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1 Dokumentation LiBraS Adressen software - engineering

2 Adressen Inhaltsverzeichnis Adressen... 2 Die Adressarten... 4 Adresse suchen... 5 Adresse bearbeiten... 6 Neue Adresse anlegen... 7 So wird eine neue Adresse angelegt:... 7 Adressen Feldbeschreibung... 8 Anschrift... 8 Nummer... 8 Suchname... 8 Anrede und Titel... 8 So werden neue Anreden angelegt:... 9 Name Land, PLZ, Ort SMS Adressen Reiter Interessen Erweitert Telefon Text Notizen Rechng KST Nachricht Adressenverknüpfung Lieferant Sonderfunktionen Eingrenzung Reiter Fragen zu Adressen Nach welchen Kriterien wird die Kundennummer beim Anlegen vorgegeben? Ich ändere eine Kundennummer. LiBraS nimmt sie aber nicht an und ändert sie wieder!... 28

3 Ich habe Kunden gelöscht. Muss ich mir deren Nummern aufschreiben, um sie später neu zu vergeben? Was ist der Unterschied zwischen Suchname und Name1? Was ist der Unterschied zwischen Anrede und Briefanrede? Wie finde ich meine Kunden wieder? Wie erstelle ich eigene Serienbriefe? Wie schreibe ich Serienbriefe?... 29

4 Die Adressarten In LiBraS stehen Ihnen insgesamt drei Adressarten zur Verfügung: Kunden, Lieferanten und Personal. Unter Basisdaten / Adressen sind alle drei hinterlegt. Im Hauptmenü finden Sie jedoch nur Lieferanten und Kunden; um in die Personalkartei zu gelangen, müssen Sie immer den oben aufgeführten Weg nehmen. In der Kundenkartei hinterlegen Sie all Ihre Kunden, in der Lieferantenkartei die Auslieferungen, Barsortimente, Verlage und sonstige Lieferanten. In der Personalkartei speichern Sie alle Mitarbeiter der Buchhandlung. Die Funktion des Menüpunktes FiBu-Konto besetzten wird in der Rubrik Adressen-> Adressen Reiter-> KST-> FiBu- Kontonummer erklärt. Seite 4 von 29

5 Adresse suchen Sie befinden sich zuerst immer im Modus Ansehen. Hier sind keine Änderungen im Datensatz (Adresse) möglich. Dieser Modus eignet sich besonders gut zum Suchen nach einem bestimmten Datensatz. Geben Sie im folgenden Suchfeld die Kundennummer oder den gewünschten Namen ein: Es genügt, die ersten Buchstaben des Namens einzugeben, dass Programm sucht Ihnen automatisch alle Daten heraus, in denen diese Buchstaben enthalten sind. Daher erhalten Sie bei der Suche nach an womöglich sowohl Dieter Anders als auch Annette Müller. Die Suche erfolgt auch über Straße, Ort und Telefon. Deswegen könnte das Suchergebnis auch Ansbach oder Ansbacher weg auswerfen. Die Suche wird mit der ENTER - Taste ausgelöst. Alternativ ist auch F4 (oder das Klicken auf den kleinen Pfeil hinter dem Suchfeld) möglich. Wird genau eine Adresse gefunden, wird diese angezeigt. Ist die Suche nicht eindeutig, erscheint eine Tabelle: In diesem Beispiel wurde nach Weber gesucht. Es werden alle Adressen gefunden, deren Suchname oder Name1 mit Weber beginnen, Markieren Sie die gewünschte Adresse mit der Maus und bestätigen Sie die Auswahl mit OK, die Adresse wird dann angezeigt. Wurde der gewünschte Name noch nicht gefunden, kann ein neuer Suchname eingeben werden. Wurde der Kunde noch nicht erfasst, kann er angelegt werden. Hinweis: Die Suchtabelle kann die Adressmaske überlagern. Wird ein Name in der Tabelle angeklickt, wird in der Adressmaske die zugehörige Adresse angezeigt. Die Tabelle kann per Maus auch größer oder kleiner oder ganz zur Seite gezogen werden: Wie Sie an der obigen Grafik erkennen können, können Sie selbst an dieser Stelle noch wählen, in welcher Kartei Sie suchen möchten. Unter Gruppe können Sie wählen, ob die gesuchte Person zu den Kunden, Lieferanten oder zum Personal zählt. Seite 5 von 29

6 Adresse bearbeiten Klickt man auf die Schaltfläche, werden die Eingabefelder weiß, und die Daten in der Adressmaske können geändert werden. Hier wurde nach 4bit gesucht. So können Sie jederzeit Daten ändern oder hinzufügen. Hinweis: Nach drücken des Buttons Speichern, werden die Änderungen gespeichert und wieder in den Ansichtsmodus gewechselt. Wollen Sie noch mehrere Adressen ändern, suchen Sie die gewünschte Adresse über das Gelbe Suchen heraus. Sie können auch über die zwei Buttons im unteren linken Eck die Adresse wechseln. Es wird zu der nächst hören oder tieferen Adresse gewechselt. Seite 6 von 29

