ACCESS EINFÜHRUNG. Inhaltsverzeichnis

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1 ACCESS EINFÜHRUNG INHALT Inhaltsverzeichnis 1 Access starten Einleitung Von der Kartei zur Datei Was ist eine Datenbank / Definitionen Eine kleine Rundreise Eine bestehende Datenbank öffnen / schliessen Symbolleisten ein- und ausblenden Übung: «Datenbanken öffnen» Eigene Adressdatenbank erstellen Neue Adressen eingeben Übung: «Datenbank öffnen und Adressen mutieren» Standardordner festlegen Übung Standardordner erstellen Eine Datenbank speichern und verschieben Hilfe-Funktionen in Access Hilfe-Assistent einrichten Übung Aktionen rückgängig machen Kurzübersicht der einzelnen Objekte im Datenbankfenster Datenbankfenster Objekt Tabellen Datenblattansicht Entwurfsansicht Objekt Abfragen Objekt Formulare Navigieren von einer Adresse zur anderen Übung: «Formular mutieren und erstellen» Objekt Berichte Übung: «Bericht mutieren und erstellen» Arbeiten mit Tabellen Datensätze direkt in Tabellen eingeben / löschen Daten in einem Datensatz mutieren Bewegen in der Tabelle Markieren Übung: «Markieren und Bewegen in der Tabelle» Übung: «Daten mutieren» Tabellenlayout / Tabellengestaltung Datensätze sortieren Tabelle drucken Übung: «Tabelle drucken» Daten suchen Übung: «Suchen» Tabellen umbenennen, kopieren, exportieren und importieren Übung Datenimport CD-Übersicht Tabellen schliessen, speichern und löschen Datensätze filtern... 28

2 ACCESS EINFÜHRUNG INHALT 5.17 Neue Tabellen erstellen Tabelle mit Assistent erstellen Neue Tabelle ohne Assistent erstellen Neue Spalten einfügen Übung: «Neues Feld erstellen» Felder im Entwurfsmodus umstellen Felddatentypen Feldeigenschaften Feldgrösse beim Datentyp Zahl Formate Übung Zahlenformat Übung Geburtsdatum Eingabeformat Beschriftung Standardwert Gültigkeitsregel / Gültigkeitsmeldung Eingabe erforderlich Übung: «Gültigkeitsregeln definieren» Arbeiten mit Abfragen Neue Abfrage erstellen Ungarische Notation Filter resp. Kriterien setzen Übung: «Eine bestehende Abfrage ändern» Abfragen schliessen, umbenennen, kopieren und löschen Übung: «Sortieren» Platzhalter Vergleichsoperatoren Übung: «Auswahlabfragen» Parameterabfrage Übersichtstabelle Abfragekriterien Abfragen drucken Gruppierte Abfragen (Aggregierungsfunktionen) Einfache gruppierte Abfrage Übung: «Gruppieren» Gruppen und Untergruppen Funktion "Summe" Übung: Gruppierung mit Funktion "Summe" Funktion "Anzahl" Übung: Gruppierung mit Funktion "Anzahl" Funktion "Mittelwert" Übung Gruppierung mit Funktion "Mittelwert" Funktion "Min" Funktion "Max" Funktion "ErsterWert" Funktion "LetzterWert" Funktion "Ausdruck" Funktion "Bedingung" Übung: «Gruppierte Abfragen»... 61

3 ACCESS EINFÜHRUNG INHALT 8 Formulare Formulare öffnen / schliessen Ein Filter auf das Formular legen Suchbefehl in einem Formular verwenden Text in Kopf- und Fusszeilen ändern Autoformulare AutoFormular erstellen Übung: «AutoFormulare» Formular mit dem Assistenten erstellen Formulare umbenennen, kopieren, löschen und schliessen Formulare drucken Entwurfsmodus Formularfenster Markieren im Entwurfsmodus Felder verschieben und gestalten Felder ausrichten, Feldabstände Aktivierreihenfolge der Steuerelemente festlegen Steuerelemente Formular- und Steuerelementeigenschaften Formular mit Optionsgruppe erstellen Formular mit Kombinationsfeld erstellen Zugriff auf gruppierte Werte Übung mit Listenfeld Formular mit Objektfeld Übung Objektfeld Übung «CD-Bilder erfassen» Rechnen in Abfragen Mathematische Operatoren Übung Gruppierung mit berechnetem Feld Runden in Access Übung: «Runden» Verknüpfung mit Textfeldern Berichte AutoBericht Bericht umbenennen, kopieren und löschen Bericht mit Assistent erstellen Bericht drucken / bestimmte Seiten drucken Entwurfsansicht von Berichten Berichtskopf Seitenkopf / Seitenfuss Kopf- und Fussbereich Detailbereich Berichtsfuss Gruppierung und Sortierung in Berichten Übung: «Bericht erstellen» Etiketten bedrucken Aktionsabfragen Tabellenerstellungsabfrage Aktualisierungsabfrage Anfügabfrage Löschabfrage

