Kostenrechnung. - für Neuanwender. Arbeitsunterlage

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1 Kostenrechnung - für Neuanwender Arbeitsunterlage

2 Herausgeber: DATEV eg, Nürnberg Alle in dieser Unterlage verwendeten personen- und firmenbezogenen Bezeichnungen und Anschriften sind speziell für diese Unterlage erstellt. Sollten dennoch Ähnlichkeiten mit Personen und/oder Firmen bestehen, sind diese rein zufällig. Die in dieser Unterlage abgebildeten Formulare wurden z. T. digital nachgebildet. Abweichungen vom Original in Größe und Farbgebung sind daher wahrscheinlich. Inhaltliche Änderungen wurden nicht vorgenommen. Wir behalten uns vor, dass die in der Unterlage verwendeten Bildschirmmasken Versionsnummern enthalten können, die gegenüber Ihrer Programmversion abweichen. Die abgebildeten Masken sind für mehrere Programmversionen gültig. Copyright DATEV eg: Alle Rechte, auch die des Nachdrucks, der Herstellung von Kopien und der Übersetzung, vorbehalten. Windows ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Microsoft ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Angaben ohne Gewähr /12-01 Bestell-Art.-Nr.: 11894

3 Inhaltsverzeichnis 1 Kostenrechnung Allgemeine Informationen Kostenrechnung warum? Kostenrechnung installieren Arbeiten mit dem Programm Kostenrechnung Basis-Stammdaten einrichten und bearbeiten Bestands-Stammdaten Kostenstellen/-träger Relevante Konten Zeilenstruktur BAB-Systemlösungen Neuaufbau einer Zeilenstruktur Import einer Zeilenstruktur Programmverbindung zu Kanzlei-Rechnungswesen/ Rechnungswesen KOST-Prüfung aktivieren Zahlungsbuchungen mit Skonto Kontenbeschriftungen aus (Kanzlei-)Rechnungswesen importieren Kostenstellen/-träger-Eigenschaften Kontenverteilung Kontenverteilung mit fixen Anteilen Kontenverteilung mit variablen Anteilen Konsolidierung Stapel importieren, erfassen und verarbeiten Import von FIBU-Buchungen aus (Kanzlei-)Rechnungswesen

4 7.2 Stapelverarbeitung in der Kostenrechnung Stapel erfassen und bearbeiten Stapel erfassen Fehlerprotokolle anzeigen und auswerten Stapel ändern Bearbeitungsfunktionen für Stapel Verarbeitungen löschen Chefübersicht Plan- und Vorjahreswerte Einstellungen für die Berechnung von Plan- und Vorjahreswerten Erfassen von Plan-, Budget- und Vorjahreswerten Unterstützende Funktionen bei der Erfassung von Plan-, Vorjahres- und Budgetwerten Plan-, Vorjahres- und Budgetwerte durch Übernahme von Werten aus dem Vorjahr, aus dem aktuellen Jahr oder aus einem anderen Bestand Löschen von Plan-, Vorjahres- und Budgetwerten Auswertungen und Pakete anlegen, erstellen und drucken Auswertungen Pakete Auswertungen am PC berechnen und drucken BAB für Kostenstellen/-träger und Konsolidierungselemente berechnen und drucken Chefübersicht anzeigen und drucken Zeitreihe anzeigen und drucken Kontensaldenliste anzeigen und drucken Kostenartensaldenliste anzeigen und drucken Kostenstellensaldenliste anzeigen und drucken Kostennachweise anzeigen und drucken Paketdruck Weitere Programmfunktionen Konten-Kostenstellen-Zuordnungen

5 11.2 Stamm- und Bewegungsdaten sowie Abrufpakete in das Rechenzentrum senden Daten aus dem Rechenzentrum holen Infosystem Info-Bestand Weitere Funktionen im Bestands-Manager Jahresübernahme Weitere Menüpunkte zur Datenkontrolle und Fehlerbehebung Bezugsgrößen Bestand duplizieren Konstante Werte anlegen Kostenstellen-Verteilung Innerbetriebliche Leistungen (IBL) Kostensätze anlegen Kostenstellen/-träger be- und entlasten Innerbetriebliche Leistungen erfassen Umlagen Kostenstellen/-träger be- und entlasten Umlagen erfassen Arbeiten mit konstanten Werten Der konstante Wert in der Zeilenstruktur Zuschlagssätze kontrollieren Zeitreihen Weitere Programmfunktionen im Exkurs Kostenstellen/-träger aus einem anderen Bestand übernehmen Kostenstellen/-träger löschen Branchenlösungen Kontenbeschriftungen bearbeiten Passwort für die Auswertungsdatenbank

