BCD Travel Business Benutzerhandbuch Juli 2006

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1 BCD Travel Business Benutzerhandbuch Juli 2006 Page 1 of 40

2 1 ANMELDEN ANMELDEN HOME PROFIL PERSÖNLICHE DATEN ZAHLUNG ZUSTELLUNG PRÄFERENZEN LOGIN ANPASSUNG REISEPLANUNG FLUG/BAHN NACH FLUG SUCHEN NACH FLUG SUCHEN SUCHE NACH ZEITPLAN NACH FLUG SUCHEN SUCHE NACH TARIF NACH FLUG SUCHEN EINFACHER FLUG / MEHRERE ZIELORTE SUCHE NACH BAHNVERBINDUNGEN SUCHE NACH BAHNVERBINDUNGEN SUCHE NACH ZEITPLAN SUCHE NACH BAHNVERBINDUNGEN SUCHE NACH TARIF FLÜGE UND BAHNVERBINDUNGEN VERGLEICHEN WEBFARE SUCHOPTIONEN REISEPLANUNG HOTEL NACH HOTEL SUCHEN REISEPLANUNG MIETWAGEN NACH MIETWAGEN SUCHEN NACH MIETWAGEN SUCHEN STATION AM FLUGHAFEN NACH MIETWAGEN SUCHEN STATION AUßERHALB DES FLUGHAFENS REISEÜBERSICHT REISEÜBERSICHT REISEVERWALTUNG ANZEIGEN EINER GEBUCHTEN REISE STORNIERUNG EINER REISE ÄNDERUNG DES REISPLANS WIEDERHOLEN EINER REISE REISEPLAN SENDEN EINGEGANGENE REISE REISEASSISTENT AUSWAHL EINES REISENDEN ABWÄHLEN EINES REISENDEN ÄNDERN DES PROFILS EINES REISENDEN ERSTELLEN EINES NEUEN BENUTZERPROFILES...40 Page 2 of 40

3 1 ANMELDEN 1.1 ANMELDEN Wenn Sie sich das erste Mal anmelden möchten, klicken Sie im BCD Travel Business Travel Portal auf den Link Passwort abrufen. Wie unten beschrieben wird, öffnet sich danach ein neues Fenster mit der BCD Travel Business Login-Seite. Geben Sie hierzu Ihre Adresse als Benutzername ein und klicken Sie auf den Link Passwort abrufen.sie werden kurzfristig einen erhalten, welche Ihr neues Passwort beinhalten wird. Nun ist es Ihnen möglich, sich anzumelden. Nachdem Sie Ihr Passwort erhalten und sich erfolgreich angemeldet haben, schlägt BCD Travel Ihnen vor, Ihr Passwort zu ändern. Falls Sie ihr Paswort nicht per erhalten, kontaktieren Sie bitte das User Helpdesk, welches Ihnen weiterhelfen wird. Sie erhalten die Kontaktdaten des User Helpdesk in Ihrem BCD Travel Business Travel Portal. Sollte Ihren der Benutzernamen als auch das Passwort bereits bekannt, können sie sich auf schnellstem Wege über die Quick Login Box im BCD Travel Business Travel Portal anmelden. Page 3 of 40

4 1.2 HOME Herzlich Willkommen zu BCD Travel Business, ein webbasiertes Buchungsprogramm, welches Ihnen ermöglicht Geschäftsreisen in Zusammenarbeit mit BCD Travel zu planen und zu buchen. Dieses Handbuch für BCD Travel Business führt Sie durch die Grundschritte um Ihre Buchungen erfolgreich zu erstellen. Falls Sie weitere Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an uns. Page 4 of 40

