PROJEKTMANAGEMENT PERSONAL

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1 Friedrich-Schiller-Universität Jena Fakultät für Mathematik und Informatik Lehrstuhl für Softwaretechnik Dipl. Ing. Gerhard Strubbe IBM Deutschland GmbH Executive Project Manager (IBM), PMP (PMI) Tel.: Xing, LinkedIn PROJEKTMANAGEMENT PERSONAL Projektmanagement Personal 1

2 Personalmanagement Prozessgruppe Initiierung Planung Ausführung Überwachung & Steuerung Abschluß Aktivität 1. Personalmanagement planen 1. Projektteam zusammenstellen 2. Projektteam entwickeln 3. Projektteam managen Zum Personalmanagement in Projekten gehören die Prozesse zur Organisation, Verwaltung und Leitung des Projektteams. Projektmanagement Personal 2

3 Die Informationstechnologie ist ein PEOPLE BUSINESS!! Das Management und die Führung von Menschen ist wesentlich für den Erfolg und den Misserfolg von Projekten!! Projektmanagement Personal 3

4 Friedrich-Schiller-Universität Jena Fakultät für Mathematik und Informatik Lehrstuhl für Softwaretechnik PERSONALMANAGEMENT PLANEN Projektmanagement Personal 4

5 Teil des Gesamtplans Das Planen des Personals ist ein wichtiger Teil der gesamten Planung Es kann Rückschlüsse auf Termine, Kosten, Risiken und Qualität geben, z.b. Einbinden externer Ressourcen (=> Kosten) Fehlendes Wissen (=> Risiko, Qualität) Kapazitäten reichen nicht aus (=> Termine) Wird typischerweise zu Beginn vom initialen Team durchgeführt Nutzen der Expertise der Fachexperten Projektteams werden i.d.r. temporär für die Dauer des Projekts abgestellt Abhängig von Projektorganisation Projektmanagement Personal 5

6 Personalmanagementplan aufstellen Ist der Management Plan für den Personaleinsatz Regelt Personaleinsatz (inkl. Terminpläne zum Beschaffen und Freistellen) Schulungsbedarf Strategien zur Teamentwicklung Anerkennungs- und Belohnungsprogramm Regeln und Vorschriften Projektorganigramme Berichtswege Projektmanagement Personal 6

7 Personalbedarf festlegen Wer wird wann benötigt um die im PSP geplanten Arbeitspakete umzusetzen? Rollen und Verantwortlichkeiten Kapazität Wissen und Erfahrung (Fertigkeiten) Zeitdauer und Termine Kostensatz Verfügbarkeit knapper Ressourcen beachten Intern versus Extern Ggf. Bedarf für Schulung, Einarbeitung planen Projektmanagement Personal 7

8 Rolle versus Stelle Stelle Kleinste Einheit einer Aufbauorganisation (Linie) Aspekte in einer Stellenbeschreibung niedergelegt Beschrieben über Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung Normalerweise längerfristig und Personenunabhängig Besetzung i.d.r. mitbestimmungspflichtig Rolle Abgeleitet aus einem Prozess bzw. einer Methode Definiert Aufgabe in einem Team, ebenso Verantwortung und Befugnisse Ist temporär z.b. über die Laufzeit eines Projekts Besetzung i.d.r. nicht mitbestimmungspflichtig In einer Matrixorganisation gilt typischerweise Ein Mitarbeiter besetzt eine Stelle in seiner Linienorganisation Gleichzeitig besetzt er im Projekt eine oder mehrere Rollen Projektmanagement Personal 8

9 Organisationsstrukturplan (OSP) Hierarchische Darstellung der Projektorganisation Lenkungsausschuss Projekt Manager Qualitätsmanagement Projekt Management Office Technischeund fachliche Architektur Teilprojekt Teilprojekt Teilprojekt Teilprojekt Projektmanagement Personal 9

10 RACI Diagramm RACI Responsible, Accountable, Consult, Inform Verantwortlichkeitsmatrix Stellt sicher, dass Verantwortlichkeiten der Rollen klar sind Pro Vorgang immer genau einen Durchführungsverantwortlichen (R) Beispiel: RACI Chart Rolle Vorgang Testmanager Tester Entwickler Teilprojektleiter Fach Auftrag erstellen C I I R, A Anforderungen sammeln Änderungsantrag einreichen Testplan entwickeln I C C R R C I A R C I C Projektmanagement Personal 10

11 Friedrich-Schiller-Universität Jena Fakultät für Mathematik und Informatik Lehrstuhl für Softwaretechnik PROJEKTTEAM ZUSAMMENSTELLEN Projektmanagement Personal 11