6 17.6 Hinweismeldung KS27759 In den ausgewählten Stapeln sind Buchungen auf Konten vorhanden, die nicht in der Zeilenstruktur zugeordnet sind Schaltfläche bei der Anzeige der Auswertungen Anzeige der Auswertungen am Bildschirm bearbeiten und drucken Umlage mit variablen Anteilen Umlage Werteausweis Darstellungsalternativen Alternative 1 für die Einrichtung der Umlage (ohne Vorzeichenwechsel) Alternative 2 für die Einrichtung der Umlage (mit Vorzeichenwechsel) Chefübersicht zur Kontrolle der Zuschlagssätze Dispositionen Übung: Ein neuer Kostenträger kommt dazu, was ist zu tun? Checklisten Checkliste zum Einrichten der Kostenrechnung Checkliste zum Erstellen der Kostenrechnungs-Auswertungen Lösungen zu den Übungen Musterauswertungen Arbeitsplatz Eigenorganisation Oberfläche Aufruf von Komponenten Schnellinfos Individuelle Konfiguration Ihres Arbeitsplatzes Aufruf von Auswertungen und Mustermappen Favoriten Stichwortverzeichnis

7 1 Kostenrechnung - Allgemeine Informationen 1.1 Kostenrechnung warum? À Zu diesem Kapitel Zeitnahe und differenzierte Informationen zur Kostensituation sind ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines Unternehmens. Mit Hilfe einer Kostenrechnung ist es möglich, die entstehenden Kosten zu erfassen und diese den Verursachern zuzurechnen. Sie ist die Voraussetzung zur Beurteilung der Kostenentwicklung und damit eine wichtige Grundlage für die Steuerung des Unternehmens. Gerade auch im Hinblick auf die geänderten Anforderungen des 18 KWG und Basel II kann die Kostenrechnung unterjährig zur Verbesserung von Aussagen zur wirtschaftlichen Entwicklung des Unternehmens beitragen. So werden frühzeitig Schwachstellen entdeckt und Handlungspotenziale erkannt, um die eventuell später stattfindende Bonitätsbeurteilung des Betriebs zu verbessern. Zweck einer Kostenrechnung ist es z. B., den Erfolg durch den Vergleich der Kosten mit den erzielten Leistungen festzustellen, um dadurch eine Wirtschaftlichkeitskontrolle des Unternehmens zu ermöglichen, die Grundlagen für betriebliche Entscheidungen zu liefern, die Selbstkosten der erbrachten Leistungen zu ermitteln, um eine Kalkulation des Angebotspreises zu ermöglichen bzw. Preisgrenzen (Untergrenze) festzulegen. Die Kostenrechnung hat demnach als Instrument zur Vorbereitung und Kontrolle unternehmerischer Entscheidungen einen festen Platz im betrieblichen Rechnungswesen. Ã Hinweis: Theoretisches Wissen zur Kostenrechnung vermittelt Ihnen die Arbeitsunterlage íkostenrechnung allgemein Fachliche Grundlagen der Kosten- und Leistungsrechnung für Einsteiger (inkl. interaktivem Wissenstest). 8