7 Neue Adresse anlegen Nach betätigen des Buttons Anlegen, sind die Felder der Adressmaske leer. So wird eine neue Adresse angelegt: 1. Durch drücken den Buttons Anlegen wird der Vorgang gestartet (ist noch nicht der Bearbeitungsmodus gewählt, wird gewechselt) 2. Suchnamen eingeben (beachten Sie dazu den Hinweis bei der Adressen Feldbeschreibung) 3. Weitere Daten des Kunden erfassen (je mehr Informationen zu dem Kunden erfasst werden, desto besser. Hierdurch können Redundanzen (doppelte Adressen) vermieden werden) 4. Gegebenenfalls auch die Reiter rechts wie Interessenbaum ausfüllen(erläuterungen und nähere Informationen zu den Reitern erfahren Sie im weitern Verlauf) 5. Wenn eine weitere Adresse angelegt werden soll klicken Sie erneut auf Anlegen (Punkt1) 6. Wenn keine Adresse mehr erfasst werden soll, klicken Sie auf Speichern Seite 7 von 29

8 Adressen Feldbeschreibung Anschrift Alles, was Sie im Abschnitt Anschrift eingeben, wird vom Computer ausgedruckt, wenn Sie z.b. eine Rechnung für den Kunden drucken. Von daher bietet es sich an, die Adressen ordentlich und vollständig anzulegen und auf richtige Schreibweise zu achten. Besonders bei Rechnungsadressen von Institutionen sollten Sie auf die richtige Reihenfolge von Name1 und Name2 achten. Nummer Die Nummer wird automatisch vorgegeben, sie kann bei Bedarf aber auch verändert werden. Suchname Der Suchname sollte im Format "Nachname, Vorname" eingegeben werden. Das Komma als Trennzeichen zwischen Nachname und Vorname ist dabei sehr wichtig, denn es erleichtert die Suche und sorgt für einen einheitlichen Aufbau Ihrer Adresskartei. Hinweis: Herr Müller ist Lehrer an der Realschule. Er benötigt eine Rechnung an die Schule, allerdings zu seinen Händen. Hier bietet es sich an, Herrn Müller als Suchnamen anzulegen, und unter der Anschrift die Adresse der Schule zu vermerken mit dem Zusatz z.hd. Herrn Müller im Feld Name2. Wahlweise können Sie als Suchname auch Müller Realschule wählen, wenn Sie darunter suchen würden. Anrede und Titel In diesem Auswahlfenster, einem sogenannten Drop-Down kann die Anrede und ein Titel ausgewählt werden. Mit einem Doppelklick in das Anredefeld wird die Anrede-Tabelle geöffnet. Hier können neue Anreden aufgenommen oder bestehende Anreden geändert bzw. gelöscht werden. Das Gleiche gilt für Titel. Seite 8 von 29

9 So werden neue Anreden angelegt: 1. Klicken Sie in die Zeile, die mit dem Stern beginnt. Der Stern kennzeichnet hierbei die nächste freie Zeile. 2. Geben Sie die gewünschte Anredeform ein. 3. Wenn Sie mit ENTER bestätigen, springt der Cursor in die nächste freie Zeile und ihre Anredeform ist gespeichert. 4. Mit ESC können Sie den Vorgang abbrechen, dann wird Ihre Eingabe nicht gespeichert. Hinweis: Alle Felder in LiBraS die mit einen blauen Rahmen versehen sind, haben ein extra Ereignis, dass mit doppelklick ausgelöst wird. In diesem Fall das Formular Anrede. Name1 Das Feld Name1 wird automatisch durch den Suchnamen (Nachname, Vorname) vorbesetzt, jedoch in gedrehter Form und ohne Komma (Vorname Name). Aus Meier, Sepp wird also Sepp Meier. Die Drehung kann durch Klicken auf rückgängig gemacht werden, bzw. erneut durchgeführt werden. Ist diese Vorbesetzung nicht optimal, können Sie sie natürlich ändern und den Namen Ihrer Wahl eingeben. Land, PLZ, Ort Diese Felder können unter Basisdaten / Vorgabewerte / Adressen / Kundenvorgaben Standardwerte erhalten. Diese können Sie nach Ihren Vorstellungen ändern. Was Sie dort hinterlegen, wird Ihnen beim Anlegen einer neuen Adresse jedes Mal automatisch vorgeschlagen. Natürlich können Sie die entsprechende Zeile anklicken und die Eingabe ändern. Außerdem erinnert sich LiBraS an bereits eingegebene PLZ-/Ort-Zuordnungen. Wurde der Ort für eine frühere Adresse bereits erfasst, schlägt LiBraS automatisch die zugehörige PLZ vor. Umgekehrt wird zu einer bereits erfassten PLZ auch der Ort gefunden. Hierbei muss das Zielfeld leer sein, gefüllte Felder werden nicht überschrieben. Seite 9 von 29

