Was Outlook noch alles kann...
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- Hartmut Waltz
- vor 7 Jahren
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1 Autonome Provinz Bozen - Südtirol Provincia Autonoma di Bolzano - Alto Seite Adige Nr Redaktion: Karin Gamper/Klammer, Abteilung 9 - Informationstechnik / 9.0, karin.gamper@provinz.bz.it Mara Piscitelli, Landesberufsschule für Handwerk und Industrie - Bozen, mara.piscitelli@provinz.bz.it Was Outlook noch alles kann... Wir danken unserer Kollegin und Mitarbeiterin Frau Ingrid Rimbl für Ihren wertvollen Beitrag zu dieser Landmaus. In dieser Ausgabe: s kennzeichnen Kontakte kennzeichnen...1 Abwesenheits-Assistent...2 Gelöschte Elemente wiederherstellen...2 Integrierter Papierkorb - Gelöschten Objekten auf der Spur...3 Speichern eines Elements als Datei im Nachrichtenformat...3 Größe der Mailbox anzeigen lassen...3 s suchen und finden...4 Adressbuch - automatische Auflösung - Vorsicht bei Doppelnamen...4 Aufgaben delegieren...5 Datei als aus dem Explorer verschicken...5 Dokument als aus Word verschicken...5 Signatur erstellen, aktivieren, ändern, löschen...6 Wichtige Regeln für einen besseren, rationellen und verständlichen Schriftverkehr mit der elektronischen Post (von Dr. Dario Donati)...7 Es kann äußerst hilfreich sein, s von Personen, mit denen Du in nächster Zeit in Verbindung treten musst, entsprechend zu markieren. Dazu steht die Funktion Zur Nachverfolgung kennzeichnen zur Verfügung. Markiere ein , das Du kennzeichnen willst. Wähle im Menü Aktionen den Befehl Zur Nachverfolgung kennzeichnen (oder klicke auf die entsprechende Schaltfläche in der Symbolleiste) Ist das Fähnchen-Symbol nicht vorhanden, wähle Extras / Anpassen / Befehle / Aktionen. Gehe mit der Rollleiste nach unten, bis das Fähnchen Zur Nachverfolgung sichtbar wird. Klicke darauf, lass die Maustaste gedrückt und schiebe das Zeichen irgendwohin auf die Symbolleiste. Geschafft? Gut! Wähle nun im Dialogfeld aus, wie Du den Kontakt kennzeichnen willst, beispielsweise Anruf oder senden. Dabei kannst Du auch einen Termin und die Uhrzeit festlegen. Landmaus Wir freuen uns auf Deinen Besuch!!!
2 Seite 2 In der wird nun im oberen Bereich eine entsprechende Informationszeile eingeblendet. Wähle Ansicht / Aktuelle Ansicht / Nach Nachverfolgungskennzeichnung du siehst das , das gekennzeichnet ist. Wieder zurück in die normale Ansicht gelangst Du mit Ansicht / Aktuelle Ansicht / Nachrichten. Im Eingangsordner wird die Mail rotes Fähnchen gekennzeichnet. durch ein Wenn Du die offen stehende Verbindungenen erledigt hast, brauchst Du nur im Eingangsordner mit der rechten Maustaste auf das Kennzeichnungsfähnchen zu klicken und Als erledigt kennzeichnen wählen. Um alle gekennzeichneten s gut sichtbar aufgelistet zu haben, wähle Ansicht / Aktuelle Ansicht / Nach Nachverfolgungskennzeichnung. Hier wird nach dem Kennzeichnungsstatus gruppiert und auch die Art der Kennzeichnung ist Teil der Tabellendar- stellung. Alle gekennzeichneten s erscheinen im oberen Bereich des Informationsfensters. Wenn Du bei dieser Kennzeichnung einen Termin und/ oder Uhrzeit angegeben hast, wirst Du durch einen Ton und/oder Schaltfläche in der Statuszeile am jeweiligen Tag daran erinnert Mit einem Klick darauf hast Du die Möglichkeit, durch Angabe eines weiteren Zeitlimits, erneut erinnert zu Soll die Kennzeichnung dieser endgültig gelöscht werden, markiere die entsprechende Person, klicke mit der rechten Maustaste auf das Fähnchen und wähle Kennzeichnung löschen. Abwesenheits-Assistent Ein praktisches Werkzeug ist auch der Abwesenheits-Assistent. Er bietet die Möglichkeit, während Deiner Abwesenheit eine Nachricht, mit einem von Dir festgelegten Text, zu versenden. Dabei erhält jeder, der eine Nachricht an Dich versendet, einmal die entsprechende Meldung. Klicke auf Extras / Abwesenheits-Assistent und aktiviere Ich bin zurzeit nicht im Hause. Gib darunter den Text ein, den jeder automatisch erhalten soll, wenn er Dir eine schreibt und klicke auf OK. Nach Deiner Rückkehr muss wieder Ich bin zurzeit im Hause aktiviert Gelöschte Elemente wiederherstellen Auch wenn der Ordner Gelöschte Objekte geleert worden ist, (Mails, Aufgaben, Termine, Notizen) bleiben diese noch einige Zeit verfügbar. Klicke auf den Ordner Gelöschte Objekte und dann auf Extras / Gelöschte Elemente wiederherstellen Markiere das Objekt, das wiederhergestellt werden soll und klicke auf das Symbol Ausgewälte Elemente wiederherstellen. Das wiederhergestellte Element landet im Ordner gelöschte Objekte.
