COI-Projektportal Lösung für das Informationsmanagement

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1 COI-Prjektprtal Lösung für das Infrmatinsmanagement in Prjekten Technical W hite Pape r COI GmbH COI-Prjektprtal Seite 1 vn 16

2 1 Zusammenfassung 3 2 Einführung 4 3 Beschreibung der Lösung Allgemeiner Überblick Funktinsüberblick Prjektinfrmatinen recherchieren Ausgewählte Anwendungsszenarien des COI-Prjektprtals Anwendungsbeispiel Dkument- und Infrmatinsverteilung Anwendungsbeispiel Dkumentversinierung Anwendungsbeispiel Dkumentbearbeitung durch mehrere Persnen Anwendungsbeispiel Dkumenten-Wrkflw mit Inhaltsgenehmigung Installatin und Administratin der COI-Prjektprtallösung 14 4 Resümee 15 COI GmbH COI-Prjektprtal Seite 2 vn 16

3 1 Zusammenfassung Der Einsatz vn Micrsft SharePint als zentrale Prtal-, Infrmatins- und Cllabratin-Plattfrm nimmt stetig zu. Durch die umfassende Integratin der Micrsft-Technlgie in bestehende Anwendungen, wie z. B. Micrsft Office, schätzen Anwender die Vrzüge der Micrsft-Plattfrm und verlagern zunehmend Infrmatinen und Przesse in diese Umgebung. Der erste Anlaufpunkt für die Infrmatinsrecherchen der Mitarbeiter ist damit SharePint, da hier alle Daten, Dkumente und Aktinen zusammenlaufen und der zentrale Infrmatinsaustausch stattfindet. Das COI-Prjektprtal ist eine zentrale Lösung auf Basis Micrsft SharePint für die Erfassung, Verwaltung, Speicherung swie Suche und Abfrage vn Prjektmanagementdaten. Die Anwendung unterstützt in idealer Weise die Prjektmanagementprzesse und integriert sich vllkmmen in die SharePint-Plattfrm. Das COI-Prjektprtal dient zum Austausch vn Dkumenten und Infrmatinen zu den jeweils definierten Prjekten und stellt alle Infrmatinen zentral für alle Beteiligten zur Verfügung. Der Anwender sieht auf einen Blick, welche Prjektaufgaben anstehen und welche Unterlagen in der letzten gültigen Versin zur Verfügung stehen. Die COI-Lösung bietet flgende Vrteile: Inhalts- und Dkumentenverwaltung auf einer zentralen Plattfrm In kürzester Zeit einsetzbare Standardlösung mit nahtlser Integratin in die bestehende IT-Umgebung Effizienter, transparenter und sicherer Dkumentenaustausch unter allen Prjektbeteiligten - innerhalb und außerhalb der eigenen Organisatin Jederzeit nachvllziehbarer wrkflwbasierter Genehmigungs- und Freigabeprzess inkl. Versinierung Revisinssichere Dkumenthistrie inkl. Prtkllierung - Nutzung zur Recherche und bei Nachweispflicht Flexible und bei Bedarf einfach anpassbare Lösung Gezielte Verbesserung der Geschäftsprzesse im Bereich des Prjektmanagements Schneller Zugriff auf alle relevanten Dkumente und Infrmatinen Autmatisierung dkumentengestützter Geschäftsprzesse COI GmbH COI-Prjektprtal Seite 3 vn 16

