HANDBUCH HOPLA Version 2.0 Stand: 5. Dezember 2008

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1 HANDBUCH HOPLA Version 2.0 Stand: 5. Dezember 2008 Userhandbuch HOPLA erstellt von Ch. Bauer / Rückmeldungen bitte an 1

2 Inhaltsverzeichnis: HANDBUCH HOPLA Aufbau der Seiten: Beispiel: Seite 3 Feldhilfe: Beispiel Seite 4 Was ist was: Login : Zugangsdaten: HOPLA : E-Theses : Othes Seite 5 Erstellung einer PDF-Datei zum Hochladen : Zusammenfügen mehrerer PDF-Dateien Seite 6 Login Seite 7 Auswahl des Studiums Seite 8 Eingabe der Metadaten Seite 9 Eingabe Metadaten : Beispiel Seite 10 Sperre Seite 11 Klassifikation: Seite 12 Klassifikation(en) auswählen: Seite 13 Datei-Upload Seite 14 Datei-Upload : Ablauf Seite 15 Abschluss : Zusammenfassung : Einverständniserklärungen Seite 16 Zusammenfassung: Beispiel / Abbruch der Einreichung Seite 17 Abschluss : Ablieferung erfolgreich Seite 18 Abschluss : Bestätigung Beispiel Seite 19 Abschluss : Ende der elektronischen Einreichung Seite 20 Bestätigung zu einem späteren Zeitpunkt drucken Seite 20 Userhandbuch HOPLA 2

3 Aufbau der Seiten: Beispiel: Auf jeder Seite befinden sich folgende Steuerungselemente: Ablauf: Im linken Bereich ist der aktuelle Bearbeitungsschritt immer in Fettschrift gekennzeichnet so ist immer erkennbar, wo Sie sich im Einreichungsprozess gerade befinden, und wie viele Schritte noch notwendig sind. Logout: Auf jeder Seite befindet sich die Möglichkeit zum Abbrechen des Vorganges. Die Ablieferung ist damit nicht durchgeführt. Hilfe: Hier sind Links zu den entsprechenden Hilfedateien bereitgestellt. Feldhilfe: Durch Bewegen den Mauszeigers auf ein Metadatenfeld wird ein Link zur Hilfedatei angezeigt.. Damit sind aber alle eingegebenen Daten verloren und Sie müssen bzw. können die Einreichung neu beginnen. Zurück / Weiter: Mit diesen Bedienelementen erreichen Sie jeweils den vorigen bzw. nächsten Schritt im Einreichungsprozess. Userhandbuch HOPLA zum Inhaltsverzeichnis 3

4 Feldhilfe: Beispiel Zu Feldern, die mit einer gepunkteten Linie unterstrichen sind, ist eine Hilfedatei hinterlegt. Sobald Sie ein solches Feld mit dem Mauszeiger überstreichen, erscheint das Feld in farbiger Schrift und der Mauszeiger erscheint mit einem Fragezeichen. Durch einen Klick auf das Feld, öffnet sich ein Fenster mit der Hilfedatei. Userhandbuch HOPLA zum Inhaltsverzeichnis 4