3 Seite 3 Integrierter Papierkorb - gelöschten Objekten auf der Spur Outlook selbst stellt einen integrierten Papierkorb zur Verfügung, der nicht in direktem Bezug zum Windows-Papierkorb steht. Objekte, die innerhalb von Outlook gelöscht werden, landen automatisch im Papierkorb von Outlook. Willst Du, dass sämtliche Objekte automatisch beim Beenden einer Arbeitssitzung gelöscht und nicht dauerhaft bis zu einem manuellen Löschen aufbewahrt werden, dann kannst Du die Papierkorbfunktion aktivieren Wähle Extras / Optionen und dann die Registerkarte Weitere Markiere das Kontrollfeld Bei Programmbeendigung Ordner "Gelöschte Objekte" leeren und bestätige mit Übernehmen und OK das Löschen Wenn Du Outlook beendest, erscheint eine Sicherheitsabfrage. Nur bei Bestätigung mit Ja werden die Papierkorbobjekte automatisch entfernt. Speichern eines Elements als Datei im Nachrichtenformat Solltest Du mehrere Mails zu ein und demselben Projekt erhalten, und diese Mails nehmen im Posteingang viel Speicherplatz weg, kannst Du diese im Mailformat auf Deiner Festplatte oder im Netz speichern. Diese Mails müssen dann aber vom Postfach gelöscht Markiere das Element, das als Datei gespeichert werden soll und klicke dann im Menü Datei /Speichern unter Wähle den Speicherort, wo das Mail gespeichert werden soll und wenn Du möchtest, kannst Du auch einen neuen Namen vergeben. Wähle bei Dateityp: Nachrichtenformat (*.msg). Dieses Mail kann vom Explorer aus wie ein normales Mail geöffnet, bearbeitet und verschickt Größe der Mailbox anzeigen lassen Standardmäßig sind 15 MB Größe pro Mailbox vorgesehen. Ist dieses Limit erreicht, können Mails nur mehr empfangen, aber nicht mehr verschickt Dazu ist es notwendig, von Zeit zu Zeit das Postfach zu räumen. Maximal kann eine Mail der Größe von 12 MB (Anhang ca. 9 MB) verschickt Klicke mit der rechten Maustaste auf Outlook Heute - [Postfach - Name] und dann auf Eigenschaften von "Outlook Heute" Wähle im unteren Bereich dieses Fensters Ordnergröße und es wird die Gesamtgröße des Postfachs und die Größe der Unterordner angezeigt. Hier kannst Du sofort erkennen, wo einige MB gelöscht werden sollen. Dieselbe Anzeige kann für jeden einzelnen Ordner gemacht werden
4 Seite 4 s suchen und finden Outlook bietet verschiedene Funktionen, mit denen Du in allen Archiven unter den unterschiedlichsten Gesichtspunkten nach Nachrichten suchen kannst. Die Funktion Suchen aus dem Menü Extras kann auch über die Symbolleiste aktiviert werden und blendet oberhalb der aktuellen Ansicht einen Suchbereich ein. Für eine einfache Suche im aktuellen Ordner den Suchbegriff eingeben und auf Suche starten klicken. Sobald alle betreffenden Mails gefunden worden sind, werden diese aufgelistet. Neben Suche starten wird dann das Wort Löschen aktiviert und mit einem Klick darauf, wird der Suchbegriff gelöscht und in den Ausgangsordner zurückgekehrt. Soll die Suche beendet werden, deaktiviere einfach das Symbol Suchen. Willst Du nach einem -Inhalt suchen, rufe den Befehl Extras / Erweiterte Suche auf. Hier stehen drei Registerkarten zur Verfügung, in denen nach verschiedenen Informationselementen gesucht werden kann. Tipp Jede geöffnete Mail, die beantwortet oder weitergeleitet wurde, hat eine gelbe Statuszeile. Durch einen