museum 2011 Browserbasierte Lösung für Museen, archäologische Institute und Sammlungen Erfassung von Fundobjekten und Sammlungsstücken

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1 museum 2011 Brwserbasierte Lösung für Museen, archälgische Institute und Sammlungen Erfassung vn Fundbjekten und Sammlungsstücken Inventarlisten Verleihmanagement Katalgisierung

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3 ERP System biz-balance museum Dieses Branchenmdul vn biz-balance ist unter Einbindung archälgischen Sachverstands, swie in Verbindung mit wissenschaftlicher Bearbeitung im Rahmen einer internatinalen Zusammenarbeit entstanden. Einsatzmöglichkeiten für: Archälgen Wissenschaftliche Kperatinen Verwaltung vn Sammlungen jeder Art Gemeinsam Daten erfassen, nutzen, erweitern Mit biz-balance museum werden Fundstellen und Funde einfach und umfassend erfasst und verwaltet. Dazu zählt die Aufnahme neuer Funde in die Sammlung ebens wie die Bearbeitung, die Ergänzung, die Beschreibung und die Lagerung der Ausleihe vn Fundstücken. Im Rahmen fachlicher Zusammenarbeit können auch Mitglieder vn Arbeitsgruppen vn außen auf die Daten-Bestände zugreifen und im Rahmen vn Prjektarbeiten miteinander kmmunizieren. Verbunden mit dem CMS- Redaktinssystem) kann zu Infrmatin einer breiten Öffentlichkeit ein Internet-Auftritt gezielt mit Daten, Bildern und Fakten versrgt werden. biz-balance museum ist ein ganzheitliches integriertes System mdular aufgebaut und web-brwser basiert. Es ist keine besnderen Sftware-Installatinen bei den PC- der MAC-Clients erfrderlich. Funktinalitäten Fundstellen Fundstellen können mit ihrem Namen, ihrem histrischen Namen der weiteren Begriffen bezeichnet werden und für internatinale Zusammenarbeit in mehreren Sprachen zur Verfügung gestellt werden. Mit den Aktinen für Fundstellen, die in Klarschrift dargestellt ist, kann man alles Ntwendige einfach durchführen: Bearbeiten Neuer Befund Neues Fundbjekt Neues Set/Kmbinatin Dateien zuweisen Übersicht anzeigen Suchen Bearbeitungshistrie anzeigen Für jede Fundstelle kann nach Auswahl des Bearbeiters eine beliebige Kmbinatin an Infrmatinen dargestellt werden: Psitinierung Grabungsmaßnahmen Zugewiesene Dateien Befunde Fundbjekte Sets / Kmbinatinen Fundbjekte Fundbjekte können mit einer Gruppenbezeichnung und ihrem Namen mit dem Funddatum und der Fundstelle swie dem Befund bezeichnet werden. Mit den Aktinen für Fundbjekte, die in Klarschrift dargestellt ist, kann man alles Ntwendige einfach durchführen: Bearbeiten Material hinzufügen Dateien zuweisen Neues Set/Kmbinatin Neues Fundbjekt Fundbjekt kpieren Einer Fundstelle zuweisen Zum Befund zuweisen Für jedes Fundbjekt kann nach Auswahl des Bearbeiters eine beliebige Kmbinatin an Infrmatinen dargestellt werden: Übersicht anzeigen Suchen/Auswahl Fundstelle anzeigen Bearbeitungshistrie anzeigen Swie eine vm Anwender definierbare Detaillierung der Angaben zum Objekt wie z.b.: Nummerierungen Lagerrte etc. Gesamtbestandteile Gegenstandgruppen Funktinsgruppen und Kategrien Differente Angaben zu Abmessungen Details zu Materialien Zugewiesene Dateien Sets/Kmbinatinen biz-balance Ihre Vrteile Mit dem Einsatz vn biz-balance bietet sich ein grßes Sparptential im wirtschaftlichen und rganisatrischem Bereich an, durch die gemeinsame Nutzung eines Datensystems, wie zum Beispiel: Alle Arbeitsabläufe vereinheitlichen und integrieren Daten- und Dkumentenbestände in einer gemeinsamen Struktur verwalten und sichern Keine Einzelplatzinstallatin für die Nutzung unserer Sftware Einbindung des verkehr, Faxverkehr, Schriftverkehr, Ntizen und Aufgaben Nur EINE zentrale Datensicherungen für Daten Einsparptential in der Hardware-Peripherie (Thin-Clients) und Administratin Keine Zusatzlizenzen für Nutzung vn Hilfsprgrammen der MS Prdukten Mit den Such- und Kmbinatinsmöglichkeiten dieser neuen Systemlösung knnten wir interessante wissenschaftliche Erkenntnisse gewinnen. Damit einher ging eine umfassende digitale Archivierung unsere Fundbjekte verbunden mit der Verfügbarkeit für interessierte Dritte im Internet. Prf. Dr. Claus vn Carnap-Brnheim, Archälgisches Landesmuseum in der Stiftung Schlesig-Hlsteinische Landesmuseen Schlss Gttrf 3