5 Was ist was: Login : Zugangsdaten: HOPLA : E-Theses : Othes Das u:net-service des Zentralen Informatikdienstes steht allen Studierenden der Universität Wien zur Verfügung und bietet Zugang zu den verschiedensten Services. Auch der Zugriff für das Hochladen Ihrer Abschlussarbeit erfolgt über diese Zugangsdaten. Sie benötigen für die Anmeldung bzw. Verlängerung nur Ihre Matrikelnummer und Ihren aktuellen PIN-Code, den Sie rechts oben auf Ihrem Studienblatt finden. Die Anmeldung ist nur einmal erforderlich. Sie müssen jedoch Ihre u:net-userid einmal pro Semester verlängern spätestens jedes zweite Semester (sonst funktioniert die Anmeldung nicht). Die einmalige Anmeldung erfolgt mit Matrikelnummer und PIN-Code. Dabei wählen Sie ein Passwort. Mit amatrikelnummer und diesem Passwort können Sie sich bei HOPLA anmelden und hochladen. Benutzername = UserID: amatrikelnummer (z.b. a ) Kennwort = Passwort: das von Ihnen gesetzte Passwort (zwischen 5 und 8 Zeichen) PIN-Code: sechsstelliger Code, der jedes Semester neu vergeben wird und auf Ihrem Studienblatt zu finden ist. Siehe auch HOPLA: Hochschulschriften / Plagiatsprüfung. Hier müssen Sie einreichen, um die Erfassungsbestätigung zu bekommen. E-Theses: Das Hochschulschriften-Archiv. Über dieses Archiv sind die Arbeiten nach Prüfung und Freigabe weltweit zugänglich. Othes: Name des Servers für das Hochschulschriften-Archiv. Eine auf HOPLA eingereichte Hochschulschrift wird nach Prüfung und Freigabe durch die studienrechtlichen Gremien automatisch ins Hochschulschriften-Archiv (E-Theses) der Universität Wien übernommen und dort Ihrer Einverständniserklärung entsprechend veröffentlicht. Sie müssen dazu nur während des Upload-Vorgangs Ihr Einverständnis zur Freischaltung geben. Die Freigabe im Archiv erfolgt nach Einlangen der gedruckten Version Ihrer Hochschulschrift in der Universitätsbibliothek. Userhandbuch HOPLA zum Inhaltsverzeichnis 5

6 Erstellung einer PDF-Datei zum Hochladen : Zusammenfügen mehrerer PDF-Dateien Grundsätzlich ist immer die gesamte Arbeit für die Plagiatsprüfung hoch zu laden. Die Adresse für die Einreichung lautet Davon ausgenommen sind nur Dateien, die aus technischen Gründen nicht als PDF-Datei gespeichert werden können. Diese Dateien sind in einem eigenen Arbeitsschritt unter hoch zu laden. Wenn Sie selbst kein PDF erzeugen können, haben Sie das PDF-Service der Universität Wien zu nutzen: Eine Anleitung zur Nutzung des Services und zur Erstellung eines PDF finden Sie auch auf der Seite: Dieses Service funktioniert per - die Größe der versendeten Datei ist mit 40 MB beschränkt. Bei der Benutzung des Webmail-Services der Uni Wien ist die Größe der zu versendenden Datei auf 8 MB beschränkt. Wenn eine Datei viele Bilder enthält, kann es passieren, dass diese Limits überschritten werden. Für diese Fälle stehen Ihnen die PC-Räume des Zentralen Informatikdienstes zur Verfügung: Dort haben Sie die Möglichkeit Ihre Datei umzuwandeln und hoch zu laden. Für das Zusammenfügen mehrerer PDF-Dateien, die gemeinsam weniger als 40 MB groß sind, senden Sie bitte eine an mit den einzelnen Teilen im Anhang. Bei Versendung per Webmail-Service gilt auch hier das Limit von 8 MB. Sind die Dateien gemeinsam größer als 40 MB, benutzen Sie auch in diesem Fall bitte die PC-Räume des Zentralen Informatikdienstes. Wenn Sie selbst eine PDF-Datei Ihrer Arbeit erstellen können, betreffen Sie diese Limits nicht. Bei der Einreichung der fertigen PDF-Datei auf gibt es keine Größenbeschränkungen beim Hochladen. Userhandbuch HOPLA zum Inhaltsverzeichnis 6

7 Login Die Einstiegsseite für die Ablieferung in elektronischer Form lautet: https://hopla.univie.ac.at/ Hier finden Sie allgemeine Information bezüglich des Uploads und nützliche Links (z. B.: für das Erzeugen einer PDF-Datei). Nach einem Klick auf den Button Beginn Einreichung erfolgt die Anmeldung mittels Ihres u:net-accounts. Info zum u:net-account (Angebot, Verlängerung, Benutzerordnung usw.) finden Sie unter Userhandbuch HOPLA zum Inhaltsverzeichnis 7