5 2 PROFIL Die Option Profil befindet sich im Hauptmenü. Hier sind alle persönlichen Daten, die für eine Reservierung benötigt werden, hinterlegt. Sämtliche Daten und Informationen die nicht im Profil abgespeichert isnd, erfordern ein manuelles Ergänzen der Daten bei einer Buchung. Um Zeit zu sparen empfiehlt BCD Travel, dass Sie Ihre Profildaten vor Ihrer ersten Buchung überprüfen und aktualisieren. 2.1 PERSÖNLICHE DATEN Hier sind die Mindestanforderungen für eine Buchung / Reservierung, wie z. B. Ihr Name, Kontakt-Informationen, Adressen und, von Ihrer Firma benötigte, administrative Daten hinterlegt. Jedes mit einem * gekennzeichnete Feld ist ein Pflichtfeld und muss ausgefüllt werden. Ohne die Informationen in diesen Pflichtfeldern wird es Ihnen nicht möglich sein Ihr Profil zu sichern und Buchungen zu tätigen. 2.2 ZAHLUNG In diesem Bereich haben Sie die Möglichkeit, die Daten Ihrer persönlichen Kreditkarte zu hinterlegen. Diese sind zur Garantie von Hotelreservierungen und Mietwagenbuchungen erforderlich. Auch Low Cost Carrier verlangen bei Buchungen via Internet die Bezahlung mit einer persönlichen Kreditkarte. Die gespeicherten Daten werden im Buchungsprozess zur Überprüfung und ggf. Änderung angezeigt. Die Zahlungsart für Flugtickets (außer Low Cost Carrier) und die Bahn Zahlungsart sind von Ihrem Administrator vordefiniert worden und können nicht verändert werden. 2.3 ZUSTELLUNG Da elektronische Tickets als Standard-Zustellungsart innerhalb BCD Travel Business vorgegeben wird, ist es notwendig, dass ein E-Ticket Identifizierungsdokument in Ihrem Profil oder während des Buchungsprozesses eingeben. Dieses kann entweder Ihre Kreditkarte, Ihre Vielfliegerkarte, Ihre Personalausweisnummer oder Ihre Reisepass Nummer sein. Dieses Identifikationsdokument wird an Flughäfen und Bahnstationen verwendet um Sie an Etix-Automaten identifizieren zu können. BCD Travel Business schlägt die Benutzung einer Kreditkarte für alle E-Ticket Reservierungen vor. Die Kreditkarten sind in diesem Fall ausschliesslich als Identifizierungdokument vorgesehen. Falls Sie eine Vielflieger Kartennummer für eine bestimmte Fluggesellschaft eingegeben haben, werden Sie auf Probleme stoßen, wenn Sie mit einer anderen Fluggesellschaft reisen werden. Page 5 of 40

6 2.4 PRÄFERENZEN Hier haben Sie die Möglichkeit die von Ihnen bevorzugte Sprache für BCD Travel Business und die Währung für alle angezeigten Preise einzustellen. Sie können hier auch Ihre bevorzugten Flug-, Bahn-, Hotel-, und Mietwagen-Einstellungen, inklusive bevorzugter Sitzauswahl, sowie alle Vielfliegernummern hinterlegen. 2.5 LOGIN BCD Travel Business empfielt Ihnen Ihr Passwort unmittelbar nach Erhalt Ihrer Passwortdaten zu ändern. Bitte beachten Sie, dass Ihr neues Passwort aus mindestens 6 Zeichen bestehen muss 2.6 ANPASSUNG Frei definierte Felder ermöglicht es BCD Travel oder Ihrer Firma zusätzliche Informationen, die nicht in einen der vorangegangenen Einstellungen abgedeckt wurden, einzugeben, um einen erfolgreichen Abschluss einer Buchung / Reservierung sicher zu stellen. Page 6 of 40

7 3 REISEPLANUNG FLUG/BAHN Im Hauptmenü unter der Rubrik Reiseplanung finden Sie die Zugänge zu den Seiten Flug/Bahn, Hotel, Mietwagen und Reiseübersicht. Die Flug/Bahn Seitenanzeige ermöglicht es Ihnen nach Flügen und Zügen zu suchen oder beide miteinander zu vergleichen. 3.1 NACH FLUG SUCHEN Die Seite zur Flugsuche zeigt automatisch Hin- und Rückflug an. Um einen One-Way-Flug oder eine Strecke mit mehreren Zielen zu buchen, gehen Sie bitte zu dem Link Einfacher Flug/Mehrere Zielorte Füllen Sie bitte die Von und Nach Felder aus, indem Sie entweder den vollen Namen der Stadt bzw. des Flughafens eingeben oder die IATA-3-Letter-Flughafencodes benutzen. Als nächstes wählen Sie das Abreise- und Rückflugdatum sowie die Uhrzeiten aus, wenn gewünscht auch das zulässige Zeitfenster in Stunden. Wenn Flugpreise für Sie wichtiger sind als Flugzeiten, haben Sie die Möglichkeit im Bereich Abreise-, und Rückreisezeit als Suchkriterium jederzeit auszuwählen. Mit den Erweiterten Flug-Suchfunktionen können Sie die Suche hinsichtlich Serviceklassen und / oder Fluggesellschaften einschränken. Dies empfiehlt sich vor allem, wenn Ihr Unternehmen Sondervereinbarungen mit einzelnen Fluggesellschaften abgeschlossen hat. Für eine größtmögliche Auswahl sollten diese Felder frei bleiben. Sie haben hier die Möglichkeit entweder nach Flugzeiten ( Suche nach Zeitplan ) oder nach Tarifen ( Suche nach Tarif ) sich zur Verfügung stehende Flüge anzeigen zu lassen. Page 7 of 40