10 Wenn Sie den Button anklicken, gelangen Sie direkt in Ihr -Programm und können dem Kunden Nachrichten zusenden. Dies funktioniert mit Outlook und Outlook Express. Durch Klicken auf den Button wird direkt in Ihrem Mailprogramm die des Kunden eingetragen. Sie sparen sich also die Eingabe der Adresse. SMS Das SMS-Modul ermöglicht es Ihnen, aus dem System heraus Benachrichtigungen an einen Kunden per SMS zu versenden. Dies bedeutet eine deutliche Arbeitserleichterung. Wenn Sie bei den Kundendaten die Handynummer hinterlegen, können Sie später bei den Bestellungen oder Fortsetzungen beispielsweise festlegen, dass der Kunde per SMS informiert werden soll. Bei der Verarbeitung des Wareneingangs weist das System Sie auf den Versand einer SMS hin. Den Text dafür müssen Sie unter Basisdaten / Vorgabewerte / Artikel / Reservierungen / Nachricht SMS hinterlegen. Dort können Sie verschiedene Dateien anlegen für die unterschiedlichen Meldungen: Fehlmeldung, Wareneingang, Bestelleingang. Seite 10 von 29

11 Adressen Reiter Interessen Unter dem Reiter Interessen können zu jeder Adresse Interessensgebiete angehakt werden. Die Interessensgebiete können zur Kundenselektion verwendet werden. Über diese Selektion können Sie sich Listen ausdrucken lassen oder Serienbriefe erstellen. Mehr dazu bei der Erläuterung der Adressen Sonderfunktionen. Button Baum Via können die Bezeichnungen der Interessensgebiete geändert werden und Untergruppen eingeführt werden. Untergruppen legen Sie an, indem Sie in das letzte Feld (mit dem Stern) die Ziffernfolge der Übergruppe (z.b. 01) eingeben und durch eine zweiziffrige Zahl (z.b. 01) ergänzen (= 0101). Für Untergruppen können wieder Untergruppen gebildet werden (z.b ). Seite 11 von 29

12 Hinweis: Änderungen der Bezeichnung gelten global für alle Adressen! Button Reservierung Mit dem Button wird der Reservierungspflegedialog geöffnet. Die dort angezeigten Reservierungen sind alle für den ausgewählten Kunden getätigt worden. Dort können Sie auch erkennen, ob das Buch bereits eingetroffen, abgeholt oder nicht lieferbar ist. Seite 12 von 29

13 Hinweis: Weitere Informationen des Pflegedialogs finden Sie im Handbuch unter Bestellungen. Button Umsatz Nach dem drücken den Buttons wird das ein Formular geöffnet das den Kassenumsatz des Kunden anzeigt. Der Zeitraum der angezeigten Kassenvorgänge kann in den Feldern Von Datum und Bis Datum geändert werden. Erweitert Hier sind zusätzliche Adressinformationen wie Kontoverbindung, Zahlungsbedingungen, sowie Anreden und ein Bemerkungsfeld zu finden. Zudem können Sie sich über Rechnungen informieren, Kostenstellen anlegen (bei Firmen und Großkunden) und sogar ein Bild des Kunden hinterlegen. Seite 13 von 29

14 Bild hinterlegen Unterstützt wird das gängige.jpg Format. Die Bilder müssen in ein Verzeichnis am Server hinterlegt werden (\Libras\Bilder am Server(=Datenbankstandort)). Der Dateiname baut sich wie folgt auf. 1. Adressgruppe Kundennummer +.jpg - Adressgruppe 1 = Kunden - Adressgruppe 2 = Personal - Adressgruppe 3 = Lieferant Anlagedatum Wird automatisch bei Neuanlage vergeben. Bearbeiter Merkt sich LiBraS pro Arbeitsplatz. Einmal eingegeben, wird dieses Feld automatisch bei jeder Neuanlage vorgegeben. Wird er geändert, bildet der neue Bearbeiter den neuen Standardwert. Briefanrede In diesem Drop-Down Menu kann die Brief-Anrede ausgewählt werden. Mit Doppelklick wird die zugehörige Tabelle geöffnet. Hier können neue Brief-Anreden aufgenommen oder bestehende Anreden geändert bzw. gelöscht werden. Die Tabelle ist beliebig nach Ihren Wünschen erweiterbar. Kontoverbindung Die hier erfassten Kontodaten wie Bankname, BLZ, Kontonummer und Inhaber werden zum erstellen der Lastschriftdiskette benutzt. Wie eine Lastschriftdiskette erstellt wird, erfahren Sie in der Rubrik Rechnungen. Die eingebenden Kontodaten können aber auch einfach zum nachkontrollieren der Kontoauszüge verwendet werden wenn die Einzahlungen nicht zugewiesen werden kann. Seite 14 von 29