8 Auswahl des Studiums Hier werden alle Studien aufgelistet, für die es dem/der aktuell angemeldeten Studierenden möglich ist, eine Abschlussarbeit einzureichen. Bitte das zutreffende Studium anklicken. Wenn nur ein einziges Studium in Frage kommt, wird dieses automatisch ausgewählt und dieser Punkt übersprungen. Sie werden dann gleich zum Ablaufpunkt Metadaten weitergeleitet. Userhandbuch HOPLA zum Inhaltsverzeichnis 8

9 Eingabe der Metadaten: In diesem Formular werden Sie gebeten, die folgende Daten zu Ihrer Arbeit anzugeben: Fett geschriebene Metadatenfelder sind obligatorisch auszufüllen. Eine fehlende Eingabe bewirkt eine Fehlermeldung. Der nächste Schritt ist damit nicht erreichbar und die Einreichung kann nicht abgeschlossen werden. Originaltitel der Arbeit - bitte entsprechend eintragen Zusatz zum Titel - bitte entsprechend eintragen Titel in Englisch - Titelwörter in Kleinbuchstaben - Ausnahmen: Erstes Wort und Eigennamen Titel in Deutsch - falls der Originaltitel nicht in Deutsch verfasst ist Betreuer - bitte im Format Nachname, Vorname angeben (Achtung: bitte ohne Titel eingeben!!!) 1. Begutachter - bitte im Format Nachname, Vorname angeben 2. Begutachter - bitte im Format Nachname, Vorname angeben (Achtung: 2. Begutachter nur bei Dissertationen angeben) Sprache - bitte entsprechend auswählen Fakultät - bitte entsprechend auswählen Art der Hochschulschrift - bitte entsprechend auswählen (Hochschulschrift = Abschlussarbeit) Publikationsjahr lt. Deckblatt - bitte entsprechend auswählen Sperre - Sollten Sie vorhaben, einen Sperrantrag zu stellen, haken Sie hier bitte ja an. Im Folgefenster haben Sie danach die Möglichkeit, die gewünschte Sperrfrist anzugeben. ACHTUNG: Die Angaben im Feld Sperre ersetzen nicht den schriftlichen Antrag beim StudienServiceCenter (Hilfetext Information Sperrantrag beachten) Umfang Deutsche Schlagwörter Deutsches Abstract - Angabe der Seiten (z. B.: 132 oder XI, 155) das S. für Seiten muss nicht angegeben werden. - Bitte trennen Sie die einzelnen Begriffe durch Leerzeichen Schrägstrich Leerzeichen - Eingabe des Abstract in deutscher Sprache. Sollte Ihre Arbeit Beilagen haben, die nicht in eine PDF-Datei verwandelt werden können machen Sie bitte im Feld Abstract einen Vermerk dazu. Bei Problemen mit Beilagen an Englisches Abstract Userhandbuch HOPLA zum Inhaltsverzeichnis 9

10 Eingabe Metadaten : Beispiel Sperre: Diese Angaben ersetzen nicht den schriftlichen Antrag im StudienServiceCenter. Der Sperrantrag (Formular SL / W3) ist mit einer ausführlichen schriftlichen Begründung im StudienServiceCenter einzureichen. Siehe auch Sperre: Userhandbuch HOPLA zum Inhaltsverzeichnis 10

11 Sperre: Wurde auf der Seite Metadaten beim Punkt Sperrantrag ja angehakt, so erscheint nun ein Formular, das eine Angabe der gewünschten Dauer der Sperre ermöglicht. Diese Angaben ersetzen nicht den schriftlichen Antrag im StudienServiceCenter. Der schriftliche Antrag auf Ausschluss der Benutzung für ein bis maximal fünf Jahre (Formular SL / W3) ist unter Angabe einer Begründung gemeinsam mit der Druckversion der Hochschulschrift im zuständigen StudienServiceCenter einzureichen ( 86 Abs. 2 UG 2002). Mögliche Begründung: Patentanmeldung, Verwendung sensibler Daten. Eine mögliche Publikation ist an sich kein Sperrgrund! Userhandbuch HOPLA zum Inhaltsverzeichnis 11

12 Klassifikation: Um die Metadaten zu vervollständigen erfolgt nun eine Klassifikation der Hochschulschrift. Hier muss zumindest eine Klassifikation gewählt werden bei Bedarf können aber beliebig viele hinzugefügt werden. Userhandbuch HOPLA zum Inhaltsverzeichnis 12