4 Leistungsspektrum biz-balance ein unvergleichlich mdulares Leistungsspektrum biz-balance museum verfügt je nach dem Anfrderungs- bzw. Arbeitsprfil der Anstalt über viele zusätzliche Leistungsmerkmale, die dem Anwender zur Verfügung gestellt werden können. S zum Beispiel: Eine umfassende Adressenverwaltung zur Verarbeitung aller Adressdaten vn Organisatinen, Firmen und Persnen swie der Daten der eigenen Organisatin. Die Möglichkeit einer direkten internen Kmmunikatin innerhalb des System und deren zugelassenen Teilnehmer Mit Zurdnung vn Aufgaben und Rückmeldung über erflgte bzw. nicht erflgte Ausführung Schreiben vn Ntizen und vn Hinweisen an Teilnehmer des Systems Führen eines umfassenden Terminplaners, der die eigenen Termine anzeigt; die öffentlichen für alle, die privaten nur mit der Zeitangabe Eine angemessene Persnalverwaltung mit einem Anwesenheitsplaner, der Urlaubsverwaltung und/der Urlaubsdarstellung mit Berücksichtigung vn Stellvertreter(n) zulässt, Daten der Gruppenmitarbeiter einer präzisen Zeiterfassung, zur Abbildung der auf einzelne Prjekte gebuchten Zeitaufwände und Aktivitäten Einem Redaktinssystem für Internet-Auftritte (web-balance), welches Das Management der den Fundstellen und -bjekten zugerdneten Dateien (Bild, Tn, Text und Vide) rganisiert Die Web-Inhalte erstellt und steuert Die Darstellung im Internet (Web-Layuts) gewährleistet Einem Administratins-Tl, über das die Grundeinstellungen für das gesamte System erflgen. Steuerung der Rechteverwaltung durch den Administratr Abrufbare Update-Histry Exprt/Imprtschnittstelle: Sie können Ihre Daten aus dem System durch die nach Ihren Wünschen auslesen für die verschiedensten Anwendungen, wie z.b. Katalg erstellen Inventurlisten erstellen Verleihlisten erstellen Auswertungen über Grabungen erstellen Es können beliebig viele Datenexprte mit unterschiedlichen Inhalten erstellt werden Jeder Mitarbeiter kann seine eigenen Datenexprte erstellen, behalten und pflegen Die Imprtschnittstelle hilft bei der Einpflege grßer bereits vrhandener Datenmengen aus Fundstücken und grßen Sammlungen Auch die Übernahme vn Fremddaten aus fremden Biblitheken wie z.b. der museumdat.rg über XML Dateien der anderen Frmaten ist möglich Verleihmanagement: Für die Organisatin und Überwachung der Verleihung vn Fundstücken an Museen der andere Ausstellungen steht Ihnen die Prjektabwicklung zur Verfügung. Es können hier Ausstellungen aus dem Fundus zusammengestellt werden Ausgabe- und Lieferpapiere erstellt werden Termine und Aufgaben gesetzt werden Die jeweiligen Standrte der Leihstücke gesichtet werden Die Rückführung und Einbuchung überwacht werden Zuständigkeiten und Termine überwacht werden und einiges mehr Frmulare: Für die im Hause benötigen Arbeitsabläufe und schriftliche Kmmunikatin intern und extern werden Frmulare nach Ihren Bedürfnissen eingestellt T-D Listen Funktin: Aufgrund der Zuweisung vn Prjekten, Terminen und Aufgaben kann jeder Mitarbeiter sich selber verwalten. Ferner bietet das System die Möglichkeit sich eigene T-D Ordner anzulegen. Einfach das System erweitern Optimal an Ihre Anfrderungen angepasst Mit flgenden ptinal erhältlichen en können Sie Ihr System erweitern und es s ptimal auf Ihre Abläufe und Anfrderungen anpassen Warenwirtschaft - Leistungskatalg/Artikeldatei/Verwaltungsmanagement mit vielen Funktinen CRM für intensives Kundenbeziehungs-Management Prjektmanagement mit Kalkulatin Verwaltungsprjekte (Vertrags- und Kstenverwaltung) Wawi - Auftragsbearbeitung Lager Bestellwesen Einkauf Fibu/Buchhaltung Rechnungen Aus- und Eingang verwalten Eventplaner Web-Trading Newsletter-Funktin Zahlreiche Snderanwendungen Passwrt-Safe Knwledge Base Eventmanager Verrechnungsmanagement zwischen Firmen 4