15 Zahlungsbedingung Werden beim Anlegen der Rechnung in den Grunddaten mit eingetragen. Die dann Auswirkungen auf die Verarbeitung im Rechnungsprogramm haben. Zahlungsfrist: Wird bei Anlage der Adresse vergeben. Der Wert der eingetragen wird, wird den Vorgabewerten entnommen. Der Vorgabewert befindet sich unter Basisdaten-> Vorgabewerte-> Adressen -> Kunden Vorgaben. Der Wert kann auch verändert werden, wenn dem Kunden eine länge Zahlungsfrist gewährt werden soll. Beim Mahnwesen wird das Fälligkeitsdatum mit der Zahlungsfrist und dem Rechnungsdatum errechnet. Skontofrist / Skonto: Die eingetragenen Werte, werden beim Anlegen der Rechnung in die Namensgleichen Felder übertragen. Der Skontowert und die Skontofrist werden in den Zahlungsbedingungen eingetragen sofern die Variablen in den Zahlungsbedingungen verwendet werden. Wie diese verwendet werden erfahren Sie in der Rubrik Rechnungen Rabattlimit: Überschreitet die Summe der Rechnungen des aktuellen Jahres bei diesem Kunden das eingetragene Rabattlimit, erscheint die Meldung, dass das Limit erreicht wurde. Wenn Sie also einem Kunden für eine bestimmte Summe im Jahr einen Rabatt(Vorsicht mit der Preisbindung) gewähren möchten, tragen Sie hier die Jahresgesamtsumme ein (z.b. Kunde erhält für die ersten 1000,-- im Jahr den bei Rabatt hinterlegten Rabatt, dann überwacht LiBraS für Sie dieses Limit) Bonität: Die Funktion, die hinter diesem Feld steckt ist die Kunden / Lieferanten zu sperren die z.b. immer Bücher Reservieren aber nie abholen oder ihre Zahlungsmoral zu wünschen übrig lässt. Mit einem Doppelklick auf das Feld öffnet sich ein Formular, mit dem die Bonitätsstufen verwaltet werden können. Beim Anlegen der Bonitätsgruppen stehen Ihnen drei Farben zur Verfügung. Es können beliebig viele Stufen vergeben werden. Wird der Adresse eine Stufe zugewiesen, erscheint die Farbe der zugewiesen Stufe, als kleiner Punkt sowohl in der Adressmaske als auch im Suchfenster. Ist bei einer Stufe der Haken bei Sperren gesetzt, ist es nicht möglich die Adresse für Reservierungen oder Rechnungen zu verwenden. Die Sperre muss dann an dieser Stelle wieder gelöscht werden. Weitere Felder Rabatt: Ist in dem Feld ein Rabatt eingetragen, werden die Positionen der Rechnung mit Rabatt angelegt. Ist die Adresse ein Lieferant und es ist ein Rabatt vergeben, wird dieser als Standardrabatt bei den Bestell- / Remissionsvorgängen verwendet. Kreditlimit: Ist ein Betrag in das Feld eingetragen, wird beim Ausdruck des Lieferschein oder Rechnungsvorgangs überprüft, ob die Gesamtsumme des Vorgangs das Kreditlimit des Kunden überschreitet. Sollte das der Fall sein, wird eine Meldung angezeigt. Briefanrede: Wird für das Schreiben von Serienbriefen benötigt. Zu Händen: Sollte ausgefüllt werden, wenn die Adresse z.b. eine Schule ist und ein Lehrer der Ansprechpartner ist. UmSatzSt.ID: Kann mit auf der Rechnung ausgegeben werden. Ist nicht die eigene UmSatzSt.ID sondern die des Kunden oder Lieferanten. Geburtstag: Das eingetragene Datum wird nicht verwendet, es erscheint kein Fenster Der Kunde so und so hat heute Geburtstag. Es ist nur zur Information. Bemerkung: Hier können Notizen, weitere Informationen zu der Adresse, zusätzlich erfasst werden. Seite 15 von 29

16 Telefon Hier können für den Kunden beliebig viele Nummern mit einer eigenen Bezeichnung erfasst werden. Eignet sich z. B. sehr gut zum Speichern von Durchwahlnummern bei Firmenadressen. Text Wenn für die Adresse ein Rechnungsvorgang (Angebot / Lieferschien / Rechnung / Remission) erstellt wird, werden diese Texte im Rechnungsvorgang eingesetzt. Sie haben Priorität vor den allgemeinen Texten aus den Vorgaben. Notizen Hier können Sie Notizen aller Art hinterlegen, entweder kundenbezogen, oder Sie nutzen das Tool als Merkbuch für sich selbst. Wenn Sie Wiedervorlage anhaken und ein Datum vergeben, erinnert Sie LiBraS zu gegebenem Zeitpunkt an Ihre Notiz, sodass Sie hier eine kleine Terminverwaltung anlegen können. Diese eignet sich auch gut, um den Kolleginnen und Kollegen am nächsten Morgen eine Mitteilung zu hinterlassen. Bitte haken Sie dazu unter Basisdaten / Vorgabewerte / Adressen / Kunden Vorgaben das Feld Erinnerung an. Danach erscheint beim Start unten links neben dem Automatischen Datei-Import ein weiteres minimiertes Fenster, das sich zu gegebener Zeit mit der entsprechenden Erinnerung öffnet. Rechng. Unter diesem Reiter werden alle Vorgänge aus dem Rechungsprogramm angezeigt. Mit dem Button Rechnung anlegen wird ein neuer Vorgang aus dem Rechungsprogramm erzeugt. KST Firmenkunde Ist für eine Adresse diese Option aktiviert, wird diese Adresse beim Reservieren von Artikeln besonders behandelt. Die besondere Behandlung liegt darin, dass wenn Im Sortiment ein Artikel reserviert wird, nicht das normale Reservierungsfenster aufgeht, sondern ein Fenster in dem stapelweise weitere Artikel erfasst werden können. Die Aktivierung dieser Option ist dann sinnvoll, wenn der Kunde z.b. häufig anruft und mehrere Artikel bestellt. Der Ablauf einer Firmenbestellung, wird in der Rubrik Sortiment erläutert. Anzahl Rechnungskopien Wie viel Kopien einer Rechnung werden benötigt? Tragen Sie hier die gewünschte Anzahl ein und LiBraS erzeugt beim Drucken die eingetragene Anzahl. Hinweis 1: ist eine Zahl eingetragen kommt im Rechnungsprogramm nicht die Frage Wollen Sie eine Kopie drucken? Hinweis 2: In den Vorgabewerten können Sie auch einen Standartwert vergeben. Dies macht Sinn wenn sie immer z.b. drei Exemplare brauchen. Seite 16 von 29

