Online-Sendungsverfolgung. Morgenpost Briefservice GmbH

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1 Online-Sendungsverfolgung Morgenpost Briefservice GmbH

2 Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeines Sendungssuche Verfolgen Abfertigung 4 2 Beschreibung des technischen Ablaufs 4 3 Beschreibung der Abfrageoptionen Anmelden zur Sendungsverfolgung Sendungssuche Verfolgen Abfertigung 7 Stand Mai 2006 Seite 2 von 7

3 1 Allgemeines Das Online-Sendungs-Verfolgungssystem gibt Kunden die Möglichkeit, selbständig verschiedene Informationen zu Briefsendungen über eine Internetseite abzurufen. Das Online-Sendungs- Verfolgungssystem der Morgenpost Briefservice GmbH bietet viele verschiedene Funktionen zum Thema elektronische Sendungsverfolgung. Diese sind in drei Kategorien aufgegliedert. 1.1 Sendungssuche Briefe können anhand verschiedener Kriterien gesucht und deren Zustellstatus über die Sendungsverfolgung (Punk 1.2) nachvollzogen werden. 1.2 Verfolgen Für die einzelne Sendungen können Sendungsdetailübersichten eingesehen oder ausdruckt werden. Die Sendungsdetailübersichten enthalten genaue Angaben zur Abfertigung und Zustellung mit Datum und Uhrzeit, sofern der Brief in einem Gebiet mit Sendungsverfolgung zugestellt wird. Ebenfalls vermerkt sind darauf Sendungsspezifische Angaben wie Gewicht, Format, Artikel, Kunden- und Empfängerdaten, sowie der UPOC 1 (Barcode zum Nachverfolgen) der Sendung. 1 UPOC = Universeller Post Code, weitere Informationen unter: Stand Mai 2006 Seite 3 von 7

4 1.3 Abfertigung Bei Bedarf können Postausgangsbücher über einen freiwählbaren Zeitraum erstellt werden. Es werden jedoch maximal die Daten der letzten 60 Tage im System gespeichert. Ein Postausgangsbuch enthält Informationen zu den eingelieferten und von Morgenpost Briefservice GmbH abgefertigten Sendungen. 2 Beschreibung des technischen Ablaufs Um Sendungen über das Online-Sendungs-Verfolgungssystem der Morgenpost Briefservice GmbH verfolgen zu können, muss sich der Benutzer mit einem vom Morgenpost Briefservice GmbH vergebenen Benutzernamen und Passwort auf der Webseite des OSV anmelden. Die Datenübertragung der Informationen vom System zum Benutzer erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung, so dass die Daten vor Zugriffen dritter geschützt sind. Sollte ein Benutzer sich mehrfach mit dem falschen Passwort anmelden, wird das Benutzerkonto gesperrt. Das Aufheben der Sperre ist nur durch Morgenpost Briefservice GmbH möglich. Nach der erfolgreichen Anmeldung am System hat der Kunde die Möglichkeit, Informationen zu seinen Sendungen aus der Datenbank abzurufen. Dies geschieht über verschiedene Formulare die über ein Auswahlmenu auf der Webseite erreicht werden können. Aus Sicherheitsgründen wird empfohlen sich nach der Recherche über den Punkt Abmeldung im Menu vom System abzumelden. Die offene Sitzung wird dadurch beendet und der ungewollte Zugriff auf die Daten durch dritte wird verhindert. Bei dem nächsten Aufruf der Webseite ist eine erneute Anmeldung am System nötig. 3 Beschreibung der Abfrageoptionen 3.1 Anmelden zur Sendungsverfolgung Um sich bei der Sendungsverfolgung anmelden zu können, benötigen Sie einen Rechner mit Internetzugang und die Zugangsdaten zur Online-Sendungsverfolgung von Morgenpost Briefservice GmbH. Die Zugangsdaten erhalten Sie auf Anfrage bei Morgenpost Briefservice GmbH, sofern Ihnen diese noch nicht mitgeteilt wurden. Die Anmeldung erfolgt unter folgender Internetadresse: Auf der Webseite werden Sie aufgefordert Ihre Kundennummer und das dazugehörige Passwort einzutragen. Bitte füllen sie die Felder mit den von Morgenpost Briefservice GmbH angegebenen Daten aus. Um die Anmeldung abzuschließen klicken Sie nun auf den Button Anmelden. Stand Mai 2006 Seite 4 von 7