8 1 Kostenrechnung - Allgemeine Informationen 1.2 Kostenrechnung installieren Für die Installation finden Sie Installations-Checklisten auf Ihrer Programm-DVD. Aktuelle Hardware-Informationen erhalten Sie in der íinformations-datenbank im Dokument Hardware-Voraussetzungen und Kaufempfehlungen für PC- und Server-Systeme (Dok.- Nr ). 1.3 Arbeiten mit dem Programm Kostenrechnung Mit dem Programm Kostenrechnung richten Sie den Bestand ein und erstellen die Auswertungen der Kostenrechnung am PC oder im Rechenzentrum. Sie definieren in den Stammdaten die Grundlagen für die Kostenrechnung, z. B.: Sie erfassen die Kostenstellen und/oder Kostenträger. Sie bestimmen den Aufbau des Betriebsabrechnungsbogens, z. B. mit Hilfe einer im Programm hinterlegten Systemlösung. Sie legen Kontenverteilungen an, um Buchungen pauschal auf Kostenstellen/ -träger zu steuern. Sie fassen in der Konsolidierung die Kostenstellen/-träger zusammen. Sie legen die pauschale Verrechnung von Kostenstellen/-trägerwerten auf andere Kostenstellen/-träger in den Umlagen fest. Sie erfassen benötigte statistische Werte (z. B. Zuschlagssätze) in den konstanten Werten. Sie definieren Inhalt und Darstellung der benötigten Auswertungen. Sie erfassen gegebenenfalls spezielle Bewegungsdaten: Innerbetriebliche Leistungen, KOST-Stapel, d. h. Bewegungssätze, die nur in der Kostenrechnung berücksichtigt werden, Plan-, Vorjahres- und Budgetwerte. Dispositionen Sie erstellen und drucken nach dem Import und der Verarbeitung der KOSTrelevanten FIBU-Buchungen aus (Kanzlei-)Rechnungswesen die Auswertungen direkt am PC. Optional können Sie die Daten im Rechenzentrum sichern und dort Auswertungen erstellen lassen. 9

9 2 Basis-Stammdaten einrichten und bearbeiten À Zu diesem Kapitel Die Arbeitsabläufe beim Einrichten einer Kostenrechnung werden anhand von Beispielen und Übungen verdeutlicht. Grundlage ist die Musterfirma Musterholz GmbH, die mehrere Abteilungen hat und für ihre Aufträge und Projekte eine Kostenrechnung einrichten möchte. Zuerst legen Sie die Basisstammdaten an. Diese bilden das Grundgerüst für eine Kostenrechnung und müssen in jedem Fall vorhanden sein. Dazu gehören die Bestands-Stammdaten, die Kostenstellen/-träger, die KOST-relevanten Konten und die BAB-Zeilenstruktur. Dieser Minimalbestand an Stammdaten genügt bereits für eine Kostenrechnung. Ä Nach diesem Kapitel können Sie: einen Bestand neu anlegen, Kostenstellen/-träger einrichten, relevante Konten erfassen, BAB-Systemlösungen übernehmen, die Zeilenstruktur definieren. Beim Start der Kostenrechnung werden Sie aufgefordert, einen Benutzernamen einzugeben. Voreingestellt ist Ihre Windows-Benutzerkennung. Übernehmen Sie den vorgeschlagenen Namen oder erfassen Sie eine andere Kennung. Zugelassen sind 1 bis 25 Zeichen. Wenn Sie die Kostenrechnung innerhalb eines Netzwerks einsetzen, erkennt das Programm anhand des eingegebenen Benutzernamens, welcher Benutzer mit welchem Firmenbestand arbeitet. Damit das Programm die einzelnen Benutzer unterscheiden kann, muss sich jeder mit einem eigenen Benutzernamen anmelden. So wird verhindert, dass verschiedene Benutzer die gleichen Daten als Hauptnutzer bearbeiten und Inkonsistenzen entstehen können. 12

10 2 Basis-Stammdaten einrichten und bearbeiten Wenn Sie nicht im Netz arbeiten (Einzelplatz-PC), spielt der Benutzername keine Rolle. Sie können dann den Vorschlag einfach übernehmen. Setzen Sie zur Verwaltung von Benutzerrechten die Nutzungskontrolle ein, erhalten Sie beim Programmstart der Kostenrechnung (wenn noch kein anderes DATEV- Programm aktiv ist) das Dialogfenster der Nutzungskontrolle. Erfassen Sie dort Ihre Benutzerkennung und das Passwort. Ç Notizen: 13