17 Abobenachrichtungungspreis Sie verwenden für Ihre Abos / Fortsetzung unser Abo / Fortsetzungsprogramm, dann können Sie hier die Vorgabe für den Benachrichtigungspreis hinterlegen. Bei der Neuanlage eins Abos / Fortsetzung wird dann der hier hinterlegte Benachrichtigungspreis (Porto) automatisch eingesetzt. Mehr dazu erfahren Sie im Handbuch unter Abo / Fortsetzungen. Fibu-Kontonummer Wenn Sie unser Fibu Modul verwenden, können Sie Ihren Debitoren eine eigene Nummer geben. Füllen Sie dieses Feld nicht aus, wird die Kundennummer des Kunden verwendet. Sie können auch automatisch das Feld füllen lassen. Automatische Rechnung Ist bei dem Kunden diese Option aktiviert, können Sie im Rechnungsprogramm alle offenen Lieferscheine des Kunden in einer Rechnung zusammenfassen. Diese Option ist sinnvoll, wenn Ihr Kunde immer Lieferscheine bekommt und dann am Monatsende eine Sammelrechnung erhält. Wie die Automatische Rechnungserstellung funktioniert, können Sie im Handbuch in der Rubrik Rechnungen nachlesen. Hinweis: offene Lieferscheine sind Lieferscheine die noch nicht in der Kasse bezahlt wurden oder in der Übersicht des Rechnungsprogramms bei Abgeschlossen einen Haken haben. Organschaft Ist diese Adresse Mitglied der Organschaft setzen Sie hier den Haken. Rechnungsvorgänge die mit Organschaftsadressen angelegt sind, werden besonders behandelt. Diese Rechnungen werden ohne Mehrwertsteuer ausgewiesen. Zusätzlich wird auf der Rechnung ein zusätzlicher Text, der frei definierbar ist, angezeigt. Im Rechungsprogramm unter Stapeldruck besteht die Möglichkeit, sich eine Liste zu drucken, auf der alle Artikel der Organschaftsverkäufe aufgelistet sind. Dieser Ausdruck wird für die Umsatzsteuer benötigt. Kundendatenblatt Diese Checkbox gibt Auskunft ob das Kundendatenblatt für den Kunden bereits gedruckt wurde. Das Kunden Datenblatt dient dazu seine Kundendaten zu pflegen. Das Kundendatenblatt legen Sie der Rechnung bei, sollten die Daten des Kunden abweichen, kann der Kunde die Daten ändern und zurück faxen. Seite 17 von 29

18 Das Kundendatenblatt schaut wie folgt aus: Wenn Sie das Kundendatenblatt verwenden möchten müssen Sie unter Basisdaten-> Vorgabewerte-> Ausdrucke-> Rechnung-> Kundendatenblatt drucken den Haken setzen. Jahresguthaben Hier haben Sie der Möglichkeit einem Kunden einen beliebigen Betrag gutzuschreiben. LiBraS verwaltet dann für Sie dieses Guthaben. Der Betrag der hier eingetragen ist, wird auf das Aktuelles Guthaben des Kunden aufsummiert. Um das Guthaben zu aktivieren, klicken Sie bitte den Button Gutschrift erzeugen. Jetzt erzeugt LiBraS einen Gutschriftsvorgang im Rechnungsprogramm und druckt diese aus. Aktuelles Guthaben Den Betrag, welcher hier angezeigt wird, hat der Kunde noch zu Verfügung. Der Betrag wird um die Rechnungssumme beim drucken reduziert, wenn die Frage Dieser Kunde hat noch ein Guthaben, möchten Sie dieses jetzt mit der Rechnung verrechnen? positiv beantwortet wird. Button Gutschrift Erzeugen Durch drücken des Buttons wird eine Gutschrift erzeugt und gedruckt. Zusätzlich wird das Feld Aktuelles Guthaben des Kunden um den Betrag der in dem Feld Jahresguthaben eingetragen ist erhöht. Kostenstelle Hier können beliebig viele Kostenstellen angelegt werden. Die hier angelegten Kostenstellen stehen dann im Rechnungsprogramm zur Verfügung. Wie mit Kostenstellen gearbeitet wird erfahren Sie im Handbuch unter der Rubrik Rechnungen. Hinweis: Handelt es sich z.b. um eine Anwaltskanzlei mit mehren Anwälten, können hier beide Anwälte eingegeben werden. Auf dem/der Lieferschein / Rechnung können die Positionen dann den einzelnen Anwälten zugeordnet werden. Die Ausgabe des Lieferscheins oder der Rechnung erfolgt dann gruppiert nach Kostenstelle. Seite 18 von 29

