werden durch entsprechende Fragestellungen berücksichtigt (siehe Anhang 2). Beide Leitfäden wurden vor der Unternehmensbefragung in vier telefonischen Interviews (2 Nutzer, 2 Nicht-Nutzer) hinsichtlich Vollständigkeit, Verständlichkeit und Gültigkeit insbesondere der vorgegebenen Arbeitsschritte und Sachaufwände für die Erfüllungsaufwandsmessung überprüft. Die Testinterviews dienten auch der Abschätzung der Befragungsdauer in beiden Zielgruppen. Drei der vier Testinterviews konnten aufgrund der Datenqualität in die Auswertung einbezogen werden. Aus den telefonischen Gesprächen mit Steuerberater/-innen sollten vor allem Informationen zu den Sachkosten der Arbeitgeber ermittelt werden, welche für die Inanspruchnahme externer Dienstleistungen entstehen (siehe Kapitel 3.1.). 6 Statistisches Bundesamt (Hrsg.), Leitfaden zur Ermittlung und Darstellung des Erfüllungsaufwands in Regelungsvorhaben der Bundesregierung, Wiesbaden, 2012, S. 20ff. 13

15 3.4 Datenaufbereitung und -auswertung Die Aufbereitung und Auswertung der Daten erfolgte durch das Statistische Bundesamt. Bereits während der Feldphase wurden die Befragungsdaten elektronisch erfasst und auf Vollständigkeit und, soweit möglich, auf Plausibilität geprüft. Bei den Fragen zum Erfüllungsaufwand war einigen BEA-Nutzern eine Zeitangabe je Arbeitsschritt nicht möglich. Dies kam vorrangig beim Kernprozess vor, der die Arbeitsschritte Zusammenstellen der Daten ( ), Eintragung der Daten, Berechnungen selbst durchführen, Überprüfung der Richtigkeit und Vollständigkeit der Daten und Korrektur ( ) umfasst. Diese Tätigkeiten werden in der Praxis zum Teil als ein zusammenhängender Prozess empfunden, sodass nur ein zusammengefasster Zeitaufwand angegeben werden konnte. In jenen Fällen wurde die vom Befragten genannte Zeit nachträglich auf die betreffenden Arbeitsschritte aufgeteilt. Für einige Arbeitsschritte wie z. B. die Durchführung von Berechnungen oder das Versenden der Bescheinigung wurden Zeitwerte aus der Zeitwerttabelle Wirtschaft des Statistischen Bundesamtes eingesetzt. 7 Die übrige Zeit wurde gleichmäßig auf die anderen relevanten Arbeitsschritte aufgeteilt. Der Erfüllungsaufwand wurde anschließend getrennt für jede Bescheinigungsart berechnet und analysiert. Für dieses Projekt wurde für den Lohnsatz das arithmetische Mittel aus den Lohnsätzen des mittleren und hohen Qualifikationsniveaus für die Gesamtwirtschaft der Lohnkostentabelle Wirtschaft berechnet. 8 Es ergibt sich ein Lohnsatz von 39,10 Euro pro Stunde. Dieses Verfahren wurde gewählt, weil die Stichprobe der BEA-Nutzer hinsichtlich Branchenzugehörigkeit und Beschäftigtenanzahl nicht der Grundgesamtheit entspricht, das BEA-Verfahren aber grundsätzlich in allen Wirtschaftszweigen und Unternehmensgrößen Anwendung finden kann und in der Befragung ausschließlich Personen mit mittlerem oder hohem Qualifikationsniveau die Bescheinigungen bearbeiten. Der Erfüllungsaufwand wird im vorliegenden Bericht pro Bescheinigung ausgewiesen. Als Mittelwert wird standardmäßig der Median (x med ) herangezogen. Dieses Lagemaß eignet sich am besten, um einen typischen Fall abzubilden, da er eine geordnete Reihe an Messdaten in zwei Hälften teilt. Dabei sind die Werte der einen Hälfte kleiner als der Median und die Werte der anderen Hälfte größer als der Median. Da das Interesse der Untersuchung auf der Veränderung des Erfüllungsaufwands durch die Nutzung von BEA liegt, bedeutet das, dass die Hälfte der Unternehmen 7 Statistisches Bundesamt (Hrsg.), Leitfaden zur Ermittlung und Darstellung des Erfüllungsaufwands in Regelungsvorhaben der Bundesregierung, Wiesbaden, 2012, S ebenda, S

