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1 Seite 1 von 5 EDV-Systeme Allmendinger (Newsletter) Von: "SoftClean Newsletter" An: "NEWSLETTER" Gesendet: Donnerstag, 7. März :59 Betreff: SoftClean Newsletter 10/2002 SoftClean - Newsletter TIPPS und NEWS für Anwender und Interessenten Woche 10/2002 Heute: Zeiterfassung mit TimeLog / MemLog Werte Anwender, heute möchten wir die Gelegenheit nutzen, Sie auf das Produkt unseres Kooperationspartners Günter Bogenrieder aufmerksam zu machen. Es handelt sich dabei um ein sehr robustes, zuverlässiges und einfach zu nutzendes System zu elektronischen Zeiterfassung und Arbeitszeitauswertung Ihrer Mitarbeiter. Eine Beschreibung finden Sie im angehängten PDF-Dokument (falls kein Viewer vorhanden - hier gibt es den kostenlosen Adobe Acrobat Reader : ). Natürlich finden Sie die Informationen auch auf unserer Internetseite unter Bei Interesse setzen Sie sich einfach mit uns in Verbindung! Da dieses die Newsletter-PDF-Version ist, folgt hier der Inhalt des Dateianhanges: Zeiterfassungssystem TimeLog/MemLog Günter Bogenrieder Zeiterfassungssysteme Das mobile Zeiterfassungssytem TimeLog/MemLog dient der Erfassung und Auswertung der Arbeitszeiten, bezogen auf einzelne Objekte. Es besteht aus den TimeLog - Geräten und Datenschlüsseln zur Erfassung, den MemLog - Geräten zum Einlesen und Datentransport, Auswertungssoftware sowie Handbuch und Datenkabel. Mobile Zeiterfassung - kinderleicht gemacht Unser TimeLog-Gerät wurde für den Zweck der mobilen, elektronischen Protokollierung von Zeitereignissen

2 Seite 2 von 5 mit einfacher Handhabung entwickelt Folgende Vorteile bietet Ihnen unser System: Unabhängige Spannungsversorgung des Gerätes Um ein möglichst breites Anwendungsspektrum zu erreichen, wurde eine batteriebetriebene Stromversorgung realisiert. Durch eine spezielle Schaltungslogik und diverse Stromeinsparungen konnte eine Batterielebensdauer von mindestens einem Jahr erreicht werden (Grundlage: 4 x 1,5 V LR6 Philipps, ca Buchungen pro Monat und monatlicher Datenabzug). Dadurch ist der Betrieb auch an abgelegenen Und netzspannungslosen Orten möglich (z.b. in der Putzkammer oder im Lagerraum. Beständigkeit der Datenschlüssel gegen äußere Störeinflüsse Ein weiterer Schwerpunkt bei der Entwicklung bestand im Schutz der Datenschlüssel vor Fremdeinflüssen und damit verbundenen Störungen bei der Erfassung. Dies wurde durch die Verwendung eines induktiven Verfahrens erreicht. Der Datenschlüssel enthält keinen Magnetstreifen, der durch Magnetfelder oder Zerkratzen beschädigt wird. Ebenso beinhaltet er keine Kontakte (wie z.b. Chipkarten), die durch Verschmutzungen oder Überspannung beschädigt werden könnten. Die für den Datenschlüssel verwendeten speziellen Kunststoffe erschweren ihrerseits die Haftung von Schmutz, Farbe, Putz usw. am Datenschlüssel. Offline-Betrieb über den gesamten Erfassungszeitraum Durch die im Gerät integrierten Datenspeicher ist eine Offline-Erfassung über den gesamten Erfassungszeitraum möglich Datensicherheit Durch die Höhe des Datenspeichers und durch die Reduktion redundanter Daten ist es möglich, bis zu 4046 Datensätze im Gerät zu speichern. Dies erlaubt die monatliche Erfassung von z.b. 100 Personen mit je 2 Buchungen pro Tag (20 Arbeitstage pro Monat). Die im Gerät gespeicherten Daten bleiben auch bei leeren oder entnommenen Batterien mindestens 5 Jahre erhalten. Das Auslesen der gespeicherten Daten ist nur mit einem 40-Bit-Code (Firmennummer) möglich. Dieser ist nur der Auslesesoftware oder dem MemLog bekannt. Somit ist eine Manipulation der TimeLogs nur mit hohem Aufwand möglich. Ablauf der Datenerfassung Durch das Einstecken des Datenschlüssels wird der TimeLog in Betrieb gesetzt. Nun wird der im Datenschlüssel gespeicherte 40-Bit-Code ausgelesen und auf Fehler überprüft. Solange sich der Datenschlüssel im TimeLog befindet, kann durch Drücken einer der drei Tasten eine zusätzliche Information zu diesem Datensatz hinterlegt werden. Nach Ablauf einer frei definierbaren Timeoutzeit oder dem Herausnehmen des Datenschlüssels wir dein Datensatz mit Datenschlüsselcode, Datum (Minutenauflösung) und Tastenzusatzinfo abgespeichert. Danach schaltet der TimeLog in den Sleep Mode, in welchem er wieder auf einen neuen Datenschlüssel wartet. Der Einsteckvorgang und das Betätigen der Tasten werden durch akustische Signale bestätigt. Auslesen der gespeicherten Daten Das Auslesen der gespeicherten Daten kann entweder mit einem PC (Laptop) oder mit dem MemLog erfolgen. Lösung PC: Der TimeLog wird mit dem Verbindungskabel an den PC angeschlossen und danach die Datenübertragung gestartet. Das Auslesen ist nur mit der passenden Firmennummer (40-Bit-Code) möglich. Der