19 Nachricht Benachrichtigung Bei Bestelleingang, Fehlmeldung oder Wareneingang können Kunden durch oder SMS benachrichtigt werden. Wenn das Standardmäßig erfolgen soll, stellen Sie das hier ein. Hinweis: Für muss an dem PC ein programm eingerichtet sein. Für SMS müssen Sie den SQL Server 2005 verwenden und unser SMS Modul erworben haben. Wenn Sie das SMS-Modul verwenden möchten, setzten Sie sich mit dem 4BIT Support in Verbindung. Dieser wird prüfen ob eine Einrichtung des SMS-Moduls bei Ihnen möglich ist. Adressenverknüpfung Ein weiteres Tool um Transparenz zu schaffen, sind die Adressverknüpfungen. Hier können Sie sich zu einer Adresse beliebig viele Unteradressen anlegen. Beispiel: Sie arbeiten mit Verlagsvertretern zusammen und möchten sich vermerken, welcher Vertreter welchen Verlag vertritt oder welcher Verlag von welchem Vertreter vertreten wird. Als Voraussetzung muss unter Lieferanten jeder Vertreter und jeder Verlag angelegt sein. Wie Sie Lieferantenadressen anlegen können Sie im oberen Teil des Handbuchs nachlesen. Mit der Funktion können Sie LiBraS Adressen miteinander Verknüpfen. Sie sehen dann in diesem Reiter auf einen Blick wie die ausgewählte Adresse mit anderen Adressen in Verbindung stehen. Unter- Adressen Wenn wir unser Beispiel von oben aufgreifen und die ausgewählte Adresse der Verlag ist, werden hier alle Vertreter eingetragen oder Angezeigt. Haupt- Adressen Wenn wir auch hier unser Beispiel von oben aufgreifen und die ausgewählte Adresse der Vertreter ist werden hier alle Verlage angezeigt oder eingetragen die der Vertreter betreut. Lieferant Dieser Reiter wird nur Angezeigt, wenn Sie sich die Lieferantenadressen anzeigen lassen. Alle Einstellungen, die unter dem Reiter Lieferant vorgenommen werden können, beziehen sich auf neue Bestellungen zu diesem Lieferant im Bestellbuch. Rabatt Ist ein Rabatt eingetragen, bekommen alle Positionen dieses Lieferanten bei einer Bestellung, diesen Rabatt eingetragen. Wird der Wareneingang per ELS gemacht, wird der Rabatt des ELS eingetragen. Mit dem im Bestellbuch eingetragenen Rabatt, wird der durchschnittliche EK des Artikels berechnet. Verkehrs-Nr Das Feld wird benötigt wenn dem Lieferanten eine andere Verkehrs-Nr übermittelt werden muss wie die eigene Verkehrs-Nr. Zum Beispiel Könemann Lager oder bei KNV Sonderbestellungen(Englischwanne/Reisewanne) Seite 19 von 29