12 Was ist ein Team? Zusammenschluss von Personen zum Lösen einer bestimmten Aufgabe oder zum Erreichen eines bestimmten Zieles Projektteam: alle Personen, die nötig sind zum vollständigen Erarbeiten aller geplanten Projektvorgänge Projektmanagement Personal 12

13 Die Hauptkriterien eines Teams Ein Team hat mindestens zwei Mitglieder Die Mitglieder tragen zum Erreichen der Teamziele mit ihren jeweiligen Fähigkeiten und den daraus entstehenden gegenseitigen Abhängigkeiten bei Das Team hat eine Team-Identität, die sich von den individuellen Identitäten der Mitglieder unterscheidet Das Team hat Kommunikationspfade sowohl innerhalb des Teams als auch zur Außenwelt entwickelt Die Struktur des Teams ist aufgaben- und zielorientiert beschrieben Ein Team überprüft periodisch seine Effizienz (c) Mabey C, Caird S (1999) Building Team Effectiveness. Open University. Milton Keynes Projektmanagement Personal 13

14 Kriterien zur Personalauswahl Verfügbarkeit innerhalb des Zeitrahmens Verfügbarkeit am Projektstandort Kosten innerhalb des genehmigten Budgets Erfahrung in entsprechenden Projekten Wissen, Fähigkeiten und Können Einstellung zur Teamarbeit Internationale Faktoren (Standort, Zeitzone, Kommunikationsmöglichkeiten) Projektmanagement Personal 14

15 Personal rekrutieren Abhängig von Unternehmensorganisation Bei festen Teams (Linie/Stabsorganisation) Identifizieren des nötigen Personals Ggf. ergänzen um weitere Personen (intern / extern) Die meisten Personalthemen deckt die Linie ab Bei temporären Teams (Matrix/Projektorganisation) Nutzen des Ressource Deployment Management (RDM) Systems der ausführenden Organisation Intern ausschreiben Vorschläge sammeln Personalgespräche führen Entscheidung treffen Zustimmung (staffing commitment) einholen und immer wieder aktualisieren!! Ggf. Einkauf einbinden für externes Personal Onboarding der Mitarbeiter vorbereiten Projektmanagement Personal 15

16 Mitarbeiter an Bord nehmen Onboarding Prozess wichtig für den Einstieg der Mitarbeiter Bekommen wesentliche Information ( onboarding package ) Projektbeschreibung, Projektort, wichtige Kontakte Stimmen Regeln und Richtlinien zu Sicherheits- und Datenschutz, Betriebsvereinbarungen, Zeiterfassung, Urlaubsregelung, Überstundenregeln Bekommen Zugangs- und Zugriffskontrolle Z.B. im Haus bekannt machen (der Herr / die Dame am Empfang und der / die AssistentIn des Chefs sind oft 2. wichtigste Personen im Unternehmen nach dem Vorstand ) Einrichten des Arbeitsplatzes Raum, Schreibtisch, Stuhl, Arbeitsmittel In onboarding Liste aufnehmen (Übersicht über aktive Projektmitarbeiter) Den ersten Arbeitstag regeln Nach Projektende Offboarding nicht vergessen Projektmanagement Personal 16

17 Persönlichkeitstypen Ein Team setzt sich aus verschiedenen Persönlichkeiten zusammen Für ein erfolgreiches Projektteam sind verschiedene Temperamente erforderlich: Führer Administrator, Organisator Kreativer Ideengeber Umsetzer Mediator, Vermittler Das Management versucht die Probleme mit Plan, Methode, Zahlenquoten und Prozess zu lösen die Inhalte der Welt entstehen im Bereich des Gefühls, der Intuition und der Spontaneität (1) Modelle zur Selbstanalyse: z.b. MBTI (1) Daily Dueck 26, April 2016 Projektmanagement Personal 17

18 MBTI Myers-Briggs Type Indicator Energy E Extraversion I Introversion Information Gathering S Sensing in Intuition Decision Making T Thinking F Feeling Lifestyle J Judging P Perceiving Consulting Psychologists Press, Inc., Palo Alto, California Projektmanagement Personal 18

19 Arbeiten in verteilten Teams Sogenannte virtuelle Teams verteilen sich auf verschiedene Standorte (national / international) Möglich dank Nutzung fortgeschrittener Kommunikationstechnologie Vorteile: Zugriff auf besonders fachlich qualifizierte Personen Heimarbeitsplatz Einbinden von Personen mit Einschränkungen hinschichtlich der Mobilität Eindämmung hoher Reisekosten Nutzen unterschiedlicher Arbeitszeiten ( follow the sun ) Nachteile: Isolation Eingeschränkter Austausch von Wissen und Erfahrung Team Kommunikation muss sehr genau geplant werden SCRUM empfiehlt virtuelle Teams daher nicht Projektmanagement Personal 19