8 3.2 NACH FLUG SUCHEN SUCHE NACH ZEITPLAN Die BCD Travel Business Option Suche nach Zeitplan zeigt Ihnen die Suchergebnisse in einen Flugplanformat an, welches die firmeneigene Reiserichtlinie berücksichtigt. Die Flüge werden nun unter Berücksichtigung der Firmenpräferenzen dargestellt. Diese erkennen Sie anhand der Präferenzentsprechung, welche in der Legende erklärt wird. In dem oben genannten Beispiel sehen Sie, daß die Flüge sowohl in Economy als auch in Business Class verfügbar sind. Diese werden nur dargestellt, wenn sie die Service Klasse im Bereich Erweiterte Flug-Suchsfunktionen leer lassen. Innerhalb dieses Bereiches müssen Sie keinen Flug auswählen. Auf der folgenden Seite wird Ihnen die Möglichkeit gegeben, die entsprechende Service Klasse auszuwählen. Wenn Ihnen keine entsprechenden Flüge zur Verfügung gestellt werden, haben Sie die Möglichkeiten, nach Flügen zu suchen, welche nicht Ihrer Reiserichtlinie entsprechen.klicken Sie hierzu bitte auf den Link Weitere Alternativen, welcher sich am Ende der Seite befindet. Bitte beachten Sie hierbei darauf, dass sie nun ausserhalb der Firmen Reiserichtlinie reisen und eine Benachrichtigungs an Ihren Travel Manager geschickt wird. Page 8 of 40

9 Nachdem Sie Abreise und Rückreisezeiten ausgewählt haben, wird BCD Travel Business die besten verfügbare restriktiven und nicht-restriktiven Tarifen mit einer Auswahl an alternativen Optionen entsprechend Ihrer Firmen Reiserichtlinie für alle Service Klassen anbieten Entspricht Ihrer Reiserichtlinie diese beinhaltet normalerweise veröffentlichte Raten als auch speziell ausgehandelte Raten von BCD Travel. Ihre Firmen Präferenz diese sollte gebucht werden, um die Firmen Vertragsraten zu erhalten. Zudem ebenfalls Standard Raten abgefragt werden, sucht BCD Travel Business ausserdem auf externen Web Sites nach renomierten Low Cost Carriern. In der unteren Abbildung sehen Sie die Suchergebnisse als Beispiel angezeigt. Sie können auf Alle Ergebnisse klicken, um eine gemeinsame Anzeige von Standard- und Websuchergebnissen zu erhalten. Benutzen Sie die Sortieren Nach und Filtern nach Flugesellschaft Optionen um die angezeigten Flüge entsprechend Ihren Präferenzen zu ordnen. Page 9 of 40

10 Nach Auswahl des gewünschten Fluges setzen Sie Ihre Buchung mit dem Button Zum Reiseplan hinzufügen fort. Bei einer Web-Buchung (Low Cost Carrier) beachten Sie bitte die Erläuterungen unter Punkt 3.9. Im nächsten Schritt wird Ihnen die Seite In Bearbeitung angezeigt, in der Sie die Möglichkeit haben weitere Komponenten, wie zum Beispiel Hotel, Mietwagen oder Bahn, hinzuzufügen oder die Buchung abzuschließen ( Reise fertig stellen ). Bevor Sie die Buchung beenden, lesen Sie bitte die Tarifbestimmungen und klicken anschließend in die Check-Box um diese zu akzeptieren. Page 10 of 40

11 3.3 NACH FLUG SUCHEN SUCHE NACH TARIF Die Suche nach Flugplan stellt alle Ergebnisse da, welche alle Reisepläne beinhaltet, die Ihren Anforderungen als auch denen Ihrer Reiserichtlinie entsprechen. Die Tarifdarstellung ist immer der niedrigste anwendbare Tarif.Sollten Sie nach einem Tarif ohne Einschränkungen suchen, wird vorgeschlagen die Option " Suche nach Flugplan" zu nutzen. Klicken Sie auf den Button Auswahl neben Ihrer gewünschten Verbindung, um mit der Buchung fortzufahren Page 11 of 40

12 3.4 NACH FLUG SUCHEN EINFACHER FLUG / MEHRERE ZIELORTE Die Suche nach One-Way / Mehrfachverbindungen kann in der selben Weise ausgefüllt werden und die Ergebnisse erscheinen, wie schon in Kapitel 3.2 und 3.3 beschrieben. Page 12 of 40

