Newsletter Ausgabe: September 2013

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1 Nürnberg, 25. September 2013 Newsletter Ausgabe: September 2013 Impressum Human Resources Competence GmbH Neumeyerstrasse 30 D Nürnberg Germany Tel.: +49 (911) Fax: +49 (911) http// Registergericht Nürnberg HReg-Nr USt-IdNr. DE Geschäftsführer: Martin Fürst Michael Igelhaut Thorsten Klandt Liebe Leserin, lieber Leser, anbei erhalten Sie den aktuellen Newsletter der HR-Com GmbH. Dieser informiert Sie über gesetzliche Änderungen und den hierzu notwendigen Aktivitäten am System. Die jeweiligen SAP-Hinweise, sowie wichtige Zusatzinformationen zu den Inhalten des Newsletters stehen zum Download auf unserer Homepage unter der Rubrik Aktuelles bereit. Sie werden in regelmäßigen Abständen von uns aktualisiert. Der Newsletter wird quartalsweise bzw. bei dringenden Neuerungen/Änderungen versendet. Falls Sie unseren Newsletter weiterempfehlen möchten, können Interessenten diesen auf unserer Homepage abonnieren. Unser Team der HR-Com steht Ihnen gerne für Rückfragen zur Verfügung. Sie erreichen uns unter der Telefonnummer +49 (911) oder unter den bekannten Mailadressen. Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim Lesen und hoffen, dass der Newsletter alle wichtigen Informationen enthält, die Sie für Ihre reibungslose Arbeit benötigen. Über ein Feedback von Ihnen würden wir uns sehr freuen. Ebenso sind wir natürlich dankbar für Anregungen und auch Kritik. Nur so können wir den Newsletter in Zukunft für Sie noch besser gestalten. Mit freundlichen Grüßen Ihr HR-Com Team web: Seite 1

2 Inhaltsverzeichnis Seite SEPA im AAG-Verfahren bereits ab Januar Testmöglichkeit im ELStAM-Verfahren 3 BMF Bekanntgabe neuer Muster 3 AAG-Erstattungen 4 Ersatz- und Differenzbeitragsnachweise 2014 noch möglich 4 SAP bietet im Standard die Möglichkeit der Rest-Cent-Spende 4 Hinweise aus Walldorf 5 web: Seite 2

3 SEPA im AAG-Verfahren bereits ab Januar 2014 Der ab Februar 2014 verpflichtende SEPA-Standard ist zwar auch beim AAG-Verfahren zu beachten, aber Achtung! Bereits ab dem 1. Januar 2014 gilt: Im Zuge der SEPA- Einführung ist nur noch die Angabe der internationalen Kontonummer (IBAN) bzw. bei einem Konto im Ausland die internationale Bankleitzahl (BIC) zulässig. SEPA-Angaben bereits im aktuellen Erstattungsantrag möglich Bereits in der heutigen Fassung des maschinellen AAG- Antrages können IBAN und BIC angegeben werden. Ab dem 1. Januar 2014 werden dann bei der Krankenkasse eingehende Erstattungsanträge mit bisheriger gültigen nationalen Kontonummer und Bankleitzahl abgewiesen. BIC ist nur bei Auslandskonten anzugeben Soll die Krankenkasse den Erstattungsbetrag auf ein Bankkonto im Ausland überweisen, ist das möglich. Dazu muss aber im Antrag neben der IBAN auch die BIC mit angegeben werden. Diese zusätzliche Angabe der BIC soll aber ab dem 1. Februar 2016 bei Auslandsüberweisungen innerhalb des EURO-Raumes entfallen. Ausnahme: Für Überweisungen in die Schweiz und das Fürstentum Monaco wird die zusätzliche Angabe der BIC auch über den 31. Januar 2016 hinaus erforderlich sein. Versionswechsel im AAG-Verfahren beachten Die aufgrund des verpflichtenden SEPA-Standards veränderten Angaben zum Bankkonto im maschinellen AAG- Antrag verursachen einen Versionswechsel des Datensatzes. Arbeitgeber sollten daher darauf achten, dass nach dem Jahreswechsel mit dem Entgeltabrechnungsprogramm die neue Version 03 des AAG-Antrages an die Krankenkasse verschickt wird. Denn nur die Version 03 berücksichtigt die Änderungen durch SEPA. Hier gilt es, die zur Verfügung gestellten Updates zum Jahreswechsel rechtzeitig im Entgeltabrechnungsprogramm einzuspielen. Neue Grundsätze gelten bereits ab Januar 2014 Arbeitgeber müssen darauf achten, dass es im AAG- Verfahren bereits einen Monat vor dem eigentlichen Start des SEPA-Standards losgeht. Um einen sauberen Jahresschnitt zu haben, sind die Änderungen in den "Grundsätzen für das maschinelle Antragsverfahren auf Erstattung nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG)" vom 11. Juni 2013 bereits in der vom 1. Januar 2014 an geltenden Fassung berücksichtigt. Testmöglichkeit im ELStAM-Verfahren Häufig taucht die Frage nach ELStAM-Test auf. Auch die Sorge, wenn versehentlich aus einem Testsystem gesendet wurde. Nebenstehend der Hinweis auf das zu versendende XML-Schema. Kunden können im XML überprüfen, ob die Daten produktiv verschickt wurden oder als Test. (Anzeige im B2A- Manager). Wenn sie als Test verschickt wurden, dann werden sie bei der Clearingstelle ausgesteuert und nicht weiter verarbeitet. Steht im Tag <Testmerker> 0 oder ist er initial, dann ist es produktiv. Steht dort , so bedeutet dieser Test. Standardmäßig wird bei allen Mandanten, die nicht produktiv sind, der Testmerker gesetzt. BMF - Bekanntgabe neuer Muster Das Vordruckmuster für die elektronische Lohnsteuerbescheinigung 2014, der Lohnsteuer-Anmeldung 2014 und die Übersicht über länderunterschiedliche Werte 2014 wurden nun bekanntgemacht. Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie unter web: Seite 3