20 Internationale Teams Einbinden internationaler Personen in ein lokales Team Sprache im Team und gegenüber dem Kunden klären Kosten (z.b. Abordnung, Reise) Visa und Arbeitserlaubnis einholen (Achtung: Fristen beachten!) Kulturelle Unterschiede beachten Virtuelle Teams mit internationalen Standorten Sprache zwischen den Teams vereinbaren (Achtung: nicht alle Teammitglieder können sich gut auf Englisch verständigen!) Management muss sich auf die unterschiedlichen Kulturen einstellen Ggf. Brückenköpfe zur besseren Kommunikation aufbauen Zeitliche Verschiebungen beachten Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit dem speziellen Land einholen! Projektmanagement Personal 20

21 Friedrich-Schiller-Universität Jena Fakultät für Mathematik und Informatik Lehrstuhl für Softwaretechnik PROJEKTTEAM ENTWICKELN Projektmanagement Personal 21

22 Team-Entwicklung Verbessern von Fähigkeiten Interaktionen der Teammitglieder Teamumgebung Motivation ( Team Spirit ) Steigern der Arbeitseffizienz des Teams und Verringern der Fluktuation Projektmanagement Personal 22

23 Wie entwickelt sich ein Team (1) Forming Einstiegs- und Findungsphase abwartend, reserviert Storming Konfrontationsphase Konflikt und Eskalation, Ausloten von Grenzen Norming Normierungsphase Abstimmung über Prozesse & Kommunikation Performing Arbeits- und Leistungsphase Teams arbeiten gut zusammen Adjourning Auflösungsphase Arbeit wird abgeschlossen (1) Tuckman, 1965; Tuckman & Jensen, 1977 Projektmanagement Personal 23

24 Das Projekt Kick Off Meeting Auftaktveranstaltung eines neuen Projekts Teilnehmer: Teammitglieder, Kunde, Lieferanten Zeitpunkt: zum Abschluss der Phase Projekt Initiieren Ggf. als Start einer neuen Projektphase wiederholen Verfolgte Ziele Ausrichten des Teams auf die Projektziele Kenntnis über den Nutzen des Projekts für den Kunden Vorgehen und Methoden Team Zusammensetzung, Rollen, Organisation Zeitpläne und wichtige Meilensteine Team Building ( man lernt sich kennen ) Projektmanagement Personal 24

25 Team Vereinbarung (Team Charter) Mission Statement: Was soll erreicht werden? Beschreibt Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Teams Definiert Regeln der Zusammenarbeit im Team Respekt, Offenheit, Pünktlichkeit, Definiert Regeln & Richtlinien, nach denen gearbeitet wird Besprechungen, Diskussionen, Zusagen, Nach der Vereinbarung tragen alle Projektteammitglieder gemeinsam die Verantwortung für deren Einhaltung (Best Practice: Aushängen eines Plakats mit Team Charter und Unterschriften aller Beteiligter z.b. im Meeting Raum!) Projektmanagement Personal 25

26 Beispiel: Team Charter für die Ziel / Mission Vorlesung Die Vorlesung Projektmanagement im SoSe 2016 wird erfolgreich durchgeführt Regeln / Vereinbarungen Wir kommen pünktlich um 08:15 Uhr und nach jeder Pause zur Vorlesung Wir stören die Veranstaltung nicht und schalten z.b. unsere Handy aus Wir beteiligen uns mit Fragen und machen mit Handzeichen auf uns aufmerksam Wir machen keine abfälligen Bemerkungen über Studenten oder den Dozenten Projektmanagement Personal 26

27 Fortlaufende Team Kommunikation Neben der formalen Kommunikation (Statusberichte) ist insbesondere in großen Teams eine informelle Kommunikation zu empfehlen Beispiele: Regelmäßiges Anschreiben an die Teammitglieder vom Projektleiter ( Wochenschnipsel ) Townhall Meetings zu besonderen wichtigen Anlässen oder turnusmäßig (z.b. vor den großen Ferien, zum Jahresende/-anfang etc.) Projektmanagement Personal 27

28 Projektbezogene Schulungsmaßnahmen Mitarbeiter benötigen Spezialwissen für das Projekt Kundenumfeld, spezielle Technologie, etc. Unterstützen beim Ausführen einer Rolle Coaching, Mentoring Austausch unter den Mitarbeitern über die Ziele und Ergebnisse der Teilprojekte Marktplatz der Teilprojekte/Projekte Formale Umsetzung im Rahmen einer Projekt-Universität Regelmäßiger Termin und Ort Kollegen berichten Kollegen Kosten können vom Projektbudget oder von der Trägerorganisation übernommen werden Projektmanagement Personal 28

29 Friedrich-Schiller-Universität Jena Fakultät für Mathematik und Informatik Lehrstuhl für Softwaretechnik PROJEKTTEAM MANAGEN Projektmanagement Personal 29