5 3.2 Sendungssuche Zur detaillierten Sendungsverfolgung von Briefen benötigen Sie einen Barcode oder auch UPOC genannt. Im Menu Sendungssuche können Briefe nach verschiedenen Suchkriterien recherchieren werden. Briefe können anhand folgender Informationen gesucht werden: Empfänger Name Strasse und Hausnummer Postleitzahl Ort, Stadt Kostenstelleneinschränkung Aktenzeichen (nur PZA) Zeitraum der Einlieferung Bei der Sendungssuche können in allen Feldern Wildcards 2 verwendet werden. Felder die nicht ausgefüllt werden, bleiben bei der Suchanfrage frei und werden bei der Einschränkung des Suchergebnisses nicht berücksichtigt. Für jede gefundene Sendung erhalten Sie dann den zugehörigen Sendungs-UPOC mit dem Sie die Sendung im System genauer Nachverfolgen können. Die Funktion Verfolgen kann direkt aus der Sendungssuche aufgerufen werden, indem Sie auf den blau hinterlegten Link mit dem UPOC klicken. 1 Um eine Sendung zu suchen, füllen Sie das Suchformular mit den vorliegenden Daten so vollständig wie möglich aus und klicken abschließend den Button Sendung suchen. 2 Wildcard = ein Platzhalter (im Kartensiel würde man Joker sagen), der für verschiedene, beliebige Zeichen stehen kann. Meist als * gekennzeichnet. Wird bei der Suche in Software als auch bei der Suche in Suchmaschinen im Web verwendet. Quelle: htm Stand Mai 2006 Seite 5 von 7

6 2 Das System prüft nun die Datenbank auf Briefe mit den entsprechenden Angaben. Dies kann einige Sekunden in Anspruch nehmen. 3 Zu jeder Abfrage werden die ersten 25 Treffer als Liste ausgegeben. Über den Button alle Ergebnisse anzeigen können alle Suchresultate in Listenform ausgegeben werden. Der Button Druckversion der Ergebnisliste öffnet die Ergebnisliste in einem neuen Fenster als Druckversion ohne Seitentitel und Menu. 3.3 Verfolgen Sendungen, bei denen der UPOC bekannt ist, können ohne Suche direkt über die Verfolgung aufgerufen und angezeigt oder ausgedruckt werden. 1 Um eine Sendung direkt zu verfolgen, muss die Barcodenummer, bzw. der UPOC bekannt sein. 2 Geben Sie den Barcode der Sendung in das Textfeld bei UPOC ein. 3 Um den Sendungsverlauf anzuzeigen klicken Sie auf den Button Sendung verfolgen. 4 Das Abfrageergebnis wird als Sendungs-Detail-Übersicht direkt auf der Internetseite ausgegeben. Über den Button Druckversion der Detail-Übersicht können Sie, wie in der Sendungsverfolgung, eine Druckversion ohne Menu und Seitentitel aufrufen. Bei Fragen zu Sendungsverläufen können Sie sich gerne an unsere Hotline wenden: Bitte halten Sie dazu den Barcode der betroffenen Sendung bereit. Stand Mai 2006 Seite 6 von 7

7 3.4 Abfertigung Unter dem Menupunkt Abfertigung können Postausgangsbücher über einen freiwählbaren Zeitraum, jedoch maximal 60 Tage in die Vergangenheit erstellt werden. Ein Postausgangsbuch enthält Informationen zum Abfertigungsdatum und den Sendungsspezifischen Daten. 1 Um ein Postausgangsbuch zu drucken, müssen Sie in den Feldern von Datum und bis Datum den Bereich angeben, für den die Liste erstellt werden soll. Alle verfügbaren Sendungen können Sie abrufen, indem Sie die Felder nicht verändern. Um die Abfrage zu starten klicken Sie einfach auf den Button Sendung suchen. Über die Zeile Kostenstelle können Sie die Auswertung auf bestimmte Kostenstellen einschränken oder über alle angelegten Kostenstellen laufen lassen. 2 Das Postausgangsbuch wird nach der Abfrage in Listenform dargestellt. Dies kann einige Sekunden dauern. Die Ergebnisliste ist nach Kostenstellen sortiert. 3 Über den Button Druckversion des Postausgangsbuches können Sie wie in der Sendungsverfolgung eine Druckversion ohne Menu und Seitentitel aufrufen. Stand Mai 2006 Seite 7 von 7

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