13 Klassifikation(en) auswählen: Die Klassifikation besteht aus 2 Teilen: Der Haupt- und der Unterklassifikation. Achtung: Durch ein technisches Problem kann die Haupt- und Unterklassifikation Allgemeines nicht ausgewählt werden. Bitte wählen Sie andere Klassifikationen. An der Behebung wird gearbeitet. Nach der Auswahl einer passenden Hauptklassifikation erscheint rechts daneben eine Liste der zugehörigen Unterklassifikationen Nach der Auswahl einer passenden Unterklassifikation klicken Sie hinzufügen und die Klassifikation erscheint unter Bereits ausgewählte Klassifikationen im unteren Bereich des Fensters Über den Löschen -Button können bereits gewählte Klassifikationen wieder entfernt werden. Userhandbuch HOPLA zum Inhaltsverzeichnis 13

14 Datei-Upload Es folgt nun der Upload der Hochschulschrift. Erlaubt sind nur PDF-Dateien. Es kann jeweils nur EINE Datei hochgeladen werden. Die erzeugte PDF-Datei sollte alle Abbildungen und auch Bildbände beinhalten. Ausgenommen sind lediglich Dateien, die nicht in ein PDF verwandelt werden können. (siehe Anhang) Hilfe bei der Erzeugung von PDF-Dateien finden Sie in der Navigationsleiste am linken Rand. Bei Fragen: an Sie haben hier praktisch kein Limit für die Größe der Datei, das Limit von 40 MB (bzw. 8 MB bei Webmail) gilt nur für die Versendung per Mail, nicht für den Upload. Userhandbuch HOPLA zum Inhaltsverzeichnis 14

15 Datei-Upload: Ablauf Bitte kontrollieren Sie vor dem Hochladen nochmals, ob es sich um die letzte Version Ihrer Arbeit handelt!! Mit Durchsuchen nach der gewünschten Datei auf Ihrem Rechner suchen die gewünschte Datei auswählen und mit Upload hoch laden. Irrtümlich hochgeladene Dateien können über den Button Datei ersetzen ausgetauscht werden. Der Button Zurücksetzen löscht die Dateiauswahl, solange die ausgewählte Datei noch nicht hochgeladen wurde. Mit Logout wird der ganze Erfassungsvorgang abgebrochen. Bereits eingegebene Daten sind damit verloren. Userhandbuch HOPLA zum Inhaltsverzeichnis 15

16 Abschluss : Zusammenfassung : Einverständniserklärungen Bei der Zusammenfassung werden auch zwei Einverständniserklärungen abgefragt: Punkt a: Erklärung zum Inhalt Es muss bestätigt werden, dass die hochgeladene Datei mit der gedruckten Ausgabe der Hochschulschrift übereinstimmt. Weiters ist die Zustimmung zu einer Plagiatsprüfung der Arbeit nach 18 des studienrechtlichen Teiles der Satzung der Universität Wien notwendig. Ein Abschluss der elektronische Ablieferung ist nur möglich, wenn diese Einverständniserklärung mittels Anhaken des Kästchens ja, ich bin einverstanden gegeben wird. Ohne diese Zustimmung kann der Einreichungsprozess nicht abgeschlossen werden. Punkt b: Einverständniserklärung Hier treffen Sie die Entscheidung, ob Sie damit einverstanden sind, dass die Arbeit am Hochschulschriftenserver der Universität Wien veröffentlicht wird. Ihnen steht damit eine kostenlose Plattform zur Präsentation Ihrer Hochschulschrift zur Verfügung. Durch die elektronische Veröffentlichung ist die Arbeit weltweit suchbar und damit außerdem besser vor Plagiierung geschützt. Durch Ihre Zustimmung wird Ihre Arbeit nach erfolgter Plagiatsprüfung und Freigabe durch die zuständigen Gremien am Hochschulschriftenserver veröffentlicht. Die hochgeladene Arbeit wird automatisch an das Hochschulschriften-Service weitergeleitet und muss nicht nochmals hochgeladen werden. Ist die Arbeit mit einem bewilligten Sperrantrag von der Benutzung ausgeschlossen, wird der Volltext erst nach Ablauf der Sperre angezeigt. Userhandbuch HOPLA zum Inhaltsverzeichnis 16

