Erstellen von Verfahrensbeschreibungen nach 8 des Niedersächsischen Datenschutzgesetz. Seminar am

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1 Erstellen von Verfahrensbeschreibungen nach 8 des Niedersächsischen Datenschutzgesetz Seminar am Prof. Dr. Stephan König, Robin Ziert, Anke Hirte,

2 Die Datenschutzbeauftragten der HsH Datenschutzbeauftragter Prof. Dr. Stephan König Fakultät IV Abt. Wirtschaftsinformatik Stellv. Datenschutzbeauftragter Robin Ziert Justiziariat Sekretariat Anke Hirte Justiziariat der Hochschule Hannover Seite 2

3 Grundsätze des Datenschutzes Datensparsamkeit Datenvermeidung Erforderlichkeit Zweckbindung Transparenz Seite 3

4 Aufgaben des Datenschutzbeauftragten Schutz der Rechte der Mitglieder und Angehörigen auf informationelle Selbstbestimmung. Beratung und Kontrolle der Organisationseinheiten, damit deren eigene Datenschutzverantwortung gewahrt werden kann. Durchführung von Vorabkontrollen beim Einsatz neuer Technologien oder sensibler Daten. Führen des Verfahrensverzeichnisses. Seite 4

5 Aufgaben der Öffentlichen Stelle Beachtung der datenschutzrechtlichen Vorgaben insbesondere des Niedersächsischen Datenschutzgesetzes (NDSG). Das NDSG ist anwendbar, wenn personenbezogene Daten (oder personenbeziehbare Daten wie z.b. die Matrikelnummer) verarbeitet werden. Die Verarbeitung personenbezogener Daten bedarf stets einer gesetzlichen Grundlage ( 4 Abs. 1 NDSG) Andernfalls kann eine Ordnungswidrigkeit ( 29 NDSG) oder sogar eine Straftat (z.b. 28 NDSG) vorliegen. Seite 5

6 Weitere Grundsätze bei automatisierter Verarbeitung Werden Daten automatisiert (elektronisch) verarbeitet, so gelten weitere Vorgaben: Automatisierte Verarbeitung ist nur mit sicherer Technik zulässig ( 7 Abs. 1; ggf. Vorabkontrolle nach 7 Abs. 3 NDSG) Die Darstellung der Verarbeitung in einer Verfahrensbeschreibung ( 8 NDSG) ist erforderlich Seite 6

7 Merkblatt Datenschutz Seite 7

8 Merkblatt Datenschutz Quelle: Seite 8

9 Fragen? Seite 9

10 Sinn und Zweck der Verfahrensbeschreibung Die Verfahrensbeschreibung dient - der Information der Öffentlichkeit, damit diese einen Überblick über die bei der Behörde eingesetzten Verfahren sowie Art und Umfang der verarbeiteten Daten erhalten kann - Der internen Kontrolle, damit Risiken (z.b. eine ordnungswidrige Datenverarbeitung) minimiert werden Der behördeninterne Teil enthält zudem die zum Verständnis der Arbeitsweise des automatisierten Verfahrens notwendigen Informationen. Diese Angaben sind notwendig, um die Sicherheit der Datenverarbeitung beurteilen zu können. Seite 10

11 Wer erstellt eine Verfahrensbeschreibung? Die Verfahrensbeschreibung wird von der öffentlichen Stelle, die das Verfahren betreibt, gefertigt. Für die an der Hochschule Hannover betriebenen Verfahren ist die Hochschule Hannover die öffentliche Stelle. Die Hochschule wird grundsätzlich gem. 37 Abs. 1 NHG durch das Präsidium vertreten. Mit Beschluss vom hat das Präsidium die Zuständigkeit für das Erstellen und Überwachen von Verfahrensbeschreibungen innerhalb der HsH geregelt. Seite 11

12 Verantwortlichkeit für das Erstellen der Verfahrensbeschreibungen an der HsH 1. Die Verantwortlichkeit für die Erstellung von Verfahrensbeschreibungen der Verwaltungseinheiten obliegt der Leitung der jeweiligen Organisationseinheit (OE). 2. Die Verantwortlichkeit für die Erstellung von Verfahrensbeschreibungen der Fakultäten obliegt dem jeweiligen Dekanat. 3. Die Verantwortlichkeit für die Erstellung von Verfahrensbeschreibungen bei Forschungsvorhaben obliegt der jeweiligen Projektleitung. Seite 12

13 Formular Verfahrensbeschreibung an der HsH und Ausfüllhinweise zum Formular auf der Homepage Seite 13

14 Formular Verfahrensbeschreibung an der HsH Ausgehend von den Anforderungen des 8 NDSG werden im Formular folgende Informationen abgefragt: 1. die Bezeichnung der automatisierten Verarbeitung und ihre Zweckbestimmung, 2. die Art der gespeicherten Daten sowie die Rechtsgrundlage ihrer Verarbeitung, 3. der Kreis der Betroffenen, 4. die Art regelmäßig zu übermittelnder Daten, deren Empfänger, in den Fällen der 6 (Auftragsdatenverarbeitung) auch die Auftragnehmer, sowie die Herkunft regelmäßig empfangener Daten, 5. die Absicht, Daten in Staaten nach 14 zu übermitteln, 6. Fristen für die Sperrung und Löschung der Daten, (behördeninterner Teil) die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach 7, 8. die Betriebsart des Verfahrens, die Art der Geräte sowie das Verfahren zur Übermittlung, Sperrung, Löschung und Auskunftserteilung. Seite 14

15 Übung (3 Gruppen) Themen: A. Anschreiben von Umfrageteilnehmern durch OE unter Nutzung der in der Studierendenverwaltung gespeicherten adressen B. Erfassung/Aufbereitung von Bewerberdaten im Rahmen eines Einstellungsverfahrens C. Erhebung von Leistungs- /Gesundheits- und Bewegungsdaten im Rahmen eines Forschungsvorhabens Seite 15

16 Sonderfall Videoüberwachung Für den Einsatz von Videokameras steht ein gesondertes Formular auf den Seiten der Landesbeauftragten für den Datenschutz zur Verfügung. Vor der Installation einer Videokamera ist regelmäßig auch eine gesonderte Vorabprüfung durch den Datenschutzbeauftragten erforderlich. Bitte nehmen Sie frühzeitig Kontakt mit uns auf. Seite 16

17 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Seite 17

In der Kopfzeile des Formulars ist der Name der automatisierten Verarbeitung, für die die Beschreibung erstellt wird, anzugeben.

In der Kopfzeile des Formulars ist der Name der automatisierten Verarbeitung, für die die Beschreibung erstellt wird, anzugeben. Hochschule Hannover - Der Datenschutzbeauftragte Ausfüllhinweise zum Formular Verfahrensbeschreibung gemäß 8 des Niedersächsischen Datenschutzgesetzes (NDSG) Vorbemerkung: Jede öffentliche Stelle 1, die

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