30 Ziel: Ein High Performance Team Vergabe von herausfordernden Aufgaben / Zielen Verfolgen der Leistungen der Mitarbeiter und Feedback geben Input für Leistungsbeurteilungen Probleme und Konflikte lösen Erfordert vom Projektmanager eine Vielzahl von Fähigkeiten wie z.b. Kommunikation Konfliktmanagement Verhandlung Führung Projektmanagement Personal 30

31 Die fünf Dysfunktionen eines Teams (1) Fehlendes Vertrauen ( trust ) Angst vor Konflikten ( conflict ) Mangel an Verpflichtung ( commitment ) Vermeiden von Verantwortung ( accountability ) Unaufmerksamkeit gegenüber Resultaten ( results ) (1) Die 5 Dysfunktionen eines Teams, Patrick Leoncini Projektmanagement Personal 31

32 Führen eines Teams ist mehr als Managen eines Teams Das Team kennt seine Mission und sein Ziel Es definiert sein Vorgehen zur Zielerreichung selber ohne detailllierte Vorgaben (kein Micro- Management) Das Team akzeptiert eigene Verantwortung (responsibility / accountability) zur Zielerreichung Gute Kommunikation im Team zur Problemlösung Team erhält Rückmeldung zur Teamleistung Beispiel SCRUM: selbstorganisierende Teams Projektmanagement Personal 32

33 Feedback und Beurteilung Beurteilen der Leistung des Teams Gemessen am technischen Erfolg basierend auf den vereinbarten Projektzielen Kann Korrekturen wie z.b. erhöhte Schulung als Folge haben Beurteilen der einzelnen Mitarbeiter Gemessen an individuellen Zielen bzw. an individuellem Verhalten Beobachtungen und Feedback Gespräche Spontan, zu vereinbarten Zeitpunkten, zu formalen Feedback Anlässen (z.b. jährliche Beurteilung durch den Linienvorgesetzten) Konstruktives Feedback Kann Problem- oder Konfliktlösung als Folge haben Projektmanagement Personal 33

34 Konflikte Konflikte sind im Projektumfeld unvermeidlich Begrenzte Ressourcen Prioritäten Unterschiedliche Persönlichkeiten Klare Regeln, Rollen, Methoden etc. reduzieren das Maß an Konflikten Zunächst versucht das Team seine Konflikte selber zu lösen Bei Eskalation unterstützt der Projektleiter bei der Lösung Ungelöste Konflikte können die Effizienz eines Teams deutlich einschränken! Im äußersten Fall können formale Maßnahmen ergriffen werden (z.b. Verlassen des Projekts, disziplinarische Maßnahmen) Projektmanagement Personal 34

35 Wege zur Konfliktlösung Zurückziehen / Vermeiden Rückzug bzw. Aufschieben des Problems Besänftigen / Entgegenkommen Betonen von Gemeinsamkeiten anstatt Unterschieden Übereinkommen / Versöhnen Minimale Lösung um den Konflikt vorübergehend zu lösen Zwingen / Anordnen Durch Machtposition erzwingen (Win-Lose-Lösung) Zusammenarbeiten / Problem lösen Tragfähiger Kompromiss, der alle zufriedenstellt (Win-Win- Lösung) Projektmanagement Personal 35

36 Anreize und Belohnung Sowohl Team- auch auch individuelle Leistung sollte belohnt werden Nur wenige Manager finden das richtige Maß (1) Belohnung muss als solche angesehen werden Objektiv gerechtfertigt, also fair Ausreichend hoch Beispiele für Team Belohnung Team Event mit Abendessen Beispiele für individuelle Belohnung Lob Finanzielle Anreize, wie Bonuszahlung Budget für Belohnung rechtzeitig einplanen (1) Die WELT Kompakt, , Management & Karriere Projektmanagement Personal 36

37 Sozialkompetenz des Projektmanagers (1/2) Führungskompetenz Vision, Inspiration zur Leistungsoptimierung Unterschiedliche Führungsstile in Projektsituationen gefragt Beeinflussung (vor allem in der Matrix) Überzeugen und argumentieren können Aktives Zuhören auch auf hoher Ebene Berücksichtigen unterschiedlicher Perspektiven Informationen zur kooperativen Entscheidungsfindung sammeln Projektmanagement Personal 37

38 Sozialkompetenz des Projektmanagers (2/2) Effektive Entscheidungsfindung Fokussieren auf Ziele, die erreicht werden müssen Prozess für Entscheidungsfindung anwenden Wissen über Umgebungsfaktoren Verfügbare Information analysieren Individuelle Qualitäten der Teammitglieder entwickeln Teamkreativität unterstützen/anregen Managen von Risiken Projektmanagement Personal 38