4 2 Einführung Die Planung und Realisierung vn Prjekten, wie z. B. im Anlagenbau, nimmt einen hhen zeitlichen wie auch finanziellen Aufwand in Anspruch. Zusätzlich wird der Terminrahmen für die Umsetzung der Prjekte immer enger, sdass die Prjektmanagementprzesse stetig ptimiert werden müssen. Mit den herkömmlichen Arbeitsabläufen und Vrgehensweisen ist dies meist nicht mehr zu realisieren. Lösungen zur kntinuierlichen Prduktivitätssteigerung und Optimierung der Arbeitsabläufe sind hier gefragter denn je. Zusätzlich sind Engineering-Unternehmen ständig aufgefrdert, flexibel und kurzfristig auf Anfrderungen ihrer Kunden zu reagieren. Um dies zu erreichen, ist die richtige Wahl einer entsprechenden przessunterstützenden Infrmatinstechnlgie entscheidend. Die effiziente Verwaltung und Verteilung der prjektrelevanten Infrmatinen swie ein schneller Infrmatinsaustausch unter den Prjektmitgliedern entlastet alle Prjektbeteiligten und schafft Freiraum zur Erledigung der eigentlichen Prjektaufgaben. Das COI-Prjektprtal ist auf die Bewältigung kmplexer Anfrderungen im Prjektgeschäft zugeschnitten. Es unterstützt die Mitarbeiter und Prjektpartner direkt bei der Erledigung der täglichen Arbeit und vereinfacht die Przesse im Bereich der dkumentbasierenden Prjektabläufe. Für einen schnellen und reibungslsen Start im Prjekt hat sich die Anpassungsfähigkeit des COI-Prjektprtals ebens bewährt, wie dessen einfache Installatin und Administratin. Des Weiteren ermöglichen die mitgelieferten und bereits vrdefinierten Templates einen schnellen Einstieg in die Anwendung. Bestehende Unterlagen und Dkumente lassen sich smit unkmpliziert in die Lösung integrieren. COI GmbH COI-Prjektprtal Seite 4 vn 16

5 3 Beschreibung der Lösung Mit dem COI-Prjektprtal erflgt der Infrmatins- und Dkumentenaustausch nicht mehr per , sndern in einem für alle Prjektpartner verfügbaren Prtal. Alle Beteiligte haben Zugriff auf die jeweils gültigen Dkumentversinen. Verwaltungsaufwände werden eingespart und es bleibt mehr Zeit für das Wesentliche, das eigentliche Prjekt. 3.1 Allgemeiner Überblick Den Prjektmitarbeitern stehen auf der Startseite des COI-Prjektprtals alle relevanten Infrmatinen ihrer Prjekte zur Verfügung. Startseite des COI-Prjektprtals Die Startseite des COI-Prjektprtals ist in flgende Bereiche gegliedert: Dkumentenbereich der einzelnen Prjektgruppen Dkumentenliste mit Metadaten Name Titel Dkument-ID Funktinen für die Prjektsteuerung Kalender Suchfunktinen Aufgabenliste mit Möglichkeit zum Austausch mit Prjektmitgliedern Vlltextsuche Suche über die Metadaten Navigatinsmenü zur schnellen Navigatin innerhalb der Site Listen mit Kntaktdaten Daten der Dkumentverantwrtlichen Verteilerinfrmatinen COI GmbH COI-Prjektprtal Seite 5 vn 16

6 3.2 Funktinsüberblick Eine Reihe vn Funktinen des COI-Prjektprtals unterstützen die Mitarbeiter des Prtals bei der Erledigung der täglich anstehenden Aufgaben. Wesentliche Funktinen der COI-Lösung sind: Zentrale Datenablage im Prjektprtal Umfangreiches Berechtigungsknzept für den Zugriffsschutz Verwaltung aller Infrmatinen und Dkumente, unabhängig vm Frmat Versinsmanagement Histrienverwaltung Effiziente und nachvllziehbare Dkumentverteilung Schneller und unkmplizierter Datenzugriff Direkter Zugriff auf den zuletzt gültigen Datenbestand Dkumenten-Wrkflw zur Unterstützung der Dkumentfreigabe 3.3 Prjektinfrmatinen recherchieren Eine der zentralen Aufgaben der COI-Prtallösung ist der schnelle und einfache Zugriff auf alle relevanten Prjektinfrmatinen. Das COI-Prjektprtal bietet dynamische Suchfunktinen, mit denen die Dkumente und Infrmatinen, die in unterschiedlichen Ablagen (Biblitheken, Listen) verwaltet werden, für den schnellen Anwenderzugriff angebten werden. S werden die Daten weiterhin redundanzfrei verwaltet, stehen aber in verschiedenen Sichten den Anwendern zur Verfügung. Suche mit Ergebnis und Vrschaufenster (rechte Seite) Im linken Bereich des Suchfensters findet der Benutzer die Trefferliste lt. Suchanfrage. Diese kann der Anwender nach verschiedenen Filterregeln, in SharePint als Navigatren bezeichnet, eingrenzen. COI GmbH COI-Prjektprtal Seite 6 vn 16