4 AAG-Erstattungen Säumniszuschläge trotz Verrechnung von AAG- Erstattungen Viele Arbeitgeber verrechnen Ihre AAG- Erstattungsbeträge direkt mit den Sozialversicherungsbeiträgen. Trotzdem kommt es vor, dass Säumniszuschläge erhoben werden. Spätestens am drittletzten Bankarbeitstag haben Sie als Arbeitgeber die Sozialversicherungsbeiträge zu zahlen. Es reicht aber nicht, dass Sie die Beiträge an dem Tag überweisen. Vielmehr müssen die Einzugsstellen an diesem Tag über das Geld verfügen können um es an den Gesundheitsfonds weiterzuleiten. Im Rahmen des Umlageverfahrens haben Sie die Möglichkeit, Ihre Erstattungsbeträge direkt mit Ihrem Beitragskonto verrechnen zu lassen, um am Monatsende nur noch die Differenz zum Gesamtsozialversicherungsbeitrag überweisen zu müssen. Aber Achtung: Ein verspätet übermittelter Erstattungsantrag, und damit verbunden eine verspätete Gutschrift auf Ihrem Beitragskonto, wird dann so behandelt wie eine verspätete Beitragszahlung. Und in diesem Fall sind die Einzugsstellen dazu verpflichtet, Säumniszuschläge zu erheben. Sollten Sie also einen Erstattungsantrag nur ein bis zwei Tage vor dem Fälligkeitstag übermitteln, ist es nicht ausgeschlossen, dass es dann zu spät sein wird. Der Antrag muss ja auch nicht geprüft und verarbeitet werden. Gehen Sie also auf Nummer sicher und übermitteln Sie Ihre Anträge möglichst frühzeitig. Oder am einfachsten: erteilen Sie eine Einzugsermächtigung. So brauchen Sie sich keine Gedanken mehr um eine pünktliche Beitragszahlung machen. Ersatz- und Differenzbeitragsnachweise 2014 noch möglich Bisher wurden davon ausgegangen, dass sowohl Korrektur- Beitragsnachweise als auch Ersatz- und Differenzbeitragsnachweise nicht mehr zugelassen werden. Mittlerweile hat sich die Situation verändert. Auf Druck von Arbeitgebern und Entwicklern von Entgeltabrechnungsprogrammen gibt es eine Übergangslösung. Die Änderung ergibt sich aus den neuen gemeinsamen Grundsätzen zum Aufbau der Datensätze für die Übermittlung von Beitragsnachweisen durch Datenübertragung nach 28b Abs. 2 SGB IV. Diese sind mittlerweile ministeriell genehmigt und treten zum 1. Januar 2014 in Kraft. Aber: Zumindest bis Ende 2014 bleibt die Möglichkeit erhalten, Ersatz-Beitragsnachweise und Different-Beitragsnachweise auszustellen. Unverändert gilt aber, dass es vom 1. Januar 2014 nicht mehr möglich ist, Korrektur-Beitragsnachweise abzugeben. SAP bietet im Standard die Möglichkeit der Rest-Cent-Spende Mitarbeiter können ihre Restcents (Nachkommastellen) des Gehalts spenden. Die Verwaltung der registrierten Kollegen und die korrekte Verbuchung der Restcents erfolgen in der SAP Payroll. Ab Oktober 2013 ist für SAP HCM Kunden mit Release 6.0 oder höher ein entsprechendes Support Package verfügbar. Darin wird erklärt, welche Voreinstellungen zu aktivieren sind, um Restcents nutzen zu können. Zusätzlich werden organisatorische Informationen rund um das Projekt zur Verfügung gestellt. Den relevanten SAP-Hinweis finden Sie unter: /m53l1id66/zu-Ausgabe-Juni-2013.html web: Seite 4

5 Hinweise aus Walldorf Die Clearingstelle hat das Release 1.10 freigeschaltet. Damit sind die Nachfolgend beschriebenen Verhaltensänderungen/Korrekturen bei der Clearingstelle aktiviert. Wichtig: Für die vollständige Unterstützung des Releases 1.10 benötigen Sie die Hinweis , und , sowie die im August freigegebenen Hinweise und SAP-Hinweis ELStAM: Informationen zum neuen Software-Release 1.10 Folgende Änderungen/Auswirkungen ergeben sich durch die Freischaltung der Version 1.10: Korrektur des Feldes Beschäftigungsbeginn: Es können Anmeldungen mit unterschiedlichem refdatumag, aber gleichem Beschäftigungsbeginn von der Clearingstelle verarbeitet werden. In der ELStAM Datenbank kann es zu einem Zeitintervall nur einen Hauptarbeitgeber geben. Es gilt nicht mehr der Grundsatz, dass der zuletzt anmeldende Arbeitgeber die "günstigen" ELStAM-Merkmale erhält. Eine Anmeldung vor dem letzten gemeldeten Beschäftigungsende ist für denselben Arbeitgeber nicht mehr möglich. Den relevanten SAP-Hinweis finden Sie unter: Archiv_Juni-2013/m53l1id66/zu- Ausgabe-Juni-2013.html web: Seite 5

6 Human Resources Competence GmbH Neumeyerstrasse 30 D Nürnberg Germany Tel.: +49 (911) Fax: +49 (911) Registergericht Nürnberg HReg-Nr / USt-IdNr. DE Geschäftsführer: Martin Fürst, Michael Igelhaut, Thorsten Klandt web: Seite 6