11 2 Basis-Stammdaten einrichten und bearbeiten 2.1 Bestands-Stammdaten À Zu diesem Abschnitt Um Auswertungen in der Kostenrechnung zu erstellen, muss der Bestand angelegt sein. Um einen Bestand anzulegen, können Sie den Bestand selbst neu anlegen mit den Stammdaten, die zum Erstellen einer Auswertung in der Kostenrechnung notwendig sind (Bestands-Stammdaten, Kostenstellen/-träger, relevante Konten und Zeilenstruktur), eine im Programm als Muster hinterlegte Branchenlösung (PBV, kommunale Unternehmen, Bau-/Ausbaugewerbe, Vereine, Stiftungen, Hotel und Gaststätten) übernehmen (íkapitel 17.3) oder einen bereits vorhandenen Bestand duplizieren (íkapitel 12). Ä Nach diesem Abschnitt können Sie: einen Bestand neu anlegen. 14

12 2 Basis-Stammdaten einrichten und bearbeiten  So legen Sie einen neuen Bestand an Sie geben zuerst die Bestands-Stammdaten ein. Dazu gehören die Eingaben in den Registerkarten Ordnungsbegriffe, Grunddaten, RZ-Steuerungsdaten und Einstellungen. Außerdem können Sie in der Registerkarte Notizen das Anlegen des Bestands dokumentieren. 1. Wählen Sie Bestand Neu oder klicken Sie auf das Symbol. 2. Legen Sie fest, in welchem Datenpfad der Bestand angelegt werden soll. Vorbelegt ist der Standard-Datenpfad DATEV DATEN KOST auf dem Laufwerk, das bei der Installation als Standard-Datenlaufwerk hinterlegt wurde. à Hinweis: Eigene Datenpfade legen Sie über das Symbol an. 3. Füllen Sie die Registerkarte Ordnungsbegriffe aus. 15

13 2 Basis-Stammdaten einrichten und bearbeiten Nummer: Das Programm schlägt Ihnen die nächste freie Nummer vor. Wenn Sie diese Nummer nicht übernehmen möchten, geben Sie eine maximal fünfstellige Nummer für den Bestand an. Diese Firmennummer wird vom Programm für die interne Verwaltung benötigt. Kurzbezeichnung: Erfassen Sie den Namen der Firma. Der Name muss eventuell abgekürzt werden, da für die Eingabe maximal 15 Stellen zur Verfügung stehen. Diese Kurzbezeichnung wird u. a. bei Druckausgaben und innerhalb des Programms verwendet. Wenn Sie Auswertungen im Rechenzentrum erstellen lassen, wird diese Kurzbezeichnung nur dann ausgegeben, wenn keine Mandanten-Adressdaten im Rechenzentrum gespeichert sind. Berater-Nr.: Tragen Sie die entsprechende Beraternummer ein (max. 7 Stellen). Mandanten-Nr.: Tragen Sie die entsprechende Mandantennummer ein (max. 5 Stellen). KOST-Systemnummer (1 9): Geben Sie eine Nummer für das KOST-System zwischen 1 und 9 ein. Sie können maximal 9 verschiedene Systeme (Kostenrechnungen) für eine Mandantennummer anlegen. Jedes KOST-System benötigt eine eigene Firmennummer. 16

14 2 Basis-Stammdaten einrichten und bearbeiten 4. Wechseln Sie in die Registerkarte Grunddaten. Wirtschaftsjahr: Wählen Sie über das Symbol das Wirtschaftsjahr. Erfassen Sie Beginn WJ (TT.MM) und Ende WJ (TT.MM). Diese Angaben müssen mit denen Ihrer Finanzbuchführung unbedingt übereinstimmen. Wollen Sie die Kostenrechnung für mehrere Jahre anlegen, beginnen Sie mit dem niedrigsten Jahr. Nachdem Sie alle Stammdaten erfasst haben, führen Sie einfach eine Jahresübernahme (íkapitel 11.7) in das folgende Wirtschaftsjahr durch. KOST-Feld aus Buchungssatz: Bestimmen Sie, welches Feld des Buchungssatzes (KOST1 oder KOST2) für diese Kostenrechnung ausgewertet werden soll. Kostenstellen/-trägerlänge: Der Wert 8 ist voreingestellt und kann nicht geändert werden. Kostenstellen/ -träger können bis zu acht Stellen lang und alphanumerisch sein. 17