Finanzseminar für neue ERASMUS-Koordinatorinnen und Koordinatoren. in Bonn am

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1 Finanzseminar für neue ERASMUS-Koordinatorinnen und Koordinatoren in Bonn am

2 Gliederung Abschlussbericht 2012/2013 Was muss ich beim Finanz- und Vertragsmanagement beachten? Tipps für die Durchführung des ERASMUS- Programms an der Hochschule

3 Abschlussberichte 2012/2013 Erstellung der Abschlussberichte 2012/2013 (Excel-Datei und Anleitung wurden am durch die NA-DAAD über das ERASMUS-Forum zur Verfügung gestellt) Pünktliche Abgabe zum ist sehr wichtig! Je nach Zahl der Geförderten viel Arbeitszeit reservieren, Zeitreserven für Datenbankprobleme etc. einplanen (bei Urlaubsplanung berücksichtigen) Klären, wer von der amtlichen Prüfstelle der Hochschule unterzeichnet (s. Bericht vom Vorjahr)

4 Welche Gelder werden im Abschlussbericht abgerechnet? SMS (Studienaufenthalte): Das Geld sollte komplett ausgeschüttet werden. (Sonst hätte man die Restmittel im Mai melden müssen.) Die Ausschüttung ist in der Regel jedoch kein Problem, da man Förderung bis 300,00 EUR pro Monat zahlen darf. Transfer nur mit SMP möglich! SMP: (Praktikaaufenthalte) s.o. (bis 400 EUR pro Monat). Transfer nur mit SMS (kein Geld darf also aus der Studierendenmobilität abgezogen werden!) STT-STA (Mobilität von Lehrenden und Verwaltungspersonal): Auch diese Gelder möglichst komplett ausgeben, Transfermöglichkeiten nutzen, Mobilitäten zwischen Juni und September können auch schon im Folgejahr gefördert werden. OM: Diese Mittel werden nicht geprüft! Fehlende Mittel in den 4 anderen Bereichen können aus OM aufgestockt werden. So können z.b. OM-Mittel verwendet werden, um fehlende Mittel bei STT-STA- Reisen zu ergänzen: Dies steigert die Past Performance und bringt mehr Geld im nächsten Jahr.

5 Übersicht Transfermöglichkeiten von SMS auf SMP und umgekehrt bis 100 % von STA auf STT und umgekehrt bis 100 % von OM auf SM und/oder ST bis 100 % von ST (STA/STT) auf SM (SMS/SMP) bis 20 % keine Verschiebung auf OM keine Verschiebung aus SM keine Verschiebung auf Aktionen, die nicht bewilligt wurden

6 Tipps für die Vorbereitung des Abschlussberichts: Da die Aufenthaltszeiten der Geförderten maßgeblich für die Höhe der Förderung ist: Liegen alle Dokumente über die Zahl der Geförderten und Aufenthaltszeiten vor? (Studierende: Conf. of Departure) Andere Dokumente (z.b. Erfahrungsberichte) können ggf. noch nachgefordert werden. Klären: Bleiben Restgelder übrig? SMS- oder SMP-Gelder sollten nicht übrig bleiben, ggf. an die Studierenden ausschütten (als 3. Rate, bei kleineren Beträgen u.u. nur die Studierenden in Hochpreisländern fördern, monatliche Fördersummen dürfen 300 EUR nicht überschreiten)

7 Beispiel für die Restmittelausschüttung: SMS-Budget von EUR, 20 Studierende x 9 Monate gefördert mit einem Stipendium von 180,00 EUR (insgesamt 180 Monate x 180,00 EUR= , Restgeld: 3.600,00. Erhöhung der Stipendienrate auf 200,00 und Auszahlung der Restmittel (bei krummen Summen eventuell aus OM ergänzen, keine ungeraden Centbeträge verwenden, dies ergibt Ungenauigkeiten wegen der halben Monaten)

8 Aufbau des Abschlussberichts Der Abschlussbericht besteht aus zwei Teilen: 1. Lesbarer Ausdruck der Excel-Tabellen und der Finanzkalkulation (unterschrieben) 2. CD-Rom 3. Sachbericht Ausfüllen der Excel-Liste über Datenbank oder manuell (Daten finden sich in der Annahmeerklärung) Vorsicht, Datenbanken produzieren Fehler (z.b. Leerstellen bei Hochschulcodes) dies unbedingt überprüfen!

9 Fehlerquellen: Datenformate wurden verändert Fehler bei den ERASMUS-Codes (Fusionen, fehlende Leerzeichen) falsche Codes für Staatsangehörigkeit/Sprachen (anderes Kürzel als beim ERASMUS-Code) Kommentar nicht ausgefüllt, wenn eine vorherige Eingabe dies erfordert Punkt statt Komma bei Summen der Mobilitätszuschüsse EUR-Betrag mit mehr als 2 Nachkommastellen (nicht sichtbar!)