13 3.5 SUCHE NACH BAHNVERBINDUNGEN Je nach Standort Ihres Unternehmens ist BCD Travel Business mit der Deutschen Bahn, der SNCF oder der Schwedischen Bahn verbunden. Für Reisen mit der Bahn wählen Sie im Bereich Reiseplanung den Button Suche nach Bahnverbindungen. Auf der Seite Suche nach Bahnverbindung haben Sie die Möglichkeit, Hin-und Rückfahrt Reisen darstellen zu lassen, als auch die Möglichkeit, Einfache Fahrten auszuwählen, indem Sie auf den Link Einfachreise klicken. Bitte geben Sie die Daten Ihren Reisplänen entsprechend ein. Bei der Suche können Sie zwischen Abfahrts- und Ankunftszeit wählen und ein bevorzugtes Zeitfenster für die Suche vorgeben. Zur Eingabe des Abfahrts- und Zielbahnhofes bei der Deutschen Bahn können, neben der genauen Bahnhofsbezeichnung, auch die dt. Kfz-Kennzeichen verwendet werden.z.b.: HH = Hamburg Hbf und F = Frankfurt Hbf. Die Erweiterte Bahn-Suchfunktion ist optional und gibt Ihnen die Möglichkeit, je nach eingestellter Reiserichtlinie, die Suche auf 1. oder 2. Klasse zu beschränken. Sie können fortfahren, indem Sie entweder auf den Button Suche nach Zeitplan klicken, um eine Verfügbarkeit nach Zeitplan zu erhalten oder auf den Button Suche nach Tarif, wo sie eine Verfügbarkeit nach Tarifen dargestellt bekommen. Page 13 of 40

14 3.6 SUCHE NACH BAHNVERBINDUNGEN SUCHE NACH ZEITPLAN Die BCD Travel Business Option Suche nach Zeitplan zeigt Ihnen die Suchergebnisse in einem Fahrplanformat an, welches die firmeneigene Reiserichtlinie berücksichtigt. Wie schon in der Flugzeitenabfrage, werden die Züge entsprechend den bevorzugten Einstellungen der Reiserichtlinie durch die jeweiligen Indikatoren angezeigt. Sollten für Sie keine passenden Zugverbindungen verfügbar sein, haben Sie die Möglichkeit außerhalb der Reiserichtlinie mit dem Feld Sonstige Alternativen am Ende Ihrer Seite weiter zu suchen, aber bitte beachten Sie, dass Sie dann eventuell außerhalb der Firmenreiserichtlinie reisen und eine Warnmeldung per an Ihren Travel Manager gesendet werden könnte. Nach Ihrer Auswahl der Abfahrts- und Ankunftszüge zeigt Ihnen BCD Travel Business den besten verfügbaren Tarif an. Page 14 of 40

15 Klicken Sie auf das Feld Zum Reiseplan hinzufügen und die Seite In Bearbeitung... wird Ihnen angezeigt. Hier können Sie entweder noch weitere Komponenten wie Flug, Hotel oder Mietwagen hinzufügen oder Ihre gemachte Reservierung abschließen. Page 15 of 40

16 3.7 SUCHE NACH BAHNVERBINDUNGEN SUCHE NACH TARIF Die BCD Travel Business Option Suche nach Tarif zeigt Ihnen Suchergebnisse und Preisempfehlungen von möglichen Bahnverbindungen an, die auf Ihren Anforderungen basieren und der Firmenreiserichtlinie entsprechen. Klicken Sie auf den Button Auswahl neben Ihrer gewünschten Verbindung, um mit der Buchung fortzufahren. Page 16 of 40

17 3.8 FLÜGE UND BAHNVERBINDUNGEN VERGLEICHEN BCD Travel Business ermöglicht Ihnen einen Vergleich zwischen Zeiten und Preisen von Flügen und Zügen in einer Anzeige. Vervollständigen Sie die Suchkriterien, wie in den oberen Kapiteln beschrieben, und markieren Sie die erweiterte, kombinierte Suchfunktion. Sie haben die Wahl zwischen den Optionen Suche nach Zeitplan und Suche nach Tarif wie in den vorhergehenden Kapiteln beschrieben. Page 17 of 40

18 Im Bild unten wird Ihnen ein Beispiel der Suche nach Zeitplan angezeigt, welches Ihnen die kombinierte Verfügbarkeit zwischen Flügen und Zügen anzeigt. Page 18 of 40

19 3.9 WEBFARE SUCHOPTIONEN Wie in den Kapiteln 3.2 und 3.3 beschrieben, haben Sie bei der Reservierung die Möglichkeit, mit Hilfe der Option Web-Suche eine Vorauswahl der Low Cost Airlines zu treffen. Nach Auswahl der Option Web-Suche werden Ihre gewählten Flüge dargestellt mit dem Hinweis, dass der angezeigte Flugpreis keine etwaigen Gebühren für die Kreditkartenzahlung beinhaltet. Nachdem Sie auf Reise fertig stellen geklickt haben, wird die Seite In Bearbeitung angezeigt. Sollten Sie bereits eine Kreditkarte in Ihrem Profil hinterlegt haben, können Sie diese zur Zahlung der Reise benutzen, anderenfalls haben Sie hier die Möglichkeit, eine weitere Kreditkarte zu erfassen. Aus Sicherheitsgründen werden Sie dazu aufgefordert, den Sicherheitscode Ihrer Kreditkarte anzugeben. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie durch Klicken auf den Link Wie lautet der Sicherheitscode?. Page 19 of 40