4 ACCESS EINFÜHRUNG INHALT 12 Normalisierung Nicht normalisierte Tabelle Erste Normalform Zweite Normalform Dritte Normalform Index Sinn und Zweck Nachteile indizierter Felder Beziehung zwischen Tabellen Primärschlüssel Primärschlüssel definieren Sekundärschlüssel / Fremdschlüssel Beziehungen zwischen Tabellen definieren Beziehungen überarbeiten, löschen und drucken Übung: «Verknüpfung von Tabellen» Unterdatenblätter Haupt- und Unterformulare Übung: «Unterformular bearbeiten» Abfragen über mehrere Tabellen

5 ACCESS EINFÜHRUNG 1 1 Access starten Wenn Sie mit Access 2003 das erste Mal eine Datenbank öffnen wollen, kann es sein, dass folgende Fehlermeldung erscheint. "Microsoft Jet 4.0 Service Pack 8 oder höher muss installiert sein" Diese Fehlermeldung bezieht sich auf das Betriebssystem. Wie Sie der Fehlermeldung entnehmen können, müssen Sie ein Update von Microsoft installieren. In einem zweiten Fenster werden Sie darauf aufmerksam gemacht, dass die Datei Makros enthält. Dies ist bei einer Datenbank meistens der Fall. Wenn Sie diese Meldung nicht mehr erhalten möchten, müssen Sie die Sicherheitsstufe anpassen. 1. Klicken Sie auf ÖFFNEN um die gewählte Datei zu öffnen. 2. Klicken Sie bei einer geöffneten Datenbank auf das Menü EXTRAS, MAKROS, SICHERHEIT und stellen die Sicherheit auf niedrig ein. Nach diesen Einstellungen, werden Sie in Zukunft nicht mehr über diese Sicherheitseinstellung informiert.

6 ACCESS EINFÜHRUNG 2 2 Einleitung 2.1 Von der Kartei zur Datei Microsoft Access ist eine relationale Datenbank. Mit Access ist es möglich, grosse Datenbestände (Adressen, Artikelbestände, Bestellungen, usw.) auf eine effiziente Art zu verwalten. Eine Kartei wird in Access also zu einer Datenbank. Eine Kartei wird zur Datenbank Eine Kartei ist eine geordnete Sammlung von Daten auf kleinformatigen Karten. Jede der Karten steht für eine Informationseinheit (z.b. Adresse) und repräsentiert damit ein Objekt der Wirklichkeit. Eine Datenbank ist die elektronische Form eines Karteikastens. Es handelt sich um eine Sammlung von Daten, die aus der Sicht des Benutzers zusammengehören, z. B. eine Adressdatenbank oder eine Artikeldatenbank. 2.2 Was ist eine Datenbank / Definitionen Datenbank Tabelle Datensatz Datenfelder Datenfeldtypen Eine Datenbank ist die elektronische Form eines Karteikastens. Es handelt sich um eine Sammlung von Daten, die aus der Sicht des Benutzers zusammengehören, wie z. B. eine Adressendatenbank oder eine Artikeldatenbank. Eine Datenbank enthält meistens mehrere Tabellen. Aus einer gewissen Anzahl von Datensätzen wird eine Tabelle gebildet. Eine Tabelle, die ähnlich wie eine Excel-Tabelle aussieht. Mehrere Tabellen, die zu einer Gesamtheit zusammengefasst und untereinander verknüpft werden, sind dann eine Datenbank. Das grundlegende Element einer Datenbank ist der Datensatz (er entspricht einer Karteikarte). In einem Datensatz wird beispielsweise eine Adresse oder ein Artikel erfasst. Ein Datensatz enthält verschiedene Daten-Felder (Zellen). Ein Datenfeld einer Adressdatenbank enthält z.b. den Nachnamen, ein anderes Datenfeld den Vornamen und wieder ein anderes die Ortschaft des entsprechenden Datensatzes. Die Datenfelder wiederum weisen unterschiedliche Eigenschaften auf. Man spricht hier auch oft von Datentypen. Es gibt Datenfelder, in denen beispielsweise nur die Eingabe von Zahlen möglich ist, in anderen ist nur die Eingabe von Daten möglich.