7 Flgende Filterregeln stehen zur Verfügung: Ergebnistyp, Website, Änderungsdatum und weitere Metadaten, die sich auch miteinander kmbinieren lassen. Jede Infrmatin im Prjektprtal wird über Metadaten beschrieben, sdass eine schnelle und kmfrtable Prtalsuche möglich wird. Wird der Mauszeiger auf einen Eintrag der Trefferliste bewegt, erhält der Anwender direkt eine Vrschau des Dkuments angezeigt. Auch das Blättern im Dkument ist in der Vrschau möglich. Der Anwender kann s sehr schnell auf das gesuchte Dkument zugreifen, hne dieses erst in der dazu passenden Anwendung öffnen zu müssen. Die Prtalsuche bietet verschiedene Möglichkeiten, um Inhalte dynamisch zusammenzustellen und gezielt anhand ihrer strukturierten Metadaten zu finden. Zusätzlich werden dem Benutzer Suchempfehlungen auf Basis seines bisherigen Suchverhaltens angebten. Das Prjektprtal ermittelt über das Suchverhalten der Benutzer die Relevanz der jeweils gesuchten Infrmatinen. Bei hher Relevanz werden diese Treffer im Suchergebnis weiter ben platziert. Das beschleunigt den Zugriff auf Prjektinfrmatinen und unterstützt den Anwender direkt bei der Erledigung seiner täglichen Aufgaben. Vrteile der Prtalsuchfunktinen: autmatisch Indexierung vn Infrmatinen im Hintergrund Vrschläge während der Suchwrteingabe (Autvervllständigung) Flexible Anpassung der Darstellung vn Suchergebnissen (HTML-Editr) Nutzung der Suchrelevanz je Mitarbeiter zur Trefferptimierung Schnelle Dkumentensuche durch Indizierung - bereits bei der Erfassung vn Infrmatinen Schnelle Orientierung in den Trefferlisten durch Vrschaubilder Suchfunktin lässt sich auf die Bedürfnisse der Benutzer anpassen COI GmbH COI-Prjektprtal Seite 7 vn 16

8 3.4 Ausgewählte Anwendungsszenarien des COI-Prjektprtals Ausgewählte Anwendungsszenarien zeigen nachflgend, wie in der Praxis die Przesse im Prjektmanagement mit Hilfe des COI-Prjektprtals vereinfacht werden Anwendungsbeispiel Dkument- und Infrmatinsverteilung Die schnelle und gezielte Verteilung vn Infrmatinen swie der sichere Zugriff auf die zuletzt gültigen und aktuellen Infrmatinen ist ein wichtiger Erflgsfaktr für das Gelingen vn Prjekten. Statt Dkumente umständlich per zu verteilen, werden diese mit dem COI-Prjektprtal an die Prjektbeteiligten über Verteiler zur Verfügung gestellt. Der Verteiler eines Dkuments bestimmt, welche Prjektbeteiligten Zugriff auf das Dkument bekmmen sllen. Die Verteilung selbst wird in der Verteilerliste prtklliert und ist damit jederzeit nachvllziehbar. Die Prjektinfrmatinen und -dkumente stehen damit genau den gewünschten Prjektbeteiligten zur Verfügung. Interessierte Mitarbeiter können sich per infrmieren lassen, sbald neue der geänderte Infrmatinen im Prjektprtal verfügbar sind. Empfänger (Gruppen, Unternehmen) des Dkuments Das COI-Prjektprtal unterstützt die Anwender bei der effektiven Verteilung vn Prjektinfrmatinen. Wissen, Unterlagen und Infrmatinen zum jeweiligen Prjekt lassen sich s schneller und einfacher austauschen. Die Zusammenarbeit in den Prjektteams wird s wesentlich effizienter. Aufwändige Tätigkeiten der Dkumentverwaltung und Verteilung gehören damit der Vergangenheit an. Vrteile der Dkument- und Infrmatinsverteilung: Schnelle autmatisierte Verteilung vn Infrmatinen an die einzelnen Prjektmitarbeiter und -gruppen Knfigurierbare -Benachrichtigungsfunktin Kmfrtable Verwaltung der Verteilerliste COI GmbH COI-Prjektprtal Seite 8 vn 16