17 Zusammenfassung: Beispiel / Abbruch der Einreichung Es wurden nun alle erforderlichen Daten erfasst. Zur Kontrolle werden die eingegebenen Daten noch einmal gesammelt präsentiert. Sollten Ihnen hier Fehler auffallen, haben Sie die Möglichkeit mit Zurück zum betreffenden Feld zu gehen und Korrekturen durchzuführen.!!! Bis zu dieser Seite haben Sie die Möglichkeit, den gesamten Erfassungsvorgang mit Logout abzubrechen. Damit sind aber alle eingegebenen Daten verloren und Sie müssen bzw. können die Einreichung neu beginnen. Mit einem Klick auf den Button Abschicken wird der Erfassungsvorgang abgeschlossen. Korrekturen sind danach nicht mehr möglich. Userhandbuch HOPLA zum Inhaltsverzeichnis 17

18 Abschluss : Ablieferung erfolgreich : Bestätigung der Ablieferung Hiermit ist die elektronische Ablieferung abgeschlossen und Sie können die erforderliche Bestätigung ausdrucken. Falls Sie die Bestätigung später ausdrucken möchten, haben Sie zwei Möglichkeiten. a. Sie melden sich nochmals unter HOPLA an, wählen das entsprechende Studium aus: statt der Maske für die Einreichung wird die Bestätigung der Einreichung präsentiert. b. Sie lassen sich die Bestätigung als an Ihre u:net Adresse schicken. Dazu wählen Sie auf nächsten Seite Bestätigung via Die Bestätigung wird nach einem Klick auf den Knopf Bestätigung angezeigt und kann danach gedruckt und zusätzlich an die u:net-adresse versendet werden. Die Anzeige der Bestätigung erfolgt auf der nächsten Seite. zum Inhaltsverzeichnis Userhandbuch HOPLA 18

19 Abschluss : Bestätigung Beispiel Universität Wien Sie können die Bestätigung der Ablieferung direkt über die Druckfunktion Ihres Browsers ausdrucken oder mit diese Bestätigung via an Ihre u:net-adresse schicken und zu einem späteren Zeitpunkt ausdrucken. Die Bestätigung beinhaltet kein Ergebnis der Überprüfung. Bitte reichen Sie die gedruckte Ausgabe Ihrer Abschlussarbeit so bald wie möglich (Empfehlung: innerhalb einer Woche) mit dieser Bestätigung an Ihrem zuständigen StudienServiceCenter ein. NACH der Einreichung werden Sie von StudienServiceCenter betreffend Prüfungstermine kontaktiert. Bitte beachten Sie: Die Bestätigung wird immer an Ihre u:net- Adresse geschickt (z. B. Userhandbuch HOPLA zum Inhaltsverzeichnis 19

20 Abschluss : Ende der elektronischen Einreichung: Bestätigung zu einem späteren Zeitpunkt drucken: Es ist zu jedem späteren Zeitpunkt möglich, diese Ablieferungsbestätigung einzusehen bzw. zu drucken: Nach einer Neuanmeldung und Auswahl des entsprechenden Studiums wird anstatt der Metadatenanzeige zur Erfassung die Bestätigung der Ablieferung angezeigt. (Bei Problemen: an mit Angabe der Matrikelnummer.) Reichen Sie die gedruckte Ausgabe mit der Bestätigung der Ablieferung so bald als möglich beim StudienServiceCenter ein. Empfehlung: bis spätestens eine Woche nach dem Upload. Sie müssen das Ergebnis der Überprüfung NICHT abwarten. Sie erhalten auch keine weitere Meldung über den Fortschritt oder die Beendigung der Überprüfung. NACH der Einreichung werden Sie vom StudienServiceCenter betreffend Prüfungsanmeldung kontaktiert. Userhandbuch HOPLA zum Inhaltsverzeichnis 20

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