16 eine Änderung im Erfüllungsaufwand pro Bescheinigung hat, die unterhalb des Medians liegt und die andere Hälfte eine Änderung im Erfüllungsaufwand oberhalb des Medians. Zudem zeichnet sich der Median durch seine Unempfindlichkeit gegenüber Ausreißern aus, wodurch die Ergebnisse nicht aufgrund äußerst hoher oder niedriger Aufwände einzelner Unternehmen verzerrt werden. Bei den Sachkosten hat es sich bewährt, sich auf das obere Quartil (0,75-Quantil, Q 3 ) zu beziehen, anstatt auf den Median. Quartile unterteilen eine geordnete Messreihe in vier gleich große Bereiche. Beim oberen Quartil sind 75 % der Werte kleiner als das obere Quartil und 25 % der Werte größer. Bei Vorgaben, bei denen die Sachkosten mehrheitlich mit Null Euro angegeben werden, würden die Sachkosten im Falle des Medians mit Null Euro in den Erfüllungsaufwand einfließen. Das obere Quartil ermöglicht eine Berücksichtigung von Sachkosten auch, wenn zumindest 25 % der Werte größer Null sind. Die Kosten für die Inanspruchnahme Dritter wurden aus der Berechnung des Erfüllungsaufwands ausgeschlossen, da die betroffenen Unternehmen keine Angabe über die Höhe der Kosten machen konnten. Dieser Kostenfaktor wird im Ergebnisteil daher nur qualitativ beschrieben. Des Weiteren wird auf wesentliche Unterschiede im Erfüllungsaufwand zwischen Nutzern, die die Bescheinigungen selbst mit einem Entgeltabrechnungsprogramm oder sv.net 9 ausfüllen, und Unternehmen, die ein Steuerbüro in Anspruch nehmen, eingegangen. Eine differenzierte Betrachtung nach Nutzern von Entgeltabrechnungsprogrammen und sv.net-nutzern ist im vorliegenden Projekt aufgrund der geringen Anzahl von sv.net-nutzern (n=2) nicht angebracht. Die Arbeitsbescheinigung nach 312 SGB III ist die Bescheinigungsart, die in der Praxis am häufigsten bearbeitet wird. Die Nebeneinkommensbescheinigung und die EU- Arbeitsbescheinigungen kommen deutlich seltener vor. Aufgrund zu geringer Fallzahlen für die Nebeneinkommens- und die EU-Arbeitsbescheinigung kann nicht mit Sicherheit gesagt werden, ob Unterschiede im Erfüllungsaufwand zur Arbeitsbescheinigung nach 312 SGB III zufallsbedingt sind, oder ob sie sich tatsächlich voneinander unterscheiden. Der Erfüllungsaufwand wird daher nach der Bescheinigungsart getrennt ausgewiesen. Die Auswertung der Nutzungsmotive, der Gründe für die Nicht-Nutzung von BEA, der Vor- und Nachteile sowie der Verbesserungsvorschläge erfolgt zwar nach Zielgruppen getrennt, wird aber im Vergleich dargestellt. Antworten auf offene Fragen wurden, wenn zweckmäßig, anhand eines 9 sv.net (Sozialversicherung im Internet) ist ein Online-Produkt für Arbeitgeber zur Erstellung und Übermittlung von Sozialversicherungsmeldungen und Beitragsnachweisen. 15