9 3.4.2 Anwendungsbeispiel Dkumentversinierung Durch die Versinsverwaltung können Benutzer Änderungen an Dkumenten getrennt verwalten, kntrllieren, eindeutig nachvllziehbar speichern und bei Bedarf auf bestimmte Dkumentversinen zurückgreifen. Die Versinsverwaltung ist besnders vrteilhaft, wenn mehrere Benutzer gemeinsam an Dkumenten arbeiten, die mehrere Stufen der Entwicklung und Überprüfung durchlaufen. Dazu werden die Versinen in Haupt- und Nebenversinen unterteilt. Hauptversinen enden auf.0 (z. B. 1.0, 2.0) und Nebenversinen auf.1,.2, usw. (z. B. 3.1, 4.2). Auf Basis des Berechtigungsknzepts erflgt s ein eindeutiger geregelter Zugriff auf die Daten. In Verbindung mit den definierten Schreib- und Leseberechtigungen und dem Einsatz vn Veröffentlichungsrichtlinien bleiben die Infrmatinen durchgängig geschützt. Die Nutzergruppe eines Dkuments, z. B. alle Benutzer mit Leseberechtigung, hat Zugriff auf die Hauptversinen eines Dkuments. Mitarbeiter, die Dkumente erstellen und bearbeiten, können dagegen auch Nebenversinen lesen und speichern. Diese Entwurfsstände, die ftmals im Entstehungsprzess eines Dkuments wichtig sind, werden zwar im Prjektprtal verwaltet, stehen aber nicht allen Prjektmitarbeitern zur Verfügung. Dadurch bleiben die Prjektablagen übersichtlich und für die Anwender gut handhabbar. Aufgabenstellung: Ein bestehendes Dkument in der Versin 1.0 sll vn den Mitarbeiterinnen Marga Schilling und Anja Heinzelmann des Unternehmens Cnts bearbeitet werden. Die Endfassung sll mit der Hauptversin 2.0 vn Anja Heinzelmann mit deren Änderungskmmentaren veröffentlicht werden und allen berechtigten Prjektmitgliedern zur Verfügung stehen. Bild: Anzeige des Versinsverlaufs über das Kntextmenü COI GmbH COI-Prjektprtal Seite 9 vn 16

10 Bild: Versinsverlauf eines Dkuments Lösung im COI-Prjektprtal: Marga Schilling checkt das bestehende Dkument (Versin 1.0) aus, bearbeitet und ergänzt es und checkt es, mit Änderungskmmentaren versehen, wieder ein. Das Dkument erhält autmatisch die Versinsnummer 1.1. Danach überarbeitet Anja Heinzelmann das Dkument. Bei der kntinuierlichen Bearbeitung des Dkuments vn beiden Mitarbeiterinnen entstehen in der Flge weitere Zwischenstände mit den Versinen 1.2 und 1.3. Wurde das Dkument abschließend bearbeitet, wird das Dkument in der neuen Hauptversin 2.0 durch einen Freigabewrkflw veröffentlicht. Die Prjektmitglieder mit der entsprechenden Leseberechtigung haben jetzt Zugriff auf die Hauptversin 2.0 des Dkuments. Vrteile der Versinsverwaltung: Individuell für jede Biblithek knfigurierbare Versinskntrlle Versinierung in Haupt- und Nebenversin, um Entwurfs- und Veröffentlichungsversinen zu unterscheiden Knfigurierbare Anzahl der aufzubewahrenden Neben- und Hauptversinen zur Entlastung des Prtals Berechtigungsregelungen zum Anzeigen der Hauptversinen für einen besseren Überblick in der Prjektablage Anwendungsbeispiel Dkumentbearbeitung durch mehrere Persnen Weitere Möglichkeiten, mit denen Dkumentversinen während ihres gesamten Lebenszyklus kntrlliert werden, sind die Methden Check-in und Check-ut. Dabei kann individuell für jede Dkumentbiblithek festgelegt werden, b Dkumente vr dem Bearbeiten aus- und wieder eingecheckt werden müssen. COI GmbH COI-Prjektprtal Seite 10 vn 16