Doppelklick auf diese Zeile wird eine Suche aller zusammengehörenden Mails gestartet. Adressbuch Automatische Auflösung Vorsicht bei Doppelnamen Eine Adresse wird nur das erste Mal im Adressbuch nachgeschlagen. Verwendest Du dieselbe Adresse ein zweites Mal und gibst die ersten drei Buchstaben des Nachnamens ein, schlägt Outlook die bereits einmal verwendete Adresse vor. Im Adressbuch der Landesverwaltung gibt es mehrere Personen, die denselben Namen haben. Wie kannst Du diese Namen kontrollieren? Öffne eine neue und schreibe einen Nachnamen, Vornamen (oder auch nur einen Teil der Namen) in die Empfängerzeile An Über das Symbol Namen überprüfen Adresse herausgesucht kann die Das Überprüfungsfenster wird geöffnet und, wenn vorhanden, auch Doppelnamen gefunden. Wähle den gewünschten Empfänger aus und klicke auf OK. Bereits verwendete -Adressen werden mit der Eingabetaste automatisch vervollständigt. Im unteren Teil des Posteingang siehst Du eine Vorschau der eingegangenen Mails mit Absender und Empfänger. Willst Du eine dieser Adressen den Kontakten hinzufügen, klicke mit der rechten Maustaste darauf und wähle Zu den Kontakten hinzufügen. Es öffnet sich ein Dialogfenster und wähle dann Speichern und schließen.
5 Seite 5 Aufgaben delegieren Wenn Du eine Aufgabe hast, die von anderen Personen erledigt werden soll, kannst Du diese in Form einer Aufgabenanfrage an eine andere Person übertragen. Klicke in Outlook auf den Ordner Aufgaben und gib über Aktionen / Neue Aufgabe eine Aufgabe ein und wähle dann auf Aufgabe zuordnen. Dieses Fenster unterscheidet sich vom normalen Aufgabenfenster dadurch, dass über die Schaltfläche An ein Adressat für die Aufgabe ausgewählt werden kann. Weiters hast Du die Möglichkeit, das automatische Senden eines Statusberichts zu aktivieren. Du wirst dann sofort informiert, wenn die Aufgabe erledigt ist. Aktiviere auch die erste Option, sodass die Aufgabe in Deiner Aufgabenliste erscheint und immer präsent ist. Gib den Empfänger und die Aufgabe ein, die zu erledigen ist, wenn nötig, auch einen Termin und klicke auf Die Aufgabenanfrage trifft ein und erscheint zunächst im Posteingang des Empfängers. Nach dem Öffnen durch einen Doppelklick auf den Eintrag hat der Empfänger die Möglichkeit, die Anfrage abzulehnen oder anzunehmen und gleichzeitig die Entscheidung in Form einer Rückmeldenachricht zu begründen oder zu kommentieren. Bei einer Ablehnung der Anfrage wird die Aufgabe in den Ordner Gelöschte Objekte verschoben, andernfalls als neue Aufgabe in den Aufgabenordner des Empfängers aufgenommen. In jedem Fall erhält der Absender (also der Aufgabensteller) eine Nachricht, die ihn über die Antwort informiert. Nachdem die Aufgabe erledigt ist, erhält der Versender der Aufgabe einen Bericht. Datei als aus dem Explorer verschicken Klicke mit der rechten Maustaste im Explorer auf die Datei, welche verschickt werden soll und wähle Senden an / -Empfänger. Outlook öffnet sich mit der bereits angefügten Datei. Das gesamte Dokument wird Anhang und es muss nur noch die Empfängeradresse eingefügt Dokument als aus Word verschicken Öffne in Word das Dokument, das verschickt werden soll und wähle Datei / Senden an / -Empfänger (als Anlage) Outlook wird geöffnet und das Word-Dokument als Anlage beigefügt.