20 Anschließend wird Ihnen der Gesamtpreis Ihrer Web-Buchung einschließlich der Kreditkartengebühr angezeigt Bitte überprüfen Sie den Gesamtpreis und erklären sich mit den Tarifbestimmungen einverstanden, bevor Sie Ihre Buchung bestätigen. Etwaige Änderungen oder eine Stornierung Ihrer Webfare-Buchung sind nur gegen eine Gebühr möglich. Page 20 of 40

21 4 REISEPLANUNG HOTEL Im Hauptmenü unter der Rubrik Reiseplanung finden Sie die Zugänge zu den Seiten Flug/Bahn, Hotel, Mietwagen und Reiseübersicht. 4.1 NACH HOTEL SUCHEN Bitte füllen Sie das Ankunftsdatum, Abreisedatum und das Land in dem Sie ein Hotel suchen, aus. Das Land muss ausgewählt werden, bevor BCD Travel Business identifizieren kann, welcher Suchtyp angezeigt wird. Die Standardeinstellung des Suchtyps richtet sich nach Flughafen / Ort. Für einige Länder haben Sie die Möglichkeit auch nach Adresse, bestimmter Lokalität oder Sehenswürdigkeiten zu suchen. Es sind außerdem verschiedene Optionen unter der Erweiteren Suchfunktion möglich, deren Funktionen optional sind und, je nach Firmenreiserichtlinie, nur begrenzt benützt werden können. Page 21 of 40

22 Die Hotel Suchergebnisse zeigen Ihnen die eine Auswahl von buchbaren Hotels an, welche Ihren Anforderungen entsprechen und die firmeneigene Reiserichtlinie berücksichtigt. Page 22 of 40

23 Sollte kein passendes Hotel für Sie verfügbar sein, haben Sie die Möglichkeit außerhalb der Reiserichtlinie mit den Feld Sonstige Alternativen am Ende Ihrer Seite weiter zu suchen, aber bitte beachten Sie, dass Sie dann eventuell außerhalb der Firmenreiserichtlinie reisen und eine Warnmeldung per an Ihren Travel Manager gesendet werden könnte. Nach der Auswahl eines Hotels und durch Klicken auf das Feld Weiter wird Ihnen auf der nächsten Seite eine Liste mit den aktuellen Zimmertypen, Preisen und deren Verfügbarkeit des ausgewählten Hotels angezeigt. Nach der Auswahl des Zimmers werden Ihnen die Stornobedingungen für dieses Hotel und die ausgewählte Rate angezeigt. Page 23 of 40

24 Bitte beachten Sie, dass für jede Hotelreservierung die durch BCD Travel Business gemacht wird, eine Kreditkartennummer angegeben werden muss. Diese Kreditkarte wird nicht belastet, sofern Sie die Stornierung einer ungewollten Reservierung rechtzeitig, wie in den Stornobedingungen angegeben, durchführen. Wenn Ihre Kreditkarte in Ihrem Benutzerprofil abgespeichert wurde, wird diese bei jeder Hotelbuchung automatisch verwendet. Sollten Sie keine Kreditkarte im Benutzerprofil abgespeichert haben, müssen Sie bei jeder Hotelbuchung erneut Ihre Kreditkartendaten angeben um die Buchung zu bestätigen. Nachdem Sie das Feld Zum Reiseplan hinzufügen angeklickt haben, wird die Seite In Bearbeitung angezeigt. Hier können Sie entweder noch weitere Komponenten, wie Flug, Hotel und Mietwagen hinzufügen oder Ihre gemachte Reservierung abschließen. Page 24 of 40

25 5 REISEPLANUNG MIETWAGEN Im Hauptmenü unter der Rubrik Reiseplanung finden Sie die Zugänge zu den Seiten Flug/Bahn, Hotel, Mietwagen und Reiseübersicht. 5.1 NACH MIETWAGEN SUCHEN Die Mietwagensuche beginnt mit dem Ausfüllen des Ortes der Anmietung und Rückgabe. Der Ort der Rückgabe braucht nur angegeben werden, wenn er sich vom Ort der Anmietung unterscheidet. Es sind außerdem verschiedene Optionen unter der Erweiterten Suchfunktion möglich, deren Funktionen optional sind und, je nach Firmenreiserichtlinie, nur begrenzt benützt werden können. Sie können Ihre Suche nach einer Mietwagenstation an einem Flughafen wie oben beschrieben fortführen, oder Sie haben die Möglichkeit sich weitere, nicht am Flughafen befindliche Mietwagenstationen anzeigen zu lassen, indem Sie das dafür vorgesehene Feld Station außerhalb des Flughafens markieren.. Page 25 of 40