20 Haken Verkehrsnummer aus Adressen Ist der Haken aktiviert, wird dem Empfänger der Bestellung die Verkehrs-Nr übermittelt die in dem Feld Verkehrs-Nr eingetragen ist. VerlagsStammNr Wird das Verlagszusammenschluss Tool verwendet und der Lieferant darin verwendet, wird die Verlagsstammnummer hier eingetragen. Wie das Verlagszusammenschluss Tool angewandt wird können Sie im Handbuch unter der Rubrik Sortiment nachlesen. VerlagsAuslieferung Hat keinen Einfluss auf Bestellvorgänge oder auf Funktionen. Dient nur als Gedächtnisstütze. Unsere Kundennr Hat keinen Einfluss auf Bestellvorgänge oder auf Funktionen. Dient nur als Gedächtnisstütze. Kontaktperson Hat keinen Einfluss auf Bestellvorgänge oder auf Funktionen. Dient nur als Gedächtnisstütze. IBU (z.b. bei Libri wichtig) In dem Dropdown Feld werden Bestelloptionen ausgewählt, die von Lieferant zu Lieferant anders sein muss. Zum Beispiel bei Libri LH1 -> Die Bestellung wird vom Barsortiment behandelt LH2 -> Wenn Libri die Artikel nicht hat wird die Bestellung an den Verlag weitergeleitet. Ist die Option LH3 ausgewählt leitet Libri die Bestellung gleich an den Verlag weiter. So ist das von Lieferant zu Lieferant verschieden. Hinweis: Wenn Sie einen neuen Lieferant anlegen mit dem Sie elektronisch bestellen wollen, sich aber nicht sicher sind welche Option hier zu wählen ist, setzen Sie sich mit dem 4BIT Support in Verbindung. Bei einer falschen Einstellung kann es sein das der Bestellvorgang beim Lieferanten nicht oder falsch bearbeitet wird und Ihnen deswegen ein falscher und in der Regel sogar ein schlechterer Rabatt verrechnet wird. VersandArt In dem Dropdown Menu wird die Versandart ausgewählt. Die Versandart hat Auswirkung auf die Lieferung der Bücher. Hinweis: Wenn Sie einen neuen Lieferant anlegen mit dem Sie elektronisch Bestellen wollen, setzten Sie sich mit dem 4BIT Support in Verbindung. Bei einer falschen Einstellung kann es sein das der Bestellvorgang beim Lieferanten nicht oder falsch bearbeitet wird. Deswegen kann eine falsche Lieferung höhere Kosten wie geplant verursachen. Haken Bestell Verlagsauslieferung (z.b. bei KNV) Werden für diesen Lieferanten Bestellungen erzeugt und der Haken ist gesetzt werden alle Positionen des Bestellvorgangs automatisch als Verlagsauslieferung gekennzeichnet. Hinweis: Auch hier gilt nicht alle Lieferanten werten diese Option aus und es müssen andere Einstellungen bei dem Lieferanten vorgenommen werden das die Artikel an die Verlagsauslieferung weiter geleitet werden. Wenn Sie sich nicht ganz sicher sind, setzten Sie sich mit dem 4BIT Support in Verbindung Seite 20 von 29

21 Haken Bestellungen immer vormerken Werden für diesen Lieferanten Bestellungen erzeugt und der Haken ist gesetzt, werden alle Positionen des Bestellvorgangs automatisch Vorgemerkt. Haken VVA Auslieferung Sind Sie der IBU angeschlossen, senden Sie Ihre Bestelllungen elektronisch per FTP an die IBU und haben Sie die elektronischen Lieferscheine der IBU beantragt? Dann ist diese Option wichtig für Sie. Wenn der Haken bei dem Lieferant gesetzt ist, werden die Bestellvorgänge des Lieferanten beim VVA ELS Wareneingang berücksichtigt und Sie müssen für Verlagsbestellungen keinen manuellen Wareneingang mehr machen. Wie der VVA ELS Wareneingang abläuft lesen Sie bitte unter der Rubrik Sortiment nach. Haken Bestellpos. Vor Versand gruppieren Ist die Option gesetzt, werden die Bestellpositionen vor dem senden gruppiert. Wenn in dem Bestellvorgang gleiche Artikel vorhanden sind jeweils mit der Menge 1 wird nach dem Gruppieren nur noch eine Position da sein mit der Menge 2. Hinweis: Wenn die Positionen Bestellinfos haben wie Abholername gehen diese verloren. Der Vorteil an der Funktion ist, wenn eine Position mit Menge 10 übermittelt wird, ist vielleicht eine Partie möglich. Wenn aber der Artikel 10 mal mit Menge 1 dagegen wenn der Artikel 10 mal mit der Menge 1 übermittelt wird sicherlich nicht Franko ab Hat keinen Einfluss auf Bestellvorgänge oder auf Funktionen. Dient nur als Gedächtnisstütze. Bedingung Hat keinen Einfluss auf Bestellvorgänge oder auf Funktionen. Dient nur als Gedächtnisstütze. Sonderfunktionen Eingrenzung Die Eingrenzung greift immer nur auf die Adressengruppe zu aus welcher der Button Sonderfunktionen gedrückt würde. Waren Sie vorher bei Kunden und Sie haben die Sonderfunktionen aufgerufen, wird die Eingrenzung nur Kundenadressen anzeigen. Wenn Sie vorher bei Lieferanten waren nur Lieferantenadressen. Seite 21 von 29

22 Die Eingrenzungen, die im oberen Bereich vorgenommen werden, gelten für jeden Reiter. Mit den Buttons neben den Von Bis Feldern Suchname, Name1 und Nummer kann das Suchfeld geöffnet werden um das Suchen zu erleichtern. vorhanden Ist hier der Harken gesetzt, werden nur Adressen angezeigt, bei den eine adresse hinterlegt ist. Interesse In dem Dropdownfeld werden alle Interessengebiete angezeigt. Möchte man z.b. eine Liste mit allen Kunden die bei Jugendbücher ein Haken haben, wählt man diese in dem Feld aus. markiert Ist hier der Haken gesetzt, werden nur Adressen angezeigt, die in der Adressbearbeitung markiert worden sind. Das markieren von Adressen macht Sinn, wenn das erwünschte Ergebnis nicht mit einer Eingrenzung erzielt werden kann. Markierungen löschen Durch drücken des Buttons werden alle Markierungen bei den Adressen aufgehoben. Seite 22 von 29