3 Seite 3 von 5 Auslesevorgang dauert bei einem vollen TimeLog (ca Sätze) rund eine Minute. Danach wird der TimeLog gelöscht und steht für die erneute Erfassung zur Verfügung Lösung MemLog: Der TimeLog wird in diesem fall über ein Verbindungskabel mit dem MemLog verbunden und danach die Datenübertragung gestartet. Hier sind ebenfalls passende Firmennummern Voraussetzung, um die Daten lesen zu können. Das Auslesen der Daten benötigt in diesem Fall bei vollem TimeLog ca. 30 Sekunden. Technische Beschreibung MemLog Der MemLog wurde für das Abholen der gespeicherten Daten entwickelt. Es wurde auf einfache und sicher Bedienung des Gerätes geachtet. Hierdurch ist es möglich, durch kurze Einweisung einer Person und ohne Kenntnisse im Umgang mit PCs die gespeicherten Daten von bis zu 32 TimeLogs abholen zu lassen. Das Ende der Übertragung und eventuelle Fehler werden durch akustische Signale angezeigt. Ein nötiger Batteriewechsel des TimeLogs wird am MemLog nach dem Verbinden beider Geräte über eine Leuchtdiode angezeigt. Software TimeLog für Windows Die Auswertungssoftware umfasst die Teilbereiche Mitarbeiter Objekte Zeitmodelle Buchungen

4 Seite 4 von 5 Reporte Mitarbeiter: Es lassen sich detaillierte Angaben über den Mitarbeiter, wie z.b. Adresse, Telefonnummer etc. hinterlegen. Jedem Mitarbeiter können beliebig viele Objekte und Zeitmodelle zugeordnet werden. TimeLog bietet auch die Möglichkeit einer Flexizeitverwaltung. Objekte: In der Objektverwaltung erfassen Sie ihre mit einem TimeLog ausgerüsteten Objekte. Zeitmodelle: In den Zeitmodellen werden die Anfangs- und Endzeiten sowie die Sollzeiten hinterlegt. Pausenabzüge und Wegezeiten können ebenso hinterlegt werden. Zeitbuchungen werden bei der Auswertung mit den Zeitmodellen überprüft und Abweichungen entsprechend angezeigt. Buchungen: In den Buchungsfenstern werden TimeLog-Daten ausgewertet. Manuelle Buchungen können erfasst sowie Urlaub und Krankheit gebucht werden. Feiertage können bei den Buchungen automatisch berücksichtigt werden. Auf der Abrechnungsseite werden Fehltage und die Monatssummen angezeigt. Reporte: Stamm- und Abrechnungsdaten lassen sich über diverse Reporte (Berichte, Listen) am Bildschirm anzeigen und ausdrucken. --«Wollen Sie in Zukunft keinen Newsletter mehr erhalten? Hat sich Ihre Adresse geändert? Möchten Sie lieber die Nur-Text-Version? Erhalten Sie den Newsletter doppelt? Haben Sie Anregungen oder Fragen? Schicken Sie einfach eine Mail wir kümmern uns darum. Der SoftClean - Newsletter ist ein Service von EDV-Systeme Allmendinger

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