26 5.2 NACH MIETWAGEN SUCHEN STATION AM FLUGHAFEN Die zur Verfügung stehenden Mietwagenkategorien werden entsprechend Ihren Anforderungen und unter Berücksichtigung der firmeneigene Reiserichtlinie angezeigt. Die Mietwagenfirmen und die Mietwagenkategorien werden entsprechend den bevorzugten Einstellungen der Reiserichtlinie durch die jeweiligen Indikatoren angezeigt. entspricht der Reiserichtlinie diese beinhalten normale veröffentlichte Tarife, sowie die BCD Travel Business Sonder-Tarife entspricht den Firmenpräferenzen diese sollten gebucht werden um die von Ihrem Unternehmen ausgehandelten Tarife zu bekommen Sollte kein passender Mietwagen für Sie verfügbar sein, haben Sie die Möglichkeit außerhalb der Reiserichtlinie mit den Feld Sonstige Alternativen am Ende Ihrer Seite weiter zu suchen, aber bitte beachten Sie, dass Sie dann eventuell außerhalb der Firmenreiserichtlinie reisen und eine Warnmeldung per an Ihren Travel Manager gesendet werden könnte. Nachdem Sie das Feld Zum Reiseplan hinzufügen angeklickt haben, wird die Seite In Bearbeitung angezeigt. Hier können Sie entweder noch weitere Komponenten, wie Flug, Hotel und Mietwagen hinzufügen oder Ihre gemachte Reservierung abschließen. Page 26 of 40

27 5.3 NACH MIETWAGEN SUCHEN STATION AUßERHALB DES FLUGHAFENS Es ist auch möglich, Autovermietstationen außerhalb von Flughäfen auszuwählen. Der Suchund Buchungsprozess ist der gleiche wie in Kapitel 5.2 Page 27 of 40

28 6 REISEÜBERSICHT 6.1 REISEÜBERSICHT Nachdem Sie die Komponenten für Ihre Reise, wie zum Beispiel Flug, Hotel, Bahn, Mietwagen oder eine Kombination von einigen, ausgewählt haben, werden diese in der Seite In Bearbeitung angezeigt. Bevor Sie die Reservierung nun abschließen, lesen Sie sich die Buchungsbedingungen durch und bestätigen diese durch Markieren in dem dafür vorgesehenen Feld. Page 28 of 40

29 Es wird Ihnen jetzt die Seite Reise fertig stellen mit Informationen aus Ihrem persönlichen Profil angezeigt. Falls benötigte Informationen für die Fertigstellung der Buchung nicht abgespeichert wurden, müssen Sie diese jetzt angeben (z. B. eine Kreditkartennummer für die Garantie einer Hotelreservierung oder als Identifikation für ein E-Ticket). Ihre Präferenzen aus Ihrem Profil werden hier ebenfalls angezeigt und können jetzt gelöscht oder abgeändert werden. Bitte beachten Sie, dass jede Änderung, die Sie hier während der Buchung durchführen, nicht automatisch in das Reisenderprofil übernommen wird Ergänzen Sie alle erforderlichen Angaben und klicken Sie auf Bestätigen Page 29 of 40

30 Ihre Reservierung ist jetzt bestätigt und die Seite Reise Bestätigung wird Ihnen angezeigt. In Kürze werden Sie eine Bestätigung per erhalten. Klicken Sie auf den Link Alle Details anzeigen um mehr Informationen zu erhalten. um die Bestätigungsseite zu erweitern und Benutzen Sie die Drucken, Versenden, Kalender Option um Ihre Reservierung auszudrucken, per zu versenden oder in Ihren Kalender einzufügen. Page 30 of 40

31 7 REISEVERWALTUNG Vom Hauptmenü aus haben Sie die Möglichkeit unter der Option Reiseverwaltung eine für Sie erstellte Reservierung anzusehen, zu wiederholen, zu verändern oder zu stornieren. Wenn Sie Reservierungen für andere Reisende Einsehen, Wiederholen oder Stornieren möchten, beachten Sie bitte, dass Sie den Reisenden zuerst ausgewählen, wie es in Kapitel 8.1 beschrieben wird. Sie können Ihren Reiseplan auch an Kollegen verschicken oder Reisepläne von Ihren Kollegen empfangen um diese einfach zu kopieren. 7.1 ANZEIGEN EINER GEBUCHTEN REISE Wählen Sie eine Reise aus und klicken Sie auf Anzeige. Es wird Ihnen jetzt erneut die Seite Reiseübersicht mit den gleichen Funktionalitäten angezeigt, die Sie auch im gesamten Buchungsprozess haben Page 31 of 40