17 Codeplans in Zahlen überführt. Das ermöglicht Häufigkeitsauszählungen und hat den Vorteil, dass inhaltlich vergleichbare Einzelnennungen zusammengefasst werden können. Aufgrund der niedrigen Fallzahlen in den (Teil-)Zielgruppen werden die Häufigkeiten meist in absoluten Werten ausgewiesen. Prozentangaben werden durch die Angabe absoluter Werte relativiert. 3.5 Ablauf/zeitlicher Rahmen Tabelle 2 gibt die einzelnen Projektschritte und den zeitlichen Rahmen in Kalenderwochen (KW) wieder. Tabelle 2: Zeitplan Auftaktgespräch zwischen Bundesagentur für Arbeit und Statistischem Bundesamt Projektplanung (Festlegung Projektdesign, Erstellung Projektsteckbrief, Zeit- und Kapazitätsplanung) KW 11/2015 Erstellung und Abstimmung Leitfäden für Nutzer und Nicht-Nutzer KW 12 bis 14/2015 Testinterviews KW 14 und 15/2015 Rekrutierungsphase (Formulierung Anschreiben, Recherche Unternehmenskontakte, Vorkontaktierung per ) ab KW 12/2015 fortlaufend bis Ende Feldphase Feldphase KW 15 bis 20/2015 Auswertung und Berichterstellung KW 20 bis 27/

18 4. Ergebnisse 4.1 Erfüllungsaufwand der Wirtschaft Die Berechnung und die Darstellung des Erfüllungsaufwands erfolgt nur für die Arbeitsbescheinigung nach 312 SGB III und die Nebeneinkommensbescheinigung nach 313 SGB III, da für die EU-Arbeitsbescheinigung keine ausreichend große Anzahl an Angaben von Befragten vorliegt Arbeitsbescheinigung nach 312 SGB III In der Zielgruppe Nutzer (n=18) bearbeiten elf Unternehmen die Arbeitsbescheinigungen selbst und sieben Unternehmen geben an, dass sie Lohn- und Personalangelegenheiten ihrer Steuerberaterin bzw. ihrem Steuerberater übergeben, die bzw. der BEA nutzt. Von den Unternehmen, die die Bescheinigungen selbst bearbeiten (n=11) wurden seit der Einführung von BEA pro Unternehmen im Mittel 30 Arbeitsbescheinigungen elektronisch ausgefüllt und an die Bundesagentur für Arbeit übermittelt. 10 Die Bearbeitung der Bescheinigungen erfolgt dabei hauptsächlich durch die Geschäftsleitung bzw. Beschäftigte mit hohem Qualifikationsniveau (n=6) und durch Beschäftigte mittleren Qualifikationsniveaus (n=5). 11 Inwiefern sich der Erfüllungsaufwand durch die Einführung von BEA ändert, ist zum Teil auch davon abhängig, ob die Bescheinigung im Unternehmen erstellt wird, oder ob ein/e Steuerberater/- in die Aufgabe größtenteils bzw. gänzlich übernimmt. Tabelle 3 stellt den gesamten Erfüllungsaufwand für das Ausstellen einer Arbeitsbescheinigung nach 312 SGB III für beide Teilgruppen im Vergleich der elektronischen und der papiergebundenen Variante dar. Somit wird veranschaulicht, inwiefern die Einführung von BEA den Erfüllungsaufwand verändert. 10 Als Mittelwert wird entsprechend der Methodik des Erfüllungsaufwands der Median herangezogen. 11 Zur Einteilung der Qualifikationsniveaus siehe Kapitel