10 Papierunterlagen (diese können ggf. auch noch nach dem Abschlussbericht vervollständigt werden) Unterschriebene Erfahrungsberichte (Fließtext und Fragebogen) Unterschriebene Annahmeerklärung (sehr wichtig, hat Vertragscharakter) Confirmation of Arrival and Departure Learning agreements (Originalunterschriften, Stempel) Transcript of records (Kopie) Immatrikulationsbescheinigung Diese Unterlagen sind neben den Bewerbungsunterlagen und den Auswahlprotokollen (mit Dokumentation der Ablehnungsgründe) aufzubewahren (sie werden in Audits kontrolliert)

11 Jahreszyklus (fett: Termine bei der nationalen Agentur) Bis 15. Oktober 2013: Abschlussbericht Seit Juli 2013: Auszahlung der ersten Rate (WS 2013/14) Dezember 2013: Werbung (und Beratung) für ERASMUS Aufenthalte 2014/15 (Meistens) Januar 2013: Bewerbungsverfahren an den Fakultäten/Instituten (Auswahlprotokolle und Unterlagen aufbewahren!) Ab Januar 2014: Auszahlung der zweiten Rate (WS 2013/14), Nominierung der Outgoings 2014/15 Bis 1.Februar 2014: Zwischenbericht, Anträge auf zusätzliche Mittel Bis 17. Februar 2014: Antrag Key Action 1 März-April: Auszahlung der ersten Rate (SoSe 2014) Anträge auf zusätzliche Mittel sowie Mittelrückmeldungen bis Juni-September: Auszahlung der zweiten Rate (SoSe 2014) Abschlussbericht bis

12 Ablauf einer Studierendenmobilität Abschluss einer bilateralen Vereinbarung (Unterzeichnung spätestens vor Ausreise) Studierende besuchen Informations- und Beratungsveranstaltungen (Dez.-Januar) Bewerbung bei der Heimathochschule auf zentraler oder dezentraler Ebene (Januar) Auswahl mit Auswahlprotokoll (Februar) Nominierung an Partnerhochschule (März) Annahme durch die Partnerhochschule (April) Erstellung des Learning Agreements, Unterzeichnung der Annahmeerklärung (April- Juni) Einreichung aller Papierunterlagen (Juli) Auszahlung der ersten Rate oder nach Abreise (September) Abreise (September) Bestätigung über Aufenthalt (Oktober) Rückkehr (Januar) Einreichung der Bestätigung über die Abreise und der Erfahrungsberichte (Februar) Auszahlung der zweiten Rate (Februar)

13 Mobilität von Lehrenden und Verwaltungspersonal Kurzzeitdozenturen (STA) an ausländischen Partnerhochschulen Ziel: Vertiefung der Partnerschaften, Anwerbung von Incomings, Internationalisierung des Lehrkörpers Als Programm wenig bekannt, Lehrende müssen immer wieder angesprochen werden Mobilität von Verwaltungspersonal (STT) Staff Training Weeks (Hochschulwochen) Work shadowing (z.b. Bibliothekare) Sprachkurse (nur maximal 50% der STT-Maßnahmen) Auch dieses Programm muss stark beworben werden

14 Tipps zur Durchführung des Programms Nutzen Sie folgende Informationsquellen: Schauen Sie sich den Leitfaden immer wieder an, hier finden sich fast alle Antworten Viele Antworten finden Sie auch auf der ERASMUS-Seite des DAAD Bei Problemen, deren Lösung man nicht im Leitfaden findet: Kolleginnen und Kollegen anrufen (das klappt immer, alle sind nett und hilfsbereit und haben auch einmal angefangen) ERASMUS-Experten ansprechen DAAD-Ansprechpartner/-innen konsultieren

15 Tipps zur Durchführung des Programms (2) Pflegen Sie Kontakte mit Ihren Ansprechpartnern und Ansprechpartnerinnen und finden Sie heraus, wer noch dazu gehört: Studienbüros Institutssekretariate Lehrende / Programmbeauftragte Internationale Büros / Stellen in den Fakultäten Nutzen Sie dabei verteiler, regelmäßige ERASMUS- Roundtables, persönliche Gespräche (Werbung für STT und STA ist meist nur so erfolgreich)

16 Tipps zur Durchführung des Programms (3) Bilaterale Vereinbarungen bilden die vertragliche Grundlage für jede Mobilität: Überprüfen Sie, ob zu den beantragten Mobilitäten Vereinbarungen existieren Verlängern Sie abgelaufene Vereinbarungen Organisieren Sie die Vereinbarungen in einer Datenbank oder Excel-Tabelle

17 Tipps zur Durchführung des Programms (4) Finden Sie Softwarelösungen: Reichen Excel-Tabellen? Ist eine Datenbank wie moveon oder mobility online notwendig? Braucht Ihre Hochschule vielleicht eine eigene IT-Lösung? Setzen Sie den OM-Topf möglichst effektiv zur Unterstützung des Programms an Ihrer Hochschule ein (Finanzierung von Personal, Sprachkursen, Aktivitäten etc.) Nutzen Sie selbst STT, um Ihre Kolleginnen und Kollegen in Europa kennen zu lernen!

18 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!