6 Seite 6 Signatur erstellen Klicke im Outlook Hauptfenster auf Extras / Optionen / - Format.., wähle im unteren Bereich der Signatur Signaturen und dann Neu Gib der neuen Signatur einen Namen und klicke auf Weiter. Gib hier alle Daten ein, die für den Empfänger wichtig sind, formatiere sie nach Belieben, indem Du auf Schriftart klickst und wähle dann Fertig stellen. Wähle OK und OK Die Signatur kannst Du in einer neuen Mail jedes mal selber einfügen, indem Du wählst Einfügen / Signatur / und diese anklickst. Soll die Signatur automatisch an jede Mail angehängt werden, muss sie aktiviert Signatur aktivieren, ändern oder löschen Klicke im Outlook-Hauptfenster im Menü Extras auf Optionen und dann auf die Registerkarte -Format. Öffne im unteren Bereich bei Signatur das Listenfeld Signatur für neue Nachrichten und wähle den Namen der Signatur, die jeder Mail hinzugefügt werden soll. Möchtest Du die Signatur ändern oder löschen, klicke gleich darunter auf Signaturen Hier hast Du die Möglichkeit die Signatur zu bearbeiten oder zu entfernen, oder eine neue zu erstellen. Wähle dann OK und OK. Tipp Um eine Signatur nur für eine einzige Nachricht zu ändern, nimm die Änderungen direkt an der Signatur in der Nachricht vor.
7 Seite 7 Wichtige Regeln für einen besseren, rationellen und verständlichen Schriftverkehr mit der elektronischen Post. (von Herrn Amtsdirektor Dr. Dario Donati) 1. Antworte immer sofort auf eine Mail und bestätige den Erhalt zumindest mit einer kurzen Mitteilung, dass Du Dich darum kümmern wirst oder auch, dass Du für dieses Problem nicht zuständig bist. 2. Aktiviere die Signatur in Outlook mit Deinen persönlichen Daten (Abt., Amt Nr., Tel. Nr., usw.), damit Du immer schnell erreicht werden kannst. 3. Aktiviere den Abwesenheits-Assistenten, wenn Du für längere Zeit nicht zu erreichen bist, (z.b. Urlaub, Krankheit, usw.), damit sich der Absender anderweitig Informationen einholen kann und nicht unnötige Zeit vergeht. 4. Verwende das Feld Cc "Carbon Copy" (Durchschlag) um einem Empfänger die Nachricht zur Kenntnis zukommen zu lassen. Dieser Name ist für alle sichtbar. Versuche in dieses Feld nur Personen einzutragen, die auch wirklich darüber informiert werden müssen. Damit vermeidest Du, andere mit überflüssigen Mails zu überhäufen. Weiters soll die Antwort, z.b. über eine erledigte Aufgabe, an alle Empfänger übermittelt Überlege Dir auch, ob Du einem Vorgesetzten die Mail zur Kenntnis schicken willst, denn damit wird die Mitteilung offizieller und auch wichtiger eingestuft. 5. Verwende das Feld Bcc "Blind Carbon Copy" (Blinddurchschlag) für Empfänger, die für alle anderen nicht sichtbar sein sollen. Dieses Feld kannst Du mit Ansicht / "Bcc"-Feld aktivieren. Die Benutzung dieses Feldes ist aber nicht besonders "ehrlich" gegenüber allen anderen Empfängern. 6. Unterscheide, ob Du Empfänger einer Mail bist oder ob Du die Mail zur Kenntnis erhalten hast. In erster Linie wird immer der Empfänger, also Feld An: zur Erledigung einer Aufgabe aufgefordert. Bei einer Einladung zu einer Sitzung sind nur die Empfänger angesprochen. Jene Adressen, die im Feld CC stehen (also zur Kenntnis) erhalten diese Mail nur zur Information, dass die Sitzung stattfindet. 7. Vermeide gigantische Anhänge (Megabyte), einmal um die Mailbox nicht zu überlasten und auch um dem Empfänger Zeit zu sparen. Wenn Du viele Anhänge verschicken musst, komprimiere diese zu einer zip-datei, damit der Empfänger nur einen Anhang öffnen muss. 8. Versuche den Inhalt einer Mail kurz zu halten (keine Romane).
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