23 Hinweis: Wenn man mit markierten Adressen arbeiten möchte, sollte überprüft werden ob noch Adressen markiert sind. Überprüfen der markierten Adressen geht, indem man den Haken bei markiert setzt und sich eine Liste z.b. Telefonliste erstellt. Ist die Liste leer kann man sich sicher sein, das kein Ergebnis eines anderen Mitarbeiters gelöscht wird. Sortierung Wird ein Eintrag aus dem Sortierungsfeld ausgewählt. Wird das Ergebnis nach dieser Auswahl sortiert. Hinweis: Will man eine Liste zum Duplikate ermitteln, ist es sinnvoll die Sortierung auf Suchname zu stellen. Möchte man jedoch eine Liste mit all einen Kunden z.b. Regionsbezogen solle in diesem Fall die Auswahl PLZ sein. Tabelle anzeigen Öffnet eine Tabelle mit Adressen die der Eingrenzung entspricht. Reiter Serienbrief Vorwort: LiBraS erstellt keine Serienbriefe. LiBraS erstellt eine Textdatei, die dann mit einem Textverarbeitungsprogramm weiter verarbeitet wird, welches dann den Serienbrief erstellt. Ist kein Textverarbeitungsprogramm auf dem Rechner installiert kann an diesem Rechner auch kein Serienbrief erstellt werden! Wenn Microsoft Word vorhanden ist, können Serienbriefe gespeichert werden und gleich mit dem Button Word öffnen geöffnet werden. Ist kein Microsoft Word vorhanden z.b. StarOffice dann geht das nicht und Sie müssen den Button Textdatei erzeugen verwenden. Für die weitere Serienbriefverarbeitung sollten gute Vorkenntnisse mit dem jeweiligen Textverarbeitungsprogramm vorhanden sein. Handelt es sich bei dem Textverarbeitungsprogramm um Microsoft Word können unsere Supportmitarbeiter Ihnen auch Hilfestellung leisten. Seite 23 von 29

24 Liste Die Adressen die sich auf den Listen befinden entsprechen der Eingrenzung aus dem obigen Bereich. Ist keine Eingrenzung getätigt worden werden alles Adressen dargestellt. LiBraS beinhaltet eine Reihe von Adresslisten. Listenkopf der jeweiligen Listen: Seite 24 von 29

25 Löschen Hinweis: Bevor Sie auf Löschen klicken, bitte auf den Button Tabelle anzeigen drücken. Die hier angezeigten Adressen werden dann gelöscht. Nach dem drücken des Löschen Buttons wird der Löschvorgang gestartet. Es werden die Adressen gelöscht, welche durch die Eingrenzung betroffen sind. Kommt während des Löschens eine Meldung, existieren Reservierungen zu dem Kunden. Um welchen Kunden es sich handelt, sehen Sie in der obigen Leiste der Meldung. Wenn Sie die Frage mit Ja beantworten, wird der Kunde mit all seinen Reservierungen gelöscht. Wenn die Frage mit Nein beantwortet wird, bleiben die Reservierungen erhalten und auch der Kunde. Kunden für den eine Rechnung/Lieferschein/Angebot existiert, können nicht gelöscht werden. Exportieren Mit dem Button Export wird eine Microsoft Access Datenbank im angegebenen Verzeichnis erstellt. Auch hier können Sie sich das Exportergebnis vorher mit Tabelle anzeigen anschauen. Seite 25 von 29

26 Label Button Setup öffnet das Barcode Setup. In dem Setup können Sie einstellen welches Formular verwendet wird ob 3 spaltig oder 4 spaltig und noch die Positionierung der Edikten beeinflussen. Wenn Sie die neue Druckengine verwenden müssen Sie dieses Setup nicht verwenden. Wie die genaue Einrichtung des Barcodemoduls geht können Sie dem Handbuch aus der Rubrik Vorgabewerte / Einstellungen entnehmen. Button Drucken Druckt die Eingrenzung auf die Etiketten mit der Standardeinstellung unter Berücksichtigung des Start-Labels. Ist die Checkbox Ausdruck über Druckengine aktiviert, erfolgt der Ausdruck der Etiketten über die Standardeinstellung der Druckengine. Das Start-Label wird dabei nicht berücksichtigt. Button Startlabel festlegen sollen Etiketten gedruckt werden, die dem Standard abweichen benutzen Sie diesen Button. Es öffnet sich ein neues Fenster. In dem Dropdownmenu können Sie auswählen welches Etikett Sie verwenden möchten. 3 Spaltig, 4 Spaltig oder endlos. Je nach Auswahl wird verändert sich das Auswahlfenster des Startetiketts. Mit der Maus legen Sie den Startpunkt den drucks fest. Mit OK wird der Druckvorgang gestartet. Seite 26 von 29

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