5 Leistungsspektrum biz-balance ist ein technisch ausgereiftes System VERFÜGBARKEIT biz-balance ist weltweit erreichbar biz-balance ist entweder auf Ihrem Server im Hause der als ASP Lösung beim Prvider zu installieren Sie können Ihren PC der Mac Arbeitsplatz weiter nutzen Im Office, zu Hause, auf dem Lap-Tp, ipad der auf dem Handy (iphne) Ihre Daten sind weltweit verfügbar - sie brauchen einen Internetzugang swie den Firefx Brwser und Adbe Reader (PDF) SCHULUNG/HANDBUCH biz-balance ist ein sehr intuitives und leicht zu erlernendes Sftwareprdukt. In der Regel ist eine Basisschulung ausreichend, da das Prgramm sehr intuitiv gestaltet ist und wir nur wenig mit Symblen arbeiten Die Abläufe pr sind identisch, damit der User sich schnell an die Grundfunktinalitäten gewöhnen kann. Zur Hilfestellung ist ein n-line Handbuch hinterlegt, welches die Grundfunktinalitäten erläutert Für ein eigenes Handbuch steht Ihnen die Knwledge Base im System zur Verfügung - hier erstellen Sie IHRE Wiki für die Przess- und Arbeitsweisen im Unternehmen SICHERHEIT in biz-balance Rechtegesteuertes 4-Augen-Prinzip Versinsausgabe der erzeugten Dkumente Rechtevergabe auf, Funktins, Abteilungs- und Mitarbeiterebene Rechtevergabe Einzeln, Gruppen, Rllen ALLE Vrgänge im System werden autmatisch mit geplttet Mitarbeiter Systemzugänge sind per Knpfdruck abschaltbar Passwrtsafe Eingehende Mails sind nicht veränderbar Nicht löschbare erzeugte Dkumente (PDF) mderne Sicherheitstechnlgien machen den Zugang sicher SSL, VPN der G/On Lk & Feel Fundbjekt/Fundstelle Zur Fundstellen und Objekten können diverse Details und Infrmatinen im Symstem hinterlegt werden Suchmöglichkeiten Dank der umfangreichen Suchfunktin ist Wissen und Infrmatinen schnell und einfach abrufbar. G-n Sicherheit für die Sicherheit für unterwegs und auf Reisen G/On ist eine neuartige Remte Access Lösung, die im Unterschied zu traditinellen VPN / SSL Anbindungen NICHT den Client ins LAN bringt, sndern den Client mit dem Applikatinsserver verbindet. Da keine IP-Knnektivität in das Unternehmensnetzwerk besteht, ist eine Kmprmittierung durch Spyware, Malware usw. ausgeschlssen. Weitere Ansichten aus unserem System finden Sie auf: Gerne stellen wir Ihnen unser System auch in einer Präsentatin kmplett vr. Frdern Sie einen Termin an unter +49 (0)