32 7.2 STORNIERUNG EINER REISE Wählen Sie Reiseverwaltung vom Hauptmenü und es werden Ihnen automatisch alle geplanten Reisen, wie in Kapitel 7 beschrieben, angezeigt. Wählen Sie die Reise, welche Sie löschen möchten, aus und lassen Sie sich diese anzeigen. Ihre Reisedaten werden angezeigt. Sie haben nun die Möglichkeit durch Klicken auf Reise löschen am Ende der Seite die gesamte Reise zu löschen oder nur eine Komponente, durch Klicken auf das Feld Löschen, dass in jedem Segment angezeigt wird. Durch Klicken auf Reise löschen oder Löschen werden Sie umgehend gefragt, ob Sie diese Aktion bestätigen möchten. Bitte beachten Sie folgende Einschränkungen bei einer Stornierung in BCD Travel Business. Flug: Kann nur storniert werden, wenn das Ticket noch nicht ausgestellt wurde Bahn: Kann nur storniert werden, wenn das Ticket keine Einschränkungen hat Hotel: Überprüfen Sie immer die Bestimmungen für die Stornierung, da eine No-Show Gebühr erhoben werden könnte. Page 32 of 40

33 7.3 ÄNDERUNG DES REISPLANS Wählen Sie Reiseverwaltung vom Hauptmenü und es werden Ihnen automatisch alle geplanten Reisen wie in Kapitel 7 beschrieben angezeigt. Wählen Sie die Reise, welche Sie ändern möchten, aus und lassen Sie sich diese anzeigen. Ihre Reisedaten werden angezeigt. Sie haben nun die Möglichkeit durch Klicken auf Ändern jede Reisekomponente einzeln zu verändern, wie z. B. die Flugzeiten. Die Hotel- und Mietwagenbuchung behalten Sie jedoch so wie gebucht. Klicken Sie auf das Feld Ändern und eine Änderungsmöglichkeit wird Ihnen angezeigt, wie im Beispiel eines unten beschriebenen Fluges. Vervollständigen Sie die Veränderungen Ihrer Flugbuchung und klicken Sie anschließend auf das Feld Weiter. Es wird Ihnen eine Seite mit einer neuen Verfügbarkeitsabfrage angezeigt. Page 33 of 40

34 Wählen Sie Ihren neuen Flug aus und eine Vergleichsseite, die Ihren vorherigen und den neu gewählten Flug anzeigt, erscheint. Wenn Sie mit dieser Änderung zufrieden sind oder zum vorherigen Flug zurückkehren möchten, klicken Sie bitte auf das Feld Zum Reiseplan hinzufügen. Bitte lesen und bestätigen Sie immer die Tarifbestimmungen bevor Sie Ihre Reservierung abschließen. Page 34 of 40

35 7.4 WIEDERHOLEN EINER REISE BCD Travel Business gibt Ihnen die Möglichkeit eine geplante Reise zu wiederholen, dies ermöglicht es Ihnen, aufgrund einer früher geplanten Reise, eine neue Reise sehr schnell zu buchen. Zum Beispiel: Sie reisen jede Woche zum selben Ziel, mit den selben Flügen und übernachten immer im gleichen Hotel oder mieten die gleiche Mietwagenkategorie. Lassen Sie sich die ursprüngliche Reservierung, wie im Kapitel 7.1 beschrieben, anzeigen und klicken auf das Feld Wiederholen am Ende der Seite. Auf der jetzt angezeigten Seite können Sie jetzt Ihr Reisedatum ändern. Mit der Option Direkt haben Sie die Möglichkeit, ohne eine Verfügbarkeitsabfrage zu starten, genau die selben Flüge, Hotels oder Mietwagen zu buchen. Die Optionen Nach Flugzeiten und Nach Tarif ermöglichen es Ihnen, wenn nötig, wie in Kapitel 3.2 und 3.3 beschrieben, den gesamten Buchungprozess zu durchlaufen. Wenn Sie die Option Direkt gewählt haben und Ihre gewählten Reisedaten nicht mehr möglich sind, werden Sie aufgefordert nach Alternativen zu suchen. Page 35 of 40

36 7.5 REISEPLAN SENDEN BCD Travel Business ermöglicht es Ihnen, die von Ihnen geplante Reise an einen Kollegen innerhalb Ihres Unternehmens zu versenden. Haben Ihre Kollegen einmal die von Ihnen angelegte Reise erhalten, haben diese die Möglichkeit die Reise für sich selber zu kopieren um eine Reisebuchung zu beschleunigen. Klicken Sie auf die geplante Reise, wie in Kapitel 7.1 beschrieben und klicken Sie anschließend auf das Feld Bearbeitungsoptionen am Ende der Seite und schließlich auf Senden. Ein Pop-Up Fenster erscheint mit der Suchfunktion, so wie es in Kapitel 8.1 beschrieben wird. Suchen Sie einen Reisenden und wählen Sie die gewünschte Person aus. Nachdem Sie den Reisenden ausgewählt haben, fahren Sie fort, indem Sie auf den Button Check and add to your selection klicken. Sie haben hier auch die Möglichkeit, mehr als einen Reisenden auszuwählen. Haben Sie den / die Kollegen ausgewählt klicken Sie auf das Feld Senden und es wird Ihnen eine Nachricht angezeigt, dass Sie Ihren Reiseplan erfolgreich versendet haben. Page 36 of 40