19 Tabelle 3: Erfüllungsaufwand Arbeitsbescheinigung nach 312 SGB III Erfüllungsaufwand in Euro bei der Bearbeitung Basis: BEA-Nutzer (n=18) im Unternehmen (n=11) durch Steuerberater/-in (n=7) mit BEA vor BEA Änderung mit BEA vor BEA Änderung Erfüllungsaufwand Gesamt 5,03 12,50-7,47 2,02 9,12-7,10 Personalaufwand 5,03 11,40-6,37 2,02 9,12-7,10 Sachaufwand 0,00 1,10-1,10 0,00 0,00 0,00 Bei BEA-Nutzern, die Arbeitsbescheinigungen aus ihrem Entgeltabrechnungsprogramm oder mit sv.net im Rahmen des BEA-Verfahrens bearbeiten, entsteht nunmehr ein Erfüllungsaufwand pro Bescheinigung von im Mittel 5,03 Euro. Für eine Papierbescheinigung hingegen beträgt der Erfüllungsaufwand im Mittel 12,50 Euro. Somit haben diese Unternehmen durch die Einführung von BEA im Mittel eine Einsparung im Erfüllungsaufwand von 7,47 Euro pro Bescheinigung, was einer Reduktion um knapp 60 % entspricht. Dies ist zum Großteil auf geringere Personalkosten zurückzuführen, da sich die Bearbeitungszeit pro Bescheinigung um rund 56 % verkürzt. Tabelle 4 enthält für die anfallenden Arbeitsschritte den Zeitaufwand im Median. Vor der Einführung von BEA benötigten die Befragten im Mittel 17,5 Minuten für eine Arbeitsbescheinigung, seit der Einführung des BEA-Verfahrens sind es im Mittel knapp 8 Minuten. Die größte Zeitersparnis ergibt sich beim Zusammenstellen der einzutragenden Daten, dem Ausfüllen der Bescheinigung und der Durchführung der Berechnungen, da bei Nutzern von Entgeltabrechnungsprogrammen die Bescheinigung automatisch mit den Arbeitnehmer-Stammdaten befüllt wird, die in der Lohnbuchhaltung hinterlegt sind. 18

20 Tabelle 4: Zeitaufwand je Arbeitsschritt (Median) für das Bearbeiten der Arbeitsbescheinigung nach 312 SGB III Unternehmen, die Arbeitsbescheinigungen selbst bearbeiten Basis: BEA-Nutzer, die die Bescheinigungen selbst bearbeiten (n=11) Mittlere Bearbeitungszeit (x med ) in Minuten Arbeitsschritte n* mit BEA vor BEA Einverständniserklärung einholen 11 2,00 0,00 Zusammenstellen der Daten und Informationen, die in die Bescheinigung eingetragen werden müssen 11 2,00 5,25 Eintragung der Daten 11 2,50 5,50 Berechnungen selbst durchführen 11 0,00 2,00 Überprüfung der Vollständigkeit und Richtigkeit der Daten (inkl. Korrektur) 10 0,75 0,25 Versenden der Daten 11 0,10 1,00 Betriebsinterne Dokumentation 10 0,38 1,50 Bearbeitung von Rückfragen 3 0,00 2,00 Gesamt 7,73 17,5 * Anzahl der Befragten, bei denen der jeweilige Arbeitsschritt anfällt. Arbeitgeber, die Personalangelegenheiten durch ein Steuer- oder Lohnbüro erledigen lassen (n=7), haben pro Arbeitsbescheinigung einen Erfüllungsaufwand mit dem BEA-Verfahren von im Mittel 2,02 Euro und bei der Papiervariante von 9,12 Euro. Demzufolge liegt die mittlere Einsparung ähnlich hoch wie in der anderen Teilgruppe, und zwar bei 7,10 Euro (vgl. Tabelle 3). Allerdings ist bei diesen Unternehmen die relative Einsparung mit rund 78 % deutlich höher. 12 Bei Unternehmen, die mit einem Steuer- oder Lohnbüro zusammenarbeiten, fallen deutlich weniger Arbeitsschritte an als in der anderen Teilgruppe, sowohl vor der Einführung von BEA als auch nach der Einführung des Verfahrens, da der externe Dienstleister hauptsächlich die Bearbeitung übernimmt (vgl. Tabelle 5). 12 Ein Unternehmen gibt bei dem Arbeitsschritt Versenden der Papierbescheinigung an die/den Steuerberater/-in 10 Minuten an. Da es der einzige Wert für diesen Arbeitsschritt ist, fließt dieser als Median in die Berechnung der Gesamtzeit ein und führt zu einem deutlichen Anstieg dieser. 19

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