6 Verfügbare und enthaltene e Adressenverwaltung Persnen nur einmal im System anlegen und diversen Firmen zuweisen Firmen nur einmal mit unterschiedlichen Anschriftstypen anlegen gleichzeitig Debitr und Kreditr beliebig viele Beliebig viele zusätzliche Infrmatinsfelder nach Wahl und Bedürfnissen anlegen Dublettencheck Erfassung aller relevanten Adressdaten und Übernahme vrhandener Debitr-und Kreditrnummer Hinterlegen vn beliebig vielen Adresstypen, wie z.b. Rechnungs-, Liefer-, Privat-, Ferienanschrift Hinterlegen vn beliebig vielen Kntaktpersnen und deren Kmmunikatinsdaten wie , Telefn, etc. Persnenverlinkung mit beliebig vielen Firmen Suchen nach Adressdetails und Auswahlkriterien Artikel-,Waren- der Leistungskatalg Umfangreiche Stammdatenverwaltung für Artikel, Leistungen und interne Verrechnung Erfassen, Ändern, Pflegen, Löschen, Deaktivieren, Sperren vn Stammdaten mit Zeitfenster Sammelbearbeitung (Editieren) vn Artikeln Imprtfunktin mit Dublettencheck für größere Mengen an Artikeldaten der Katalgen Auftrags- und Prjektmanagement mit Kalkulatin ptinal Angebte, Aufträge, Lieferscheine, Lagerscheine, Prfrmarechnungen, Rechnungen, Gutschriften, Tätigkeitsprtklle Wahlweise Verwaltung vn Verträgen, Objekten der Mitgliedern Auftrags-/prjektverantwrtliche Persnen/Mitarbeiter beliebig einstell- und zuweisbar in den Prjekten Arbeitsabläufe (Status) im Prjekt beliebig einstellbar und pr Mitarbeiter hinterlegbar Snderanwendung IT- Dienstleister - Verwaltung und Abrechnung Installatinen und Wartungsverträge ATLAS - Unterstützung Zllabwicklung Im- und Exprt Einfaches Abrechnungs- und Auftragswesen ptinal Auftragsbearbeitung: Angebte, Aufträge, Lagerscheine, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften Lagermanagement ptinal Einkaufs- und Bestellwesen ptinal Kmmunikatin intern/extern INTERNE Kmmunikatin durch Aufgaben, Ntizen, Anrufntizen, Schriftverkehr, Tickets; Terminkalender EXTERNE Kmmunikatin mit s, Faxen, Schriftverkehr, Anrufntizen Kmmunikatin wird autmatisch den Adressen/Persnen und Prjekten zugelinkt Direkte Zustellung (Verlinkung) der Kmmunikatin an beteiligte Mitarbeiter per Mausklick Schriftverkehr Ausgang mit Texteditr auf hinterlegtem Briefbgen Erfassung und Zuweisung vn beliebigen Textbausteinen für die unterschiedlichen e und Abteilungen Schriftverkehr Eingang digitalisiert hinterlegbar und zuweisbar an Verteiler wie ben Persnalisierte Anrede im Schriftverkehr ausgeben Eigener -Client mit vielen Funktinalitäten s abhlen, schreiben, zuweisen und archivieren für beliebig viele Accunts OP Buchhaltung/Kasse/Banken ptinal Persnalmanagement Anwesenheitsübersichten - auch abteilungsbezgene Ansichten Erfassung vn Fehlzeiten (Urlaub, Krank, Berufsschule, Mutterschutz, etc.) Urlaubsplaner mit Überhangverwaltung und Archiv Mitarbeiter können Urlaubsplanung selber zur Freigabe vreintragen Ausdruck vn Urlaubsscheinen und Freigabe vn Urlaub nach dem 4-Augenprinzip Ttale Mnatsübersicht pr Abteilung der Firma Eintragung und Sperre vn Urlaubsvertretung im Urlaubsplaner 6

7 Verfügbare und enthaltene e Auswertungen/Geschäftsleitung Gemeinkstenübersicht und Planzahlenverwaltung Jahresplan-Auswertung über Zeitfenster mit DB Auswertung Kundenauswertung Prjektauswertung Statistik WaWi Berichtsgeneratr (Reprts) mit Mustervrgaben kundenseitig kpier- und änderbare Systemberichte) Administratin Daten - Im- und Exprtschnittstellen Adressen Imprt für Erstbestückung und Newsletterfunktin Adressenexprt über Berichtsgeneratr Warenwirtschaft Im- und Exprt (mit Pflegefunktin) Internetanwendungen ptinal CMS Redaktinssystem für Internet- und Intranetseiten CMS Web-Inhalte Verwalten und redaktinelles Bearbeitung der Seiten CMS Web-Layuts Verwaltung der erstellten Templates für die Seiten Infrmatinen zu weiterenfunktinen der e erhalten Sie auf Anfrage der auf unserer Internetseite Bestandteil der Basis-Prdukte Prduktdetails siehe seperate Inf Optinal diese e sind nur gegen Aufpreis verfügbar Stand 01/2011 7

8 Die Vrteile in Kürze arer Aufbau Leicht verständlich Brwserbasiert Erweiterbar und individuell anzupassen Praxiserprbt Überblick über externe und interne Kmmunikatin Effiziente Akquisitin mit CRM Differenzierte Kalkulatin und Budgetverwaltung first clud business sftware GmbH Grßer Burstah Hamburg Tel. +49 (0) Fax +49 (0) Gestaltung: actin direkt Werbeagentur, cp_fc_11_014

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