11 In der Regel sind mehrere Persnen an der Erstellung eines Dkuments beteiligt. In diesem Fall muss sichergestellt werden, dass ausschließlich der jeweilige Autr während der Bearbeitungsphase schreibenden Zugriff auf das Dkument besitzt. Für ein unkmpliziertes Bearbeiten, Speichern und Verwalten der Dkumente im Prtal werden die Dkumente zunächst ausgecheckt und nach der Bearbeitung wieder eingecheckt. Dies verhindert, dass Dkumente vn mehreren Persnen gleichzeitig verändert werden und unterstützt s eindeutige Abläufe bei der Dkumentbearbeitung. Ausgecheckte Dkumente werden im Prtal mit einem grünen Pfeil als ausgecheckt -Symbl gekennzeichnet. Für alle anderen Benutzer des Prtals sind die Änderungen erst dann sichtbar, wenn das Dkument wieder eingecheckt wurde. Aufgabenstellung: Ein Dkument im Status Entwurf sll vn Marga Schilling (Cnts) und vn Anja Heinzelmann überarbeitet werden. Bild: Einchecken eines Dkuments Lösung im COI-Prjektprtal: Zunächst bearbeitet Marga Schilling das Dkument. Um zu verhindern, dass mehrere Persnen gleichzeitig an dem Dkument Änderungen vrnehmen, checkt sie das Dkument vr der Bearbeitung aus. Am Ende der Dkumentbearbeitung schreibt sie ihre Änderungskmmentare in das passende Metadatenfeld. Mit dem Einchecken des Dkuments kann jetzt Anja Heinzelmann in gleicher Art und Weise das Dkument bearbeiten. Die Änderungen des Dkuments sind für alle berechtigten Prjektmitglieder sichtbar, wenn das Dkument im Prjektprtal eingecheckt und veröffentlicht wurde. COI GmbH COI-Prjektprtal Seite 11 vn 16

12 Vrteile des Check-in-/Check-ut-Verfahrens: Schutz der Dkumente und -inhalte während des Entstehungsprzesses Kmmentare im Metadatenfeld erleichtern das Nachverflgen der jeweiligen Änderungen Bedienerfreundliche Funktin Anwendungsbeispiel Dkumenten-Wrkflw mit Inhaltsgenehmigung Häufig müssen Dkumente vr ihrer Veröffentlichung bezüglich rechtlicher und frmaler Kriterien geprüft werden. Diese Prüfungen werden, neben den Autren der Dkumente, durch weitere im Prjektteam arbeitende Persnen durchgeführt, die für die Prüfung und anschließende Freigabe verantwrtlich sind. Der Prüfungs- und Freigabeprzess wird im COI-Prjektprtal durch einen Dkumenten-Wrkflw unterstützt. S bleiben die Przesse transparent und nachvllziehbar. Zum Zeitpunkt der Freigabe (Genehmigung) eines Dkuments im Prüfprzess wird eine neue Hauptversin des Dkuments erzeugt. Diese steht dann allen berechtigten Benutzern im COI-Prjektprtal zur Verfügung. Alle Genehmigungsschritte, die während des Prüfprzesses durchlaufen wurden, sind in der Verlaufsliste des Dkuments gespeichert. Der Dkumenten-Wrkflw kann nach den jeweiligen Erfrdernissen flexibel für eine Dkumentenbiblithek knfiguriert werden. Aufgabenstellung: Ein Dkument des Zulieferers The Engineers muss vn den Mitarbeiterinnen Marga Schilling und Anja Heinzelmann vn Cnts auf inhaltliche Richtigkeit geprüft werden und nach erflgreicher Prüfung den jeweiligen Prjektbeteiligten zur Verfügung gestellt werden. Bild: Eingabe der Empfänger des Dkuments COI GmbH COI-Prjektprtal Seite 12 vn 16