7 ACCESS EINFÜHRUNG 3 3 Eine kleine Rundreise 3.1 Eine bestehende Datenbank öffnen / schliessen Vorgänge Datenbank öffnen Passwortgeschützte Datenbanken Eine Datenbank öffnen Sie mit einem Doppelklick auf die entsprechend Datei oder über den Menübefehl DATEI ÖFFNEN. Selbstverständlich können Sie eine Datei auch über das Symbol starten. Es gibt auch Datenbanken, die mit einem Passwortschutz versehen sind. Diese können Sie nur öffnen, wenn Sie im Besitz des Passwortes sind. Bei wieder anderen Datenbanken müssen Sie sowohl den Benutzernamen als auch ein Passwort eingeben. Datenbank beenden Wechseln Sie ins Datenbankfenster (z.b. mit der Taste <F11>). Wählen Sie im Menü DATEI den Befehl SCHLIESSEN. Selbstverständlich können Sie die Datenbank auch mit einem Klick auf das Symbol beenden. 3.2 Symbolleisten ein- und ausblenden Fehlt Ihnen eine Symbolleiste? Dann blenden Sie die Leiste wie folgt wieder ein. Vorgänge Ein- und ausblenden von Symbolleisten Unterschiedliche Symbolleisten 1. Klicken Sie dazu auf den Menübefehl ANSICHT. 2. Wählen Sie den Eintrag SYMBOLLEISTEN. 3. Nur erscheinen die Symbolleisten, die Ihnen zur Verfügung stehen. In jedem Objekt (Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte) stehen Ihnen unterschiedliche Symbolleisten zur Verfügung. 3.3 Übung: «Datenbanken öffnen» Öffnen Sie die folgenden Datenbanken und schauen Sie diese kurz an. Anschliessend schliessen Sie die Datenbanken wieder. Verein.mdb Musikshop.mdb Meine Adressen.mdb Werkzeug03.mdb AdressenGeschützt.mdb (Achtung. Hier benötigen Sie ein Passwort. Es lautet "wings".)

8 ACCESS EINFÜHRUNG Eigene Adressdatenbank erstellen Adressen begleiten uns durch unser ganzes Leben. Deshalb wollen wir uns anhand einer Adressdatenbank, die wir selber mit dem Assistenten erstellen, kurz ein wenig in Access umsehen. Vorgänge Adressdatenbank erstellen 1. Starten Sie Access über das entsprechende Symbol oder über den STARTKNOPF. Dort finden Sie das Access- Startsymbol unter PROGRAMME. 2. Im rechten Teil des Fensters finden Sie den Aufgabenbereich ERSTE SCHRITTE. Wählen Sie Eine neue Datei erstellen: Im folgenden Fenster wählen Sie unter Vorlagen die Option. 3. In diesem Fenster wählen Sie in der Registerkarte DATENBANKEN den Eintrag KONTAKTVERWALTUNG und klicken auf OK. 4. Beim nächsten Fenster werden Sie gefragt, wohin die Datenbank gespeichert werden und wie sie heissen soll. Als Namen geben Sie ADRESSVERWALTUNG ein. Anschliessend klicken Sie auf ERSTELLEN. 5. Sie gelangen ins nebenstehende Dialogfenster: 6. Klicken Sie auf WEITER. Im folgenden Schritt können Sie zusätzliche Felder für Ihre Adressen anwählen. Wir begnügen uns mit der Standardauswahl und klicken auf WEITER. 7. Im nun folgenden Dialogfeld können Sie den Stil für die Bildschirmansicht bestimmen und im nächsten (WEITER) ein Layout für die gedruckten Berichte. Wählen Sie jeweils eines aus.

9 ACCESS EINFÜHRUNG 5 8. Nach einem erneuten Klick auf WEITER können Sie den Namen für Ihre Datenbank eingeben. Wir bleiben bei Adressverwaltung. Anschliessend klicken Sie erneut auf WEITER. 9. Wählen Sie jetzt FERTIG STELLEN. Es dauert nun einige Sekunden bis Access Ihre Adressdatenbank erstellt hat. 10. Sie haben nun eine funktionstüchtige Adressdatenbank erstellt. In dieser Datenbank können Sie Adressen erfassen, mutieren und drucken. Sie können zu bestimmten Adressen Telefonnummern erfassen und weiteres mehr. 3.5 Neue Adressen eingeben Adressen können Sie auf mehrere Arten eingeben. Wir wollen nun die drei folgenden Adressen direkt im entsprechenden Formular eingeben. Vorgänge Adresse eingeben Gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie im Formular Hauptübersicht auf die Schaltfläche KONTAKTPERSON EINGEBEN. 2. Geben Sie nun die folgenden Adressen ein:

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