37 7.6 EINGEGANGENE REISE Auf dem selben Weg, auf dem Sie die Möglichkeit haben eine Reise zu versenden, haben Sie auch die Möglichkeit eine Reise zu empfangen. Wählen Sie den Link Eingangene Reise aus der Option Reiseverwaltung im Hauptmenü und es wird Ihnen eine Liste mit empfangenen Reisenangezeigt. Bitte beachten Sie, dass Sie zuerst den Reisenden auswählen, an den Sie den Reiseplan senden möchten. Dies wird in Kapitel 8.1 beschrieben. Klicken Sie auf Anzeige um alle Einzelheiten dieser Reservierung anzusehen oder auf Wiederholen um diese Reservierung für sich selber zu kopieren und zu bestätigen. Wenn Sie auf Bearbeitungsoptionen klicken, haben Sie die Möglichkeit die empfangene Reservierung umzubenennen oder zu löschen. Page 37 of 40

38 8 REISEASSISTENT BCD Travel Business ermöglicht es autorisierten Reiseassistenten Reservierungen von Kollegen innerhalb Ihres Unternehmens anzusehen oder auch zu buchen. 8.1 AUSWAHL EINES REISENDEN Sollten Sie Travel Arranger Rechte haben, wird Ihnen der zusätzlicher Bereich Reiseassistenz auf der Homepage zur Verfügung gestellt.wählen Sie hier den Reisenden, für den Sie eine Reise organisieren möchten. Wenn Sie auf den Auswahl Button klicken, öffnet sich ein Pop-Up Fenster, in dem Sie nach Reisenden suchen können. Sie können nach Reisenden suchen, die entweder nach Vor-, oder Nachname oder Adressen gesucht werden können, oder es kann eine Liste aller Reisenden dargestellt werden, die zu einer Coimmunity gehören. Wählen Sie den Reisenden (Kollegen), für den Sie eine Reise buchen möchten und klicken Sie auf das Feld Auswählen. Sie werden nun auf die Seite der Reiseplanung geleitet und können jetzt eine Buchung für den gewählten Reisenden anlegen. Die Reservierungen können nach genau dem gleichen Prozess angelegt werden wie es bereits in den vorangegangenen Kapiteln beschrieben wurde. Page 38 of 40

39 8.2 ABWÄHLEN EINES REISENDEN Sie können so lange Reservierungen für einen Kollegen anlegen, bis Sie diesen wieder Abwählen Klicken dazu einfach auf das Feld Klicken Sie hier um zu Ihren vorigen Informationen zurückzukehren, welcher sich rechts am Anfang auf jeder Seite befindet. 8.3 ÄNDERN DES PROFILS EINES REISENDEN Als ein autorisierter Reiseassistent haben Sie die Möglichkeit, die Profile anderer Reisender anzusehen oder abzuändern. Nachdem Sie einen Reisenden ausgewählt haben, wie in Kapitel 8.1 beschrieben, klicken Sie auf die Option Profil. Das Profil des ausgewählten Reisenden wird jetzt angezeigt und kann geändert oder angesehen werden. Page 39 of 40

40 8.4 ERSTELLEN EINES NEUEN BENUTZERPROFILES Auserwählte Benutzer innerhalb Ihres Unternehmens haben die Möglichkeit neue Reisende für das System anzulegen. Bitte klicken Sie auf der Log-In Seite auf den Link Neuen Benutzer erstellen. Eine neue Registrierungsseite wird dargestellt.um einen neuen Reisenden anzulegen müssen Sie wie unten beschrieben, Ihr Firmen Passwort eingeben und alle weiteren Informationen vervollständigen. Sobald das Profil erstellt wurde, werden Sie automatisch als Reisender angemeldet. Sie können sich nun am System abmelden und sich mit Ihren eigenen Zugangsdaten erneut am System anmelden. Bitte beachten Sie, dass neu angelegte Profile nur einen Reisender-Status besitzen. Wenn Sie diesem Profil Travel-Arranger-Rechte zuteilen möchten, kontaktieren Sie bitte das User- Helpdesk. Sobald Sie einen Reisenden angelegt haben, wird eine Information darüber per an Ihren Kontakt im Unternehmen und an das zuständige BCD Travel Büro geschickt, welches Ihre Reservierungen bearbeitet.. Page 40 of 40

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