13 Bild: Start des Freigabe-Wrkflws mit Festlegung der Prüfer Lösung im COI-Prjektprtal: Anja Schilling wird per infrmiert, dass ein neues Dkument des Lieferanten The Engineers ins Prtal eingestellt wurde. Anja Schilling führt eine erste fachliche Prüfung durch und initiiert dann den Freigabeprzess. In einem ersten Schritt legt sie die Empfänger des Dkuments fest. Anschließend bestimmt sie, dass Marga Schilling das Dkument zur Freigabe prüfen sll. Die abschließende Genehmigung durch die Prjektleiter ist dabei bereits vrbelegt. Marga Schilling wird nun eine entsprechende Aufgabe zugewiesen. Über die Aufgabe wird sie zusätzlich per infrmiert. Marga Schilling bearbeitet die Aufgabe. Sie kann das Dkument akzeptieren der ablehnen. Nach der psitiven Prüfung erhalten die Prjektleiter eine Aufgabe, um das Dkument ebenfalls zu prüfen. Sbald dies erflgt ist, wird das Dkument freigegeben. Damit steht das Dkument allen berechtigten Prtalnutzern zur Verfügung. Vrteile des Dkumenten-Wrkflws: Zentral geregelter Freigabeprzess für Prjektdkumente Verkürzung der Freigabeprzesse durch digitale Weiterleitung der Freigabeaufgaben und Listung der anstehenden Aufgaben im COI-Prjektprtal Autmatische Benachrichtigung bei Prüfungen und Genehmigungen Nachvllziehbare Prtkllierung für Prüfungs- und Genehmigungsschritte Einfache Knfiguratin des Wrkflws mit dem Wrkflwdesigner COI GmbH COI-Prjektprtal Seite 13 vn 16

14 3.5 Installatin und Administratin der COI-Prjektprtallösung Das COI-Prjektprtal lässt sich über eine einfache Installatinsrutine in kürzester Zeit auf einer bestehenden Micrsft SharePint-Plattfrm einrichten. Die Administratinsberfläche bietet alle Funktinen zur Verwaltung der Prjektmitglieder und der Festlegung der ntwendigen Berechtigungen. Prjektverantwrtliche besitzen im Prtal einen eigenen Zugriff auf die Knfiguratinsbereiche für Prjekte. Vraussetzung für die Installatin des Prjektprtals ist die Versin Micrsft SharePint Server 2010 der Micrsft SharePint Server Das Prjektprtal kann auch unter SharePint (Office 365) genutzt werden. COI GmbH COI-Prjektprtal Seite 14 vn 16

15 4 Resümee Das COI-Prjektprtal ist eine Standardlösung, welche direkt in bestehende IT- Umgebungen, wie z. B. einem Unternehmensprtal, eingebunden werden kann. Die bereits vrknfigurierten Strukturen sind inhaltlich s aufgebaut, dass diese sfrt genutzt der einfach den Anfrderungen des Unternehmens angepasst werden können. Die Basis des COI-Prjektprtals ist Micrsft SharePint. Neben den Standardfunktinen der Verwaltung, Bearbeitung, Anzeige und Suche nach Dkumenten bietet sie verschiedene Möglichkeiten, dkumentengestützte Kmmunikatinsprzesse, z. B. für die inhaltliche Abstimmung, Krrektur und Freigabe, zentral zu steuern und in einer anwenderfreundlichen Umgebung abzubilden. COI GmbH COI-Prjektprtal Seite 15 vn 16

16 Micrsft SharePint-Lösungen in Bestfrm - mderne ECM-Technlgien aus dem Hause COI. Ihr Vrteil: Einzigartige Integratinsfähigkeit, umfassende Przessptimierung und übergreifendes Infrmatinsmanagement. Mit diesen innvativen Lösungen werden Visinen vn mrgen schn heute Realität. COI Cnsulting für Office und Infrmatin Management GmbH Am Weichselgarten Erlangen Telefn: +49 (0)9131 / Telefax: +49 (0)9131 / inf@ci.de Web: Cpyright COI GmbH V_D14: Die Weitergabe und/der Vervielfältigung dieser Publikatin der vn Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Frm auch immer, hne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch die COI GmbH nicht gestattet. In dieser Publikatin enthaltene Infrmatinen können hne vrherige Ankündigung geändert werden. COI, COI-BusinessFlw, COI-BusinessArchive, BusinessFlw swie das COI-Lg sind eingetragene Marken der Cnsulting für Office und Infrmatin Management GmbH. Andere Prduktnamen und Lgs werden nur zur Identifikatin der Prdukte und Hersteller verwendet und können eingetragene Marken der entsprechenden Hersteller sein. Alle Angaben hne Gewähr. COI GmbH COI-Prjektprtal Seite 16 vn 16